2 - Manual de Configuracion Ps Sap Final PDF

DOCUMENTO DE CONFIGURACION PS
Implementacin de la solucin de Banco de Proyectos y

la funcionalidad de Gestin de Proyectos a travs del
modulo Project System (PS) de la herramienta
tecnolgica SAP

GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA

Repblica de Colombia - Derechos Reservados

Santiago de Cali, February de 2011

DOCUMENTO DE CONFIGURACION
Implementacin de la solucin de Banco de Proyectos y la
funcionalidad de Gestin de Proyectos a travs del
modulo Project System (PS) de la herramienta tecnolgica
SAP

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FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO
Ttulo:
Implementacin de la solucin de Banco de Proyectos y la funcionalidad de
Gestin de Proyectos a travs del modulo Project System (PS) de la
herramienta tecnolgica SAP
Fecha elaboracin 28 de diciembre de 2010
Sumario:
El documento de la configuracin explica como se ha adaptado el sistema SAP a
los requerimientos de la Gobernacin del Valle del Cauca ; se explican en detalle
las transacciones de configuracin del sistema
Palabras Claves: Gua de Configuracin
Formato: DOC Lenguaje: Espaol
Dependencia:
DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL CAUCA Secretara de Planeacin /
Secretara de Hacienda / Secretara de Telemtica
Cdigo: Version: 1.0 Estado: Validacin
Categora:
Autor (es):
Juan Carlos Bernal
Consultor PS
Equipo de CONSISA S.A.S
Firmas:

Revis:
Carlos Eduardo Daz
Gerente Proyecto
Equipo CONSISA S.A.S

Marco Fidel Suarez Corredor
Funcionario Lder
Subsecretaria de Proyectos de
Inversin y Gestin de Recursos

Ney Hernando Muoz Sanchez
Gerente de Proyecto
Secretaria de Telemtica

Aprob:
Manuel Antonio Herrera
Interventor del Contrato
Subsecretaria de Proyectos de
Inversin y Gestin de Recursos

SAP

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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN FECHA RESPONSABLE DESCRIPCIN
1.0 28 Dic/10 Juan Carlos Bernal Versin Inicial

SAP

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Estructuras
Activar la gestin de proyectos en la sociedad CO

1. OBJETIVO:
Activar la gestin de proyectos en la sociedad CO
2. VIA MENU:
Sistema de proyectosCostes-Activar la gestin de proyectos en la
sociedad CO

3. TRANS:
OKKP
4. CONFIGURACION:
En esta pantalla se activa el control de comprometidos, el manejo de proyectos
y los controles de costos. Tiene componente activos
CENTROS DE COSTOS
GESTION DE ORDENES
PROYECTOS
OBJETOS DE COSTE
En la siguiente pantalla haga doble clic en SoCo GVAL para ver detalle de los datos bsicos.

SAP

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Aparecer la siguiente pantalla.

SAP

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Luego haga clic en y aparece la pantalla siguiente

La gestin de proyectos esta activa en la sociedad CO GVAL

Para salir oprima la flecha Finalizar

Especificar caracteres especiales para proyecto

1. OBJETIVO:
Especificar caracteres especiales para proyecto
2. VIA MENU:
Sistema de proyectos Estructuras Estructuras operativasPlan de
estructura de proyectoEdicin de proyectoFijar caracteres especiales
para proyecto

SAP

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3. TRANS:
OPSK
4. CONF.
Aqu se define la longitud de los primeros caracteres de la mscara y los signos
que se pueden utilizar dentro de ella.


Especificar codificacin para proyecto
1. OBJETIVO:
Especificar codificacin para proyecto
2. VIA MENU:
Sistema de proyectos Estructuras Estructuras operativasPlan de estructura de
proyectoEdicin de proyectoFijar codificacin para proyecto

3. TRANS:
OPSJ

SAP

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4.CONFIGURACION:

Se definieron las mscaras correspondientes para los diferentes tipos de proyectos que se van a
realizar en la Gobernacin del Valle

SAP

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Los dos primeros dgitos identifican el sector donde se va a ejecutar el proyecto ; por ejemplo 01 Sector Salud , 02 Sector
Educacin

Actualizar perfil de proyecto

1. OBJETIVO:
Actualizar perfil de proyecto
2. VIA MENU:
estructura de proyectoCrear perfil de proyecto

3. TRANS:
OPSA
4. CONFIGURACION:
Se cre el perfil donde se agrupan los perfiles generales de los proyectos
(planeacin, presupuestacin, programacin, inversin y grafos).

Adems se asignan tambin los datos bsicos como la sociedad, divisin,
moneda y grficos.

Se despliega la siguiente pantalla :

SAP

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Pulsando doble click en Z000001 se despliega la pantalla siguiente :

SAP

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Se pulsa y aparece la pantalla siguiente donde se asignan los vnculos
organizacionales

SAP

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Se pulsa y aparece la pantalla siguiente

SAP

Pg. 13 de 62
Se pulsa y aparece

En esta configuracin posteriormente se incorporara el perfil de presupuesto y el perfil de
inversin si se requiere


SAP

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Actualizar clases de proyecto para elementos PEP
1. OBJETIVO:
Actualizar clases de proyecto para elementos PEP
2. VIA MENU:
estructura de proyecto Actualizar clases de proyecto para elementos
PEP

3. TRANS:
OPSO
4.CONFIGURACION:
Conjunto de criterios y caractersticas que recoge un tipo de proyecto
determinado, se crearon:
Sector Salud
Sector Educacin
Y hasta Sector Funcionamiento

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Actualizar responsable para elementos PEP
1. OBJETIVO:
Actualizar responsable para elementos PEP
2. VIA MENU:
estructura de proyecto Actualizar responsable para elementos PEP

3. TRANS:
OPS6
4.CONFIGURACION
:
Se ingresa en la tabla las personas que pueden ser responsables de un
proyecto total o de un elemento PEP.

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La pantalla siguiente es desplegada

Esta configuracin puede modificarse para incluir nuevos usuarios responsables de los proyectos
Definir campos de usuario para elementos PEP
1. OBJETIVO:
Definir campos de usuario para elementos PEP
2. VIA MENU:
estructura de proyectoParametrizaciones para interfase de Usuario
Definir campos de usuarios para elementos PEP

3. TRANS:
OPS1
4.CONFIGURACIO
N:
Son campos adicionales para almacenar datos bsicos como (fechas, valores,

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textos), para la Gobernacin del Valle del Cauca. La siguiente pantalla aparece

Se pulsa doble click en y la pantalla siguiente se despliega

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El campo Valor Total PEP es el utilizado como parmetro del presupuesto tentativo del elemento
PEP.

Definir seleccin de campos para PEP
1.
OBJETIVO
:
Definir seleccin de campos para PEP
2. VIA
MENU:
estructura de proyectoParametrizaciones para interfase de Usuario Definir
seleccin de campos para PEP

3. TRANS:
OPUK
4.CONFIG.
En esta pantalla se definen los campos a utilizar en la creacin de la definicin
del proyecto y los elementos PEP y si estos son obligatorios u opcionales.
En la siguiente ventana puede seleccionar una de las dos opciones haciendo doble clic.

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Al seleccionar la primera opcin (Definicin de proyecto) se observan las siguientes pantallas con
la configuracin de los campos.

Para volver a la pantalla de opciones de seleccin oprima el icono de atrs
Al seleccionar la segunda opcin (Elemento PEP) se observan las siguientes pantallas con la
configuracin de los campos.

SAP

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Especificar rango de nmeros para grafo
1.
OBJETIVO
:
Especificar rango de nmeros para grafo

SAP

Pg. 21 de 62
2. VIA
MENU:
Sistema de proyectos Estructuras Estructuras operativasGrafo Control
para Grafos Fijar rango de nmeros para grafo

3. TRANS:
CO82
4.CONFIG.
Corresponde al rango de nmeros utilizado en la creacin de grafos.

SAP

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En la siguiente pantalla haga clic en le botn Resumen :

Aparece la siguiente ventana

Para volver a la pantalla inicial oprima el botn de atrs y oprima el icono para
definir los intervalos que se van a usar

SAP

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Actualizar clases de grafo
1.
OBJETIV
Actualizar clases de grafo
2. VIA
MENU:
Sistema de proyectos Estructuras Estructuras operativasGrafo Control
para Grafos Actualizar clases de grafo

SAP

Pg. 24 de 62

3.
TRANS:
OPSC
4.CONFIG
:
A travs de clase de grafo se determinan los parmetros que tienen influencia sobre la
ejecucin de la orden (Rango de nmero, calculo de costos, perfil de liquidacin y
esquema de status). Para la Gobernacin del Valle del Cauca Cali se ha creado la clase
PS02 - Imputacin operaciones (nint.)
En la siguiente pantalla haga doble clic en PS02 - Imputacin operaciones (nint.)

SAP

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Especificar parmetros para clase de grafo
1. OBJETIVO:
Especificar parmetros para clase de grafo
2. VIA MENU:
Sistema de proyectos Estructuras Estructuras operativasGrafo
Control para Grafos Fijar parmetros para clase de grafo

SAP

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3. TRANS:
OPUV
4.CONFIGURACION:
Los parmetros de los grafos estn dados automticamente con una relacin
entre el centro y la clase de grafo.
Aparece la siguiente ventana, para el caso de la Gobernacin del Valle del Cauca se asigno a los
Centros 0051 y 0052 MCAL las clase de grafo creada PS01, PS02, PS03,PS04 y PS05

Haga doble clic sobre la lnea que se indico sobre la lnea Centro 0051 . clase grafo PS01 y

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Pg. 27 de 62
aparece la siguiente ventana


Especificar claves de control
1. OBJETIVO:
Especificar claves de control
2. VIA MENU:
Control para operaciones de grafo Fijar claves de control

SAP

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3. TRANS:
OPSU
4.CONFIGURACION:
Las claves de control se clasifican de acuerdo al tipo de actividad que realicen
en internas, externas, de costos o de servicios. Tomando en cuenta la actividad
se le definen caractersticas de programacin, costeo, capacidad bonos y
notificacin. Las claves de control correspondientes al mdulo PS van desde la
PS01 hasta la PS05.

Haga doble clic sobre la clave de control que desee visualizar, para este caso vamos a visualizar
PS01 Grafo Trabajo Interno, aparece la siguiente ventana:

SAP

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Puede cambiar de clave pasando a la pantalla anterior usando el botn de atrs para
seleccionar otra o usando los botones
Actualizar perfil grafo
1. OBJETIVO:
Actualizar perfil grafo
2. VIA MENU:
Control para grafos Actualizar perfil grafo

SAP

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3. TRANS:
OPUU
4.CONFIGURACION
:
En el perfil se agrupan caractersticas especficas como relaciones, desglose,
incremento en op, perfiles grficos y claves con clases de costos y monedas.
Para la Gobernacin del Valle del Cauca se utiliza el perfil 0000002
Aparece la siguiente ventana:

Haga doble clic sobre la lnea 0000002 - Perfil grafo imput. con operaciones

SAP

Pg. 31 de 62

Pasamos a la vieta

SAP

Pg. 32 de 62

Pasamos a la vieta

SAP

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Planificacin
Crear/modificar perfil plan
1. OBJETIVO:
Crear/modificar perfil plan
2. VIA MENU:
Sistema de proyectosCostes Costes PlanPlanificacin de costes
manual en PEP Planificacin de costes jerrquicos Crear/modificar
perfiles plan

3. TRANS:
OPSB
4.CONFIGURACION:
Este perfil contiene las caractersticas principales requeridas para planificar
proyectos (elementos de costo primario, aos de planeacin y variantes de
costos). Se defini el PERFIL 000001.

En la siguiente pantalla se muestra la lista de perfiles. Haga doble clic en 000001 - Perfil plan
(valores anuales) para ver la configuracin del perfil definido.

SAP

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SAP

Pg. 35 de 62
Fijar parmetros para programacin PEP
1. OBJETIVO:
Fijar parmetros para programacin PEP
2. VIA MENU:
Sistema de proyectos Fechas Programacin en plan de estructura de
proyecto Fijar parmetros para programacin PEP

3. TRANS:
OPTQ
4. CONFIGURACION:
Se parametriz para que se puedan ingresar fechas iniciales hasta 999 das y
que programe hacia adelante, se ajusten fechas extremas y protocolo
generado automticamente. En la Alcalda de Cali se denomin 000000000001
- Perfil fechas planif estndar

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Crear versiones plan
1. OBJETIVO:
Crear versiones plan
2. VIA MENU:
Sistema de proyectos Ingresos y Resultados Ingresos Plan Crear
versiones plan

3. TRANS:
OKEQ

SAP

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4.CONFIGURACION:
Dentro de una sociedad CO existe una versin real y plan nica (0).
Adicionalmente en la Gobernacin del Valle se han definido varias versiones
que se utilizan en Presupuesto Publico

Puede elegir entre las o opciones que se muestran en la definicin de la versin:

Vamos a tomar la versin 0 , seleccionamos la lnea que corresponde a esta opcin y
seleccionamos Opciones en la sociedad CO.

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Para revisar las opciones del ao , marcamos la lnea correspondiente y luego en la parte izquierda
seleccionamos el icono

.

Ingresamos pulsando el icono ; nuevos ejercicios hasta el 2020. La pantalla
queda de la siguiente manera

SAP

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Estando en la pantalla siguiente asignamos la versin para el anlisis del progreso

Seleccionamos la versin 100 : Versin de Progreso y marcamos
; la pantalla siguiente es desplegada

SAP

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Seleccionamos y asignamos la sociedad GVAL a la Versin de Progreso

SAP

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Rangos de Documentos CO
1. OBJETIVO:
Definir los rangos para los documentos CO
2. VIA MENU:
Sistema de proyectos Costes Costes Plan Planificacin de costes
manual en PEP Planificacin detallada Verificar rangos de nmeros
para planificacin detallada

3. TRANS:
KANK
4.CONFIGURACION
:
En el sistema SAP cuando se generan contabilizaciones en los mdulos
financieros estas se replican en los mdulos de gestin, en el caso de
Controlling se debe definir los rangos de nmeros para las operaciones de
cada submdulo


SAP

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Para volver a la pantalla inicial oprima el botn de atrs y oprima el icono
para definir los intervalos que se van a usar



SAP

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Presupuestacin
Crear/modificar perfil presupuesto
1. OBJETIVO:
Crear/modificar perfil presupuesto
2. VIA MENU:
Sistema de proyectos Costes Presupuesto Actualizar perfiles de
presupuesto

3. TRANS:
OPS9

SAP

Pg. 44 de 62
4. CONFIGURACION:
En este perfil se definen caractersticas como Presupuestacin a nivel de un
ejercicio,


SAP

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Fijar Perfiles de Presupuesto de propuesta para definiciones de proyecto

1. OBJETIVO:
Asignar el perfil de presupuesto al perfil del proyecto

2. VIA MENU: Sistema de proyectos Costes Presupuesto Fijar perfiles de presupuesto
para definiciones de proyecto

3. TRANS : SPRO
4. CONFIGURACION : Se asignan los perfiles de presupuesto a las definiciones de proyecto

La pantalla queda de la siguiente manera

SAP

Pg. 46 de 62

Verificar rangos de ns para actualizaciones de presupuesto
1. OBJETIVO:
Verificar rangos de ns para actualizaciones de presupuesto
2. VIA MENU:
Sistema de proyectos Costes Presupuesto Crear rangos de n
o
s
para presupuestacin

3. TRANS:
OK11

SAP

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4. CONFIGURACION:
Se indican los rangos de los nmeros del documento con el cual graba el
presupuesto y sus modificaciones




SAP

Pg. 48 de 62

Determinar lmites de tolerancia para control de disponibilidad
1. OBJETIVO:
Determinar lmites de tolerancia para control de disponibilidad.
2. VIA MENU:
Sistema de proyectos Costes Presupuesto Determinar lmites de
tolerancia

3. TRANS:
SPRO
4.
CONFIGURACION:
Estos parmetros son utilizados para el control de disponibilidad. En la
Gobernacin del Valle del cauca configuro de la siguiente manera:
Accin % Agotamiento Denominacin
1 70% Advertencia
2 90% Advertencia va mail para el responsable
3 100% Mensaje de error

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Realizacin
Especificar mtodos de medicin
1. OBJETIVO:
Especificar mtodos de medicin
2. VIA MENU:
Sistema de proyectos Progreso Anlisis de Progreso Especificar
mtodos de medicin

3. TRANS:
OPUF
4. CONFIGURACION:
Aqu se especifican los mtodos de medicin con los cuales se van a tomar los
avances fsicos y reales de cada operacin del grafo.
Por defecto se tomar:

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0000000001 0-100 Mtodo 0-100

Para visualizar el mtodo de medicin 0000000001 Mtodo 0-100 haga doble clic en la lnea que
referencia el elemento que desea visualizar, aparece una ventana como la siguiente:


SAP

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Actualizar perfil p. llamar resmenes de anlisis progreso
1. OBJETIVO:
Actualizar perfil p. llamar resmenes de anlisis progreso
2. VIA MENU:
Sistema de proyectos Progreso Sistema de Informacin Informes
tcnicos de proyectoEspecificar perfil para llamar resmenes

3. TRANS:
OPTI
4. CONFIGURACION:
El perfil estndar se modific de tal forma que aparecen por defecto en el
informe los campos de AVANCE FISICO - AVANCE REAL Y PESO. Al
informe pueden ser adicionados campos como fechas, costos y otros ndices
de control.

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Para visualizar el campo de medicin 000000000001 Perfil estndar: res. estruct. (denom.)
haga doble clic en la lnea que referencia el elemento que desea visualizar, aparece una ventana
como la siguiente:

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Puede cambiar de campo pasando a la pantalla anterior usando el botn de atrs para
seleccionar otro o usando los botones

Tratar esquema de liquidacin
1. OBJETIVO:
Tratar esquema de liquidacin
2. VIA MENU:
Sistema de proyectos Costes Imputaciones automticas y
peridicas Liquidacin Perfiles liquidacin Crear esquemas
de liquidacin

SAP

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3. TRANS:
OKO6
4. CONFIGURACION:
Estos esquemas contienen elementos de costos origen y las cuentas de
liquidacin. Se utiliza :
A1 Esquema de imputacin CO


Para visualizar el esquema A1-Esquema de Liquidacin CO seleccione la lnea que referencia el
elemento que desea visualizar y oprima la opcin Asignaciones :

SAP

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Para visualizar la asignacin 010 Costes de Personal seleccione la lnea que referencia el
elemento que desea visualizar y oprima la opcin de origen:

Se selecciona el icono y aparece la pantalla siguiente

SAP

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Definir perfil de liquidacin
1. OBJETIVO:
Definir perfil de liquidacin
2. VIA MENU:
Sistema de proyectos Costes Imputaciones automticas y peridicas
Liquidacin Perfiles liquidacin Crear perfile de liquidacin

3. TRANS:
OKO7
4. CONFIGURACION:
En este perfil se definen los receptores de la liquidacin, la clase de documento

SAP

Pg. 57 de 62
a imputar, indicadores de control, imputacin propuesta (INM),Esquema de
liquidacin.

Para visualizar el perfil de liquidacin 50 Medida de Inversin haga doble clic en la lnea que
referencia el elemento que desea visualizar, aparece una ventana como la siguiente:

SAP

Pg. 58 de 62

Puede cambiar de campo pasando a la pantalla anterior usando el botn de atrs
Verificar rangos de nmeros para documentos de liquidacin
1. OBJETIVO:
Verificar rangos de nmeros para documentos de liquidacin
2. VIA MENU:
Sistema de proyectos Costes Imputaciones automticas y
peridicas Liquidacin Definir rango de nmeros para
documentos de liquidacin

SAP

Pg. 59 de 62

3. TRANS:
KO8N
4. CONFIGURACION:
Este rango es utilizado para grabar los documentos de liquidacin de
proyectos.

Pulsar y Aparece la siguiente ventana

SAP

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Para volver a la pantalla inicial oprima el botn de atrs y oprima el icono para
definir los intervalos que se van a usar

SAP

Pg. 61 de 62

Actualizar perfil para versin de proyecto
1. OBJETIVO:
Actualizar perfil para versin de proyecto
2. VIA MENU:
Sistema de proyectos Versiones proyecto Crear perfil para
versin de proyecto

3. TRANS:
OPTS
4. CONFIGURACION:
Esta opcin se utiliza para guardar fotografas de las estructuras de los
proyectos en diferentes etapa, esta fotografa es nicamente de la
estructura (Definicin de proyectos, elemento PEP, grafo, operacin,
costes). Esta configurado la Estndar.

Aparece la siguiente Ventana:

SAP

Pg. 62 de 62

Puede cambiar de campo pasando a la pantalla anterior usando el botn de atrs

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