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Auditora de existencias
8.1.
Descripcin
Las partidas en existencia, que se mantienen para su venta o para ser usadas, directa
o indirectamente, en la produccin en el ciclo normal de operaciones de la empresa,
deben incluirse en las cuentas correspondientes a existencias.
Las empresas industriales adquieren materias primas y productos semielaborados
para someterlos a un proceso de elaboracin y transformacin en productos acabados
aptos para su venta en el mercado.
En las empresas comerciales, por el contrario, no hay elaboracin ni transformacin
de las mercancas adquiridas, ya que venden al pblico los productos que compraron
a los proveedores sin modicacin alguna.
El ciclo normal de operaciones es generalmente menor de un ao; por tanto, las existencias se clasican como activo circulante. Casi todas ellas, sin embargo, incluyen
algunas partidas que no sern vendidas o utilizadas durante el perodo de rotacin o
ciclo normal [5].
No debe olvidarse que una parte, quizs la ms importante, del capital de explotacin
lo absorben las adquisiciones de existencias que deben transformarse a su paso por la
empresa.
El traspaso de dominio a la empresa es, generalmente, el factor determinante del momento en que una partida debe agregarse a las existencias y crearse el correspondiente
pasivo.
Desde el punto de vista de la auditora, la cifra de almacn es una partida muy importante en las empresas industriales y comerciales:
por su volumen econmico con respecto al total de activo;
por su repercusin en la cuenta de resultados, ya que el criterio de valoracin
afecta directamente;
por su repercusin nanciera en base a su importancia sobre el activo circulante.
Se consideran existencias la totalidad de los bienes tangibles que se tienen para la
venta en el desarrollo habitual de la actividad comercial, as como aquellos que estn
en elaboracin para tales ventas o sern consumidos en el proceso de obtencin de
bienes destinados a la venta. [14]
102
Auditora de existencias
8.2.
Objetivos de auditora
Los principales objetivos del auditor en este rea son los de llegar a determinar:
1. Que las cantidades correspondientes a los saldos mostrados en el grupo de existencias, que guran en el balance e inventario, existen, no se han producido
omisiones, guran en los saldos del mayor y si todas las existencias son propiedad
de la empresa. Para ello, cuenta con:
recuento fsico peridico
inventario permanente
2. Que los productos estn valorados de acuerdo con los principios de contabilidad
generalmente aceptados, aplicados con uniformidad en relacin al ejercicio anterior y correctamente presentados en el balance. De no ser as, el balance no
representar de manera el y razonable el estado econmico de la empresa. La
valoracin deber referirse a las materias primas, los productos en curso y los
acabados.
3. Comprobar si existe una provisin por depreciacin de existencias adecuada para
prdidas para los casos de:
Partidas de lento movimiento, obsoletas o daadas.
Partidas cuyo valor neto de realizacin o de mercado sea inferior al coste.
Contratos a largo plazo.
4. Determinar las restricciones que pudieran existir sobre el derecho de propiedad
por parte de la empresa (embargos, anzas, garanta, pignoracin, etc.), y comprobar si stos estn recogidos en los estados nancieros.
5. Vericar si los mtodos de control interno relacionados con las entradas y salidas
de mercanca son adecuados y ecaces.
6. Comprobar la existencia de sistemas adecuados de custodia, proteccin, prevencin de daos o prdidas y coberturas para las que pueden producirse.
7. Raticar que los movimientos de existencias entre perodos consecutivos han sido
debidamente registrados en el perodo en el que se produjo el movimiento fsico.
8.3.
103
Empresa
Fecha
rea: EXISTENCIAS
Realizado por
Revisado por
Pregunta
1. CUSTODIA
1.1. Se han jado claramente las responsabilidades
de cada uno de los almaceneros, si existen varios?
Hay que comprobar si las responsabilidades por las
mercancas estn correctamente asignadas a cada
uno de los empleados.
1.2. Son adecuadas las precauciones contra el robo?
Se conservan las existencias en almacenes bajo llave
a los que slo tienen acceso las personas autorizadas?
Se deben jar las responsabilidades para asegurarse
de que las mercancas no pueden ser retiradas sin la
debida autorizacin.
1.3. Se encuentran las mercancas debidamente protegidas contra el deterioro fsico?
1.4. Verican los almaceneros las cantidades
recibidas contra los informes de produccin, recepcin
y otros?
1.5. Se hacen todas las entregas de almacn tan slo
mediante la presentacin de solicitudes o albaranes
debidamente aprobados y prenumerados?
Si los almaceneros deben hacerse responsables por las
mercancas que estn bajo su custodia, deben tener,
adems de un control fsico sobre stas, justicantes
adecuados de las recepciones y envos
1.6. Se exige a los almaceneros que informen acerca
de las mercancas obsoletas, no utilizables, de poco
movimiento o estropeadas?
1.7. Aprueba un empleado responsable, la eliminacin de las mercancas daadas, obsoletas o no utilizables?
1.8. Existe una poltica de provisiones para obsolescencia?
1.9. Existe un acondicionamiento fsico de los almacenes que facilite los recuentos, una proteccin adecuada, un cmodo manejo y una pronta localizacin?
Si
No
N/A
Observaciones
104
Auditora de existencias
Pregunta
2. REGISTROS DE INVENTARIO PERMANENTE
2.1. Se llevan inventarios permanentes (datos de cantidad y valor) en relacin con las partidas ms importantes del almacn?
Los registros de inventario permanente controlan las
existencias fsicas que debe haber y suministran informacin ptima sobre las rupturas de stock que pueden
producirse.
2.2. Cuando se llevan cuentas individuales, se cuadra
su importe peridicamente con la cuenta de control?
Una parte esencial del control interno es la exigencia de que todas las cuentas auxiliares deben ser
cuadradas con la cuenta de control que se ha originado independientemente.
2.3. Las personas que llevan los registros son distintas de las encargadas de custodiar las existencias?
Sin esta segregacin, el responsable del registro puede
cancelar mediante anotaciones indebidas las diferencias o faltantes.
Si es ecesario por conveniencia reunir las dos funciones en una misma persona, el control con el mayor
debe ser revisado por otro empleado.
Las anotaciones en los registros debe originarse tan
slo en documentos apropiados.
2.4. Se llevan registros adecuados para:
1. las mercancas en almacn, por grupos de productos?
2. las mercancas en poder de proveedores, en depsito, en consignacin u otros?
3. las mercancas recibidas en consignacin, en
calidad de prstamo, etc.?
Como las mercancas expedidas en consignacin son
propiedad de la empresa hasta que se venden, hay
que llevar el mismo control que el ejercido sobre las
mercancas en almacn. Lo mismo, pero a la inversa,
para las mercancas recibidas en consignacin. Ello
supone el establecimiento de controles en la contabilizacin de estos bienes, para evitar la posibilidad de
que se incluyan estas mercancas en el inventario fsico de la empresa.
2.5. Se revisan peridicamente los registros con el
propsito de determinar las existencias que tienen
poco movimiento?
3. INVENTARIO FSICO
3.1. Se efecta un recuento fsico de todas las existencias en almacn (incluidas las mercancas recibidas
en consignacin y otras):
al nal del ejercicio econmico?
peridicamente durante el ao?
Si
No
N/A
Observaciones
105
Si
No
N/A
Observaciones
106
Auditora de existencias
Pregunta
Todas las tarjetas las utilizadas, las anuladas y las
sobrantes deben ser controladas por un empleado responsable. Si surgen diferencias en la comparacin
entre el recuento fsico y los registros, deben ser investigadas por personas que no tengan acceso a las
existencias. Hay que identicar la causa de las diferencias y tomar las medidas pertinentes para el futuro.
El ajuste de los registros al inventario fsico debe hacerse despus de que las diferencias hayan sido totalmente investigadas y con la aprobacin de un empleado responsable.
8.4.
Si
No
N/A
Observaciones
Procedimientos de auditora
8.5.
Programa de trabajo
107
108
Auditora de existencias
Ejemplo de valoracin Ejemplo 8.1 La evolucin del almacn de mercaderas de una empresa ha sido la siguiente:
de almacn
Existencias iniciales
Compras:
12-03
04-06
20-07
20-10
25-11
Ventas:
10-04
20-09
15-12
unidades
unidades
unidades
unidades
unidades
a
a
a
a
a
140,00
150,00
170,00
180,00
190,00
Fecha
01/01
12/03
10/04
04/06
20/07
20/09
20/10
25/11
15/12
Unidad
Entradas
Precio
Importe
1.400
140,00
196.000
800
1.200
150,00
170,00
120.000
204.000
600
400
180,00
190,00
108.000
76.000
Salidas
Precio
Importe
1.200
134,00
160.800
1.800
154,00
277.200
800
169,00
135.200
Unidad
Unidad
600,00
2.000
800
1.600
2.800
1.000
1.600
2.000
1.200
Existencias
Precio
120,00
134,00
134,00
142,00
154,00
154,00
163,75
169,00
169,00
Total
Importe
72.000
268.000
107.200
227.200
431.200
154.000
262.000
338.000
202.800
202.800
Fecha
01/01
Unidad
12/03
1.400
Entradas
Precio
Importe
140,00
Unidad
Salidas
Precio
Importe
196.000
10/04
1.200
140,00
168.000
Unidad
600,00
Existencias
Precio
Importe
120,00
72.000
600
1.400
120,00
140,00
72.000
196.000
600
200
120,00
140,00
72.000
28.000
04/06
800
150,00
120.000
600
200
800
120,00
140,00
150,00
72.000
28.000
120.000
20/07
1.200
170,00
204.000
600
200
800
1.200
120,00
140,00
150,00
170,00
72.000
28.000
120.000
204.000
600
200
200
120,00
140,00
150,00
72.000
28.000
30.000
20/09
1.200
600
170,00
150,00
204.000
90.000
20/10
600
180,00
108.000
600
200
200
600
120,00
140,00
150,00
180,00
72.000
28.000
30.000
108.000
25/11
400
190,00
76.000
600
200
200
600
400
120,00
140,00
150,00
180,00
190,00
72.000
28.000
30.000
108.000
76.000
600
200
200
200
120,00
140,00
150,00
180,00
Total
72.000
28.000
30.000
36.000
166.000
15/12
400
400
190,00
180,00
76.000
72.000
109
Como consecuencia del cambio de mtodo de valoracin, y siguiendo al ICAC, las modicaciones de criterios contables deben tener un carcter excepcional y sustentarse en transmitir
una imagen el de la empresa.
De acuerdo con la norma de valoracin 21.a (vase el Anexo B en la pgina 190), cuando se
produzca la modicacin del criterio, deben calcularse las variaciones de activo y pasivo y
registrrse el efecto acumulado de las mismas al inicio del ejercicio, como un gasto o ingreso de
ejercicios anteriores dentro de los resultados extraordinarios. En las cuentas anuales, se debe
justicar el cambio en la memoria y la incidencia cuantitativa y cualitativa de la variacin.
En este caso, la diferencia: 202.800 166.000 = 36.800, supone un benecio cticio por el
cambio de valoracin, que es el que hay que corregir, aplicndole la consideracin de resultado
extraordinario.
36.800,00
36.800,00
Ejemplo 8.2 Al nalizar el ejercicio contable, la empresa tena unos albaranes correspondi- Ejemplo de corte de opentes a entregas efectuadas en diciembre por valor de 21.540,00 e, cuya factura se emiti en eraciones
enero del ejercicio siguiente.
24.986,40
a (700) Ventas
24.986,40
24.986,40
Y, en el siguiente ejercicio,
24.986,40
8.6.
(430) Clientes
110
Auditora de existencias
PMP: Valora las salidas de acuerdo con la media de los precios de adquisicin de las existencias en ese momento, ponderados por las cantidades
adquiridas.
FIFO: Recoge las iniciales de la expresin rst in, rst out (primera entrada, primera salida) y valora las salidas de acuerdo con el precio de la
partida comprada antes y, cuando sta no es suciente, se empieza a computar el precio de las unidades que correspondan de la siguiente entrada, y
as sucesivamente. As las existencias nales quedan valoradas a los precios
ms recientes.
LIFO: Toma las iniciales de last in, rst out (ltima entrada, primera
salida) y valora las salidas de acuerdo con el precio de la ltima partida
comprada y, cuando sta no es suciente, se empieza a computar el precio
de las unidades que correspondan a la entrada anterior, y as sucesivamente.
As las existencias nales quedan valoradas a los precios ms antiguos.
La NIC 2, establece las bases para poder tratar las existencias en el contexto
contable.
Las alternativas de valoracin de las existencias debe ser determinado usando los
mtodos PMP o FIFO.
Las existencias podrn ser objeto de correcciones de valor debido a:
a) Prdidas de valor reversibles, es decir, cuando el valor de un bien o
cualquier otro valor que le corresponda sea inferior al precio de adquisicin
o al coste de produccin, siempre que dicha diferencia se considere recuperable.
Las prdidas de valor reversibles se reejan mediante las provisiones correspondientes.
Debe darse informacin en la memoria del procedimiento seguido para la
estimacin de las provisiones por depreciacin de existencias y su desglose.
b) Prdidas de valor irreversibles, que son aquellas que no se pueden recuperar con el paso del tiempo. Originan que se tenga presente dicha circunstancia al valorar de forma extracontable las existencias nales.
Dichas correcciones, dern lugar segn la NIC 2 al valor neto realizable. La
estimacin de dicho valor, se basar en la informacin ms able de que se
disponga en el momento de hacerlas.
Las provisiones o pasivos contingentes que puedan aparecer se tratan contablemente segn lo previsto en la NIC 10.
3. Para la imputacin contable a su correspondiente ejercicio econmico de las operaciones de venta realizadas por la empresa se atender generalmente a la fecha
de devengo y no a la de cobro o pago.
Ejercicios propuestos
Ejercicio 8.1 Al realizar el inventario de existencias al cierre, el auditor ha detectado una
remesa de frigorcos totalmente estropeados que han quedado inservibles, y que tampoco
pueden ser vendidos como chatarra. Estos frigorcos no estaban asegurados, y se encuentran
registrados en la contabilidad por un valor neto contable de 8.000,00 e.
Ejercicio 8.2 Al realizar la auditora de la empresa ADASA dedicada a la venta de sistemas
informticos, en el rea de existencias, nos encontramos la siguiente cha de movimientos de
almacn a lo largo del ltimo perodo.
111
Concepto
Existencias iniciales
Compras
Ventas
Compras
Compras
Ventas
Existencias nales
Cantidad
200
300
400
300
400
500
300
Precio
10,00
8,00
11,00
12,00
Coste
450,00
650,00
350,00
Venta
680,00
960,00
580,00
Embarque
19/12
14/12
02/01
Factura
22/12
22/12
31/12
Albarn
21/12
14/12
31/12
Proponer los ajustes que se consideren necesarios suponiendo signicativas todas las diferencias.
112
Auditora de existencias
8.000,00
a (300) Existencias
Fecha
01/12
Unidad
05/12
300
Entradas
Precio
Importe
8,00
Unidad
Salidas
Precio
Importe
Unidad
200,00
2.400
10/12
300
100
8,00
10,00
2.400
1.000
Existencias
Precio
Importe
10,00
2.000
200
300
10,00
8,00
2.000
2.400
100
10,00
1.000
15/12
300
11,00
3.300
100
300
10,00
11,00
1.000
3.300
20/12
400
12,00
4.800
100
300
400
10,00
11,00
12,00
1.000
3.300
4.800
100
200
10,00
11,00
1.000
2.200
Valor
3.200
28/12
400
100
12,00
11,00
4.800
1.100
Coste
9.300
8.900
9.300
400
3.600
3.200
400
400,00
a (300) Existencias
400,00
200,00
En las valoraciones:
Valor de mercado
Valor contable
Provisin
3.000
3.200
200
y el asiento:
200,00
El informe de auditora sera con salvedades por incumplimiento de los principios contables.
(300) Existencias
450,00
113
(700) Ventas
(477 Hacienda Pblica, IVA
repercutido
a (430) Clientes
672,80
350,00
(300) Existencias
350,00