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Manual Concar
Manual Concar
CONTENIDO
CAPITULO 1
INTRODUCCION
El presente documento tiene por finalidad servir como gua en la administracin y operacin del
sistema de Contabilidad General, CONCAR Versin Visual.
La metodologa aplicada, est orientada a brindar la informacin necesaria que permita una
comprensin adecuada tanto al personal especializado como al usuario final.
El sistema ha sido desarrollado utilizando las ltimas tcnicas de procesamiento de datos que
incluyen las siguientes caractersticas:
A) Diseo modular mediante el uso de mens que permite gran facilidad de operacin por el
usuario final.
B) Proceso distribuido que permite al usuario participar en el proceso del sistema,
descentralizando as las funciones operativas del centro de cmputo.
C) Proceso interactivo donde el usuario se comunica con el sistema en forma amigable, lo cual
le permite alimentar y obtener informacin en tiempo real.
Es de responsabilidad del usuario mantener actualizado el presente manual con los
cambios que pudieran afectar al sistema, sea por cambios en la legislacin vigente o por
cambios en la poltica de la empresa.
CAPITULO 2
DESCRIPCION GENERAL
El sistema de Contabilidad General ha sido desarrollado para ser utilizado por el rea de
Contabilidad, en la elaboracin de los libros contables, balances y estados financieros.
posibilitando de esta manera mejorar la oportunidad y confiabilidad de los resultados para la
toma de decisiones por la Alta Direccin.
La concepcin del sistema se basa en la informacin que soportan las diferentes bases de
datos principales, como son el Plan de Cuentas, Tabla General y de Anexos. Estos conjugados
con la informacin variable (asientos contables) permiten generar los reportes de resultado que
se obtienen.
Las caractersticas principales del sistema son las siguientes:
Los Estados financieros , libros y reportes de anlisis de cuentas son emitidos en moneda
nacional y dlares. Para fines de ley los reportes pueden emitirse solo en moneda nacional.
Se puede emitir informacin por centros de costos o departamentos de las cuentas de ingresos
y egresos. El cdigo de centro de costo puede tener 6 dgitos o letras.
El sistema permite registrar los comprobantes de diferentes meses en forma simultnea sin
tener que efectuar cierres. Esto es importante ya que se agiliza el ingreso de datos, permitiendo
obtener la informacin oportunamente.
Los comprobantes pueden crearse directamente en el computador sin tener que previamente
codificarse en formatos manuales, y el sistema los numera automticamente. Posteriormente
los comprobantes registrados se pueden imprimir en formularios continuos simples para ser
adjuntados al documento original. Tambin se puede registrar comprobantes previamente
codificados y con numeracin manual.. El sistema efecta la validacin de datos conforme se
van registrando los datos minimizando los errores y al terminar el comprobante se controla que
cuadre pudindose dejar pendiente. Las compras y ventas producen asientos automticos.
EMISION DE CHEQUE-VOUCHER
Permite incorporar con una opcin los asientos contables automticos producidos por otros
sistemas auxiliares computarizados , para evitar la digitacin.
Los comprobantes pueden ser ingresados en dlares, moneda nacional u otra moneda, segn
la moneda original de la operacin y el sistema los convierten a moneda nacional y dlares de
acuerdo a la Tabla de tipo de cambio diaria o segn el tipo de cambio en particular que se
desee. Opcionalmente se puede indicar al sistema que no efecte la conversin de un
comprobante.
Existe la opcin para registrar el presupuesto de ingresos y gastos por cada centro de costo,
mes y cuenta, para que el sistema controle su ejecucin en base a los movimientos contables
automticamente.
Los reportes pueden visualizarse en la pantalla antes de imprimirse. Esta facilidad permite un
significativo ahorro de papel y de tiempo de impresin ya que solo deben imprimirse los
reportes definitivos y no los borradores. Toda las bases de datos pueden ser consultadas
amigablemente.
Los reportes pueden ser archivados al disco para posteriormente emitir una copia o visualizarlo
en pantalla permitiendo de esta manera disponer de informacin de meses anteriores para la
Gerencia o Auditores, sin tener que efectuar nuevos procesos que demandan tiempo.
El sistema posee una interfase con los archivos necesarios para el PDT de la SUNAT. El PDT
de Compras, Ventas y Honorarios son generados por el sistema y luego podrn ser exportados
al diskette del PDT.
CAPITULO 3
INGRESO AL SISTEMA
En el escritorio de Windows en cada estacin se ha creado una carpeta con tres iconos dentro
de ella. Se abre haciendo doble click con el mouse y luego doble click en el icono del programa
a utilizar.
Descripcin
CUENTA
DESCRIPCION
La descripcin de la cuenta
TIPO DE CUENTA
NIVEL DE SALDO
TIPO DE ANEXO
CENTRO DE COSTO
DOCUMENTO REFERENCIA
FECHA VENCIMIENTO.
AREA
REGISTRO DE LA CUENTA
MONEDA DE REFERENCIA
CUENTA AJUSTE
CONCIL. BANCOS
CUENTA CARGO
CUENTA ABONO
FORMATOS ALTERNOS
FORMATO DE INGRESOS Y GASTOS Nos permite configurar rubros de ingresos y gastos de
la
TABLA GENERAL 71 el cual nos servir para
emitirlos en los reportes de ingresos y gastos.
FORMATO DE COSTOS
1.1 - Se crean cuentas de la clase 6 y se le indica que usar centro de costo y a la vez se
registra cuenta de cargo y abono automtico, lo que origina que la cuenta 9 , 79 se genere
duplicada. (Si la Tabla de Transferencia esta vaca no se produce este error).
1.2 - Se crean cuentas de la clase 6 y no se le indica que usar centro de costo , lo que
origina que al registrarse el movimiento no pide centro de costo y no genera la cuenta
automtica 9 y 79.
Alternadores S.A.
Alianza Motor S.A.
American Machine CO.
Clientes
21168319
99145236459
Chasis
123456789012345678
ABC543210123456VB
COMPOSICION DE ANEXOS
ANEXO
DESCRIPCION
REFERENCIA
RUC
MONEDA
ESTADO
V = Vigente o A = Anulado
Los datos complementarios sirven en su mayora para identificar los datos de los servicios
contratados (Profesionales, empleados etc.) para generar luego el archivo del PDT de
Honorarios solicitado por la SUNAT.
DESCRIPCION
Asiento inicial (de apertura)
Caja
Bancos
Registro de Compras
Registro de Ventas
Carga inicial de conciliacin bancaria
Asiento de Cierre
DESCRIPCION
Soles
Dlar
DESCRIPCION
Gerencia General
Gerencia Administrativa
Departamento de Contabilidad
Departamento de Computo
Tienda Miraflores
Tienda San Miguel
El sistema solicitar este dato al registrar los movimientos contables para aquellas cuentas del
Plan, que tengan el respectivo indicador "S" de Centro de Costo.
La utilizacin principal del este dato es para obtener los CUADROS DE COSTO, los cuales se
emiten agrupados por centro de costo. En los Reportes por Centro de Costo se pueden
consolidar varios centros por el primer dgito.
Este dato tambin servir para efectuar la transferencia automtica de las cuentas 6xx a la
9xx, segn lo indicado en la Tabla de Transferencia, cuando la contabilizacin se realiza por la
clase 6.
TABLA Nro. 06 TIPOS DE DOCUMENTOS.
En esta tabla se codificar toda la relacin de tipos de documentos que usar la compaa y
que se ingresarn al registrar los movimientos contables en el transcurso de las operaciones
diarias, para aquellas cuentas del Plan que tengan el indicador "S" en el campo Documento de
Referencia. ( Los tipos de documentos bancarios se registrarn el la Tabla General 15 ).
El usuario del sistema deber crear en esta tabla los documentos que utilizar en el registro de
sus operaciones . Esta tabla esta relacionada con la Tabla General 53 y 56 (Compras y Ventas)
El uso correcto de los Tipos de Documentos, permitir identificar las operaciones realizadas en
las consultas y reportes que emite el sistema. Esto es especialmente importante para los
reportes de Anlisis de Cuentas y documentos pendientes.
En la columna 40 de la DESCRIPCION se puede asignar un numero alternativo para digitarlo al
momento de registrar los comprobantes en lugar de las siglas. Por ejemplo para digitar solo
campos numricos, 01 en lugar de FT.
En la columna 59 se deber indicar el tipo de documento SUNAT, para generar el archivo COA
y para la impresin de los Registros de Ventas y Compras (de acuerdo a ley)
EJEMPLO
CDIGO
BV
FT
LT
NC
ND
RC
RH
TK
BA
DESCRIPCION
Boleta de Ventas
Factura
Letra
Nota de Crdito
Nota de Dbito
Recibo Serv. Pblicos
Recibo de Honorarios
Ticket
Boleto areo
01
02
03
04
05
06
07
08
09
03
01
07
08
13
02
12
05
DESCRIPCION
Bancos (no modificable)
Clientes
Personal
Proveedores
Varios
DESCRIPCION
ACTIVO CORRIENTE
Caja y Bancos
Cuentas Corrientes
TOTAL ACTIVO CORRIENTE
PASIVO
PASIVO CORRIENTE
Cuentas por Pagar Comerciales
TOTAL PASIVO CORRIENTE
PATRIMONIO
Capital Social
**(Ojo , deja lnea en blanco)*
Resultado del Ejercicio
TOTAL PASIVO
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
Los cdigos cuyos ltimos 2 dgitos son 00 , corresponden a ttulos y no deben ser asignados a
cuentas.
Los cdigos cuyos ltimos 2 dgitos son 99 , corresponden a totales y no deben ser asignados
a cuentas.
Los cdigos cuyos ltimos 3 dgitos son 999, corresponden a totales de Activo (1) , Pasivo (2) y
Patrimonio (3).
El RESULTADO DEL EJERCICIO tiene como cdigo el 3110 en forma fija.
Para dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato
agregndole la letra "L".
Para imprimir rayas debajo de los importes, despus de cada rubro se repite el cdigo del
formato agregndole la letra "R".
Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una lnea en blanco, despus de cada
rubro se repite el cdigo del formato agregndole las letras "RL". En las posiciones 57/60 , se
podr indicar un rubro alterno para que en el proceso mensual sea cambiado el rubro cuando
el saldo de la cuenta sea acreedor (Activos) o deudor (Pasivos). Por ejemplo en el caso de
sobregiros bancarios o anticipos a proveedores.
DESCRIPCION
VENTAS
(SUBTTULO)
Ventas
Ingresos Financieros
TOTAL VENTAS (SUBTOTAL)
Costo de Ventas
TOTAL COSTO DE VENTAS
UTILIDAD OPERATIVA
1009,1109
(FRMULA)
DESCRIPCION
Alquileres
Gastos de personal
Tributos
DESCRIPCION
Cheque
Entrega
Nota de Abono
Nota de Cargo/Dbito
Extorno abono
Extorno cargo
Debe/Haber
H
D
D
H
D
H
APERTURA
TRANSFERENCIAS
COBRANZA A CLIENTES
OTROS COBROS DE EFECTIVO RELAT. A LA ACTIV. DE OPERACION
PAGOS A PROVEEDORES
PAGOS DE REMUNERACIONES Y BENEFICIOS SOCIALES
OTRO INGRESO DE EFECT. RELATIV. A LA ACTIV. DE OPERACIN
INGRESOS POR VENTA DE VALORES
INGRESOS POR VENTA DE INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO
OTROS INGRESOS RELATIVOS A LA ACTIV. DE INVERSION
PAGOS POR COMPRA DE INMUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO
PAGOS POR COMPRA DE VALORES
DESCRIPCION
COMPRAS
CARGAS IMPUTABLES A CENTROS DE COSTOS
SALDAR
TRANSFERIR
OMITIR
DESCRIPCION
121001 FACTURAS POR COBRAR
421001 FACTURAS POR PAGAR
25
Subdiario
76601
Cuenta de Ganancia
67601
Cuenta de Prdida
Cuentas por regularizar : Es posible indicar todas las cuentas que sean necesarias en el
formato CTAXX. Las cuentas deben tener Nivel de saldo 3 y documento de referencia en "S" en
el Plan de Cuentas.
TABLA Nro. 56 PARMETROS PARA COMPROBANTES DE VENTAS
Permite registrar los parmetros (cuentas,subdiarios,tipos de documento) que se usarn en el
programa de Registro de Comprobantes de ventas. La descripcin detallada esta el anexo
correspondiente.
DESCRIPCION
121001
421001
26
76601
67601
UZ
(*)XMON Indica la moneda para el tipo de cambio del da del mes para efectos del ajuste
FASB.
Cuentas por Ajustar : Es posible indicar todas las cuentas que sean necesarias en el formato
CTAXX. Las cuentas deben indicarse con el tipo de cambio a usar (M = Compra , V = Ventas.
Posicin 10 ).
TABLA Nro. 72 - FORMATO DE REPORTES ESPECIALES - 02 PLAN DE
CUENTAS - programa CTLIST12
Es el cdigo que permite clasificar estructurar el cuadro de reportes especiales CTLIST12,
que muestra los importes hasta 12 meses.
Esta clasificacin se basa en criterios y normas contables , agrupando los saldos de
determinadas cuentas en un rubro principal permitiendo as su correcta presentacin.
EJEMPLO
CDIGO
1000
1001
1002
1099
1101
1109
1201
1201F
DESCRIPCION
VENTAS
(SUBTTULO)
Ventas
Ingresos Financieros
TOTAL VENTAS (SUBTOTAL)
Costo de Ventas
TOTAL COSTO DE VENTAS
UTILIDAD OPERATIVA
1009,1109
(FRMULA)
ACUMULADOS: Los acumulados permiten mostrar un total de los meses anteriores siguiendo
el mismo criterio de las frmulas.
Las descripciones pueden tener 35 caracteres y una raya en la posicin 40 "-" , indicar que el
resultado del rubro es negativo pero que debe imprimirse como positivo.
Para dejar una lnea en blanco, despus de cada rubro se repite el cdigo del formato
agregndole la letra "L".
Para imprimir rayas debajo de los importes, despus de cada rubro se repite el cdigo del
formato agregndole la letra "R".
Para totalizar un acumulado siguiendo el mismo criterio de las formula agregar al formato la
letra T
Para saltar de pagina agregar al formato las letras EJ
Para imprimir rayas debajo de los importes y luego dejar una lnea en blanco, despus de cada
rubro se repite el cdigo del formato agregndole las letras "RL".
TABLA Nro. 93 CONTROLES VARIOS
CLAVE
DESCRIPCIN
AUTO
S
(Nos indica si el sistema va a generar asientos de cuentas automticas en el archivo de
cuentas automticas, en caso de considerarlo se especifica S en la descripcin, en caso
contrario N. Si no se configura esta clave el sistema asume por defecto S. Util para los reportes
de estado de cuentas con cuentas automticas)
MEMOPM
S
(Nos indica si el sistema va a optimizar la memoria en el proceso de consolidacin, en caso de
considerarlo se especifica S en la descripcin, en caso contrario N. Si no se configura esta
clave el sistema asume por defecto S)
MONPRE
US
(Parmetro que indica en que moneda se van a llevar los Presupuestos. Por defecto el sistema
asume US (Dlares) , para especificar en Moneda Nacional se configura MN.
PRN
LPT1
(Asigna el puerto de impresin para imprimir en modo MS-DOS, opcin de texto en la pantalla
de dilogo de la impresin)
CTAAXXXX
S
(Nos indica si el sistema va a generar asientos de cuentas automticas para el balance, en
caso de considerarlo se especifica S en la descripcin, en caso contrario N. Si no se configura
esta clave el sistema asume por defecto S. XXXX viene a ser el cdigo de la compaa)
COS
S
(Parmetro que especifica si se va a generar el proceso de acumulacin de centro de costos.
Este proceso es til para todos los reportes de centros de costos. Se especifica S para generar
este proceso, en caso contrario N. El sistema asume por defecto N.)
Se especifica en la descripcin en la columna 58 el parmetro TOD para parametrizar a
cualquier cuenta el flag de centro de costo.
NUMLIB
N
(Permite digitar el nmero de comprobante libremente sin ninguna validacin de mes para el
nmero del comprobante ingresado, para ello se debe especificar S en la descripcin. El
sistema asume por defecto N.)
EJER
MMMM
(Permite establecer el ejercicio contable desde un mes especifico a otro por un periodo de
doce meses. Ej 0403 (Abril2000-Marzo2001) No es necesario especificar este parmetro si se
trabaja desde Enero a Diciembre.
APET
S
(Permite aperturar cualquier cuenta de balance tipo A y P. Por defecto es N , en este caso el
sistema considera como cuentas de balance las que sean menores a la clase 6)
TABLA Nro. 94 PARAMETROS DE VENCIMIENTOS
Esta tabla se configura para emitir el reporte de antigedad de deuda ubicado en el mdulo de
reportes varios de Utilitarios Concar (RSUTIL.EXE). Las claves que comienzan con COB son
las cuentas por cobrar a considerar en el reporte y las que comienzan con PAG son las cuentas
por pagar. RPVE viene a ser la proyeccin de das de documentos por vencer y RVEN es la
proyeccin de das de documentos vencidos.
EJEMPLO
CODIGO
COB01
COB02
COB03
COB04
PAG01
PAG02
PAG03
PAG04
RPVE
RVEN
DESCRIPCION
12101
12102
12301
12302
42101
42102
42301
42302
030,060,090
030,060,090
USO
08 Tipos de cuenta
Plan de cuentas
09 Nivel de saldo
Conciliacin bancaria
Conciliacin bancaria
Registro de comprobantes/Proceso
Mensual
18 Estado de la cuenta
19 Registro de la cuenta
Asiento de cierre
90 Descripcin de mes
Emisin de reportes
AO / MES
CAMBIO COMPRA
CAMBIO VENTA
CTA CARGO
Cuenta de cargo
CTA ABONO
Cuenta de abono
FACTOR
Lavado
Corte
Planta elctrica
Gerencia
Contabilidad
Ventas
CARGO
900001
900001
900001
910001
910001
910001
920001
ABONO FACTOR
799001
799001
799001
799001
799001
799001
79900
100
100
090
010
100
100
100
C.COSTO
201
202
101
102
103
DEBE
HABER
100
150
300
200
500
1250
100
150
300
200
450
50
Porcentual
Porcentual
1250
En este ejemplo la 671001 no es necesario codificarla con centro de costo ya que su traslado a
la clase 9 se puede indicar directamente en el Plan de Cuentas.
Cdigo de Subdiario
AO / MES
PERODO
COMPROB.
ltimo
numero
automticamente.
de
comprobante
generado
Numero de secuencia
DESCRIPCION
COMPROBANTE
Numero de comprobante
automticamente.
O(Opcin)
Alt+C=Creacin,Alt+M=Modificacin
Alt+E=Eliminacin,Alt +R=Revisin,
Alt +F=Finalizar
SC (Secuencia)
OPERACIN
que
se
producir
CUENTA
Cdigo de la cuenta .
Puede indicarse con todos sus dgitos o en forma
genrica.
Ejemplo de genrica 70X , incluye todas las cuentas
que sus 2 primeros dgitos es 70. En estos casos
debe existir en el Plan de cuentas la cuenta 70 como
tipo Titulo.
CUENTA RECEPTORA
La numeracin de los comprobantes es por cada Subdiario y mes contable con la siguiente
estructura (EJEMPLO) :
SUBDIARIO
04
04
04
05
05
05
COMPROBANTE
010001
010002
020001
010001
010002
020001
MES
01
01
02
01
01
02
SUBDIARIO
COMPROBANTE
FECHA COMPROBANTE
MONEDA
GLOSA
TIPO CONVERSION
TIPO DE CAMBIO
SITUACION
TOTAL COMPROBANTE
FECHA DE CONTROL
HORA DE CONTROL
USUARIO
CUENTA
ANEXO
COS
IMPORTE
DOCMTO
FEC.DOC
FEC.VEN
ARE.
GLOSA
SUBDIARIO
COMPROBANTE
FECHA COMPROBANTE
MONEDA
GLOSA
SITUACION
TOTAL COMPROBANTE
FECHA DE CONTROL
HORA DE CONTROL
USUARIO
CUENTA
ANEXO
DOCMTO
FEC.VEN
IMPORTE
COS
ARE.
GLOSA
TABLAS GENERALES
PAG.1
CODIGO DESCRIPCION
1...5...10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60
--------------------------------------------------------------------------53 PARMETROS PARA ASIENTOS DE COMPRAS
--------------------------------------------------------------------------CTA01
MN42
421001
PROVEEDORES SOLES
CTA02
US42
421002
PROVEEDORES DOLARES
CTA03
MN46
461001
HONORARIOS SOLES
CTA04
US46
461002
HONORARIOS DOLARES
DOC01 FT
FACTURAS
DOC02 ND
NOTA DE DEBITO
DOC03 NC
NOTA DE CREDITO
DOC04 RL
DOC05 RH
RECIBO DE HONORARIOS
DOC06 RC
IGV
401001
ISC
401006
SUB1
04
SUB2
14
SUB3
15
SUB4
16
IMPORTACIONES
SUB4
17
HONORARIOS
TIGV
18.00
TASA DE I.G.V.
XGEN
0000001
PROVEEDORES VARIOS
ZINA1
609009
GASTOS INAFECTOS
ZINA2
631099
ZZIGV
401002
ZZSUB01 10
ZZOTR01
401004
RETENCION DE CUARTA
NOTAS :
Parmetros que son utilizados en el programa de Registro de los Comprobantes as
como en la impresin del Registro de Compras.
CODIGO : CTAXX (Cdigo de Compra)
Pueden existir varios cdigos de compra, segn la moneda y la cuenta que se afecte.
En la columna
1/2
En la columna
3/4
En la columna
10
En la columna
20
registrar.
10
10
Concepto
10
En la columna
20
10
En la columna
20
: 401002
NIVEL
:2
DOCUMENTO
: S (Si)
ANEXO
CTA ANEXO
D/H
635001
500
401002 00000001
401002 00000001
90 FT 001-2223 01-06-96
GLOSA
RUC21168319
101001
1,770
Por cada factura debe informarse una cuenta 401002, con los datos correspondientes. Para
estos registros contables el programa que imprime el Registro de Compras, calcular la base
imponible en base al monto del IGV. informado.
La Glosa es importante registrarla con el nombre del proveedor y la palabra RUC para que
aparezcan estos datos en el Registro de Compras.
CODIGO : ZZSUBXX (Subdiario adicional para compras contado que ingresan directamente al
gasto por caja.) OPCIONAL .
Este parmetro funciona con el parmetro ZZIGVXX
Cdigo de subdiario adicional a incluir en el Registro de Compras.
En las columnas 1/2 debe indicarse el subdiario a utilizar, pueden haber varios subdiarios,
deben estar en la Tabla general 02.
En la columna 60 debe indicarse la columna del Registro de Compras en donde se imprimir la
base imponible al igual que en el parmetro ZZSUBXX.
CODIGO : ZZOTRXX ( Otros importes que se imprimirn en la columna del registro de
Compras.
En la columna
10
En la columna
20
CDIGO DE COMPRA
SUBDIARIO
COMPROBANTE
FECHA CONTABLE
Fecha de contabilizacin.
La fecha del comprobante en formato da, mes y ao.
La fecha ser rechazada si el mes contable ya fue
cerrado (Proceso Mensual Definitivo).
La fecha de comprobante es muy importante ya que
en la conversin de dlares a soles y viceversa se
toma esta fecha para ubicar el tipo de cambio
correspondiente.
Se recomienda que la fecha de la factura y la del
comprobante sean iguales. Si es una factura del mes
anterior esta en dlares se recomienda digitar como
fecha de comprobante el primer da del mes y usar el
TIPO DE CONVERSION F , debindose informar
la fecha de la factura.
CDIGO DE PROVEEDOR
NOMBRE
RUC
DOCUMENTO
FECHA EMISION
ISC
IGV
TASA
Porcentaje afecto
ANEXO IGV
IMPORTE TOTAL
TIPO CONVERSION
TIPO DE CAMBIO
GLOSA COMPROB.
GLOSA MOVIMI.
B) Consulta / Ajusta. -
C) Imprime Registro
2) Emisin del Registro de Compras Esta opcin es la que debe utilizarse y consta de 3 pasos
A) Genera Registro de Compras.-
B) Consulta / Modifica. -
C) Imprime Registro
TABLAS GENERALES
PAG.1
DESCRIPCION
1.....5...10...15.......20...25...30...35...40...45...50...55...60
MN12
121001
FACTURAS SOLES
CTA02
US12
121002
FACTURAS DOLARES
DOC01
FT
FACTURAS
DOC02
ND
NOTA DE DEBITO
DOC03
NC
NOTA DE CREDITO
DOC04
BV
BOLETA DE VENTA
IGV
401001
ISC
401004
OTR
46109
SUB01
08
TIGV1
18.00
TIGV2
0.00
OTROS
SUBDIARIO REGISTRO DE VENTAS
VTA01
701001
MERCADERIAS
VTA02
702001
PRODUCTOS TERMINADOS
XANUL
999999
DOCUEMENTOS ANULADOS
XGEN
000001
CLIENTES VARIOS
NOTAS :
Parmetros que son utilizados en el programa de Registro de los Comprobantes as
como en la impresin del Registro de Ventas.
1/2
En la columna
3/4
En la columna
10
En la columna
20
registrar.
10
10
CODIGO : OTR ( Otros tributos que se imprimirn en la columna del registro de Ventas.
En la columna
10
En la columna
20
10
En la columna
20
CDIGO DE VENTA
SUBDIARIO
COMPROBANTE
TIPO DE DOCUMENTO
DOCUMENTO
FECHA DOCUMENTO
AREA
C.COSTO
NOMBRE
RUC
CUENTA DE VENTA
TIPO DE IGV.
lo
TIPO CONVERSION
TIPO DE CAMBIO
GLOSA
GLOSA MOVIMI.
CONCEPTOS
VENTAS
VENTA ACUM
IMPORTE
ANEXO
VENTA TOTAL
DESCUENTO
ISC
IGV
OTROS NO BASE
IMPORTE TOTAL
2) Comprobantes de Cheques
En esta opcin se registran los comprobantes de cheques.
3) Reportes
Se puede emitir cheques/voucher en formulario continuo , voucher de cheque manual ,
relacin de cheques girados en el da, relacin de cheques girados por proveedor o banco
en un periodo de tiempo.
COMPROBANTE
CODIGO DE BANCO
FECHA
CODIGO GIRADO
GIRADO
CONCEPTO
IMPORTE
Monto de cheque.
TIPO CONVERSION
TIPO DE CAMBIO
DESCRIPCION
Este mdulo nos permite emitir los reportes de resultado en base a los datos ya
ingresados va asientos contables, despus de haberse efectuado el clculo de
balance. La mayora de reportes mostrarn datos e informacin a cualquier
mes sin necesidad de efectuar el consolidado del mes requerido, a excepcin
de los sealados con en la lista adjunta.
Todos los reportes pueden ser visualizados en la pantalla antes de ser
impresos. Tambin es posible archivarlos en disco para posteriormente
imprimirlos o importarlos a cualquier hoja de clculo (Ej., Excell, Word, etc.) sin
tener que reprocesar el mes.
Los reportes pueden ser emitidos en dlares o soles , por que el usuario deber
indicar en que moneda desea que se imprima. La moneda es solicitada por
cada programa.
Para emitir el REGISTRO DE VENTAS, debe registrarse en la Tabla General 56
los datos de control para emitir el Registro de Ventas. En el programa de
Registro de Ventas slo considerar los subdiarios especificados en dicha
Tabla, as como las cuentas que sean de la clase 12 o 16, y que en el Plan de
cuentas se le haya especificado con un tipo de anexo y documento de
referencia en "S".
Para emitir el REGISTRO DE COMPRAS, deben prepararse adecuadamente
las Tablas Generales 53 datos de control para emitir el registro de Compras. En
el programa de Registro de Compras slo considerar los subdiarios y cuentas
especificados en dichas Tablas. Las cuentas que se indiquen deben tener en el
Plan de Cuentas las siguientes caractersticas :
- Ser de la clase 42 o 46
- Tener tipo de anexo obligatorio (pueden ser Proveedores u otros.
- El documento de referencia debe estar en "S".
Los reportes que se emiten en este mdulo son los que se detallan a
continuacin.
REPORTES
1. BALANCES DE COMPROBACION
CTBALA08 BALANCE DE COMPROBACION
Nos permite cuadrar el balance a un mes determinado, detallando el saldo anterior, movimiento
del mes asi como el saldo actual. Para emitir este reporte es necesario hacer el proceso de
consolidacin del mes respectivo. El mismo nos permite agrupar las cuentas a 2,3 y 4 digitos.
CTBALA02 BALANCE DE COMPROBACION A 2/3/4 DIGITOS
Resume el balance de comprobacin a 2,3 y 4 digitos.
CTBALA09 BALANCE DE SALDOS EN DOLARES Y MONEDA NACIONAL
Es el balance de comprobacin pero en bimoneda. Detallando las cuentas de movimientos.
CTBALA07 SUMAS Y SALDOS
Es la hoja de trabajo de contabilidad en el cual se ve el balance, el estado de ganancias y
perdidas por funcion y naturaleza y el libro de inventarios. El reporte hace resumen a 2,3,4 y 8
digitos.
CTBALA18 BALANCE DE COMPROBACIN A 8 DIGITOS
Es el balance de comprobacin con al particularidad de agrupar las cuentas a dos digitos.
2. BALANCES GENERALES
CTBALA03 BALANCE GENERAL
Nos muestra el balance en dos columnas o en formato continuo con opcion de mandarlo a
Excel.
Este reporte dispone de dos tablas. La Tabla General #10 que es para el formato estandar y la
Tabla General #20 que es para el formato alterno. La utilidad de estas dos tablas es que con la
primera se emiten los balances que se van a legalizar y con la segunda se trabajan los
balances como un reporte interno, en el cual tambien se pueden detallar los rubros en ingles.
CTBALA34 BALANCE GENERAL ANALITICO
Este reporte nos detalla los saldos de las cuentas pertenecientes a cada rubro del balance
general. (Tabla General #10)
CTBALA14 ANALISIS DEL BALANCE GENERAL
Este reporte nos detalla el saldo anterior, movimiento del mes y el saldo actual de las cuentas
pertenecientes a cada rubro del balance general. Este reporte puede tomar la configuracin de
la Tabla General #10 o #20.
CTBALA16 BALANCE GENERAL HASTA 12 MESES
Este reporte nos muestra los saldos o el movimiento mensual del balance mes a mes.
CTBALA04 BALANCE GENERAL HISTORICO AJUSTADO
Este reporte nos muestra el valor historico en libros y el ajustado por inflacin del balance
general.
3. GANANCIAS Y PRDIDAS
CTGYP01 DEL MES O ACUMULADO
Este reporte nos muestra el estado de ganancias y perdidas por funcion o naturaleza con
movimientos del mes o saldos acumulados. Para ello se dispone de cuatro tablas de
configuracin. Para ganancias y perdidas por funcion la Tabla General #11 que es la estandar y
la Tabla General #21 que es la alterna. Para ganancias y perdidas por naturaleza la Tabla
General #13 y #23. La utilidad de estas tablas es la misma que se detalla en el reporte de
balance.
Descripcin
GYP13-01
01
Lima
GYP13-02
02
Piura
Milkito Lima
0102
0201
0202
Milkito Piura
Laive Lima
Laive Piura
Tienda
02
Distribuidora
Milkito Tienda
0102
0201
0202
Milkito Distribuidora
Laive Tienda
Laive Distribuidora
4. REPORTES DE COSTOS
CTCOST05 ACUMULADO POR CENTRO DE COSTO
CTCOST08 CUADRO POR CENTRO DE COSTOS POR RUBRO / CUENTA
CTCOST07 RESUMEN DE CENTRO DE COSTOS POR RUBRO
CTCOST30 COMPARATIVO ANUAL DE CENTRO DE COSTO
POR RUBRO / CUENTA
CTCOST31 COMPARATIVO ANUAL RESUMEN DE CENTRO DE COSTOS
POR RUBRO
CTPVC01
DIARIOS
CTDIAR01 LIBRO DIARIO BIMONEDA
CTDIAR02 LIBRO DIARIO
CTDIAR04 RESUMEN POR SUBDIARIO Y CUENTA
CTDIAR06
MAYORES
CTMAYO01 LIBRO MAYOR BIMONEDA
CTMAYO02 LIBRO MAYOR
CTMAYO03
CTMAYO05
REGISTRO DE VENTAS
CTREGV11 GENERA ARCHIVO MENSUAL DE VENTAS
CTREGV12 MANTENIMIENTO DE ARCHIVO DE VENTAS
CTREGV13 EMISION DEL REGISTRO DE VENTAS ESTANDAR
CTREGV15 EMISION DEL REGISTRO DE VENTAS FORMATO CHICO
CTREGV16 REGISTRO DE VENTAS CON IGV ASUMIDO POR EL ESTADO
CTLIST13
AREAS
CTAREA01 RESUMEN MENSUAL POR AREAS
CTAREA02 MOVIMIENTO MENSUAL POR AREAS
CTAREA03 INGRESOS Y GASTOS POR AREAS
BANCOS
CTBANC01 SALDOS POR CUENTA
CTBANC02 MOVIMIENTOS POR CUENTA
INGRESOS Y GASTOS
CTLIST10
CTLIST11
CTLIST12
COMPROBANTES MENSUALES
CTVARI04
ANTIGEDAD DE DEUDA
CTDOCU08
CTANAC03
CTANAC01
CTANAC02
CTDOCU18
CTDOCU16
CTANRE01
CTDOCU21
CTANAC06
EL ARCHIVO
DE
SALDO
6. MODULO DE PRESUPUESTO
Este mdulo nos va a permitir formular un presupuesto y compararlo con el movimiento
contable.
El presupuesto se puede llevar por centro de costo y por cuenta.
DE
Se va a especificar los presupuestos mensuales por cada centro de costo y cuenta. Por defecto
el sistema configura el importe en dlares pero se puede configurar a soles en la TABLA
GENERAL 93.
(La clave MONPRE con descripcin MN (Moneda Nacional) y las cuentas deben tener el flag
de centro de costo.)
MANTENIMIENTO DE PRESUPUESTO POR CUENTA
para ser
NUMERO ESTADO
BANCO
MONEDA
FECHA INICIAL
FECHA FINAL
FECHA DE SALDO
SALDO ANTERIOR
IMPORTE CARGOS
IMPORTE ABONOS
SALDO FINAL
SITUACION
ITEM
FECHA
REFERENCIA
DOCUMENTO
CARGO/ABONO
Utilitarios
Movimiento de Datos
Copia de Seguridad
Reportes Varios
PDT Honorarios
Ajuste por Inflacin
Descripcin
El cdigo de compaa se informar con 2 dgitos. A
este cdigo en sistema le antepondr 00
El nombre de la compaa que se mostrar en la
pantalla (consultas y mens), puede ser abreviado.
Ao que se apertura. P.Ejemplo 99
NOMBRE REPORTES
MONEDA NACIONAL
AO/MES INICIO
RUC.
CIA MODELO
NOMBRE
TIPO DE USUARIO
PASSWORD
Mantenimiento de Ratios
En este mdulo se van a definir la frmula del ratio. Esta frmula comprende Operadores,
Rubros de Balance, Ganancias y Prdidas por Funcin/Naturaleza, Cuentas Balance y
Secuencia de Items.
Operadores
( )
Parntesis Separadores de Frmulas
/
Divisin
*
Multiplicacin
+
Suma
Resta
Rubros
B
F
N
C
V
Balance
Ej.
Gan. Y Perdidas por Funcin
Ej.
Gan. Y Perdidas por Naturaleza Ej.
Cuentas Balance
Ej.
Nmeros
Ej.
Secuencia de Items
Se usa para especificar una frmula extensa particionndola en varios items. Ej:
Item
1
2
3
Frmula
B1110
B2110
I01/I02
Emisin de Ratios
Nos permite obtener el resultado del ratio. Para ello se debe escoger el ratio definido y
presionar el botn de Reporte Excel. Luego, nos mostrar en Excel la frmula con sus
Items y el resultado. El usuario decidir si grabar la hoja Excel o no.
46901
46902
H
HONORARIOS MN.
HONORARIOS US.
RECIBO DE HONORARIOS
SUBDIARIOS DE HONORARIOS
4)
5)
Al crear los cdigos anexos de las personas que presentan Recibos de Honorarios en
la opcin Mantenimiento de anexos, deber registrarse los Datos Complementarios.
6) Registrar los comprobantes de honorarios
7) Impresin del Reporte de Retenciones y Creacin de archivo mensual PDT
Estas opciones se encuentran en el modulo de Utilitarios, Men PDT SUNAT, submen
Honorarios y consta de tres pasos :
Previo Registro de Honorarios.- Esta opcin crea un archivo con los comprobantes de
honorarios del mes, en base a los comprobantes contables registrados.
Mantenimiento e impresin del Archivo Honorarios. Permite modificar el archivo de honorarios
del mes sin afectar los comprobantes contables y con estos datos se imprimir el Reporte de
Retenciones y se crear el archivo para la SUNAT.
Generacin de archivo para PDT..- Esta opcin crea el archivo que debe ser importado
en el PDT mensual para la SUNAT
EJEMPLO A
54
PARAMETROS REGISTRO DE HONORARIOS
-------- -----------------------------------------------------------CTP1
MN
46901 HONORARIOS MN.
CTP2
US
46902 HONORARIOS US.
CTR1
40174 RETENCION RENTA 4TA
CTS1
40192 SOLIDARIDAD
SUB1
15
SUBDIARIO DE HONORARIOS
Este programa tiene dos partes, el clculo previo que permite ser visualizado por pantalla y la
generacin del archivo de ajuste por inflacin que va a servir para generar el asiento y/o poder
modificarlo. Cabe recalcar que este archivo no es histrico, es decir se genera el ajuste a un
mes y luego se procede a generar el asiento.
14.d. MANTENIMIENTO DE ACHIVO DE AJUSTE POR INFLACIN
En este mantenimiento uno puede modificar el archivo de ajuste por inflacin generado en la
seccin 13.c.
14.e. GENERACIN DE ASIENTO DE AJUSTE POR INFLACION
Esta opcin genera el asiento contable en base a la seccin 13.d.
El mdulo de ajuste por inflacin se puede generar mensual, semestral o anualmente
dependiendo de las particularidades de cada compaa. El asiento de Ganancias y Prdidas
por funcin va a extornar las cuentas de Ganancia y Prdida por diferencia de cambio
configuradas en la tabla general 58 (XGAN y XPER).
El orden para generar los asientos de Ganancias y Prdidas sera primero el de Funcin y
luego el de Naturaleza. Entre la generacin de este asiento es necesario el procesar la
consolidacin previa (cierre) del mes respectivo a ajustar.
TIPO
DEBE HABER
FT 0030
30-01-94
US
FT 0030
30-03-94
US
SALDO
1000
SOLES
CAMBIO
2.15
1000
DEBE HABER
2150
2.20
2200
---------------
-----------------
50
Como de observa, el asiento del 30-01-94 al igual que el abono del 30-03-94 se realizaron en
dlares. El saldo del documento en la columna de dlares es 0, pero el saldo en soles es
acreedor, por que se ha producido una diferencia de cambio (ganancia) de 50.
Si realizamos una consulta de ANALISIS DE CUENTA, este documento ser mostrado como
pendiente, ya que el saldo en dlares esta en 0, pero tiene un saldo en soles.
En la prctica puede producirse la situacin inversa, de que el documento este cancelado en
soles, pero tenga saldo en dlares por la diferencia de cambio.
El sistema detectar ambos casos y "cancelar" el saldo pendiente en dlares o soles.
TABLAS GENERALES
PAG. 1
CLAVE
DESCRIPCION
1...5...10...5...20...25...30...35...40...45...50...55...60
--------------------------------------------------------------------------55 PARMETROS PARA REGULARIZACION DIF. CAMBIO
-- ---------------------------------------------------------------------
CTA1
CTA2
CTA3
CTA4
CTA5
CTA6
CTA7
SUB
XGA
121001
121002
121003
121004
141001
421001
421002
25
776001
XGP
676001
Notas :
CLAVE CTAXX
En la columna 1 se debe indicar la cuenta que se regularizar.
CLAVE SUB
En la columna 10 se indicar el subdiario para generar el asiento automtico, este subdiario
debe ser para el uso exclusivo de este proceso.
CLAVE XGA
En la columna 1 debe indicarse la cuenta de ganancia
CLAVE XGP
En la columna 1 debe indicarse la cuenta de prdida , 67X o 9XX segn corresponda.
Las cuentas por regularizar deben tener Nivel de Saldo 2 (con Anexo) o 3 (con documento de
Referencia "S")
Todas las cuentas deben existir en el Plan de Cuentas
El subdiario debe estar en la Tabla General 02.
Las cuentas que tengan especificado en el Plan, como cdigo de moneda soles (MN), y que se
encuentren en la Tabla, se ajustar en forma automtica el saldo en dlares. Si la cuenta tiene
especificado dlares (US) se ajustar el saldo en soles.
Las cuentas de bancos (104xxx) con nivel de saldo 2 y con tipo de anexo 0, pueden tener la
moneda de referencia en blanco pues
el AJUSTE AUTOMATICO DE
TABLAS GENERALES
PAG. 1
CLAVE
DESCRIPCION
1........5......10...15...20...25...30...35...40...45...50...55...60
--------------------------------------------------------------------------58 PARAMETRO PARA EL AJUSTE POR DIF. CAMBIO FASB 52
-- ---------------------------------------------------------------------------CTA01
104000
CTA02
121001
FACTURAS DLARES
SUB
56
XGA
776001
GANANCIAS
XGP
940100
Notas :
CLAVE CTAXX
En la columna 1 del campo Descripcin se debe indicar la cuenta que se ajustar.
En la columna 10 se debe indicar el tipo de cambio a usar para el ajuste:
M = TIPO DE CAMBIO COMPRA
V = TIPO DE CAMBIO VENA
CLAVE SUB
En la columna 10 se indicar el subdiario para generar el asiento automtico, este subdiario
debe ser para el uso exclusivo de este proceso.
CLAVE XGA
En la columna 1 debe indicarse la cuenta de ganancia
CLAVE XGP
En la columna 1 debe indicarse la cuenta de prdida 67X O 9XX segn corresponda.
Todas las cuentas deben existir en el Plan de Cuentas
El subdiario debe estar registrado en la Tabla General 02.
En la columna 20 se puede indicar la descripcin de la cuenta como referencia.
CAPITULO 4
PASOS A SEGUIR PARA LA CARGA INICIAL DE DATOS
1) Planeamiento
- Usuarios y responsabilidades
Cada persona debe tener una responsabilidad en la fase de instalacin y operacin del
sistema.
- Subdiarios a manejar
CAPITULO 5
ANEXO 1
EJEMPLO DE COMPROBANTES
IMPORTE
DOCUMENTO
40101
42101
63501
180
1,180
1,000
FT 001-1234
10225562
010
D
H
D
20-08-95
IMPORTE
DOCUMENTO
42101
10401
1,180
1,180
FT 001-1234
CH 014222
10225562
0101
D
H
30-08-95
30-08-95
No
Sin moneda
ANEXO 2
RECOMENDACIONES PARA DE INSTALACION DEL SOFTWARE
Instalacin:
La instalacin de software debe realizarse en el disco duro de la computadora.
1) La instalacin del software debe realizarse de la siguiente manera :
-
Haga doble el icono que represente su unidad de disco donde se encuentra el diskette.
Haga doble click en el icono setup.exe para ejecutar la instalacin donde le aparecer la
pantalla inicial, luego siga las instrucciones del sistema.
ANEXO 3
CARGA DE ASIENTOS AUTOMATICOS DESDE OTROS SISTEMAS
COMPROBANTE
04
04
010001
010002
ENERO
04
020001
FEBRERO
05
05
010001
010002
ENERO
05
020001
FEBRERO
Los dos primeros dgitos del comprobante indican el mes contable u debe coincidir con la fecha
del comprobante
Los dos archivos son los siguientes :
CCXXXXAA
CDXXXXAA
- Comprobantes Cabeceras
- Comprobantes Detalles
Ejemplo CC000199
Ejemplo CD000199
DICCIONARIO DE DATOS
=================================================================
CAMPO
DESCRIPCION
T
LG DC
=================================================================
CNUXXAA
CONTROL DE NUMERACION
1 CTSUBDIA
CDIGO DE SUBDIARIO
2 CTANO
AO
3 CTMES
MES
4 CTNUMER
5 CTFECCRE
FECHA DE CREACION
6 CTFECACT
FECHA DE MODIFICACION
NOTAS
1.- Existe un archivo CNUXXAA.DBF por cada ejercicio contable y Compaa.
Ejemplo CNU0196.DBF
2.- El archivo CNUXXAA.DBF tiene un ndice CNUXXAA1.NTX con la siguiente estructura:
CTSUBDIA+CTANO+CTMES
3.- El archivo CNUXXAA.DBF es usado por los programas de registro de comprobantes por
lo que si se desea actualizar deben usarse las convenciones para manejo de red.
4.- Para actualizar un registro del CNUXXAA.DBF , debe buscarse dicho registro por los
campos indicados en el ndice, si no existe el registro debe crearse y luego incrementar
el campo CTNUMER en 1, regrabandose inmediatamente.
================================================================
CAMPO
DESCRIPCION
T LG DC.
================================================================
CCXXXXAA COMPROBANTES - CABECERAS
1 CSUBDIA
2 CCOMPRO
3 CFECCOM
4 CCODMON
CDIGO DE MONEDA
US = Dolar , MN=Soles
5 CSITUA
6 CTIPCAM
TIPO DE CAMBIO
(solo para CTIPO = C )
10 4
7 CGLOSA
GLOSA
40
8 CTOTAL
14 2
11 CDATE
12 CHORA
HORA DE ACTUALIZACION
13 CFECCAM
14 CUSER
USUARIO ACTUALIZADOR
15 CORIG
SISTEMA DE ORIGEN
16 CFORM
MANUAL / AUTOMATICO
17 CTIPCOM
TIPO COMPROBANTE
18 CEXTOR
COMPROBANTE EXTORNADO
9 CTIPO
10 CFLAG
TIPO DE CONVERSION
C=Especial ,M=Compra , V=Venta
================================================================
CAMPO
DESCRIPCION
T
LG DC.
================================================================
CDXXXXAA COMPROBANTES - DETALLES DEL ASIENTO
1 DSUBDIA
SUBDIARIO
2 DCOMPRO
NUMERO DE COMPROBANTE
3 DSECUE
4 DFECCOM
SECUENCIA
C
Correlativo desde 0001 por cada comprobante
FECHA DE COMPROBANTE
C
5 DCUENTA
CUENTA CONTABLE
6 DCODANE
CDIGO DE ANEXO
18
7 DCENCOS
8 DCODMON
CDIGO DE MONEDA
9 DDH
DEBE HABER
(D=Debe,H=Haber)
10 DIMPORT
IMPORTE
14 2
11 DTIPDOC
TIPO DE DOCUMENTO
12 DNUMDOC
NUMERO DE DOCUMENTO
20
13 DFECDOC
FECHA DE DOCUMENTO
14 DFECVEN
FECHA DE VENCIMIENTO
15 DAREA
CDIGO DE AREA
16 DFLAG
30
18 DDATE
FECHA DE ACTUALIZACION
19 DCODANE2
18
20 DUSIMPORIMPORTE EN DOLARES
14 2
21 DMNIMPOR
14 2
IMPORTE EN SOLES
22 DCODARCTIPO COMPROBANTE