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INSTRUCTIVO PARA ENTIDADES PBLICAS MDULO DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DEL ESTADO

SISTEMA ELECTRNICO DE CONTRATACIONES DEL ESTADO - SEACE -

INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FORMATO DEL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES DE LAS ENTIDADES DEL SECTOR PUBLICO Versin 10.0.0

Diciembre 2012

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Contenido

1. 2. 3. 4. 5. 5.1. 5.2. 6. 7. 8.

INTRODUCCIN ................................................................. 3 REQUERIMIENTOS TCNICOS .............................................. 4 PASOS PARA TRABAJAR CON EL ARCHIVO EXCEL ................... 5 INGRESO AL ARCHIVO EXCEL .............................................. 6 PASOS PARA INGRESO DE DATOS EN EL DOCUMENTO ...........11 Datos Generales del Documento .............................................11 Datos para los procesos programados ......................................12 CREACIN DE ARCHIVO DBF ..............................................19 PASOS PARA EL ENVO MASIVO DEL PLAN ANUAL AL OSCE .....22 CONSULTAS.....................................................................22

Ilustracin Ilustracin Ilustracin Ilustracin Ilustracin

1 2 3 4 5

Descarga de Archivo ................................................. 5 Ingreso al archivo Excel ............................................ 6 Mensaje al abrir el documento ................................... 7 Listado de Bienes Comunes ....................................... 8 FICHA DE REGISTRO PAC .......................................... 9

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1. INTRODUCCIN Todas las Entidades sujetas a la Ley de Contrataciones del Estado estn en la obligacin de registrar la informacin relacionada con sus contrataciones en el Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado - SEACE. En ese sentido, se ha elaborado el presente manual como instrumento de ayuda que tiene por finalidad facilitar el registro de informacin del Archivo ExcelPAC 2013. Este Manual est dirigido de manera primordial a los usuarios-funcionarios de las entidades pblicas que deben registrar la informacin de sus procesos programados en el Mdulo de PAC del SEACE, en ese sentido este documento constituye un documento de ayuda bsica para el registro de informacin en este mdulo. Cabe resaltar las ltimas modificaciones realizadas, tales como: Los elementos del CUBSO sern identificados de acuerdo al objeto de contratacin. En caso se incluya procesos al PAC utilizando el archivo Excel, se deber descargar la ltima versin del archivo Excel PAC2013 desde el Portal Pblico del SEACE (www.seace.gob.pe).

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2. REQUERIMIENTOS TCNICOS Para poder trabajar en el archivo Excel del Formato del Plan Anual de Contrataciones, se debe tener en cuenta que se debe de contar con los siguientes requerimientos de software: Microsoft Excel 2003 o superior de 32 bits. Soporte de Excel para trabajar con macros y formularios. La configuracin regional y del Idioma de su PC debe configurarse para las Opciones Regionales: Espaol-Per, de la siguiente manera: Men Inicio / Configuracin / Panel de Control / Configuracin Regional y de Idioma. Elegir de la lista Espaol-Per / Botn Personalizar / Ficha Nmeros. Configurar segn se muestra en la pantalla.

Adems, en lo referente al hardware, se recomienda: Conexin permanente a Internet. 512 MB de RAM mnimo. Resolucin de vdeo de 1024 x 768.

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3. PASOS PARA TRABAJAR CON EL ARCHIVO EXCEL{ XE "PASOS PARA TRABAJAR CON EL ARCHIVO EXCEL" } Descargar el documento desde la direccin Internet: http://www.seace.gob.pe luego haga click en la opcin Documentos y Otros y de la opcin seleccione una pgina seleccione Manuales y Documentos (Entidades)

A continuacin visualizar 3 opciones: Archivo Excel para el Registro del Plan Anual 2013 Topes para procesos de seleccin - 2013 Instructivo para el Registro del Plan Anual - 2013 Seleccione Archivo Excel para el Registro del Plan Anual 2013 El sistema visualiza la siguiente ventana para que descargue el formato del archivo Excel para el Plan Anual 2013

Ilustracin 1 Descarga de Archivo


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NOTA: Al descargarlo, se recomienda copiarlo en un directorio del disco duro de su computadora. Luego de ingresar la informacin en el archivo Plan2013.xls, debe grabar los cambios en el archivo. Se sugiere imprimir el Plan Anual. Enviar el Plan Anual, desde la opcin Datos generales, ubicado en la pgina Web del sistema SEACE: http://www.seace.gob.pe, para lo cual necesitar un certificado SEACE proporcionados por OSCE a partir del envo de la solicitud del mismo. El formato de solicitud de usuario se puede descargar desde el Portal Web del SEACE, seccin Documentos y Otros opcin: SEACE(Formularios). El archivo a descargar se denomina Solicitud de Asignacin, Actualizacin y Desactivacin del Certificado SEACE. 4. INGRESO AL ARCHIVO EXCEL{ XE "INGRESO AL ARCHIVO EXCEL" } Esta gua est diseada para facilitar al usuario el manejo de las diversas opciones del formato Excel: " Plan2013.xls". Al abrir el archivo Plan2013.xls en la pantalla de su computador, se mostrar el siguiente mensaje:

Ilustracin 2 Ingreso al archivo Excel

Debe escoger la opcin Habilitar macros, haciendo clic en el botn respectivo. NOTA IMPORTANTE SI TRABAJA CON OFFICE XP y 2003 Si trabaja con Microsoft Office 2003 o anteriores, cuando abra el archivo Excel no le pedir habilitar macros, por lo que los macros se iniciarn deshabilitados. Para habilitarlos debe seguir los siguientes pasos: Ir al Men Herramientas / Macros / Seguridad.
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Seleccionar nivel de seguridad Medio. Cerrar el Excel y luego abrir el archivo nuevamente. Si trabaja con Microsoft Office 2007 o superior debe habilitar los macros de la siguiente forma: Ir al botn office o al botn opciones de Excel. Ficha Centro de Confianza Configuracin de macros. Habilitar todas las macros. Cerrar el Excel y luego abrir el archivo nuevamente.

A continuacin visualizar el siguiente mensaje:

Ilustracin 3 Mensaje al abrir el documento

Si presiona el botn Aceptar se le mostrar la informacin correspondiente al Listado de Bienes Comunes.


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Ilustracin 4 Listado de Bienes Comunes

Para trabajar con el archivo Excel es necesario que ubique la pantalla principal del documento (Hoja de clculo plan_print). Puede ayudarse de la barra de navegacin que se encuentra en la parte inferior izquierda de su pantalla.

La pantalla principal del archivo es la que se muestra a continuacin:

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Ilustracin 5 FICHA DE REGISTRO PAC


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Esta pantalla es la hoja de clculo en la que se registrarn los datos del Plan Anual, asimismo es la pantalla de impresin del Plan Anual. Para registrar los datos deber tener en cuenta las siguientes consideraciones: El orden de ingreso de datos para los procesos programados se realiza siguiendo el orden de las columnas; es decir se debe empezar por la columna N Ref., luego tem nico y las columnas subsiguientes. NOTA: Si no se selecciona un valor en la columna tem nico no podr registrar datos en el resto de las columnas. Los procesos de seleccin se empiezan a registrar desde la fila 12 del archivo, es decir inmediatamente debajo de los encabezados, no debiendo dejar espacios entre los procesos. Las columnas con encabezado azul indican que se debe llamar a un formulario de seleccin usando las teclas CTRL + H. Este formulario de seleccin le ayudar a seleccionar entre los valores correctos posibles. Estos buscadores, retornarn a la celda un texto que comienza por el cdigo del elemento, seguido por un guin ( - ), y luego la descripcin. Las columnas donde se debe usar CTRL + H son: tem nico. Antecedente. Tipo de Proceso. Catlogo nico de bienes, servicios y obras Proceso. Objeto de contratacin. Catlogo nico de bienes, servicios y obras tem. Unidad de Medida. Tipo de Moneda. Fuente de Financiamiento. Fecha prevista de la convocatoria. Tipo de Compra o seleccin. Modalidad de seleccin. Nombre de la Entidad Convocante de la Compra Corporativa o Encargada. Cdigo de ubicacin geogrfica del lugar de la prestacin. Difusin del PAC por las Fuerzas Armadas. NOTAS: Para registrar el nombre de la Entidad en la cabecera del documento tambin se debe presionar las teclas CTRL + H. En cada columna se registrar los valores necesarios del Plan Anual, siguiendo los pasos descritos en la siguiente seccin.
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5. PASOS PARA INGRESO DE DATOS EN EL DOCUMENTO{ XE "PASOS PARA INGRESO DE DATOS EN EL DOCUMENTO" } Para identificar los campos numerados indicados a continuacin deber revisar la Figura 6. Pantalla principal del archivo del Plan Anual Vista en dos partes mostrado en el presente documento. 5.1. Datos Generales del Documento 1) Ingrese Nombre de la Entidad: Para ingresar el nombre de la entidad debe presionar las teclas CTRL + H, luego de lo cual se mostrar la siguiente ventana:

Fig. 7 Ingreso de la Entidad Digite en la casilla Entidad o Cdigo, el nombre o parte del nombre de su Entidad y luego pulse el botn Buscar. A continuacin aparecer el nombre de su entidad o una lista con los nombres de entidades coincidentes, seleccione el nombre correcto y pulse Aceptar. 2) Ingrese el ao. 3) Ingrese las Siglas de la Entidad. 4) Ingrese la Unidad Ejecutora. 5) Ingrese el nmero de RUC de la entidad. 6) Ingrese el Pliego. 7) Ingrese el Instrumento que aprueba o modifica el PAC.

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5.2. Datos para los procesos programados 8) Ingrese N de Referencia: Se registrar con un nmero correlativo por cada proceso de seleccin. 9) Ingrese los datos en la columna tem nico: Para ingresar la informacin de esta columna, previamente debe haber ingresado el nombre de su Entidad. Presione las teclas CTRL+ H y aparecer la siguiente ventana:

Fig. 8 Indicador de tem nico La columna tem nico puede contener el valor 1 - SI (el proceso consta de un solo tem) o el valor 0 - NO (el proceso consta de al menos 2 tems). 10) Ingrese los datos en la columna Antecedente: Para ingresar datos en esta columna debe presionar las teclas CTRL + H, luego de lo cual se mostrar una ventana similar a la de la figura 8:Indicador de tem nico. La columna Antecedente tiene tambin dos valores: 1 - SI (el proceso fue convocado el ao fiscal anterior y sigue en curso) el valor 0 - NO (el proceso es nuevo). 11) Ingrese Descripcin del Antecedentes: En caso que en la columna Antecedente se haya escogido el valor 1- SI, en esta columna deber ingresar el numero de proceso de seleccin que quedo desierto en el ao fiscal anterior. Tambin debe registrarse el nmero de proceso de seleccin que fue declarado nulo y retrotrajo hasta la etapa de convocatoria, cuya nueva convocatoria se realice este ao. 12) Ingrese Tipo de Proceso: Presiona las teclas CTRL + H y observar la siguiente ventana:

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Fig. 9 Tipo de Proceso Seleccione si el proceso programado se trata de una licitacin pblica, concurso pblico, adjudicacin directa pblica, adjudicacin directa selectiva, adjudicacin de menor cuanta, convenio, etc. y pulse Aceptar. 13) Mensaje de creacin de archivo DBF mediante las teclas [CTRL] + [Q]. 14) Ingrese Objeto de Contratacin: Para ingresar el objeto del proceso presione las teclas CTRL + H, y se mostrar la siguiente ventana:

Fig. 11 Objeto del Proceso Seleccione el objeto del proceso correcto y pulse Aceptar. 15) Ingrese N de tem: Si el proceso est conformado por varios tems, esta columna permite agregar una fila para registrar un nuevo tem en el proceso programado.
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16) Ingrese Descripcin de los Bienes, Servicios y Obras a Contratar: La sntesis es la descripcin del proceso o del tem que se est programando en el Plan Anual. Debe considerar que no estn permitidos los siguientes caracteres: ; % $ ? ^ _ | @ ~ ' ` 17) Ingrese Catlogo nico de Bienes, Servicios y Obras tem: Para ingresar los datos de esta columna presione las teclas CTRL + H. Aparecer la siguiente ventana:

Fig. 12 Catlogo nico de Bienes, Servicios y Obras tem Para el registro de este campo se requiere que tenga conexin permanente a Internet de lo contrario se mostrar la pantalla siguiente:

Para buscar un cdigo de catlogo, digite en la casilla Catlogo o Cdigo, una o ms palabras relacionada al tem y luego pulse el botn Buscar, aparecer una lista con los nombres del catlogo coincidentes con el objeto del proceso y con la bsqueda, seleccione el correcto y pulse Aceptar, tal como se muestra en el ejemplo:
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18) Ingrese Unidad de Medida: Presiona las teclas CTRL + H y observar la siguiente ventana:

Fig. 14 Unidad de Medida Seleccione la unidad de medida correcta y pulse Aceptar. 19) Ingrese Cantidad: Los datos ingresados deben contener slo valores numricos y, de ser necesario, el punto decimal. 20) Ingrese Valor Estimado de la Contratacin: Los datos ingresados deben contener slo valores numricos y, de ser necesario, el punto decimal. En
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caso de considerar que el valor estimado debe ser reservado y no mostrarse el valor, deber registrar la palabra RESERVADO (es indistinto la mayscula o minscula). NOTA: Es importante que ingresen datos con punto (.) como separador de decimales. 21) Seleccione Tipo de Moneda: Para seleccionar el Tipo de Moneda presione las teclas CTRL + H, luego de lo cual se mostrar la siguiente ventana:

Fig. 15 Tipo de Moneda Seleccione la moneda correcta y pulse Aceptar. 22) Seleccione Fuente de Financiamiento: Para ingresar datos en esta columna debe presionar las teclas CTRL + H y observar la siguiente ventana:

Fig. 16 Fuentes de Financiamiento Seleccione la(s) fuente(s) de financiamiento para el proceso y pulse Aceptar. NOTA: En este caso se pueden seleccionar varias fuentes.

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23) Seleccione Fecha Probable de la Convocatoria: Presione las teclas CTRL + H para que aparezca la siguiente ventana:

Fig. 17 Fecha probable de Convocatoria Seleccione el mes correcto y pulse Aceptar. 24) Seleccione Tipo de Compra o Seleccin: Presione las teclas CTRL + H y observar la siguiente ventana:

Fig. 18 Tipo de Compra o seleccin Seleccione el tipo de compra o seleccin y pulse Aceptar. 25) Seleccione Modalidad de Seleccin: Para ingresar la modalidad de seleccin presione las teclas CTRL + H, luego de lo cual se mostrar la siguiente ventana:

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Fig. 19 Modalidad de seleccin Seleccione la modalidad de seleccin y pulse Aceptar. 26) Ingrese Nombre de Entidad Convocante de la Compra Corporativa o Encargada: Si el Tipo de Convocatoria es Compra Corporativa Facultativa, Por Encargo o Compra Corporativa Obligatoria es obligatorio ingresar el nombre de la entidad. Para esto presione las teclas CTRL + H. La ventana que ver es similar a la de la figura 7: Ingreso de la Entidad que se encuentra ubicada en el paso nmero 1. 27) Ingrese rgano encargado de la Contratacin: Es el rgano que se encargar de la realizacin de la Compra. Este campo es opcional. 28) Seleccione Cdigo de Ubicacin Geogrfica del lugar de la prestacin: Para ingresar datos en estas columnas presione las teclas CTRL + H. Aparecer la siguiente ventana:

Fig. 19 Ubicacin Geogrfica del lugar de la prestacin. Seleccione primero el Departamento, luego la Provincia y, finalmente, el Distrito; luego pulse Aceptar.
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29) Ingrese Observaciones: Sirve para registrar algn detalle adicional del proceso de seleccin. 30) Ingrese el Tipo de Cambio: Registrar el Tipo de Cambio oficial (publicado en el Diario Oficial El Peruano) utilizado al momento de determinar el valor estimado de la contratacin si la moneda es diferente a Nuevos Soles. 31) Difusin del PAC por las Fuerzas Armadas; Solo en caso sean las fuerzas Armadas, Polica Nacional del Per y organismos conformantes del Sistema Nacional de Inteligencia, para ingresar datos en estas columnas presionarn las teclas CTRL + H y aparecer la siguiente ventana:

Fig. 20 Difusin del PAC Seleccione una de las opciones mostradas y pulse Aceptar. Esta columna est habilitada por defecto en 0SI-LA CONTRATACIN SERA DIFUNDIDA, para todos los tipos de entidades. 6. CREACIN DE ARCHIVO DBF Una vez que se ha terminado con el registro del Plan Anual en el archivo Excel se deben seguir los siguientes pasos: En el archivo Excel presionar las Teclas CTRL + Q, esto har que el archivo Excel revise la informacin registrada y pinte de rojo oscuro las celdas con error, en caso de xito se generar un archivo llamado Plan2013.dbf, el cual se usar para realizar la transferencia al Mdulo del Plan Anual del SEACE.

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NOTA: El archivo Plan2013.dbf estar ubicado en el mismo directorio donde est el archivo Plan2013.xls A continuacin, para una mejor comprensin de lo indicado en este Instructivo visualizaremos la pantalla de registro del Archivo Excel, correctamente registrada.

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7. PASOS PARA EL ENVO MASIVO DEL PLAN ANUAL AL OSCE Dentro del Mdulo del PAC, presione con un clic sobre la pestaa Datos generales:

A continuacin, visualizar la siguiente pantalla:

Fig. 22 Pantalla de datos generales Seleccione el botn para localizar el archivo: Plan2013.dbf que fue generado en el paso 1 y use el botn: para cargar el archivo. Si existiera algn problema con el formato, el Sistema mostrar un reporte de errores, en caso de estar correcto se le mostrar la consola de Plan Anual con sus procesos cargados. Ingresar los datos que se piden sobre el documento de aprobacin (Resolucin de aprobacin del Plan Anual), el aprobador y la fecha de la resolucin. Adjuntar el archivo que contiene el instrumento que aprueba el Plan Anual. Finalmente, una vez revisados los procesos y registrada la informacin requerida, usar el botn "Publicar en el SEACE" para terminar con el envo del Plan al sistema. Para mayor detalle sobre el registro del Plan anual en este Mdulo, debe consultar el Manual de Usuario para el manejo del Mdulo del Plan Anual del SEACE. 8. CONSULTAS Para cualquier consulta sobre el Plan Anual puede revisar el documento Preguntas frecuentes sobre la utilizacin del Mdulo de Plan anual en el SEACE (Para usuariosfuncionarios de entidades pblicas contratantes). Asimismo, puede contactarse al OSCE en la Sede Lima, acercndose al Edificio El Regidor, sito: Av. Punta del Este s/n, Residencial San Felipe (Altura de la cuadra 23 de
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la Av. Salaverry), Jess Mara, Lima Per, de lunes a viernes de 8:30 am. a 5:30 pm o llamar en el mismo horario a la Central de Consultas 01-6143636. Tambin puede acercarse a cualquiera de muestras Oficinas Desconcentradas

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