Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria Universidad Nacional Experimental Simn Rodrguez

Colectivo - ASOTESUCU

PROPUESTA PARA LA AUTOMATIZACIN DEL REGISTRO Y CONTROL DE SALIDA DEL PERSONAL QUE LABORA EN LA PROCURADURA GENERAL DEL ESTADO SUCRE

Informe Final de Pasantas Presentado Como Requisito Parcial para Optar al Ttulo de Licenciada en Administracin Mencin Informtica.

T.S.U. Yuletzi del Valle, Rojas Cortesa C.I. N:

Cuman, Noviembre de 2011

Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria Universidad Nacional Experimental Simn Rodrguez Colectivo - ASOTESUCU

PROPUESTA PARA LA AUTOMATIZACIN DEL REGISTRO Y CONTROL DE SALIDA DEL PERSONAL QUE LABORA EN LA PROCURADURA GENERAL DEL ESTADO SUCRE

_____________________ Magster Luisa Gonzlez C.I N Tutor Acadmico

_________________________ Licda. Mara Yonaika Snchez. C.I. N: 14.283.932 Tutor Empresarial

________________________________ T.S.U Yuletzi del Valle, Rojas Cortesa Autora

Repblica Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educacin Universitaria Universidad Nacional Experimental Simn Rodrguez Colectivo - ASOTESUCU

ACTA APROBATORIA DEL INFORME FINAL DE PASANTAS

En mi carcter de Tutor Acadmico del Informe Final de Pasantes presentado por la Tcnico Superior: Yuletzi del Valle, Rojas Cortesa, portador de la Cdula de Identidad N. 18.211.661. Para optar al ttulo de Licenciado en Administracin mencin Informtica, titulado: PROPUESTA PARA LA AUTOMATIZACIN DEL REGISTRO Y CONTROL DE SALIDA DEL PERSONAL QUE LABORA EN LA PROCURADURA GENERAL DEL ESTADO SUCRE. Considero que dicho informe rene los requisitos y mritos suficientes para ser aceptado y admitido como culminacin de la etapa previa a la formalizacin del acto acadmico.

En Cuman a los ****** das del mes de Noviembre de 2011

___________________ Magster Luisa Gonzlez C.I N Tutor Acadmico

INDICE GENERAL
DEDICATORIA.......................................................................................I AGRADECIMIENTO................................................................................II RESUMEN...........................................................................................III INTRODUCCIN....................................................................................4 FUNDAMENTACIN.......................................................................................................4 OBJETIVO GENERAL......................................................................................................5 OBJETIVO ESPECFICO....................................................................................................6 METODOLOGA ..........................................................................................................6 Nivel de Investigacin....................................................................................6
Documental ............................................................................................................. 9 Tcnica................................................................................................................... 10 Instrumento............................................................................................................12

CAPTULO I ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA DE LA PROCADURA GENERAL DEL ESTADO SUCRE..................................................................................13 MISIN, VISIN Y OBJETIVOS EMPRESARIALES.....................................................................15 1.5.ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA INSTITUCIN.............................................................19 Procurador General del Estado......................................................................20 Unidad de Archivo.........................................................................................21 Coordinacin General....................................................................................21 1.5.6. Direccin de Recursos Humanos.........................................................22 1.5.8. Direccin de Asuntos Legales.............................................................23 1.5.14. UNIDAD DE LITIGIO Y ASUNTOS AMBIENTALES. ......................................................25 1.5.15. Unidad de Registro y Control de Bienes...........................................25 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZ LAS PASANTAS..........................26 CLIMA ORGANIZACIONAL:.............................................................................................27 CAPITULO II ACTIVIDADES REALIZADAS POR EL PASANTE.......................................29 2.1. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES...............................................................................29 2.2. DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS..............................................................30 .......................................................................................................33 .......................................................................................................34 2.4. APORTES, IDEAS Y PROPUESTAS REALIZADAS POR EL PASANTE AL DEPARTAMENTO .......................36 2.5. APLICACIN DE CONOCIMIENTOS TERICOS..................................................................36 2.6. DEBILIDADES Y FORTALEZAS QUE SE ENCONTRARON EN EL DEPARTAMENTO...............................37

.......................................................................................................38 CONCLUSIONES..................................................................................39 RECOMENDACIONES...........................................................................40

INDICES DE FIGURAS

INDICES DE TABLAS

DEDICATORIA

AGRADECIMIENTO

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PROPUESTA PARA LA AUTOMATIZACIN DEL REGISTRO Y CONTROL DE SALIDA DEL PERSONAL QUE LABORA EN LA PROCURADURA GENERAL DEL ESTADO SUCRE. Autor: T.S.U. Yuletzi del Valle, Rojas Cortesa. Tutor: Magster Luisa Gonzlez Fecha: Agosto 2011 RESUMEN
La Procuradura General del Estado, el 14 de agosto de 1914, institucin con personalidad jurdica propia, con el objeto de velar por el resguardo del patrimonio del Estado, adems forma parte del cuerpo legislativo. Esta ubicada en la Avenida Arismendi en el edificio del Palacio Legislativo. Cuman, estado Sucre. La problemtica existente en esta institucin, es que los registros de entrada y salida son llevado en forma manual, lo cual lo hace susceptible al cambio de los datos, ocasionando de ese modo que el personal cuando llegue tarde o salga ante de la hora, no aparezca reseado, por tanto no se le aplican las sanciones respectivas por el incumplimiento del horario, esta aseveraciones se obtuvieron mediante la culminacin de la pasanta, donde se implement como metodologa el nivel descriptivo; adems del tipo de campo y documental, cuyas tcnica fue la observacin directa y la entrevista no estructurada, utilizando como instrumento el diario de campo, que sirvieron para detectar las causas y consecuencia de la problemtica existente con respecto a el control de entrada y salida del personal de esta organizacin, adems se procedi a indagar sobre los pasos correspondiente al diseo del sistema automatizado, el cual solventar las deficiencia que presenta el sistema actual.

Palabras Claves: Automatizacin, Registro, Control, Datos, sistemas.

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INTRODUCCIN Fundamentacin Las organizaciones, tanto publica como privada requiere de la implementacin de sistemas automatizados orientados a optimizar los trmites y procedimientos, en el menor tiempo, as como tambin disminuir la frecuencia de errores que retrasan la tomas de decisiones pertinente a la mejora de la produccin y/o prestacin de servicios. En tal sentido, los sistemas informticos, han contribuido agilizar los procesos administrativos de las organizaciones a nivel mundial, los cuales se interconecta con una plataforma tecnolgica de punta, los cuales dan a conocer la situacin real de las empresas e instituciones tanto pblicas como privadas, con el fin de implementar las acciones que mitiguen las fallas y reforzar los controles que permitan el logo de los objetivos y metas propuesta. Cabe destacar, que la utilizacin de sistemas automatizados adaptados a las jornadas laborales, representa una herramienta ideal, para cumplir con las responsabilidades que le corresponde el personal acorde al cargo que ocupa dentro de la organizacin, debido a que tienen de cumplir con una serie de requisitos, para que se proceda con la tramitacin administrativa correspondiente, disminuyendo de ese modo la alteracin de los registro que pongan en duda la informacin que se suministra a los diferentes departamentos. Por tanto, el diseo del sistema automatizado propuesto en esta

pasanta, contribuir al fortalecimiento de los trmites y procedimientos sobre

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el control de entrada y salida del personal de la Procuradura General del Estado Sucre, debido a que el sistema actual, se registra de manera manual, lo cual es vulnerable a la alteracin de los datos, debido a que no se comprueba que la persona que se est registrando es la correspondiente, as como tambin se presenta los caso que firman por el y por otros, todas estas acciones van en perjuicio con el cumplimiento del horario establecido por la institucin. En tal sentido, el presente informe de pasanta esta estructurada por dos Captulos los cuales se describen a continuacin: Captulo I: comprende la estructura organizativa, conformada por la Resea Histrica, Organizacin y Ubicacin, Misin, Visin y Objetivos Empresariales, Actividades de la Organizacin, Estructura Organizativa de la Institucin, Relacin con otras empresas, Estructura organizativa del Departamento donde se realiz las pasantas y Clima Organizacional Captulo II: lo conforma las actividades realizadas por el pasante, los cuales comprende: el Cronograma de Actividades, descripcin de las actividades realizadas. Descripcin de los conocimientos y experiencias adquiridas en el departamento, Aportes, ideas y propuestas realizadas por el pasante al departamento, Aplicacin de conocimientos Tericos, Debilidades y fortalezas que se encontraron en el departamento. Objetivo general Proponer el diseo de un sistema automatizado para el control de entrada y salida del personal de la Procuradura General del Estado Sucre

Objetivo especfico

1. Indicar las deficiencias del sistema del registro y control de entrada y

salida del personal de la Procuradura General del Estado Sucre.

2. Determinar los requerimientos que se deben considerar en el diseo

del sistema automatizado para el control de entrada y salida de personal de la Procuradura General del Estado Sucre.
3. Estructurar el sistema automatizado para el control de entrada y salida

de personal de la Procuradura General del Estado Sucre. Metodologa La implementacin de una metodologa permitir a las investigadoras aplicar una serie de estrategias e instrumentos; adems de definir la forma en que se va a redactar y presentar los resultados que se obtendrn durante el desarrollo y culminacin de la presente investigacin donde se tomar en cuenta lo siguiente Nivel de Investigacin. Descriptiva. Se utiliz para efecto de esta investigacin, la descriptiva, que constituye el punto de partida de las lneas de investigacin, su objetivo es determinar la situacin de las variables involucradas en el estudio en un momento dado con relacin a su presencia o ausencia, la frecuencia con que

se presenta un fenmeno (incidencia o prevalencia), caractersticas de las personas, lugar y periodo donde ocurre. Por consiguiente, su implementacin permiti narrar cada uno de los hechos que ocasionan las deficiencias del sistema actual, a fin de exponer las directrices consideradas para el diseo propuesto, lo cual contribuir a la solvencia de la problemtica en estudio. Arias Fidias (2006:24), conceptualiza la investigacin descriptiva como:
La caracterizacin de un hecho, fenmeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura o comportamiento. Los resultados de este tipo de investigacin se ubican en un nivel intermedio en cuanto a la profundidad de los conocimientos se refiere.

La utilizacin del nivel de investigacin descriptiva, permiti a la investigadora detallar las causas y consecuencias que originan el problema existente en el Departamento de Nmina de la Procuradura General del Estado Sucre, con la finalidad de suministrar una serie de conclusiones y recomendaciones que servir a la gerencia para la toma de decisin, sobre el diseo de un sistema automatizado para el control de entrada y salida de su personal, con la finalidad de mitigar las alteraciones que se suscitan en el registro actual. Fernndez, Antonio (2010:44), la define como:
Consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a travs de la descripcin exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a la recoleccin de datos, sino a la prediccin e identificacin de las relaciones que existen entre dos o ms variables. Los investigadores no son meros tabuladores, sino que recogen los datos sobre la base de una hiptesis o teora, exponen y resumen la informacin de manera cuidadosa y luego analizan minuciosamente los resultados, a fin de extraer generalizaciones significativas que contribuyan al conocimiento.

Su implementacin contribuy en la bsqueda de alternativas para solventar el problema en estudio, considerando las causas y consecuencia
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que lo genera y adecuar el diseo propuesto con la finalidad de reducir las deficiencias existentes en el proceso de entrada y salida del personal.

Tipo de la Investigacin. Campo. El tipo fue de campo, que consiste en el anlisis sistemtico de

problemas en la realidad, con el propsito bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos, o predecir su ocurrencia, donde se recopilan los datos de inters directamente en el rea de estudio; en este sentido se trata de investigaciones a partir de datos originales o primarios. En tal sentido, se tomaron en cuenta, todas las causales y a fin de

consecuencias correspondientes a la problemtica en estudio,

proponer las conclusiones y recomendaciones que ayuden a canalizar la solucin relacionada a la reduccin de las alteraciones en los registros que se suscitan con el sistema actual. Al respecto Arias, Fidias (2006:31), la define como:
Aquella que consiste en la recoleccin de datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variables alguna, es decir, el investigador obtiene la informacin pero no lo altera las condiciones existentes. De all su carcter de investigacin no experimental.

Con la aplicacin del tipo de campo, permiti a la investigadora recaudar la informacin directamente en las reas de estudio de la organizacin, sin la intervencin de tercero que podan manipular la informacin y por ende se
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obtendra un resultado no acorde con la realidad. Lo cual coincide con las apreciaciones de Sabino, Carlos (2000,48), donde seala que se basa en informaciones obtenidas directamente de la realidad, permitindole al investigador cerciorarse de las condiciones reales en que se han conseguido los datos. Por tanto, su importancia consisti en la verificacin de los datos que se estn recopilando a fin de validar su procesamiento y posterior suministro de los resultados que se tomaron en cuenta para la toma de decisiones necesaria en la reduccin de la frecuencia de alteraciones en el registro de entrada y salida que se lleva a cabo con el sistema actual. Documental Consiste en la revisin de textos, libros cuyos contenidos guardan relacin con las causas y consecuencia que genera el problema en estudio, al respecto, Arias, Fidias (2006:27), la define como:
Un proceso basado en la bsqueda, recuperacin, anlisis, crtica e interpretacin de datos secundarios, es decir, los obtenidos y registrados por otros investigadores en fuentes documentales: impresas, audiovisuales o electrnicas. Como en toda investigacin, el propsito es el aporte de nuevos conocimientos.

En cambio, Fernndez, Antonio (2010:48), define la investigacin documental como:

parte esencial de un proceso de investigacin cientfica, constituyndose en una estrategia donde se observa y reflexiona sistemticamente sobre realidades (tericas o no) usando para ello diferentes tipos de documentos. Indaga, interpreta, presenta datos e informaciones sobre un tema determinado de cualquier ciencia, utilizando para ello, una metdica de anlisis; teniendo como 9

finalidad obtener resultados que pudiesen ser base para el desarrollo de la creacin cientfica

Por consiguiente, su utilizacin contribuy en el suministro de los conocimientos concernientes a las directrices y normativas que se aplican para el control y salida de personal en la institucin, as como tambin de los requisitos que se deben cumplir en lo referente a la tecnificacin, control y suministro de la informacin, lo cual servir de sustento y de soporte en la toma de decisiones en lo que respecta al diseo y posterior automatizacin

Tcnicas y/o instrumentos de recoleccin de datos. Tcnica. Para la realizacin y culminacin de una investigacin se requiere de la implementacin de ciertas tcnicas e instrumentos, lo cual permitir al investigador constatar o confirmar si los datos recopilados son reales, cuya repercusin influir en la toma de decisiones o aporte de las conclusiones y recomendaciones orientado a solventar la problemtica en estudio. Al respecto hace referencia Arias, Fidias (2004:53), define: Las tcnicas de recoleccin de datos son las distintas formas o maneras de obtener la informacin. La importancia de contar con las habilidades necesarias para la obtencin de la informacin requerida en esta investigacin, permitir al investigador la comprensin y posterior solucin al problema planteado.

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Observacin Directa. Arias, Fidias (2006:70), la define como aquella que se ejecuta en funcin de un objetivo, pero sin una gua prediseada que especifique cada uno de los aspectos que deben ser observados. Al respecto, Fernndez, Antonio (2010:48), se caracteriza por la

interrelacin que se da entre el investigador y los sujetos de los cuales se habrn de obtener ciertos datos. En ocasiones este mismo investigador adopta un papel en el contexto social para obtener informacin ms fidedigna que si lo hiciera desde fuera. Por tanto, representa el contacto directo con los elementos o caracteres en los cuales se presenta el fenmeno que se pretende investigar, y los resultados obtenidos se consideran como datos originales. Entrevista no estructurada. Arias (2006:74), define que:
Esta modalidad no se dispone de una gua de preguntas elaboradas previamente. Sin embargo, se orienta por unos objetivos preestablecidos, lo que permite definir el tema de la entrevista. Es por eso que el entrevistador debe poseer una gran habilidad para formular las interrogantes sin perder coherencia.

Para, Fernndez, Antonio (2010:50), lo define como los reiterados encuentros, cara a cara, entre el investigador y los informantes, encuentros stos dirigidos hacia la comprensin de las perspectivas o situaciones, tal como las expresan con sus propias palabras.

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La utilizacin de estas tcnicas, le permiti a la investigadora indagar una serie de aspectos, sobre los trmites y procedimientos que se efectan durante el control de entrada y salida de personal, detectndose de ese modo sus deficiencias que fueron consideradas para el diseo del sistema automatizado. Instrumento Diario de Campo. Sabino, Carlos (2002:50), la define como la herramienta que permite registrar las apreciaciones observadas por el investigador, adems de la informacin suministrada por la poblacin o muestra sometida en estudio, lo cual ser analizada para determinar las deficiencia existente. En cambio Fernndez la define Como el cuaderno de navegacin donde se registra todo aquello susceptible de ser interpretado como hecho significativo en el proceso de investigacin en el rea de estudio. Desde esta perspectiva la investigadora, pudo recopilar y registrar la informacin requerida para el diseo del sistema automatizado propuesta en esta investigacin.

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CAPTULO I ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA DE LA PROCADURA GENERAL DEL ESTADO SUCRE 1.1. Resea Histrica. De acuerdo con la primera Constitucin del Estado, publicada en la Gaceta Oficial N. 201 con fecha del 07 de Julio de 1914, en su Titulo X, especficamente en los Artculos 86, 87 y 88 se seala la figura del Procurador del Estado. Se crea la oficina de la Procuradura General del Estado, el 14 de agosto de 1914, institucin con personalidad jurdica propia, con el objeto de velar por el resguardo del patrimonio del Estado, adems forma parte del cuerpo legislativo del mismo, junto con el Consejo Legislativo y La Controlara General del Estado. A principios de su creacin funcionaba como una oficina dependiente de la Gobernacin del Estado, ejerciendo sus funciones desde la misma sede del Ejecutivo. Las funciones de la Procuradura del Estado estuvieron regidas bajo normas establecidas y que fueron promulgadas el 31 de marzo de 1915, posteriormente esta ley es actualizada decretndose una nueva Ley el 18 de Julio de 1937, quedando as derogada la anterior. Para el ao 1942, especficamente el 26 de febrero, fue promulgada una nueva ley que rega la conducta y actuacin del Procurador General del Estado Sucre. El 22 de agosto de 1970, se publica la Ley de la Procuradura General del Estado Sucre, quedando derogada esta por la Ley de Procuradura General del Estado Sucre publicada la Gaceta Oficial del
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Estado Sucre N. 817 de fecha 10 de noviembre de 2003, que en la actualidad est en vigencia. Desde su creacin, este organismo ha estado dirigido por diferentes profesionales, quienes le han dado cumplimiento a los objetivos establecidos por la Ley; entre ellos se pueden nombrar a: Jos Rafael Rojas (1915), Pedro Sanoja Aquiles (1945), Csar Farias Mata (1946), Rafael Manuel Rodrguez (1947), Acosta Poleo (1948), Dr. Jess Torres Rivero (1988), Dr. Leonardo vila (1989), Dr. Arqumedes Romn (1990), Dr. Lus Enrique Milano (1993), Dr. ngel Garca (1994); Dr. Asdrbal Maestre Orea (2008), actualmente el Procurador General del Estado Sucre es el Dr. Rmulo Betancourt M. el cual fue designado el 15 de Diciembre de 2008, en Sesin Ordinaria que tuvo lugar en la sede del Palacio del Consejo Legislativo del Estado Sucre. 1.2. Organizacin y Ubicacin. La Procuradura General del Estado Sucre es un ente que goza de autonoma propia; se encarga de asesorar jurdicamente a la Administracin Pblica y tambin de resguardar los bienes patrimoniales del estado. En consecuencia se encarga de representar judicial y

extrajudicialmente al ejecutivo regional; dictaminar todos los asuntos legales del estado, velar por el fiel cumplimiento de las normas jurdicas del mbito territorial de su competencia, formular, elaborar y conformar todos los documentos, contratos, y convenios donde el estado sea parte; resguardar los bienes pblicos estatales; concentrar el archivo legal del estado, y asesorar a todos los entes del poder pblico regional de los asuntos jurdicos que le conciernan.

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Est ubicada en la Avenida Arismendi en el edificio del Palacio Legislativo. Cuman, estado Sucre. MISIN, VISIN Y OBJETIVOS EMPRESARIALES 1.3.1. Misin. Defender las acciones, intereses y derechos del estado y la defensa de los bienes patrimoniales que conforman todos aquellos muebles e inmuebles propiedad del Estado Sucre garantizando el respeto del ordenamiento jurdico mediante la aplicacin recta y honorable del derecho en su accin como asesor jurdico a las autoridades. 1.3.2. Visin. Consolidarse como fuerza jurdica de mayor reconocimiento, prestigio y credibilidad en la bsqueda de una mejor, mayor y eficiente defensa judicial y extrajudicial de las acciones, bienes e intereses del Estado, as como en la contribucin a la revitalizacin, reordenacin y fortalecimiento del poder pblico estadal. 1.3.3. Objetivo de la Organizacin. Este Organismo basndose en las atribuciones que le confiere tanto la constitucin del Estado Sucre como su propia ley, y como rgano judicial del Estado, tiene como objetivo representar ante las instancias jurisdiccionales y administrativas de carcter nacional, regional y / o municipal el patrimonio del Estado asumiendo toda la carga jurdica que ello implica.

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1.4.

Actividades de la Organizacin.

Defender la Hacienda Pblica Estadal.

Concurrir ante el Consejo Legislativo cuando le sea requerido expresamente y evacuar las consultas que fueren sometidas por este organismo.

Presentar anualmente ante el Consejo Legislativo dentro de los 60 primeros das del primer periodo de sesiones ordinarias un informe de gestin y la cuenta sobre el manejo de presupuesto asignado en el ao inmediatamente anterior. Informar al Ejecutivo Estadal y al Consejo Legislativo, sobre los asuntos que considere pertinentes y rendir los dictmenes que esos rganos le soliciten. Rendir informes en todos aquellos asuntos que le encomiende el Consejo Legislativo o el Ejecutivo del Estado, en cuanto a la interpelacin y aplicacin de las Leyes. Dictaminar en los casos que sealen las leyes o cuando lo creyera conveniente en aras del inters pblico. Dictaminar sobre la enajenacin de bienes pblicos estadales. Ejercer la custodia y llevar un registro de los bienes muebles e inmuebles que pertenezcan al Estado, examinar los correspondientes ttulos de adquisicin y hacer que se cumplan respecto a estos, todas las formalidades de la ley. Redactar y suscribir todos los documentos relativos a los actos, negocios convenios o contratos en que sea parte el Estado o que guarden relacin con los ingresos pblicos estadales o con la gestin privada del Estado.

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Procesar legalmente y convalidar las erogaciones que por concepto de acreencias no prescritas deba hacer el Ejecutivo del Estado. Velar por el estricto cumplimiento de las leyes en el mbito del Estado. Administrar y organizar su presupuesto conforme lo determina la Constitucin del Estado Sucre, la presente Ley y otras leyes relativas a la materia.

Representar judicial y extrajudicialmente los intereses patrimoniales y no patrimoniales del Estado. Demandar ante los tribunales competentes la nulidad de las leyes, decretos, ordenanzas, acuerdos o resoluciones cuando estn en contravencin o entren en colisin con las y disposiciones administrativas constitucionales y legales.

Ejercer

las

acciones

penales,

civiles

correspondientes contra funcionarios pblicos y dems personas naturales o jurdicas que causen dao al patrimonio del Estado o a sus entes descentralizados por violacin a la normativa vigente. As mismo ejercer las acciones correspondientes para obligar al resarcimiento de los daos que dichos funcionarios o funcionarias e incluso los particulares, causen al Estado o a sus entes descentralizados, cuando el Estado o sus rganos hayan pagado a terceros por daos causados. Dictar las normas reglamentarias sobre la estructura, organizacin, competencia y funcionamiento de las direcciones y dems dependencias de la Procuradura General del Estado. Nombrar y remover al personal de la Procuradura General del Estado, conforme a esta Ley y dems leyes que rigen la materia. Ejercer la administracin del personal y la potestad jerrquica.

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Ejercer la administracin de los bienes adscritos a la Procuradura General del Estado y velar por su conservacin. Delegar en los funcionarios o funcionarias de la Procuradura General del Estado, el ejercicio de determinadas atribuciones. Los actos realizados por las o los delegatorios debern indicar el carcter con que acta el funcionario o funcionaria y producirn efectos como si hubiesen sido cumplidos por el Procurador o Procuradora General del estado. Los o las delegatorios no podrn subdelegar, sin autorizacin dada por escrito por el Procurador o Procuradora General del Estado.

Constituir mandatarios especiales para aquellos juicios donde su criterio se requieran. Presentar trimestralmente ante el Ejecutivo Estadal y ante el Consejo Legislativo Estadal un informe motivado de los asuntos sometidos a su consideracin y del estado de los juicios y causas que cursen contra el Estado.

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1.5.

Estructura Organizativa de la Institucin

Figura N Estructura Organizativa de la Procuradura

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Con relacin al organigrama estructural de la institucin, esta organizada de la siguiente manera: Procurador General del Estado. El Procurador General del Estado como mxima autoridad dentro de la Institucin, tiene a su cargo las siguientes funciones: Planificar, organizar, dirigir y controlar todos los recursos de la Institucin as como tambin revisar, organizar y firmar los pagos a proveedores y personal. Representar a la Institucin en todos aquellos actos y eventos judiciales a nivel estadal y nacional. Cumplir con los Acuerdos y Resoluciones concernientes al Estado. Cuando el Procurador General tenga conocimiento de alguna infraccin o fraude en las rentas del Estado, ordenar abrir averiguaciones por rganos judiciales correspondientes. Asistir con derecho a vos a las reuniones de los directores del Ejecutivo, an cuando sean convocadas por el Gobernador del Estado. Asesorar a la Administracin Pblica del Estado sobre aquellos asuntos que por disposicin legal deben ser sometidos a su estudio e informe. Representar y sostener personalmente o por medio de apoderados, constituidos previa aprobacin de la Consejo Legislativa o Subcomisin Delegada, los derechos o acciones del Estado en todos los juicios donde ste tenga parte.

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1.5.1.

Unidad de Auditora Interna.

Esta Unidad tiene a su cargo actividades tales como: Elaborar y evaluar el plan operativo, preparar el informe anual de gestin de la Unidad de Auditora Interna, evaluar el sistema de control interno, incluyendo el grado de operatividad y eficacia del sistema de administracin y de informacin gerencial. Fiscalizar y supervisar los recursos que maneja la Institucin mediante el control posterior de la ejecucin presupuestaria. Unidad de Archivo. La actividad principal que realiza esta unidad es la siguiente: recibir, distribuir y archivar los documentos y correspondencias que ingresan y salen de la Procuradura. Coordinacin General Esta unidad, para el logro de sus objetivos, se desempea como: Ejecutor directo e inmediato de las directrices del Procurador, siendo el enlace entre ste y las dems dependencias de la Institucin. 1.5.2. Direccin de Atencin al Pblico y Relaciones

Institucionales. Esta direccin tiene a su cargo actividades informativas: Establecer mecanismos y procedimientos para mantener debidamente informado al Procurador, las Instituciones Pblicas y Privadas, y a la ciudadana en general, sobre las polticas, acciones y proyectos de la Institucin.

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1.5.6. Direccin de Recursos Humanos. Es una de las direcciones que realiza actividades de gran importancia para el logro de los objetivos de la Institucin, ya que maneja todo lo relacionado con el personal fijo, jubilado y pensionado, contratado de este organismo garantizando el cumplimiento de los derechos y obligaciones para con sus trabajadores, entre ellas se encuentran: Planificacin, organizacin y desarrollo de los recursos humanos al servicio de la Procuradura. Disear y ejecutar programas de adiestramiento y desarrollo organizacional para el personal. Administrar el estatuto del personal que labora en esta Institucin. Coordinar y supervisar los movimientos del recurso humano. Garantizar el cumplimiento de las normas y procedimientos de administracin de personal, as como tambin hacer cumplir los estatutos de la Funcin Pblica y la Ley Orgnica del Trabajo, en algunos aspectos. 1.5.7. Direccin de Administracin. Coordinar, ejecutar, controlar y conducir la gestin el presupuesto asignado por la Tesorera de Estado a la Procuradura General del Estado, as como atender, mantener, supervisar las requisiciones a fin de suministrar los insumos operativos necesarios. Preparar el Anteproyecto del presupuesto anual de la Procuradura y realizar los registros contables.

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Coordinar y ejecutar la gestin Administrativa de la Procuradura General del Estado Sucre segn normas y procedimientos administrativos.

Conducir el control de la ejecucin presupuestaria de la Procuradura. Atender las requisiciones (de servicios y suministro de bienes y suministro) de la Procuradura, a fin de suministrar los insumos operativos necesarios.

Mantener un archivo de los documentos probatorios de los asuntos tramitados. Preparar el anteproyecto del presupuesto anual de la Procuradura. Realizar los registros contables que van a generar el estado de resultados. Mantener actualizados los libros contables: libro de Banco, Libro Diario. Efectuar el registro y control de las obligaciones contradas. Preparar los Informes para la toma oportuna de decisiones. Elaborar el Informe de Memoria y Cuenta de la Divisin. Elaborar las conciliaciones mensualmente conciliaciones bancarias.

1.5.8. Direccin de Asuntos Legales. Esta Direccin realiza la siguiente actividad: Coordinar toda la actividad de asuntos jurdicos resueltos por la Institucin con el objetivo de defender eficientemente los bienes, derechos e intereses del estado Sucre as como responder a las resoluciones administrativa solicitada por los dems entes del estado.

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1.5.9. Unidad de Nmina. Representa un importante papel dentro de este organismo y, para el logro de sus objetivos, realiza las siguientes actividades: Realizar las nominas para el pago de sueldos, bono vacacional,

bonificacin de fin de ao, retenciones al personal y patronal de los trabajadores, entre otros. Verificar los procedimientos para el clculo de sueldos y salarios del personal y dems beneficios. 1.5.10. Unidad Anlisis de Personal y Servicios Sociales. Se encarga de tramitar todo lo relacionado con los beneficios socioeconmico de los trabajadores adscritos a la Procuradura General del Estado Sucre y su grupo familiar (Medicina, Odontologa, Seguro Social Obligatorio, tiles Escolares, beneficio de cesta Ticket, ayuda por nacimiento, matrimonio, entre otras), a fin de cumplir lo establecido en los Estatutos Personales de la Procuradura General del Estado Sucre. 1.5.11. Unidad de Informtica. Mediante programas previamente establecidos, esta unidad tiene a su cargo: la Programacin, implementacin y mantenimiento exhaustivo de sistemas computarizados y centralizacin automtica de los documentos emanados de la Institucin, as como tambin la elaboracin de contratos de prestacin de servicios emanada del ejecutivo regional.

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1.5.12. Unidad de Servicios Generales. Esta unidad ejerce las siguientes funciones: Coordinar y controlar contrataciones ejecutadas con empresas que prestan servicios o realizan obras para la Institucin en reas tales como: estructura fsica, adquisicin y suministro de bienes y servicio, mantenimiento de equipos, recuperacin de bienes, entre otro. 1.5.13. Unidad de Acreencias y Contratacin de Obras y Litigio. Evaluar las obligaciones asumidas por el Ejecutivo Regional en aos anteriores y que requieren ser dictaminados por la Procuradura para su cancelacin. 1.5.14. Unidad de Litigio y Asuntos Ambientales.

Esta unidad realiza la siguiente actividad: Coordinar las polticas de la Procuradura en materia ambiental. 1.5.15. Unidad de Registro y Control de Bienes. Esta unidad tiene como objetivo fundamental: Controlar y ordenar el registro de bienes muebles e inmuebles perteneciente al patrimonio pblico estadal.

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Estructura organizativa del Departamento donde se realiz las pasantas. El presente informe se realiz en la Unidad de Informtica, la cual depende directamente del Despacho del Procurador General del Estado, y fue creada para mantener operativos todo lo que se refiere a la parte informtica esta unidad esta conformada por los siguientes cargos de trabajo: El Jefe de la Unidad, dos programadores y dos encargado del mantenimiento e instalacin de equipos informticos. Cuyo organigrama del departamento est representada en la Figura N 2:

Figura N Estructura Organizativa del Departamento de Informtica

1.5.3.

Funciones:

Coordina y supervisa el trabajo realizado en la Unidad Informtica Determina el cronograma de actividades del departamento.
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Elabora y evala el plan operativo de la Unidad de Informtica. Prepara el informe anual de gestin de la Unidad Informtica. Determina la confiabilidad de los datos que se utilizan en la elaboracin de la informacin administrativa. Control posterior de las rdenes de Solicitud de materiales Informticos. Realiza los Contratos emanado de la Direccin de Ejecutivo Regional mediante oficios. Personal de

Llevar el Control de la relacin de los beneficiarios y beneficiarias que firman sus contratos. Supervisa el Uso de la Disponibilidad Presupuestaria para la realizacin de los contratos emanada por la Direccin de Planificacin y Presupuesto del Ejecutivo regional.

Soporte tcnico a todo lo que se refiere a la parte informtica.

Clima organizacional: La Procuradura General del Estado Sucre, se vincula con las diferentes instituciones pblicas tales como: Gobernacin del Estado y sus dependencias, Fundaciones, Institutos Autnomos, Contralora General del Estado, Consejo Legislativo y otras, as mismo con Empresas Privadas en lo que respecta en la elaboracin de los contratos del Ejecutivo Regional, en lo referente a: obras, arrendamientos, prestacin de servicios y/o suministros. De igual forma sostiene relaciones con: CANTV, Tu Equipo, Confort Service Air, C.A, Electro Card, C.A, Cestatiket Accor Services, C.A.,Tecno frenos Cuman,C.A, Sercaucho, Memoriales Betania, Fedearte, Daya, C.A. y otras, dependiendo de las necesidades, de la institucin.

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Cabe destacar, que el tipo de ambiente que se vive entre los integrantes de un rea laboral. Es de Armona y Cooperacin Mutua entre los miembros de este departamento. Cada Recurso Humano de esta unidad colabora con su compaero, en el desarrollo de las actividades laborales asignadas por el Jefe de la Unidad de Informtica, los cul se expande por todas las unidades que integran a la Procuradura, porque cada departamento coopera con el otro al facilitarle la informacin necesaria para la buena marcha de sus actividades, creando de esta forma un clima de ayuda y respeto en las labores diarias de cada Recurso humano.

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CAPITULO II ACTIVIDADES REALIZADAS POR EL PASANTE 2.1. Cronograma de Actividades. Tabla N . Cronograma de Actividades. Semanas 1-4 Objetivos Indicar las deficiencias del sistema del registro y control de entrada y salida del personal de la Procuradura General del Estado Sucre. Determinar los requerimientos que se deben considerar en el diseo del sistema automatizado para el control de entrada y salida de personal de la Procuradura General del Estado Sucre. Estructurar el sistema automatizado para el control de entrada y salida de personal de la Procuradura General del Estado Sucre. Actividades
1. Revisin

Recursos Observacin y entrevista no estructurada

de los trmites y procedimientos para el control de entrada y salida. 2. Revisin Biblio-grfica. 1. Evaluar el sistema actual. 2. Conocer los pro-cedimientos con los descuento por hora no trabajadas.

5y9

Observacin y entrevista no estructurada.

Lpiz Block de notas

10 y 12

1. Procedimiento Observacin y s para el diseo entrevista no del sistema estructurada. propuesto

Fuente: la Autora

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2.2. DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS. Durante el desarrollo de la pasanta, se realizaron las siguientes actividades como medidas de recoleccin de informacin y como medio de adquisicin de conocimientos. A continuacin las actividades se detallarn por cada objetivo especfico: Indicar las deficiencias del sistema del registro y control de entrada y salida del personal de la Procuradura General del Estado Sucre: para cumplir con este objetivo, se procedi con la revisin bibliogrfica, a fin de determinar los problemas existentes en la Procuradura General del Estado Sucre, en lo referente al control entrada y salida del personal, a fin de conocer cules son sus deficiencias, una vez determinados los problemas, se procedi a realizar un anlisis, con la finalidad de conocer la causa de cada uno de estos y de esta manera realizar una jerrarquizacin de ellos. Posteriormente, se prosigui a determinar los requerimientos que se deben considerar en el diseo del sistema automatizado para el control de entrada y salida de personal de la Procuradura General del Estado Sucre, para ello se evalu el sistema actual, con la finalidad de tener conocimiento y comprobar las deficiencias existentes en el control de entrada y salida de personal. As como tambin en considerar todo los aspectos relacionado a los descuento por hora tanto de retraso como los faltante para la salida, as como tambin las sanciones predefinida por el departamento de nmina, para que sern reflejadas en las deducciones correspondiente al pago de su quincena; adems de la recopilacin de la informacin concerniente a cmo debe proceder con el diseo de un sistema automatizado y los a seguir.

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Finalmente, se culmino con el ltimo objetivo que comprendi Estructurar el sistema automatizado para el control de entrada y salida de personal de la Procuradura General del Estado Sucre, que consisti en implementar todos los pasos concernientes al diseo del sistema propuesto con la finalidad de que sea aprobado por el tutor industrial. La cual comprende lo siguiente: En lo referente al planteamiento del sistema automatizado para el control de entrada y salida del personal de la Procuradura General del Estado Sucre, partir de una pantalla principal donde se visualizar los datos del trabajador (Cdula, Apellidos y Nombre, Cargo, Hora de entrada y Salida, Hora del computador y la hora correspondiente que le toca cumplir de acuerdo al cargo que ocupa en la organizacin, as como tambin la operacin que est realizando el sistema (Entrada Salida), cuyo dato de entrada ser mediante una capta huella, donde su software se conecta con el sistema automatizado que controla el departamento de nmina, a fin de poder sustraer los datos del trabajador y presentarlo en pantalla, luego el diseo proceder emitir los mensaje correspondientes tales como: se permite la entrada y/o salida, se proceder a descontar la hora por concepto de retardo y/o falta por cumplir el horario de salida. Cabe destacar que el diseo contendr algunas excreciones, para el descuento de las horas, debido a que existe personal con horarios flexible, esta operacin lo efectuar el jefe de nmina, a fin de aumentar la seguridad lgica para el diseo automatizado de entrada y salida. A continuacin se presentan las pantallas que debe tener el diseo propuesto.

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 La primera pantalla comprender la clave de acceso para activar el sistema automatizado:

Figura N

Clave de Acceso al sistema automatizado

Una vez cumplido de cargar el nombre del usuario, adems de su respectiva clave, se procede a verificar si estos datos son lo que el sistema lo tiene cargado para perimirle su acceso, de lo contrario emitir un error como este:

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Figura N Mensaje de Error por Nombre del Usuario y/o clave incorrecta

Cumplida la etapa referente a la validacin de la clave y posteriormente cumplida, se visualiza la siguiente pantalla:

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Figura N Pantalla de Control y Salida de Personal

Cabe destacar que con la implementacin de la capta huella y la visualizacin de los datos, correspondiente al trabajador que se est registrando su entrada y/o salida tanto para la maana como en la tarde y otros que su jornada laboral es corrido, permitir la actualizacin de la informacin que requiere el departamento de nmina en lo referente al cumplimiento de las horas laborales, cuyos calculo lo realizar el sistema vigente de este departamento, haciendo ms eficaz el procedimiento que por concepto de horas no cumplida se tienen de deducir. Una vez, realizado el diseo se procede a evaluarlo, donde el tutor industrial y la pasante, procede a verificar las condiciones que exige el software de la capta huella, en lo referente a los datos que suministra y que requiere a fin de poder sustraer la informacin requerida de la base de dato de la nmina, por tanto se proceder a modificar la misma, agregando un
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campo de imagen, donde se almacenar la huella de cada trabajador, este servir como archivo ndice para que el capta huella acceda y pueda marcar el registro de la persona que esta utilizando el dispositivo, luego el sistema visual foxpro versin 9, proceder a visualizar los datos en la pantalla que fue diseada y cuando el usuario, seleccione el botn registrar operacin, se guardar, la hora de entrada y/o salida tanto de maana como de tarde, en los respectivos campos del sistema de nmina, a fin de que la misma proceda a realizar los deducciones o carga de hora extra respectivamente. Finalmente, se procedi con la aprobacin del diseo automatizado para el control de entrada y salida del personal de la Procuradura General del Estado Sucre, con las condiciones especificadas, durante la evaluacin, por lo cul se proceder a su programacin e implementacin, para el momento de la adquisicin del dispositivo capta huella y la asignacin de un computador en la entrada de la Procuradura General del Estado Sucre, que estar conectado por red al sistema de control de nmina.
2.3. Descripcin de los conocimientos y experiencias adquiridas en el

departamento La realizacin de las pasanta en la unidad de informtica, permiti determinar las deficiencias existente, en los referente al control de entrada y salida de personal, cuyo registro se lleva manual y por ende resulta engorroso, as como tambin puede ser alterado los datos, a fin de poder modificar las horas que se le puedan descontar por concepto de atraso o sino de salida ante de la correspondiente, En tal sentido la formacin como informtico, conllevo a la implementacin de los conocimientos, a fin de proceder con un diseo que le permita al departamento de nmina obtener

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los datos fidedignos sobre este concepto y proceder a realizar las deducciones correspondientes 2.4. Aportes, ideas y propuestas realizadas por el pasante al departamento Mediante el estudio, anlisis y diseo de un sistema automatizado, permitir a la unidad de informtica contar con el esquema y los pasos que deben seguir el programador para concretar la unificacin de la base de datos del sistema de nmina de la Procuradura General del Estado Sucre, logrndose de ese modo mitigar las deficiencia del sistema actual de control de entrada y salida. 2.5. Aplicacin de conocimientos Tericos

Durante del perodo de formacin como Licenciado en Administracin Mencin Informtica, en la Universidad Experimental Simn Rodrguez, se utilizados los conocimientos tericos y prcticos, los cuales sirvieron para la elaboracin del presente informe y el cumplimiento de las actividades relacionadas con las pasantas, como es el caso de las ctedras como:

Diseo

de

un

sistema

automatizado:

comprende

la

transformacin de los procedimientos administrativos que se realizan de manera manual y llevarlo de manera digital, mediante la utilizacin de programas adaptados a los fines que desea controlar la organizacin.

Tcnicas

de decisin y sus procesos: se refiere a las

directrices que se deben implementar con el propsito de canalizar

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los datos requeridos para el procesamiento y suministro de la informacin. Con las cuales se soportaron las siguientes reas:

Metodologa de la Investigacin: comprende los pasos que se la recoleccin de los datos, procesamiento y

deben seguir para

suministro de la informacin requerida, a fin de poder conocer las causas y consecuencia de un problema en estudio.

Tcnicas aplicadas: comprende los medios utilizados para

proceder con la recoleccin de los datos necesarios durante el proceso de anlisis y suministro de la informacin. 2.6. Debilidades y fortalezas que se encontraron en el departamento A continuacin se reflejarn estos aspectos en la tabla N 2, donde se detallan cada uno de ellos: Tabla N Fortaleza, Oportunidades, Debilidades y Amenaza.
FORTALEZAS
Existe un gran apoyo para el desarrollo e implementacin del diseo propuesto en esta pasanta. Procuradura General del Estado Sucre, cuenta con los equipos y el personal capacitado para desarrollar y puesta en prctica el diseo propuesto en esta pasanta.

OPORTUNIDADES
Cuenta con la plataforma tecnolgica para su desarrollo e implantacin. Los proveedores de servicios, son distribuidores autorizados de los dispositivos que se van a utilizar en la automatizacin del sistema de control de entrada y salida.

DEBILIDADES
El sistema de registro de entrada y salida, lo puede efectuar cualquier persona, donde plasma los datos en un libro de registro. El proceso de clculos de horas destinada a la deduccin resulta engorroso los cuales retrasan el proceso de calculo y posteriormente la realizacin de los pagos correspondiente a la quincena.

AMENAZAS
Con el sistema actual induce a los trabajadores a registrarse en las horas no correspondiente, trayendo consigo la costumbre de llegar retardado o salir ante la hora, cuyas repercusiones van en perjuicio de las actividades laborales de la organizacin.

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Fuente: Autora

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CONCLUSIONES Tomando en consideracin las acciones realizadas durante el desarrollo y culminacin de la pasanta arrojaron las siguientes conclusiones. Con el desarrollo e implementacin del diseo del sistema propuesto en esta pasanta, contribuir a controlar de manera eficaz el registro de las horas de entrada y salida del personal de la Procuradura General del Estado Sucre, debido a que se proceder a efectuar de manera directa las deducciones de hora por concepto de retraso y/o salida ante del horario, as como tambin de las horas extras, adems se registrar en el sistema de nmina para que la misma proceda a realizar los procedimientos respectivos.

Se evita en el futuro la alteracin de los registros debido a que todo estar automatizado y el nico dato de entrada ser la huella del personal, lo cual garantizar que solamente se registrar su informacin, que ser procesada en el sistema de nmina existente en la institucin. Por consiguiente, el desarrollo del diseo propuesto en esta pasanta mitigar la alteracin de los datos correspondiente a la entrada y salida del personal, logrndose de ese modo un efectivo control de la informacin que requiere el sistema de nmina para efectuar las deducciones y asignaciones correspondiente a la ley y por ende la Procuradura General del Estado Sucre debe cumplirlo, evitando de ese modo sancione o demandas por parte de los trabajadores

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RECOMENDACIONES Considerando las conclusiones que se derivaron durante el proceso de diseo, evaluacin y posterior aprobacin para la automatizacin del sistema de control de entrada y salida del personal de la Procuradura General del Estado Sucre, se plantea las siguientes recomendaciones:

Se debe adquirir el dispositivo de capta huella, del proveedor autorizado, con la finalidad de suministrar el soporte tcnico necesario para crear y almacena la huella del trabajador en la base de dato que maneja el sistema de nmina de la Procuradura General del Estado Sucre. Se tienen que cumplir con los aspectos contemplado en el diseo del sistema propuesto con la finalidad de disminuir errores que fueron considerados en las acciones que deber cumplir el sistema automatizado.

Se tiene que elaborar planes de mantenimiento tanto para el sistema propuesto, como los dispositivos y equipos utilizados en el control de entrada y saldad evitndose de ese modo fallas que ocasione la paralizacin total o parcial de los datos de entrada que requiere el programa de nmina para efectuar las deducciones y asignaciones respectivas.

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