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Mapeo de Procesos.



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ndice

1. Introduccin.
3
1.1 Introduccin al Mapeo de Procesos.

2. Antecedentes.
4
3. Proceso.
7
3.1 Descripcin de los elementos del proceso.
3.2 Clasificacin.
3.3 Principales caractersticas de los procesos.
3.4 Modelo

4. Mapas de Proceso.
13
4.1 Mapeo.
4.2 Estndares para el uso de smbolos en los Diagramas de
Flujo simples.


5. Ciclo de Mejora de los Procesos.
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6. Gua del Proceso.
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1. Introduccin
1.1 Introduccin al Mapeo de Procesos.
Bienvenido, a continuacin conocers el Mapeo de Procesos.

Al final del curso podrs:

Comprender y asesorar en la elaboracin de los mapas del Proceso de
Operacin y Mantenimiento incorporando criterios adecuados.
Evaluar y definir estrategias para optimizar los Procesos de Operacin y
Mantenimiento y sus procesos relacionados.
Determinar y proponer las estrategias vinculadas para mejorar el desarrollo
de competencias vinculadas al Proceso de Mapeo de PEP.



















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2. Antecedentes
En la actualidad las empresas han optado por la estrategia de cambio y la
implementacin de herramientas que les permitan mejorar su gestin.










La Gestin por Procesos es una forma de conducir o administrar una
organizacin, concentrndose en el valor agregado para el cliente y las partes
interesadas.
Definir y reflejar la estructura, de forma que facilite la determinacin e
interpretacin de las interrelaciones existentes entre los mismos.



Problemas:
Estructuras organizacionales
rgidas.
Ejecucin de actividades
fraccionada.
Flujo de comunicacin con
dificultades.
Prevalecen los intereses
aislados de las areas por
encima de los de la
organizacin.
Resultado:
Estructuras con una mayor
capacidad de adaptacin al
entorno cambiante.
Mejor flexibilidad.
Mejor capacidad de aprender.
Ms capacidad para crear
valor.
Mayor orientacin hacia el
logro de los objetivos

Gestin por
Procesos


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La manera ms representativa de reflejar los procesos identificados y sus
interrelaciones es con un:











Existen premisas para el desarrollo de los Mapas de Procesos de PEP, las cuales
deben ser tomadas en cuenta al momento de elaborar dichos mapas:
Se utilizarn como informacin base los macroprocesos de Operacin y
Mantenimiento del Sistema de Gestin de Procesos (SUMA) nivel 5.
Las funciones a ser utilizadas para el Mapeo de Procesos son las
autorizadas en el Manual de Organizacin.
Los Mapas TO BE (el debe ser) de los procesos de Planeacin,
Programacin, Ejecucin e Ingeniera de Operacin y Mantenimiento sern
los que estn contenidos en el manual y las guas de implantacin del SCO.


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El software institucional establecido para el Modelado de procesos es el
ARIS 8.

El mapa de procesos permitir a las instalaciones identificar los procesos y
conocer la estructura, reflejando las interacciones entre los mismos. Con la
colaboracin de los Mapas de Procesos se busca desarrollar los procesos
principales basados en las funciones autorizadas en el Manual de Organizacin,
estructurando las interrelaciones entre ellos y/o entre actividades de un proceso,
de modo que agreguen valor en forma eficaz y eficiente.






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3. Proceso.
Qu es un proceso?
Es una serie continua y repetible de actividades relacionadas que usan recursos
para transformar uno o ms insumos en uno o ms productos creando valor para
el cliente.

Los insumos de entrada para un proceso suelen ser los resultados de otros
procesos. A menudo los procesos de una organizacin estn planificados y son
puestos en prctica bajo condiciones controladas para aportar valor.

3.1 Descripcin de los elementos del Proceso.


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Proveedor: Organizacin o persona que entrega un insumo. Puede ser interno o
externo a la organizacin. En trminos contractuales puede denominarse
contratista.

Entrada: Son todos los insumos o productos de otros procesos, internos o
externos, necesarios para realizar las actividades de nuestro proceso actual.


Actividad: Conjunto de tareas, afines e interrelacionadas, cuya ejecucin
contribuye al cumplimiento de la funcin determinada.

Salida: Es el producto o servicio que resulta de las actividades realizadas en el
proceso dirigido a nuestros clientes. Tiene que expresar lo que se produce y la
accin realizada.


Cliente: Organizacin o persona que recibe un producto. Puede ser interno o
externo a la organizacin.



3.2 Clasificacin.

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El primer paso para adoptar un enfoque basado en procesos en una organizacin,
dentro de un sistema de gestin, es definir los procesos sustanciales que deben
configurar el sistema.
Es necesario saber que los procesos ya existen dentro de una organizacin, de
manera que el esfuerzo se debe centrar en identificar y gestionar de manera
apropiada cules de ellos, son lo suficientemente significativos y en qu nivel de
detalle se tiene que definir.
Procesos Primarios (Procesos Principales): relacionados con la razn de ser,
que se lleva a cabo para generar los productos y servicios al cliente. (Upstream,
Downstream, Comercializacin, entre otros).
Procesos de Soporte: Procesos que brindan soporte a los primarios, con el fin de
que estos se lleven a cabo con los estndares requeridos. (Mantenimiento, SSPA,
Suministros, RH, TI entre otros).




Cadena de valor: Identificacin nica y formal d los procesos de negocio de la
organizacin.

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Macroprocesos: Representan el mximo nivel de abstraccin de los procesos.
Las agrupaciones se pueden entender como macroprocesos que incluyen otros
procesos.
Procesos: En la definicin de proceso interviene el concepto de actividad y,
dentro de sta, el trmino tarea.
Subprocesos: Es parte de un proceso de mayor nivel que tiene su propia meta,
propietario, entradas y salidas. Corresponde a las diferentes etapas de los
procesos.
Procedimientos: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso. Los procedimientos pueden estar documentados o no. Cuando un
procedimiento est documentado, se utiliza con frecuencia el trmino
procedimiento escrito o procedimiento documentado.
Actividades: conjunto de tareas para conseguir unos resultados, forman parte de
los procesos y no incluyen toma de decisiones.







3.3 Principales caractersticas de los procesos.


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Se describen como un verbo de accin en infinitivo (terminaciones ar, er, ir), que
indiquen la accin que se realiza. Por ejemplo, la nmina no es un proceso,
elaborar la nmina si lo es.
Tiene un principio y un fin (stos son los lmites del proceso).
Su finalidad es generar un producto o servicio para satisfacer las necesidades de
un cliente.
Debe tener un propietario.
Transforman o complementan los insumos (entradas), dndoles valor agregado.
Son susceptibles de representarse en un diagrama.
Deben ser medidos y evaluados.
Deben ser mejorados.


3.4 Modelo.

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Un modelo de procesos representa de forma simple la realidad y describe los
aspectos ms relevantes de un proceso.
Ventajas de Modelar un proceso:
Favorece la reduccin de la complejidad de entendimiento de los procesos.
Facilita el anlisis, diseo y mejora continua de los procesos con un mtodo
de trabajo estndar.
Permite identificar y compartir mejores prcticas de negocio.
Ayuda a reducir tiempos de diseo y homologacin de los procesos.
Facilita la integracin de los procesos.



4 Mapas de Procesos.

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4.1 Mapeo.
Es una metodologa que permite elaborar una representacin grafica de un
proceso, mostrando la secuencia de tareas que se ejecutan. Favorece el anlisis y
la comunicacin orientada hacia la mejora de los procesos existentes, con el
propsito de optimizarlos.
Puedes ser como:
Medio para que los equipos examinen los Procesos interfuncionales.
Enfoque sobre las conexiones y relaciones entre las unidades de trabajo.
Panorama de todas las actividades, tareas, pasos y medidas de un
proceso.
Recurso para comprender la interconexin de varias actividades y las fallas
en las conexiones o actividades.



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Para el Mapeo de Procesos se debe comenzar con un diagrama de flujo simple
(no detallado) para analizar los procesos y comunicarlos al equipo: adems es una
representacin grafica donde se detallan paso a paso las actividades que lo
construyen.
El diagrama de flujo simple debe:
Ejemplificar grficamente el proceso actual.
Permitir conocer el tiempo en que se realiza cada actividad.
Mostrar a los responsables y su actividad dentro del proceso.
Facilitar la descripcin escrita de los procedimientos y sus requerimientos.
Facilitar la identificacin de actividades innecesarias y situaciones
problemticas (repeticin de tareas, tiempos muertos, cuellos de botella
entre otros).
Ayudar a documentar y estandarizar el proceso.
Servir de instrumento de capacitacin.



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4.2 Estndares para el uso de smbolos en los Diagramas de Flujo
Simples.
Inicio o fin de un proceso: Se utiliza para representar el
origen de una entrada o el destino de salida.

Actividad: Se emplea para expresar el comienzo y fin de
un conjunto de actividades.

Decisin: Se utiliza para representar la necesidad de una
toma de decisin. De este smbolo salen las flechas si/no o
bueno/malo.

Conector: Flechas de direccin que unen las actividades e
indican una secuencia y el sentido de esta.

Documento: Se utiliza para especificar documentos
elaborados, corregidos y consultados en el proceso.

Inspeccin: Se corresponde con tareas de verificacin y
trabajo realizado en determinada actividad del proceso. Sus
acciones ms comunes son clasificar, observar, supervisar,
auditar, revisar, entre otros.


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Procesos de otra rea: Descripcin breve de la actividad que
realiza otra rea externa a la responsable del proceso.

Almacn o archivo: Este smbolo se utiliza cuando se genere
y obtenga informacin dentro del proceso y deba conservarse.


Demora: Se utiliza para indicar un tiempo de espera.

Conectar fuera de pgina: Indica cuando el diagrama de
flujo cambia a otra pagina para darle continuidad. Se
utilizan las letras A, B, C, etc.

Conectar dentro de pgina: Este smbolo se utiliza para
establecer en una misma pgina la continuidad del diagrama
y/o para conectar actividades distantes utilizando los
nmeros 1, 2 y 3.






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En PEP se cuenta con disposiciones especficas que nos indican los pasos a
seguir en la aplicacin de la Metodologa para el Mapeo de Procesos, y que se
describen a continuacin:
Paso 1. Formar el equipo de trabajo
El Mapa de Proceso de Operacin y Mantenimiento deber ser elaborado por
los integrantes del Equipo Natural de Trabajo conformado por personal del Centro
de Proceso que realiza las actividades de Operacion y Mantenimiento. Para ello,
se utilizar la Gua para la formacin y el funcionamiento de Equipos de Trabajo
del Manual del SCO.
El equipo Natural de Trabajo estar integrado por el personal responsable de la
Operacin o del Mantenimiento, cuyo lder ser el Coordinador de Operacin o de
Mantenimiento, cuyo lder ser el Coordinador de Operacin o de Mantenimiento o
la Mxima Autoridad de Operacin o de Mantenimiento(segn corresponda) del
centro de trabajo (Activo/Gerencia).
Paso 2. Identificar/caracterizar los procesos principales basados en las
funciones autorizadas en el Manual de Organizacin.
Con el Manual de Organizacin actual del activo, el equipo de trabajo debe
identificar y caracterizar los procesos principales de la instalacin, basndose en
las funciones autorizadas para la organizacin que estn contenidas en dicho
manual.
Paso 3. Identificar actividades, productos, insumos, clientes y proveedores.
Para la identificacin de las actividades, productos, insumos, clientes, proveedores
de los procesos principales y de sus actividades, el equipo de trabajo debe hacer
uso del formato especfico anexo, en el cual se describen con detalles los
conceptos mencionados.


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Paso 4. Elaborar mapa actual AS-IS.
Es la secuencia lgica de las actividades enlistadas, en forma grafica (mapa), sta
debe:
4.3 Incluir los insumos y productos.
4.4 Identificar las interacciones con otras reas.
4.5 Identificar:
Actividades repetidas.
Procesos interrumpidos (disconnects).
Productos que no agregan valor.
Productos que no estn relacionados con el proceso.
La descripcin de las actividades del proceso se llevara a cabo a travs de un
diagrama, donde se representarn las actividades de manera grfica e
interrelacionadas entre s.
Estos diagramas facilitan la interpretacin de las actividades en su conjunto,
debido a que se permite una percepcin visual del flujo y la secuencia de las
mismas, incluyendo las entradas y salidas necesarias para el proceso y sus
lmites.
Paso 5. Identificar las actividades alineadas a los macroprocesos.
En esta fase es necesario identificar las actividades que correspondan a los
procesos de:
Ingeniera
Planeacin
Programacin
Ejecucin


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Se busca identificar actividades del mapa AS IS en los procesos de Ingeniera,
Planeacin, Programacin y Ejecucin (los mapas TO BE).
Es de suma importancia entender que la informacin que se obtenga con el mapa
especfico de la instalacin, servir para proponer modificaciones en el Manual de
Organizacin, ya que se tendrn definidas las funciones especficas alineadas a
los procesos.














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5. Ciclo de Mejora de los Procesos.
Las mejoras en los procesos podrn producirse de dos formas:
De manera continua para optimizar los procesos existentes, eliminando las
operaciones que no aportan valor y reduciendo los errores de defecto.
Con la reingeniera que se aplica en un espacio de tiempo limitado y con el
objetivo de conseguir un cambio radical en el proceso.
Cuando en un proceso no se alcanzan los objetivos, la organizacin debe
establecer acciones correctivas para asegurar que las salidas (productos) del
proceso sean conformes, lo que implica actuar sobre las variables de control, de
modo que el proceso alcance los resultados planificados.
Aunque un proceso est alcanzando los resultados planificados, la organizacin
podra identificar una oportunidad de mejora en dicho proceso por su importancia,
relevancia o impacto en beneficio de la organizacin.
En cualquiera de estos casos, la necesidad de mejorar de un proceso se traduce
en aumento de su capacidad para cumplir con los requisitos establecidos, es decir,
para mejorar la eficacia y/o eficiencia del mismo (esto es aplicable igualmente a un
conjunto del proceso).







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Una mejora es toda accin destinada a cambiar la forma en que se est
desarrollando un proceso. Estas mejoras se deben reflejar en los indicadores del
proceso. Se puede mejorar un proceso mediante aportaciones creativas,
imaginacin y aspectos crticos.
Dentro de esta categora entran:
Simplificar y eliminar burocracia (simplificar el lenguaje, eliminar
duplicidades, entre otros).
Normalizar la forma de realizar las actividades.
Mejorar la eficiencia en el uso de los recursos.
Reducir el tiempo de ciclos.
Anlisis del valor.
Alianzas con proveedores.










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6. Gua del Proceso.
El Mapa de Proceso debe contar con la gua del mismo, cuyo objetivo es explicar
con mayor detalle los elementos que lo conforman y sus subprocesos, siguiendo
los pasos y criterios establecidos en la gua para elaborar los mapas del proceso
segn corresponda y la gua para describir los mapas del proceso. Se indican los
insumos requeridos y los productos obtenidos durante el mismo, as como las
interacciones con otros procesos.
Paso 1 Formacin del Equipo de Trabajo.
La Gua del Proceso deber ser elaborada por el mismo equipo de trabajo que
elaboro el Mapa del Proceso, conformado por el personal del Centro de Proceso
que realiza esas actividades.
El Equipo Natural de Trabajo estar integrado por el personal responsable del
Mantenimiento o de Operacin, segn sea el caso, alineado a la Gua para la
formacin y funcionamiento de Equipos de Trabajo, del Manual SCO.
Paso 2 Descripcin del proceso.
El equipo de trabajo deber realizar una descripcin clara y por separado de los
procesos.
La descripcin de los procesos deber detallarse en un nivel razonablemente
prctico, tomando como base el nivel de desagregacin ms bajo del mapa
(actividades). Incluyendo, para cada uno de los insumos y productos con sus
caractersticas, proveedores, clientes, interacciones (internas y externas) y
elementos controladores del proceso (leyes, normas, procedimientos y otros).




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Dentro de la descripcin del proceso se debe incluir informacin que de
respuesta a los siguientes puntos:
Caractersticas del proceso.
Cmo es el proceso?
Cul es su propsito?
Cmo se relaciona con el resto de los procesos?
Cules son sus entradas y salida?
Actividades del proceso
Qu actividades se realizan?
Quin las realiza?
Cmo se realizan?
Criterios de las actividades del proceso
Cules requisitos deben tener nuestros procesos para cumplir normas,
necesidades, expectativas y principios?

Uno de los principales beneficios de
contar con la gua es interpretar con
facilidad el Mapa de Procesos.






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