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INTRODUCCIN
Codificacin de Cuentas
CODIFICACION DE DATOS
La automatizacin de las operaciones contables requiere que al contador de una
empresa, defina previamente el mtodo de codificacin a utilizar por cada uno de
los sistemas administrativos y contables que se pondrn en funcionamiento en la
compaa. As, el sistema de codificacin para un catlogo de cuentas ser
distinto para una lista extensa de los tems de inventarios pero debe estar
relacionado con l.
Los sistemas de codificacin identifican mediante el uso de smbolos como letras
y/o nmeros, elementos de un conjunto o subconjunto y los relacionan a otros
elementos del mismo conjunto o subconjunto. El funcionamiento efectivo de un
sistema contable sera imposible si todas las transacciones contables no fuesen
identificadas y codificadas de alguna forma, por ejemplo, para grabar la referencia
de una factura, el contador asigna a un documento una cadena de caracteres de
la forma FC-XXXXX con el nmero de la factura correspondiente y este proceso
se realiza para cada documento, sean giros, notas de dbito, notas de crdito u
otros documentos; se asigna una numeracin correlativa a los documentos para
controlar su uso, evitar; su prdida, facilitar su bsqueda, declarar cualquier
prdida, extravo mal uso. En todo momento, se debe tener presente que un
computador nicamente puede identificar y operar los datos si stos han sido
previamente almacenados bajo un esquema lgico de organizacin. Los factores a
considerar para la seleccin de un determinado mtodo de codificacin son: el
sistema elegido debe cumplir con los requerimientos de procesamiento de
informacin y en segundo trmino, prever si los cdigos sern procesados
manualmente o a travs de un computador.
CARACTERISTICAS
CODIFICACIN
BSICAS
DE
UN
SISTEMA
DE
Codificacin de Cuentas
FLEXIBILIDAD
La flexibilidad significa que la estructura del cdigo debe aceptar ms elementos
en caso de que se necesite agregarlos. Uno de los problemas ms comunes que
se presentan en los cdigos contables, es la falta de flexibilidad de los cdigos
asignados, al no tomar en cuenta las operaciones futuras de la empresa. Tomando
el ejemplo de un cdigo contable tenemos dos situaciones:
Correcto
1-01-01-01
1-01-01-02
1-01-01-03
1-01-01-04
Incorrecto
1-01-01-1
1-01-01-2
1-01-01-3
1-01-01-4
En este segundo ejemplo, el cdigo asignado a las cuentas bancarias por cobrar
podrn llegar hasta el dgito 9 del ltimo nivel del cdigo, y en caso de que se
requieran ms nmeros para incluir nuevas cuentas, no se tendr espacio en la
estructura del cdigo.
CONCISO
Un cdigo conciso establece que no se deben adicionar cdigos que no tengan
relevancia al momento de identificar un elemento dado, es decir, cada elemento
del cdigo debe ser identificado claramente y que no se preste a confusin.
Correcto
FC-32458
FC-45849
FC-96749
FC-83835
Incorrecto
FC-32458 Factura del proveedor A
FC-45849 Factura del proveedor B
FC-96749-W Factura del proveedor X
FC-83835-O Factura del proveedor Z
En el cdigo sealado como incorrecto, los caracteres finales W y O de los ltimos
proveedores, no agregan informacin que distinga alguna caracterstica adicional
del elemento correspondiente.
SIGNIFICATIVO
Para que un cdigo se considere significativo, el mismo debe indicar alguna
caracterstica diferencial de los elementos que se estn codificando. De esta
forma, se podr distinguir o identificar por el cdigo; la transaccin que se est
procesando.
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Codificacin de Cuentas
Correcto
GI-83412
GI-21225
GI-38452
GI-15238
Incorrecto
83412
21225
38452
15238
OPERABILIDAD
La operabilidad de un sistema de codificacin implica que los cdigos definidos
pueden ser manejados fcilmente por un sistema mecanizado de cmputo. Debe
tomarse en cuenta que una computadora entiende principalmente cdigos que
sean de fcil operabilidad.
Correcto
1-01-01-01
1-01-01-02
1-01-01-03
1-01-01-04
Incorrecto
1-01-A235 Cuentas por Cobrar Banco del Caribe
1-01-W531 Cuentas por Cobrar Banco Providencial
1-01-X380 Cuentas por Cobrar Banco Mercantil
1-01-B201 Cuentas por Cobrar Banco Latino
An cuando en ste ltimo ejemplo, el computador podra operar con los cdigos,
los mismos no representan caractersticas significativas de los elementos, por lo
cual el cdigo asignado es de difcil operacin; tanto las letras como los nmeros
asignados al ltimo segmento del cdigo, no muestran un significado especfico.
SISTEMAS DE CODIFICACIN
Hasta ahora se han visto las caractersticas que deberan tener los diferentes
mtodos de codificacin y sus correspondientes cdigos, veamos ahora cules
son estos mtodos y en qu casos resulta beneficioso su aplicacin. Los mtodos
que se estudiarn son los siguientes:
SECUENCIAL
El mtodo de codificacin secuencial consiste en la asignacin consecutiva de un
nmero a una lista de elementos a partir de un nmero predeterminado.
Ventaja:
Desventaja:
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Codificacin de Cuentas
Ejemplo:
Cdigo
001
002
003
004
POR BLOQUES
El mtodo de codificacin por bloques representa una derivacin del secuencial,
ya que bajo ste mtodo los cdigos se asignan secuencialmente pero en
bloques de dgitos consecutivos que identifiquen alguna caracterstica del
elemento, por ejemplo, tipo de artculo, localizacin geogrfica, etc.
Ventaja:
Desventaja:
Ejemplo:
Cdigo
Explicacin
01
02
.
06
Televisor 12 pulgadas
Televisor 16 pulgadas
.
Televisor 23 pulgadas
01 al 06
Televisores
07
08
.
.
.
12
Licuadora 2 velocidades 07 al 12
Licuadora 4 velocidades Licuadoras
.
.
.
.
.
.
Licuadoras 12 velocidades
13
14
.
.
.
19
Nevera 20 pies
Nevera 21 pies
.
.
.
Nevera 26 pies
13 al 19
Neveras
.
.
.
POR GRUPO
El mtodo de codificacin por grupo, es otra derivacin de la codificacin
secuencial y consiste en la asignacin de un cdigo subdividido en clasificaciones
sucesivas que abarcan cada vez un mayor nmero de posiciones, y que sirven
para identificar un grupo de funciones o caractersticas homogneas.
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Codificacin de Cuentas
Ventaja:
Facilidad de expansin
Rapidez en el procesamiento de los datos
Desventaja
Ejemplo:
Cdigo
2-000-000-000
Pasivo
2-001-000-000
Pasivo Circulante
2-001-001-000
2-001-001-001
ALFABTICO NUMRICO
Bajo el mtodo de codificacin alfabtico numrico, se asigna un cdigo alfabtico
tomando en cuenta el nombre del elemento de la lista y una codificacin numrica,
que tiene en cuenta las dems caractersticas de los elementos de la lista.
Ventaja:
Desventaja:
Codificacin de Cuentas
Desventajas
Un ejemplo es el siguiente:
Cdigo
NT670151
NT670152
NT670181
PFDCF750
PFTCF800
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Codificacin de Cuentas
Estadsticamente la proporcin de los errores ms comunes es la siguiente:
(aproximadamente)
Transcripcin
87%
Transposicin
8%
Al azar
5%
112354
Paso 1:
Ponderar el cdigo
Cdigo
Clave de ponderacin
1
4
4 -
1
9
9 -
2
3
5
3
8
3
6 - 24 - 15 -
4
8 (3) x
32 = 90
Antiguo
Nuevo
Cdigo
112354
112354
Codificacin de Cuentas
DE CONSONANTES
El mtodo de codificacin por medio de consonantes consiste en eliminar todas
las vocales posteriores a la primera letra de la palabra. No se debe suprimir la
primera letra, sea sta una consonante o una vocal.
Ventaja:
Facilidad en su aplicacin
Desventaja:
Uso limitado
Requiere conocimiento del mtodo para que tenga significado
Veamos un ejemplo:
Cdigo
PRZ
ALFR
CDG
CRBRDR
CSRDNT
Cuando aparezca
BFPV
CGJKQSX2
DT
L
MN
R
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Codificacin de Cuentas
DE BARRAS
Cada vez con mayor frecuencia nos encontraos en los supermercados, en los
abastos, y en general, en muchos expendios, con una diversidad de productos que
muestran en el empaque una serie de barras de diferentes anchuras.
El mtodo de codificacin de barras consiste en la asignacin de unas lneas y
espacios de distintos anchos que son impresos a un producto. La aplicacin
prctica ms evidente est representada por el control que puede tenerse sobre
los inventarios, lo cual permite fcilmente controlar mejor tales activos a travs de
la identificacin ptica del producto. Por ejemplo, una tienda de venta de discos
puede implantar el control de sus ventas a travs de la codificacin de barras
aplicada a cada uno de los tems que se venden al detalle.
Existen normativas de codificacin de barras creadas por los pases como EAN
(Asociacin Europea de Numeracin de Artculos), CIP (Codificacin Internacional
de Productos de Venezuela. Los mismos crean cdigos unificados para identificar
la procedencia del producto, al industrial que lo fabrica y al tipo de producto.
Ventaja:
Permite aplicar fcilmente un control sobre los inventarios de productos
masivos de una compaa.
Desventaja:
El desconocimiento en su aplicacin
Veamos un ejemplo:
Cdigo de empresas: 759-XXXX
Ejemplo lista de productos
CAMPO 1
MARCA
CAMPO 2
DESCRIPCION
La Venezolana
CAMPO 3
CDIGO
YYYYY
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Codificacin de Cuentas
La Asociacin Venezolana para la Codificacin Internaciones de productos CIP
calcula el dgito de verificacin W (13 dgito) y el producto queda codificado de la
siguiente manera:
759 - XXXX - YYYYY - W
Pas - Empresa Producto Verificacin
Grupo
Activo
Pasivo
Patrimonio
Cuentas de Orden
Cdigo
5
6
7
8
9
Grupo
Ingresos operacionales
Costo de Ventas
Gastos de Operacin
Otros ingresos y egresos
Cuentas de cierre
Caractersticas
Cinco dgitos, tres niveles
Cinco dgitos, tres niveles
Seis dgitos, cuatro niveles
Siete dgitos, tres niveles
Siete dgitos, cuatro niveles
Nueve dgitos, seis niveles
Pasivo y Patrimonio
Circulante
Prestaciones Sociales
Otros pasivos
Capital social
Utilidades no Distribuidas
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Codificacin de Cuentas
PLAN DE CUENTAS
CONCEPTO
El plan de cuentas es un modelo de informacin y control de una realidad
econmica concreta. Este modelo o Plan de cuentas ha de servir como medio
capaz de suministrar informacin cualitativa y cuantitativa de la situacin
patrimonial del ente, as como de las corrientes o flujos en trminos monetarios
reales que provocan o pueden provocar alteraciones en dicha situacin
patrimonial.
Al elaborar un plan de cuentas se debe procurar que exista un equilibrio en la
obtencin de la mxima informacin con el mnimo costo y en el menor tiempo
posible.
Plan de cuentas es una relacin detallada de cuentas ordenada metdicamente,
que debe representar la estructura del sistema contable de un ente, y que sirve de
base al sistema de procesamiento contable para el logro de sus fines.
FASES QUE SE DEBEN CONSIDERAR EN LA PREPARACION DEL PLAN DE
CUENTAS
ASPECTOS RELACIONADOS CON LAS NORMAS O PRINCIPIOS DE
CONTABILIDAD
La aplicacin de los principios deber conducir a que las cuentas seleccionadas
para integrar el Plan de Cuentas sea formuladas con claridad, expresen la imagen
fiel del patrimonio, de la situacin financiera y de los resultados de la empresa.
Los principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) determinan qu
informacin debe registrarse, cmo se hacen las mediciones y cmo deben
presentarse los datos en los estados financieros.
ASPECTOS RELACIONADOS CON LA EMPRESA
a. Naturaleza del ente o empresa: el tipo de empresa es importante en la
preparacin de un plan de cuentas, en vista de que, segn las
caractersticas del negocio, se har la seleccin de cuentas a utilizarse.
b. Rgimen Jurdico: se origina en las disposiciones de tipo legal relacionadas
con la hacienda a la cual se destina el Plan de Cuentas, pues existen
normas que obligan a cierto tipo de empresa la presentacin peridica de
determinadas informaciones contables.
c. Tamao: tiene que ver con la dimensin o magnitud de la empresa, pues
cuanto ms grande sea el negocio habr ms necesidad de control y
consecuentemente el Plan de Cuentas se volver ms complejo.
d. Extensin: el plan de cuentas variar segn que la empresa sea indivisa o
dividida, pues si se trata de este ltimo caso, habr sucursales o agencias
para las cuales se habilitarn cuentas especiales.
ASPECTOS RELACIONADOS CON LAS INFORMACIONES REQUERIDAS
a. Segn el tipo de informes por ser preparados: es conveniente que el plan
de cuentas est dispuesto de modo tal que los informes puedan ser
preparados rpidamente.
b. Segn el grado de anlisis de la informacin que se desea: esto significa
que el plan de cuentas debe ser estructurado de tal forma que los diversos
estamentos de la empresa puedan efectuar anlisis referentes a su sector
segn los informes contables.
ASPECTOS RELACIONADOS CON EL PROCEDIMIENTO CONTABLE
a. Segn su forma, directa o centralizada:
- Directa: cuando se emplea un nico diario para contabilizar todos los
hechos contables
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Codificacin de Cuentas
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Codificacin de Cuentas
septiembre 7, 2009
1. ACTIVO
1.1. ACTIVO CORRIENTE
1.1.1. CAJA, BANCOS
1.1.1.01 CAJA CHICA QUITO
1.1.1.02 CAJA CHICA GUAYAQUIL
1.1.1.10 CAJA GENERAL
1.1.1.20 CUENTA CONTROL
1.1.1.21 BANCO DEL PICHINCHA C.C. 20735-4
1.1.1.22 BANCO DEL PACIFICO
1.1.1.23 BANCO DE GUAYAQUIL
1.1.2. CTAS Y DTOS X COB CLIENTES
1.1.2.01 CLIENTES QUITO
1.1.2.02 CLIENTES GUAYAQUIL
1.1.2.03 CLIENTES CUENCA
1.1.2.04 CLIENTES MANTA
1.1.3. (-)PROV CTAS INCOBRABLES
1.1.3.01 (-)PROV CTAS INCOBR CLIENTES
1.1.4. OTRAS CUENTAS POR COBRAR
1.1.4.01 ANTICIPOS DE SUELDOS
1.1.4.02 ANTICIPOS A PROVEEDORES
1.1.5. INVENTARIO DE SUMINIST. Y MATERIALES
1.1.5.01 SUMIN Y MATERLS DE OFICINA
1.1.6. IMPUESTOS ANTICIPADOS
1.1.6.01 RETENCIONES EN LA FUENTE
1.1.6.02 ANTICIPOS DE IMPUESTO A LA RENTA
1.1.6.03 IVA EN COMPRAS
1.1.7. INVENTARIOS DE PRODUCT. TERMINADOS
1.1.7.01 EQUIPO DE MONTAA
1.1.8. OTROS ACTIVOS CORRIENTES
1.1.8.01 ARRIENDOS PAGADOS POR ANTICIPADO
1.1.8.02 PUBLICIDAD PAGADA POR ANTICIPADO
1.2. ACTIVO FIJO
1.2.1. TERRENOS, EDIFICIOS E INSTALACIONES
1.2.1.01 TERRENO
1.2.2. MAQUIN, MUEBLES, ENSERES Y EQUIPO
1.2.2.01 MUEBLES Y ENSERES
1.2.2.02 EQUIPO DE OFICINA
1.2.3. VEHICULOS
1.2.3.01 VEHICULOS
1.2.4. OTROS ACTIVOS FIJOS
1.2.4.01 DERECHOS DE AUTOR
1.2.5. (-)DEPRECIACION ACUMULADA
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Codificacin de Cuentas
1.2.5.01 (-)DEPRECIACION ACUMULADA
1.3. ACTIVOS NO CORRIENTES
1.3.1. GASTOS DE ORGANIZAC. Y CONSTITUCION
1.3.1.01 GASTOS DE ORGANIZAC. Y CONSTITUCION
1.3.2. GASTOS INVESTIGACION, EXPL Y OTROS
1.3.2.01 INVESTIGACION DE MERCADOS
1.3.3. OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES
1.3.3.01 DEPOSITOS EN GARANTIA
1.3.4. (-)AMORTIZACION ACUMULADA
1.3.4.01 (-)AMORTIZACION ACUMULADA
2 PASIVO
2.1. PASIVO CORRIENTE
2.1.1. CUENTAS POR PAGAR
2.1.1.01 PROVEEDORES
2.1.1.02 SUELDOS POR PAGAR
2.1.2. DOCUMENTOS POR PAGAR
2.1.2.01 DOCUMENTOS POR PAGAR
2.1.3. PROV SOCIALES POR PAGAR
2.1.3.01 DECIMO TERCER SUELDO
2.1.3.02 DECIMO CUARTO SUELDO
2.1.3.03 VACACIONES
2.1.4. OBLIGAC: IESS E IMPUESTOS
2.1.4.01 APORTE PATRONAL
2.1.4.02 APORTE INDIVIDUAL
2.1.4.03 FONDO DE RESERVA
2.1.4.04 RETENCIONES A EMPLEADOS
2.1.4.05 RETENC. FUENTE 1%
2.1.4.06 RETENC. FUENTE 2%
2.1.4.07 RETENC. FUENTE 8%
2.1.4.08 RETENC. FUENTE 25%
2.1.4.09 IVA EN VENTAS
2.1.4.10 RETENC. IVA 30%
2.1.4.11 RETENC. IVA 70%
2.1.4.12 RETENC. IVA 100%
2.1.4.13 PRESTAMOS QUIROGRAFARIOS IESS
2.1.5. OTROS PASIVOS CORRIENTES
2.1.5.01 COBROS ANTICIPADOS
2.2. PASIVO LARGO PLAZO-NO CORRIENTE
2.2.1. CTAS Y DTOS X PAG-LARGO PLAZO
2.2.1.01 PRESTAMO BCO PICHINCHA LARGO PLAZO
2.2.2. OTROS PASIVOS A LARGO PLAZO
3. PATRIMONIO
3.1. PATRIMONIO NETO
3.1.1. CAPITAL SUSCRITO Y/O ASIGNADO
3.1.1.01 CAPITAL
3.1.2. RESERVAS
3.1.2.01 RESERVA LEGAL
3.1.2.02 OTRAS RESERVAS
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Codificacin de Cuentas
3.1.3. UTILIDADES/PERDIDAS ACUMULADAS
3.1.3.01 UTIL/PERD ACUM EJERCICIOS ANTERIORES
3.1.3.02 RESULTADOS PRESENTE EJERCICIO
4. INGRESOS
4.1. INGRESOS OPERACIONALES
4.1.1. VENTAS GRAVADAS CON IVA
4.1.1.01 VENTAS DE SERVICIOS
4.1.1.02 ALQUILER EQUIPO DE MONTAA
4.1.2. VENTAS EXC DE IVA O NO GRABADAS
4.1.2.01 VENTAS EXCENTAS DE IVA
4.1.3. EXPORTACIONES
4.1.3.01 EXPORTACIONES
4.1.4. (-)DEVOL Y DESCUENTOS EN VENTAS
4.1.4.01 (-)DEVOL Y DESCUENTOS EN VENTAS
4.2. INGRESOS NO OPERACIONALES
4.2.1. OTROS INGRESOS
4.2.1.01 INTERESES GANADOS
4.2.1.02 UTILIDAD EN VENTA DE ACTIVOS FIJOS
4.2.1.03 OTRAS RENTAS
5. GASTOS
5.1. COSTO DE VENTAS
5.1.1. COSTO DE VENTAS
5.1.1.01 COSTO DE VENTAS
5.2. GASTOS DE ADMINIST Y VTAS
5.2.1. SUELD/SAL/BEN SOC E INDEM
5.2.1.01 SUELDOS Y SALARIOS
5.2.1.02 DECIMO TERCER SUELDO
5.2.1.03 DECIMO CUARTO SUELDO
5.2.1.04 VACACIONES
5.2.1.05 FONDO DE RESERVA
5.2.1.06 GASTO APORTE PATRONAL
5.2.2. COMISIONES EN VTAS Y PUBL
5.2.2.01 COMISIONES EN VENTAS
5.2.2.02 PUBLICIDAD
5.2.3. GASTOS DE GESTION
5.2.3.01 GESTIONES VARIAS
5.2.4. AGUA, LUZ, TELEFONO, TELEX Y FAX
5.2.4.01 AGUA
5.2.4.02 LUZ
5.2.4.03 TELEFONOS Y FAX
5.2.4.04 INTERNET
5.2.5. IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS
5.2.5.01 IMPUESTOS FISCALES Y MUNICIP.
5.2.5.02 CONTRIB. SUPERINT. DE CIAS.
5.2.6. DEPREC DE BIENES Y AMORT.
5.2.6.01 DEPRECIACION DE MUEB Y ENS.
5.2.6.02 DEPRECIACION EQUIPOS DE OFIC.
5.2.6.03 AMORTIZACIONES
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Codificacin de Cuentas
5.2.7. CTAS INCOB Y BAJA DE INV.
5.2.7.01 CUENTAS INCOBRABLES
5.2.8. INTERESES Y COMISIONES
5.2.8.01 GASTO INTERESES
5.2.8.02 COMISIONES BANCARIAS
5.2.9. OTROS GTOS DE ADM Y VTAS.
5.2.9.01 GASTOS DE VIAJE
5.2.9.02 ARRIENDOS
5.2.9.03 SERVICIOS DE HOSPEDAJE
5.2.9.04 TRANSPORTE
5.3. GASTOS NO OPERACIONALES
5.3.1. PERDIDA EN VTA DE ACTIVOS
5.3.1.01 PERDIDA EN VTA DE ACTIVOS FIJ.
5.3.2. OTROS GASTOS NO OPERACNLS
5.3.2.01 MANTENIMIENTO DE OFICINAS
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Codificacin de Cuentas
CONCLUSION
Al realizar este trabajo hemos visto la importancia que tiene el plan de cuentas
para el trabajo del contador ya que le facilita la realizacin de los estados
financieros que se requieren para la toma de decisiones. La codificacin del plan
debe estar hecho de manera ordenada y sistemtica para poder facilitar el trabajo
del profesional. Adems a travs de los sistemas informticos que actualmente se
utilizan en todas las empresas y corporaciones para agilizar el trabajo de los
contadores, ms an si se trata de empresas de gran tamao.
La importancia actual que tienen los softwares contables es que nos facilitan el
trabajo, realizndolo con agilidad y rapidez. La codificacin del plan de cuentas
debe estar elaborado de manera correcta reuniendo todas las caractersticas
necesarias para que sea til.
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Codificacin de Cuentas
BIBLIOGRAFIA
www.google.com
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