Manual de Organización de Eventos. Buro de Convenciones de Michoacan 2011

Apoyo Bur de Convenciones de Michoacn para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios.
PRESENTACIN PROPUESTA
1. REQUERIMIENTOS PREVIOS
2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
3. ESTRUCTURA FINANCIERA
4. ETAPA PROMOCIONAL
5. ETAPA OPERATIVA
6. ETAPA DE CIERRE
7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
8. ANEXOS
MANUAL PARA PLANEAR Y ORGANIZAR
EVENTOS DE REUNIONES
Apoyo Bur de Convenciones de Michoacn para Asociaciones, Corporativos e Intermediarios. 2011.

NDICE

PROPUESTA
REQUERIMIENTOS PREVIOS
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
ESTRUCTURA FINANCIERA
ETAPA PROMOCIONAL
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

2011. 1
2
3
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46
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PRESENTACIN

La siguiente metodologa es una
Eventos de Reuniones.

Pretende ser un apoyo de parte del
principalmente para los organiza
profesionales en organizacin
convenciones, ferias y viajes de incentivos.

El Bur de Convenciones de Michoacn
apoyo y asesoramiento de Asociaciones
de sus eventos, presenta la siguiente herramienta
planeacin y organizacin, etapas cr

Para su aplicacin, es importante analizar aspectos especiales como: caractersticas,
objetivos, alcances, nmero,
participantes y oferta adecuada
adaptabilidad que se tenga que realizar de
organizacin de eventos.


PRESENTACIN PROPUESTA
La siguiente metodologa es una sugerencia de pasos a seguir, para la organizacin
Pretende ser un apoyo de parte del Bur de Convenciones de Michoacn,
para los organizadores de eventos que no cuentan con los servicios
profesionales en organizacin, de gran valor para el xito de los congresos,
viajes de incentivos.
Bur de Convenciones de Michoacn cumpliendo con uno de sus objetivos
asesoramiento de Asociaciones, Corporativos e Intermediarios en la realizacin
de sus eventos, presenta la siguiente herramienta que est situada para la par
planeacin y organizacin, etapas criticas para el xito de un evento.
perfil y origen de los asistentes, fechas, instancias
participantes y oferta adecuada; puesto que en medida de sus requerimientos ser
adaptabilidad que se tenga que realizar de esta propuesta de planeacin y
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de pasos a seguir, para la organizacin de
Bur de Convenciones de Michoacn,
dores de eventos que no cuentan con los servicios de
de gran valor para el xito de los congresos,
objetivos respecto al
, Corporativos e Intermediarios en la realizacin
st situada para la parte de
de los asistentes, fechas, instancias
da de sus requerimientos ser la
esta propuesta de planeacin y

1. REQUERIMIENTOS PREVIOS.

1.1. Enfoque, objetivos y nombre del evento.

Estos aspectos estn totalmente relacionados por
de ellos para tener un panorama claro de la definicin del evento.
a) Enfoque: se refiere al campo de estudio tanto general como particular al que est
dirigido el evento.
b) Objetivos del evento: aqu se va a definir que s
puede partir de un objetivo general y despus enunciar algunos particulares. Los
objetivos deben ser claros, alcanzables y medibles.
c) Nombre: est debe indicar ciertas caractersticas, como las siguientes:
La Edicin del evento.
El tipo de Evento que se llevar a cabo.
El rea de estudio general
Se debe tomar en cuenta para la seleccin del nombre, saber cul ser la temtica o
problemtica que se abordar
enfoque y objetivo del evento.
Se sugiere que por cuestiones mercadolgicas, que el nombre sea breve y que despierte
el inters de la persona que lo escuche.
de mercado al cual est dirigido el evento.
El nombre tiene que vender el producto, o al menos, que a la persona le d por indagar
sobre el evento. Por lo que se cree conveniente dos frases; una como titulo y un slogan.
Ambos atractivos y breves.

REQUERIMIENTOS PREVIOS.
Enfoque, objetivos y nombre del evento.
Estos aspectos estn totalmente relacionados por lo que es necesario definir cada uno
de ellos para tener un panorama claro de la definicin del evento.
Enfoque: se refiere al campo de estudio tanto general como particular al que est
Objetivos del evento: aqu se va a definir que se pretende al realizar el evento, se
objetivos deben ser claros, alcanzables y medibles.
Nombre: est debe indicar ciertas caractersticas, como las siguientes:
evento.
que se llevar a cabo.
El rea de estudio general al que est enfocado el evento.
que se abordar en el evento. Esto debe tener congruencia con el

el inters de la persona que lo escuche. Es por lo tanto importante identificar el segmento
al cual est dirigido el evento.
2011. 3
lo que es necesario definir cada uno
Enfoque: se refiere al campo de estudio tanto general como particular al que est
e pretende al realizar el evento, se
Nombre: est debe indicar ciertas caractersticas, como las siguientes:
Esto debe tener congruencia con el
dentificar el segmento

1.2. Determinar Lugar

a) Lugar: est se debe contemplar en base al nmero de asistentes esperados al
evento. Adems de contar con una infraestructura adecuada que pueda
albergar el evento, de no tener con todo lo necesario, cabe destacar que para
algunos aspectos se puede hacer uso de los proveedores que el evento requiera.
b) Fecha: es un factor determinante para el xito del evento, por lo que hay que
tomar en cuenta lo siguiente:
Tomar en cuenta el tiempo que se va a requerir para la organizacin del
evento, este puede variar de 3 a 8 meses, dependiendo de la complejidad
del evento.
Hacer una reflexin del calendario escolar, para tomar en cuenta
suspensiones, periodos vacacionales, ev
destino, etc.
Se sugiere programar la
Octubre o Noviembre, ya que no se ve interrumpido por periodos
vacacionales, considerando que
presupuesto an para otorgar apoyo.

1.3. Personal de apoyo y equipo de as

a) Personal de apoyo: Para eventos de entre 800
personas para las distintas reas en las que se dividir el personal, que son:
coordinacin de logstica, promocin, finanzas y relaciones pblicas. Se debe
tener en cuenta los diferentes perfiles que se necesitan para estar a cargo d
diferentes departamentos, adems de que
a participar a lo largo del proceso del evento. Todos estarn bajo la supervisin y
el mando del responsable principal.

y Fechas tentativas.
Lugar: est se debe contemplar en base al nmero de asistentes esperados al
aspectos se puede hacer uso de los proveedores que el evento requiera.
Fecha: es un factor determinante para el xito del evento, por lo que hay que
tomar en cuenta lo siguiente:
omar en cuenta el tiempo que se va a requerir para la organizacin del
o, este puede variar de 3 a 8 meses, dependiendo de la complejidad
suspensiones, periodos vacacionales, eventos propios de la institucin o
Se sugiere programar la fecha, durante los semestres pares en los meses de
considerando que la gestin de los patrocinios cuenta con
para otorgar apoyo.
Personal de apoyo y equipo de asesores.
Para eventos de entre 800-1500 personas se requerir de 4 a 6
tener en cuenta los diferentes perfiles que se necesitan para estar a cargo d
diferentes departamentos, adems de que estas personas deben comprometerse
el mando del responsable principal.
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Lugar: est se debe contemplar en base al nmero de asistentes esperados al
aspectos se puede hacer uso de los proveedores que el evento requiera.
Fecha: es un factor determinante para el xito del evento, por lo que hay que
omar en cuenta el tiempo que se va a requerir para la organizacin del
o, este puede variar de 3 a 8 meses, dependiendo de la complejidad
entos propios de la institucin o
fecha, durante los semestres pares en los meses de
la gestin de los patrocinios cuenta con
se requerir de 4 a 6
tener en cuenta los diferentes perfiles que se necesitan para estar a cargo de los
estas personas deben comprometerse

b) Equipo de asesores: se recomienda que solo sean 4 participantes, de igual manera
de debe analizar los perfiles, ya que trabajaran en cada una de las reas,
mencionadas anteriormente. A pesar de que solo se limitan a la consejera y no
tienen una involucracin directa con la organizacin del evento, se requiere de
personas responsables, por la magnitud del

1.4. Costo aproximado del evento.

Es necesario presentar a las diferentes autoridades de la Institucin, un presupuesto que
nos refleje el costo aproximado que tendra el evento.
Para esto es necesario, estimar el presupuesto, cotizando los principales rubros, para la
organizacin de un Evento, los cuales resultan ser el 70% del total del presupuesto.
Dichos rubros son:
Instalaciones: teatro, even
espectculo).
Conferencistas (honorarios, hospedaje y/o traslados).
Kit de trabajo (reconocimiento, carpeta, playera, lapicero, material de apuntes)
Promocin: interna y externa (carteles, trpticos,

1.5. Requerimiento de recursos para iniciar operaciones.

Este paso consiste en preparar el documento que se debe
del evento, para que sea sometido a un anlisis y evaluacin.
Este documento debe ser realizado por el equipo de trabajo, dicho documento debe
contener todo lo establecido hasta este punto, de una manera ordenada y resumida.
La metodologa establecida en este documento, debe sealar las distintas etapas a
recorrer, su duracin, objetivos y
Equipo de asesores: se recomienda que solo sean 4 participantes, de igual manera
in directa con la organizacin del evento, se requiere de
personas responsables, por la magnitud del Evento.
Costo aproximado del evento.
aproximado que tendra el evento.
, los cuales resultan ser el 70% del total del presupuesto.
Instalaciones: teatro, eventos sociales (renta de sonido, banquetes, algn tipo de
Conferencistas (honorarios, hospedaje y/o traslados).
Kit de trabajo (reconocimiento, carpeta, playera, lapicero, material de apuntes)
Promocin: interna y externa (carteles, trpticos, publicidad en medios).
Requerimiento de recursos para iniciar operaciones.
Este paso consiste en preparar el documento que se debe presentar a las autoridades
, para que sea sometido a un anlisis y evaluacin.
realizado por el equipo de trabajo, dicho documento debe
recorrer, su duracin, objetivos y requerimientos.
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Equipo de asesores: se recomienda que solo sean 4 participantes, de igual manera
in directa con la organizacin del evento, se requiere de
, los cuales resultan ser el 70% del total del presupuesto.
tos sociales (renta de sonido, banquetes, algn tipo de
Kit de trabajo (reconocimiento, carpeta, playera, lapicero, material de apuntes).
publicidad en medios).
presentar a las autoridades
realizado por el equipo de trabajo, dicho documento debe

1.6. Planteamiento oficial.

Ya que se ha presentado el documento
se han hecho las correcciones neces
reunin con las personas que estarn involucradas en el proyecto.
Se sugiere estn presentes todos los involucrados.
Es importante entregar a cada uno de los presentes una copia del documento
elaborado.
En esta reunin se debe determina
Ya contando con la aprobacin, se puede comenzar con las actividades planeadas.

1.7. Etapa Estructural.

Es necesaria la mecnica de la elaboracin del evento para determinar los tiempos en
que se realizaran las conferencias y las actividades.
En el programa se dir el nombre de las conferencias y del ponente que se impartirn en
el da y la hora determinada.
Se incluir adems la agenda alterna social y cultural y en su caso el programa para
acompaantes.

1.8. Diseo de la imagen y concepto.

El concepto de imagen del Evento
mente a los congresistas el objetivo que deseamos, debe de identificarse a la institucin,
nombre, fecha y recinto en algunos casos.

Planteamiento oficial.
Ya que se ha presentado el documento ante todo comit organizador o mesa directiva
hecho las correcciones necesarias, se procede a poner fecha para realizar una
reunin con las personas que estarn involucradas en el proyecto.
todos los involucrados.
En esta reunin se debe determinar si se tendr la aprobacin del proyecto
Elaboracin del Programa.
conferencias y las actividades.
Diseo de la imagen y concepto.
Evento debe ser innovador. Con el propsito de dejar en
el objetivo que deseamos, debe de identificarse a la institucin,
algunos casos.
2011. 6
o mesa directiva y
para realizar una
si se tendr la aprobacin del proyecto.
debe ser innovador. Con el propsito de dejar en
el objetivo que deseamos, debe de identificarse a la institucin,

Para la imagen se recomienda poner colores con significado y que vaya acorde al
concepto del Evento o bien a la marca de la Asociacin o Corporativo.
Para esto se deber de contratar
propuestas, en varios tamaos y aplicaciones.

1.9. Diseo y cotizacin del kit del trabajo.

Se debe cumplir dos objetivos:
1.-Proporcionar un material de trabajo para las notas de los congresistas
2.-Otorgamiento de un presente al evento
Para la determinacin del kit, es necesario ver la partida asignada para este concepto
en el presupuesto. Una vez establecido lo
posibles proveedores.
Se recomienda que dentro del kit de trabajo se agreguen
siguiente:
a) Bienvenida
b) Logotipo
c) Mapa
d) Restaurantes patrocinadores
e) Telfonos de emergencia
f) Patrocinadores
Para la impresin de esta informacin

1.10. Reservacin de instalaciones para conferencias, eventos sociales y dems
actividades a realizar.

Se recomiendan los siguientes

o bien a la marca de la Asociacin o Corporativo.
de contratar a un diseador de imagen que plantee diferentes
tas, en varios tamaos y aplicaciones.
Diseo y cotizacin del kit del trabajo.
oporcionar un material de trabajo para las notas de los congresistas.
torgamiento de un presente al evento.
es necesario ver la partida asignada para este concepto
en el presupuesto. Una vez establecido lo anterior, se deber buscar opciones con
Se recomienda que dentro del kit de trabajo se agreguen unas hojas con la informacin
Restaurantes patrocinadores
Telfonos de emergencia
informacin es recomendable se utilicen hojas mem
Reservacin de instalaciones para conferencias, eventos sociales y dems
actividades a realizar.
Se recomiendan los siguientes pasos:
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que plantee diferentes
es necesario ver la partida asignada para este concepto
se deber buscar opciones con
con la informacin
hojas membretadas.
Reservacin de instalaciones para conferencias, eventos sociales y dems

1. Definir lugar de las conferencias: cuando se visualiza la posibilidad de realizar
un evento se debe pensar en
esperado, necesidades de espacio
marca el recinto en donde realizar
Capacidad
Ubicacin y vas de acceso
Comodidad
Equipo tcnico
Equipo humano
2. Definicin de lugar o lugares para eventos sociales
las cosas ms buscadas en el
y convivencia, estos pueden ser clasificados de la siguiente manera :
Sociales
Culturales

1.11. Contactar y confirmar conferencias.

Una vez que se haya definido el nombre y la temtica del evento se puede contactar ya
de manera formal, a los posibles conferencistas.
Para esto se recomienda lo siguiente:
a) La elaboracin de una lista de candidatos pote
telefnico, pgina de internet si la tiene y su correo electrnico.
b) Realizacin de las llamadas correspondientes y enviar correos electrnicos, en
donde se les hace saber la intencin de que formen parte de la seleccin del
grupo de conferencistas que habr para dicho evento.
c) Una vez realizado los puntos anteriores se procede a una depuracin de
candidatos para ir reduciendo la lista del nmero de personajes que se desean
atraer.
d) Para confirmar, en algunos casos es oportuno
o enviarle un kit representativo del evento y del destino, aparte

Definir lugar de las conferencias: cuando se visualiza la posibilidad de realizar
se debe pensar en diversos temas como: nmero
esperado, necesidades de espacios acordes a lo deseado e imagen
donde realizar el evento y con qu horarios.
Ubicacin y vas de acceso
Definicin de lugar o lugares para eventos sociales : los eventos sociales son de
buscadas en el Evento y eventos dado que es parte de descanso
Contactar y confirmar conferencias.
de manera formal, a los posibles conferencistas.
Para esto se recomienda lo siguiente:
La elaboracin de una lista de candidatos potenciales que incluya sus nmeros
de internet si la tiene y su correo electrnico.
Realizacin de las llamadas correspondientes y enviar correos electrnicos, en
grupo de conferencistas que habr para dicho evento.
Una vez realizado los puntos anteriores se procede a una depuracin de
Para confirmar, en algunos casos es oportuno viajar a donde est el conferencista
o enviarle un kit representativo del evento y del destino, aparte del oficio formal.
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Definir lugar de las conferencias: cuando se visualiza la posibilidad de realizar
nmero de asistentes
s acordes a lo deseado e imagen; esto

ntos sociales son de
y eventos dado que es parte de descanso
nciales que incluya sus nmeros
Realizacin de las llamadas correspondientes y enviar correos electrnicos, en
Una vez realizado los puntos anteriores se procede a una depuracin de
viajar a donde est el conferencista
el oficio formal.

1.12. Promocin del evento con posibles patrocinadores.

Es necesario recalcar que los patrocinadores pueden llegar a costear la totalidad de los
gastos del Evento y por ello de la debida atencin que los responsables deben de dar.
A los patrocinadores es necesario presentarles los beneficios que podran tener s
forma parte de la lista de patrocinadores
Las personas encargadas para desempear esta tarea debern ser
Asociaciones, los Directores de los Corporativos segn corresponda
Coordinadores Generales de los eventos,
pblicas. Adems que debern contar con una buena presentacin y tener facilidad de
palabra. Los integrantes de las diferentes coordinaciones tambin pueden apoyar en
esta actividad, siempre y cuando se hagan acompaar de alguna de las personas antes
mencionadas. Se recomienda hacer una carpeta que contenga toda la informacin del
Evento para la muestra con los posibles patrocinadores.
Al momento de llevar a cabo esta tarea se aconseja seguir la siguiente metodologa:
1. Llamar a las instalaciones
2. Conseguir el nombre,
con poder de decisin sobre dicho patrocinio
3. Hacer un escrito dirigido a la empresa y personas del punto anterior
4. Concertar una cita
5. Enviar la carta por e
distancias y de tiempo
6. Darle seguimiento por medio de llamadas telefnicas o visitando en las
instalaciones de la empresa al posible patrocinador
7. Tomar o no en cuenta al patrocinador , en caso de tomarlo en cuenta,
puntualizar el monto del patrocinio y la
logos y el recibo oficial de cobro.se recomienda que se hago por escrito
todo lo anterior.

Promocin del evento con posibles patrocinadores.
y por ello de la debida atencin que los responsables deben de dar.
A los patrocinadores es necesario presentarles los beneficios que podran tener s
forma parte de la lista de patrocinadores
Las personas encargadas para desempear esta tarea debern ser los Presidentes de las
, los Directores de los Corporativos segn corresponda
Coordinadores Generales de los eventos, en coordinacin con el rea de
que debern contar con una buena presentacin y tener facilidad de
ienda hacer una carpeta que contenga toda la informacin del
para la muestra con los posibles patrocinadores.
Llamar a las instalaciones.
Conseguir el nombre, telfono y dems informacin til de la persona
con poder de decisin sobre dicho patrocinio.
un escrito dirigido a la empresa y personas del punto anterior
Concertar una cita.
Enviar la carta por e-mail, fax o llevarla personalmente en funcin de
istancias y de tiempo.
Darle seguimiento por medio de llamadas telefnicas o visitando en las
instalaciones de la empresa al posible patrocinador.
Tomar o no en cuenta al patrocinador , en caso de tomarlo en cuenta,
puntualizar el monto del patrocinio y la propaganda que incluirn sus
todo lo anterior.
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y por ello de la debida atencin que los responsables deben de dar.
A los patrocinadores es necesario presentarles los beneficios que podran tener si deciden
los Presidentes de las
, los Directores de los Corporativos segn corresponda o bien, los
con el rea de relaciones
que debern contar con una buena presentacin y tener facilidad de
ienda hacer una carpeta que contenga toda la informacin del
telfono y dems informacin til de la persona
un escrito dirigido a la empresa y personas del punto anterior.
mail, fax o llevarla personalmente en funcin de
Darle seguimiento por medio de llamadas telefnicas o visitando en las
Tomar o no en cuenta al patrocinador , en caso de tomarlo en cuenta,
propaganda que incluirn sus

Ejemplo de Tabulador de patrocinios:
PATROCINIO

Donaciones en especie
Patrocinio de $50,000.00 a
$100,000.00
Patrocinio de $30,000.00 a $49,000.00
Ejemplo de Tabulador de patrocinios:
CREDITOS

Cada patrocinio en especie se traducir en valor
comercial de acuerdo a lo siguiente:

0 a
Inclusin de logo en programa general
cuadernillos para asistentes.
Insercin del logo en los gafetes del
evento.
Inclusin del logo en pendn de
patrocinadores.
Inclusin del logo en la escenografa del
recinto sede.
Inclusin del logo en la pgina web del
evento.
Mencin peridica durante el transcurso
del programa.

Patrocinio de $30,000.00 a $49,000.00
Inclusin de logo en programa general.
Insercin del logo en los gafetes
evento.
patrocinadores.
evento.
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Cada patrocinio en especie se traducir en valor
comercial de acuerdo a lo siguiente:
Inclusin de logo en programa general y

logo en la escenografa del
Mencin peridica durante el transcurso

Patrocinio de $15,000.00 a $29,000.00
Patrocinio de $8,000.00 a $14,000.00
Patrocinio de $3,000.00 a $7,000.00

1.13. Cotizacin de hoteles tanto para conferencistas como para
congresistas.

Se debe brindar informacin a toda persona que vaya asistir al evento acerca de
y con qu costo se puede hospedar para que tengan mayor certidumbre a la hora de la
toma de decisin de asistir al evento que estamos organizando.
Para lograr esto debemos de:
a) Acercarnos a la oficina de
que hoteles estn cerca del lugar donde se va a llevar a cabo el
b) Realizar una depuracin en base a calidad de instalaciones, servicios ofrecidos y el
costo de esto.
c) Elaborar una lista de por lo menos 10 candidatos potenciales y proceder a visitarlos
para que se enteren del evento y de la atencin de incluirlos en las listas de
hoteles del evento.
d) De los hoteles seleccionados y con los que ya se lleg a un arreglo se puede
todava seguir negociar y seleccionar el hotel sede o hoteles sede que en su total
se recomienda que no excedan ms de dos hoteles.

Patrocinio de $15,000.00 a $29,000.00
patrocinadores.
evento.
Patrocinio de $8,000.00 a $14,000.00
patrocinadores.
evento.
Patrocinio de $3,000.00 a $7,000.00
evento.
Cotizacin de hoteles tanto para conferencistas como para
Se debe brindar informacin a toda persona que vaya asistir al evento acerca de
costo se puede hospedar para que tengan mayor certidumbre a la hora de la
toma de decisin de asistir al evento que estamos organizando.
Acercarnos a la oficina de Eventos y Convenciones de la ciudad, para i
es estn cerca del lugar donde se va a llevar a cabo el Evento
Realizar una depuracin en base a calidad de instalaciones, servicios ofrecidos y el
Elaborar una lista de por lo menos 10 candidatos potenciales y proceder a visitarlos
e se enteren del evento y de la atencin de incluirlos en las listas de
De los hoteles seleccionados y con los que ya se lleg a un arreglo se puede
negociar y seleccionar el hotel sede o hoteles sede que en su total
se recomienda que no excedan ms de dos hoteles.
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la pgina web del
Cotizacin de hoteles tanto para conferencistas como para
Se debe brindar informacin a toda persona que vaya asistir al evento acerca de dnde
costo se puede hospedar para que tengan mayor certidumbre a la hora de la
s y Convenciones de la ciudad, para investigar
Evento.
Realizar una depuracin en base a calidad de instalaciones, servicios ofrecidos y el
Elaborar una lista de por lo menos 10 candidatos potenciales y proceder a visitarlos
e se enteren del evento y de la atencin de incluirlos en las listas de
De los hoteles seleccionados y con los que ya se lleg a un arreglo se puede
negociar y seleccionar el hotel sede o hoteles sede que en su total

e) En este o estos hoteles sede, se hospedar a los conferencistas y se invitar
primera mano a los asistentes potenciales a que se hosp
f) IMPORTANTE: Los hoteles sede no debern estar a ms de 15 minutos en auto de
donde se realice el evento y esto con t

1.14. Llevar a cabo la planeacin de la publicidad.

La publicidad ayuda en buena medida a la promocin, y contar con ella a principios de
la estructuracin del Evento puede llegar a servir para atraer a ms patrocinadores,
conferencistas, entre otros.
A continuacin se enuncian y describen cuales deben ser
una planeacin de la publicidad;
a) Tipo de publicidad a utilizarse.
En este apartado se necesita especificarse qu tipo de publicidad va a utilizarse en la
promocin del Evento, por ejemplo los medios de comunicacin que se p
utilizar, las pancartas, carteles, publicidad en mobiliario urbano, los trpticos, separadores,
entre otros.
Para desarrollar este punto es necesario contar con el programa buen definido de todo
el evento.
b) Cantidad de la publicidad.
El nmero de carteles, mails, invitaciones en redes sociales, spots en radio y televisin, y
dems medios de publicidad que se vayan a utilizar, se determinarn por parte del
Comit Organizador.
Es muy importante determinar el nmero aproximado de la publicidad a utiliz
puede llegar a desperdiciarse en el caso de lo material. Por parte de lo intangible (mails,
invitaciones en redes sociales, etc.) es mejor dirigirse al target en lugar de sobresaturar a
todo tipo de gente de publicidad.

En este o estos hoteles sede, se hospedar a los conferencistas y se invitar
a los asistentes potenciales a que se hospeden en estos hoteles.
Los hoteles sede no debern estar a ms de 15 minutos en auto de
donde se realice el evento y esto con transito considerable.
Llevar a cabo la planeacin de la publicidad.
puede llegar a servir para atraer a ms patrocinadores,
A continuacin se enuncian y describen cuales deben ser los pasos a seguir para realizar
una planeacin de la publicidad;
Tipo de publicidad a utilizarse.
, por ejemplo los medios de comunicacin que se p
Cantidad de la publicidad.
arteles, mails, invitaciones en redes sociales, spots en radio y televisin, y
Es muy importante determinar el nmero aproximado de la publicidad a utiliz
todo tipo de gente de publicidad.
2011. 12
En este o estos hoteles sede, se hospedar a los conferencistas y se invitar de
eden en estos hoteles.
Los hoteles sede no debern estar a ms de 15 minutos en auto de
puede llegar a servir para atraer a ms patrocinadores,
los pasos a seguir para realizar
, por ejemplo los medios de comunicacin que se pretenden
arteles, mails, invitaciones en redes sociales, spots en radio y televisin, y
Es muy importante determinar el nmero aproximado de la publicidad a utilizarse ya que

c) Bsqueda de proveedore
Los proveedores que trabajen con el comit organizador deben otorgar productos o
servicios de calidad. Esto incluye un tiempo de entrega razonable, calidad de la materia
prima, y una buena atencin al cliente.
Es determinante encontrar proveedores que garanticen el producto/servicio, adems de
que los precios sean justos en relacin con lo otorgado. Se recomienda presupuestar el
mismo material con diferentes proveedores y elegir el que ms convenga al
d) Contratacin con el proveedor
Una vez determinado cual es el proveedor ms conveniente, se proceder a la
contratacin con el proveedor. Se recomienda mantener una lista de contactos por
cualquier contingencia que pudiera suscitarse. La forma de pago se deber de
puntualizar, as como la fecha de entrega y condiciones del producto/servicio a
contratar.
e) Papelera.
El proveedor asignado para la elaboracin de la publicidad impresa y digital (carteles,
trpticos, separadores, invitaciones especiales, entre otros) puede tambin
realizacin de los reconocimientos (de los conferencistas y patrocinadores) y los gafetes.
Los reconocimientos, se recomienda que tengan por lo menos dos firmas. Las firmas
pueden ser del Presidente de la Asociacin,
corresponda o bien, del Coordinador General del Evento.
Los gafetes se sugieren que estn foliados y que se dividan en cuatro categoras:
1. Comit organizador (no ms de 50).
2. Conferencistas (el nmero de conferencistas ms 5).
3. Congresistas (nmero esperado ms 200).
4. Prensa (no ms de 20).
Nota.- (cantidad recomendada de elaboracin).

Bsqueda de proveedores del producto o servicio
prima, y una buena atencin al cliente.
ntrar proveedores que garanticen el producto/servicio, adems de
mismo material con diferentes proveedores y elegir el que ms convenga al
oveedor
s como la fecha de entrega y condiciones del producto/servicio a
trpticos, separadores, invitaciones especiales, entre otros) puede tambin
del Presidente de la Asociacin, del Director del Corpora
corresponda o bien, del Coordinador General del Evento.
Comit organizador (no ms de 50).
Conferencistas (el nmero de conferencistas ms 5).
esperado ms 200).
(cantidad recomendada de elaboracin).
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ntrar proveedores que garanticen el producto/servicio, adems de
mismo material con diferentes proveedores y elegir el que ms convenga al Evento.
s como la fecha de entrega y condiciones del producto/servicio a
trpticos, separadores, invitaciones especiales, entre otros) puede tambin trabajar en la
Director del Corporativo que

Adems se recomienda que en los gafetes se imprima informacin sobre los eventos
sociales y culturales (si es que los hay) para que puedan ser perforados al
dichos eventos, igualmente se puede
cuenta en materia de registro y accesos a eventos

2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
2.1. Planeacin de necesidades humanas en el comit organizador

El contar con una buena planeacin para lograr una eficiente divisin del trabajo es muy
importante para evitar anomalas en los procesos, en las tareas y en los objetivos.

Para efectos de los congresos y convenciones
coordinaciones, las cuales a su vez conformarn un comit organizador:
Coordinacin General.
Coordinacin de Finanzas.
Coordinacin de Logstica.
Coordinacin de Promocin.
Coordinacin de Relaciones Pblicas (RR. PP.).

Cada coordinacin contar con un jefe y auxiliares.

(si es que los hay) para que puedan ser perforados al tener ac
se puede hacer uso de la tecnologa con la que hoy se
en materia de registro y accesos a eventos.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

de necesidades humanas en el comit organizador
planeacin para lograr una eficiente divisin del trabajo es muy
los congresos y convenciones es conveniente utilizarse la estructura de
las cuales a su vez conformarn un comit organizador:
Coordinacin de Finanzas.
Coordinacin de Logstica.
Coordinacin de Promocin.
Coordinacin de Relaciones Pblicas (RR. PP.).
Cada coordinacin contar con un jefe y auxiliares.
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tener acceso a
con la que hoy se
de necesidades humanas en el comit organizador.
planeacin para lograr una eficiente divisin del trabajo es muy
es conveniente utilizarse la estructura de

2.2. Organigrama del comit organizador

2.3. Conformacin del comit organizador

El nmero de integrantes del comit organizador estar dado en base a las necesidades
y circunstancias que cada evento trae consigo aunque de base se recomienda siempre
tener 5 integrantes que encabezarn cada una de l

Coordinador
de
Promocin
Coordinador
Organigrama del comit organizador.
Conformacin del comit organizador.
tener 5 integrantes que encabezarn cada una de las coordinaciones.
COMIT
NACIONAL
COMIT
LOCAL
Presidente del
Comit
Organizador
Coordinador
de
Finanzas
Coordinador
de
Logstica
Coordinador
2011. 15
Coordinador
de
R.P.

El proyecto cuenta con un anlisis especfico y detallado de cada puesto que se llega a
requerir durante el desarrollo de un
auxiliar a las coordinaciones, lo recomendable a hacer, es reclutar
universitarios de preferencia de
se puede hacerse de manera muy sencilla utilizando dos vas:
1. Anuncio escrito y colocado visiblemente dentro
2. Invitacin directa a las Universidades.
3. Apoyarse de la oficina de Congresos y Convenciones de la localidad.
El nmero de integrantes del comit organizador del
funcin de los siguientes factores:
Nmero de asistentes esperados al evento.
Cantidad de tareas a realizar.
Es importante sealar que por lo menos debe haber tres personas auxiliares integrando
cada coordinacin, exceptuando la

2.3.1. Coordinador general.

Resumen
Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades propias del
antes, durante y despus de ste. Dirige juntas de trabajo con los coordinadores de cada
rea.; asiste a reuniones y reporta a Comit Local del evento
los resultados globales de la organizacin.

Deberes y responsabilidades
1.- Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de las Organizaciones y ejecuci
del Evento.
2.- Revisar y autorizar los planes de trabajo de los coordinadores de cada rea.
requerir durante el desarrollo de un evento. Para hacerse llegar de recurso humano
, lo recomendable a hacer, es reclutar
las carreras a las que se refiere el tema del evento.
de manera muy sencilla utilizando dos vas:
Anuncio escrito y colocado visiblemente dentro de las instancias participantes.
a las Universidades.
Apoyarse de la oficina de Congresos y Convenciones de la localidad.
El nmero de integrantes del comit organizador del Evento en cuestin estar dado en
funcin de los siguientes factores:
Nmero de asistentes esperados al evento.
Cantidad de tareas a realizar.
sealar que por lo menos debe haber tres personas auxiliares integrando
cada coordinacin, exceptuando la presidencia de la coordinacin del comit.
Coordinador general.
Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades propias del
s y reporta a Comit Local del evento, cuando ste se lo solicite,
los resultados globales de la organizacin.
Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de las Organizaciones y ejecuci
Revisar y autorizar los planes de trabajo de los coordinadores de cada rea.
2011. 16
Para hacerse llegar de recurso humano
, lo recomendable a hacer, es reclutar voluntarios
a las que se refiere el tema del evento. Esto
participantes.
Apoyarse de la oficina de Congresos y Convenciones de la localidad.
en cuestin estar dado en
sealar que por lo menos debe haber tres personas auxiliares integrando
presidencia de la coordinacin del comit.
Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades propias del evento,
, cuando ste se lo solicite,
Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de las Organizaciones y ejecucin
Revisar y autorizar los planes de trabajo de los coordinadores de cada rea.

3.- Organizar juntas de trabajo con los Coordinadores de cada rea para tratar asuntos
relacionados con el funcionamiento de las mismas as como resolver
surjan en ellas.
4.- Analizar y verificar los estados financieros.
5.- Reunirse con la Asociacin o Corporativo
reporte de los avances y problemas que se hayan presentado.
6.- Formular reporte final de actividades al trmino del
Relaciones de trabajo
Reporta a: Comit Local del Evento.
Supervisa a: Coordinacin de Logstica, Coordinacin de Relaciones Pblicas,
Coordinacin de Promocin e Imagen y Coordinacin de Fin
Trabajo con: Coordinadores de todas las reas.
Fuera de la organizacin: Asociaciones relacionadas,
Organizaciones de iniciativa privada y no gubernamentales y dems agrupaciones u
organizaciones con las que se pueda e
beneficio econmico o en especie para la realizacin del
Autoridad
Tiene el derecho de tomar decisiones de la organizacin por el monto que sea necesario,
siempre y cuando este sea justificado debidame
rdenes a los Coordinadores de rea sobre las actividades a realizar; adems de aplicar
sanciones en caso de no cumplir con las tareas asignadas.
Criterios de desempeo
1.- Organiza, dirija y coordine la totalidad de
2.- Revisa al 100% los planes de trabajo de los Coordinadores de cada rea,
quincenalmente.
3.- Se renen semanalmente con
conjuntas a los problemas que se hayan
Organizar juntas de trabajo con los Coordinadores de cada rea para tratar asuntos
relacionados con el funcionamiento de las mismas as como resolver problemas que
Analizar y verificar los estados financieros.
la Asociacin o Corporativo (comit local) semanalmente y hacerle un
reporte de los avances y problemas que se hayan presentado.
Formular reporte final de actividades al trmino del Evento.
Comit Local del Evento.
Coordinacin de Logstica, Coordinacin de Relaciones Pblicas,
Coordinacin de Promocin e Imagen y Coordinacin de Finanzas.
Coordinadores de todas las reas.
Asociaciones relacionadas, Instituciones Gubernamentales,
organizaciones con las que se pueda entablar cierta relacin buscando algn tipo de
beneficio econmico o en especie para la realizacin del Evento.
siempre y cuando este sea justificado debidamente y este tenga fondos suficientes. Da
sanciones en caso de no cumplir con las tareas asignadas.
, dirija y coordine la totalidad de las actividades de la organizacin.
al 100% los planes de trabajo de los Coordinadores de cada rea,
Se renen semanalmente con el comit local para dialogar y encontrar soluciones
conjuntas a los problemas que se hayan presentado.
2011. 17
Organizar juntas de trabajo con los Coordinadores de cada rea para tratar asuntos
problemas que
semanalmente y hacerle un
Coordinacin de Logstica, Coordinacin de Relaciones Pblicas,
Instituciones Gubernamentales,
ntablar cierta relacin buscando algn tipo de
nte y este tenga fondos suficientes. Da
las actividades de la organizacin.
al 100% los planes de trabajo de los Coordinadores de cada rea,
para dialogar y encontrar soluciones

4.- Vigila el correcto uso de todo el equipo y material que haya solicitado a prstamo.
5.- Reporta cualquier problema mayor
6.- Supervisa que se elabore y ejecuten todas las estrategias de promocin.
7.- Realiza las estrategias y planes necesarios para lograr los objetivos del evento y el xito
de los trabajos.
Condiciones de trabajo
Debido a la naturaleza del puesto la responsabilidad de gran parte del evento es
inherente al mismo. El ambiente de trabajo es de pr
debe estar tratando con personas as que debe mostrar criterio y visin para poder
resolver todo tipo de circunstancia especial que se le presente.
Especificaciones del puesto
a) Requisitos:
Facilidad de palabra, ser observador y analtico, poseer el don de mando, trato
agradable y un control en situaciones de presin dados los requerimientos del puesto,
alto grado de responsabilidad y dinmico. Conocimiento en

2.3.2. Coordinador de log

Resumen
Tiene como tarea principal la planeacin del
en cuanto al recurso humano, fijacin de tiempos y estructuracin de programa general
del evento. Asiste a reuniones y reporta al Coordinador General, c
solicite, los resultados parciales de la organizacin. Los aspectos tcnicos son de especial
observacin para este puesto.
1.- Planeacin detallada antes, durante y despus del evento de las actividades del
Comit Organizador y los recursos materiales as como el requerimiento de estos.
el correcto uso de todo el equipo y material que haya solicitado a prstamo.
cualquier problema mayor al comit local en ese orden.
que se elabore y ejecuten todas las estrategias de promocin.
las estrategias y planes necesarios para lograr los objetivos del evento y el xito
inherente al mismo. El ambiente de trabajo es de presin constante y continuamente
resolver todo tipo de circunstancia especial que se le presente.
alto grado de responsabilidad y dinmico. Conocimiento en computacin.
Coordinador de logstica
Tiene como tarea principal la planeacin del Evento antes, durante y despus del evento
del evento. Asiste a reuniones y reporta al Coordinador General, cuando este se lo
Planeacin detallada antes, durante y despus del evento de las actividades del
t Organizador y los recursos materiales as como el requerimiento de estos.
2011. 18
el correcto uso de todo el equipo y material que haya solicitado a prstamo.
que se elabore y ejecuten todas las estrategias de promocin.
las estrategias y planes necesarios para lograr los objetivos del evento y el xito
esin constante y continuamente
computacin.
antes, durante y despus del evento
uando este se lo
Planeacin detallada antes, durante y despus del evento de las actividades del
t Organizador y los recursos materiales as como el requerimiento de estos.

2.- Organizar juntas de trabajo con el comit organizador para tratar asuntos
relacionados con el funcionamiento dentro de sus Coordinaciones.
3.- Elaborar documento global a man
profesores, etctera).
4.- Dar de alta una pgina de internet donde describa el evento a realizarse con fechas,
horarios, lugares relevantes del evento, listado de conferencistas y sus currculums.
5.- Formular un programa de capacitacin, para el comit organizador.
6.- Elaborar un anlisis de puestos de la organizacin del
7.- Hacer invitaciones a profesores
8.- Definir las necesidades materiales y tcnicas del evento y elaborar un listado de estas
as como el programa de abastecimiento para el evento y las Coordinaciones.
9.- Creacin e implementacin de un sistema de registro de asistentes al evento en
donde se desglose los ingresos tanto humanos como financieros en lo que a inscripciones
y registros se refiera. Este registro ser de uso exclusivo, por cuestiones de seguridad, del
Coordinador General, la persona encargada de las finanzas del evento y el Coordinador
de Logstica.
10.- Elaborar un condensado de toda la informacin esencial del evento
al Comit Organizador. Este condensado debe de ser de fcil acceso para quien lo
solicite en el momento en que lo solicite.
11.- Responsabilizarse junto con el Coordinador General de la
evento durante los tres das que dura este.
12.- Coordinar el Centro de Control que har las veces de Centro de Mando para los tres
das que dura el evento.
Reporta a: Coordinador General.
Supervisa a: Auxiliares de la Coordinador de Logstica y rea de registro.
Trabajo con: Coordinador General y Coordinadores de todas las reas
Organizar juntas de trabajo con el comit organizador para tratar asuntos
relacionados con el funcionamiento dentro de sus Coordinaciones.
Elaborar documento global a manera de archivo (conferencistas, congresistas,
Dar de alta una pgina de internet donde describa el evento a realizarse con fechas,
un programa de capacitacin, para el comit organizador.
Elaborar un anlisis de puestos de la organizacin del Evento.
Hacer invitaciones a profesores.
Definir las necesidades materiales y tcnicas del evento y elaborar un listado de estas
Creacin e implementacin de un sistema de registro de asistentes al evento en
ros se refiera. Este registro ser de uso exclusivo, por cuestiones de seguridad, del
Elaborar un condensado de toda la informacin esencial del evento y promocionarlo
solicite en el momento en que lo solicite.
Responsabilizarse junto con el Coordinador General de la ptima continuidad del
ue dura este.
Coordinar el Centro de Control que har las veces de Centro de Mando para los tres
Coordinador General.
Coordinador de Logstica y rea de registro.
Coordinador General y Coordinadores de todas las reas.
2011. 19
Organizar juntas de trabajo con el comit organizador para tratar asuntos
era de archivo (conferencistas, congresistas,
Dar de alta una pgina de internet donde describa el evento a realizarse con fechas,
Definir las necesidades materiales y tcnicas del evento y elaborar un listado de estas
Creacin e implementacin de un sistema de registro de asistentes al evento en
ros se refiera. Este registro ser de uso exclusivo, por cuestiones de seguridad, del
y promocionarlo
continuidad del
Coordinar el Centro de Control que har las veces de Centro de Mando para los tres

Fuera de la organizacin: Instituciones Gubernamentales, Organizaciones de iniciativa
privada y no gubernamentales y dems agrupaciones u organizaciones con las que se
pueda entablar cierta relacin buscando algn tipo de beneficio econmico o en
especie para la realizacin del Evento
Autoridad
Tiene la autoridad de acomodar u organizar a cualquier miembro del Comit
Organizador para solventar alguna necesidad o problema que se presente
sin perturbar las actividades que hayan sido previamente asignadas a estos elementos.
Ordena al personal de su rea sobre las actividades a realizar; adems de aplicar
sanciones en caso de aplicar sanciones en caso de no cumplir con las tare
Tambin tiene la autoridad de disponer de los recursos materiales y tcnicos para lograr
el xito del evento.
1.- Organiza y coordina lo que integra su coordinacin.
2.- Formula planes de trabajo con los dems coordinadores de las dems reas para
reportar resultados ante las autoridades pertinentes.
3.- Establece canales eficientes para la correcta comunicacin del Comit Organizador;
se puede valerse de medios impresos o electr
4.- Elabora un registro de asignacin de tareas y responsabilidades y de seguimiento del
cumplimiento de ste.
5.- Supervisa la creacin de la pgina de Internet y la actualizacin de la misma.
6.- Supervisa el registro de congresistas, maestros y
7.- Supervise la elaboracin de los reconocimientos de los participantes al
8.- Elabore las memorias del Evento
9.- Elabore en conjunto con el Presidente y los Coordinadores del Comit el reporte final
del Evento.

Instituciones Gubernamentales, Organizaciones de iniciativa
rta relacin buscando algn tipo de beneficio econmico o en
Evento.
Organizador para solventar alguna necesidad o problema que se presente
sanciones en caso de aplicar sanciones en caso de no cumplir con las tare
que integra su coordinacin.
planes de trabajo con los dems coordinadores de las dems reas para
reportar resultados ante las autoridades pertinentes.
canales eficientes para la correcta comunicacin del Comit Organizador;
se puede valerse de medios impresos o electrnicos.
un registro de asignacin de tareas y responsabilidades y de seguimiento del
la creacin de la pgina de Internet y la actualizacin de la misma.
el registro de congresistas, maestros y conferencistas.
Supervise la elaboracin de los reconocimientos de los participantes al Evento
Evento.
Elabore en conjunto con el Presidente y los Coordinadores del Comit el reporte final
2011. 20
Instituciones Gubernamentales, Organizaciones de iniciativa
rta relacin buscando algn tipo de beneficio econmico o en
Organizador para solventar alguna necesidad o problema que se presente, este lo har
sanciones en caso de aplicar sanciones en caso de no cumplir con las tareas asignadas.
planes de trabajo con los dems coordinadores de las dems reas para
canales eficientes para la correcta comunicacin del Comit Organizador;
un registro de asignacin de tareas y responsabilidades y de seguimiento del
la creacin de la pgina de Internet y la actualizacin de la misma.
Evento.
Elabore en conjunto con el Presidente y los Coordinadores del Comit el reporte final

Parte de este trabajo lo realiza en las oficinas del comit organizador y en el recinto sede,
porque l es el responsable directo de la logstica del evento en cuanto a los tiempos y
eficacia del personal.
Cuenta con un cubculo con la iluminaci
como equipo de cmputo con acceso a internet.
a) Requisitos
Excelente presentacin
b) Aptitudes y Habilidades
Facilidad de palabra, ser observador y analtico, poseer el don de mando,
alto grado de responsabilidad y dinmico. Conocimiento en computadoras.

2.3.2.1. Registro

Resumen
Tiene como tarea principal el buscar un servicio de programacin de base
una persona de servicio social del rea de sistemas o informtica para elaborar lo antes
mencionado. Como segunda prioridad tiene la correcta captura de informacin de
todos los asistentes al evento, as como la impresin, organizacin, acomodo
de reconocimientos. Tambin tienen a su cargo labores de oficina.
1.- Buscar que se elabore la base de datos para efectuar el registro de asistentes al
evento.
2.- Prever lo necesario para efectuar el registro en el l
formatos y gafetes).
en las oficinas del comit organizador y en el recinto sede,
es el responsable directo de la logstica del evento en cuanto a los tiempos y
Cuenta con un cubculo con la iluminacin adecuada y el mobiliario adecuado, as
como equipo de cmputo con acceso a internet.
Facilidad de palabra, ser observador y analtico, poseer el don de mando,

Tiene como tarea principal el buscar un servicio de programacin de base
todos los asistentes al evento, as como la impresin, organizacin, acomodo
de reconocimientos. Tambin tienen a su cargo labores de oficina.
Buscar que se elabore la base de datos para efectuar el registro de asistentes al
Prever lo necesario para efectuar el registro en el lugar que se indique (mobiliario,
2011. 21
en las oficinas del comit organizador y en el recinto sede,
es el responsable directo de la logstica del evento en cuanto a los tiempos y
ecuada y el mobiliario adecuado, as
Tiene como tarea principal el buscar un servicio de programacin de base de datos o
todos los asistentes al evento, as como la impresin, organizacin, acomodo y entrega
Buscar que se elabore la base de datos para efectuar el registro de asistentes al
ugar que se indique (mobiliario,

3.- Realizar una correcta y efectiva captura de todos los datos de los asistentes
mostrando disponibilidad y buen trato en todo momento.
4.- No abandonar su rea de trabajo.
5.- Imprimir, organizar y acomodar los reconocimientos para su entrega.
Reporta a: Coordinador de Logstica.
Supervisa: Auxiliares de registro.
Trabaja con: Auxiliar de Logstica, coordinador general y dems coordinaciones.
Fuera de la organizacin: Empresas
Autoridad
No aplica.
1.- Organiza y coordina las actividades del personal encargado del registro.
2.- Utiliza en todo momento una actitud de servicio en la atencin de asistentes al
evento.
3.- Mantiene el orden en todo lo concerniente a su rea de trabajo.
4.- Hace empleo de sentido comn para la solucin de problemas
5.- Reportar a su Jefe inmediato cualquier falla o anomala en el sistema de registro o en
el flujo de personas.
6.- Elabore los reconocimientos de los participantes y conferencistas del
Organice la entrega de reconocimientos por orden alfabtico y en grupos de no ms de
50 reconocimientos.
a) Requisitos
Experiencia: Preferentemente.
Buena presentacin.
Realizar una correcta y efectiva captura de todos los datos de los asistentes
mostrando disponibilidad y buen trato en todo momento.
No abandonar su rea de trabajo.
acomodar los reconocimientos para su entrega.
Coordinador de Logstica.

Auxiliar de Logstica, coordinador general y dems coordinaciones.
Empresas que otorguen software para la base de datos.
las actividades del personal encargado del registro.
en todo momento una actitud de servicio en la atencin de asistentes al
orden en todo lo concerniente a su rea de trabajo.
empleo de sentido comn para la solucin de problemas
Reportar a su Jefe inmediato cualquier falla o anomala en el sistema de registro o en
ore los reconocimientos de los participantes y conferencistas del Evento
2011. 22
Realizar una correcta y efectiva captura de todos los datos de los asistentes
Auxiliar de Logstica, coordinador general y dems coordinaciones.
que otorguen software para la base de datos.
las actividades del personal encargado del registro.
en todo momento una actitud de servicio en la atencin de asistentes al
Reportar a su Jefe inmediato cualquier falla o anomala en el sistema de registro o en
Evento.

Facilidad de palabra, ser observador y analtico, trato agradable y un control en
situaciones de presin dados los requerimientos del puesto, alto grado de responsabilidad
y dinmico.

2.3.3. Coordinador de relaciones

Resumen
Se encarga de planear, organizar, dirigir y coordinar las actividades las actividades de la
Coordinacin de Relaciones Publicas. Es responsable de la imagen real y favorable de la
organizacin y el logro de los objetivos del
para fortalecer y respaldar el evento. Colabora en la elaboracin de planes para la
organizacin del evento e informa al Gerente General sobre sus actividades.
1.- Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de la Coordinacin.
2.- Elaborar lista de patrocinadores potenciales y darle seguimiento.
3.- Redactar los oficios de peticin de patrocinio.
4.- Organizar las visitas a los posibles patrocinadores.
5.- Revisar la publicidad del evento y su estado.
6.- Organizar las actividades de difusin de la informacin.
7.- Atender quejas y sugerencias cualquier tipo de persona interesada en el
8.- Organizar promociones junto con el Coordinador de Promocin.
9.- Asistir a las juntas que se realicen para la organizacin del evento.
10.- Velar por la existencia de buenas y cordiales relaciones entre la organizacin del
evento y las personas o empresas relacionadas con ella.
11.- Elaborar protocolo de inauguracin y clausura del evento.
Coordinador de relaciones pblicas.
organizacin y el logro de los objetivos del Evento as como de buscar patrocinadores
controlar las actividades de la Coordinacin.
Elaborar lista de patrocinadores potenciales y darle seguimiento.
Redactar los oficios de peticin de patrocinio.
Organizar las visitas a los posibles patrocinadores.
evento y su estado.
Organizar las actividades de difusin de la informacin.
Atender quejas y sugerencias cualquier tipo de persona interesada en el
Organizar promociones junto con el Coordinador de Promocin.
ue se realicen para la organizacin del evento.
Velar por la existencia de buenas y cordiales relaciones entre la organizacin del
evento y las personas o empresas relacionadas con ella.
Elaborar protocolo de inauguracin y clausura del evento.
2011. 23
as como de buscar patrocinadores

Atender quejas y sugerencias cualquier tipo de persona interesada en el Evento.
Velar por la existencia de buenas y cordiales relaciones entre la organizacin del

12.- Organizar en conjunto con la Coordinacin de Promocin, al personal a su Cargo
para la ptima distribucin de este durante los 3 das del evento.
13.- Conseguir y entregar obsequios y reconocimientos a conferencistas.
14.- Realizar reporte final de actividades.
Supervisa a: Auxiliar de Relaciones Publicas, Edecanes teatro, Edecanes de
Conferencistas y Guas.
Trabajo con: Departamento de Comunicacin y Difusin de la Latino y Coordinadores de
todas las reas.
Fuera de la organizacin: Instituciones bancarias, Instituciones Gubernamentales,
organizaciones con las que se pueda entablar cierta relacin buscando algn tipo
beneficio econmico o en especie para la realizacin del
Autoridad
Tiene autoridad para mantener la organizacin y el buen funcionamiento de su
Coordinacin con lo que esto implique.
1.- Elabora un plan de trabajo y ver que los objetivos se cumplan.
2.- Organiza, dirige y coordina las actividades de Relaciones Publicas necesarias para el
xito del Evento.
3.- Busca patrocinios para fortalecer y respaldar el evento.
4.- Hace reportes quincenales de su trabajo y el de su Coordinacin.
5.- Realiza rol de funciones de los integrantes de su Coordinacin para antes, durante y
despus de Evento.

Organizar en conjunto con la Coordinacin de Promocin, al personal a su Cargo
para la ptima distribucin de este durante los 3 das del evento.
Conseguir y entregar obsequios y reconocimientos a conferencistas.
actividades.
Auxiliar de Relaciones Publicas, Edecanes teatro, Edecanes de
Departamento de Comunicacin y Difusin de la Latino y Coordinadores de
Instituciones bancarias, Instituciones Gubernamentales,
organizaciones con las que se pueda entablar cierta relacin buscando algn tipo
beneficio econmico o en especie para la realizacin del Evento.
Coordinacin con lo que esto implique.
un plan de trabajo y ver que los objetivos se cumplan.
las actividades de Relaciones Publicas necesarias para el
patrocinios para fortalecer y respaldar el evento.
e su trabajo y el de su Coordinacin.
rol de funciones de los integrantes de su Coordinacin para antes, durante y
2011. 24
Organizar en conjunto con la Coordinacin de Promocin, al personal a su Cargo
Auxiliar de Relaciones Publicas, Edecanes teatro, Edecanes de
Departamento de Comunicacin y Difusin de la Latino y Coordinadores de
Instituciones bancarias, Instituciones Gubernamentales,
organizaciones con las que se pueda entablar cierta relacin buscando algn tipo de
las actividades de Relaciones Publicas necesarias para el
rol de funciones de los integrantes de su Coordinacin para antes, durante y

6.- Elabora junto con el Jefe de Departamento y el Coordinador General, el programa
relativo a la inauguracin y clausura del evento y ver que este lo necesario para la
realizacin de este.
7.- Hace un plan de atencin a Prensa.
8.- Define hotel u hoteles sede.
9.- Mantiene contacto con todos los hoteles involucrados en el hospedaje de
conferencistas y congresistas.
10.- Prev lo necesario para cada evento social.
Labora en una oficina en donde esta una computadora con impresora, escritorio,
telfono, fax y archivero.
a) Requisitos
Excelente presentacin.
Amplio sentido de la responsabilidad.
Trato amable.
Capacidad para la toma de decisiones.
Dinmico y creativo.
Amplio vocabulario.
Manejo de PC.
Conocimiento de administracin y finanzas

junto con el Jefe de Departamento y el Coordinador General, el programa
un plan de atencin a Prensa.
contacto con todos los hoteles involucrados en el hospedaje de
lo necesario para cada evento social.
Amplio sentido de la responsabilidad.
administracin y finanzas.
2011. 25
junto con el Jefe de Departamento y el Coordinador General, el programa
contacto con todos los hoteles involucrados en el hospedaje de

2.3.3.1. Edecanes
Resumen
Tiene como tarea principal, recibir a los conferencistas a congresistas y prensa que
arriban al recinto de conferencias y mostrarles el camino, coordinar junto con la persona
de rea tcnica todo lo necesario para la imparticin de sus ponencias, atenderlos,
guiarlos y colocarlos en un lugar adecuado antes, durante y despus de su conferencia.
Tambin auxilia en lo necesario mientras sus actividades originales no se lo demanden.
1.- Atender a los conferencistas cordial y servicialmente.
2.- Checar que todos los implementos necesarios para la imparticin de las conferencias
se encuentren a disposicin del conferencista.
3.- Colocar a los conferencistas en un lugar adecuado.
4.- Portar su gafete en todo momento.
5.- Supervisar todo lo necesario para que se mantenga el rea de congresistas en orden y
silencio mientras se desarrollan las conferencias.
6.- Facilitar micrfonos cuando estos se requieran.
7.- Ayudar a acomodar personas en sus sitios correspondientes.
8.- Proporcionar informacin general a quien lo solicite.
Reporta a: Coordinador de Relaciones Pblicas.
Supervisa a: No aplica.
Trabaja con: Coordinador de Relaciones Pblicas y Promocin.
Fuera de la organizacin: Toda persona que est involucrada con el evento.
Autoridad
No aplica.

Edecanes
necesario para la imparticin de sus ponencias, atenderlos,
Atender a los conferencistas cordial y servicialmente.
Checar que todos los implementos necesarios para la imparticin de las conferencias
se encuentren a disposicin del conferencista.
Colocar a los conferencistas en un lugar adecuado.
Portar su gafete en todo momento.
Supervisar todo lo necesario para que se mantenga el rea de congresistas en orden y
silencio mientras se desarrollan las conferencias.
Facilitar micrfonos cuando estos se requieran.
onas en sus sitios correspondientes.
Proporcionar informacin general a quien lo solicite.
Coordinador de Relaciones Pblicas.
Coordinador de Relaciones Pblicas y Promocin.
Toda persona que est involucrada con el evento.
2011. 26
necesario para la imparticin de sus ponencias, atenderlos,
Checar que todos los implementos necesarios para la imparticin de las conferencias
Supervisar todo lo necesario para que se mantenga el rea de congresistas en orden y
Toda persona que est involucrada con el evento.

1.- Encargarse de todo lo relacionado con los conferencistas, desde su llegada al teatro
hasta su salida, esto es, recibimiento, colocacin y
2.- Mostrarse en todo momento con un trato cordial, servicial y accesible.
4.- Conocer el programa del evento.
5.- Cuidar el buen desarrollo de las conferencias.
6.- Notifique inmediatamente al coordinador de relaciones
contingencia que pongan en peligro el correcto desempeo de las conferencias.
7.- Conocer a los integrantes del comit organizador perfectamente.
El tiempo ser factor determinante de sus actividades y esto ocasionar mome
presin. La capacidad de respuesta jugara un papel importante para la solucin de
problemas. La mayor parte de sus labores son dentro del lugar donde se desarrollaran las
conferencias, y en la mayora del tiempo est de pie e informando a los asist
evento.

2.3.3.2. Guas

Resumen
Tiene como tarea principal, brindar informacin a los congresistas acerca de los hoteles,
restaurantes y lugares tursticos de la ciudad y del Estado.
1.- Tener contacto con los restaurantes y ho
2.- Encargarse de los cupones de descuentos de los restaurantes para las comidas de los
congresistas. Estos sern proporciona
patrocinadores del evento y hayan otor

Encargarse de todo lo relacionado con los conferencistas, desde su llegada al teatro
hasta su salida, esto es, recibimiento, colocacin y atencin.
en todo momento con un trato cordial, servicial y accesible.
el programa del evento.
el buen desarrollo de las conferencias.
e inmediatamente al coordinador de relaciones pblicas cualquier
a los integrantes del comit organizador perfectamente.
El tiempo ser factor determinante de sus actividades y esto ocasionar mome
conferencias, y en la mayora del tiempo est de pie e informando a los asist
restaurantes y lugares tursticos de la ciudad y del Estado.
Tener contacto con los restaurantes y hoteles para la recepcin de los congresistas.
Encargarse de los cupones de descuentos de los restaurantes para las comidas de los
congresistas. Estos sern proporcionados por los restaurantes que hayan entrado como
patrocinadores del evento y hayan otorgado descuentos.
2011. 27
Encargarse de todo lo relacionado con los conferencistas, desde su llegada al teatro
cualquier anomala o
El tiempo ser factor determinante de sus actividades y esto ocasionar momentos de
conferencias, y en la mayora del tiempo est de pie e informando a los asistentes al
teles para la recepcin de los congresistas.
Encargarse de los cupones de descuentos de los restaurantes para las comidas de los
hayan entrado como

3.- Acordar con el coordinador de relaciones pblicas
camiones que trasladarn a los congresistas.
4.- Reportar cualquier anomala que se presente a su supervisor inmediato.
Reporta a: Coordinador de Relaciones Pblicas.
Trabajo con: Coordinador de Relaciones Pblicas y dems Coordinadores.
Fuera de la organizacin: Hoteles, Restaurantes y Camiones de traslado para asistentes al
evento (si se cuenta con ellos).
Autoridad
No aplica.
1.- Ser una persona que trabajar desde un da antes los diferentes hoteles para la
recepcin.
2.- Contactar a los restaurantes para que
principalmente o segn marque el p
3.- Tendr vnculo con los chferes de los diferentes autobuses para coordinar las rutas de
traslado.
a) Requisitos
Experiencia: No necesaria.
Conocimiento de la ciudad.
Facilidad de palabra.
Observador.
el coordinador de relaciones pblicas, hora de salida y rutas de los
camiones que trasladarn a los congresistas.
Reportar cualquier anomala que se presente a su supervisor inmediato.
Coordinador de Relaciones Pblicas.
Coordinador de Relaciones Pblicas y dems Coordinadores.
Hoteles, Restaurantes y Camiones de traslado para asistentes al
Ser una persona que trabajar desde un da antes los diferentes hoteles para la
Contactar a los restaurantes para que esperen al grupo en al hora de comida
principalmente o segn marque el programa.
Tendr vnculo con los chferes de los diferentes autobuses para coordinar las rutas de
2011. 28
, hora de salida y rutas de los
Reportar cualquier anomala que se presente a su supervisor inmediato.

Hoteles, Restaurantes y Camiones de traslado para asistentes al
Ser una persona que trabajar desde un da antes los diferentes hoteles para la
esperen al grupo en al hora de comida
Tendr vnculo con los chferes de los diferentes autobuses para coordinar las rutas de

Trato agradable.
Control en situaciones de presin.
Responsable.
Dinmico.

2.3.4. Coordinador de promocin

Resumen
Tiene como tarea principal la difusin y proyeccin de la informacin e imagen del
Evento antes y durante la realizacin de este. Es su responsabilidad el planear y
estructurar las estrategias promocionales que den a conocer, a tantas personas como
sea posible, haciendo gestin y uso de medios impresos y electrnicos as como de
promocin directa. Tambin es el encargado de conseguir la mejor opcin en trabajos
de impresin de publicidad.
1.- Elaborar un plan de trabajo.
2.- Realizar gestiones de patrocinio, econmicos o en especie, con todas las empresas y
organizaciones que puedan aportar capital para fortalecer el evento.
3.- Estructurar el programa promocional
informacin acerca del evento.
4.- Organizar a los integrantes de la Coordinacin en tareas especficas.
5.- Planear y ejecutar las visitas promocionales
del evento.
6.- Organizar a la Coordinacin a su cargo para las tareas durante los 3 das del evento.
8.- Definir la ubicacin del Stand de informacin para los 3 d
del recurso humano adecuado.

Control en situaciones de presin.
Coordinador de promocin
antes y durante la realizacin de este. Es su responsabilidad el planear y
cta. Tambin es el encargado de conseguir la mejor opcin en trabajos

Realizar gestiones de patrocinio, econmicos o en especie, con todas las empresas y
ciones que puedan aportar capital para fortalecer el evento.
ucturar el programa promocional en todos los lugares que sea posible hacer llegar

Organizar a los integrantes de la Coordinacin en tareas especficas.
Planear y ejecutar las visitas promocionales en todos los lugares clientes potenciales
Organizar a la Coordinacin a su cargo para las tareas durante los 3 das del evento.
Definir la ubicacin del Stand de informacin para los 3 das del evento y promoverlo

2011. 29
antes y durante la realizacin de este. Es su responsabilidad el planear y
cta. Tambin es el encargado de conseguir la mejor opcin en trabajos
Realizar gestiones de patrocinio, econmicos o en especie, con todas las empresas y
en todos los lugares que sea posible hacer llegar
clientes potenciales
Organizar a la Coordinacin a su cargo para las tareas durante los 3 das del evento.
as del evento y promoverlo

9.- En coordinacin con Relaciones Publicas, f
los Guas para los camiones que se tendrn a disposicin para el evento.
10.- Hacer reporte final de sus acti
Reporta a: Coordinador General
Supervisa a: Auxiliares de la Coordinador de Promocin y persona encargada del stand
de informacin.
Trabajo con: Coordinador General y Coordinador de Logstica y Relaciones Pblicas.
Fuera de la organizacin: Medios de informacin, agrupaciones con las que se pueda
entablar relacin buscando algn tipo de beneficio econmico o en especie para la
realizacin del Evento, llmese patrocinio o asistencia.
Autoridad
Tiene la autoridad de delegar fun
la coordinacin. Su opinin puede definir el curso de la estrategia promocional.
1.- Elaborar un plan de trabajo.
2.- Informa, organiza y coordina
3.- Desarrolla planes estratgicos en conjunto con las Coordinaciones para lograr un
mejor resultado mediante actividades
4.- Estructura un cronograma de actividades en donde incluyen
calendarizacin de otras actividades
5.- Contribuye al diseo de imagen
6.- Gestiona el apoyo para promover el evento en diferentes sedes.
7.- Monta Stand de informacin y lo dota
8.- Colabore con la Coordinacin de Relaciones Publicas en la organizacin del personal
a su cargo, para la distribucin del mismo en las reas asignadas por la Coordinacin de
Logstica para los 3 das del evento, tanto en edecanes como en guas.
En coordinacin con Relaciones Publicas, formular la planeacin y la distribucin de
los Guas para los camiones que se tendrn a disposicin para el evento.
Hacer reporte final de sus actividades.
Coordinador General
Coordinador de Promocin y persona encargada del stand
Coordinador General y Coordinador de Logstica y Relaciones Pblicas.
Medios de informacin, agrupaciones con las que se pueda
, llmese patrocinio o asistencia.
Tiene la autoridad de delegar funciones y obligaciones a cada uno de los miembros de

las actividades de personal que integra su coordinacin.
planes estratgicos en conjunto con las Coordinaciones para lograr un
mejor resultado mediante actividades de promocin.
de actividades en donde incluyen giras promocionales, y
actividades de promocin.
Contribuye al diseo de imagen del evento.
para promover el evento en diferentes sedes.
Monta Stand de informacin y lo dota del personal para los 3 das del evento.
Coordinacin de Relaciones Publicas en la organizacin del personal
Logstica para los 3 das del evento, tanto en edecanes como en guas.
2011. 30
ormular la planeacin y la distribucin de
Coordinador de Promocin y persona encargada del stand
Coordinador General y Coordinador de Logstica y Relaciones Pblicas.
Medios de informacin, agrupaciones con las que se pueda
ciones y obligaciones a cada uno de los miembros de
ntegra su coordinacin.
planes estratgicos en conjunto con las Coordinaciones para lograr un
giras promocionales, y
del personal para los 3 das del evento.
Coordinacin de Relaciones Publicas en la organizacin del personal

9.-Reporte al Coordinador General y a
contratiempo que pueda poner en riesgo el evento durante el transcurso del mismo.
Las condiciones en que se desarrolla este puesto son con carga de trabajo moderada,
uso de tiempos extraordinarios y presin constante para lograr los objetivos de las
estrategias promocionales. Durante los 3 das del evento su ritmo de trabajo
a) Requisitos
Alto sentido de la responsabilidad, facilidad de palabra, capacidad organizacional y de
persuasin, ser observador, poseer el don de mando, trato agradable y un control en
situaciones de presin dados los requerimientos del puesto.

2.3.4.1. Stand de informacin

Resumen
Es uno de los puntos de informacin sobre todas las actividades relacionadas con el
evento tales como conferencias, eventos sociales, ubicacin de restaurantes, centros
comerciales, farmacias, transportacin y telfonos de emergencia.
1.- Atender a todas las dudas de las personas que se acerquen al stand de informacin.
2.- Conocer el puesto de cada uno de los Coordinadores y su ubicacin dentro de las
instalaciones donde se est llevando a cabo el evento por si se suscit
que se necesitara de ellos.
3.- Tener la mayor informacin general posible. Esta debe ser en cuanto al evento y todo
lo relacionado con l, a la ciudad y sus servicios tursticos y gastronmicos.
General y a la Coordinacin de la Logstica cualquier
pueda poner en riesgo el evento durante el transcurso del mismo.
s extraordinarios y presin constante para lograr los objetivos de las
estrategias promocionales. Durante los 3 das del evento su ritmo de trabajo
sentido de la responsabilidad, facilidad de palabra, capacidad organizacional y de
situaciones de presin dados los requerimientos del puesto.
Stand de informacin
comerciales, farmacias, transportacin y telfonos de emergencia.
Atender a todas las dudas de las personas que se acerquen al stand de informacin.
Conocer el puesto de cada uno de los Coordinadores y su ubicacin dentro de las
instalaciones donde se est llevando a cabo el evento por si se suscitara un caso en el
Tener la mayor informacin general posible. Esta debe ser en cuanto al evento y todo
lo relacionado con l, a la ciudad y sus servicios tursticos y gastronmicos.
2011. 31
la Coordinacin de la Logstica cualquier
pueda poner en riesgo el evento durante el transcurso del mismo.
s extraordinarios y presin constante para lograr los objetivos de las
estrategias promocionales. Durante los 3 das del evento su ritmo de trabajo disminuye.
sentido de la responsabilidad, facilidad de palabra, capacidad organizacional y de
Atender a todas las dudas de las personas que se acerquen al stand de informacin.
Conocer el puesto de cada uno de los Coordinadores y su ubicacin dentro de las
ara un caso en el
Tener la mayor informacin general posible. Esta debe ser en cuanto al evento y todo


Reporta a: Coordinador de Promocin.
Trabaja con: Coordinador de Promocin y dems Coordinadores
Autoridad
No aplica.
1.- Portar su gafete de identificacin.
2.- Estar puntualmente en el Stand de informacin.
3.- Buscar informacin faltante en el Stand de informacin.
4.- Informar amable y eficazmente a los que acudan al Stand de informacin.
5.- Notificar inmediatamente a su supervisor cualquier anomala o detalle que se presente
y que ponga en riesgo la buena imagen del event
6.- Mantener limpio y en orden su rea de trabajo.
La carga de trabajo es mnima aunque de considerable importancia ya que debe
mostrar flexibilidad a los diferentes temperamentos y actitudes de los que acudan a este
espacio.
a) Requisitos
Experiencia: No necesaria.
Buena presentacin.
b) Aptitudes y Habilidades. Facilidad de palabra, trato amable y amplio criterio.

dor de Promocin.
Coordinador de Promocin y dems Coordinadores.
su gafete de identificacin.
puntualmente en el Stand de informacin.
acin faltante en el Stand de informacin.
amable y eficazmente a los que acudan al Stand de informacin.
inmediatamente a su supervisor cualquier anomala o detalle que se presente
y que ponga en riesgo la buena imagen del evento.
limpio y en orden su rea de trabajo.
. Facilidad de palabra, trato amable y amplio criterio.
2011. 32
amable y eficazmente a los que acudan al Stand de informacin.
inmediatamente a su supervisor cualquier anomala o detalle que se presente
. Facilidad de palabra, trato amable y amplio criterio.

2.3.5. Coordinador de finanzas
Resumen
Se encarga de planear y presupuestar los gastos as como de dar opinin en las
disposiciones de los ingresos del evento. Analizar los estados de cuenta y en base a los
mismos realiza las conciliaciones bancarias necesarias, para reportar los resultados de
operaciones, llevadas a cabo en un periodo de tiempo determinado, a su jefe inmediato
y a las autoridades correspondientes. Organiza las operaciones financieras del
es responsable del seguimiento de todos los ingresos y egresos a la cuenta des
para el evento.
1.- Planear, organizar y controlar las actividades financieras del
2.- Elaborar y revisar las requisiciones financieras que los dems coordinadores le soliciten.
3.- Elaborar los estados financiero
correspondientes.
4.- Analizar y verificar todos los estados financieros, internos y externos.
5.- Solicitar la expedicin de los cheques del fondo resolvente.
6.- Recoger los cheques expedidos para hacer los pa
7.- Comprobar debidamente al
financiera del evento.
8.- Solicitar la comprobacin de los recursos monetarios que haya otorgado a quien los
haya solicitado.
9.- Recabar y guardar las fichas
10.- Llevar a cabo las conciliaciones bancarias necesarias en base al estado de cuenta
ya mencionado.
11.- Hacer reportes parciales de las actividades realizadas en esta coordinacin al
Coordinador General y a los Coordinad
12.- Elaborar reporte financiero final.
Coordinador de finanzas.
mismos realiza las conciliaciones bancarias necesarias, para reportar los resultados de
y a las autoridades correspondientes. Organiza las operaciones financieras del
es responsable del seguimiento de todos los ingresos y egresos a la cuenta des
Planear, organizar y controlar las actividades financieras del Evento.
Elaborar y revisar las requisiciones financieras que los dems coordinadores le soliciten.
Elaborar los estados financieros que sean necesarios dentro de los periodos
Analizar y verificar todos los estados financieros, internos y externos.
Solicitar la expedicin de los cheques del fondo resolvente.
Recoger los cheques expedidos para hacer los pagos necesarios.
Comprobar debidamente al Coordinador General y al Comit Local la situacin
Solicitar la comprobacin de los recursos monetarios que haya otorgado a quien los
Recabar y guardar las fichas de depsito de los congresistas.
Llevar a cabo las conciliaciones bancarias necesarias en base al estado de cuenta
Hacer reportes parciales de las actividades realizadas en esta coordinacin al
Coordinador General y a los Coordinadores.
Elaborar reporte financiero final.
2011. 33
mismos realiza las conciliaciones bancarias necesarias, para reportar los resultados de las
y a las autoridades correspondientes. Organiza las operaciones financieras del Evento y
es responsable del seguimiento de todos los ingresos y egresos a la cuenta destinada
Elaborar y revisar las requisiciones financieras que los dems coordinadores le soliciten.
s que sean necesarios dentro de los periodos
Coordinador General y al Comit Local la situacin
Solicitar la comprobacin de los recursos monetarios que haya otorgado a quien los
Llevar a cabo las conciliaciones bancarias necesarias en base al estado de cuenta
Hacer reportes parciales de las actividades realizadas en esta coordinacin al

Supervisa a: Su auxiliar.
Trabajo con: Coordinador General.
Fuera de la organizacin: Instituciones bancarias y toda aquella organizacin u institucin
que genere algn tipo de movimiento financiero.
Autoridad
Tiene la autoridad de negar cualquier peticin de dinero cuando esta no est
debidamente justificada y respaldada por los documentos correspondientes.
1.- Organiza, dirige y coordina las actividades financieras necesarias para el
2.- Revisa al100% los planes de trabajo relacionados con la
Coordinaciones de cada rea.
3.- Analiza todos los ingresos y egresos que se efecten y lleve un control de estos.
4.- Realiza reportes quincenales de los movimientos financieros.
5.- Administra y organiza los recursos financieros del
6.- Controle en conjunto con el Coordinador General los recursos monetarios.
7.- Establezca un registro detallado y entendible de
Trabajar con poca presin antes del evento. Aproximadamente 20 das antes del
del evento su trabajo se torna apresurado, demandante y el nivel de presin aumenta.
1.- Trato amable.
2.- Conocimientos de administracin y finanzas.
3.- Capacidad para la toma de decisiones.
4.- Manejo de computadora e impresin.
Instituciones bancarias y toda aquella organizacin u institucin
genere algn tipo de movimiento financiero.
las actividades financieras necesarias para el
al100% los planes de trabajo relacionados con las finanzas de las

todos los ingresos y egresos que se efecten y lleve un control de estos.
reportes quincenales de los movimientos financieros.
los recursos financieros del Evento.
Controle en conjunto con el Coordinador General los recursos monetarios.
Establezca un registro detallado y entendible de recursos financieros para el evento.
Trabajar con poca presin antes del evento. Aproximadamente 20 das antes del
apresurado, demandante y el nivel de presin aumenta.
Conocimientos de administracin y finanzas.
Manejo de computadora e impresin.
2011. 34
Instituciones bancarias y toda aquella organizacin u institucin
las actividades financieras necesarias para el Evento.
finanzas de las
todos los ingresos y egresos que se efecten y lleve un control de estos.
Controle en conjunto con el Coordinador General los recursos monetarios.
recursos financieros para el evento.
Trabajar con poca presin antes del evento. Aproximadamente 20 das antes del inicio
apresurado, demandante y el nivel de presin aumenta.

3.4. Elaboracin del plan de trabajo de cada una de las coordinaciones

Cada persona que contraiga la
invitada a elaborar un plan de trabajo para la Coordinacin a la que servir, esto se har
con la finalidad de conocer formalmente la manera en que conducir los trabajos y
tareas de la Coordinacin.
Estos programas sern entregados al Comit
y revisarlos para ajustar lo que ser parte del plan de

4. ESTRUCTURA FINANCIERA
4.1. Cotizacin de Equipo de oficina.

En base a este punto se trabajara la mayora de la presente etapa, es decir, es necesaria
para la planeacin y estructuracin del evento, otros gastos pueden esperar.
En el equipo de oficina se contempla principalmente:
cmputo, equipo de comunicacin

4.2. Elaboracin del presupuesto general.

El presupuesto es una previsin de gastos e ingresos para un determinado periodo de
tiempo, por lo general un ao. El presupuesto es un documento que permite a las
empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas y las familias establecer prioridades y
evaluar la consecucin de sus objetivos.

Elaboracin del plan de trabajo de cada una de las coordinaciones
Cada persona que contraiga la responsabilidad de una Coordinacin deber ser
gramas sern entregados al Comit Local, el cual tendr la tarea de compilarlos
y revisarlos para ajustar lo que ser parte del plan de trabajo del Comit Organizador.
ESTRUCTURA FINANCIERA

Equipo de oficina.
trabajara la mayora de la presente etapa, es decir, es necesaria
En el equipo de oficina se contempla principalmente: equipo de oficina, equipo de
omunicacin, hojas membretadas y tarjetas de presentacin.
Elaboracin del presupuesto general.
sas, los gobiernos, las organizaciones privadas y las familias establecer prioridades y
evaluar la consecucin de sus objetivos.
2011. 35
Elaboracin del plan de trabajo de cada una de las coordinaciones.
responsabilidad de una Coordinacin deber ser
, el cual tendr la tarea de compilarlos
trabajo del Comit Organizador.
trabajara la mayora de la presente etapa, es decir, es necesaria
equipo de oficina, equipo de
tarjetas de presentacin.
sas, los gobiernos, las organizaciones privadas y las familias establecer prioridades y

Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en dficit o, por el contrario, ahorrar,
en cuyo caso el presupuesto presentara un supervit.
CONCEPTO DE GASTO Y PROVEEDOR
Paquete hojas blancas (500)
Caja lpices
Sacapuntas plstico
Pluma correctora
Goma blanca
Caja clips
Regla metal
Marcadores
Tijeras
Pritt
Ligas
Porta diskettes
Tner
Protector
Caja bolgrafo
Cintas adhesivas
Grapas
presupuesto presentara un supervit.
CONCEPTO DE GASTO Y PROVEEDOR
Paquete hojas blancas (500)
Caja lpices
Sacapuntas plstico
Pluma correctora
Goma blanca
Caja clips
Regla metal
Marcadores
Tijeras

Porta diskettes
Tner
Protector hojas
Caja bolgrafo
Cintas adhesivas
Grapas
2011. 36

Diskettes 3/5
Post
Planeador mensual
Marcadores pizarrn
Engrapadora
Folder
Papel fax
PUBLICIDAD
Carteles
Trpticos
hojas membretadas
reconocimientos
Gafetes
spots de radio
pgina de
KITS
carpetas grabada
Bolgrafos
playera impresa
CONFERENSISTA
Diskettes 3/5
it
Planeador mensual
Marcadores pizarrn
Engrapadora
Folder
Papel fax
PUBLICIDAD
Carteles
Trpticos
hojas membretadas
reconocimientos
Gafetes
spots de radio
pgina de internet
carpetas grabada
Bolgrafos
playera impresa
CONFERENSISTA
2011. 37

Viticos
Hospedaje
Alimentacin
Transporte
EVENTOS SOCIALES
coctel bienvenida (VELVET)
comida (UNLA)
brindis independencia
cena clausura
Sonido
Lugares
INSTALACIONES
UNLA
SERVICO DE APOYO
Seguridad
regalo ponentes
alimentacin comit

GAFETE
hospedaje (2) con desayuno
Viticos
Hospedaje
Alimentacin
Transporte
EVENTOS SOCIALES
coctel bienvenida (VELVET)
comida (UNLA)
brindis independencia
cena clausura
Sonido
Lugares
INSTALACIONES
UNLA
SERVICO DE APOYO
Seguridad
regalo ponentes
alimentacin comit
GAFETE
hospedaje (2) con desayuno
2011. 38

El presupuesto general es un documento que sirve para llevar un control sobre el gasto.
Permite tambin evaluar el ejercicio del recurso de los
lo mismo este debe ser claro, preciso y debe contener tantos conceptos como sea
necesario.
En esta etapa se calcula un costo aproximado del evento, y se trata obtener el costo
exacto. Se tiene que cotizar cada uno de lo

comidas (3)
trasporte interior

PAQUETE ESTUDIANTE
31-ago
01-sep

PAQUETE PROFESIONISTA
31-ago
01-sep

PAQUETE PROFESORES
20 inscripciones = 2 profesores
15 inscripciones = 1 profesor
10 inscripciones= 10% descuento
Permite tambin evaluar el ejercicio del recurso de los diferentes rubros de inversin, por
exacto. Se tiene que cotizar cada uno de los rubros del evento.
comidas (3)
trasporte interior
PAQUETE ESTUDIANTE
ago
sep
PAQUETE PROFESIONISTA
ago
sep
PAQUETE PROFESORES
inscripciones = 2 profesores
15 inscripciones = 1 profesor
10 inscripciones= 10% descuento
2011. 39
diferentes rubros de inversin, por

Esta informacin es de vital importancia para las autoridades del evento.
revisar el proyecto cuidadosamente antes de la entrega.

4.3. Determinacin del precio de venta.

Punto de partida en cuanto a nmeros. El precio de
relaciona con el costo del evento, recuperacin de la inversin y hasta la asistencia que
tiene el evento.
Ya que se obtuvo la funcin de punto de equilibrio se recomienda realizar un anlisis
profundo de esta funcin. Los cri
El nivel socioeconmico le permitir cubrir el costo del evento?
El evento es capaz de atraer el nmero de personas que se requiere?
Dentro del costo total del evento se incluyen conceptos realmente necesarios?

4.4. Determinacin del punto de equilibrio.

Con el presupuesto y el nmero de asistentes al evento se puede determinar el punto de
equilibrio y el precio de venta.
Se tiene que dividir el costo total de evento entre

4.5. Apertura de una cuenta maestra.

La apertura de la cuenta ser
bancaria. Se recomienda estar al pendiente del estado
semana. Es importante determinar con el comit local quien
cheques.

mportancia para las autoridades del evento. Se recomienda
revisar el proyecto cuidadosamente antes de la entrega.
Determinacin del precio de venta.
Punto de partida en cuanto a nmeros. El precio de venta es importante ya que se
la funcin de punto de equilibrio se recomienda realizar un anlisis
profundo de esta funcin. Los criterios para reflexionar son:
El nivel socioeconmico le permitir cubrir el costo del evento?
Determinacin del punto de equilibrio.
Se tiene que dividir el costo total de evento entre el nmero de personas a asistir.
e una cuenta maestra.
La apertura de la cuenta ser segn los beneficios que ofrezca cada institucin
Se recomienda estar al pendiente del estado de cuenta al menos una vez a la
Es importante determinar con el comit local quien firmar y a
2011. 40
Se recomienda
venta es importante ya que se
la funcin de punto de equilibrio se recomienda realizar un anlisis
el nmero de personas a asistir.
segn los beneficios que ofrezca cada institucin
ta al menos una vez a la
firmar y autorizar los

4.6. Funcionamiento del fondo revolvente.

Este se utiliza para llevar a cabo el trabajo de la etapa estructural y parte de la
promocional, funciona de la siguiente manera:

La cantidad del fondo revolvente
cuales lo cambian y destinan dicho dinero a cubrir las necesidades de ese momento.

Se reciben facturas a nombre de la Asociacin o Corporativo que formar el comit local
las cuales una vez que se ha complementado el m
entregar al departamento de recursos financieros para ser revisados. A partir de este
momento se puede solicitar un nuevo

El nmero de cheques que se podrn emitir en esta forma depende de las reuniones
previas con el comit local. Es importante sealar que en este punto
recursos de la Asociacin o Corporativo
empleo y comprobacin del recurso.

Algunos gastos en los que se incurrir mediante el fondo
Llevar a cabo el diseo de la imagen del evento
Adquisicin de hojas membretadas, sobres, tarjetas de presentacin y papelera
en general.
Liberacin de carta garanta para la reservacin del
Liberacin de recursos para realizar en
ciudad.

Funcionamiento del fondo revolvente.
promocional, funciona de la siguiente manera:
cantidad del fondo revolvente se entrega en un cheque a quien el comit asigne
de la Asociacin o Corporativo que formar el comit local
las cuales una vez que se ha complementado el monto antes sealado se deben
un nuevo cheque.
. Es importante sealar que en este punto se trabaja con
recursos de la Asociacin o Corporativo, por lo cual es necesario ser cuidadosos en el
empleo y comprobacin del recurso.
Algunos gastos en los que se incurrir mediante el fondo revolvente son:
Llevar a cabo el diseo de la imagen del evento.
Liberacin de carta garanta para la reservacin del recinto
Liberacin de recursos para realizar entrevistas con conferencistas fuera de la
2011. 41
quien el comit asigne, los
de la Asociacin o Corporativo que formar el comit local,
onto antes sealado se deben
se trabaja con
, por lo cual es necesario ser cuidadosos en el
trevistas con conferencistas fuera de la

5.
Objetivo: Dar a conocer detalles del evento en forma personal, para as poder atraer a
asistentes, tanto internacionales como nacionales.

5.1. Desarrollo de plan promocional.

Desarrollar adecuadamente este aspecto es crucial para el xito de un
promocin es la actividad de dar a conocer los detalles exactos, adems de influir
el consumidor para que adquiera un bien o un servicio. El uso
moderna requiere desarrollar un buen
ponerlo al alcance de los clientes meta.
Para tener una buena comunicacin, a menudo las compaas contratan a empres
publicidad que desarrollan anuncios efectivos, especialistas en las promociones de
ventas que disean programas de incentivos de ventas, y empres
pblicas que les creen una marca
para que muestren amabilidad, buen serv
mayor parte de las compaas, la cuestin no est en si debe tener una comunicacin,
sino en cuanto deben gastar y en qu forma.
Una compaa moderna maneja un complejo sistema de comunicacin
comunicacin con sus consumidores y diversos pblicos. E
grupo retroalimenta a todo lo dems. El programa total de comunicaciones de una
compaa llamado estrategia promocional est formado por la mezcla especifica de
publicidad, promocin de ventas, relaciones pblicas y ventas personales que utiliza la
compaa para lograr sus objetivos de mercadotecnia.


5. ETAPA PROMOCIONAL

, tanto internacionales como nacionales.
Desarrollo de plan promocional.
Desarrollar adecuadamente este aspecto es crucial para el xito de un
promocin es la actividad de dar a conocer los detalles exactos, adems de influir
adquiera un bien o un servicio. El uso de la mercadotecnia
rna requiere desarrollar un buen evento (producto), fijarse un precio atractivo y as
ponerlo al alcance de los clientes meta.
Para tener una buena comunicacin, a menudo las compaas contratan a empres
anuncios efectivos, especialistas en las promociones de
ventas que disean programas de incentivos de ventas, y empresas de relaciones
marca corporativa. Tambin capacitan a sus vendedores
para que muestren amabilidad, buen servicio, y que sean muy persuasivos. Pero para la
sino en cuanto deben gastar y en qu forma.
Una compaa moderna maneja un complejo sistema de comunicacin
icacin con sus consumidores y diversos pblicos. En todo este proceso cada
promocional est formado por la mezcla especifica de
n de ventas, relaciones pblicas y ventas personales que utiliza la
compaa para lograr sus objetivos de mercadotecnia.
2011. 42
Desarrollar adecuadamente este aspecto es crucial para el xito de un evento. La
promocin es la actividad de dar a conocer los detalles exactos, adems de influir sobre
la mercadotecnia
(producto), fijarse un precio atractivo y as
Para tener una buena comunicacin, a menudo las compaas contratan a empresas de
anuncios efectivos, especialistas en las promociones de
as de relaciones
corporativa. Tambin capacitan a sus vendedores
, y que sean muy persuasivos. Pero para la
Una compaa moderna maneja un complejo sistema de comunicacin para tener
todo este proceso cada
promocional est formado por la mezcla especifica de
n de ventas, relaciones pblicas y ventas personales que utiliza la

Las cuatro herramientas promocionales:
Publicidad: cualquier forma pagada de presentacin y promocin no personal sino
general de ideas, bienes o servicios por uno o varios patrocinadores bien definidos.
Promocin de ventas: incentivos de corto plazo para alentar las compras o ventas de un
producto o servicio.
Relaciones pblicas: la creacin de buenas relaciones con diversas personas de la
compaa. La creacin de una buena imagen
rumores, historias o acontecimientos negativos.
Ventas personales: presentacin oral en una co
posibles con la finalidad de realizar una venta.
El mercado interno y local son dignos de consideracin, ya que estos no incurren en
muchos gastos (ejemplo alojamiento y comidas) es por esto que se les facilita a los
congresistas en general la asistencia a los
de abarcar por medio de propaganda escrita y venta personal dada la cercana a este
mercado, adems es necesario considerarlo como una pieza para lograr el xito de
dicho evento en cuanto asistencia se refiere.
La propaganda escrita que se recomienda
separadores. Esta propaganda est dispuesta al presupuesto asignado, es por ello que
uno o varios de estos aspectos pueden ser qu
adems de la informacin del
objetivo general que se persigue con el evento.
Se aconseja poner suficiente propa
afluencia o circulacin de personas
Instalaciones nacionales de la asociacin o corporativo.
Depende del gremio en: consultorios, hospitales, escuelas, dependencias de
gobierno, gimnasios, iglesias, etc.

Las cuatro herramientas promocionales:
ideas, bienes o servicios por uno o varios patrocinadores bien definidos.
compaa. La creacin de una buena imagen del evento, y el manejo desmentido de
rumores, historias o acontecimientos negativos.
Ventas personales: presentacin oral en una conversacin con uno o ms compradores
posibles con la finalidad de realizar una venta.
ngresistas en general la asistencia a los eventos nacionales. Este mercado es ms fcil
ho evento en cuanto asistencia se refiere.
se recomienda utilizar es; carteles, trpticos, postales,
uno o varios de estos aspectos pueden ser que no se utilicen. En esta propaganda,
adems de la informacin del evento a realizarse es importante hacer nfasis del
se persigue con el evento.
Se aconseja poner suficiente propaganda en lugares estratgicos donde se tenga mayor
encia o circulacin de personas por mencionar algunos:
Instalaciones nacionales de la asociacin o corporativo.
gobierno, gimnasios, iglesias, etc.
2011. 43
ideas, bienes o servicios por uno o varios patrocinadores bien definidos.
, y el manejo desmentido de
ms compradores
acionales. Este mercado es ms fcil
utilizar es; carteles, trpticos, postales,
e no se utilicen. En esta propaganda,
a realizarse es importante hacer nfasis del
onde se tenga mayor

Sin embargo, las ventas personales son muy importantes ya que su ventaja es tener
contacto directo con los clientes potenciales y es mucho ms fcil motivarlos dadas las
habilidades del vendedor, por numerar algunos eventos seran:
Citas establecidas.
Presentacin del evento y de
etc.

5.2. Tcticas para la promocin interna.

Maratn- promocional tiene como objetivo primordial reforzar la promocin y consiste en
que todas las coordinaciones del comit organizador se enfoque hacia la promocin del
Evento. Este puede darse ya prxima la fecha al
maratn pueden plantarse ciertas promociones especiales para asistir al evento.

5.3. Promocin externa.

Consiste en dar a conocer el
correcta de la promocin externa es necesario establecer rutas de promo
de estas deben de tener visualizadas las ciudades donde exista un mercado potencial.
La duracin de la promocin externa tiene que variar de 1 a 3 das ya que dados los
gastos de alojamiento y comida puede resultar mayores los gastos que los
puedan percibir por no estar debidamente planeada con nuestro mercado objetivo.
La papelera debe de jugar un papel clave en esta
deber estar en funcin de los eventos de promocin que se pretenden
Los integrantes de la promocin, debern ser el coordinador
acompaado o no, segn la importancia del evento del coordinador
coordinador de relaciones pblicas
oficina de congresos y convenciones del destino.

personales son muy importantes ya que su ventaja es tener
dedor, por numerar algunos eventos seran:
Presentacin del evento y del destino sede en asambleas, reuniones de consejo,
Tcticas para la promocin interna.
promocional tiene como objetivo primordial reforzar la promocin y consiste en
. Este puede darse ya prxima la fecha al Evento (dos semanas antes). En dic
plantarse ciertas promociones especiales para asistir al evento.

Consiste en dar a conocer el evento fuera de la ciudad sede. Para la realizacin
correcta de la promocin externa es necesario establecer rutas de promocin, cada una
s de alojamiento y comida puede resultar mayores los gastos que los ingresos que se
La papelera debe de jugar un papel clave en esta promocin, la cantidad de papelera
los eventos de promocin que se pretenden hacer.
de la promocin, debern ser el coordinador del rea de promocin,
acompaado o no, segn la importancia del evento del coordinador
coordinador de relaciones pblicas; en algunos casos de algn representante de la
na de congresos y convenciones del destino.
2011. 44
personales son muy importantes ya que su ventaja es tener
l destino sede en asambleas, reuniones de consejo,
promocional tiene como objetivo primordial reforzar la promocin y consiste en
(dos semanas antes). En dicho
plantarse ciertas promociones especiales para asistir al evento.
. Para la realizacin
cin, cada una
ingresos que se
cantidad de papelera
hacer.
del rea de promocin,
acompaado o no, segn la importancia del evento del coordinador general y del
; en algunos casos de algn representante de la

Para que sea efectiva, el presentador deber dominar
dejando de lado un buena presentacin y facilidad
intervencin tambin proyecta la imagen
El nmero de participantes que se recomienda para efectuar
deber oscilar entre 5 y 9 personas.
escrita (carteles, trpticos, o cualquier otra forma de publi
personal con los tomadores de decisiones que representen grupos de personas
significativos para el evento.
Ahora bien, la pgina web hoy por hoy es un medio de gran atraccin de clientes, razn
por la que debemos de tenerla actualizada con informacin veraz y oportuna, es
recomendable contratar un diseador especial de web
mantenimiento que esta requiera, m
institucionales, siendo importante uno de contacto.
La pgina web del Evento debe de contener por lo menos la siguiente informacin.
1- Nombre del Evento.
2- Patrocinadores.
3- Contador de personas que visiten la pagina
4- Lugar y fecha del Evento.
5- Programa acadmico y social.
6- Contactos con el comit organizador
7- Informacin de hoteles y restaurantes de la ciudad
8- Costo del Evento.
9- Nmero de cuenta bancaria
10- Promociones.

5.4. Gestin de recursos

El Coordinador General o el Coordinador de Promocin debern de realizar una lista de
los requerimientos que se utilizar
entrega, para realizar la debida y oportuna gestin de estos requerimientos ante las
autoridades.
Para que sea efectiva, el presentador deber dominar la informacin del
dejando de lado un buena presentacin y facilidad de palabra, recordando que su
la imagen de la asociacin o corporativo.
El nmero de participantes que se recomienda para efectuar eventos de
deber oscilar entre 5 y 9 personas. Reiterando que es importante entregar la publicidad
escrita (carteles, trpticos, o cualquier otra forma de publicidad escrita) y hacer venta
hoy por hoy es un medio de gran atraccin de clientes, razn
recomendable contratar un diseador especial de web para que la disee y le de el
mantenimiento que esta requiera, manejar igualmente con el dominio correos
institucionales, siendo importante uno de contacto.
debe de contener por lo menos la siguiente informacin.
Contador de personas que visiten la pagina.
.
Programa acadmico y social.
Contactos con el comit organizador .
Informacin de hoteles y restaurantes de la ciudad .
Nmero de cuenta bancaria.
Gestin de recursos materiales.
o el Coordinador de Promocin debern de realizar una lista de
requerimientos que se utilizarn para la promocin as como las fechas de utilizacin y
2011. 45
la informacin del evento, no
de palabra, recordando que su

eventos de promocin
ntregar la publicidad
rita) y hacer venta
hoy por hoy es un medio de gran atraccin de clientes, razn
disee y le de el
on el dominio correos
debe de contener por lo menos la siguiente informacin.
o el Coordinador de Promocin debern de realizar una lista de
n para la promocin as como las fechas de utilizacin y

Requerimientos:
Seleccin del personal para la promocin.
Vehculos oficiales de la institucin para la realizacin de promocin externa en
ambas etapas as como la liberacin de recursos por concepto de viticos.
La liberacin de oficios de
Liberacin de recursos para llevar a cabo la produccin de material
promocional.
Gestin de apoyos con la oficina de congresos y convenciones para las visitas
de promocin.

6.
Objetivo: Haciendo uso de las herramientas
del evento as como la estructura organizacional sobre la cual descansara la logstica del
mismo y contemplar los aspectos financieros correspondientes y lograr los resultados
esperados en su ejecucin.
Duracin: Lo que dure el evento, considerado Pre y Post Evento.
Actividades a realizar: En la ejecucin del evento es donde encontraremos el nivel de
trabajo ms fuerte e importante ya que es cuando se realiza lo planeado.

6.1. Formulacin de inventarios.

La visin de los organizadores debe seguir una secuencia y
que para la etapa operativa se necesita es: equipo de computo, impresoras, caones,
pantallas y equipo de audio si no los tuviera el recinto sede, papelera o suministros
la impresin de gafetes y reconocimientos, radios de comunicacin, regalos de
ponentes, kit de primeros auxilios,

Seleccin del personal para la promocin.
cin de oficios de presentacin.
6. ETAPA OPERATIVA

ciendo uso de las herramientas de planeacin y previsin disear el formato
o que dure el evento, considerado Pre y Post Evento.
trabajo ms fuerte e importante ya que es cuando se realiza lo planeado.
Formulacin de inventarios.
debe seguir una secuencia y gua; el tipo de inventarios
pantallas y equipo de audio si no los tuviera el recinto sede, papelera o suministros
ponentes, kit de primeros auxilios, equipo como apoyo a ponencias, etc.
2011. 46
planeacin y previsin disear el formato

a; el tipo de inventarios
pantallas y equipo de audio si no los tuviera el recinto sede, papelera o suministros para

A continuacin una propuesta para tener control de los inventarios:
a) Las herramientas utilizadas p
importancia, as como lo son las tablas
responsable, es recomendable hacer uso de
actividades, como por ejemplo:
b) Se debe realizar una lista de
el que hace falta.
Es preferible hacer esta
rea de logstica.
La lista supuesta se hace por prioridades ya que el
determinante.
Por lo menos en 4 das se debe tener
resultado un almacn para tener control sobre lo que se ha solicitado y
evitar mermas y por consecuencia
operaciones previas al evento.
5dias antes del evento la lista deber estar a su 100%.
La persona encargada de logstica deber estar en conta
comit organizador
para ser resuelto en su brevedad posible
Un da antes del evento se deber trasladar al lugar del evento y es
recomendable lo ms temprano posible.

6.2. Asignacin, seguimiento y fechas lmites de las tareas.

Para la organizacin de tiempos y movimientos,
de tablas es recomendado. Existen varios modelos como el de Gantt que permite darnos
una idea amplia y clara de los avances que se van dando una vez que realizamos estos
adems de los tiempos que consumirn estas tareas y de las fechas lmites.
Se puede hacer uso desde una cartulina con fechas hasta una impresin de una tabla
hecha en una hoja de clculo.
una propuesta para tener control de los inventarios:
Las herramientas utilizadas para la parte operativa de un evento son de gran
importancia, as como lo son las tablas de control, segn las necesidades del
responsable, es recomendable hacer uso de hojas de clculo y supervisi
actividades, como por ejemplo: la Grafica de Gantt.
una lista del material que se utilizara, detallando el que se tiene y
Es preferible hacer esta lista 10 das antes del evento directamente
La lista supuesta se hace por prioridades ya que el factor econmico ser
4 das se debe tener el 90% de la lista, dando como
itar mermas y por consecuencia desajustes en el programa de
as al evento.
5dias antes del evento la lista deber estar a su 100%.
La persona encargada de logstica deber estar en contacto con todo el
comit organizador para cualquier anomala e imprevisto que se presente
para ser resuelto en su brevedad posible.
recomendable lo ms temprano posible.
Asignacin, seguimiento y fechas lmites de las tareas.
Para la organizacin de tiempos y movimientos, como se comento anteriormente,
. Existen varios modelos como el de Gantt que permite darnos
uso desde una cartulina con fechas hasta una impresin de una tabla

2011. 47
de un evento son de gran
, segn las necesidades del
hojas de clculo y supervisin de
l material que se utilizara, detallando el que se tiene y
directamente por el
factor econmico ser
90% de la lista, dando como
desajustes en el programa de
cto con todo el
para cualquier anomala e imprevisto que se presente
como se comento anteriormente, el uso
. Existen varios modelos como el de Gantt que permite darnos
uso desde una cartulina con fechas hasta una impresin de una tabla

6.3. Reuniones generales.

El recurso humano es de vital importancia para llevar a cabo los objetivos de trabajo
lo tanto la comunicacin interna es vital para su cumplimiento.
generarse a travs de mails, telfono o reuniones.
Algunos puntos que se deben tomar en cuenta al convocar a una reunin
Objetivo.
Fecha.
Lugar.
Orden del da.
Duracin Estimada.
Seguimiento a Acuerdos anteriores.
Nuevos planteamientos.
Tabla de control de avances futuros.
Conclusiones.

6.4. Registro.

Momento crucial de inicio de un evento, donde los asistentes se deben de registrar y
obtener su gafete y kit de bienvenida.
En muchas ocasiones es conveniente realizar simples hojas de clculo para crear una
base de datos que pueden solucionar problemas aunque
desigualdades de datos y esto genera anomalas y problemas en el momento de
comprobaciones.
Lo ideal es determinar segn el nmero de personas cual es el mtodo de registro ms
conveniente, invitando al uso de tecnologa que para este parte se cuenta.
El objetivo es tiempo de espera mnimos, atencin personalizada y conformacin de
base de datos confiable, an sin la cultura de pre

Reuniones generales.
El recurso humano es de vital importancia para llevar a cabo los objetivos de trabajo
lo tanto la comunicacin interna es vital para su cumplimiento. Tal comunicacin puede
generarse a travs de mails, telfono o reuniones.
deben tomar en cuenta al convocar a una reunin
Seguimiento a Acuerdos anteriores.
Tabla de control de avances futuros.
bienvenida.
muchas ocasiones es conveniente realizar simples hojas de clculo para crear una
que pueden solucionar problemas aunque aun as se presentan
datos confiable, an sin la cultura de pre-registro de los asistentes.
2011. 48
El recurso humano es de vital importancia para llevar a cabo los objetivos de trabajo, por
Tal comunicacin puede
son:
muchas ocasiones es conveniente realizar simples hojas de clculo para crear una
aun as se presentan


6.5. Centro de Control.

Para eventos de magnitud es recomendable
pueda ubicar y solicitar informacin
tener acceso a internet con posibilidad de impresin y escaneo,
mando y control de recursos tanto humanos como materiales. A este espacio se le
denomina usualmente Centro de Control.
El contar con un centro de control de este tipo es de gran apoyo y ayuda para los
organizadores, conferencistas, congresistas y dems personas involucradas directa o
indirectamente en la realizacin de los trabajos.

El Centro de Control deber contener para operar adecuada y ord
siguientes requisitos mnimos:
1. Un responsable con dos auxiliares. Estas personas debern tener conocimientos en
el rea de computacin.
2. Mobiliario suficiente de acuerdo al trabajo que se tenga contemplado generar,
estos deben ser: escritorios slidos y en buen estado para soportar computadoras
trabajando, propias del comit o personales;
asistencia que se tenga contemplada, recomendndose
eventos de menos de 500 pax. L
maquinas aunque es conveniente tener 10 ms de reserva.
lugar con buena iluminacin,

Dada la naturaleza del Centro de Control se llega a la conclusin de que debe ser un
lugar amplio y con accesos relativamente grandes as tambin se recomienda que sea
de superficie plana para una mejor visin y control.
Se puede acompaar de pequeas salas de trabajo y de los servicios de caf y lunch.

magnitud es recomendable tener un espacio de referencia en donde se
acin sobre el programa del evento, igual que se pueda
con posibilidad de impresin y escaneo, a su vez de
de recursos tanto humanos como materiales. A este espacio se le
Centro de Control.
de control de este tipo es de gran apoyo y ayuda para los
indirectamente en la realizacin de los trabajos.
El Centro de Control deber contener para operar adecuada y ordenadamente, los
Un responsable con dos auxiliares. Estas personas debern tener conocimientos en
el rea de computacin.
Mobiliario suficiente de acuerdo al trabajo que se tenga contemplado generar,
os slidos y en buen estado para soportar computadoras
propias del comit o personales; el nmero depender de la
encia que se tenga contemplada, recomendndose cinco maquinas
eventos de menos de 500 pax. Las sillas respectivas sern por el nmero de
es conveniente tener 10 ms de reserva. El saln debe ser un
buena iluminacin, natural y ventilado.
relativamente grandes as tambin se recomienda que sea
de superficie plana para una mejor visin y control.
2011. 49
tener un espacio de referencia en donde se
, igual que se pueda
de un centro de
de recursos tanto humanos como materiales. A este espacio se le
de control de este tipo es de gran apoyo y ayuda para los
enadamente, los
Un responsable con dos auxiliares. Estas personas debern tener conocimientos en
Mobiliario suficiente de acuerdo al trabajo que se tenga contemplado generar,
os slidos y en buen estado para soportar computadoras
el nmero depender de la
maquinas para
por el nmero de
El saln debe ser un
relativamente grandes as tambin se recomienda que sea

La informacin que deben de manejar el responsable y los a
Control es:

Programa acadmico, social y cultural si los hubiere.
Hoteles en la ciudad con tarifas especiales para el evento.
Opciones de lugares tales como restaurantes, fondas y snacks
Vas de comunicacin.
Hospitales.
Atractivos generales del destino.
Tours post-congreso.

Las caractersticas de las personas que atendern el centro de control son:
Capacidad analtica.
Amplio criterio.
Trato cordial con las personas.
Conocimientos en computacin. Manejo de
Preferentemente que hablen ingls.
Sexo indistinto.

6.6. Vas y canales de comunicacin.

En este tipo de eventos, dada la magnitud que llegan a alcanzar, la comunicacin
constante y efectiva entre el comit organizador
Existen 2 dispositivos de comunicacin que han demostrado su eficacia para las
necesidades de este tipo de eventos, estos son:
1. El radio de comunicacin, de largo alcance.
2. El telfono celular.

La informacin que deben de manejar el responsable y los auxiliares del Centro de
Programa acadmico, social y cultural si los hubiere.
ciudad con tarifas especiales para el evento.
de lugares tales como restaurantes, fondas y snacks en la ciudad.
Atractivos generales del destino.
Trato cordial con las personas.
Conocimientos en computacin. Manejo de Excel y Power Point.
Preferentemente que hablen ingls.
Vas y canales de comunicacin.
entre el comit organizador debe ser contemplada como algo vital.
necesidades de este tipo de eventos, estos son:
El radio de comunicacin, de largo alcance.
2011. 50
uxiliares del Centro de
en la ciudad.
contemplada como algo vital.

6.7. rea tcnica.

Esta denominacin se da a la zona que se debe destinar para manejar las
presentaciones electrnicas que usualmente
para su ponencia. El rea tcnica tambin cumple con la funcin de enviar
constantemente informacin al
situaciones extraordinarias que se presenten.
El rea Tcnica es una zona de especial cuidado
conferencia y conferencia se vern marcados con la efectividad de esta re
Los deberes y responsabilidades de sta rea son:
1. Estar puntualmente, con 20 minutos de anticipacin, en todas y cada una de las
veces que sea ocupado el escenario ya sea para inau
para las conferencias.
2. Revisar que todo el equipo y sus conexiones se encuentre en
al inicio de cada ponencia.
3. Reportar cualquier anomala o necesidad extraordinaria al Centro de Control.
4. El responsable de esta zona no deber abandonar su pu
exposicin.
5. Copiar todas las ponencias y presentaciones en la computadora que est
manejando, esto con el fin de realizar respaldos y poder elaborar las memorias del
Evento posteriormente.
6. Al trmino del evento el responsable deber entregar la totalida
manej.
7. El responsable deber mostrarse cordial y ameno con todos los que le soliciten
apoyo para su exposicin en escenario o foro
Esta rea requiere de cierto equipo ms especializado y de elementos especiales tales
como:
Computadoras.
Can.
presentaciones electrnicas que usualmente manejan como apoyo los conferencistas
Centro de Control acerca del desarrollo de la ponencia y
situaciones extraordinarias que se presenten.
El rea Tcnica es una zona de especial cuidado puesto que los tiempos entre
conferencia y conferencia se vern marcados con la efectividad de esta re
Los deberes y responsabilidades de sta rea son:
Estar puntualmente, con 20 minutos de anticipacin, en todas y cada una de las
veces que sea ocupado el escenario ya sea para inauguracin, clausura y sobre
Revisar que todo el equipo y sus conexiones se encuentre en ptimas
al inicio de cada ponencia.
Reportar cualquier anomala o necesidad extraordinaria al Centro de Control.
El responsable de esta zona no deber abandonar su puesto durante toda
Copiar todas las ponencias y presentaciones en la computadora que est
Al trmino del evento el responsable deber entregar la totalidad del equipo que
El responsable deber mostrarse cordial y ameno con todos los que le soliciten
apoyo para su exposicin en escenario o foro.
2011. 51
los conferencistas
Centro de Control acerca del desarrollo de la ponencia y
puesto que los tiempos entre
conferencia y conferencia se vern marcados con la efectividad de esta rea.
Estar puntualmente, con 20 minutos de anticipacin, en todas y cada una de las
guracin, clausura y sobre
ptimas condiciones
Reportar cualquier anomala o necesidad extraordinaria al Centro de Control.
esto durante toda la
Copiar todas las ponencias y presentaciones en la computadora que est
d del equipo que
El responsable deber mostrarse cordial y ameno con todos los que le soliciten

DVD.
Radios de comunicacin.
Plumones.
Multicontactos.
Extensiones.
Sealadores laser.
Lmparas de mano.
Botellas de agua.
Servilletas.
hojas blancas.
Lapiceros.
Lpices.

6.8. Puntos bsicos de Reglamento

Para ingresar a las conferencias y eventos,
otorga en el registro.
Se prohbe introducir alimentos y bebidas al recinto de las conferencias, as como
fumar dentro de la misma.
Para obtener el reconocimiento se debe tener el 80% de asistencia como mnimo.
No se permitir introducir
menos que sea en modo de vibrar.
Avisos.
El gafete que se otorga en el registro es para todo el
siendo intransferible.
Cualquier aclaracin o duda
que con todo gusto las resolvern.
Cualquier persona que sea sorprendida transfiriendo su gafete le ser retirado y
tendr que pasar a la oficina de registro para aclarar su situacin.

.
eglamento.
Para ingresar a las conferencias y eventos, es necesario portar el gafete que se
fumar dentro de la misma.
rmitir introducir telfonos celulares encendidos en las ponencias,
menos que sea en modo de vibrar.
El gafete que se otorga en el registro es para todo el evento academco y social,
Cualquier aclaracin o duda se deber plantear a los organizadores del
resolvern.
tendr que pasar a la oficina de registro para aclarar su situacin.
2011. 52
es necesario portar el gafete que se
telfonos celulares encendidos en las ponencias, al
academco y social,
plantear a los organizadores del evento

Objetivo: Medir si lo planeado fue realmente lo sucedido. Etapa de conclusiones y
retroalimentacin general.
Duracin: 2 das.
7.1. Solucin de contingencias.
Se atienden los eventos de emergencia
previsto.
7.2. Tabulacin y anlisis de encuestas.
Se evala el evento, basada en l
encuestas se debe incorporar en el reporte final y las memorias del evento.
7.3. Memorias del evento
Se recopila la informacin para ser difundida.
7.4. Evaluacin de los resultados de cada una de las coordinaciones.
Se comparan objetivos y metas planteadas en cada una de las organizaciones.
7.5. Cerrar la comprobacin en el departamento de Recursos Financieros.
Entregar facturas pendientes y las sumas de estas
7.6. Reporte financiero.
El coordinador de Finanzas, deber de e
para a su vez entregarlo al comit.
7.7. Integrar el reporte de actividades.
Este paso consiste en la elaboracin de un reporte general de las actividades del
evento.

7. ETAPA DE CIERRE

Medir si lo planeado fue realmente lo sucedido. Etapa de conclusiones y
Solucin de contingencias.
los eventos de emergencia, aquellos eventuales que estn fuera de lo
anlisis de encuestas.
Se evala el evento, basada en las encuestas de satisfaccin. El resultado de estas
Memorias del evento.
para ser difundida. Ya sea en una pgina Web, CD, etc.
Evaluacin de los resultados de cada una de las coordinaciones.
Cerrar la comprobacin en el departamento de Recursos Financieros.
endientes y las sumas de estas dando el total de gastos realizados
El coordinador de Finanzas, deber de entregar un reporte total al coordinador
para a su vez entregarlo al comit.
Integrar el reporte de actividades.
2011. 53
Medir si lo planeado fue realmente lo sucedido. Etapa de conclusiones y
, aquellos eventuales que estn fuera de lo
El resultado de estas
Ya sea en una pgina Web, CD, etc.
Evaluacin de los resultados de cada una de las coordinaciones.
Cerrar la comprobacin en el departamento de Recursos Financieros.
dando el total de gastos realizados.
ntregar un reporte total al coordinador general

7.8. Entrega de material.
Materiales y equipo rentado para operacin del evento.
7.9. Reunin de cierre con las autoridades de la Institucin.
Una vez que cada coordinador presenta su reporte y habindolo integrado en un
documento completo final, se procede a poner fecha
que conforman el comit local y/o nacional.
El comit debe ser invitado por escrito o en un oficio
asistencia.
Es importante entregar una copia del documento a presentar
integrantes del comit que asistan
hacrselo llegar.
Al finalizar es importante que cada
entregado, as mismo es igualmente importante en esta ltima reunin levantar una acta
con todo lo mencionado en la reunin, y especificar al final que se da por terminad
trabajos del evento, quedando el comit organizador sin ninguna deudo
conformidad.
Dentro de esta reunin se recomienda abordar primero el anlisis cuantitativo
(financiero, asistencia, gastos y otros) y posteriormente el anlisis cual
encuestas, logros en cuanto a vnculos, proyeccin
otros ms importantes segn el caso).


Materiales y equipo rentado para operacin del evento.
Reunin de cierre con las autoridades de la Institucin.
que cada coordinador presenta su reporte y habindolo integrado en un
se procede a poner fecha para una reunin con las personas
el comit local y/o nacional.
por escrito o en un oficio formal y se debe confirmar su
Es importante entregar una copia del documento a presentar a cada uno de los
del comit que asistan, en caso de no asistir alguno de ellos ser necesario
Al finalizar es importante que cada miembro del comit firme de recibido el documento
con todo lo mencionado en la reunin, y especificar al final que se da por terminad
quedando el comit organizador sin ninguna deudo
(financiero, asistencia, gastos y otros) y posteriormente el anlisis cualitativo (resultados de
encuestas, logros en cuanto a vnculos, proyeccin para la Asociacin o corporativo
ms importantes segn el caso).
2011. 54
que cada coordinador presenta su reporte y habindolo integrado en un
una reunin con las personas
formal y se debe confirmar su
cada uno de los
alguno de ellos ser necesario
firme de recibido el documento
con todo lo mencionado en la reunin, y especificar al final que se da por terminado los
quedando el comit organizador sin ninguna deudo, se firman de
itativo (resultados de
para la Asociacin o corporativo y

8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

Este proyecto servir para posicionar positivamente y
conforman el evento en cuestin.

El equilibrio, la buena organizacin y un compromiso total personal servirn para llevar a
buen fin el evento.

Cabe sealar que el presente proyecto
Convenciones de Michoacn, e
herramienta adecuada como apoyo en la organizacin y planeacin de eventos
relacionados al Turismo de Reuniones.

Hora y Da
Martes, 27 de marzo de 2012
17:00 a 19:00 Pre registro
19:00 a 21:00 Asamblea consejeros
21:00 a 23:00 Cena con Directores de Instituciones, asociaciones
o corporativos.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.
para posicionar positivamente y a nivel nacional, los gremios que
el evento en cuestin.
Cabe sealar que el presente proyecto es recomendacin de la Gerencia del B
Convenciones de Michoacn, el cual se elabor con el firme objetivo de contar con una
relacionados al Turismo de Reuniones.
9. ANEXOS

EJEMPLO
ESTRUCTURA DE PROGRAMA
CONGRESO NACIONAL
Actividad
Martes, 27 de marzo de 2012
Pre registro
Asamblea consejeros
Cena con Directores de Instituciones, asociaciones
o corporativos.
2011. 55
, los gremios que
es recomendacin de la Gerencia del Bur de
l cual se elabor con el firme objetivo de contar con una
Lugar

Cena con Directores de Instituciones, asociaciones

Mircoles, 28 de marzo de 2012
08:00 a 09:00 Registro de participantes
09:00 a 11:00 Conferencia Magistral.
11:00 a 11:30 Ceremonia de inauguracin.
11:30 a 11:45 Receso
11:45 a 12:45 Ponencia 1.
12:45 a 13:45 Ponencia 2
14:45 a 15:30 Comida
15:30 a 16:00 Traslados a los
16:00 a 19:00 Talleres varios
Taller 1 Taller 2
Lugar: Lugar:
19:00 a 21:00 Tiempo libre
21:00 a 23:00 Cocktail de bienvenida temtico
Jueves, 29 de marzo de 2012
08:00 a 09:00 Ponencia 3
09:00 a 11:00 Conferencia Magistral
11:00 a 11:15 Receso
11:15 a 12:15 Ponencia 4
12:15 a 13:15 Ponencia 5
Mircoles, 28 de marzo de 2012
Registro de participantes
Conferencia Magistral.
Ceremonia de inauguracin.
Ponencia 1.
Ponencia 2
Traslados a los talleres
Talleres varios
Taller 2 Taller 3
Lugar:
Tiempo libre
Cocktail de bienvenida temtico
Jueves, 29 de marzo de 2012
Ponencia 3
Conferencia Magistral
Ponencia 4
Ponencia 5
2011. 56

Taller 4
Lugar:


13:15 a 15:30 Comida
15:30 a 16:00 Traslados a los talleres
16:00 a 19:00 Talleres varios
Taller 5 Taller 6
Lugar: Lugar:
19:00 a 21:00 Tiempo libre
21:00 a 23:00 Cena Tradicional.
Viernes, 29 de marzo de 2012
08:00 a 09:00 Ponencia 6
09:00 a 11:00 Ponencia 7
11:00 a 11:15 Receso
11:15 a 12:15 Conferencia magistral
12:15 a 13:15 Clausura y entrega de reconocimientos.
13:15 a 15:30 Comida
15:30 en
adelante
Recorridos Tursticos a eleccin.
Libre Recorrido
1
Duracin:
Traslados a los talleres
Talleres varios
Taller 6 Taller 7
Lugar:
Tiempo libre
Cena Tradicional.
Viernes, 29 de marzo de 2012
Ponencia 6
Ponencia 7
Conferencia magistral
Clausura y entrega de reconocimientos.
Recorridos Tursticos a eleccin.
Recorrido Recorrido
2
Recorrido 3
Duracin: Duracin: Duracin:

2011. 57

Taller 8
Lugar:

Recorrido
4
Duracin:

Manual de Organización de Eventos. Buro de Convenciones de Michoacan 2011

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