Procedimiento para la autorizacin de tiempo extraordinario

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1 Objetivos

1.1 Establecer las actividades para el control y la unificacin de criterios en la asignacin
y el ejercicio del presupuesto autorizado para la cobertura de ausentismo y
programas especiales a travs de tiempo extraordinario, orientndolo hacia reas
prioritarias que requieran del recurso a fin de dar continuidad a los servicios
institucionales.

1.2 Garantizar a las y los trabajadores el pago correcto y oportuno del concepto, dentro
del marco presupuestal autorizado a las Unidades Normativas y Operativas.


2 Ambito de aplicacin

El presente procedimiento es de observancia obligatoria a las y los Responsables de
los Servicios de Personal en todas las Delegaciones y Unidades Normativas y
Operativas del sistema institucional.


3 Polticas

3.1 La actualizacin del presente documento, ser responsabilidad de la Coordinacin
de Gestin de Recursos Humanos; para tal efecto las Delegaciones y la Divisin de
Operacin de Nivel Central, podrn solicitar la aclaracin correspondiente o sugerir
cualquier modificacin al presente documento.

3.2 Las oficinas de Control de Fuerza de Trabajo, de Ejercicio Presupuestal y
Obligaciones, y la o el Responsable de Servicios al Personal en Oficinas Centrales
validarn en el mbito de su competencia los productos correspondientes al ejercicio
de tiempo extraordinario (concepto 37), conforme el Catlogo para la Generacin y
Distribucin de Productos.

3.3 El Departamento Delegacional de Personal y las Unidades Normativas y Operativas,
sern los responsables de vigilar el uso correcto de ste recurso, observando un
estricto cumplimiento de las polticas y actividades contempladas en el presente
documento, sin detrimento de la calidad en la prestacin de los servicios otorgados a
la poblacin derechohabiente.

3.4 El Departamento Delegacional de Personal, la o el Responsable de Servicios al
Personal en Oficinas Centrales efectuar peridicamente visitas de evaluacin y
apoyo a las Unidades Normativas y Operativas, para verificar el cumplimiento de la
normatividad vigente.





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3.5 En Unidades Normativas ser atribucin de la o el Jefe de Departamento
Administrativo o Coordinacin Administrativa autorizar el ejercicio del concepto 37, en
las Dependencias Delegacionales ser la o el Jefe del Departamento Delegacional de
Personal y en las Unidades Operativas ser la Directora o el Director Administrativo,
Subdirectora o Subdirector Administrativo, Administradora o Administrador y/o Jefa o
Jefe de Personal.

3.6 La validacin y autorizacin de la Solicitud de Autorizacin de Conceptos
Extraordinarios, referente al concepto 37 tiempo extraordinario deber efectuarse por
las y los Jefes de los Departamentos Administrativos o Coordinaciones Administrativas
en Unidades Normativas, en Sede Delegacional por la o el Jefe de Departamento
Delegacional de Personal y en Unidades Operativas por la Directora o el Director
Administrativo, Subdirectora o Subdirector Administrativo, Administradora o
Administrador y/o Jefa o Jefe de Personal.

3.7 El ejercicio del tiempo extraordinario (concepto 37), invariablemente deber
circunscribirse a los marcos autorizados, tanto en trminos de plazas como de
importes. En programas especiales al monto indicado en la autorizacin.

3.8 El ejercicio de este concepto podr autorizarse a personal con tipo de contratacin 01
Confianza, 02 Base, 03 Temporal y 08 Sustituto.

3.9 El concepto 37 nicamente se podr ejercer en diferentes Unidades dentro de la
misma Delegacin.

3.10 El ejercicio de concepto 37 nicamente se autorizar por los siguientes motivos de
cobertura:

Plaza Vacante, cuando no existan candidatos en la Bolsa de Trabajo Delegacional.

En plazas en las que se presente ausentismo menor a cuatro das.

Programas especiales autorizados por los rganos normativos y la Coordinacin de
Gestin de Recursos Humanos.

3.11 La o el trabajador que presente ausentismo (vacaciones, licencia, beca, falta
injustificada) no se le autorizar laborar tiempo extraordinario.

3.12 El ejercicio de concepto 37 no deber exceder de nueve horas semanales y hasta un
mximo de 20 horas quincenales, con excepcin de lo dispuesto en el artculo 24 del
Reglamento Interior de Trabajo inserto en el Contrato Colectivo de Trabajo.






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3.13 El ejercicio de concepto 37 en Unidades Normativas no deber exceder las 10 horas
quincenales.

3.14 Se autorizar el ejercicio de ste concepto a las y los trabajadores de contratacin
Confianza y Temporal hasta nivel salarial 41.

3.15 El ejercicio de tiempo extraordinario deber realizarse en horario diferente al que
labora normalmente la o el trabajador.

3.16 Las y los trabajadores que laboren concepto 37 en Unidad Normativa u Operativa
distinta a la de su adscripcin, debern ejercerlo una hora despus del trmino de su
jornada normal de labores, registrando el tiempo extraordinario en tarjeta de control de
asistencia elaborada por la Unidad Normativa u Operativa que lo autoriza.

3.17 Las y los trabajadores que laboren concepto 37 en la misma Unidad Normativa u
Operativa, debern ejercerlo una hora despus de concluir su jornada normal de
labores, registrando el tiempo extraordinario en su propia tarjeta de A. P. S.

3.18 No se podr ejercer este concepto para incrementar la plantilla autorizada.

3.19 El tiempo utilizado por las y los representantes sindicales para efectuar su actividad
sindical, no ser sujeto de cobertura por este concepto.

3.20 La o el Responsable de los Servicios de Personal en Oficinas Centrales,
Delegaciones, y Unidades Normativas y Operativas, vigilarn la inclusin correcta y
oportuna del reporte de pago de este concepto.

4 Definiciones

Para efectos del presente procedimiento se entender por:

4.1 A.P.S.: Reporte o tarjeta para el registro de asistencia, puntualidad y sustituciones.

4.2 reas prioritarias: Aquellas que se proporcionan para la atencin directa a la
poblacin derechohabiente y que requieren de cobertura contina para el
otorgamiento de los servicios institucionales.

4.3 catlogo para la generacin y distribucin de productos: Diversos informes que
emite el Sistema Integral de Administracin de Personal (SIAP), como resultado del
proceso quincenal de la Nmina de personal.

4.4 IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social.





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4.5 marco presupuestal: Asignacin del presupuesto tanto en plazas como en importes,
para su ejercicio en un tiempo determinado.

4.6 plazas sobrantes: Plazas de estructura u Operativas que exceden a la plantilla de
personal autorizada a cada dependencia.

4.7 programas especiales: Conjunto de actividades que se desempean de manera
temporal y que requieren de contratacin de recursos humanos en jornadas
adicionales a los programas establecidos.

4.8 SIAP: Sistema Integral de Administracin de Personal

4.9 tiempo extraordinario: Al tiempo que exceda los lmites de la jornada diaria
contratada.

4.10 Unidad Normativa: Dependencia del IMSS que tiene como algunas de sus principales
funciones sustantivas, las de determinar, difundir, asesorar y dar seguimiento de
disposiciones Normativas en el mbito de su competencia, as como de las
actividades inherentes, para el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.

4.11 Unidad Operativa: Dependencia del IMSS a travs de la cual se proporcionan los
servicios de Seguridad Social a la poblacin derechohabiente. Para efectos del
presente, tambin se considerar al rea que controla los recursos humanos de la
sede delegacional como una Unidad operativa; toda vez que en materia de personal
realizan las mismas actividades.




5.- Procedimiento para la autorizacin de tiempo extraordinario

Responsable Actividad
Documentos
involucrados

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Jefa o Jefe de
Servicio en Unidad
Operativa o Unidad
Normativa

1

Elabora y enva en original y copia la
Solicitud de Autorizacin de
Conceptos Extraordinarios clave
7110-009-006 (anexo 1).

Solicitud de
Autorizacin de
Conceptos
Extraordinarios
1A11-009-006

La o el Responsable
de los Servicios de
Personal en la
Unidad Normativa

La o el Responsable
de los Servicios de
Personal en la
Unidad Operativa

2 Recibe del servicio correspondiente,
en original y copia la Solicitud de
Autorizacin de Conceptos
Extraordinarios clave 1A11-009-006
(anexo 1) y verifica que cumpla con los
siguientes requisitos:

a Exista disponibilidad presupuestal en
el concepto 37 Tiempo Extraordinario.

b En ausentismo menor a cuatro das,
que sea de servicio y categora de
atencin directa al derechohabiente.

c En plaza vacante, que sea de
categora prioritaria de atencin
directa al derechohabiente, adscrita a
servicio sustantivo, y que no cuente
con candidatos de esa categora en
la bolsa de trabajo delegacional.

d Que en caso de ser por programa
especial, exista documento de
autorizacin para ejercer el concepto
por los rganos normativos y la
Coordinacin de Gestin de Recursos
Humanos.
e Que en caso de ser Unidad
Operativa u oficinas delegacionales el
nmero de horas solicitadas no sea
superior a nueve horas semanales y
hasta un mximo de 20 quincenales o
40 quincenales en casa de mquinas
y servicio de urgencias.


Solicitud de
Autorizacin de
Conceptos
Extraordinarios
1A11-009-006




Responsable
Actividad
Documentos
involucrados

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f Que en caso de ser Unidad
Normativa el nmero de horas
solicitadas no sea superior a 10
quincenales.
g Que las y los trabajadores de
confianza y temporales no ostenten
categora superior al nivel 41.

h Que las y los trabajadores estn
adscritos al mbito delegacional de la
Unidad Normativa u Operativa.

i Que no se ejerza para incrementar la
plantilla autorizada.

La o el Responsable
de los Servicios de
Personal en la Unidad
Normativa.
La o el Responsable
de los Servicios de
Personal en la Unidad
Operativa.


3 Analiza y determina lo procedente.
No cumple requisitos
4 En el caso de que la solicitud de
autorizacin de conceptos
extraordinarios no cumpla con los
requisitos elabora en original y copia
memorndum de improcedencia
explicando los motivos del rechazo y
entrega el original al servicio
correspondiente y obtiene acuse de
recibo en la copia del mismo.

Memorndum


5 Archiva la copia del memorndum. Memorndum
Jefa o Jefe de Servicio
en Unidad Operativa o
Unidad Normativa

6 Recibe memorndum informando la
improcedencia de los casos solicitados
as como el motivo del rechazo.

Memorndum




Responsable
Actividad
Documentos
involucrados

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Si cumple con los requisitos



La o el Responsable
de los Servicios de
Personal en la Unidad
Normativa.

La o el Responsable
de los Servicios de
Personal en la Unidad
Operativa

7 En el supuesto de que al menos un
caso de los contenidos en la solicitud
de conceptos extraordinarios cumpla
con los requisitos, rubrica el original de
la Solicitud de Autorizacin de
Conceptos Extraordinarios clave 1A11-
009-006 (anexo 1) cancelando los
renglones improcedentes y obtiene
firma de autorizacin de la o el Jefe de
la Unidad Normativa u Operativa.




Solicitud de
Autorizacin de
Conceptos
Extraordinarios
1A11-009-006


















8







9
Registra autorizacin en la tarjeta de
asistencia clave 320 005 3514 00 01
(anexo 2).





Comunica autorizacin a travs de
memorndum anexando la solicitud de
autorizacin de conceptos
extraordinarios clave1A11-009-006
para su archivo al servicio
correspondiente. (anexo 1).
Solicitud de
Autorizacin de
Conceptos
Extraordinarios
1A11-009-006
Tarjeta de
Asistencia

Memorndum
Solicitud de
Autorizacin de
Conceptos
Extraordinarios
1A11-009-006

La o el Jefe de
Servicios en la Unidad
Operativa o Normativa

10 Recibe la Solicitud de Autorizacin de
Conceptos Extraordinarios clave 1A11-
003-006 (anexo 1).

11. Archiva Solicitud de Autorizacin de
Conceptos Extraordinarios clave 1A11-
003-006 (anexo 1).
Solicitud de
Autorizacin de
Conceptos
Extraordinarios
1A11-009-006


FIN DEL PROCEDIMIENTO




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6.- Diagrama de Flujo del procedimiento para autorizacin de tiempo extraordinario






o-c
1A11-009-006
o-c
1A11-009-006
Memorndum
Tarjeta de
Asistencia
o-c
1A11-009-006
Memorndum
o-c
Memorndum
o-c
1A11-009-006
10
Jefe/a de Servicios, Unidad Normativa u
operativa
INICIO
o-c
1A11-009-006
Elabora y enva

Recibe y verifica
Analiza y Determina
procedencia
cumple
requisito?

1
5
4
3
2
Elabora,
entrega y
Recibe
informe
Rubrica y obtiene
firma de
Responsable de los servicios de personal en las
unidades Normativas/ Unidad operativa
NO SI
Jefe/a de Servicios, Unidad Normativa u
operativa
6
7

Registra
8

Comunica
9
Jefe/a de Servicios, Unidad Normativa u
operativa
Recibe
FIN
Memorndum
11



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Relacin de documentos que intervienen en el procedimiento para la autorizacin de
tiempo extraordinario

Codificacin Ttulo del documento Observaciones
1A11-009-006
Solicitud de Autorizacin de Conceptos
Extraordinarios
Anexo 1
320 005 3514 00 01
APS-02
Tarjeta de Asistencia































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Clave: 1A11- 003- 005

ANEXO 1
SOLICITUD DE AUTORIZACIN DE CONCEPTOS EXTRAORDINARIOS








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SOLICITUD DE CONCEPTOS EXTRAORDINARIOS

SOLICITUD DE CONCEPTOS EXTRAORDINARIOS


DELEGACIN

DEPARTAMENTO DELEGACIONAL DE PERSONAL



35 A GUARDIAS ( )
NO FESTIVAS


37 TIEMPO
EXTRAORDINARIO ( )

NOMBRE DE LA UNIDAD O DEPENDENCIA

SERVICIO SOLICITANTE

FECHA DE
SOLICITUD

DATOS DE LA O EL TRABAJADOR
MATRICULA NOMBRE
CATEGORA Y
JORNADA
BASE
QUINCENAL
MOTIVO
COBERTURA
PERIODO
NUM.
HORAS
DIARIAS
NUM.
DIAS
TOTAL
HORAS
IMPORTE









REA DE PERSONAL

OBSERVACIONES:






FIRMA DE LA O EL JEFE DE
SERVICIO
AUTORIZACIN DE LA O EL JEFE
DEPENDENCIA SELLO ACUSE DE RECIBO
1A11-009-006



















4 5 6
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
17
18
19
20
2
3
1







3 de 5
Clave: 1A11- 003- 005

INSTRUCTIVO DE LLENADO


No DATO ANOTAR
1 DELEGACIN. La clave y nombre del IMSS, que corresponda.
2 35A GUARDIAS (NO
FESTIVAS).
Una X dentro del parntesis si la (s) cobertura
(s) ser (n) a travs del concepto 35A.
Nota:
Cuando se indica el ejercicio de concepto 35A no podr
indicarse tambin el ejercicio de concepto 37 (debern
elaborarse por separado las solicitudes de concepto 35A
y las de concepto 37).
3 37 TIEMPO
EXTRAORDINARIO.
Una X dentro del parntesis si la (s) cobertura
(s) ser (n) a travs del concepto 37.


Nota:
Cuando se indica el ejercicio de concepto 37 no podr
indicarse tambin el ejercicio de concepto 35A (debern
elaborarse por separado las solicitudes de concepto 37 y
las de concepto 35A).


4 NOMBRE DE LA UNIDAD. El nombre de la Unidad Normativa u Operativa
donde se ubica el servicio solicitante.

5 SERVICIO SOLICITANTE. El nombre del servicio que requisita la Solicitud
de Autorizacin de Conceptos Extraordinarios.

6 FECHA DE SOLICITUD. El da, mes y ao cuando se requisita el
formato de la siguiente manera:

Da: de 01 a 31.
Mes: de 01 a 12
Ao: los cuatro dgitos del ao.

7 MATRCULA DE LA O EL
TRABAJADOR.
La clave numrica e individual con que se
identifica en el sistema a la o el trabajador que
ejercer el concepto correspondiente

8 NOMBRE DE LA O EL
TRABAJADOR.
El apellido paterno, apellido materno y nombre
(s) de la o el trabajador que ejercer el
concepto correspondiente

9 CATEGORA Y JORNADA DE
LA O EL TRABAJADOR
El nombre de la categora y jornada de la o el
trabajador que ejercer el concepto
correspondiente.








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Clave: 1A11- 003- 005

No DATO ANOTAR
10 BASE QUINCENAL DE LA O EL
TRABAJADOR.
El importe de la Base Quincenal se determinara
con base a la mecnica de clculo para el pago
del tiempo extraordinario del Sistema SIAP:

Sueldo ms conceptos 011, 016, 020, 022,
023, 050, 54, 057, 058, 061, 063, 001, 002 con
vencimiento temporal o permanente, entre
15, entre jornada, por 2 por horas y decimas
reportadas.

11 MOTIVO DE COBERTURA. El motivo de cobertura autorizado en la
normatividad vigente.

12 PERIDO. Las fechas de inicio y trmino de la cobertura.

13 NMERO DE HORAS DIARIAS. El nmero de horas diarias programadas que
laborar la o el trabajador para ejercer el
concepto correspondiente.

14 NMERO DE DAS. El nmero de das programados que laborar la
o el trabajador para ejercer el concepto
correspondiente.


15 TOTAL DE HORAS. El resultado de multiplicar las horas diarias
(columna 13) por el nmero de das (columna
14).
16 IMPORTE. (base quincenal X total de horas)
30 X jornada (horas-dcimas)

Que conforme los datos de las columnas sera
de la siguiente manera:


__ (dato 10) X (dato 15)________
30 X (dato 9 respecto de jornada en hor-dec)



ejemplo:


Base quincenal = $ 15108.00
Total de horas = 16
Jornada = 80 (8.00 horas-dcimas)

15108 X 16
= $ 1007.20
30 x 8.00








5 de 5
Clave: 1A11- 003- 005

17 OBSERVACIONES. Informacin adicional que se considere
conveniente.

18 FIRMA DE LA O EL JEFE DE
SERVICIO.
La firma autgrafa de la o el Jefe de Servicio
que solicita el ejercicio del concepto
extraordinario correspondiente.

19 AUTORIZACIN DE LA O EL
JEFE DEPENDENCIA.
La firma autgrafa de la o el Jefe de la
Dependencia que autoriza el ejercicio del
concepto extraordinario correspondiente.

20 SELLO ACUSE DE RECIBO. Espacio destinado para insertar sello de acuse
de recibo del rea de personal en Unidad
Normativa u Operativa.