FLUJOGRAMA

LOS FLUJOGRAMAS
Los diagramas de flujo o flujogramas son representaciones grficas que
emplean elementos geomtricos para representar secuencias de un proceso,
de igual modo permiten describir la secuencia y su interaccin de las distintas
etapas de un procedimiento.

Estos diagramas utilizan smbolos con significados bien definidos que

representan los pasos de alguna actividad dentro de una organizacin, y
representan el flujo de ejecucin mediante flechas que conectan los puntos de
inicio y de fin de proceso.

Las trabajadores o personas que no estn directamente involucradas en los

procesos de realizacin del producto o servicio, tienen imgenes idealizadas de

los mismos, que pocas veces coinciden con la realidad, para ello es
imprescindible la utilizacin del diagrama de flujo, la cual es una actividad que
agrega valor, pues el proceso que representa est ahora disponible para ser
analizado, no slo por quienes lo llevan a cabo, sino tambin por todas las
partes interesadas que aportarn nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo.
Otras definiciones importantes:
Segn Gmez Cejas, Guillermo. Ao 1997; El Flujograma o Fluxograma, es un
diagrama que expresa grficamente las distintas operaciones que componen
un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronolgica.
Segn su formato o propsito, puede contener informacin adicional sobre el
mtodo de ejecucin de las operaciones, el itinerario de las personas, las
formas,
la
distancia
recorrida
el
tiempo
empleado,
etc.
Segn Chiavenato Idalberto. Ao 1993; El Flujograma o Diagrama de Flujo, es
una grfica que representa el flujo o la secuencia de rutinas simples. Tiene la
ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestin, las unidades
involucradas
y
los
responsables
de
su
ejecucin.
Segn Gmez Rondn Francisco. Ao 1.995; El Flujograma o Diagrama de
Flujo, es la representacin simblica o pictrica de un procedimiento
administrativo.

IMPORTANCIA DE LOS FLUJOGRAMAS

Son de suma importancia en las organizaciones grandes o pequeas ya que
ayudan a designar cualquier representacin grfica de un procedimiento o
parte de este; el diagrama de flujo como su nombre lo indica representa el flujo
de informacin de un procedimiento.
En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayora de las
empresas o departamentos (reas) como uno de los principales instrumentos
en la realizacin de cualquier mtodo o sistema.
Son importantes los diagramas de flujo en toda organizacin y departamento,
ya que este permite la visualizacin de las actividades innecesarias y verifica si
la distribucin del trabajo esta equilibrada, es decir, bien distribuida en las
personas, sin sobrecargo para algunas mientras otros trabajan con mucha
holgura.
De igual modo estas representaciones geomtricas son importantes para el
diseador por que le ayudan en la definicin, formulacin, anlisis y solucin
del problema. El diagrama de flujo ayuda al anlisis a comprender el sistema
de informacin de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidos, le

ayudara analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de

incrementar la existencia de sistemas de informacin para la administracin.

VENTAJAS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

Ayuda a comprender un proceso o varios simultneamente a travs de

un dibujo representado por figuras geomtricas. El cerebro humano
procesa con facilidad los dibujos. Un buen diagrama de flujo es como un
resumen de varias pginas de texto.
Permiten identificar con mayor facilidad los problemas y las
oportunidades de mejora en cada uno de los procesos representados.
Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los procesos, los
conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y
los puntos de decisin.

Muestran la relacin cliente-proveedor y las transacciones que en ellas

se realizan, facilitando a los empleados el anlisis de las mismas.

Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y

tambin a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el
proceso.

DESVENTAJAS DE LOS FLUJOGRAMAS

1. Diagramas complejos y detallados suelen ser laboriosos en su
planteamiento y diseo.
2. Acciones a seguir tras la salida de un smbolo de decisin, pueden ser
difciles de seguir si existen diferentes caminos .
3. No existen normas fijas para la elaboracin de los diagramas de flujo
que permitan incluir todos los detalles que el usuario desee introducir.

QU SMBOLOS SE EMPLEAN
DIAGRAMAS DE FLUJO?

EN

LOS

Los smbolos tienen significados especficos y se conectan por medio de

flechas que indican el flujo entre los distintos pasos o etapas.
Los

smbolos

ms

comunes

son:

a) Las acciones

Una accin (etapa del proceso) se graficara un rectngulo dentro del cual breve
o sintticamente se describir el acontecimiento.
b) Traslado o Transporte

Representar traslado o desplazamiento o sealar el sentido del procedimiento,

para se utilizar una flecha.
c) Formulario o documento

Representar formularios, correspondencia expedientes, comunicaciones, etc.,

se graficara un rectngulo con base cortada por curva semisinoidal anotando
en su interior los rasgos del documento.

Si documento tuviera varias copias stas se graficarn en forma escalonada

una
tras
otra,
en
la
parte
posterior
derecha
del
original.
Distintos documentos con sus respectivas copias en un mismo expedientillo,
los rectngulos semisinoidales se graficarn sucesivamente.
d) Inspeccin o verificacin

Representar una accin vinculada a una inspeccin, control o monitoreo, se

representar con un cuadrado semicrculo a uno de sus lados horizontales en
relacin al Flujograma en su totalidad.
e) Archivo o Almacenamiento
Representar el almacenamiento o archivamiento de un documento o de un
bien; se graficar con un tringulo con el vrtice hacia abajo. Puede haber
almacenamientos transitorios o definitivos.

f) Dinero en efectivo, cheques

Utilizar la figura del pabelln de una bandera dentro del cual se anotar el
smbolo que corresponda.
g) Decisin

Rombo dentro del cual se describir la accin a decidirse. En los ngulos se

colocarn las alternativas. En el caso que se presenten decisiones en forma
escalonada, se graficarn rombos sucesivos.
h) Inicio y trmino

Inicio o trmino a un diagrama de flujo, la figura de un rectngulo con los

extremos semicirculares.
i) Conector
De pgina para unir o continuar diagrama de flujo en la pgina siguiente se
usar un pentgono pequeo. De proceso se usar un crculo al pie del paso
del proceso inicial y otro unido al proceso siguiente, colocando en el interior un
nmero referencial donde fluye el proceso.

j) Bienes, Mercaderas
Mercaderas, maquinarias, se representar con la figura de un pequeo cubo
dentro del cual se especificar las caractersticas del bien.

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:

Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedar
fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo
es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.
Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que estn
incluidos en el proceso a describir y su orden cronolgico.

Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas

tambin.

Identificar y listar los puntos de decisin.

Construir el diagrama respetando la secuencia cronolgica y asignando

los correspondientes smbolos.

Asignar un ttulo al diagrama y verificar que est completo y describa

con exactitud el proceso elegido.

ENFOQUE MACRO
FLUJOGRAMAS

MICRO

DE

LOS

Cuando se desarrolla el diagrama de flujo es importante considerar el tipo y

cantidad de informacin requerida por el usuario del mismo.
Probablemente la direccin de la empresa no est interesada en los detalles y
le sea suficiente una descripcin genrica del proceso. Este es el caso del
ejemplo anterior, un diagrama de flujo a nivel macro.

En cambio, si el objetivo del diagrama es la capacitacin de nuevos empleados

o la bsqueda de oportunidades de mejora, ser necesario disponer de una
descripcin detallada del proceso y hablamos de un diagrama de flujo a nivel
micro, como muestra el ejemplo siguiente.
Entre ambos niveles, el macro y el micro, se ubican los diagramas con una
cantidad media de detalles.
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