7 Modulo 1 Gestión Del Nucleo Ejecutor PDF

Presentacin
El Mdulo de Gestin de los representantes del Ncleo

Ejecutor, forma parte del Manual de Gestin Comunal.
Objetivo:
Generar y fortalecer las capacidades de los responsables de
la gestin para la ejecucin del proyecto.
Est dirigido al Ncleo Ejecutor y en forma especial a los
miembros del rgano representativo del Ncleo Ejecutor,
constituyndose en un documento de consulta para toda la
poblacin beneficiaria.
TEMA 1
Organizando nuestra
comunidad en Ncleo Ejecutor
OBJETIVO:
Promover la organizacin de la comunidad y determinar
sus formas de participacin.
Nuestra comunidad
Qu es el Ncleo Ejecutor?
Es la comunidad organizada y representada por cuatro (4) personas elegidas
democrticamente en asamblea general. Estos representantes elegidos son: Presidente,
Secretario, Tesorero y Fiscal.
Es importante que por lo menos un miembro del Ncleo Ejecutor sea una mujer.
Requisitos para ser elegidos representantes del Ncleo Ejecutor:

Vivir en la comunidad.
Saber leer y escribir.
Tener Documento Nacional de Identidad (DNI).
No tener parentesco con los otros miembros del Ncleo Ejecutor.
Poseer buena conducta, prestigio y solvencia moral.
No estar inhabilitado por FONCODES.
Funciones de los miembros del Organo

Representativo del Ncleo Ejecutor
PRESIDENTE / A
Es el representante legal del Ncleo Ejecutor.
Firma en representacin del Ncleo
Ejecutor la documentacin requerida
por FONCODES, as como el convenio
de financiamiento.
Exige la entrega formal del terreno y
firma el acta correspondiente con los
dems representantes del Ncleo Ejecutor.
Firma documentos del Convenio durante
la ejecucin, terminacin, liquidacin y
transferencia de la obra.
Convoca y preside las asambleas.
Revisa los libros y documentos.
Vigila los procesos de compra.
SECRETARIO / A
Tiene a su cargo el Libro de Actas y redacta
las actas de las asambleas.
Elabora las actas de las asambleas mensuales
y de la reuniones del Ncleo Ejecutor
Coordina y organiza las reuniones del Ncleo
Ejecutor.
Informa a la comunidad sobre los acuerdos

de las asambleas.
Reemplaza al Presidente en la conduccin
de la asamblea en caso de ausencia.
Guarda y cuida los documentos relacionados
al convenio.
TESORERO (A)
Firma los convenios de financiamiento
conjuntamente con el Presidente.
Responsable del manejo y uso adecuado
de los fondos (chequeras, cotizaciones,
etc.). En caso de ausencia, los documentos
quedan en custodia del Secretario / a.
Retira con el Residente el dinero de la
cuenta bancaria, previa autorizacin del
Presidente y del Fiscal.
Custodia el dinero retirado del banco hasta
el momento de efectuar el pago.
Visa los comprobantes de gastos junto con
el Presidente y el Residente.
Participa en forma conjunta con el residente
en los procesos de compra oportuna de los
bienes o materiales y contrata la mano de
obra necesaria.
Lleva un registro de ingresos y egresos de
todas las operaciones ejecutadas.
Registra los documentos de gastos en la
hoja de Manifiesto de Gastos.
Elabora con el Residente el resumen del
Estado Financiero del Proyecto y el Manifiesto
de Gastos.
Prepara con el Residente la rendicin de
cuentas, la cual debe ser presentada
mensualmente en la asamblea comunal.
Efecta el pago de jornales y honorarios.
Suscribe documentos del Convenio
durante la ejecucin, terminacin y
liquidacin de este.
EL / LA FISCAL
Es el representante de la Municipalidad Distrital
designado para custodiar sus recursos.
Vela por el cumplimiento de todas las
obligaciones del convenio y documentos
anexos en la ejecucin del proyecto.
Informa al Presidente, al Supervisor y a la
Oficina Zonal sobre las irregularidades
detectadas.
Revisa y firma la autorizacin de gastos que

elaboran el tesorero y el inspector residente
para la compra de materiales.
Vigila que el uso de los recursos se efecte
de acuerdo con la programacin de gastos.
Vigila el movimiento de almacn.
Tiene a su cargo el cuaderno de capacitacin.
RECORDEMOS QUE:
HOMBRES Y MUJERES tenemos los mismos derechos a
ser elegidos para ocupar cualquier cargo del rgano
Representativo del Ncleo Ejecutor.
Responsabilidades del rgano

El Ncleo Ejecutor firma los convenios de financiamiento con:
Las municipalidades acreditadas: estos convenios
se suscriben entre la comunidad y el Ncleo
Ejecutor, para coordinar y contratar a los agentes
individuales encargados de la capacitacin, ejecucin
y supervisin de obras.
Ncleo
Ejecutor
Municipalidad
Distrital
CONVENIO DE GESTIN
Las municipalidades no acreditadas: estos convenios

se suscriben entre la municipalidad, del Ncleo Ejecutor
y Foncodes, para coordinar y contratar a los agentes
individuales encargados de la ejecucin, capacitacin
y supervisin del proyecto.
Municipalidad
Distrital
Ncleo
Ejecutor
10
CONVENIO DE
COOPERACIN
Foncodes
Cambio de integrantes del rgano

Cualquiera de los miembros podr

ser cambiado por:
Renuncia irrevocable escrita.
Cambio de domicilio a un lugar diferente
del mbito del convenio.
Por enfermedad que le impida
realizar sus funciones.
Tambin puede ser cambiado por:

No cumplir eficientemente sus funciones.
Tener parentesco directo con algn miembro
del rgano Representativo del Ncleo Ejecutor
elegido: padre, madre, hijo(a), to(a), primo(a).
Estar inhabilitado por FONCODES.
Tener antecedentes penales.
El nmero de personas asistentes a la asamblea para cambiar a

cualquier representante deber ser por lo menos igual a la
mitad de personas que lo eligi.
11
Prohibiciones del rgano

EST PROHIBIDO DE:
Usar los fondos para fines personales y cosas ajenas al proyecto.

Delegar el manejo de las cuentas.
Firmar cheques sin tener la autorizacin de gastos.
Pagar montos diferentes de los autorizados.
Realizar pagos sin la autorizacin correspondiente.
Modificar las caractersticas del proyecto sin autorizacin de FONCODES.
12
Sanciones a los miembros del rgano

Si alguno de los miembros del rgano
incumple cualquiera de las condiciones
del convenio de financiamiento y sus
anexos, estar sujeto a la aplicacin de
las siguientes sanciones:
La asamblea comunal podr destituir al
miembro que cometa falta o delito.
FONCODES impedir que la persona
que cometa falta o delito participe en
cualquier otro proyecto o programa
financiados por la institucin.
FONCODES o la comunidad podrn
denunciar judicialmente a quien cometa
falta o delito.
Otras previstas en el Convenio.
Seremos denunciados penalmente SI:
S/.
Utilizamos el dinero en cosas ajenas al proyecto.

Usamos el dinero para beneficios personales o
de un tercero.
13
Participacin activa de la comunidad

La comunidad debe participar:
Organizndose en Ncleo Ejecutor.
Eligiendo a su rgano Representativo

para que lo represente en la gestin
del proyecto.
14
La eleccin de la directiva de los Comits

de Administracin.
Asimismo:
Con la mano de obra no calificada mediante faenas comunales.

Con el terreno, materiales del lugar (troncos, adobes, piedras,
arena, agregados, etc.) de acuerdo con el compromiso de
cofinanciamiento, adems de dinero en efectivo para la
operacin y mantenimiento de las obras.
Con su asistencia a las reuniones

de capacitacin y educacin sanitaria.
15
Con su intervencin en las asambleas y

c o n t ro l d e l d e s e m p e o d e l o s
representantes del rgano
y agentes que intervienen en el proyecto.
LA COMUNIDAD
EJECUTA
Y COFINANCIA
MUNICIPALIDAD
FINANCIA
NO
DEBEMOS
OLVIDAR
FONCODES SUPERVISA
Y BRINDA ASESORA Y
ASISTENCIA TCNICA
EL XITO DE LA OBRA Y SU
FUNCIONAMIENTO DEPENDE DE
NUESTRA PARTICIPACIN.
16
Aporte comunal
Con qu aporta la comunidad

para la ejecucin de su proyecto?
Con mano de obra no calificada, mediante

faenas comunales.
Proporciona el terreno donde se
construir la obra y los materiales
del lugar (troncos, adobes, agregados, etc.).
En qu consiste el aporte comunal

de dinero en efectivo?
En que la comunidad hace una contribucin
econmica en efectivo para las obras de agua
y saneamiento segn el sistema de abastecimiento
de agua que elija.
Esta contribucin (cuota) sirve como Fondo de
Reserva para la operacin, administracin y
mantenimiento del sistema.
La cuota la cobra el Tesorero del Ncleo Ejecutor
y la entrega a la directiva del comite de
administracin cuando la obra est concluida.
17
TEMA 2
Realizando
nuestras asambleas
OBJETIVOS:
Participar activamente en las asambleas y reconocer su importancia.
19
Las asambleas
Son muy importantes porque en ellas:
Tomamos decisiones en conjunto:

Las mujeres y los hombres expresamos nuestras
opiniones.
Los acuerdos son aprobados democrticamente.
Todos nos comprometemos a respetar y cumplir
los acuerdos y los compromisos asumidos.
Nos informamos de todo

lo referente al proyecto:
Los gastos y el manejo del dinero.
El avance fsico de la obra que estamos realizando.
El proceso de capacitacin.
21
Tipos de asambleas
Asambleas ordinarias
Son las que se realizan
de acuerdo con el plan de trabajo.
Son convocadas por el Presidente.
La convocatoria se difunde por diferentes
medios indicando hora, lugar, fecha y agenda.
Nos informamos y tomamos acuerdos.
Asambleas extraordinarias
Se realizan por motivos
especiales.
Pueden ser convocadas por el Presidente o el Fiscal.
En ausencia de ambos, Foncodes coordina con la
Municipalida para que la convoque.
Se necesita la asistencia de por lo menos la mitad
del nmero de personas que eligi al rgano
Representativo. Si no hay el nmero requerido, se
efecta una segunda citacin para el mismo da y
se realiza la asamblea con la asistencia de por lo
menos un tercio.
La citacin se difunde por los diferentes medios
indicando hora, lugar, fecha y agenda.
22
Convocatoria.
Es importante promover la asistencia y participacin de todos los beneficiarios,

para una transparente gestin de los recursos.
Las asambleas son convocadas para:

Informar sobre el inicio y marcha del
proyecto.
Tomar decisiones.
Aprobar los aportes comunales para la
construccin de la obra.
Elaborar y aprobar el Plan de Trabajo y
el cronograma de capacitacin.
Realizar rendiciones de cuentas.
Hacer cambios en el rgano Representativo

del Ncleo Ejecutor, ya sea por destitucin
o reemplazo de alguno de sus miembros.
Informar sobre alguna irregularidad.
Aprobar la terminacin y liquidacin de la obra.
Suscribir el acta de terminacin de la obra.
Elegir al Comit de Administracin, que se
encargar de la operacin y mantenimiento de
la obra.
23
Cmo organizar una asamblea

Antes de la asamblea
Preparamos, en coordinacin con todos los
representantes del Ncleo Ejecutor, los puntos
de la agenda.
Coordinamos con otras autoridades y agentes
locales involucrados en el proyecto para asegurar
su participacin en la asamblea .
Fijamos fecha, lugar y hora de la asamblea.
Difundimos la convocatoria por lo menos con tres
das de anticipacin por los diferentes medios.
Durante la asamblea
Asistimos puntualmente, saludamos con
amabilidad a todos los asistentes.
Iniciamos la asamblea con la lectura de la
agenda.
Tratamos detalladamente cada uno de los
puntos de agenda. No pasamos al siguiente
punto sin haber resuelto el que estamos
tratando.
Hacemos que todos participen.
Aprobamos los acuerdos por lo menos con
la mitad ms uno de los beneficiarios
asistentes
Resumimos los acuerdos.
El Secretario da lectura al acta.
Despus de la asamblea
Todos debemos cumplir los acuerdos tomados
en asamblea.
El fiscal debe hacer que se cumplan los acuerdos.
24
Finalmente todos firmamos el acta.
Pasos para el desarrollo de una asamblea

Estos pasos nos servirn cuando dirijamos una asamblea en la cual la agenda no est programada.
1. Saludamos con amabilidad
2. Registramos la asistencia
3. Verificamos el qurum
Si hay 50% + 1 de los beneficiarios
iniciamos la asamblea.
4. Leemos el acta anterior
El secretario lee el acta de
la asamblea anterior.
5. Pasamos a la seccin informes

Informamos sobre asuntos
relacionados con la asamblea.
25
6. Pasamos a la seccin pedidos

Los asistentes solicitan
hablar de algn tema.
7. Pasamos a orden del da

Tratamos los puntos de agenda
incluyendo la seccin pedidos.
8. Tomamos acuerdos
9. Leemos el acta
El Secretario lee el acta
que ha redactado.
Los puntos tratados en orden del da

son sometidos a votacin. Los acuerdos
siempre se aprueban con la mitad ms uno
de los votos de los asistentes
10. Firmamos el acta

Todos los asistentes firmamos el acta,
con lo cual aprobamos su contenido.
26
El Libro de Actas
Es muy importante porque:
En l anotamos todos LOS ACUERDOS
TOMADOS EN ASAMBLEAS. Las mujeres
y los hombres asistentes lo firmamos.
Debe estar legalizado por un notario

o un juez de paz y tener todas las hojas
debidamente numeradas.
Qu deben contener
las primeras hojas?
El Acta de Constitucin del Ncleo
Ejecutor y el Padrn de Beneficiarios.
27
Elaboracin del acta

Qu pasos debemos seguir para elaborar un acta?
1. Registrar el lugar, da y hora
en que se realiza la asamblea.
2. Escribir los puntos de la agenda.
3. Anotar las opiniones y pedidos
de las mujeres y los hombres.
4. Registrar los acuerdos.
5. Firman los miembros representantes

del Ncleo Ejecutor.
6. Dar lectura al acta.

7. Firmar a todos los asistentes.
SE RECOMIENDA:
Cuando la obra est concluida, el Libro de Actas debe pasar a la correspondiente
entidad receptora de transferencia.
28
El Acta
En la localidad de ..........................., distrito de ................................., .provincia de ............................
..........., departamento de ............................, siendo las ........................ horas, del da.............................
del ao................................ se reunieron los integrantes del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor,
del Proyecto......................................., Convenio N .......................... para tratar la siguiente agenda:
.....................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................
Las personas asistentes informaron lo siguiente:
Jos.............................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................
Mara............................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................
Se lleg a los siguientes acuerdos:

.....................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................
No habiendo nada ms que tratar, se lee el acta y se da por terminada la asamblea, siendo las ............
................ horas del............................................................................................................. Los asistentes
firman en seal de conformidad.
--------------------------
------------------------
-----------------------
-------------------
Presidente (a)
Tesorero (a)
Secretario (a)
Fiscal(la)
Firmas de los asistentes:
29
TEMA 3
Administrando nuestros
recursos
OBJETIVOS:
Reconocer los documentos que se emplean para el control y seguimiento
administrativo de los recursos.
Comprender la importancia del cumplimiento de los procedimientos
administrativos para el buen manejo de los recursos.
31
Los Comits de Administracin

Son organizaciones comunales responsables de realizar la administracin, operacin
y mantenimiento de las obras construidas.
Cmo se constituyen?
El rgano Representativo del Ncleo Ejecutor
convoca a una asamblea comunal y por mayora
simple se elige a los miembros de la directiva:
(Presidente (a), Secretario (a), Tesorero (a) y Fiscal).
Se debe promover que los candidatos sean hombres
y mujeres.
33
El Plan de Trabajo
Qu es el plan de trabajo?
Es el conjunto de actividades que
vamos a realizar durante la ejecucin
del proyecto. Se elabora con el
asesoramiento del Residente, y aprobado
por el Ncleo Ejecutor.
Para qu es til?
Para organizar nuestras actividades y vigilar
su cumplimiento.
Para poder reprogramar nuestras actividades.
Cmo elaboramos nuestro plan de trabajo?

Colocamos en la primera columna las actividades
que vamos a desarrollar.
Escribimos los nombres de los responsables de
cada actividad.
Fijamos cada cuanto tiempo (frecuencia) vamos a
realizar la actividad y marcamos con una X la
semana correspondiente.
34
Anotamos las observaciones en la columna

correspondiente.
Responsables: son los que conducen la actividad programada.
Ejemplo de Plan de Trabajo

Proyecto : ___________________________________
ACTIVIDADES
FRECUENCIA
MES 1
2 3
Convenio N _____________________________________________
EJECUCIN DEL PROYECTO

MES 2
MES 3
4 1 2 3 4 1 2 3
MES 4
2 3
Asambleas
Comunales
RESPONSABLES
OBSERV.
ORNE,
Comunidad
Elaboracin del
Cronograma de
Capacitacin
Asistencia a
Talleres de
Capacitacin
Pago de
jornales
Pago de
honorarios
Compra de
materiales y
herramientas
Rendicin de
cuentas
Liquidacin de la
obra.
Transferencia
de la obra
Comunidad y
capacitador
ORNE,
Comunidad y
Capacitador
Tesorero y
Residente
Tesorero y
Supervisor
Tesorero y
Residente
ORNE,
Residente
ORNE,
Residente
ORNE,
Foncodes
Presidente (a) del N. E.
Secretario (a) del N. E.
Fiscal (la) del N. E.
Tesorero(a) del N. E.
Residente
SE RECOMIENDA:
El Plan de Trabajo debe estar colocado en un lugar visible para
que los beneficiarios se enteren de todas las actividades.
35
La Programacin de Gastos
Es un documento en el que escribimos

la relacin de materiales, herramientas
y servicios que se necesita para la
ejecucin del proyecto.
En este documento:
Anotamos los costos de los materiales,
herramientas y otros servicios, y la
fecha para adquirirlos.
El Tesorero y el Residente son los
encargados de elaborarlo.
36
Es obligatorio que el Ncleo Ejecutor cuente con:
a. El almacn
La comunidad debe proporcionar

un local limpio, seguro y apropiado
en donde funcione el almacn para:
Guardar los materiales

y herramientas,
mantenerlos en buenas
condiciones y llevar un
control de ellos.
37
b. El Cuaderno de Obra
Es un documento que sirve para registrar los
principales hechos que ocurren durante la
ejecucin de la obra.
CUADERNO
DE
OBRA
El cuaderno debe estar legalizado por el juez

dde paz o notario y sus hojas debidamente
numeradas.
La apertura del cuaderno la realizamos el da
obra, con la firma y
de inicio de la obra
conformidad de lloss representantes del
rgano Representativo del Ncleo Ejecutor
y de las autoridades presentes.
En las primeras hojas debe constar el Acta de
Entrega del Terreno.
El Residente y Supervisor de Proyectos lo
responsables de manejo.
suscriben y son
on los responsable
Se anotan los avances, consultas, visitas del
Residente y Supervisor de Proyectos,
adems de situaciones diversas.
Debe permanecer en la obra hasta la
terminacin.
Al concluir la ejecucin se sacan tres copias,

que se distribuyen de la siguiente manera:
1. El original para del Expediente de Liquidacin.
2. Una copia para el Supervisor de Proyectos.
3. Una copia para el Residente.
4. Una copia para el Ncleo Ejecutor.
38
c. El Cuaderno de Capacitacin
Es un documento donde se anotan los avances,

incidencias y situaciones diversas que ocurren
durante el PROCESO DE CAPACITACIN.
CUADERNO
DE
CAPACITACIN
Debe estar legalizado por un notario o juez de paz y

tener las hojas debidamente numeradas.
Se empieza a utilizar el da que se inicia la
capacitacin, mediante Acta de Apertura.
El / la Fiscal tiene la responsabilidad de su manejo.
El / la Secretario / a tiene la responsabilidad de
custodiarlo.
Al concluir el proceso de capacitacin se saca tres

copias, que se distribuyen de la siguiente manera:
1.
2.
3.
4.
El original para el Expediente de liquidacin.

Una copia para el Ncleo Ejecutor.
Una copia para el Capacitador zonal.
Una copia para la SubGerencia de Capacitacin
39
ANEXOS
41
La autorizacin de gastos
Es el documento en el cual autorizamos el gasto segn la programacin.
Deber siempre contar con el visto bueno del Residente
esidente y del Supervisor de Proyectos.
Utilizamos el formato N 5
AUTORIZACION DE GASTOS
N
FECHA:
CONVENIO No.
MONTO FINANCIADO
RECIBIDOS A LA FECHA
MONTO ACUMULADO DE
AUTORIZACIONES ANTERIORES
SALDO DISPONIBLE
:
:
:
:
:
GASTOS DE COSTO DIRECTO

DETALLE
INSUMO O SERVICIO
IMPORTE
UND.
CANTIDAD
PRECIO UNIT
S/.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
MONTO TOTAL DE ESTA AUTORIZACION
SALDO ACTUAL DESPUES
DE ESTA AUTORIZACION
Son .......................................................................................... Nuevos Soles

........................................................................................................................................ Nuevos Soles
(en letras)
GASTOS DEL RESIDENTE
(SOLO EN CASO DE PERSONA NATURAL)
La autor
zacin de Gastos deL Residente slo se realizar una (01) vez al mes, posterior a la entrega del informe mensual respectivo y servir como constancia de
permanencia en Obra. Para el caso de Persona Jurdica, el Pago del Residente se establecer segn se estipula en los contratos correspondientes.
COEFICIENTE DE PARTICIPACION
DIAS DE RETRASO EN
LA PRESENTACION DEL
DIAS POR ASISTIR EN EL MES
(G)
DIAS ASISTIDOS (*)
(H)
FACTOR DE ASISTENCIA
(C = H/G)
(n)
INFORME MENSUAL
(*) Verificados en Cuaderno de Obra

PRESUP
CONCEPTO
TOTAL
A
ACUMULADO
AUTORIZAD
O
ANTERIOR
PAGO QUE SE AUTORIZA

AVANCE
MES
FACTOR
MONTO BRUTO
MORA
D=AxB/100xC
E=Dx5/1000xn
Fdo.LIQUID.
MONTO
NETO
F=(D-E)x0.15
D-E-F
HONORARIOS -RESIDENTE
MOVILIDAD Y VIATICOS
UTILES DE OFICINA
TOTAL
PRESIDENTE DEL N.E.
FISCAL DEL N.E.
VB RESIDENTE
VB SUPERVISOR
El Tesorero es responsable de presentar los Comprobantes de Pago en un PLAZO DE 5 DIAS hbiles, contados desde la fecha de la presente autorizacin;
y ser responsable del monto autorizado para Mano de Obra, que sustentar con Hoja de Jornaless firmadas.
Este procedimiento permite que el Tesorero y el Residente

retiren oportunamente el dinero del banco.
43
Pago de jornales y honorarios

El Tesorero (a) paga la mano de obra de acuerdo con los das trabajados.
El control y pago se efecta de acuerdo con los formatos 6, 7, y 8.
Utilizamos el formato N 6:
HOJA DE TAREO
-FONCODES
CONVENIO N
AL
PERIODO DEL
N de
Nombre y Apellidos
Categora
Orden
Documento
de Identidad
DIAS TRABAJADOS
L
TOTAL
Das Trabaj
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12

os que abajo suscribimos; certificamos que los das consignados en la presente Hoja de Tareo han sido cancelados por concepto de mano de obra.
Residente
Maestro de Obra
DNI
Tesorero N.E.
DNI
Presidente N.E.
DNI
DNI
HOJA DE JORNALES
CONVENIO
N
-FONCODES
Semana N
PERIODO DEL
PROYECTO
N de
Nombre y Apellidos
Categora
Orde
n
Gnero
Fem.
Masc.
..../..../....
Documento
Das
JORNAL
TOTAL A
de Identidad
Trabajad.
(S/.)
PAGAR (S/.)
AL
FIRMA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Total
os que abajo suscribimos; certificamos que los das consignados en la presente Hoja, han sido cancelados por concepto de Mano de Obra.
Residente
DNI
44
Maestro de Obra
DNI
Presidente N.E.
Tesorero N.E.
DNI
DNI
..../..../....
HOJA DE JORNALES DEL APORTE COMUNAL CUANTIFICADO

CONVENIO
-FONCODES
Semana N
PROYECTO
N de
PERIODO DEL
Nombre y Apellidos
Categora
Orde
n
Gnero
Fem.
Documento de
Das
JORNAL
Identidad
Trabajad.
(S/.)
Masc.
..../..../....
AL
..../..../....
Total del
Aporte Valorizado
FIRMA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Total
Los que abajo suscribimos; certificamos que los das consignados en la presente Hoja, han sido aportados con Mano de Obra.
V.B. Supervisor de Proyectos

DNI
Residente
DNI
Presidente N.E.
DNI
Tesorero N.E.
DNI
Fiscal N.E.
DNI
El Residente AUTORIZA que el pago se efecte de acuerdo con el avance de la obra.
Pago de honorarios
El pago de servicios al Operador Tcnico
Social se efecta conforme al convenio
de financiamiento y al contrato con el
Organo Representativo del Ncleo Ejecutor.
El pago de Honorarios a los agentes individuale,
se procede de acuerdo a lo establecido en sus
contratos.
45
Aporte comunal
Recuerda
En la Hoja de Jornales del Aporte Comunal Cuantificado
controlamos el aporte de la comunidad en mano de obra no
calificada, el cual es cuantificado por el Residente.
Utilizamos formato N 8:
Hoja de Jornal del Aporte Comunal Cuantificado

CONVENIO
-FONCODES
Semana N
PROYECTO
N de
PERIODO DEL
Nombre y Apellidos
Categora
Orde
n
Gnero
Fem.
Masc.
Documento de
Das
JORNAL
Identidad
Trabajad.
(S/.)
..../..../....
AL
Total del
Aporte Valorizado
FIRMA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Total
Los que abajo suscribimos; certificamos que los das consignados en la presente Hoja, han sido aportados con Mano de Obra.
V.B. Supervisor de Proyectos

DNI
46
Residente
DNI
Presidente N.E.
DNI
Tesorero N.E.
DNI
Fiscal N.E.
DNI
..../..../....
Los materiales y herramientas
Para la COMPRA de materiales

y herramientas:
El Residente asesora y cautela
sobre la calidad y garanta de la
compra que se realiza de acuerdo
con la programacin de gastos.
NO debemos OLVIDAR hacer nuestras

cotizaciones antes de realizar la compra.
El PAGO de materiales y herramientas
se efectuar contraentrega del bien.
Es decir:
Recibimos los materiales y
herramientas y luego pagamos la
cantidad respectiva.
DEBEMOS EXIGIR
el comprobante de pago para sustentar nuestros gastos, el cual
debe estar a nombre del Ncleo Ejecutor.
47
Para el control de materiales y herramientas

Movimiento diario de almacn

CUADRO DE MOVIMIENTO DIARIO DE ALMACEN - ENTRADAS - SALIDAS
CONVENIO N
-FONCODES
PROYECT
FECHA DE PRESENTACION
..../..../....
INGRESOS
FECHA
MATERIAL
UNID.
PROVEEDOR
Presidente N.E.
CANT.
EGRESOS
RECEPCION
Tesorero N.E.
DNI
CAN
T.
PARTIDA
Fiscal N.E.
DNI
RECEPCION
Residente
DNI
DNI
NOTA : Uso interno del Ncleo Ejecutor, se presentar cada vez que sea solicitado por el Supervisor de
FONCODES.
Cuadro resumen del movimiento diario de almacn

CONVENIO No. :
- FONCODES
FECHA DE PRESENTACION :
PROYECTO :
PERIODO DE CONTROL: DEL ...../...../........ AL ..../...../......

MATERIAL
PRESIDENTE N.E.
UNID.
SALDO
ANTERIOR
INGRESOS
FECHA PROVEEDOR
TESORERO N.E.
CANT.
INGRESO
ACUMULADO
FECHA
FISCAL N.E.
NOTA: El presente cuadro se llenar hasta agotar el movimiento de un material, antes de pasar a otro.
48
EGRESOS
PARTIDAS
SALDO
CA
NT.
RESIDENTE
Rendicin de cuentas mensuales

Es la informacin a todos los actores involucrados
de los gastos efectuados en el proyecto.
Es responsabilidad del Residente y del Tesorero.
Los aportes en mano de obra, materiales, transporte,
herramientas, equipos, etc. son valorizados en soles
para incluirlos en la rendicin de cuentas final del
proyecto.
Se realiza en la Hoja Resumen del Estado Financiero y
en la Hoja de Manifiesto de Gastos.
Se registran todos los gastos efectuados por
diferentes conceptos.
Resumen del Estado Financiero

Convenio
Proyecto
Monto Financiado
Monto Ampliacin Presupuestal
Monto Total Financiado
Transferencias Fecha
1
2
3
Total Desembolsado
S/.
S/.
S/.
CORRESPONDIENTE AL MES DE
..............................
..............................
..............................
C/Pago N
Importe
S/.
VALOR FINANCIADO
ITEM
RUBRO
(S/.)
1.0
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
2.0
3.0
4.0
5.0
6.0
7.0
8.0
9.0
GASTOS EFECTUADOS
(segn docum.probatorios)
(S/.)
Total De sembolsado
S/. ...........................................................................
Intereses Generados
Inversin a la fecha
S/. ...........................................................................
S/. ...........................................................................
Cuenta Bancaria:
...................................................................................
Banco ........................
...................................................................................
EJECUCION
OBSERVACIONES
%
COSTO DIRECTO
Mano de Obra Calificada
Mano de Obra no Calificada
Materiales
Equipos
Herramientas
Encofrados
Flete
Equipamiento
Otros
GASTOS GENERALES
UTILIDAD
I.G.V.
GASTOS DEL RESIDENTE
GASTOS DE PRE-INVERSION
APORTES DE LA COMUNIDAD
COFINANCIAMIENTO DE OTRAS INSTITUCIONES
INTERESES
SUB TOTAL INVERSION

9.0
10.0
11.0
GASTOS DE CAPACITACION
GASTOS DE SUPERVISION
GASTOS DE LIQUIDACION
TOTAL INVERSION
Los que abajo suscribimos, certificamos que hemos verificado, en los documentos presentados por el Ncleo Ejecutor y el Inspector Residente, que los motivos consignados en el presente informe, han sido cancelados durante el proceso de ejecucin del Proyecto, con arreglo a los trminos
y condiciones del Convenio suscrito con FONCODES
PRESIDENTE
NOMBRE
DNI
TESORERO
NOMBRE
DNI
RESIDENTE
NOMBRE
DNI
VB SUPERVISOR
NOMBRE
DNI
49
Manifiesto de Gastos
Se registran por fechas todos los documentos que

sustentan los gastos realizados.
Utilizamos el formato N 14 :
Manifiesto de Gastos
CONVENIO
Correspondiente al mes de
de ..
Fecha de presentacin
de ............
UBRO (del Estado Financiero) :

No de
Orden (**)
DOCUMENTO
Fecha
Clase (***)
(*)
DETALLE
No
Razn Social o Nombre
Concepto
IMPORTE
S/.
OBSERVACIONES
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
TOTAL
(*) Llevar el Manifiesto de Gastos por cada RUBRO (1 al 12) del Estado Financiero.
(**) Anotar en orden cronolgico la totalidad de documentos que acrediten los gastos efectuados.
(***) Clase: Factura, Comprobante, Recibo, Contrato, Declaracin Jurada, etc.

or el presente, los abajo firmantes declaramos bajo juramento que los gastos aqu detallados, estn previstos en el presupuesto aprobado y han sido utilizados, en su integridad, en la ejecucin del presente proyecto.
Las copias de las facturas, omprobantes, recibos, etc., etc. que acrediten los gastos efectuados, debern permanecer en poder del TESORERO del Ncleo Ejecutor
PRESIDENTE
NOMBRE
DNI
TESORERO
NOMBRE
DNI
RESIDENTE
NOMBRE
DNI
El Supervisor revisa en cada visita los documentos

originales de los gastos realizados.
50
VB SUPERVISOR DE PROYECTOS
NOMBRE
DNI
Segunda transferencia de fondos

Para las municipalidades acreditadas y NO acreditadas, el Residente es el responsable de
presentar al municipio la Solicitud de Segunda Transferencia de Fondos (formato N 17)
Utilizamos el formato N 17 :
Solicitud de Transferencia de Fondos

Convenio N ........ - ........ Foncodes
Se or:
Director Ejecutivo de FONCODES
FECHA:
Tenemos el agrado de dirigirnos a usted a fin de solicitarle se sirva disponer la Transferencia

de la cantidad de: ..........................................................................................................
............................... y /100 nuevos soles (S/....................................................) mediante
abono en la cuenta de ahorros N ........................................... del Banco .........................
Sucursal de:...................................................... a nombre del N cleo Ejecutor: .................
...............................................................................
Para tal efecto, estamos presentando el Formato de Avance F sico Financiero de la Obra, el
que tiene car cter de Declaraci n Jurada, y copia de libreta de ahorros, en los que se refleja el
avance y cumplimiento de los requisitos establecidos.
Respecto al Cronograma de Avance, aprobado por la Supervisi n, la obra se encuentra:
a. Adelantada: ...........
b. Normal: ...............
c. Atrasada: .............
(De existir atraso, indique brevemente las razones y las medidas que ha tomado para superar
esta situaci n):
El presente documento esta siendo entregado en : .............................................................

(Lugar)
el ....../......./........ al Supervisor de Proyectos:
(Nombre)
Atentamente
PRESIDENTE DEL NE
Nombre
DNI
RESIDENTE
Nombre
DNI
TESORERO DEL NE
Nombre
DNI
VB SUPERVISOR
Nombre
DNI
Los documentos que se anexan a la Solicitud de

Segunda Transferencia de Fondos y las
condiciones se indican en la Gua de Ejecucin
Infraestructura.
de Proyectos de Infraestructura
51
La terminacin de la obra
Concluida la obra, segn el Expediente Tcnico, el Residente la registra en el Cuaderno de
Obra y comunica al Supervisor para que en un plazo de 15 das la revise y d su conformidad.
Suscriben el Acta de terminacin de la Obra el Ncleo Ejecutor, el Representante de la
Municipalidad, el Residente y el Supervisor de Proyectos
Pa r a e l c a s o d e l a
municipalidades
ACREDITADAS, el Acta se
enva a la municipalidad
distrital.
Pa r a
l a s
N O
ACREDITADAS, el Acta se
enva a Foncodes.
52
Acta de Terminacin de la Obra
Asamblea comunal final

Es la asamblea ordinaria en la que el Organo Representativo del
Ncleo Ejecutor y el Residente presentan la rendicin de
cuentas final.
Se debe realizar en la fecha ms prxima a la liquidacin.
En esta asamblea:
Damos a conocer los ingresos y egresos para la posterior
liquidacin del convenio.
Se informa tambin sobre todas las actividades realizadas
durante la ejecucin del proyecto.
Si la comunidad beneficiaria est conforme se suscribe el acta.
El acta de rendicin de cuentas final

En la (el) comunidad / anexo / caser o de ........................................., del distrito de
..................................., de la provincia de ........................., del departamento de
........................, siendo las ........ horas del d a ........, del mes de ...................., de
....., reunida la poblaci n conformante del N cleo Ejecutor en Asamblea General,
contando con la asistencia de los abajo firmantes.
Se procedi
a la Rendici n de Cuentas Final por parte del N cleo Ejecutor a la comunidad.
Asimismo, dejamos constancia que se ha cumplido con la ejecuci n de la obra, de

acuerdo con los documentos del expediente t cnico.
Representantes del N cleo Ejecutor que realizan la Rendici n de Cuentas Final
PRESIDENTE
TESORERO
DNI
DNI
SECRETARIO
FISCAL
DNI
DNI
Otros
RESIDENTE
SUPERVISOR DE PROYECTOS
DNI
DNI
Autoridades asistentes
Nombre:
Cargo:
DNI
Nombre:
Cargo:
DNI
Siguen firmas de pobladores de la comunidad
53
Liquidacin del convenio

El Organo Representativo del Ncleo
Ejecutor y el Residente presentan al
Supervisor del Proyecto toda la
documentacin necesaria para la
liquidacin del convenio.
Los documentos que se acompaan al
expediente de liquidacin estn
detallados en la Gua de Ejecucin de
Proyectos de Infraestructura Social.
El Supervisor de la obra lo revisa, si no hay
observaciones dar la conformidad
correspondiente y presentar un informe para la
A quin se presenta el informe?

A la municipalidad distrital en el caso de la municipalidades acreditadas
A la Oficina Zonal de Foncodes, en el caso de las NO ACREDITADAS
APROBACIN DE LA LIQUIDACIN DEL CONVENIO

Quines la aprueban?
En las municipalidades ACREDITADAS, es la municipalidad mediante una Resolucin
de Aprobacin de Liquidacin del Convenio, se presenta una copia a la Oficina Zonal
para su registro.
En las municipalidades NO ACREDITADAS, es Foncodes, mediante una Resolucin de
Aprobacin de Liquidacin del Convenio, se enva una copia a la sede central para su
registro.
54
Para los proyectos (las obras) de agua potable

y saneamiento solo se liquida la obra, pero no
el proyecto (convenio) porque contina la etapa
de acompaamiento.
Entrega provisional de la obra

La obra se entrega provisionalmente a la entidad receptora correspondiente. En el caso de
agua a la JAAPS que se encargar de la administracin , operacin y mantenimiento del
sistema. La entidad receptora recibe la obra mediante:
Acta de compromiso de operacin y mantenimiento
provisional de la obra
(formato N 23)
Para las obras de agua y saneamiento:

El tesorero (a) del Ncleo Ejecutor entrega el Fondo de Reserva a la JAAPS,
mediante un Acta de Transferencia, para que inicie sus actividades.
55
A c t a d e Tr a n s f e r e n c i a d e l F o n d o d e R e s e r v a
En la (el) comunidad/ anexo/ casero de ........................................., del distrito

de ..................................., de la provincia de ........................., del departamento
de ........................, siendo las ........ horas del da ........, del mes de ....................,
de ....., reunida la poblacin en asamblea general, con la asistencia de los
abajo firmantes, se procede a lo siguiente.
El Organo Representativo del Ncleo Ejecutor mediante su Tesorero entrega al
Tesorero de la Junta Administradora de Agua Potable y Saneamiento (JAAPS) el
Fondo de Reserva por un monto total de ..........................................................
..............(S/..................) correspondiente a los aportes en efectivo de la comunidad
de acuerdo con la Hoja de Aportes Comunal en Efectivo, para que inicie sus actividades de
administracin, operacin y mantenimiento del servicio instalado.
Representantes del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor que entrega el Fondo
de Reserva
TESORERO
DNI:
PRESIDENTE
DNI:
FISCAL
DNI:
Representantes de la JAAPS que reciben el Fondo de Reserva

TESORERO
DNI:
PRESIDENTE
DNI
FISCAL
DNI:
Testigos:
RESIDENTE DEL OTS
DNI:
Asistentes:
Nombre
..........................
..........................
56
SUPERVISOR DE
PROYECTOS
DNI:
DNI
........................................
........................................
Firma
.............................
.............................
ndice
Presentacin
Tema 1
Organizando nuestra comunidad en Ncleo Ejecutor
Nuestra Comunidad.........................................................5
Funciones de los miembros del rgano
Representativo del Ncleo Ejecutor............................6
Responsabilidades del rgano Representativo
del Ncleo Ejecutor.........................................................10
Cambio de integrantes del rgano
Representativo del Ncleo Ejecutor............................11
Prohibiciones del rgano representativo
del Ncleo Ejecutor........................................................12
Sanciones a los miembros del rgano
Representativo del Ncleo Ejecutor.........................13
Participacin activa de la comunidad........................14
Aporte comunal...............................................................17
Tema 2
Realizando nuestras asambleas
Las asambleas....................................................................21
Tipos de asambleas..........................................................22
Como organizar una asamblea......................................24
Pasos para el desarrollo de una asamblea..................25
El libro de Actas ...............................................................27
Elaboracin del acta .......................................................28
El Acta .................................................................................29
Tema 3
Administrando nuestros recursos
Los comits de Administracin......................................33
El Plan de Trabajo .............................................................34
La programacin de Gastos.............................................36
ANEXOS ................................................................................41
La autorizacin de gastos .................................................43
Pago de jornales y honorarios..........................................44
Los materiales y herramientas ........................................47
Rendicin de cuentas mensuales....................................49
Liquidacin de convenios .................................................54

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Presentacin

El Mdulo de Gestin de los representantes del Ncleo

Requisitos para ser elegidos representantes del Ncleo Ejecutor:

Funciones de los miembros del Organo

Informa a la comunidad sobre los acuerdos

Revisa y firma la autorizacin de gastos que

Responsabilidades del rgano

Las municipalidades no acreditadas: estos convenios

Cambio de integrantes del rgano

Cualquiera de los miembros podr

Tambin puede ser cambiado por:

El nmero de personas asistentes a la asamblea para cambiar a

Prohibiciones del rgano

EST PROHIBIDO DE:

Usar los fondos para fines personales y cosas ajenas al proyecto.

Sanciones a los miembros del rgano

Otras previstas en el Convenio.

Seremos denunciados penalmente SI:

Utilizamos el dinero en cosas ajenas al proyecto.

Participacin activa de la comunidad

Organizndose en Ncleo Ejecutor.

Eligiendo a su rgano Representativo

La eleccin de la directiva de los Comits

Con la mano de obra no calificada mediante faenas comunales.

Con su asistencia a las reuniones

Con su intervencin en las asambleas y

Con qu aporta la comunidad

Con mano de obra no calificada, mediante

En qu consiste el aporte comunal

Son muy importantes porque en ellas:

Tomamos decisiones en conjunto:

Nos informamos de todo

Es importante promover la asistencia y participacin de todos los beneficiarios,

Las asambleas son convocadas para:

Hacer cambios en el rgano Representativo

Cmo organizar una asamblea

Finalmente todos firmamos el acta.

Pasos para el desarrollo de una asamblea

1. Saludamos con amabilidad

5. Pasamos a la seccin informes

6. Pasamos a la seccin pedidos

7. Pasamos a orden del da

Los puntos tratados en orden del da

10. Firmamos el acta

Debe estar legalizado por un notario

Elaboracin del acta

5. Firman los miembros representantes

6. Dar lectura al acta.

Se lleg a los siguientes acuerdos:

Firmas de los asistentes:

Los Comits de Administracin

Cmo elaboramos nuestro plan de trabajo?

Anotamos las observaciones en la columna

Responsables: son los que conducen la actividad programada.

Ejemplo de Plan de Trabajo

EJECUCIN DEL PROYECTO

Presidente (a) del N. E.

Secretario (a) del N. E.

Fiscal (la) del N. E.

Es un documento en el que escribimos

Es obligatorio que el Ncleo Ejecutor cuente con:

La comunidad debe proporcionar

Guardar los materiales