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Plataformas Tecnologicas
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Abstract: Ibis article analyses the array of computer-based information technology rcsources used in organisations. Special emphasis is given to Ihe function
of this technological structure in increasing knowledge within the organisation
and to how, through appropriate managemen, information value may be increased. The role of the information specialist in the managcment of the information structure within the organisation is also considered.
Key words: Information units; ecbnological resources; information systems;
in-
1.
INTRODUCCIN
40
1 .1.
EVOLUcIN TCNICA
BFAUMONT. J. R., y SUTI-tERLAND, E.: Inforination Resoarces managemen: managemcm in our knowledge-based socie-y. Oxford, Bulterworth, 1992.
2 Esta informacin entrara dentro de la categora de comunicacin para actividad no
programada. segn la clasificacin tradicional de J. O. MARCH y H. A. SIMoN, Teora de la
organizacin, Barcelona, Ariel, 1994, p. 178.
ArtMs, R., Comunicaciones y acceso a la infor,nacin en lo bibloicca, Madrid. Piramide, 1994, p. 36.
41
la Universidad de Pittsburg, quien elabor un sistema de bsqueda en lenguaje natural en el campo de los documentos jurdicos. Las tcnicas se desarrollaron en el sector comercial cuando unos miembros de ese equipo
crearon la empresa Aspen Systems, que trabaj con un contrato en el Departamento de Defensa norteamericano en el proyecto LITE (Legal Information Through Electronics).
Siguiendo a R. Adams4, a mediados de los sesenta, los bibliotecarios
empezaron a considerar la idea del acceso remoto al ordenador. Una demostracin de bsqueda en lnea realizada en la Feria Mundial de Nueva
York de 1964 puso de manifiesto tres buenas caractersticas del sistema:
Ihide,n.
42
actualizacin dinmica de los ficheros, el interfaz con redes de comunicaciones y la capacidad para el servicio de terninales mltiples simultneamente.
El primer servicio comercial de difusin selectiva de informacin
(DSI) empez en 1965, el ASCA (Automatic Subject Citation Alet-t), promovido por el Institute of Scientitic Information. Chemical Abstracts enipez a partir de 1965 a publicar parte de sus abstracts en cinta magntica.
En 1968 se sentaron las bases del desarrollo de las telecomunicaciones,
cuando una sentencia del Tribunal Supremo de Estados Unidos supuso el
principio del fin del monopolio telefnico de la AT&T. En la misma poca, a principios de los aos setenta, se detinieron los primeros protocolos
para facilitar la interconexin de ordenadores; fue el nacimiento de ARPANET, antecesora de lo que hoy es Internet. En esos primeros aos de la
dcada de los setenta nacieron tambin las primeras redes pblicas de datos, actuacin en la que Espaa estuvo en la vanguardia mundial. Paralelamente en el tiempo se desarrollaron las redes de rea local.
El primer ordenador personal totalmente integrado, el Apple, apareci
en 1977, seguido por los Radio Schack y Comtnodore. En 1975, la Oficina britnica de Correos hizo la primera demostracin de transmisin a travs del fax; hasta 1980 no se alcanz una velocidad de transmisin inferior
a un minuto por pgina.
En 1978, el Servicio Postal de Estados Unidos propuso proporcionar un
servicio de correo electrnico, pero los problemas que planteaba su adjudicacin en monopolio lo retras hasta 1982. En 1979 se hizo una demostracin sobre almacenamiento digital de la voz y facilidad de llamada. En
1981 conenzaron las pruebas con Ja transmisin digital al abonado en el
sistema telefnico sueco. En noviembre de ese mismo ao, British Telecom
realiz el primer enlace por satlite, que permiti al Financial flmes transmitir su edicin completa de Londres a Francfort.
La aparicin en 1981 del primer ordenador personal de IBM cre de
facto una plataforma que suprima los sistemas alternativos y facilit el
marco adecuado para la creacin de software dirigido a mercados de gran
tamao. Los reproductores de discos compactos se empezaron a comercIalizar en 1983. En 1982 la BRS ofreca 18 revistas de la American Chemical Society en lnea.
A mediados de los aos ochenta se produjo el rpido desarrollo del cable de fibra ptica, base de la digitalizacin de las conexiones pblicas. Las
primeras pruebas de red digital de servicios integrados (RDSI) tuvieron lugar en 1984, en Japn, en un ncleo de 450 abonados.
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Uno de los aspectos sin duda ms difciles en el momento actual es clasificar los distintos tipos de tecnologas de informacin que estn al servicio de las organzacones. Esta dificultad reside en la variedad de tecnologas y en la rpida evolucin de stas; de ah que consideremos esta
clasificacin como provisional. Un panorama5 sistemtico podra ser el siguente:
3.
La nocin de sistema de informacin para la direccin (MIS, Management Information Systems) es la que primero se generaliz para abordar la
problemtica derivada de la aplicacin de las tecnologas de la informacin
en la organizacin. Hoy, los MIS, que es la concepcin ms generalizada y
cuya denominacin suele incluir a todos los dems sistemas de informacin, suele designar los procesos informativos repetitivos. Su propia complejidad y el abuso del tnnino ha creado una cierta confusin respecto al
El MIS trata solamente de aquellas partes de un sistema de informacin orientada a la direccin o a la toma de decstones.
b)
e)
1. R.. y SUrHERANn, E., op. cii., pp. 123-165. El esquema presentado por
para sistematizar nucstsa exposicin.
EMLRY, .1. C., Sistemas de injormacin parc; la direccin, Madrid, Ed. Daz dc Sanlos. 1990, p. 17.
BEMJMONT,
estos autores
sirve de esqueleto
44
4.
45
Sistemas de gestin de base de datos: Sistemas para el almacenamiento y recuperacin de datos, permitiendo a los usuarios el planteamiento de preguntas y que dan los resultados a travs de pantalla
o impresora.
OFIMATICA (OIS)
Los sistemas de informacin de oficina (OIS, Office Information Systems) son un conjunto de aplicaciones para una comunidad de usuarios,
con algunos procesos de transaccin semi-formales y que permiten acceder
a bases de datos y otros sistemas de informacin, comprende el mbito de
la ofimtica. El principal aspecto del sistema es que contiene un software
fcil de usar por los usuarios no-tcnicos. Permiten el acceso a un conjunto de aplicaciones que suelen incluir:
Procesador de texto
Hoja de clculo
Correo electrnico
Audiomensajeria
Vase Proceso de textos y ofimuica, cap. 21 de HEYEL, C., y MENKus, B. (eds.): Los
principios bsicos del management. Barcelona, Grijalbo, 1989. No deja de ser curiosa la referencia a que, en Estados Unidos, la Asociacin de profesionales de los sistemas de informacin (AISP) se llam originalmente Asociacin internacional de proceso de textos,
46
5.
47
Modelos
de decision
xl
a
Base
de datos
Obietivos corporativos
~PIRAMIDE
DE INFORMACIN
SUBSISTEMA ESTRATGICO
5. de planificacin informatizado
Presupuestos y proyecciones
5. TCTICO
Control de operaciones
3. OPERATIVO
Sistema MIS
Datos de operaciones corrientes
48
Interface
Base de datos
Modelos de decisin
Anlisis
2.
3.
49
El trmino sistemas de informacin para ejecutivos (EIS, Executive Information Systems) apareci a mediados de los ochenta. Los tipos de datos
suministrados por estos sistemas pueden ser:
Internos y externos
Evaluacin de rendimientos histricos y previsiones de actividad
futura
Datos financieros e indicadores fsicos, tales como volumen de produccin
Datos numricos y comentarios de texto
Reuniones de la direccin
De forma ms sinttica, Gil Pechun lO distingue tres categoras de herramientas que suministran los EIS:
1.
2.
3.
Herramientas organizativas: agenda, asignacin de recursos compartidos, transferencia electrnica de documentos (analizada infra), archivo automtico...
pp. 92-93.
50
6.
Interface para
otros sisemas
FSZnadl
~ar,o
1
~im
Ir
entos
51
aplicaciones y procesos informticos capaces de obtener soluciones inferenciales a partir de una serie de datos II. En la actualidad, las aplicaciones
de inteligencia artificial son cada vez ms variadas pero pueden concretarse en cinco grupos: sistemas expertos, procesamiento de lenguaje natural,
robtica, sistemas pe~ceptivos y redes neuronales (ver grfico). Destacamos los dos primeros.
Los sistemas expertos ofrecen el mismo consejo que dara un experto
humano con el mismo dato, generalmente en reas de problemas bien definidos, siendo hasta ahora las aplicaciones ms logradas de la inteligencia
artificial. Las aplicaciones ms comunes de los sistemas expertos incluyen:
Asesoramiento
Diagnstico
Anlisis de diseos
Previsiones
Control
Las diferencias entre sistemas expertos y sistemas de apoyo a las decisiones son mnimas. Bsicamente residen en que en los primeros el ordenador sustituye al ejecutivo, mientras que los DSS le ayudan a decidir
El procesamiento de lenguaje natural permite la comprensin de lenguajes y requiere un gran conocimiento de la sintaxis, del contexto y de la
morfologa del lenguaje. En sus formas ms avanzadas permite la entrada
de voz.
Las principales aplicaciones de estos procesos son:
Mquinas de traduccin
Comprensin de documentos12
Generacin de discursos
MONFORTE.
p. 58.
2 Los problemas que apuntamos en el texto son corroborados por Mara Pinto en referencia al resumen documental automtico, quien apunta problemas de naturaleza semntica (ambigdedad de significados) y dc carcter sintctico, es decir, identificacin de las frases y el estudio de sus relaciones internas y externas. Vase PINTo MolINA, M., Anlisis
r/ci<titneflta/, ch., pp. 194-195,
52
7.
Los sistemas interorganizacionales (LOS, Inter-Organisational Systems) son sistemas que salen de las fronteras de la organizacin, como los
EDI (Electronic Data Interchange), que conectan a los suministradores de
piezas con los fabricantes de automviles o los sistemas de reservas de 0iejas en las lineas areas. Estos sistemas de informacin automatizada son
compartidos entre dos o ms empresas entrelazadas.
El xito de estos sistemas exige flexibilidad y al mismo tiempo una
gran integracin de los procesos. La introduccin de estos sistemas requiere:
Seguridad
Estndares
8.
Compartir recursos
53
54
8.1.
Clases de redes
Las redes pueden dividirse en funcin de los orgenes y propsitos del
sistema:
dependencias gubernamentales.
Redes cooperativas: el grupo se constituye alrededor de un inters
comn.
Redes comerciales: ofrecen un servicio pblico o semipblico lucrativo, como Tymnet, Telenet o Compuserve.
55
Transferencia de archivos
Envo de mensajes
Celebracin de reuniones
8.2.
9.
56
menta un conjunto de herramientas para lograr los objetivos de las organizaciones: tecnologas, competitividad, productividad, mercado o metas
estratgicas (beneficio, calidad...). En la visin de la IM la nocin de 1w
14 El libro de este autor, La sociedad posteapitalista (Harcelona, 1993), resulta de consulta obligada para comprender el fenmeno de la informacin y el conocimiento en el seno
de las organizaciones.
57
formacin tiene un significado muy amplio, que va desde la gestin de almacenes, a las tecnologas, las finanzas o el personal. En el mbito de las
organzaciones informativas, la informacin slo tiene significado en funcin de los usuarios humanos. Como pone de relieve Ingwersen
la biblioteconomia y documentacin estudia la comunicacin de informacin,
principalmente registrada, entre productores humanos y usuarios humanos.
Tiene como objetivo la comprensin y conceptualizacin de los entornos
informativos, necesidades de informacin de, y bsqueda para, individuos
y grupos, y la organizacin de los recursos de informacin para facilitar el
~
acceso a la informacin demandada. Los sistemas de informacin organizada incluyen, por ejemplo, bibliotecas, servicios de informacin y bases
de datos.
5. La definicin de Documentacin apunta las ideas bsicas de informacin demandada e informacin registrada, con una creciente importancia del aspecto humano, aspectos que han sido resaltados por autores
como Saracevic y Meadows 16 y en nuestro pas esta visin est presente
en la definicin que formulan Lpez Yepes y Ros Garca7, quienes consideran la Documentacin como una de las Ciencias de Documentacin,
(que) tiene por objeto de estudio aquella pane del proceso documental
consistente en la recuperacin y difusin de mensajes documentarios y su
aprovechamiento por parte del sujeto receptor o usuario a fin de que aqulos sirvan de base para la obtencin de nuevos conocimientos o toma de
decisiones.
6. La nocin de informacin demandada es nica en el mbito documental y enfatiza la cualidad de la interaccin entre productores, sistemas
y usuarios de informacin registrada. Sin esas dos nociones especficas, subraya tngwersen 15, la Information Science (15) cubrira todos los campos
de la conunicacin en general, tanto de los mass communication>~ como
de la mayora de las ciencias cognoscitivas. Por lo tanto, la IS est limitada al estudio de un fenmeno especifico de la comunicacin, que es aqul
referido al de la informacin provista por fuentes registradas (por ej., para
~
INCWERsIN, P., fa br,naion and Information Solence, en KENT, A.. Ene. LIS, Nueva
York, M. Dekker, 1994, Pp. 137-174.
6
Vase SARACEVIC, T., Information Sejence: origin, evolution and relations>, en
VARRARI, P., y CRONIN, B., Concepions of Lihrary and lnformations Science: Historical, en!pirical and theorerical perspecrives, London Tayor Graham, 1992, pp. 5-27. As como MeAt>oWS. A. J., Theory in Information Science. Journal of Infrmation Science, 16, 59-63,
1990. Cit. por INOwERsFN, P., op. cii., p. 147.
~7 Lpez Yepes, J., y Ros GARcA, J., Qu es documentacin? Teora e historia del
concepto en Espaa, Madrid, Sntesis, p. 142.
18
INGWIYR5eN,
1., Op.
<it.,
p. 47.
58
miento)
19
7. Para las organizaciones documentales hay que considerar la importancia estratgica de la tecnologa, particularmente en el sector de las
telecomunicaciones, la inmersin de la gestin en el cambio estratgico y
las implicaciones de la tecnologa en la gestin de los recursos humanos y
en la estructura de las organizaciones.
8. La gestin de la plataforma del conocimiento se convierte en una
nueva funcin organizativa. La organizacin debe recopilar el conocimiento de todos los sitios y poder encontrarlo, y an ms importante, saber qu
hacer con l, y en esa funcin los profesionales de la informacin y documentacin tienen una experiencia secular. Sin embargo, no se debe caer en
la tentacin de que todos esos nuevos mbitos de la informacin estn acotados por esta profesin. Es una afirmacin ampliamente compartida que
en el manejo de la informacin en las organizaciones convergen tres campos profesionales hasta ahora muy alejados: Informacin, Informtica y
Direccin de Empresas.
9. Si nuestros profesionales no quieren verse desplazados del nuevo
mbito, en el que la funcin reservada es de la de filtrar, organizar y sintetizar informacin para atender a los clientes o usuarios, debern reforzar su
formacin tradicional en los siguientes aspectos:
59
sus objetivos. Estas metas pueden incluir la rentabilidad o, en el caso de organizaciones sin fines de lucro, el ofrecimiento de servicios de alta calidad.
Los objetivos pueden incluir competitividad a corto plazo, ventajas comparativas a largo plazo, incrementos de productividad o participacin en el
mercado. El nfasis sobre el mercado es deliberado, porque la extensin
del concepto de marketing hace que todas las organizaciones tengan mercados, usuarios y competidores, aunque en las organizaciones no lucrativas
estos factores aparezcan de modo diferente.
9, 1.
EL
Por ltimo, el impacto de las tecnologas sobre las labores profesionales informativas conleva que la profesin del gestor de la informacin (documentalista o especialista en informacin, segn se prefiera) no est bien
definida, debido a que se trata de una actividad en la que las innovaciones
tecnolgicas le han conferido unas caractersticas peculiares y un perfil
complejo, mucho ms fuera del estricto mbito cultural y educativo donde
el trmino bibliotecario sigue siendo la percha de unas funciones casi totalmente desconocidas para un profesional de hace cincuenta aos, al menos en sus procesos materiales
En los ltimos anos se ha consagrado en los organigramas de las grandes corporaciones la funcin del gestor de informacin (CIO, Chief Information Officer). La figura ha ido evolucionando desde el tradicional
director de informtica (jefe de proceso de datos) a la de director de infornacin, con responsabilidad en la informacin societaria: transmisin de
datos, voz, video, automatizacin de oficinas, correo electrnico, impresion y copia, acceso a servicios de informacin externa (bases de datos,
Internet) e incluso la biblioteca o centro de informacin. Por lo tanto, su
formacin ha pasado de ser exclusivamente tcnica a incluir amplios conocimientos sobre informacin y administracin de empresas.
E. Adams define el papel de estos especialistas como una funcin de alta direccin para desarrollar una serie de polticas, programas y procedimientos para planificar, gestionar y controlar eficaz y efectivamente las necesidades de informacin y los recursos de apoyo para el tratamiento de la
informacin20. Por tanto, vemos que se requiere una persona que opere con
los tres elementos de la gestin: recursos informativos, tecnolgicos y la
gestin propiamente dicha.
Su labor no es fcil, y depender del tipo de organizacin y objetivos
de la misma, ya que tendr que actuar de manera especial en tres seccio20
B.,
Infor,nation mano-
60
nes: comunicacin, proceso de datos y centro de informacin y documentacin. As pues, su papel es el de integrador de informacin, por una parte, y de intermediario entre la informacin y los usuarios de sta, por otra.
Adems es el responsable del flujo de informacin en la organizacin, lo
que implica directamente el diseo del sistema de informacin.
Para poder cumplir este papel deber:
Conocer la educacin y formacin de sus directivos, de los generadores de informacin y de los usuarios de la organizacin, en general.
Conseguir que los proveedores de productos de informacin redacten especificaciones claras y constructivas.
Disear una estrategia flexible que permita enfrentarse a un entorno cambiante evolutivo.
Tener preparacin para controlar los avances y evaluar las realizaciones.
Reorientar la provisin de servicios, con actividades de apoyo para las tareas de los usuarios finales.
Y, sobre todo, sentirse implicado en la gestin del cambio, del cual
l va a ser guionista, director y actor
En sntesis, los componentes que entran en juego en esta tarea directiva y las reas en las que debe operar la persona responsable de la misma,
son: 1) Los recursos informativos: identificacin, valoracin y uso de los
mtsmos, tanto internos como externos. 2) La tecnologa necesaria para recoger, almacenar, recuperar y distribuir la informacin. 3) La gestin: planificacin general, recursos humanos, comunicacin interpersonal y marketing2t. Sobre estas tareas, Gilberto Sotolongo22, pensamos que de forma
un tanto socarrona, ha dicho que no hay nada nuevo bajo el sol y enuncia
cinco reglas:
21
Lpez HERNNDEZ, J., La gestin de la informacin en las organizaciones: una disciplina emergente, en Tres lecciones de l)ocu,nenracin General, Madrid, Cuadernos
EUBD, 1991. p. 19.
22 SoroLosco, O., Derroteros de la gestin de la informacin y documentacin en las
organizaciones. Revista General de Informacin y Documentacin, vol. 3 (1993), 1, 83-89.
61
n.0 34.
CARIDAD
CHAN NAvARRO, C., Introduccin a la gestin y anlisis de recursos de informacin en ciencia y tecnologa, Murcia, Universidad de Murcia, 1995.
CootERs & LYORAND, Tecnologa de la informacin: El proceso de imgenes y do-
1994.
GIL PECHUN,
23
VARIAN, H. R.. El negocio de la informacin. Cunto valdrn dos bits en el mercado de dgitos?, en Investigacin y Ciencia, noviembre 1995, p. 121.
62
KIISNER,
R. M.,
1995.
PASCUAL FeRRER, J., Una cronologa reciente de la gestin de la informacin en