Desarrollo GUIA 03 ORGANIZAR FONDO ACUMULADO

Gua de Aprendizaje No.
3
Organizar los fondos acumulados de acuerdo con la normatividad vigente y las
polticas institucionales.
Mauricio Enrique Martinez Mora
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Centro de Gestin Administrativa
Tecnlogo en Gestin Documental
Bogot, D.C.
2015
Contenido
1. Para la organizacin de fondos acumulados se debe conocer la estructura
orgnico-funcional de la entidad sea pblica y/o privada con el fin de Aplicar
Tablas de Valoracin Documental, Investigar:.....................................................3
a.
Directrices para la disposicin final de los documentos................................3
b. Conservacin total: Concepto, procedimiento, normas, polticas

institucionales y aplicacin de tecnologa de conservacin.................................4
c. Eliminacin: Concepto, procedimiento, actas, normas, polticas
institucionales y aplicacin de tecnologa para eliminacin...............................21
d. Seleccin: Concepto, metodologa, procedimiento, normas, polticas
institucionales y aplicacin de tecnologa.........................................................25
e.
Microfilmacin: Concepto y procedimiento.................................................33
f.
Digitalizacin: Concepto y procedimiento..................................................35
2. Para organizar los fondos acumulados se deben tener en cuenta normas

de seguridad y normas de salud ocupacional, investigue:..............................39
a. Normas de seguridad y salud ocupacional en la organizacin documental
para los fondos acumulados............................................................................39
b. Normas y principios de gestin de la calidad en la organizacin de fondos
acumulados.................................................................................................... 50
c.
Conformacin de expedientes dar ejemplos y explicarlos...........................66
1. Para la organizacin de fondos acumulados se debe conocer la estructura

orgnico-funcional de la entidad sea pblica y/o privada con el fin de Aplicar
Tablas de Valoracin Documental, Investigar:
a. Directrices para la disposicin final de los documentos.
Se conservan en el Archivo Histrico, los documentos originales que
posean valores de carcter histrico, segn lo registre la correspondiente
tabla de retencin documental, no podrn ser destruidos aun cuando hayan
sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio tcnico
electrnico, ptico, informtico o telemtico.
Una vez transferido el archivo de Documentos, se microfilman para
protegerlos del deterioro y prdida durante las consultas.
De acuerdo con la tabla de retencin documental, se selecciona una
muestra representativa del total de la serie, para ser transferida al archivo
central. Con el resto de la serie, se sigue el mismo procedimiento de
eliminacin.
Marco normativo del proceso
-
Constitucin Poltica de 1991, Artculo 63, Artculo 70 Prrafo 2, Artculo

71, Artculo 72.
Ley 47 de 1920.
Ley 14 de 1936.
Ley 163 de 1959.
Ley 39 de 1981 Artculos 1,2, 3 y 4.
Ley 80 de 1993 Artculo 39.
Decreto 2527 de 1950.
Decreto 2649 de 1993 Artculo 134.
Acuerdo AGN 007 de 1994 Artculo 18, Artculo 23, Artculo 25.
Acuerdo AGN 08 de 1995.
Circular AGN 03 de 2001.
Circular AGN 01 de 2004.
NTC 3723.
NTC 4080.
NTC 5174.
NTC 5238.
b. Conservacin total: Concepto, procedimiento, normas, polticas

institucionales y aplicacin de tecnologa de conservacin.
La conservacin de archivos se define como el conjunto de medidas
adoptadas para garantizar la integridad fsica de los documentos que
alberga un archivo. Puede ser preventiva o de intervencin directa. Las
entidades productoras o las que custodian documentos oficiales dentro del
mbito municipal, sern responsables del manejo directo y conservacinpreventiva que sean necesarias para garantizar la integridad, autenticidad,
veracidad y fidelidad de la informacin contenida en ellos, teniendo en
cuenta los criterios del Archivo General de la Nacin expuestos en el

Reglamento General de la Nacin.
Para garantizar la conservacin del material documental es necesario que
los archivos municipales desarrollen programas especficos de trabajo, con
un enfoque integral y dirigido hacia acciones de tipo preventivo, que
garanticen la integridad fsica y funcional de los documentos desde su
misma produccin hasta su disposicin final en el archivo histrico, bajo el
concepto de Archivo Total.
El comit de conservacin de Sistema Nacional de Archivos del Archivo
General de la Nacin de Colombia y el Laboratorio de Restauracin
mediante la evaluacin del estado actual del patrimonio documental
colombiano, la posicin de los archivos en la estructura de las instituciones,
las graves deficiencias existentes formulando, diseado e implementado
una estrategia de carcter integral enfocada a garantizar la integridad fsica
y funcional de los documentos durante las diferentes fases del ciclo vital, a
partir del momento de su emisin, durante su proceso de vigencia hasta su
disposicin final en el archivo histrico, esta estrategia es el Sistema
Integrado de Conservacin.
Las entidades son responsables por la adecuada conservacin de su
documentacin, para ello deben incluir en sus programas de gestin
documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la
integridad de los documentos desde el momento de su produccin.
Normatividad:
Constitucin Poltica
-
Artculo 8.
Artculo 95.
Cdigo Procedimiento Civil

-
Artculo 251.
Ley 47 de 1920, Artculo 22.
Ley 14 de 1936.
Ley 39 de 1981, Artculos 1, 2,3 y 4.
Ley 63 de 1986.
Ley 397 de 1997, Artculo 4, Artculo 12.
Cdigo de Comercio.
-
Artculos 48 y 60.
Decreto 1798 de 1990, Artculo 31.
Acuerdo AGN 007 de 1994, Artculo 23, Artculo 60.
Acuerdo 037 de 2002.
En desarrollo de la ley 80 de 1989 El Archivo General de la Nacin plantea

como normatividad y directriz, mediante el reglamento General de Archivos,
que las acciones de restauracin sobre documentos oficiales, solo podrn
realizarse en los laboratorios expresamente autorizados por el Archivo
General de la Nacin de Colombia.
En tal forma, los tratamientos, mtodos y procedimientos, debern limitarse,
en una primera etapa, a aquellas acciones que se inscriben dentro de los
planteamientos del Sistema Integrado de Conservacin y en ningn caso
pueden exceder el nivel de la conservacin preventiva.
Normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales

como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes
digitales. Cartuchos de disco flexible de 90 mm (3.5 pulgadas),
caractersticas dimensionales, fsicas y magnticas".
Es recomendable la utilizacin de papelera con gramaje entre 75 y 90
g/m2, libre de cido y exento de lignina cuyo valor de est en rango de 7.0
a de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 " Papel para
documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad". Las
tintas de Impresin deben poseer estabilidad qumica, ser insolubles en
contacto con la humedad, no presentar modificacin de color y no transmitir
acidez al soporte.
Para la informacin generada o guardada en medios magnticos, deben
seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relacin con su
preservacin y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la
posibilidad de recuperacin, copiado y reproduccin libre de virus
informticos.
La manipulacin, las prcticas de migracin de la informacin y la
produccin de backups, sern adaptadas para asegurar la reproduccin y
recuperacin hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento
y formatos de grabacin de la informacin.
Factores de deterioro en los bienes documentales:
Los programas de tipo preventivo se enfocan fundamentalmente al manejo
y control de los principales factores externos de deterioro que interactan
entre si y que inciden en la conservacin del material de archivo. Estos
factores son los medio-ambientales, los biticos, los desastres y los
antropognicos.
El contexto poltico, administrativo, de personal e infraestructura que ha
caracterizado la historia de los bienes documentales del pas, presenta
como denominador la acumulacin e interaccin reiterativa de los cuatros
factores de deterioro.
-
Ambientales: Involucran elementos como la temperatura, la humedad

relativa, la luz, los contaminantes atmosfricos y el polvo, los cuales por
la accin permanente o por las fluctuaciones degradan los diferentes
soportes.
Su campo de accin no solo se circunscribe a las reas de depsito,
involucran a todos aquellos elementos de tipo medio-ambiental que por
fluctuaciones o accin permanente, degradan directa o indirectamente
los diferentes soportes y tcnicas de registro. Las alteraciones

producidas por estos agentes se manifiestan en los documentos de muy
diversas formas y pueden condensarse en: debilitamiento y
pulverizacin de los soportes, reblandecimiento de encolados, manchas,
deformacin de los soportes, fragilidad, perdida de resistencia
estructural, decoloracin de los soportes y registros, acumulacin de
suciedad y oxidacin.
-
Biticos: interactuando con los anteriores, aparecen los agentes

biolgicos (microorganismos, insectos y roedores) los cuales alteran y
degradan los diferentes soportes, ocasionando erosiones superficiales,
manchas de diferentes coloraciones, debilitamientos estructurales,
faltantes, galeras, cavernas, entre otros.
Interactuando con los medios-ambientales, propician la aparicin de
todos estos agentes biolgicos que alteran y deterioran el material
documental.
Desastres: A las deficientes condiciones administrativas y fsicas, en las

que se hallan los archivos del pas, se suma el alto riesgo de prdida
total, por falta de programas y sistemas de prevencin, deteccin y
control en caso de desastres (incendios, terremotos e inundaciones).
Antropognicos: Se constituye en el factor de alteracin ms nocivo

para los bienes documentales. Su accin deteriorante involucran todos
aquellos manejos y mtodos, de carcter permanente, dados durante
los procesos bsicos de organizacin, manipulacin y depsito. Los
deterioros son debidos principalmente al uso indiscriminado de
deficientes medios de agrupacin (clips, ganchos de cosedora, etc.),
unidades de almacenamiento (carpetas, cajas, etc.) Y depsito;
ausencia total de efectivos programas de mantenimiento, malas
manipulaciones y ocasionalmente acciones de tipo vandlico, ejercidas
por personal mal intencionado. Los consecuentes indicadores o
manifestaciones, abarcan desde deterioros de tipo fsico-mecnico
(roturas, rasgaduras, dobleces, deformaciones, fragmentacin,
abrasiones, inscripciones, entre otros) hasta deterioros de tipo fsicoqumico (hidrlisis cida, oxidacin, entre otros).
Para controlar los factores de deterioro mencionados existen los programas

de conservacin preventiva o de preservacin del material documental que
abarcan acciones directas e indirectas dirigidas a detectar, controlar y
erradicar los mecanismos y factores externos e internos de deterioro de los
documentos. Estos programas incluyen principalmente los de
sensibilizacin, monitoreo de condiciones ambientales, reproduccin,
mantenimiento, almacenamiento y primeros auxilios, los cuales han sido

desarrollados en publicaciones del Archivo General de la Nacin.
Es importante implementar programas y destacar en ellos:
-
Sensibilizacin dirigida tanto al personal directivo como al tcnico

administrativo y al usuario de la documentacin. Con l se busca crear
conciencia respecto de la importancia de los documentos para la
administracin y la cultura reconociendo su valor administrativo, legal,
fiscal o contable y su carcter de testimonio histrico.
El de mantenimiento: orientado a promover condiciones adecuadas para

la conservacin de documentos, fundamentalmente las que tienen que
ver con disposiciones de reas de depsito y trabajo, control de
humedad, temperatura, luz y polvo.
El de almacenamiento: tiene que ver principalmente con los proceso de

manipulacin y depsitos de la documentacin. Se debe tener en cuenta
la adecuada manipulacin de los documentos, el empleo de sistemas y
materiales tales como tranca libros, carpetas, cajas, cinta de faya,
utilizacin de estanteras y planotecas.
Recomendaciones para el mantenimiento de los documentos

Limpieza:
-
Controlar la entrada de polvo y contaminantes, verificando el buen

funcionamiento de ventajas, ductos de ventilacin, celosas, puertas y
evitar el empleo de tapetes y cortinas que propician la acumulacin de
polvo.
Establecer cronogramas peridicos de limpieza. Las personas

encargadas de esta deben utilizar elementos mnimos de seguridad
industrial (batas de trabajo, guantes, tapabocas y gorros desechables) y
usar como equipo aspiradora-dotada de boquilla de tela de algodn,
brochas de cerda suave y bayetillas de algodn.
Para la limpieza de estantera y muebles se debe emplear aspiradora

evitando el roce con los documentos, tambin se puede realizar con
alcohol antisptico. No usar sobre la documentacin.
Limpiar los pisos con aspiradora o con un trapero humedecido en

pequeas cantidades de varsol.
La limpieza de los documentos se debe realizar en un espacio aislado

del depsito, proporcionando ventilacin y el mobiliario adecuado.
Emplear la aspiradora dotada de boquilla, para la limpieza exterior de

las unidades y nunca sobre los documentos sueltos.
Para la limpieza interna de la documentacin utilizar brochas de cerda

suave, evitando la propagacin de polvo.
Durante el proceso de limpieza, eliminar siempre el material metlico

como clips y ganchos y si son indispensables, sustituirlos por material
plstico.
Si se detecta material afectado por hongos, insectos, humedad o

roedores, limpiarlo cuidadosamente en un lugar diferente al que se ha
desarrollado la limpieza y con una brocha exclusiva para ese trabajo. Si
presenta humedad hay que dejarlo secar y aislarlo en un lugar que
tenga buenas condiciones de ventilacin e higiene. Nunca envolver en
plstico.
Conservacin preventiva para documentos de archivo

Planes de prevencin
La planificacin frente a posibles desastres y siniestros es una de las
estrategias fundamentales para la proteccin de los fondos que custodian
los archivos. Los programas deben estar especialmente dirigidos a la
prevencin de incendios o inundaciones, que se puedan presentar por
causas naturales, accidentales o actos de vandalismo. La razn bsica para
adelantar es tipo de tareas radica en la posibilidad de evitar y disminuir los
costos que a todo nivel implicara un siniestro. Estos van desde la prdida,
el dao de los acervos documentales, el edificio y los equipos, hasta los
riesgos de prdidas humanas a que pueden estar expuestos los
funcionarios y usuarios. Aunque no siempre es posible evitar los siniestros
si se puede atenuar su impacto mediante la preparacin y elaboracin de
un plan de deteccin, prevencin, atencin, reaccin y recuperacin. Este
debe ser adelantado de manera conjunta con personas y entidades
expertas en el campo, como los bomberos y la defensa civil entre otros,
programndose simulacros de evacuacin, manejo de extintores e
implementacin del esquema de sealizacin de la edificacin.
Un plan de prevencin, atencin y recuperacin en caso de desastre
incluye, entre otros los siguientes procesos:
Unidades de conservacin:
Carpetas: Son dos hojas de cartulina o manila, cartn prensando o fibra,

con pliegues adicionales o dobleces marcados, que permiten ampliar su
capacidad. La proyeccin de la tapa posterior se llama pestaa; viene del
mismo tamao de la carpeta, o de la mitad, la tercera parte, la cuarta o la
quinta parte de esa extensin. La ms usada es la de corte de un tercio. La
rotulacin de la carpeta se hace sobre la pestaa. Tiene una capacidad
mxima para 100 documentos.
Legajos: Son dos tapas de cartulina con gancho legajador para asegurar los
documentos.
Bolsas: Llamadas tambin sobres o fundas. Su uso est determinado por el
volumen del material o por su consulta peridica, como las historias
clnicas, los registros mdicos y de personal. Las que ms usan tienen
separadores o compartimiento dentro de ellas. Se elaboran en plsticos,
cartn, tela, y hule.
Cajas: Son un instrumento que nos permite la conservacin de los
documentos, cuando son las adecuadas, estas vienen con un proceso de
desedificacin la cual se le realiza al material en el cual esta elabora, en
este caso el cartn. Son de gran utilidad en el archivo Central e Histrico.
Deposito adecuado
1. El terrero debe estar sin riesgos de humedad subterrnea
2. Disponer de un espacio suficiente para albergar la documentacin.
3. Establecer los procesos de tablas de retencin y tablas de valoracin.
Fondos acumulados
Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el
transcurso de su vida institucional sin un criterio archivstico determinado de
organizacin y de conservacin.
Los fondos acumulados son producto de la carencia de poltica archivstica
del estado
En los fondos acumulados, los asuntos se identifican por el contenido de los
documentos y a travs de ellos es posible reconstruir lo trmites y por ende
el orden original en que se produjeron los documentos, as como tambin la
red de relaciones entre las dependencias.
A travs de los asuntos, se puede restablecer la historia institucional, con lo

cual se lograr hacer la clasificacin aplicando los principios archivsticos
de procedencia y orden original.
Tablas de retencin
Es un formato donde se relaciona los documentos que se producen y se
determina el ciclo vital del documento es decir si se elimina o se conserva,
lo que permite una mejor organizacin y cada dependencia lo debe tener
para su documentacin producida. La tabla de retencin nos facilita lo
siguiente:
Para la consulta y prestacin de servicios de documentos debe estar fuera
del almacenamiento tanto por razones de seguridad como regulacin y
mantenimiento de las condiciones ambientales en el rea de depsito.
Las reas de depsito deben tener los siguientes aspectos.
Estantera
Tener un diseo acorde con las dimensiones de las unidades de contendr,
evitar bordes o aristas que produzcan daos sobre los documentos.
Deber tener una altura de 2.20 metros y cada bandeja soportar un peso de
100 Kg. /metro lineal
La estantera total no deber tener ms de 100 MT. De longitud
Los estantes deber contar son sistemas de fijacin de piso
La balda superior deber estar a un mximo de 180 cm. Para facilitar el
acceso a la documentacin.
La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm. del piso.
Distribucin de estanteras
No debe ir recostada sobre los muros y se debe dejar un especio entre
20cm. Entre estos y la estantera.
No debe ir recostada para que los microorganismos como hongos bacterias
no lo afecten.
Para unidades de conservacin como libros legajos carpetas se recomienda
el empleo de separadores metlicos con el fin de evitar el deslizamiento y la
deformacin de la documentacin almacenada.
Archivadores verticales
Deben elaborarse en materiales estables para la conservacin y
proyectarse de acuerdo con la produccin documental.
Los Contenedores
Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas
distintos y eficientes de proteccin, acordes con las caractersticas de
tamao y funcin.
Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o
sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos
encuadernados con el propsito de prolongar de una manera considerable
la conservacin de los mismos.
Los contenedores deben ser elaborados en cartn neutro y si no se dispone
de stos, se aplicar al cartn un recubrimiento que impida la acidificacin
por contacto.
El material y el diseo de la elaboracin de las unidades de
almacenamiento deben estar dimensionado de acuerdo con el peso y
tamao de la documentacin a conservar. Para el ensamble no se utilizar
adhesivo o materiales metlicos.
La distancia libre entre la unidad de conservacin y la bandeja superior
debe ser mnimo de 4 cm.
Para documentos en formato anlogo como microfilm, cintas fonogrficas,
cintas de video, rollos cinematogrficos o fotografa entre otros y digitales
como disquetes y CD., se tendr en cuenta lo siguiente:
Las fotografas y negativos debern almacenarse en sobre individuales y en
cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plsticos.
Los rollos de microfilmacin debern mantenerse en su carrete y
contenedor elaborados en material estable y qumicamente inerte; cada
rollo estar en una unidad independiente debidamente identificada y
dispuesto en las respectivas estanteras diseadas acordes con el formato
y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservacin.
Los diskettes y CD. Podrn contar con una unidad de conservacin plstica
en polipropileno u otro polmero qumicamente estable y que no desprenda
vapores cidos o contener molculas cidos retenidas en su estructura.
Cada unidad de conservacin contendr solo un disquete o CD.

Condiciones ambientales
Material Documental: Soporte en papel.
- Temperatura de 15 a 20 C con una fluctuacin diaria de 4 C.
- Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuacin diaria del 5%.
Material documental: Fotografa.
Blanco y Negro: Temperatura 15 a 20 C.
Humedad relativa de 40% a 50%
Color: Temperatura menor a 10 C.
Grabaciones: Temperatura 10 a 18 C
Medios magnticos: Temperatura 14 a 10 c
Discos pticos: Temperatura 16 a 20 C.
Microfilm: Temperatura 17 a 20 C.
Ventilacin.
El caudal debe garantizar la renovacin continua y permanente del aire de
una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las
condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al espacio.
La disposicin de las unidades de conservacin en los estantes deber
permitir una adecuada ventilacin a travs de ellos.
Filtrado de aire.
Deber contar con medios de filtracin del aire de ingreso tanto de

partculas slidas como de contaminantes atmosfricos. Los niveles de
stos guardan relacin con el sitio de emplazamiento de la edificacin
Iluminacin en depsitos.
Para radiacin visible lumnica, menor o igual a 100 lux.
Para radiacin ultravioleta, menor o igual a 70 Uwe/lumen.
Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentacin y contenedores.
Como iluminacin artificial se podr emplear luz fluorescente pero de baja
intensidad y utilizando filtros ultravioleta.
Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.
Los balastros no deben estar en el interior de los depsitos.
Disponer de equipos para atencin de desastres como extintores de CO2,
Solfa clan o Multipropsito y extractores de agua de acuerdo con el material
a conservar. Evitar el empleo de polvo qumico y de agua.
Las especificaciones tcnicas de los extintores y el nmero de unidades
debern estar acorde con las dimensiones del depsito y la capacidad de
almacenamiento.
Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
Proveer la sealizacin necesaria que permita ubicar con rapidez los
diferentes equipos para la atencin de desastres y las rutas de evacuacin
y rescate de las unidades documentales.
Mantenimiento.
Finalmente, la limpieza de las instalaciones y estantera se debe realizar
con productos que no incrementen la humedad ambiental. Para las
unidades de conservacin se requiere de un programa de limpieza en seco.
Garantizar la limpieza de instalaciones y estantera con un producto que no
incremente la humedad ambiental.
Las unidades de conservacin requieren de un programa de limpieza en
seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras.
Para una mayor organizacin se debe contar con un software para llevar
sistematizada toda la informacin y de esa forma evitar tanto soporte papel
que recibe y produce la empresa.
Diferentes archivos
Es muy importante el cuidado y la conservacin que se le va a dar a los
documentos del archivo central.
El depsito debe contar con las instalaciones adecuadas tanto para el
archivo central como para el archivo de gestin, histrico, para eso nos
basamos en el acuerdo 49 de 2000.
Las estanteras, los archivadores deben ser metlicos.
En el archivo de gestin se utilizan archivadores verticales, legajos, guas y
carpetas.
En el archivo central se utiliza estanteras metlicas abiertas (pueden ser
rodantes), se conservan los documentos en legajos sin ganchos, en cajas
con sus rtulos correspondientes organizados ya sea por series,
onomstico, geogrfico, numrico.
En el archivo histrico ya se conservan los documentos por un medio
magntico como es el proceso de microfilmacin el cual se le realiza a los
documentos histricos.
Restauracin de documentos
Para la ejecucin de procedimientos de intervencin documental en los
niveles de conservacin preventiva, conservacin y restauracin, donde la
conservacin fsica y funcional se establece como una funcin archivstica
ms en cualquiera de las fases por las cuales atraviesa el documento en su
ciclo vital, independientemente de su tipo de soporte, se deben tener en
cuenta los siguientes criterios:
Unidad del soporte y de la imagen grfica: Partiendo del punto de vista
tecnolgico, el documento est conformado por un soporte, sea cual sea su
material de elaboracin, y por una serie de elementos grficos que
transmiten la informacin consignada. En los documentos como en pocos
materiales estos dos elementos se encuentran ntimamente ligados, el
soporte integra en su estructura los materiales que forman la imagen,
grfica, uno no existe sin el otro, as se crea una simbiosis donde los dos
elementos interactan y se transforman. Por lo tanto es muy difcil separar
el soporte de los elementos sustentados. Es as que no se puede pretender
tratar ninguno de ellos sin afectar aunque sea de manera exigua al otro. En
consecuencia todo tipo de intervencin debe preservar tanto el soporte
como la informacin que ste contiene.
Documentos de otros formatos

Documentos en medios magnticos
Se basa en la preservacin del entorno tcnico que hace funcionar el
sistema, incluyendo sistemas operativos, software de aplicaciones original,
controladores de medios, etc. En cierta forma se trata ms de un tipo de
estrategia de recuperacin despus de un desastre de objetos digitales que
no han estado sometidos a una conservacin adecuada. Ofrece el potencial
de tratar con la obsolescencia de los soportes, asumiendo que esos
soportes no se han deteriorado ms all de su legibilidad. Puede aumentar
el acceso a soportes y formatos de ficheros obsoletos, pero en ltima
instancia es un callejn sin salida, pues ninguna tecnologa puede
mantenerse funcional de forma indefinida. Esta estrategia no puede ser
llevada a cabo por una institucin a ttulo individual debido a los altos costes
que puede suponer tanto en equipamiento como en personal.
Para la documentacin de imagen anloga como microfilmacin, cintas
fonogrficas, cintas de video, rollos haya un lugar adecuado para su
conservacin.
Conservacin de los diferentes soportes
La naturaleza del medio fsico en el cual los datos digitales estn
almacenados presenta uno de los mayores retos a la conservacin del
contenido digital. A ello contribuye la enorme variedad de tipos de soportes,
su a menudo rpida obsolescencia y su vulnerabilidad ante la degradacin
fsica. Un almacenamiento inadecuado suele ser la razn ms habitual que
provoque un fallo prematuro en los medios. La moderacin de la
temperatura y la humedad son dos acciones que se sabe alargan la vida til
de muchos soportes de almacenamiento pero el sistema de conservacin
de soportes debe tener las capacidades adecuadas incluyendo:
Suficiente capacidad de almacenamiento. Aunque esta capacidad puede
ser aadida en cualquier momento es importante tener en cuenta que el
sistema debe tener espacio suficiente para almacenar los datos previstos
durante todo el ciclo de vida de los mismos.
El sistema debe ser capaz de duplicar los datos a medida que sea
requerido sin prdida de informacin y manteniendo la consistencia e
integridad de los documentos, as como transferir los datos a un nuevo
soporte con las mismas condiciones.
Control de errores: algn nivel de control de errores es normal en todos los

sistemas informticos de almacenamiento. Dado que los documentos
deben ser almacenados por largos perodos y a menudo con muy poco uso
por parte de personas, el sistema debe ser capaz de detectar cambios o
prdida de datos y tomar las acciones apropiadas.
Las opciones disponibles en este momento de soportes a largo plazo
incluyen:
Disco magntico: permite un acceso aleatorio a los datos, con posibilidad
de modificarlos y una capacidad de almacenamiento superior a los 200 Gb
y en constante incremento. Su vida til estimada se sita en torno a los
cinco aos. Cinta magntica: el acceso a los datos es lineal con lo cual es
ms lenta la bsqueda y localizacin de los mismos. En general no permite
modificacin de los datos, sino la reescritura de los mismos. La vida til y la
capacidad de almacenamiento son similares a los discos magnticos.
Discos pticos (CD y DVD): permiten un acceso aleatorio y en algunos
casos la modificacin de los datos. Su vida til es mayor que en los casos
anteriores variando desde los cinco a diez aos de los productos con
menos calidad a varias dcadas para los de mayor calidad. Mantenimiento,
soporte y programas de reemplaza miento. Los componentes del sistema
deben ser reemplazados cada pocos aos. Los elementos de hardware
normalmente tienen una vida til de en torno a los cinco aos antes de que
el soporte tcnico pueda ser difcil de obtener. Los soportes de
almacenamiento tambin necesitan una actualizacin regular (reescribir los
datos) y un reemplazamiento peridico por nuevos soportes.
Transferir los datos a nuevos soportes de forma peridica. Los sistemas de
almacenamiento descansan en una segura y completa rplica de los datos
ms que en alargar la vida til de los soportes. Los datos deben ser
copiados de soporte a soporte para evitar el impacto del deterioro de los
materiales. A medida que nuevos tipos de soportes prueban su utilidad para
el almacenamiento, los datos deben ser transferidos desde los soportes
ms antiguos. Esto debe realizarse antes de que los componentes de
hardware o software necesarios para acceder a los datos sean retirados. La
planificacin de la transferencia de los datos es un reto para la gestin de la
conservacin cualquiera que sea el sistema usado. Por ejemplo, un
pequeo archivo con una utilizacin limitada que almacena los datos en
CD, debe mantener un seguimiento de la edad y la situacin en que se
encuentran los mismos, as como tener presente que en algn momento la
tecnologa de CD deber ser reemplazada digamos, por ejemplo, por DVD.
Establecer condiciones de almacenamiento y manejo apropiadas. Los
soportes de almacenamiento digital deben ser almacenados en condiciones
que no aceleren su ritmo de deterioro natural. El principal riesgo para los

soportes es la excesiva humedad y temperatura, suciedad u otras
particularidades que puedan entorpecer el acceso a los datos, y en el caso
de soportes pticos, la luz que puede daar los datos inscritos. Las cintas
magnticas en la actualidad estn protegidas de tal forma que el borrado
accidental debido a su exposicin a un campo magntico no suele ser un
grave problema. Tales cintas pueden ser utilizadas como sistema de
almacenamiento digital. Normalmente se las dispondr en una sala
acondicionada con una temperatura controlada y una humedad relativa
establecidas entorno a los 18 grados centgrados y 40% respectivamente,
un flujo continuo de aire limpio con una limpieza diaria que evite la
acumulacin de polvo y basura. Estas condiciones no deben fluctuar ms
de dos grados y un 10% de humedad relativa en un perodo de 24 horas.
Los soportes pticos tales como los CD deben ser almacenados en unas
condiciones similares, incluyendo adems una estancia semi-oscura para
limitar su sensibilidad a la luz. Si bien se ha afirmado que las temperaturas
extremadamente bajas, en torno a los cero grados, pueden ser perjudiciales
para los soportes, esto no ha sido demostrado.
Por otro lado, tambin pueden ayudar otros factores relativos al control del
medio ambiente en que se almacena los objetos. Como bsicos podramos
sealar:
-
Mantener una temperatura en torno a los 20 C.

Mantener la humedad relativa en torno al 40%.
Evitar las oscilaciones rpidas o prolongadas de temperatura y
humedad.
Evitar la exposicin a campos magnticos y a fuentes de humos.
Prohibir la comida y/o bebida en lugares de almacenamiento, as como
el fumar.
Almacenar los medios de forma vertical.
Utilizar siempre las cajas originales.
No abrir las cajas que protegen las cintas.
Evitar la suciedad.
Mantener los medios en sus cajas excepto cuando se estn usando.
No tocar la superficie de los soportes, por ejemplo la cara grabable de
los CD.
Los CD deberan marcarse slo en la parte superior y utilizando
marcadores adecuados.
Copias de seguridad:
Se refiere al proceso de hacer duplicados exactos del objeto digital. Aunque
es un componente esencial de todas las estrategias de preservacin, las
copias de seguridad en s mismas no son una tcnica de mantenimiento a
largo plazo, ya que se ocupa exclusivamente con la cuestin de prdida de

datos debido a un fallo de hardware, bien debido a causas normales, bien a
desastres naturales bien a destruccin malintencionada. En ocasiones, se
combina con almacenamiento remoto de tal forma que el original y las
copias no estn sujetas a los mismos eventos desastrosos. Las copias de
seguridad deberan ser consideradas la estrategia de mantenimiento
mnima para incluso los materiales ms efmeros y con menos valor que
dispongamos.
Como recuperar la informacin sistematizada
La importancia de la tipologa y necesidad de los metadatos. Tambin en el
momento de la conservacin existe un consenso entre los expertos6 al
afirmar que es una buena prctica la creacin de metadatos en el momento
mismo de la produccin de los documentos o, como mnimo, crear unos
metadatos bsicos que luego sern aumentados en la fase de catalogacin
e identificacin.
Adems de los metadatos dirigidos a describir el objeto digital y permitir as
su recuperacin, existen los metadatos dirigidos a la conservacin del
material. Los metadatos de conservacin describen los medios para
proporcionar acceso a los datos, junto con aquellos elementos de
metadatos requeridos para gestionar los procesos de conservacin.
Informacin sobre el contenido, consistente en detalles sobre la naturaleza
tcnica del objeto que indica al sistema cmo representar los datos con un
tipo especfico y un formato. A medida que las tecnologas de acceso
cambian, estos metadatos de representacin tambin cambian y necesitan
ser actualizados.
Es la parte de la gestin de documentos digitales que trata de preservar
tanto el contenido como la apariencia de los mismos. Si bien no hay un
acuerdo en cuanto a la definicin de qu se considera conservacin a largo
plazo, el lapso de tiempo tiene que presuponerse lo suficientemente amplio
como para implicar cambios tanto en la tecnologa como en la comunidad
de usuarios. Nuevas versiones de bases de datos, hojas de clculo y
procesadores de texto se pueden esperar al menos cada dos o tres aos,
con correcciones y actualizaciones incluso ms a menudo. En general,
preservar la apariencia de un documento digital es difcil cuando se trata de
texto, pero es casi imposible cuando se trata de entornos multimedia, donde
hay una intensa interrelacin entre hardware/software
c. Eliminacin: Concepto, procedimiento, actas, normas,

institucionales y aplicacin de tecnologa para eliminacin.
polticas
Acto de destruir los documentos que ya cumplieron su ciclo y/o que no

tienen valor de acuerdo a la TRD; actividad realizada para aquellos
documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin
perjuicio de conservar su informacin en otros soportes.
Es la actividad realizada para aquellos documentos que han perdido sus
valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin
en otros soportes. Las eliminaciones son la consecuencia directa de la
aplicacin de la respectiva TRD. En ella, las UAA tienen definido el tiempo
de retencin; para cada una de sus Series y Subseries en el archivo de
gestin y en el archivo central, este tiempo (aos) se contar a partir de la
fecha de finalizacin o de radicacin del documento y la fecha establecida
para la transferencia del documento al Archivo Central. Los documentos se
eliminan teniendo en cuenta lo siguiente:
Disposicin Final.
Si la disposicin final del documento es la eliminacin, la persona
encargada del archivo separar dichos documentos por cada Serie y/o
Subserie cuando se cumpla el tiempo de retencin. Una vez agrupados se
deben relacionar en un Acta.
Elaboracin del Acta de Eliminacin.
El acta de eliminacin se elaborar como se muestra en el ANEXO 1, est
la firmar el jefe de la UAA y el responsable del manejo de los documentos;
el original del Acta se enviara a la DCGD para su archivo, una vez los
documentos hayan sido eliminados. Es importante recordar que las actas
de eliminacin son de conservacin total, por lo tanto no se recomienda la
perforacin de los documentos ni que estn en contacto con material

metlico.
Depuracin de archivos
Los archivos se depuran retirando aquellos documentos que se identifican
como: duplicados idnticos, folios en blanco, formatos no diligenciados,
documentos sin firma y documentos de apoyo, encontrados en las
diferentes Unidades Acadmicas y/o Administrativas de la Universidad
Industrial de Santander. Los documentos que se han retirado para depurar
el archivo se eliminarn, sin necesidad de ser identificados, ni relacionados
en un acta de eliminacin.
Disposicin de residuos reciclables
Disposicin del Papel
Una vez realizadas las actividades de eliminacin y/o depuracin, el
material se dispondr en una bolsa AZUL, segn lo establecido en el cdigo
de colores del PGIR y se deber informar a dicha unidad, para llevar a cabo
la recoleccin y la disposicin final. Si los papeles son considerados
documentos clasificados, se recomienda su ruptura antes de la entrega.
Disposicin de Ganchos, Clips y Legajadores
Una vez realizadas las actividades de eliminacin y/o depuracin, el
material se dispondr en una bolsa GRIS, segn lo establecido en el cdigo
de colores del PGIR y se deber informar a dicha unidad, para llevar a cabo
la recoleccin y la disposicin final.
Recoleccin de Residuos
Cuando la Unidad Acadmico y/o Administrativa considere pertinente que el
PGIR deba hacer recoleccin de residuos, ya sea por gran cantidad o
porque simplemente lo considera necesario, deber comunicarse a la Ext.
1570 para hacer dicha solicitud. En el momento de recoleccin ser
necesario diligenciar el Formato de Recoleccin de Reciclable FGA.13,
tanto para la Para la disposicin de Ganchos, Clips y Legajadores, como
para la disposicin de Papel; El cual ser entregado junto con los residuos
reciclables, al encargado de la recoleccin.
Normatividad
-
Acuerdo 046/ 2000.
Artculo 2 de la Ley 80 de 1989.
Artculo 8 del Decreto 1777.
Acuerdo 06 de 1996.
Artculo 26 del Acuerdo 07 de 1994
Acuerdo 12 de 1995.
Acuerdo 22 de 2000.
Procedimiento para la seleccin y eliminacin de documentos

1.
La seleccin documental es una funcin importante en la

administracin actual, pues permite tanto la fijacin de plazos de vida
para los documentos, como la eliminacin de stos cuando han
cumplido su vigencia legal y administrativa y adems carecen de
valor cientfico cultural. Una mala prctica en este campo, ha
producido en algunas ocasiones la eliminacin prematura de
documentos (con dolo o sin l), y en otras, acumulaciones masivas
de papeles sin ningn valor. Ambos extremos producen problemas
administrativos y legales, desperdicio de recursos humanos, de
tiempo, de espacio, de dinero
2.
Qu es valoracin documental? Es un proceso de anlisis de la

documentacin, para determinar su perodo de vigencia
administrativa, su valor secundario y definir si se puede eliminar o no.
3.
Tipos de valor de un documento Primario: cuando tienen vigencia

legal y administrativa, es decir sirven para ordenar algo, para
informar, o para probar. Esto engloba una gran cantidad de valores:
contable, fiscal, jurdico, informativo en general. Por lo general,
cuando los documentos tienen valor primario sirven de apoyo a la
toma de decisiones. La pregunta fundamental a responder para
determinar el valor primario de la documentacin es: Cul es el
riesgo para la entidad o para el usuario, si un grupo de documentos
se eliminan? Secundario (cientfico-cultural): para fines cientficos,
culturales e histricos. Sern utilizados para estudiar la sociedad en
que fueron producidos los documentos para un perodo histrico
determinado
4.
En qu momento debe realizarse la valoracin? En el momento

mismo en que se producen los documentos. La valoracin es una
fase de la gestin, no un proceso independiente.
5.
Elementos previos a la seleccin Identificar o conocer al productor de

la entidad, es decir, la oficina, las funciones, la fecha de creacin, los
antecedentes e historia en general, las entidades relacionadas, la
legislacin, los documentos el organigrama y la realidad archivstica
de la entidad. Cada una de las entidades pblicas del Estado
integrar un Comit Institucional de Seleccin y Eliminacin de
Documentos interdisciplinario y conformado como mnimo por tres
personas, el encargado del archivo, el asesor legal y el superior
administrativo de la entidad productora de la documentacin y
cualquier otro especialista en el tipo de documentacin, (por ejemplo,
si los documentos son de naturaleza contable, incluir en el comit al
contador, si son documentos administrativos, incluir al administrador,
etc.) y cualquier otro miembro considerado importante para
determinar la vigencia de la documentacin. El comit tendr las
siguientes funciones principales a. Evaluar y determinar la vigencia
administrativa y legal de sus documentos. b. Consultar a la Comisin
del Archivo General de la Nacin para la Seleccin y Eliminacin de
Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado
su trmite administrativo. El comit debe nombrar un coordinador que
se encargar de llevar a cabo todo el proceso.
Objetivo:
Aprobar la eliminacin de los documentos, estos documentos carecen de
valores primarios, sin ningn nivel de, las fechas de esta documentacin
oscila entre los aos de AAAA a AAAA. As mismo, es una documentacin
que se encuentra ocupando espacio, el cual se requiere para el
almacenamiento de los documentos de Archivo de Gestin.
Proceso:
Se comienza con la seleccin de los Documentos, el cual ya fue
inventariado, este inventario es para dar inicio a los procesos de valoracin
y eliminacin de los documentos que han perdido los valores primarios y no
desarrollan valores secundarios (Histricos). Este mismo estudio determin
que existen (#) Bolsas o.. (#) Cajas para eliminar.
De ser aprobada la eliminacin por parte del Comit de Archivo, sta se
har por picado bajo los parmetros de Ley, especialmente observando las
disposiciones emanadas por Ministerio del Medio Ambiente.
d. Seleccin: Concepto, metodologa, procedimiento, normas, polticas

institucionales y aplicacin de tecnologa.
Es un proceso tcnico archivstico que consiste en identificar, analizar y
evaluar las series documentales generadas en una institucin. Esto sirve
para establecer el tiempo que estas series pueden seguir siendo utilizadas
para fines administrativos y cules otras han de conservarse
permanentemente para la consulta ciudadana o con fines culturales. Este
proceso permite programar las transferencias de documentos, adems de
la eliminacin peridica de los documentos innecesarios, de acuerdo a su
ciclo vital y de acuerdo al siguiente detalle:
a)
Transferencia de documentos: A travs de este proceso archivstico

evitamos que los documentos que se producen a diario se acumulen
en los primeros niveles de archivo en forma indefinida. Esto permite
adems disponer de un mayor espacio fsico, equipos y materiales,
garantizando la integridad y la conservacin del Patrimonio
Documental. Se recomienda verificar que los documentos a
transferirse hayan sido debidamente foliados.
b)
Eliminacin de documentos: Este proceso archivstico consiste en la

destruccin de los documentos considerados innecesarios, previa
autorizacin del Archivo General de la Nacin o los Archivos
Regionales en el mbito de su competencia. Para ello es necesario
conformar un Comit Evaluador de Documentos (CED), que se
constituye en la mxima autoridad archivstica en cada institucin.
METODOLOGIA
-
Seleccin documental
Una vez se hayan organizado los grupos de documentos, se procede a la

seleccin documental que comprende:
Conservacin
Descarte o destruccin
Traslado al archivo central
Conservacin:
Documentacin de aos anteriores: Son aquellos que por su contenido e
importancia pueden trasladarse al Departamento de Administracin de
Documentos para su organizacin y conservacin.
Documentacin del ao en curso: Estos deben permanecer en el archivo de
la Dependencia, organizada en forma alfabtica y de acuerdo a la divisin
por grupos, descrita anteriormente.
Procedimiento
Seleccin documental, estudio de los valores documentales evaluacin o
apreciacin, seleccin, eleccin de las series documentales, descarte o
expurgo documental, destruccin o eliminacin
Documentacin a descartar:
Se entiende por descartar la destruccin fsica de unidades o series
documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio,
constitutivo o extinto de derechos y que no hayan desarrollado, ni se prevea
que vayan a desarrollar valores histricos.
Esta destruccin se debe realizar por cualquier mtodo que no garantice la
imposibilidad de reconstruccin de los documentos
El mtodo de destruccin a utilizar en las dependencias ser el rasgado del
documento, principalmente aquellas reas que contienen sellos, firmas o
informacin importante.
Polticas para la destruccin de documentos son las siguientes:
Eliminar toda comunicacin sea memorando o carta que repose en los
archivos de la oficina y se encuentre radicado teniendo en cuenta solo para
los aos 2000 hacia atrs si en ellos encuentran los comunicados con sus
anexos es mejor conservarlos completos.
Las comunicaciones tipo razonero o comunicacin interna cuyo contenido
sea de importancia temporal y haya cumplido con el fin para el cual fue
creado. Su destruccin se hace en el momento de la seleccin para el

traslado, ya que durante el ao en curso reposar en el archivo de la
Dependencia.
El expurgo conviene realizarlo inmediatamente despus de cerrarse el
trmite para evitar la acumulacin innecesaria de papeles en los archivos
de oficina. Si no se hiciera en este momento, se deber realizar en la fase
de preparacin de la transferencia de los documentos al Archivo General.
El traslado documental lo realizan prcticamente del tercer grupo que
conforman el archivo de la dependencia o la informacin que realmente sea
importante y de trascendencia para la unidad, teniendo en cuenta la
seleccin documental anteriormente mencionada. Y parte del primer grupo
la correspondencia que desde su dependencia originan.
Organizacin fsica del archivo
Luego de haber realizado la separacin de la documentacin por grupos, la
seleccin documental y el descarte, se procede a la organizacin fsica del
archivo como tal. Para lo cual se procede as:
Todos los documentos deben ir legajados (teniendo en cuenta que no se
pierda informacin) en carpetas que estarn debidamente marcadas con
base en el grupo principal y el subgrupo respectivo.
Normatividad
-
DECRETO 2609 DE 2012
DECRETO 1515 DE 2013
Para el caso Colombiano, la ejecucin de los diversos procesos

archivsticos en las entidades ha tomado importancia dentro de su gestin
documental a partir del ejercicio reglamentado por el Archivo General de la
Nacin de Colombia (AGN). Igualmente la legislacin colombiana apoya
esta actividad; por ejemplo en el decreto 1382 de 1995 por el cual se
reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la
documentacin histrica de los archivos de los organismos nacionales al
Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones; en uno de sus
apartes seala que ...deben adoptarse criterios y tcnicas de seleccin
muy precisas, que permitan determinar las distintas etapas de conservacin
documental, a efectos de mejorar la calidad y servicios de los archivos
dentro de la gestin institucional
De esta manera resulta importante definir los criterios generales para llevar
a cabo Los procesos involucrados para la correcta administracin de los
documentos, sobre todo desde los archivos de gestin, garantizar que las
actividades tcnicas archivsticas se apliquen en todas las fases del
documento. Como se puede observar y luego de revisar los antecedentes
relacionados con el tema objeto de estudio, no se evidencian
investigaciones que consideren la seleccin de documentos durante la
primera fase de archivo.
Polticas institucionales
Desde la normalizacin archivstica colombiana, es evidente que la
seleccin documental se debe aplicar al total de la serie y/o Subserie, no
obstante el anlisis de los presupuestos conceptuales expresados en
prrafos precedentes, intuyen a proponer una nueva visin para la
aplicacin de este proceso archivstico, no ya en la segunda fase del ciclo
vital sino en su primera instancia, estos es en los Archivos de Gestin.
De igual forma se propone un rompimiento, no estructural pero s funcional,
al considerar la seleccin no ya al total de las series y/o subseries, sino al
tipo de documental caracterstico, que una vez cumplida su actuacin
administrativa dentro de un expediente y agotada su vigencia legal, pueda
ser objeto de seleccin y eliminacin.
Con fundamento en estos supuestos, es importante resaltar que el estudio
detallado de los tipos documentales que generan los Fondos de Empleados
del Sector Financiero, a la luz de las consideraciones legales,
procedimentales y archivsticas, permiti definir los criterios para la
seleccin por tipos documentales en los archivos de gestin, obviamente
sin prescindir de su aplicabilidad a nivel de serie y/o Subserie, pero en su
segunda fase, es decir en el Archivo Central.
Otra consideracin conceptual que permiti abordar el objeto de la
investigacin, se enmarca dentro de la teora archivstica, la cual seala
que el Valor Primario de un documento es aquel que ... tienen los
documentos mientras sirven a la institucin productora y al iniciador,
destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados en el
tema o en el asunto.
De acuerdo con los principios de procedencia y de orden original que toman
como base el inicio y trayectoria del documento, se pudo definir el valor
primario de los documentos constitutivos de estos archivos de gestin;
factor a considerar dentro de la seleccin. Las caractersticas propias de un
documento se determinan por su utilidad, principalmente por su objetivo
inicial para el cual ha sido producido.
Los documentos al concluir esa primera etapa donde han sido utilizados de
forma permanente para responder a las actividades propias de las
entidades y que al cabo de una vigencia han perdido su valor inicial, llegan
a adquirir otro tipo de importancia dentro de las organizaciones, porque
pasan a una segunda instancia que para el caso se define como el Valor
Secundario: Es aquel que interesa a los investigadores de informacin
retrospectiva. Este valor no aplica dentro de la seleccin de documentos
en los archivos de gestin debido a que se presenta a partir de la
terminacin de la fase administrativa o central de los archivos.
Ahora bien, para establecer criterios de seleccin a partir de la propuesta
planteada, es importante delimitar, desde la ptica legal, fiscal, tcnica,
administrativa y funcional, la representatividad de dichos tipos
documentales, tanto para el organismo productor como para el interesado o
destinatario, sin perder de vista la integralidad de los expedientes
constitutivos de las series y/o subseries propias de las entidades objeto de
estudio.
Para Colombia, el Archivo General de la Nacin, establece que la seleccin
debe realizarse por las series documentales conformadas, ya que es un
proceso que apunta a la disposicin final de los documentos y la define
como la seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con
miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin
conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas
de Valoracin Documental
Aplicacin de tecnologa
Archivo tradicional
Los archiveros tradicionalmente han desarrollado tcnicas y procedimientos
adecuadamente estructurados y normalizados de tal manera que permiten
una ordenada y adecuada organizacin de los archivos y de los
documentos.
Entre ellos podemos mencionar La administracin de archivos, La
organizacin, descripcin, seleccin y conservacin de documentos. Los
servicios archivsticos. El control sobre las tres edades de los documentos.
El uso de catlogos, ndices e inventarios como instrumentos descriptivos y
el desarrollo de una legislacin que permita la proteccin del patrimonio
documental.
Archivo moderno
Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologas de la informacin

como medios para agilizar los procesos archivsticos. De tal manera, que
los documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza,
describe, conserva y los pone al uso del productor del documento y al
usuario externo.
Todos estos procedimientos, estn estrechamente ligados a los principios
de la archivstica los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de
procedencia y el de respeto al orden original, Son fundamentales para la
prctica archivstica, pues ellos me refiero a los principios permiten el
mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que
el conjunto de la documentacin producida o recibida por personas fsicas o
jurdicas, organismos e instituciones pblicas o privadas en el libre ejercicio
de sus funciones y competencias.
El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte
que se encuentren. Con ello contribuye a la historia de los pueblos,
perpetuando como testimonio el devenir de las organizaciones y de los
individuos, de tal forma que la informacin contenida en los documentos
est al servicio del Estado, los investigadores y los ciudadanos.
Del soporte papel al electrnico
Indudablemente los documentos ya no se encuentran solo en el soporte
tradicional y los medios de difusin y conservacin son muy diferentes a los
utilizados hasta el momento. La erupcin del correo electrnico, el
documento digital, la firma digital y los soportes electrnicos, han provocado
cambios en los modos de trabajo y procedimientos en las instituciones, la
aparicin de estas tecnologas han supuesto un desplazamiento del papel a
la utilizacin de los impulsos electrnicos y los circuitos integrados.
Sin embargo la utilizacin del papel aumenta ao a ao, las fotocopiadoras
e impresoras estn presentes no solo en un rea de la empresa, sino en
cada una de sus dependencias y se pone de moda, el uso de las
tecnologas de la informacin
Las nuevas tecnologas y su aplicacin a la gestin documental
Qu son las tecnologas de la informacin? son todas aquellas que
permiten la descripcin y automatizacin de cada uno de los procesos
relacionados con la documentacin y que estn basadas en la informtica y
los nuevos soportes electrnicos. La aplicacin de estas tecnologas
representa ventajas indiscutibles para la gestin administrativa, el control de
transferencias, de prstamos y consultas, control de expurgo, el
almacenamiento y conservacin
De la documentacin, para el tratamiento y recuperacin de la informacin,

para la difusin de los fondos y, en definitiva, para aumentar la eficacia y
efectividad de los servicios del archivo.
Tecnologas para la normalizacin
Para las tareas de descripcin es bsica la normalizacin. Este es un
esfuerzo que se est realizando en la actualidad, con la elaboracin de
tecnologas internacionales que faciliten el intercambio de informacin entre
organismos. Los objetivos de la normalizacin archivstica son la
cooperacin y la comunicacin, entre profesionales y los usuarios. La
informatizacin potencia los esfuerzos de normalizacin.
Descripcin: A nivel internacional el organismo encargado de desarrollar
iniciativas en este sentido es el Consejo Internacional de Archivos (CIA).
Dentro de este organismo el Comit de Normas de Descripcin ha editado
la Norma Internacional General de Descripcin archivstica ISAD(G) y la
Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados Archivsticos para
Entidades, Personas y Familias ISAAR(CPF) La primera se concibe como
una gua general para la elaboracin de descripciones archivsticas,
contiene reglas tecnolgicas generales para la descripcin, que se pueden
aplicar a cualquier tipo documental y soporte fsico de la documentacin.
Pero al mismo tiempo es flexible; en cada uno de los instrumentos de
descripcin se utilizaran solo los campos necesarios y adecuados para
cada nivel de descripcin. Se pueden aplicar perfectamente a la
elaboracin de los instrumentos de descripcin de los documentos. En la
segunda se especifica el tipo de informacin que debe anotar en un
encabezamiento autorizado archivstico. Se describen las entidades,
personas o familias que aparezcan como productores en las descripciones
archivsticas.
Soportes electrnicos: La irrupcin del documento electrnico utilizado por
los productores documentales en las instituciones ha provocado cambios en
los trabajos archivsticos como en los procesos de organizacin,
descripcin y valoracin de los documentos. No obstante, en la utilizacin
prctica de estos, los soportes hay que tener en cuenta sus peculiaridades,
caractersticas, utilizacin y conservacin. Los principales son:
Disquete: Fiabilidad nula, es fcil aadir y eliminar la informacin.
Capacidad de almacenamiento mnima de 1.5 Mb o 285 p. El tiempo de
acceso a la informacin es lento. Se puede tener cierto control de seguridad
sobre la informacin guardada, pero no es total. Por estas razones, el
disquete es til slo para conservar documentos a corto plazo, pero no sirve
para la conservacin permanente.
Discos Zip: Fiabilidad media. Capacidad de almacenamiento hasta 250 Mb

o 50,892 p. El tiempo de acceso es muy lento. Por ello, sirve para hacer
copias de seguridad pero no para consultar. Hay cierto control de seguridad
en el almacenamiento, pues se pueden introducir contraseas.
Disco Duro: Fiabilidad media. Capacidad de almacenamiento muy grande
hasta 60 Gb o 12214,285.71 p. Tiempo de acceso muy rpido. Posibilidad
de aadir y eliminar ficheros muy fcilmente, pero se puede controlar a
travs de contraseas. Es el soporte ideal de cualquier tipo de fichero o
documento.
CD-Rom: Gran fiabilidad para la conservacin de la documentacin en el
caso de CD no modificables. Capacidad de almacenamiento muy grande
hasta 650 Mb 0 132,320.5p. Es til para conservar documentos con texto,
sonidos e imgenes. Tiempo de acceso rpido. Son tiles para conservar
informacin que no se ha de modificar y de consulta usual: instrumentos de
descripcin del archivo. Existen modificables, que ofrecen la posibilidad de
aadir, borra y actualizar la informacin. Los no modificables son tiles para
conservar informacin definitiva.
DVD: Gran fiabilidad. Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 650
Mb o 132,320.5 p de documentos hipermediaticos. Tiempo de acceso muy
rpido. Permite controlar la posibilidad de aadir, modificar y eliminar. Es til
para conservar ficheros de texto, sonidos e imgenes. Estos soportes
tecnolgicos han supuesto una revolucin en el mundo de los archivos, y
ello por dos razones. Por una parte su generalizacin como soporte
documental ha supuesto para los archiveros un esfuerzo por aplicar los
principios de organizacin a estos nuevos soportes.
Hardware y software: No podemos dejar de mencionar en este momento las
caractersticas particulares de las computadoras y los programas existentes
que permiten a los archiveros agilizar su trabajo, en cada uno de los
procesos archivsticos, aplicados a los documentos y en la prestacin del
servicio.
El Ordenador Personal: La revolucin tecnolgica para los archivos lleg
con el ordenador personal, desde su aparicin han evolucionado mucho, y
en poco tiempo, han ganado en capacidad, rapidez y accesibilidad, por lo
que se ha convertido en herramienta de trabajo indispensable, tambin en
los archivos. La computadora ha permitido la automatizacin paulatina de
algunas de las tareas archivsticas, desde la elaboracin de informes y
estadsticas pasando por el control de prstamos y transferencias hasta la
automatizacin de los instrumentos de descripcin y la posibilidad de contar
con programas informticos para la gestin integral de los documentos.
Tambin aumentan las posibilidades de acceso y comunicacin. Todos los

archiveros quieren contar con un equipo completo constituido por: CPU,
pantalla, teclado, ratn, impresora, lector de CD-ROM y DVD, servidor y
varias terminales, modem.
La Digitalizacin: Otro recurso informtico til para la gestin documental es
la digitalizacin, que consiste en la captura de la informacin y su
transformacin a formato digital, para que se pueda manipular desde un
ordenador. Es til sobre todo para evitar la manipulacin de la
documentacin original, documentos histricos, en mal estado y para
documentos de mucha consulta y desde diferentes puestos de trabajo.
Se pueden almacenar en formato de imagen, o en formato de texto, para lo
cual es necesario utilizar un programa de reconocimiento ptico de
caracteres (OCR), es una tecnologa cara y esta tarea se complementa con
una indexacin de los documentos.
La Microfilmacin: Es otro de los recursos existentes en nuestro medio
consiste en tomar una foto de cada uno de os documentos y conservarlos
en el rollo de pelcula, es una tecnologa muy utilizada, ya que permite una
serie de exigencias que el mundo de los archivos debemos tener en cuenta
con la seguridad y confiabilidad de la informacin.
Sin embargo debemos tener en cuenta que para la conservacin de cada
uno de estos soportes mencionados, se requiere para los soportes
electrnicos una temperatura constante entre 14 y 18 C, y una humedad
relativa de 40-50 % y para los soporte pticos 16-20 C y 35-45% de
humedad relativa, ambos deben ser protegidos de campos magnticos.
e. Microfilmacin: Concepto y procedimiento.
Es una tcnica de archivamiento de documentos basado fundamentalmente

en el cambio de soporte de los documentos electrnicos o, de papel, en
otro de un material sinttico muy resistente y durable. Normalmente es una
cinta de 30,5 metros de un material plstico flexible, sobre la cual se ha
depositado una capa de material tipo fotogrfico de altsima calidad. En
esta cinta se fotografan los documentos con fuertes reducciones, sin por
ello perder calidad o informacin.
De esta reduccin o miniaturizacin de los documentos, se derivan todas
las aplicaciones y, por consiguiente sus grandes ventajas. La operacin se
lleva a cabo con mquinas especiales, que bsicamente funcionan como
cmaras fotogrficas, y que son manejadas por personal especializado que,
continuamente estn controlando toda la operacin. De esta manera se
tiene un producto de altsima calidad archivstica.
Objetivo
Salvaguardar la informacin de los documentos de proyectos externos e
internos, mediante la reproduccin en pelculas de microfilmacin.
Alcance
Este procedimiento aplica a los procesos de Gestin del Acervo
Documental y Servicios Archivsticos. Inicia con la verificacin de las
condiciones de la documentacin a microfilmar y va hasta la remisin de los
rollos mster y duplicados.
Requisitos legales y/o institucionales
-
Decreto Ley 2527 de 1950
Decreto Ley 3354 de 1954
Ley 80 de 1989
Ley 594 de 2000
NTC 3723
NTC 4080
NTC 5029
NTC 5174
NTC 5238
NTC 5421
NTC 5768
NTC GP 1000:2009
El microfilm es un sistema de archivo, gestin y difusin documental. Su

produccin est sometida a un alto grado de normalizacin, tanto en su
metodologa como en los materiales utilizados y un estricto control de
productos resultantes.
Su objetivo es obtener una reproduccin exacta del documento original,
representada a un grado de reduccin determinado y conocido, sobre un
soporte fotogrfico normalizado y cuya posicin dentro de una serie
documental puede ser establecida.
Ficha de microfilm
Todo ello hace que cada una de sus imgenes tenga valor individual y que
instituciones e incluso los gobiernos de algunos pases acepten el microfilm
como documento con valor probatorio ante un tribunal.
f. Digitalizacin: Concepto y procedimiento

Consiste en convertir un documento fsico o papel en un archivo digital o
imagen electrnica, mediante equipos especializados para ello, llamados
escneres. El trmino digitalizacin, hace referencia al proceso de crear
imgenes digitales de objetos, como registros en papel o fotografas y
almacenarlos en soportes electrnicos, como discos pticos. La
digitalizacin es en la actualidad la herramienta de preservacin ms
completa y satisfactoria que nos brinda la tecnologa, nos permite adems
preservar un original en un formato estndar que no dependa de una
tecnologa o hardware en especial para su posterior recuperacin y lectura,

como es en el caso de los microfilms.
Descripcin del proceso de digitalizacin
La digitalizacin de un documento en soporte fsico o en otros soportes que
puedan ser escaneados por medios fotoelctricos, se produce a travs de
un procedimiento informtico automtico en el que, garantizando la
integridad de cada uno de los pasos, se realizan las acciones establecidas
en el orden indicado. En la digitalizacin certificada tanto el proceso como
el software y hardware deben ser verificados previamente, en algunos
casos por un tercero, que certifique se est realizando correctamente.
El proceso de digitalizacin no limita la participacin de terceros, por
ejemplo en esquemas de tercerizacin, sin embargo es responsabilidad de
las entidades garantizar la integridad del documento electrnico
digitalizado.
Procesamiento del documento digitalizado
Un proceso de digitalizacin especifica el modo en que se digitaliza un
documento. Se puede configurar la resolucin, el formato de color y el tipo
de archivo. Esta configuracin se define como parte de las reglas del
proceso de digitalizacin. Adems, se puede validar para tener la seguridad
de que es compatible con el escner asociado al proceso de digitalizacin
en cuestin. El usuario puede invalidar la configuracin de digitalizacin en
el escner si el proceso de digitalizacin se ha definido como tal.
Entrega del documento digitalizado
El proceso de digitalizacin puede especificar el lugar al que se envan las
imgenes del documento digitalizado: a una carpeta de red compartida, a
un sitio web de Windows SharePoint, a destinatario de correo electrnico o
una combinacin de stos.
Comunicaciones con Active Directory
La informacin del proceso de digitalizacin se almacena en los Servicios
de dominio de Active Directory (AD DS). Cuando se crea un nuevo proceso
de digitalizacin mediante el Asistente para agregar proceso de
digitalizacin o se modifica un proceso de digitalizacin ya existente
mediante el complemento Administracin de digitalizaciones, los datos se
guardan en AD DS.
Cuando un usuario inicia la sesin en un escner habilitado para WSD y se

autentica, los procesos de digitalizacin permitidos creados para ese
usuario se recuperan de AD DS y se muestran en el panel frontal del
escner.
Consideraciones de seguridad
Los procesos de digitalizacin enviados desde escneres se pueden
ejecutar en un servidor de digitalizacin que funcione en modo autenticado
o no autenticado. En modo autenticado, se usa un certificado de
autenticacin de servidor para comunicar con escneres que emplean el
protocolo de Capa de sockets seguros (SSL) (conexin HTTPS) para cifrar
el trfico de red. En modo no autenticado, no se usan certificados y el
servidor de digitalizacin acepta procesos de digitalizacin no autenticados
de todos los escneres.
Si un equipo servidor de digitalizacin experimenta errores cuando se
estaba ejecutando en modo no autenticado y estaba ejecutando procesos
de digitalizacin de escneres no autenticados, habr procesos de
digitalizacin pendientes de que el servidor de digitalizacin los ejecute al
reinicio.
Si reinicia el servidor de digitalizacin y luego lo configura para ejecutarse
en modo autenticado mediante el Asistente para la configuracin del
servidor de digitalizacin, dicho servidor seguir ejecutando procesos de
digitalizacin no autenticados hasta que la cola de digitalizacin se vace.
Fase previa Antes de comenzar un proceso de digitalizacin, se debe
contemplar el anlisis y evaluacin de diversos factores que pueden afectar
la conversin de los documentos. De igual manera, realizar un estudio
tcnico previo para analizar lo viable que es el proyecto de digitalizacin,
valorando las ventajas y los recursos necesarios, la relacin costobeneficio, entre otros. Tener en cuenta factores operativos, tales como la
descripcin de los documentos, la construccin de los ndices y el control
tcnico de calidad, que pueden absorver buena parte del presupuesto
asignado al proceso de digitalizacin. La fase previa de un proyecto de
digitalizacin debe incluir como mnimo los siguientes elementos: del
alcance.
Declaracin de la y usos previstos de los documentos digitalizados.
Metas y esperados del proyecto.
Declaracin de las necesidades de los usuarios y el impacto esperado.
Los estndares tcnicos del protocolo de digitalizacin.

Equipos y recursos de control y ejecucin de la digitalizacin, antes,
durante y despus del proceso.
Proceso de control de calidad.
Digitalizacin y optimizacin La digitalizacin de un documento en soporte
fsico que pueda ser escaneado por medios fotoelctricos, se realiza a
travs de un procedimiento informtico automtico. Se obtendr como
resultado un fichero con una imagen en la memoria del sistema, entendida
sta en sentido amplio (Dispositivos de almacenamiento en disco duro
HDD, memorias de acceso aleatorio RAM, por ejemplo), al que est
asociado el dispositivo (escner). Este documento, obtenido mediante el
proceso de digitalizacin certificada, debe ser fiel al documento original, en
el sentido de representar la apariencia, forma y contenido de aqul, y
minimizar en todo lo posible la prdida de contexto y estructura. La
admisin de prdidas, por ejemplo la producida por la compresin de
archivos, depende de la aplicacin, por parte de cada entidad, de los
criterios establecidos y documentadas previamente en la planeacin,
siempre teniendo en cuenta la normatividad aplicable. En la digitalizacin
no se deben incorporar letras, nmeros, smbolos o grficos en el
documento resultante, que no existiesen en el documento original en fsico.
La firma electrnica que se aade a la imagen electrnica puede obtenerse
de forma automatizada a travs de la aplicacin correspondiente que
maneja el sistema de digitalizacin o a travs de otro sistema de firmado.
Es indispensable definir previamente el nivel de seguridad y el tipo de firma
electrnica que se aceptar en la digitalizacin de documentos, la cual
deber tener un nivel de seguridad alto y, en algunos casos, una larga
duracin. Una vez digitalizado el documento la entidad puede optimizar la
imagen obtenida. Esta optimizacin comprende aspectos tales como la
umbralizacin, reorientacin, eliminacin de bordes negros u otros
relacionados con la imagen del documento en fsico original, siempre
respetando su geometra en tamao y proporcin. En ningn caso esta
optimizacin puede modificar el documento digitalizado, se controlar y
definir en la fase de planeacin documental el nivel de mejora y se
aplicarn solo donde sea necesario mejorar la legibilidad de los
documentos.
Conformacin Como ltima fase del proceso de digitalizacin se conforma
el documento electrnico como objeto digital (compuesto de contenido,
metadatos, firma).
Para asegurar un correcto tratamiento del documento electrnico

digitalizado, adems de los metadatos mnimos obligatorios definidos en los
estndares y la normatividad existente, se debe considerar la posibilidad de
incluir otras caractersticas propias del proceso de digitalizacin a travs de
diferentes metadatos. Los metadatos del proceso de digitalizacin registran
las caractersticas y condiciones en que se ha llevado a cabo la escaneada
del documento en fsico para obtener su imagen electrnica. De esta forma,
el proceso de digitalizacin se podra reflejar de forma explcita en el
documento electrnico digitalizado a travs de la asignacin de los
metadatos de digitalizacin, por ejemplo:
Este conjunto de metadatos complementarios se registrar durante el
proceso de digitalizacin. Si los metadatos relacionados con la imagen
escaneada del documento no pudieran establecerse automticamente,
sern asociados manualmente y, en lo posible, antes de que finalice el
proceso de digitalizacin. No obstante debe ser prioritaria, en la
automatizacin, la captura de metadatos junto con la captura del
documento, siempre que los mecanismos de digitalizacin permitan la
configuracin de metadatos en el punto de dicha captura, o si es necesario,
antes del inicio de la misma. Uno de los objetivos de la digitalizacin es
facilitar el acceso y consulta de la informacin, por lo que estos procesos
deben acompaarse de aplicaciones tales como Sistemas de Gestin de
Documentos Electrnicos de Archivo, que permitan incluir los metadatos
mnimos obligatorios del documento electrnico, as como los metadatos
que la entidad responsable de la digitalizacin considere necesarios.
2. Para organizar los fondos acumulados se deben tener en cuenta normas

de seguridad y normas de salud ocupacional, investigue:
a. Normas de seguridad y salud ocupacional en la organizacin
documental para los fondos acumulados.
La administracin de un Archivo requiere una serie de medidas de control
que conlleven a evitar la prdida de documentos y a garantizar la
seguridad. El mayor denominador encontrado en los archivos son las
condiciones desfavorables a las que estn expuestos, tanto los documentos
como las personas que all laboran, lo cual, en muchos casos, se derivan
situaciones de riesgos.
La mayora de entidades administradoras de riesgos profesionales han

realizado panoramas de factores de riesgos ocupacionales especializadas
en diversas reas de las empresas, pero ninguna enfocada a los
trabajadores de las reas de archivo. Es por eso que se incluye en la
normativa todo lo referente a preservar la salud fsica del archivista.
En Colombia el campo de la salud ocupacional, se encuentra, enmarcado
en toda la reglamentacin dada a travs del Sistema General de Riesgo
Profesionales contenida en la ley 100 de 1993 la cual tiene como objeto
proteger al trabajador bajo el esquema de seguridad Social Integral y
establece el Sistema de Riesgos Profesionales.
Salud ocupacional
Es el conjunto de actividades interdisciplinarias tendientes a mantener y
mejorar las condiciones de vida, controlando las situaciones de riesgos para
la salud, disminuyendo la posibilidad de ocurrencias en los accidentes y las
enfermedades.
Salud Ocupacional y Archivstica.
Durante el proceso de intervencin de los fondos acumulados, es imperante
proteger la salud de los trabajadores, de manera que dentro de las
estrategias de este programa se deben establecer normas de bioseguridad,
con el objeto de eliminar o minimizar factores de riesgo que puedan llegar a
afectar la salud de las personas o contaminar el ambiente.
Estas medidas preventivas contemplan una serie de actividades y
procedimientos de seguridad ambiental y ocupacional que garantizan el
control de los riesgos laborales, como por ejemplo la contaminacin
biolgica proveniente del material documental con biodeterioro. Es as
como, durante el proceso de organizacin el FDA se deben tener en cuenta
las siguientes recomendaciones:
Las personas que van a realizar procesos tcnicos deben recibir
capacitacin sobre las normas de bioseguridad y la forma correcta de
manipular la documentacin.
El personal que manipule la documentacin debe utilizar siempre los
elementos de proteccin personal:
1. Overol o bata manga larga.
2. Guantes de ltex o nitrilo1.
3. Respiradores con filtro2, se recomienda el uso de mascarillas con filtro

N95 de eficiencia] y en caso de documentacin con biodeterioro se
requieren mascarillas de alta eficiencia Europea Estndar EN149
categora FFP2S (NIOSH).
4. Gorro.
5. Gafas plsticas protectoras
Se requiere restringir el uso de esta dotacin al rea de trabajo.
Los elementos de proteccin se deben mantener en ptimas condiciones de
aseo en un lugar seguro diferente al rea de trabajo y que sea de fcil
acceso.
Se recomienda guardar la ropa de trabajo en una bolsa y lavar esta
dotacin peridicamente (semanalmente) con hipoclorito de sodio
(comercialmente): Clorox o Decol), aparte de la ropa de uso personal.
Lavar siempre las manos y la cara con jabn lquido antibacterial, este
procedimiento permite reducir la flora normal y remover la flora transitoria
para disminuir la diseminacin de microorganismos infecciosos.
No consumir alimentos, ni fumar, ni aplicar cosmticos en el rea de
trabajo.
Se deben realizar descansos de 15 minutos, despus de dos horas de
trabajo.
1. Riesgo
Riesgo es una palabra antigua y de uso comn en muchas lenguas. En su
uso corriente denota incertidumbre asociada a un evento futuro o a un
evento supuesto. Una descripcin con sentido comn del trmino riesgo
debera incluir las circunstancias que amenacen con disminuir la seguridad,
el bienestar social, la salud, el bienestar y la libertad de una entidad
determinada. Esta descripcin no apunta a definiciones tcnicas o
especficas del riesgo, pero ejemplifica el rango de aplicaciones que posee
ese trmino y aclara que el concepto de riesgo est estrechamente ligado a
valores humanos significativos.
El riesgo puede consistir en la mera posibilidad de un hecho adverso, en la
causa de un evento, en la magnitud de la consecuencia, en alguien o algo
considerado como peligroso y tambin en la conceptualizacin de un
procedimiento para la estimacin de una cantidad.
Los factores de riesgos pueden ser de varias clases:

Ambiente de trabajo y microclima: representado en: Temperaturas extremas
(calor o fro), niveles de luz natural inadecuada, aireacin natural deficiente,
humedad relativa y lluvias, electricidad atmosfrica, presiones baromtricas
inusuales.
Contaminantes del ambiente: son todos los fenmenos de naturaleza fsica
no mecnicos que se presentan durante el trabajo y que pueden causar
enfermedades y lesiones orgnicas a los trabajadores. Pueden ser fsicos
(no mecnicos), tales como ruido, vibraciones; qumicos tales como
Slidos, Lquidos, Gases y Vapores, aerosoles: polvos, Humos, rocos,
Neblina o de tipo biolgico, como los organismos microscpico (bacterias,
virus, hongos, parsitos). Este tipo de riesgo es muy frecuente en los
archivos, dada las inadecuadas condiciones de conservacin en la que se
encuentran algunos de ellos, con presencia de roedores y con documentos
afectados por ataques de insectos y microorganismos. Estos agentes
patgenos son vectores que facilitan el contagio de infecciones en la piel a
las personas que generan enfermedades de tipo respiratorio.
Insalubridad y ambiente deficiente: son aquellos factores de riesgos que se
caracterizan por ser fuente de molestia o de posibles enfermedades, para el
trabajador debido al deficiente servicio, falta o estado inadecuado de
sanidad locativa y ambiental deficiente. Ejemplo desechos y olores
desagradables, acumulacin de basuras, elementos de aseo inexistentes o
inapropiados, entre otros.
Sobre carga fsica: son todos aquellos factores de riesgos que causan en el
trabajador importante fatiga muscular y dems desencadenan o agravan
patologas osteomusculares los cuales se caracterizan por no cumplir con
las normas de ergonoma. Por ejemplo las lumbalgias, ocasionadas, entre
otras por posturas inadecuadas.
Psicosocial productores de sobrecarga psquica: son todos aquellos
factores de riesgos generados por la organizacin del trabajo o de la
sociedad circundante (extra laboral), que pueden producir en los
trabajadores tenciones emocionales desagradables, repetitivas y
prolongadas. Ejemplo actividades montonas, inestabilidad laboral, tareas
sin valorar.
Todos estos factores, en mayor o menor grado, se encuentra en buena
parte de los archivos en Colombia y el riesgo es comn para todos los que
se exponen bajo condiciones inadecuadas.
Archivistas, riesgos y documentos:
Los archivistas en el pas sea cual sea su preparacin educativa, se han

convertido en un gremio importante en el mbito laboral y profesional,
inclusive con anterioridad a la aparicin de la Ley General de Archivos. El
acervo documental como fin primordial en la custodia y aplicacin de la
prctica archivstica se convierte en la razn de ser de la vida laboral de
estos trabajadores. Es entonces que la salud del archivista se ve afectada
al aparecer en su entorno riesgos que otras dependencias no poseen y que
se hacen caractersticos para las reas de archivo.
Las administradoras de riesgos realizan estudios importantes en cuanto a
factores de riesgo y peligros. Los documentos y las personas al verse
expuestos a problemas comunes deben encaminarse a un programa
integral de conservacin de reas de archivo que rena las directrices que
armonizaran la interaccin archivista archivos.
Peligros
Qumico: Material particulado (polvo, neblinas, fibras, humos). Archivadores,
cajas, legajos Deficiencia de oxgeno Espacios confinados
Biolgico: Microorganismos Virus, bacterias, hongos, parsitos. Depsitos
de archivos Macro organismos Animales roedores, reptiles.
Ergonmico
Diseo de puesto de trabajos
Carga esttica en cuello:
Postura forzada con flexin, flexin lateral, extensin o rotacin de cabeza
Altura y / o ubicacin inadecuada
Altura y ubicacin de textos para lectura.
Uso prolongado del telfono y digitacin simultanea
Carga Esttica en hombros:
Postura forzada con movimientos repetitivos y sin superficie de apoyo.
Abduccin de brazo por ubicacin de mouse
Tensin de los brazos por superficies de trabajo muy altas o muy bajitas
Ubicacin inadecuada del mouse o elementos de trabajo de uso repetitivo

Altura inadecuada de la superficie de trabajo para digitar (muy alta o muy
baja)
Silla sin apoya brazos
Sobre esfuerzo en mueca:
Movimientos repetitivos con postura forzada de flexin o extensin de mano
y/o compresin de tejidos Altura inadecuada de la superficie de trabajo
(muy alta o muy baja) Ausencia de apoyo para mueca
Carga esttica regin dorso lumbar:
Ausencia o inadecuado apoyo lumbar
Rotacin del tronco en posicin sedente Silla en mal estado o que no
cumple requerimientos de ergonoma
Diseo inadecuado del puesto de trabajo
Retorno venoso inadecuado en miembros inferiores:
Compresin de tejidos Silla inadecuada
Altura inadecuada de la silla Espacio insuficiente para miembros inferiores
Sobre esfuerzo visual Brillo y/o resplandor por la ubicacin inadecuada del
monitor con respecto a la entrada de luz natural.
Carga Dinmica con esfuerzo en regin dorso lumbar. Sobrecarga y
esfuerzos al realizar desplazamientos con cargas, al levantar cargas, al
dejar cargas.
Manejo inadecuado de mecnica corporal.
Mecnico
Atrapamiento (en, por, entre)
Golpe (contra, por) Uso de herramientas
Manipulacin de cargas
Objetos en movimiento Instalaciones inadecuadas

Partculas proyectadas:
Falta de orden y aseo
Cada (a un nivel inferior o a un mismo nivel) Trabajo en altura
Instalaciones inadecuadas
Superficies deslizantes
Falta de orden y aseo
Contacto con Deslizamientos Inestabilidad de bancos.
Choque o volcamiento Operacin inadecuada
Condiciones ambientales su estndar
Atropellamiento Desplazamiento en reas de con circulacin de equipo
pesado
Elctrico
Contacto con corriente elctrica
Psicosocial
Rutina y monotona Trabajo repetitivo o en cadena, ambigedad del rol
Sobrecarga de trabajo Organizacin inadecuada del tiempo
Trabajo en tiempo extra.
Fisicoqumico
Incendio y/o Explosin Sustancias inflamables
Trabajo con llama abierta en reas con gases inflamables
Almacenamiento y transporte de Materiales combustibles
Equipos presurizados
Materiales explosivos
Prevencin de riesgos en Archivos:
La importancia de la prevencin de los Riesgos es indiferente si el archivo
es grande o pequeo, pblico o privado, organizado o no. Su importancia
est relacionada con un derecho que tienen constitucional y humanamente
todas las personas de trabajar en un ambiente libre de riesgos para evitar
accidentes o enfermedades que puedan impactar su calidad de vida y la
tranquilidad de su familia. Se podr de otra manera encontrar otros
beneficios de tipo econmico relacionados con productividad, calidad y
competitividad pero definitivamente seguir siendo la proteccin social o el
factor humano el ms importante.
Para prevenir todos estos riesgos los archivistas deben portar sus
Elementos de Proteccin Personal.
Autocuidado y uso de elementos de proteccin personal
Es el mecanismo utilizado para minimizar el efecto de un determinado
agente externo que puede llegar a producir un accidente de trabajo o
enfermedad profesional, luego de haber realizado las correcciones
tcnicamente posibles en la fuente y en el medio.
Ergonoma
Conceptualizacin: El trmino viene de dos palabras que significan trabajo y
ley. Es as como la Ergonoma trata de las leyes del trabajo. Estudia la
relacin del hombre con la maquina al disear el ambiente de trabajo para
que se adapte a las caractersticas fsicas y mentales de este. En los
archivos permite el diseo de tareas que no solo aumentan la habilidad y
productividad de un archivista, adems de protegerlo contra esfuerzos
excesivos y tensin.
La solucin de problemas ergonmicos en los archivos pueden resultar de
tcnicas como un apoyo para los pies a una silla del escritorio, un sistema
adecuado de archivo rodante, sillas ajustables, manejar altura adecuada en
la estantera, etc. O puede resultar tan complicado como adaptar
herramientas de trabajo a la forma de la mano o la mueca del archivista.
Tambin las operaciones de manejo de objetos para evitar hincarse o
inclinarse ya que en estas reas el espacio de trabajo y el espacio
situacional de los documentos es crtico para esta labor.
La correcta colocacin de los elementos que configuran una oficina da lugar

a un entorno de trabajo ordenado, cmodo y agradable, que a la vez se
traduce tambin en una reduccin de los riesgos laborales potenciales. Los
archivos y la ubicacin del archivista es tambin tema de estudio para
prevenir enfermedades profesionales. La exposicin a condiciones de
trabajo adversas puede resultar en dolores momentneos o lesiones a largo
plazo. Asimismo, ambientes de trabajo mal diseados contribuyen a una
menor eficiencia y produccin, la prdida de ingresos, un mayor nmero de
reclamos mdicos, e incapacidades permanentes. Afortunadamente,
profesionales como los miembros de la American Industrial Higiene
Asociacin utilizan la ergonoma para ayudar a remediar las condiciones
que causan trastornos y lesiones ocupacionales.
Enfermedades asociadas al rea de archivo
Sntomas ms comunes en los archivistas:
Disminucin de la atencin
Distraccin frecuente
Deterioro de la memoria
Aumento numrico de errores.
Dificultad para aprender cosas nuevas
Aumento de enfermedades respiratorias
Ansiedad, depresin y nerviosismo
Irritabilidad, agresividad
Disminucin de la autoestima
Existen sntomas a nivel comportamental como es el caso de los conflictos
interpersonales, aislamiento, apata, disminucin de inters, tabaquismo,
drogadiccin, alcoholismo, aumento del ausentismo: las responsabilidades
que tiene la persona son depositadas en los dems. Segn las empresas
administradoras de riesgos existen cargos ms susceptibles a respuestas
de estrs, los cuales suelen ser:
Directivos, gerentes, supervisores, personal con atencin al pblico
(archivistas, biblioteclogos), secretarias, profesores, trabajadores de la
salud, aviadores, controladores areos, conductores, mensajeros, mujeres

con doble rol, vigilantes, escoltas, etc.
Estrs y carga laboral
En la mayora de archivos se trabajan jornadas de 8 horas, en las cuales la
fatiga puede convertirse en un riesgo. En algunos archivos no solo se
maneja esta jornada sino que tambin se trabaja en turnos rotativos, estos
pueden crear tensin por la interrupcin de los ciclos rtmicos del archivista
(generalmente en proyectos de microfilmacin, digitalizacin, etc.)
Innumerables factores pueden generar fatiga, entre estos la monotona, el
exceso de ruido, preocupacin, malos hbitos alimenticios, demasiado
trabajo arduo, concentracin de trabajo fsico, concentracin de trabajo
mental, etc.
Los sntomas ms frecuentes incluyen la incapacidad para dormir o
descansar y bajo desempeo en las labores asignadas. La falta de
memoria, angustia ansiedad, irritabilidad e inestabilidad. Todo lo anterior
degenera en la incapacidad para concentrarse en cosas precisas o en
detalle. Esto se convierte en un Problema notable, teniendo en cuenta el
alto uso de la memoria al que se recurre en los archivos al momento de
referenciar informacin.
Los archivos con escaso personal y demasiado nivel de tareas o consultas
se convierten en generadores de estrs para los archivistas que all laboran
debido a la falta de personal para cubrir los requerimientos de las
organizaciones.
DERMATITIS
La dermatitis (eccema) es una inflamacin de las capas superficiales de la
piel que se acompaa de ampollas, enrojecimiento, inflamacin,
supuracin, costras, descamacin y, frecuentemente, picores.
El rascado y el frotado continuo de la piel pueden provocar un
engrosamiento y endurecimiento de la misma. Algunos tipos de dermatitis
slo afectan a partes especficas del cuerpo. El polvo y el papel pueden
llegar a ser fuentes de dermatitis en algunos archivistas que presentan
reaccin a estos componentes estas se denominan dermatitis por contacto.
TTANOS
El ttanos es una enfermedad bacteriana que causa espasmos musculares
intensos y dolorosos, dolor de cabeza, y dificultad para tragar. Alrededor del
30% de los casos de ttanos es fatal. El ttanos est causado por una
toxina, o una sustancia venenosa, producida por la bacteria Clostridium
tetani. La toxina ataca la parte de la mdula espinal que controla los
msculos.
Las esporas de la bacteria pueden encontrarse en el polvo y documentos
archivados durante mucho tiempo, entra al cuerpo a travs de una
cortadura, por lo general una herida por puncin profunda. El ttanos no se
contagia de una persona a otra. Y en los archivos se presenta debido a la
puncin o cortadura con ganchos y grapas metlicas infectadas y
ocasionalmente oxidadas. Los archivistas al legajar o grapar
documentacin (a pesar de no ser una prctica sana para la
documentacin), deben estar atentos en caso de herida o puncin con
estos objetos, ya que la simple desinsectacin no es suficiente. Es
necesario observar los sntomas que se presenten a las horas siguientes
del momento de la herida.
MICOSIS
Los hongos microscpicos producen infecciones llamadas micosis y toman
su nombre de la parte del organismo que invaden o del hongo que las
causa. En el caso de los archivos existen reacciones alrgicas por
inhalacin de las esporas y se ha estimado que algunas enfermedades
alrgicas como el caso del asma se ocasionan debido a la presencia de
hongos.
Existen micosis diversas que presentan sntomas caractersticos. Las
superficiales pueden producirse por el contacto con documentos infectados
generalmente Soporte papel), afectando la piel y las mucosas.
Las esporas de la documentacin con hongos penetran en el organismo por
inhalacin, ms adelante ocurre una colonizacin que degenera en
infecciones pulmonares de diversa ndole. En general las micosis son de
evolucin sub aguda o crnica, pueden ser letales o durar aos.
TNEL DEL CARPO
El sndrome del tnel del carpo es un malestar doloroso de la articulacin
de la mueca y la mano. El tnel del carpo es un tnel estrecho formado
por huesos y otros tejidos de su mueca. Este tnel protege su nervio
mediano. Este nervio mediano le proporciona sensacin en su dedo pulgar,
ndice, el dedo medio y el dedo anular. Pero cuando otros tejidos en el tnel
del carpo, como los ligamentos y los tendones, se inflaman, ellos presionan
contra el nervio mediano. Esta presin puede hacer que parte de la mano le
duela o le cause adormecimiento.
El Sndrome del Tnel Carpiano (STC) es una patologa que afecta a la
mano, provocada por una presin sobre el nervio mediano a nivel de la
mueca. Esto provoca sntomas como adormecimiento y hormigueos en la
mano (especialmente en los dedos pulgar, ndice, corazn y mitad del
anular). Puede existir dolor, que puede estar limitado a la mano y mueca,
pero que en algunas ocasiones se irradia hacia el antebrazo. El STC con
frecuencia despierta al paciente por la noche, y los sntomas pueden
aparecer con actividades como conducir un vehculo, escribir, u otros
ejercicios que suponen una utilizacin significativa de la mano. En el
sndrome del tnel del carpo avanzado, puede producirse una prdida de
fuerza y una disminucin de la masa muscular en la base del pulgar.
b. Normas y principios de gestin de la calidad en la organizacin de

fondos acumulados.
Para que el Programa de Gestin Documental pueda ser gestionado de
manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las
diferentes normas proferidas por la entidad, por el Archivo General de la
Nacin as como las dems normas aplicables a la entidad.
Artculo 15.
Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su
buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar.
De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las
informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en
archivos de entidades pblicas y privadas.
En la recoleccin, tratamiento y circulacin de datos se respetarn la
libertad y dems garantas consagradas en la Constitucin.
La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son

inviolables. Slo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden
judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.
Acuerdo 004 del 15 de Marzo de 2013
Que son fondos acumulados
Definicin. Los fondos acumulados son documentos reunidos por una
entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivstico
determinado de organizacin y de conservacin.
Los fondos acumulados son producto de la carencia de poltica archivstica
del Estado, del desgreo administrativo y de los cambios constantes de la
administracin; estos ltimos se reflejan en la liquidacin, fusin y
privatizacin de entidades as como tambin en las reestructuraciones que
suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad. Esto conlleva a
que la institucin concentre en sus depsitos documentacin producida por
la o las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas
funciones.
Cmo identificar los fondos acumulados en una institucin
Cuando la entidad no est en proceso de liquidacin, supresin ni fusin
debe tenerse en cuenta la ltima reestructuracin con el fin de tomar esta
fecha como punto lmite entre las Tablas de Retencin Documental (TRD) y
las Tablas de Valoracin Documental (TVD). Es decir, desde la ltima
reestructuracin hasta la fecha de hoy se elaboran unas TRD que se
aplicaran en ese mismo perodo puesto que la documentacin producida
por la entidad reflejar las diferentes actividades y servicios prestados
durante la ltima etapa de vida institucional. Igualmente, la documentacin
generada durante el perodo comprendido entre la creacin de la entidad o
de la empresa hasta la fecha de la ltima reestructuracin corresponde al
concepto de fondos acumulados.
Si la ltima reestructuracin de la entidad fue en el ao 2000, esta fecha es
el punto de partida tanto para elaborar las TRD de la institucin y aplicarlas
del 2000 hasta la fecha y a la vez ser el punto de partida hacia atrs para
elaborar las TVD. Sin embargo, las TRD son un referente para la asignacin
de tiempos de retencin y para la disposicin final.
Para las entidades en proceso de liquidacin, fusin y privatizacin que no
posean Tablas de Retencin Documental o que no las hayan aplicado a
toda su produccin documental ser un fondo acumulado.
Igualmente, se considera como parte de los fondos acumulados aquella

documentacin producida por entidades que antecedieron o se fusionaron
al ente que actualmente la custodia.
Tratamiento de fondos acumulados
Para definir la disposicin final del conjunto de la documentacin que haya
sido producida y conservados, las entidades debern adelantar el anlisis
de sus Fondos Acumulados, aplicando los principios por los cuales se rige
la organizacin de los documentos en el archivo.
Principio de orden original
Tal como fue formulado en Alemania, sostiene que los documentos deben
ser mantenidos en el orden y con las identificaciones que recibieron en el
curso de la actividad oficial de la dependencia que los manejo. Definido por
el AGN como: conservacin de los documentos dentro del fondo
documental manteniendo la estructura que tuvo durante su servicio activo,
para efectos de elaboracin de TVD debe ser entendido como el principio
que hace referencia a la secuencia lgica, en la que se producen los
documentos, en la ejecucin de los trmites para la resolucin de los
diferentes asuntos.
La descripcin documental
El fondo de una entidad lo constituyen tanto la documentacin producida
por la misma como la que recibe. Una entidad genera informacin en tres
Direcciones: Para ella misma, Hacia otras instituciones, Desde otras
instituciones.
Con el fin de facilitar la comprensin y la organizacin de los fondos
acumulados, se presentan las siguientes divisiones a las diversas
agrupaciones documentales que se constituyen en el patrimonio
documental.
Fondo
Secciones
Series
Expedientes
Tipos
Denominacin del fondo

El fondo se denomina con el nombre completo de la Entidad Productora
(Institucin o Persona).
Tipo de fondo
Fondos generados por instituciones
Fondos generados por personas
Entidades productoras cuyo nombre ha variado a travs del tiempo
Denominacin
Gobernacin del departamento de Cundinamarca
Mariano Ospina rodrguez
Alcalda municipal de Medelln / alcalda ordinaria del distrito de Medelln
Base legal
Ley 594 de julio de 2000 por medio de la cual se dicta la ley general de
archivos y se dicta otras disposiciones.
Ley 734 de febrero 5 de 2002 por la cual se expide el cdigo disciplinario
nico.
Decreto 1382 de agosto 18 de 1995 Por el cual se reglamenta la ley 80 de
1989 y se ordena la transferencia de la documentacin histrica de los
organismos nacionales al Archivo General de la Nacin y se dictan otras
disposiciones.
Acuerdo 11 de mayo 22 de 1996Por el cual se establece criterios de
conservacin y organizacin de documentos.
Acuerdo 39 de octubre 31 de 2002 Por el cual se regula el procedimiento
para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental
Metodologa organizacin de fondos acumulados
Estos procedimientos, procesos y metodologas, se plasman en los
siguientes pasos, que en ocasiones se trabajan simultneamente, en otras
consecutivamente y fueron expuestos en el II encuentro de Archivos e
Investigacin. El caso de Bogot:
Inventario preliminar de unidades de conservacin
Clasificacin y ordenacin: reubicacin de las unidades de conservacin

por principio de procedencia y orden original (actualizacin inventarios)
Cuadros de Clasificacin
Valoracin documental: propuesta TVD
Identificacin de documentos afectados por biodeterioro
Evaluacin de condiciones medio ambientales y depsitos de doc.
Tabla de valoracin documental
Objeto
El objetivo de la Tabla de Valoracin Documental es servir de instrumento
de soporte para recuperar la memoria institucional mediante la aplicacin
de criterios archivsticos y que permitan realizar el plan de transferencias
secundarias.
Alcance
El alcance de la Tabla de Valoracin Documental como elemento
archivstico es proporcionar, el instrumento dentro del Programa de Gestin
Documental que describe en forma sencilla y clara la totalidad del fondo
acumulado y se convierte en la gua para la organizacin, seleccin y
expurgo de los documentos, y se constituye en la base de las respectivas
transferencias definidas en el cronograma anual para la entidad.
Plan de accin
Es el conjunto de acciones, que se presentan en forma ordenada y cuyo
objetivo es responder a corto, mediano y largo plazo con actividades
concretas, frente a la organizacin de los fondos acumulados y en la
elaboracin y aplicacin de las TVD, que es el tema que en este documento
nos concierne. La ejecucin del plan deber estar sujeta a la aprobacin
definitiva por parte del Comit de Archivo de la entidad. Cada una de las
acciones ejecutadas requiere de un control, evaluacin y ajuste sobre el
cumplimiento de los logros alcanzados con el fin de retroalimentar las
etapas propuestas.
Metodologa aplicacin tvd
Una vez aprobada la TVD se procede a su aplicacin y opera a partir del
archivo central o Histrico, para lo cual en primera instancia se debe
adelantar las siguientes acciones:
Capacitacin: Aplicacin TVD
Seleccin: retiro de la documentacin que ha perdido sus valores primarios

y no posee secundarios, acorde con las TVD
Foliacin
Eliminacin: elaboracin inventarios
Preparacin fsica de la documentacin a conservar: limpieza, retiro de
material metlico y sustitucin de unidades de conservacin.
Inventario: actualizacin
Cmo abordar la organizacin de los fondos acumulados
La labor de organizacin de los fondos acumulados requiere por lo menos
de tres momentos: el establecimiento del nivel de organizacin de la
documentacin y la reconstruccin de la historia institucional, la elaboracin
de un Plan Archivstico Integral y la ejecucin de dicho plan enmarcado en
las normas y principios archivsticos.
El establecimiento del nivel de organizacin se logra mediante la
elaboracin de un diagnstico, para lo cual se dispone de un formato que
permite la recoleccin progresiva de datos sobre la administracin, estado
de conservacin y nivel de organizacin de la documentacin.
El conocimiento previo de estos aspectos facilita la labor de organizacin
tanto en la etapa de planificacin del trabajo como en la etapa de ejecucin
del mismo.
El formato de diagnstico que se ha implementado para la organizacin de
los fondos acumulados tiene preguntas afines con aquel que se presenta en
la reciente publicacin del Archivo General de la Nacin: Pautas para
diagnstico integral de archivos (JAIMES, GARCA, 2003). Esta etapa
corresponde a una labor previa al establecimiento del nivel de organizacin
documental.
Diagnstico: establecimiento del nivel de organizacin documental

El establecimiento del nivel de organizacin documental est relacionado
con la aplicacin de los formatos del diagnstico integral propuesto por el
Archivo General de la Nacin que con- templa aspectos administrativos, de
infraestructura, del entorno fsico en el cual est la documentacin y de su

organizacin y cuyas bondades son reconocidas en los diferentes mbitos
de la administracin, la planeacin, la gestin documental, servicios de
archivos y muy especialmente como herramienta para evaluar las
diferentes variables que inciden en la preservacin y en la formulacin de
programas de conservacin preventiva.
Aplicacin del formato: identificacin de fondos y secciones por depsito
Con la aplicacin del formato Identificacin de fondos y secciones por
depsito se lograr un mayor conocimiento de la documentacin respecto
al nombre de las entidades productoras y de sus dependencias, datos
esenciales para la futura labor de clasificacin.
Reconstruccin de la historia institucional
Lareconstitucindelprincipiodeprocedenciaeslabasefundamentalparaeldesar
rollodelosprocesosdeorganizacindelos fondos acumulados; su objetivo es
restablecer el contexto histrico de la institucin productora lo que a su vez
permitir re-conducir los documentos al orden originario que tuvieron en el
momento de ser producidos.
Para obtener una informacin veraz, objetiva e ntegra sobre los
productores de la documentacin se debe recurrir tanto a fuentes primarias
como secundarias. Las fuentes primarias pueden ser documentales u
orales, las secundarias son las bibliogrficas.
En primera instancia, se recomienda consultar bibliografa relativa al ente o
entes productores con el objeto de conocer la o las entidades que
produjeron la documentacin. Esta primera etapa en lo posible debe contar
con los testimonios de personas que conozcan el desarrollo de la
institucin, ya sea porque estuvieron vinculadas laboralmente o poseen
mayores conocimientos sobre la gestin administrativa y tcnica de la
institucin de manera que su informacin sirva de soporte para el desarrollo
del trabajo de organizacin archivstica.
Antecedentes
Decretos o leyes de fusin o supresin de las entidades que le
antecedieron.
Creacin
Leyes, Decretos, Ordenanzas, Resoluciones, Escrituras Pblicas que crean
el nuevo ente.
Desarrollo
Todos aquellos documentos generados por la propia entidad reglamentando
el acto administrativo que le dio origen y que permiten conocer sus
polticas, disposiciones, actividades y resultados de su actividad
Igualmente, se deben tener en cuenta las fuentes primarias escritas
(documentales) sin importar el carcter de cada entidad (orden nacional o
territorial, del nivel central o descentralizado); deben recopilarse los
siguientes documentos para elaborar la Historia Institucional:
Los fondos acumulados; su objetivo es restablecer el contexto histrico de
la institucin productora lo que a su vez permitir reconducir los
documentos al orden originario que tuvieron en el momento de ser
producidos.
Para obtener una informacin veraz, objetiva e ntegra sobre los
productores de la documentacin se debe recurrir tanto a fuentes primarias
como secundarias. Las fuentes primarias pueden ser documentales u
orales, las secundarias son las bibliogrficas.
En primera instancia, se recomienda consultar bibliografa relativa al ente o
entes productores con el objeto de conocer la o las entidades que
produjeron la documentacin.
Generalidades
ARTICULO 1. Finalidad del expediente. El expediente adems de ser la
esencia de las actuaciones de la administracin, pues rene de manera
orgnica los documentos que se producen o reciben en desarrollo de un
mismo trmite o actuacin y se acumulan de manera natural reflejando el
orden en que dicho trmite es ejecutado, es la base de la organizacin
archivstica sobre la cual se establecen las series y subseries documentales
que conforman un archivo.
ARTICULO 2. mbito de aplicacin. El presente Acuerdo aplica a todas las
entidades pblicas en sus diferentes niveles, nacional departamental,
distrital municipal, de las entidades territoriales indgenas, y dems
entidades territoriales que se creen por ley, as como las entidades privadas
que cumplen funciones pblicas y dems organismos regulados por la ley
594 de 2000.
PARGRAFO. Las entidades de las ramas legislativa y judicial, los
organismos autnomos y de control, as como los crculos notariales de
conformidad con lo establecido en la ley General de Archivos, podrn
adoptar las normas del presente Acuerdo para la creacin y gestin integral
de sus expedientes.
ARTICULO 3. Definiciones. Con el fin de facilitar la aplicacin de las
normas contenidas en el presente Acuerdo, a continuacin se definen
algunos de los trminos objeto de reglamentacin:
a) Documento: Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio
utilizado.
b) Documento de archivo: Registro de informacin producida o recibida por
una persona o entidad en razn a sus actividades o funciones, que tiene
valor administrativo, fiscal, legal, cientfico, histrico, tcnico o cultural y
debe ser objeto de conservacin en el tiempo, con fines de consulta
posterior.
c) Documento electrnico de archivo: Registro de informacin generada,
producida o recibida o comunicada por medios electrnicos, que
permanece almacenada electrnicamente durante todo su ciclo de vida,
producida, por una persona o entidad en razn a sus actividades o
funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, o valor cientfico,
histrico, tcnico o cultural y que debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivsticos.
d) Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el
desarrollo de un mismo trmite o procedimiento, acumulados por una
persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y
relacionados entre s y que se conservan manteniendo la integridad y
orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolucin
definitiva.
e) Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente fsico
cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son
convertidos a formato electrnico mediante procesos de digitalizacin.
f) Expediente electrnico de archivo: Conjunto de documentos y
actuaciones electrnicos producidos y recibidos durante el desarrollo de
un mismo trmite o procedimiento, acumulados por cualquier causa
legal, interrelacionados y vinculados entre s, manteniendo la integridad
y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que
se conservan electrnicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin
de garantizar su consulta en el tiempo.
g) Expediente hbrido: Expediente conformado simultneamente por

documentos anlogos y electrnicos, que a pesar de estar separados
forman una sola unidad documental por razones del trmite o actuacin.
h) Expediente virtual: Conjunto de documentos relacionados con un mismo
trmite o procedimiento administrativo, conservados en diferentes
sistemas electrnicos o de informacin, que se pueden visualizar
simulando un expediente electrnico, pero no puede ser gestionado
archivsticamente, hasta que no sean unificados mediante procedimiento
tecnolgicos seguros.
i) Foliado electrnico: Asociacin de un documento electrnico a un ndice
electrnico en un mismo expediente electrnico o serie documental con
el fin de garantizar su integridad, orden y autenticidad.
j) ndice electrnico: Relacin de los documentos electrnicos que
conforman un expediente electrnico o serie documental, debidamente
ordenada conforme la metodologa reglamentada para tal fin.
k) Preservacin a largo plazo: Conjunto de principios, polticas, medidas,
planes y estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a
asegurar la estabilidad fsica, tecnolgica y de proteccin del contenido
intelectual y de la integridad del objeto documental, independiente de su
medio y forma de registro o almacenamiento. Aplica para los objetos
documentales en medio electrnico (documento electrnico de archivo y
documentos digitales independiente del tipo y formato) adems de
medios magnticos, pticos y extrables en su parte fsica.
l) Unidad documental: Unidad archivstica constituida por documentos del
mismo tipo formando unidades simples o por documentos de diferentes
tipos formando un expediente (unidad documental compleja).
Del expediente de archivo
ARTICULO 4. Obligatoriedad de la conformacin de los expedientes y
unidades documentales simples. Todas las entidades pblicas estn
obligadas a crear y conformar expedientes de archivo con la totalidad de los
documentos y actuaciones que se gestionen en desarrollo de un mismo
trmite o procedimiento, teniendo en cuenta los principios de procedencia,
orden original e integridad, as como a conformar las unidades
documentales simples en el caso de documentos del mismo tipo
documental. De igual forma, estn obligadas a clasificar, organizar,
conservar, describir y facilitar el acceso y consulta de sus unidades
documentales durante todo el ciclo de vida.
ARTICULO 5. Creacin y conformacin de expedientes. Los expedientes

deben crearse a partir de los cuadros de clasificacin documental
adoptados por cada entidad y las tablas de retencin documental, desde el
primer momento en que se inicia un trmite, actuacin o procedimiento
hasta la finalizacin del mismo, abarcando los documentos que se generen
durante la vigencia y prescripcin de las acciones administrativas, fiscales y
legales.
PARGRAFO. Los expedientes se conformarn con la totalidad de los
documentos de archivo agrupados en desarrollo de un mismo trmite,
actuacin o procedimiento, independientemente del tipo de informacin,
formato o soporte y deben agruparse formando series o subseries
documentales.
ARTICULO 7. Gestin del expediente. La gestin es la administracin
interna del expediente durante su etapa activa y se refiere a las acciones y
operaciones que se realizan durante el desarrollo de un trmite, actuacin o
procedimiento que dio origen a un expediente; comprende operaciones
como la creacin del expediente, el control de los documentos, la foliacin o
paginacin, la ordenacin interna de los documentos, el inventario y cierre.
ARTICULO 8. Organizacin de los expedientes y unidades documentales
simples. Las entidades pblicas deben organizar expedientes o unidades
documentales simples, los cuales a su vez se agruparn en series o
subseries documentales dentro de una misma dependencia, de acuerdo
con el principio de procedencia. PARGRAFO. La organizacin dada a los
expedientes y unidades documentales simples en la fase de gestin, se
debe mantener sin alteracin de ninguna clase, en las fases de archivo
central e histrico.
ARTICULO 9. Descripcin del expediente. Las entidades pblicas deben
emplear mtodos y sistemas informticos para la descripcin y ubicacin
fsica de los expedientes conservados en sus archivos, especificando su
localizacin, de acuerdo con las normas de descripcin establecidas por el
Archivo General de la Nacin.
ARTICULO 10. Cierre del expediente. El cierre de un expediente se puede
llevar a cabo en dos momentos: a. Cierre administrativo: Una vez
finalizadas las actuaciones y resuelto el trmite o procedimiento
administrativo que le dio origen. b. Cierre definitivo: Una vez superada la
vigencia de las actuaciones y cumplido el tiempo de prescripcin de
acciones administrativas, fiscales o legales. Durante esta fase se pueden
agregar nuevos documentos.
ARTICULO 11. Transferencias primarias y secundarias. Las transferencias
documentales se deben realizar mediante la aplicacin de las tablas de
retencin documental y la elaboracin de inventarios documentales; solo

podrn transferirse los expedientes que una vez cerrados, han cumplido su
tiempo de retencin en la respectiva etapa o fase de archivo; la
transferencia se debe llevar a cabo por series o subseries documentales.
ARTICULO 12. Organizacin de documentos al interior de los expedientes
y unidades documentales simples. Los documentos que conforman un
expediente se deben organizar siguiendo la secuencia de la actuacin o
trmite, de acuerdo con el procedimiento; si esto no fuera posible, se
organizarn en el orden en que se incorporan al expediente.
En el caso de unidades documentales simples que presenten una
secuencia numrica o cronolgica en su produccin, se organizarn
siguiendo dicha secuencia.
PARGRAFO. La persona o dependencia responsable de gestionar el
expediente durante su etapa de trmite, est obligada a elaborar la hoja de
control por expediente, en la cual se consigne la informacin bsica de
cada tipo documental y antes del cierre realizar la respectiva foliacin.
Cuando se realice la transferencia primaria, los expedientes deben ir
acompaados de la respectiva hoja de control al principio de los mismos.
ARTICULO 13. Del respeto del principio de orden original. En la
ordenacin interna de los documentos que conforman un expediente se
debe respetar el principio de orden original, tanto en la etapa de tramitacin
como en las dems fases del archivo, es decir que no se puede realizar
ninguna intervencin en la ordenacin interna de los expedientes, una vez
estos han sido cerrados y transferidos a los archivos centrales o histricos.
PARGRAFO. 1. El principio de orden original busca mantener la
integridad del expediente durante todo su ciclo de vida, asegurando no solo
que ste rena la totalidad de los documentos gestionados durante la etapa
activa de tramitacin, sino que refleje fielmente la secuencia y orden como
fueron tramitados los documentos y el expediente mismo; y debe aplicarse
a todos los expedientes de una entidad.
PARGRAFO. 2. Cuando se lleven a cabo procesos de organizacin de
archivos y de fondos acumulados, no se debe modificar la ordenacin
interna de los documentos de un expediente, salvo aprobacin expresa del
Comit Institucional de Desarrollo Administrativo en las entidades del
ordena nacional o del Comit Interno de Archivo en las entidades del orden
territorial y constar en el Acta de la sesin del respectivo Comit en la cual
se tom la decisin, nicamente en los siguientes casos:
a. Cuando exista evidencia sustentada de que los expedientes no reflejan
el orden original, debido a casos fortuitos o accidentales, que obliguen a
dicha intervencin.
b. Cuando se trate de procesos de liquidacin, supresin o fusin

entidades en los que se requiera que una parte de los documentos
entreguen a la otra entidad por ser esenciales para el cumplimiento
su misin, previo anlisis de las implicaciones legales y econmicas
dicha intervencin antes de tomar la decisin.
de
se
de
de
ARTICULO 14. De la intervencin de expedientes cerrados o transferidos.

Los expedientes cerrados o transferidos desde las oficinas o entidades que
los gestionaron, tanto a archivos institucionales como a otras entidades, no
podrn someterse a ningn tipo de intervencin archivstica en su
ordenacin, que pueda conducir a decisiones contradictorias o erradas;
igualmente, se prohbe la foliacin o refoliacin as como la eliminacin de
documentos, la unificacin de expedientes de procedencias diferentes o la
separacin de documentos.
PARGRAFO. En el caso de expedientes cerrados o transferidos que no
cuentan con hoja de control, debido a que sta se debe realizar en la etapa
activa del expediente y tiene como fin garantizar el control del expediente
evitando alteraciones que afecten su autenticidad, no est permitida su
elaboracin una vez cerrado el expediente; el Comit Institucional de
Desarrollo Administrativo o el Comit Interno de Archivo de cada entidad,
segn el caso, deber adoptar otros mecanismos para facilitar su consulta
previo anlisis de las implicaciones econmicas de dicha decisin.
ARTICULO 15. De la depuracin de expedientes cerrados. La depuracin
o retiro de documentos de un expediente cerrado cuyo archivo este en
proceso de organizacin de acuerdo con lo sealado en los artculos 12 y
13 del presente Acuerdo, deber ser autorizada por el Comit Institucional
de Desarrollo Administrativo o el Comit Interno de Archivo, segn sea el
caso y constar en el Acta de la sesin del respectivo Comit en la cual se
tom la decisin, nicamente en los casos sealados a continuacin:
a. Copias idnticas de un mismo documento de archivo.
b. Documentos de archivo que presenten deterioro biolgico, fsico o
microbiolgico y cuya restauracin no sea tcnicamente posible.
c. Documentos de archivo que no correspondan al trmite sobre el cual
trata el expediente.
d. Documentos de apoyo.
ARTICULO 16. Digitalizacin de expedientes. Las entidades pblicas
podrn llevar a cabo procesos de digitalizacin de los expedientes fsicos
con fines de consulta o preservacin, para lo cual debern adoptar las
directrices establecidas por el Archivo General de la Nacin relacionadas

con la digitalizacin certificada o con valor probatorio. Dicho proceso deber
estar autorizado por el Comit Institucional de Desarrollo Administrativo o el
Comit Interno de Archivo, segn sea el caso y constar en el Acta de la
sesin del respectivo Comit en la cual se tom la decisin.
Del expediente electrnico
ARTICULO 17. Creacin y conformacin de expedientes electrnicos de
archivo: Las entidades pblicas podrn utilizar diferentes medios
electrnicos y tecnologas de la informacin, para la creacin, conformacin
y gestin de sus expedientes, durante todo su ciclo de vida.
Los expedientes electrnicos de archivo deben crearse a partir de las series
documentales establecidas en los cuadros de clasificacin documental
adoptados por cada entidad, desde el primer momento en que se inicia un
trmite o procedimiento hasta la finalizacin del mismo.
PARGRAFO. Los expedientes electrnicos de archivo se conformarn con
la totalidad de los documentos de archivo acumulados en desarrollo de un
mismo trmite, actuacin o procedimiento, independientemente del tipo de
informacin y formato, y deben agruparse formando series y subseries
documentales.
ARTICULO 18. Foliacin electrnica: Adems de lo establecido en el
artculo 59 de la Ley 1437 del 2011, las entidades pblicas debern
implementar mecanismos para el foliado de los documentos electrnicos,
de forma que se garantice la integridad y autenticidad del expediente y los
documentos que lo conforman, a partir de los siguientes requisitos:
a) Debe garantizar el respeto del principio de orden original.
b) Debe permitir la identificacin inequvoca de cada documento del
expediente.
c) Debe permitir asociar los documentos al expediente al cual pertenecen.
d) Debe permitir diferenciar las copias de un mismo documento electrnico,
que en virtud del trmite se archiven en diferentes expedientes, es decir
que cada copia de un mismo documento debe tener su propio foliado
electrnico.
e) Se debe garantizar la preservacin a largo plazo de los datos y
metadatos que conforman un folio electrnico y el expediente en su
conjunto.
PARGRAFO. El Archivo General de la Nacin regular con las entidades

competentes, el procedimiento de foliado electrnico para los documentos
que puedan presentar caractersticas especiales.
ARTICULO 19. ndice electrnico. Las entidades pblicas debern
implementar mecanismos tecnolgicos que permitan llevar un ndice
electrnico de sus expedientes electrnicos, el cual deber:
a) Permitir la identificacin de la totalidad de los documentos que
conforman un expediente.
b) Permitir la identificacin de la secuencia de los documentos y el orden
dentro del expediente electrnico.
c) Garantizar la integridad del expediente electrnico y permitir la
recuperacin de sus documentos y metadatos.
d) Garantizar la preservacin a largo plazo de los datos y metadatos que
conforman el ndice electrnico.
ARTICULO 20. Identificacin y gestin del expediente electrnico. Las
entidades pblicas debern adoptar las normas expedidas por el Archivo
General de la Nacin, para la identificacin y gestin de los expedientes
electrnicos de archivo.
ARTICULO 21. Descripcin documental del expediente electrnico. Los
expedientes electrnicos se deben describir desde su tramitacin, teniendo
en cuenta las normas internacionales de descripcin archivstica, los
estndares y normas adoptados por el Archivo General de la Nacin y las
polticas sobre interoperabilidad que reglamente el Gobierno Nacional.
ARTICULO 22. Conformacin de unidades documentales simples. Para los
documentos electrnicos que conforman series documentales simples,
tambin aplicar lo establecido en los artculos 3 al 13 del presente
Acuerdo.
ARTICULO 23. Cierre del expediente electrnico. Las entidades pblicas
debern utilizar mecanismos electrnicos seguros, para garantizar la
integridad y autenticidad en el cierre de los expedientes, tales como
estampados de tiempos, firmas digitales, ndice electrnico, los cuales
debern ser preservados en el tiempo; as como otros mecanismos o
procedimientos que se creen en el futuro, de acuerdo con los avances de' la
tecnologa.
PARGRAFO. El ndice electrnico se deber firmar digitalmente al cierre

del expediente, sin perjuicio a las garantas de seguridad de la informacin
que debern adoptar las entidades pblicas durante la etapa de tramitacin.
ARTICULO 24. Transferencias secundarias de los expedientes
electrnicos. Para la transferencia de expedientes electrnicos a los
archivos generales del orden municipal, distrital, departamental y al Archivo
General de la Nacin, se debern atender las disposiciones expedidas por
el Archivo General de la Nacin sobre esta materia.
ARTICULO 25. De la depuracin o intervencin de expedientes
electrnicos. En el caso de expedientes electrnicos se prohbe cualquier
intervencin al expediente en cualquier etapa de su tramitacin, as como la
seleccin o depuracin de documentos.
ARTICULO 26. Preservacin a largo plazo del expediente electrnico o
digital: En la preservacin de los expedientes electrnicos se debern
aplicar las directrices establecidas en el artculo 29 del Decreto 2609 de
2012 y dems normas que sobre el particular expida el Archivo General de
la Nacin.
Disposiciones finales
ARTICULO 27. De las series documentales simples. Los documentos que
conforman series documentales simples podrn, de acuerdo con sus
caractersticas, ser archivadas utilizando entre otros los siguientes mtodos:
a. Tomos, siguiendo las directrices que imparta el Archivo General de la
Nacin.
b. Unidades de conservacin (carpetas).
c. Otros sistemas, aprobados por el Comit Institucional de Desarrollo
Administrativo o el Comit Interno de Archivo, segn sea el caso.
PARGRAFO: En la organizacin de los archivos pblicos NO se podrn
utilizar pastas AZ o de argolla, anillados, as como otros sistemas de
almacenamiento que afecten la integridad fsica de los documentos.
ARTICULO 28. Expediente Virtual. Durante la etapa activa se podrn
gestionar electrnicamente los documentos de archivo simultneamente en
diferentes sistemas de informacin, simulando un expediente electrnico
nico mediante mecanismos tecnolgicos de consulta y visualizacin,
garantizando el vnculo archivstico entre los documentos del mismo trmite
o actuacin, de forma que una vez cerrado se facilite su gestin archivstica

como una sola unidad documental.
PARGRAFO. Una vez concluido el trmite, los documentos de archivo se
podrn extraer de sus ambientes nativos conformando expedientes
electrnicos que cumplan con los requisitos sealados en el presente
Acuerdo.
ARTICULO 29. De la reserva de documentos. De acuerdo con lo
establecido en el artculo 36 de la Ley 1437 de 2011, con los documentos
que por mandato de la constitucin o de la Ley tengan el carcter de
reservado y obren dentro de un expediente, se har un cuaderno o
expediente separado, el cual se conservar integrado al expediente
principal.
ARTICULO 30. De la consulta de expedientes. De acuerdo con lo
establecido en el artculo 36 de la Ley 1437 de 2011, cualquier persona
tendr derecho a examinar los expedientes en el estado en que se
encuentren, salvo los documentos o cuadernos sujetos a reserva.
ARTICULO 31. Vigencia y derogatoria. El presente Acuerdo rige a partir de
la fecha de su publicacin y deroga las disposiciones que le sean
contrarias.
c. Conformacin de expedientes dar ejemplos y explicarlos

Expedientes clnicos
El Expediente Clnico se integra por toda la informacin generada de la
atencin mdica que se ha brindado al paciente desde su ingreso hasta la
ltima consulta.
El Expediente Clnico est formado por los siguientes apartados:
1. Historia Clnica y Notas Mdicas
2. Resultados de laboratorio realizados en el Instituto

3. Resultados de estudio de gabinete realizados en el Instituto
4. Hojas de Trabajo Social
5. Otros Documentos:
Hoja de datos de egreso
Hoja de enfermera
Hoja de indicaciones mdicas
Documentos que debe tener para solicitar estudio en Francia por la
institucin CIEP
Elementos constituyentes del expediente
Fotocopia legible del documento de identidad
Para los solicitantes de asilo y refugiados, documento que certifique haber

presentado la solicitud de asilo o la decisin de la OFPRA.
Informacin sobre su solicitud
Cumplimente el FORMULARIO de solicitud a imprimir, o escriba un correo

indicando:
- el motivo de su solicitud de attestacin (bsqueda de empleo, inscripcin
en un establecimiento de formacin, oposicin con la fecha lmite de
presentacin de expedientes, etc.)
- sus datos personales: los datos postales, telefnicos y electrnicos
- un resumen de sus aos de formacin
- el o los ttulos sobre los cuales deber versar el certificado
- la aceptacin del pago de los gastos de expediente, por un importe de 70
euros (que deber abonar al final de la tramitacin de su expediente)
Fotocopia legible de la o las titulaciones en el idioma original (No

enviar originales).

Fotocopia legible de la traduccin de la titulacin efectuada por un
traductor jurado (puede consultar la lista de traductores jurados en el
ayuntamiento, la prefectura y el tribunal de instancia) o por las autoridades
oficiales del pas de origen.
A excepcin de los documentos escritos en Alemn, rabe, espaol,
francs, ingls, italiano, portugus
Fotocopia legible de los comprobantes de la duracin oficial de los

estudios emitidos por el centro (puede ser un suplemento de diploma, un
certificado de estudios y calificaciones, certificados de escolaridad, etc.).
Fotocopia legible de la traduccin de estos comprobantes efectuada

por un traductor jurado o por las autoridades oficiales del pas de origen.
A excepcin de los documentos escritos en Alemn, rabe, espaol,
francs, ingls, italiano, portugus.
Al enviar una solicitud de attestacin comparativa, el solicitante da su
consentimiento tcito para que se realicen las verificaciones pertinentes
ante las autoridades del pas de origen. Estas verificaciones no se efectan
ante las autoridades del pas de origen si las titulaciones las presentan
solicitantes de asilo o refugiados.

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Gua de Aprendizaje No.

Mauricio Enrique Martinez Mora

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Directrices para la disposicin final de los documentos................................3

b. Conservacin total: Concepto, procedimiento, normas, polticas

Microfilmacin: Concepto y procedimiento.................................................33

Digitalizacin: Concepto y procedimiento..................................................35

2. Para organizar los fondos acumulados se deben tener en cuenta normas

Conformacin de expedientes dar ejemplos y explicarlos...........................66

1. Para la organizacin de fondos acumulados se debe conocer la estructura

Constitucin Poltica de 1991, Artculo 63, Artculo 70 Prrafo 2, Artculo

Ley 163 de 1959.

Ley 39 de 1981 Artculos 1,2, 3 y 4.

Ley 80 de 1993 Artculo 39.

Decreto 2527 de 1950.

Decreto 3354 de 1954.

Decreto 264 de 1963.

Decreto 960 de 1970.

Decreto 2620 de 1993.

Decreto 2649 de 1993 Artculo 134.

Decreto 998 de 1997.

Decreto 1145 de 2004.

Acuerdo AGN 08 de 1995.

Circular AGN 03 de 2001.

Circular AGN 01 de 2004.

b. Conservacin total: Concepto, procedimiento, normas, polticas

cuenta los criterios del Archivo General de la Nacin expuestos en el

Cdigo Procedimiento Civil

Ley 47 de 1920, Artculo 22.

Ley 39 de 1981, Artculos 1, 2,3 y 4.

Ley 6 de 1992, Artculo 74.

Ley 80 de 1993, Artculo 39.

Ley 397 de 1997, Artculo 4, Artculo 12.

Decreto 1798 de 1990, Artculo 31.

Decreto 2620 de 1993.

Decreto 2150 de 1995.

Acuerdo AGN 007 de 1994, Artculo 23, Artculo 60.

Acuerdo AGN 11 de 1996.

Acuerdo AGN 047 de 2000.

Acuerdo AGN 048 de 2000.

Acuerdo AGN 049 de 2000.

Acuerdo AGN 050 de 2000.

Acuerdo AGN 056 de 2000.

Acuerdo 037 de 2002.

En desarrollo de la ley 80 de 1989 El Archivo General de la Nacin plantea

Normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales

Ambientales: Involucran elementos como la temperatura, la humedad

los diferentes soportes y tcnicas de registro. Las alteraciones

Biticos: interactuando con los anteriores, aparecen los agentes

Desastres: A las deficientes condiciones administrativas y fsicas, en las

Antropognicos: Se constituye en el factor de alteracin ms nocivo

Para controlar los factores de deterioro mencionados existen los programas

mantenimiento, almacenamiento y primeros auxilios, los cuales han sido

Sensibilizacin dirigida tanto al personal directivo como al tcnico

El de mantenimiento: orientado a promover condiciones adecuadas para

El de almacenamiento: tiene que ver principalmente con los proceso de

Recomendaciones para el mantenimiento de los documentos

Controlar la entrada de polvo y contaminantes, verificando el buen

Establecer cronogramas peridicos de limpieza. Las personas

Para la limpieza de estantera y muebles se debe emplear aspiradora

Limpiar los pisos con aspiradora o con un trapero humedecido en

La limpieza de los documentos se debe realizar en un espacio aislado

Emplear la aspiradora dotada de boquilla, para la limpieza exterior de