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Fondos Acumulados
Manual de Organizacin
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CONSEJO DIRECTIVO
Ministerio de Cultura
Ministra:
Mara Consuelo Arajo Castro
Viceministra:
Adriana Meja
Presidencia de la Repblica
Vctor Manuel Daz
(Representante del Sr. Presidente)
Colciencias
Mara del Rosario Guerra
(Directora)
COMIT EDITORIAL
COORDINACIN EDITORIAL
Impreso en Colombia
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ISBN 958-9298-98-2
Carrera 6. No. 6-91 A.A. 37555 Tel.: 337 3111 Fax: 337 20 19
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Bogot, D. C. - Colombia
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TABLA DE CONTENIDO
Pgs.
INTRODUCCIN .......................................................................... 5
1.
2.
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Pgs.
3.
GLOSARIO ............................................................................. 43
4.
BIBLIOGRAFA ....................................................................... 47
5.
ANEXOS ................................................................................. 51
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INTRODUCCIN
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1. MARCO JURDICO
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2.1 FONDOS
ACUMULADOS
2.2 CMO
TUCIN?
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T V D
CREACIN
TRD
2000
2003
LTIMA
REESTRUCTURACIN
2.3 CMO
LADOS?
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n= d2*(N-1) + p*q*z2
n = cantidad total de unidades del depsito.
p = proporcin de unidades desorganizadas que siempre va a
tener un valor constante que es igual a 0,5.
q = proporcin de unidades organizadas en el depsito que
tambin constante para el caso es 0,5.
z = es un valor constante igual a 1,9604 y corresponde a la
desviacin de la media de los datos.
d = fraccin de error con el que se pasa a trabajar igual a 0,05
que corresponde a un error del 5%.
n = nmero de unidades seleccionadas para evaluar.
Veamos como aplica la frmula para el caso del Archivo de
Malaria. El volumen total de los 9 depsitos es de 1.850 metros
lineales; esta cifra se toma como la cantidad total de unidades
(metro lineal) representada por N, as las cosas el nmero de
metros para seleccionar (n) es igual a:
Para el caso del nivel de organizacin documental el total del
nmero de unidades del depsito (N) es el nmero de metros
lineales que se obtuvo de la aplicacin del formato anterior por
lo tanto el resultado obtenido o sea el nmero de unidades selec
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2.3.2 RECONSTRUCCIN
DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL
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2003
1993
1976
1968
1961
1936
Mineconoma Nacional
Electraguas
Caja Agraria
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FONDO
SECCIN
SUBSECCIN
SERIE
SUBSERIE
1. ENTIDAD
ACTUAL
INSTITUTO
COLOMBIANO
DE DESARROLLO
RURAL (2003)
24
2. ENTIDAD
FUSIONADA
INSTITUTO
NACIONAL DE
ADECUACIN
DE TIERRAS
(1993-2003)
DIVISIN DE
RIEGO - GRUPO PROYECTOS
DE ESTUDIOS
3. ENTIDAD
PRECEDENTE
INCORA
(1961-2003)
DIVISIN DE
PROYECTOS
ADECUACIN
DE ADECUADE TIERRAS (rie
CIN DE TIE
go-drenaje-con
RRAS
trol de inunda
cin de aguas).
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FONDO
SECCIN
SUBSECCIN
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NACIN
SERIE
INDERENA
(1968-1993)
DIVISIN DE P r o y e c t o
MANEJO DE C o l o m b o Holands
SUELOS
HIMAT
(1976-1993)
Subdireccin de
Adecuacin de
Tierras
DE
COLOMBIA
SUBSERIE
2.3.3 PLAN
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Mobiliario adecuado.
Costos.
Bibliografa.
2.3.4 FASE
OPERATIVA:
ORGANIZACIN
DOCUMENTAL Y PROCESOS
TCNICOS
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2.3.4.4 Valoracin
Objetivo e importancia
La valoracin ante todo es un proceso tcnico de anlisis inte
lectual de la produccin documental de la institucin que tiene
como objeto identificar los valores primarios y secundarios de
los documentos y de esta manera establecer el tiempo que deben
permanecer tanto en el archivo de oficina como en el Archivo
Central y sealar su disposicin final.
De otra parte, la valoracin tambin propende por la preserva
cin de los documentos que informan y testimonian sobre el
desarrollo institucional, sociocultural, cientfico y tecnolgico de
las entidades y la poblacin que los produjo.
Dado que la valoracin tiene como fin ltimo la conservacin y
preservacin de la documentacin de valor secundario; esta la
bor tiende a construir el patrimonio histrico documental.
Igualmente, como resultado del proceso de valoracin se debe
conservar no solo los documentos de valor permanente, sino tam
bin la visin de quienes los valoraron; todas las decisiones res
pecto a la valoracin de series o asuntos deben registrarse en las
Tablas de Valoracin Documental (TVD).
En el caso de los fondos acumulados la valoracin de los docu
mentos y la viabilidad para la aplicacin de las TVD debe ser
liderada por el Comit de Archivo de la entidad y en lo posible
por un equipo interdisciplinario en el cual se recomienda incluir
un profesional con experiencia en investigacin histrica.
Criterios en la valoracin
Existen varios criterios que deben tenerse en cuenta para el pro
ceso de valoracin, en primer lugar el ciclo vital de los documen
tos y el funcionamiento institucional.
El ciclo vital comprende las tres edades del documento de acuer
do con el uso y frecuencia de consulta. Estas corresponden a los
documentos activos, semiactivos e inactivos. En los fondos acu
mulados se encuentra generalmente documentacin semiactiva
e inactiva administrativamente.
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Valores primarios
En los fondos acumulados existen documentos que an poseen
valores primarios, que interesan a la institucin y a los
involucrados en el asunto, es decir, que no han finalizado su vi
gencia ni el plazo precaucional, a estos se les debe asignar el
tiempo de retencin en el Archivo Central y la disposicin final
una vez haya finalizado el segundo ciclo vital.
Como valores primarios se consideran todos aquellos que inte
resan a la administracin tales como: jurdicos, legales, fiscales,
contables.
Valores secundarios
Desde el punto de vista de la historiografa, la valoracin se
cundaria est directamente relacionada con el problema de las
fuentes y la utilidad de los documentos; los documentos que hoy
se evalen y resulten de valor permanente o histrico sern en el
futuro fuente de informacin para el conocimiento del desarrollo
institucional, cientfico y tecnolgico de la Nacin; igualmente,
deben ser tiles para esclarecer problemas histricos y propor
cionar a quien los consulte una imagen lo ms fidedigna posi
ble de lo que fue la administracin y la sociedad que los produ
jeron. (Rodrguez Ochoa: 1984: 21).
El funcionamiento institucional se refiere tanto al conocimien
to de la misin institucional que cumple o cumpli la entidad
dentro del Estado, como a las particularidades de la produccin
documental generada en sus dependencias; para ello es muy
importante obtener la suficiente informacin sobre la historia
institucional, procesos archivsticos y las normas que regulan la
documentacin en cada institucin. Estas consideraciones deben
tenerse en cuenta para todas y cada una de las etapas de la evo
lucin de la entidad con el fin de realizar una valoracin acorde
con el contexto histrico del productor de la documentacin.
En el marco de la gestin administrativa de una entidad se
produce cierto tipo de documentos que agrupados por caracte
rsticas comunes permiten considerarse como de valor perma
nente desde que nacen aun sin mediar un proceso de valoracin
formal. El criterio fundamental para determinar este tipo de do32
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2.
3.
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Necesidades administrativas.
2.3.5 ELABORACIN
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3. GLOSARIO
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4. BIBLIOGRAFA
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ANEXO 1
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NOMBRE DEL SITIO: Se consignar el nombre del lugar o de los lugares donde se almacena documentacin de la entidad fuera del
DE LA
N (NMERO DE ORDEN): Se anotar el nmero consecutivo de acuerdo con el nmero de sitios registrados.
LUGAR Y FECHA: Se registrar el lugar y fecha (ao, mes y da) donde se realiza la encuesta.
ANEXO 1.1
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MINISTERIO DE SALUD
DE LA
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ANEXO 1.2
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ANEXO 2
IDENTIFICACIN DE FONDOS Y SECCIONES POR DEPSITO
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DE LA
NOTAS: Se registrar estado general de conservacin fsica particularizando la presencia de deterioros de tipo fsico, qumico o biolgi-
co; diferentes tamaos de formatos de la documentacin existentes en cada depsito; igualmente, se consignarn datos que sean relevan-
VOLUMEN: Se anotar el volumen aproximado de la documentacin en metros lineales existentes en cada depsito.
UNIDAD DE CONSERVACIN: Se identificarn los diferentes tipos de unidades de conservacin existentes en cada depsito.
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Se anotarn las unidades administrativas o dependencias de cada uno de los fondos existentes.
DEPSITO: Se identificar cada uno de los depsitos existentes en cada sitio con un nmero consecutivo.
NOMBRE DEL SITIO: Se anotar tanto el nmero de orden como la denominacin del sitio teniendo en cuenta el formato Otras reas de
depsito.
ANEXO 2.1
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MINISTERIO DE SALUD
ANEXO 3
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Los formatos diligenciados muestran la recoleccin secuencial de los datos de acuerdo con la identificacin asignada a los depsitos
del Archivo de Malaria, las entidades productoras (fondos) y las unidades administrativas que en una primera etapa fue posible identifi
car; segn este ejemplo, en el DEPSITO 1 se halla documentacin producida por el Servicio de Erradicacin de la Malaria SEM- y por
la Unidad Administrativa Especial de Campaas Directas -UAECD-. Respecto a las unidades administrativas algunas corresponden al
nivel central otras a las diferentes zonas que formaban parte de la organizacin del SEM-UAECD. Los asuntos que se listan son fundamen
talmente administrativos y sus fechas extremas son: 1963-1994 su volumen corresponde a 360 metros lineales. Por su parte el DEPSITO
2 tiene documentacin de cinco zonas a saber: Pasto, Barranquilla, Honda, Girardot y Magangu y del Ministerio de Salud. De las cinco
zonas se encuentra documentacin administrativa y tcnica, cuyas fechas extremas son 1958-1994; igualmente, se advierte que de todas
ellas la que mayor volumen de documentacin posee es la Zona Magangu. Respecto a las unidades administrativas productoras del
ministerio no fue posible identificarlas pero s los asuntos de que trata la documentacin, fechas aproximadas de julio a diciembre de
1998, almacenadas en 24 cajas y una posible fecha de trasferencia al Archivo de Malaria en el ao 1999. La tercera pgina muestra la
existencia de otra documentacin producida por el Ministerio de Salud, cuyas fechas extremas son 1995-1997; igualmente, se registra
documentacin generada por la Divisin Tcnica del nivel central del Servicio de Erradicacin de la Malaria SEM-, ms tarde Unidad
Administrativa Especial de Campaas Directas -UAECD-.
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ANEXO 4
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FECHAS EXTREMAS: Se anotarn las fechas extremas de la unidad de conservacin; registrando para cada una de ellas ao, mes y da.
UNIDADES DE CONSERVACIN: Se anotar el nombre de la unidad de conservacin que almacena la documentacin descrita.
SOPORTE: Se anotar el nombre del soporte o soportes de la informacin (papel, microfilm, video, casetes, soportes electrnicos).
SIGNATURA TOPOGRFICA: Se anotar la ubicacin de la documentacin in situ. Esta corresponde al nmero asignado en la etapa
anterior
NOTAS: Se consignarn los datos que sean relevantes y que no se hayan registrado en las columnas anteriores. Se debe registrar por
Para la documentacin ordenada numricamente como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarn los si-
guientes datos: Faltantes, saltos por error en la numeracin y/o repeticin del nmero consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes debe registrarse la existencia de anexos como: impresos, planos, fotografas, etc. Debe sealarse el nmero de
unidades anexa de cada tipo. Ejemplo: Una hoja con cinco fotografas.
ANEXO 4.1
INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR EL FORMATO
IDENTIFICACIN DE ASUNTOS EN FONDOS Y SECCIONES POR DEPOSITO
NOMBRE DEL SITIO: Se anotar tanto el nmero de orden como la denominacin del sitio teniendo en cuenta el formato Otras reas de
depsito.
NMERO DE ORDEN: Se anotar el nmero consecutivo asignado a cada unidad de conservacin descrita.
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ANEXO 5
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SELECCIN. Proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de la documentacin por medio de muestreo. ste se
entiende como la operacin por la cual se conservan ciertos documentos de carcter representativo o especial durante la seleccin con
DE LA
MICROFILMACIN. Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes en pelcula. En esta columna tambin
ELIMINACIN. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no
CONSERVACIN TOTAL. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que tienen por disposicin legal o
los que por sus contenidos informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora, convir-
tindose en testimonio de su actividad y trascendencia. As mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza
DISPOSICIN FINAL. Debe sealarse para cada serie o asunto la opcin correspondiente de disposicin final segn lo indique el
RETENCIN EN ARCHIVO CENTRAL. Debe registrarse el tiempo (aos) que debe permanecer la documentacin en el archivo central.
SERIE O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre de las series o asuntos tal y como aparece en el inventario.
CDIGO No. Se registrar el cdigo que identifica tanto a la oficina productora como a la serie o asuntos.
HOJA __ . Se numerar cada hoja de las TVD consecutivamente. DE___. Se registrar el total de hojas de las TVD.
UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe registrarse el nombre de la dependencia que produjo la documentacin en ejercicio de sus funcio-
nes.
ENTIDAD PRODUCTORA. Debe anotarse el nombre de la entidad o razn social de la entidad que produjo los documentos.
ANEXO 5.1
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FIRMAS DE APROBACIN. Debe firmar el presidente y secretario del Comit de archivo de la entidad.
PROCEDIMIENTOS. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, microfilmacin y elimi-
nacin.
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ANEXO 6
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Por lo anterior, la valoracin primaria en los fondos acumulados debe realizarse con especial cuidado debido a la desagregacin
de los expedientes.
Estas observaciones son fundamentales en el momento de valorar las Hojas de Vida puesto que estas no contienen los tipos
documentales que actualmente, se considera, deben conformar un expediente de Historia laboral y que son documentos funda
mentales para certificar tiempos de servicios y responder a derechos prestacionales; es necesario, evaluar los diferentes asuntos y
su ubicacin en las diferentes reas con el fin de asignar el tiempo de retencin adecuado atendiendo a las necesidades adminis
trativas; as las cosas, en el ejemplo se asignan 75 aos en Archivo Central a las Actas de posesin, Resoluciones, Legaliza
ciones de viticos y como disposicin final se propone una seleccin de un 10% que involucre diferentes niveles de cargos que
existan en la zona Quibd. Igualmente, las nminas tiene un retencin amplia en su segunda etapa de vida por las mismas razones
de la insuficiente informacin contenida en las Hojas de vida.
En los formatos de Tablas de Valoracin Documental que se presentan diligenciados se advierte que las Hojas de Vida (Histo
rias laborales) se encuentran fraccionadas, la administracin del SEM siempre archivo por tipos documentales los componentes
del expediente de la Historia Laboral, por ejemplo las Actas de posesin, las guardaba el jefe de la zona, las resoluciones de
nombramiento generalmente no se encuentran en la carpeta de la Hoja de Vida sino slo en el consecutivo de la serie Resolu
ciones , mientras que la Resolucin que legaliza los viticos la archivaba el rea administrativa bajo el nombre de Legalizacio
nes de viticos.
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ANEXO 7
ACUERDO No. 038
(Septiembre 20 de 2002)
Por el cual se desarrolla el artculo 15 de la Ley General de Archivos 594
de 2000
El Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin
En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de
1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000 y,
CONSIDERANDO
Que el artculo 15 de la Ley 594 de 2000 establece que los servidores pbli
cos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarn los documentos y
archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y pro
cedimientos que establezca el Archivo General de la Nacin, sin que ello
implique la exoneracin de responsabilidad a que haya lugar en caso de irre
gularidades.
Que los documentos y archivos son indispensables para garantizar la conti
nuidad de la gestin pblica.
Que el numeral 5 del artculo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como
deberes de todo servidor pblico el de Custodiar y cuidar la documentacin
e informacin que por razn de su empleo, cargo o funcin conserve bajo su
cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustraccin, des
truccin, ocultamiento o utilizacin indebidos .
Que el numeral 13 del artculo 35 de la Ley 734 de 2002 seala que le est
prohibido a los servidores pblicos Ocasionar dao o dar lugar a la prdida
de bienes, elementos, de expedientes o documentos que hayan llegado a su
poder por razn de sus funciones .
Que de acuerdo con lo expresado en el artculo 251 del Cdigo de Procedi
miento Civil, el Documento Pblico es el otorgado por funcionario pblico
en ejercicio de su cargo o con su intervencin ; y en concordancia con el
artculo 14 de la Ley 594 de 2000, la documentacin de la administracin
pblica es producto y propiedad del Estado y ste ejercer el pleno control de
sus recursos informativos . Por lo tanto, el servidor pblico al desvincularse
de sus funciones titulares no podr retirar de la entidad pblica documento o
archivo alguno, so pena de incurrir en falta contra el patrimonio documental o
en un hecho punible, de conformidad con lo expresado en el artculo 35 de la
Ley 594 de 2000.
Que el Cdigo Penal dentro del Ttulo IX de Delitos contra la Fe Pblica ,
artculo 292 establece las sanciones para hechos de destruccin, supresin u
ocultamiento de documento pblico.
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ACUERDA
DOCUMENTAL
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HOJA No.
UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICINA PRODUCTORA
OBJETO
AO
MES
DE
REGISTRO DE ENTRADA
DIA
N.T.
NMERO DE
CDIGO
ORDEN
72
FECHAS EXTREMAS
Inicial
Final
Unidad de Conservacin
Caja
carpeta
Tomo
Nmero de
Otro
Folios
Elaborado por______________________________
Cargo____________________________________
Entregado por__________________________
Cargo________________________________
Recibido por_____________________________
Cargo__________________________________
Firma_________________________________ ___
Lugar_________________ Fecha ______________
Firma________________________________
Lugar_________________ Fecha__________
Firma___________________________________
Lugar_____________ Fecha_________________
Soporte
Frecuencia de
Notas
consulta
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ANEXO 8
ACUERDO No. 041
(OCTUBRE 31 DE 2002)
Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las
entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artculo
20 y su pargrafo, de la Ley 594 de 2000
EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de
1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000
CONSIDERANDO
Que el artculo 20 de la Ley 594 de 2000 establece que las entidades pbli
cas que se supriman o fusionen debern entregar sus archivos a las entidades
que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado
adscritas o vinculadas .
Que el pargrafo del artculo 20 de la Ley 594 de 2000 seala que las enti
dades pblicas que se privaticen debern transferir su documentacin histri
ca al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vincula
das .
Que el Decreto No. 254 de 2000 Por el cual se expide el rgimen para la
liquidacin de las entidades pblicas del orden nacional estableci en el
literal g) del artculo segundo La adopcin inmediata de las medidas necesa
rias para asegurar la conservacin y fidelidad de todos los archivos de la enti
dad y, en particular, de aquellos que puedan influir en la determinacin de
obligaciones a cargo de la misma.
Que el artculo 36 del Decreto No. 254 de 2000 indica, entre otros, que el
acta final de liquidacin de una entidad, debe contener como mnimo los
siguientes asuntos... F) Manejo y conservacin de los archivos y memoria
institucional. ... .
Que el artculo 39 del citado decreto precepta: Artculo 39. Archivos. Los
archivos de la entidad en liquidacin se conservarn conforme a lo dispuesto
por el Archivo General de la Nacin.
Ser responsabilidad del liquidador constituir, con recursos de la entidad, el
fondo requerido para atender los gastos de conservacin, guarda y depura
cin de los archivos. La destinacin de recursos de la liquidacin para estos
efectos, se har con prioridad sobre cualquier otro gasto o pago a cargo de la
masa de la entidad en liquidacin .
ACUERDA :
ARTICULO PRIMERO. Las entidades pblicas en proceso de liquidacin o
supresin elaborarn un plan de trabajo archivstico integral, previendo los
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ANEXO 9
ACUERDO No. 015
20 de octubre de 2003
Por el cual se adiciona un pargrafo al artculo primero del acuerdo 041 del
31 de octubre de 2002
El Consejo Directivo del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, en uso de las
facultades otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998, la Ley 594 de
2000 y el Acuerdo 017 de 2001 y,
CONSIDERANDO:
Que el Decreto 254 del 21 de febrero de 2000 POR EL CUAL SE EXPIDE EL
RGIMEN PARA LA LIQUIDACIN DE LAS ENTIDADES PBLICAS DEL
ORDEN NACIONAL . establece responsabilidades que en materia de archi
vos deben cumplir las entidades en liquidacin y su liquidador.
Que el Acuerdo 07 de 1994 Reglamento General de Archivos, en su artculo
19 estableci la obligacin que tienen las entidades pblicas de crear el
Comit de Archivo, como un grupo asesor de la alta direccin, responsable de
definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en
los procesos administrativos y tcnicos de los archivos, indicando en su par
grafo el personal de planta que integrar dicho Comit.
Que el Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin expidi el Acuer
do No. 041 de 2002 Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y
archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla
el artculo 20 y sus pargrafos de la Ley 594 de 2000.
Que para la organizacin de los archivos de las entidades en liquidacin se
requiere de un Comit de Archivo, responsable de definir las polticas, los
programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrati
vos y tcnicos de los archivos.
Que es funcin del Asesor, Coordinador o Auditor de Control Interno de cada
entidad velar por el cumplimiento de las leyes, normas, polticas, procedi
mientos, planes, programas, proyectos y metas de la organizacin y recomen
dar los ajustes necesarios, as como verificar los procesos relacionados con el
manejo de los recursos, bienes y los sistemas de informacin de la entidad y
recomendar los correctivos a que haya lugar, segn lo estipula la Ley 87 de
1993 en su artculo 12 literales e) y g).
ACUERDA:
ARTICULO PRIMERO. Adicionar al Artculo Primero del Acuerdo 041 del 31
de octubre de 2002, un pargrafo del siguiente tenor:
79
ARCHIVO GENERAL
DE LA
NACIN
DE
COLOMBIA
12 de 1995), para todos los procesos archivsticos a que haya lugar, el Comit
gerente liquidador y estar integrado por este servidor pblico y por el Comit
Las actas de las sesiones en las que consten las decisiones tomadas sern
remitidas a los Jefes de Control Interno de las Entidades participantes, para los
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