Manual de Usuario SIAGIE 3-Parte 2 de 3

Manual de usuario SIAGIE 3 2012
77 Oficina de Informtica - MINEDU

16. Envo de mensajes

La secuencia de ingreso es la siguiente:
Administracin IE -> Envo de mensajes.

Es posible intercambiar mensajes con otros usuarios, Instituciones Educativas, Instancias
de Gestin educativa local, etc. desde el SIAGIE. Para ello puede ingresar a la opcin de
Envo de Mensajes tras lo cual se mostrar una pantalla similar a la siguiente:

a. Agregar mensaje.- Para crear un nuevo mensaje, hacer clic al botn Agregar y se
muestra al usuario una ventana similar a la siguiente:



Los datos que se registran en los mensajes creados son:
ID Mensaje Identificador del mensaje.
Asunto Es un breve resumen del contenido del mensaje.
Mensaje Es el cuerpo del mensaje. Es posible incluir texto
formateado
Adjunto Es posible agregar al mensaje un archivo adjunto
que previamente existe almacenado.
Ubicacin Permite al usuario configurar la ubicacin del
mensaje en la ventana del destinatario.
Las opciones disponibles son:
rea de trabajo: El mensaje ser visualizado en el
rea de trabajo del destinatario.

Splash: El mensaje ser visualizado cada vez que
el usuario destinatario ingrese al sistema.
Persistencia Es posible configurar tambin el tiempo que el
usuario desea que el mensaje sea visto por los
usuarios destinatarios. Este valor depende del
contenido y de la importancia del mensaje. Los
valores posibles son:
Una sola vez: El mensaje se mostrar una sola
vez.
Hasta desactivar: El mensaje se mostrar hasta
que el destinatario indique la desactivacin.
Destinatarios Es la lista de los destinatarios a quienes deseamos
que se remita el mensaje que estamos creando.
Para ello es posible seleccionar a un conjunto de
contactos dentro del sistema.
Para incluir a los destinatarios se debe pulsar el
botn Buscar Destinatarios

Bsqueda de destinatarios.
Al pulsar el botn de bsqueda de destinatarios, el SIAGIE mostrar la ventana que
permite la inclusin de los usuarios del sistema a quienes se desea remitir el mensaje
que viene siendo creado. En ese momento se mostrar una ventana similar a la
siguiente:
Aqu se muestra el aviso
de la presencia del
mensaje.


Los campos de esta ventana son los siguientes:
Alcance Identifica el grupo de usuarios a quienes se le va a
enviar el mensaje. Puede ser:
Individual: Significa que el mensaje ser enviado a
un destinatario (usuario del sistema especfico).
Los otros: (IE, UGEL, DRE, OFICINA, CEM,
OFICINA INSTITUCIONAL): Significa que el
mensaje ser enviado a todos los usuarios de una
de estas dependencias.
Criterio Es un criterio de bsqueda que permite filtrar ya
sea por cdigo o nombre.
Dato Es una cadena de caracteres que permite filtrar

Por ejemplo, un nuevo mensaje puede tener la siguiente forma:

Cuando la elaboracin de un mensaje ha culminado, entonces el usuario procede a
grabarlo y posteriormente a enviarlo.
Cuando se pulsa el botn de Slo grabar es posible modificar el mensaje
posteriormente. En cambio, si se pulsa el botn de Grabar y enviar, entonces el
Note que es posible
definir un alcance
diferente para cada
mensaje.
Use este cono para
enviar el mensaje.
Note que es posible
modificar el formato del
mensaje a travs de este
grupo de herramientas.


mensaje es enviado inmediatamente. Luego de pulsar alguno de estos dos botones,
se muestra el mensaje en la lista inicial de mensajes emitidos.

Mientras el mensaje no sea enviado puede ser eliminado. Pulsando el cono se
realiza el envo del mensaje luego de confirmar la siguiente ventana:

Una vez enviado el mensaje, el sistema muestra una ventana similar a la siguiente:

b. Visualizar mensajes:
Cuando un usuario ingresa al sistema, en la parte superior derecha del rea de
trabajo se le muestra un aviso de la presencia de mensaje, siempre y cuando el
mensaje se haya configurado con la Ubicacin para reas de trabajo.
Un mensaje pendiente significa que no ha sido ledo. El mensaje completo es similar
al siguiente:

Para visualizar el contenido del mensaje, es necesario dar clic sobre el mismo.
Entonces, la ventana se mostrar de la siguiente manera:

Esta es la lista de
mensajes pendientes de
lectura.
Haciendo clic ac se va
a poder descargar el
archivo adjunto.


17. Solicitud de creacin de talleres

Los talleres son cursos impartidos en las instituciones educativas durante un ao
acadmico a todas las secciones de un grado como un complemento muy importante en el
proceso de enseanza impartido.
Cada institucin educativa puede solicitar la creacin de talleres a travs del sistema
SIAGIE los talleres que considere necesarios. Con la intencin de uniformizar los nombres
y criterios se necesita una aprobacin de la solicitud del taller por parte de la instancia
educativa correspondiente a la IE.
Para definir un taller se requiere la siguiente informacin:
- El nombre del taller.
- Los criterios de evaluacin del taller.
- Los grados a los que est dirigido el taller.
Ante la creacin de un taller, la institucin educativa debe saber que el taller solicitado,
una vez aprobado, ser puesto a disposicin de todas las instituciones educativas a nivel
nacional para que pueda ser utilizado en estas ltimas o lo tomen como base para
creacin de nuevos talleres.
Esta opcin permite gestionar las solicitudes de creacin de taller, llevando un control de
las solicitudes realizadas y haciendo participar en el procedimiento a la instancia de
gestin educativa local, quien visa y aprueba la creacin del taller.
Solicitud de creacin del taller
Al ingresar a esta opcin, inicialmente no se muestra informacin alguna. Si ya existieran
datos, el usuario proceder a buscar las solicitudes de creacin de talleres generados por
la institucin educativa en el ao acadmico en curso.

a. Registrar la solicitud de creacin de talleres.
Al hacer clic al botn Nuevo, aparece una ventana que permite registrar una nueva
solicitud de creacin de taller, similar a la siguiente ventana:
Inicialmente no se
visualizan solicitudes
registradas.


Los datos que se solicitan son:
N de Solicitud de
Rectificacin
Es un nmero autogenerado por el sistema. Es
correlativo a la IE durante un ao acadmico.
Fecha de solicitud Es la fecha que se ha generado la solicitud
oficialmente.
Doc. referencia Es un breve descriptivo o documento de referencia que
justifica la creacin del taller en la institucin educativa.
Es recomendable que ante los documentos que se
hacen referencia deba existir alguno que mencione que
no existen talleres registrados en el sistema similares
al que se desea incorporar.
Diseo curricular Es el diseo curricular vigente en el ao acadmico en
curso.
Detalle Es un sustento para la creacin del taller.
Taller base Si no se indica (es decir, el valor es Ninguno) entonces
se est manifestando que el taller que se est
solicitando no tiene ninguno similar previamente
registrado en el sistema.
Si el usuario indica algn taller, significa que el taller
siendo solicitado difiere solo en los criterios de
evaluacin. Esto se hace con el fin de mantener la
uniformidad del nombre.
Nuevo taller Solo es posible ingresar el nombre del taller cuando no
se ha indicado un taller base.
Grados Son los grados del nivel acadmico a los que se
ofrecer el taller. Se recomienda que se activen todos
los grados, de esta manera, las instituciones educativas
que deseen aplicar este taller podrn determinar los
grados que corresponda.

Al hacer clic en el botn Grabar se tiene que se ha almacenado una nueva solicitud y el
estado inicial de la misma es Generada. En los siguientes pasos se indicar el proceso de
gestin de esta solicitud. El resultado puede ser similar al siguiente:


Note que cuando una solicitud se encuentra en el estado Generada, entonces puede
eliminarse en cualquier momento, por lo que el cono de eliminacin est activo:
Para seguir modificando los datos de la solicitud debe hacer clic al botn Modificar.
b. Registro de criterios de evaluacin
El siguiente paso es ir registrando los criterios de evaluacin que sern agregados desde
la parte inferior del formulario, para ello debe habilitarse el botn Habilitar Registro de
Asignatura.. Es importante indicar que los criterios de evaluacin que se determinen en
una solicitud aplicarn para todos los grados previamente seleccionados.
Entonces, la ventana queda de la siguiente manera:

Para agregar un nuevo criterio de evaluacin se debe hacer clic en el botn Crear criterio,
con lo que se muestra la ventana siguiente:
Es posible eliminar una
solicitud generada
antes de ser remitida.
Este sector de la
ventana queda como
activada.
Este sector de la
ventana queda como
desactivada.
Use este botn para
mostrar (+) u ocultar (-)
el detalle de la solicitud.


Luego de presionar el botn Confirmar, los valores que se van ingresando aparecern en
la lista del formulario de la solicitud.

Cuando el registro de los criterios haya culminado deber presionar el botn Grabar, tras
lo cual se ha obtenido una solicitud similar a la siguiente:

c. Registro de solicitud de creacin de talleres con taller base.
Para el caso en que se tome un taller base, entonces ello significa que los criterios que se
registren para este nuevo taller pueden ser obtenidos del primero. Por ejemplo, el
siguiente formulario tiene un taller base.


Para agregar criterios de evaluacin a la solicitud con taller base asociado, se puede
realizar de las siguientes maneras o en una combinacin de ellas:
Asociando uno o ms criterios de evaluacin del taller base: Para ello es necesario
elegir el grado y luego presionar el botn Agregar existente. Aparecer entonces la
siguiente ventana:

Cuando se hayan seleccionado los criterios de evaluacin requeridos, entonces se
mostrar la ventana principal de esta forma:

Ingresando uno a uno los criterios de evaluacin, como si se tratara de una solicitud
sin taller base, lo cual ya fue descrito en este mismo acpite algunas lneas arriba.

d. Remitir solicitud de creacin de talleres.
Para remitir una solicitud, debe pulsarse el botn Remitir, tras lo cual aparece la siguiente
ventana:

Cuando se ha seleccionado un
taller base, entonces es posible
seleccionar alguno de sus
criterios de evaluacin (de
acuerdo al grado).
El dato de la procedencia se
refiere al cdigo de criterio de
evaluacin original en el taller
base.


Una vez que se confirma la remisin, la solicitud no puede ser modificada por el usuario y
el control de la misma pasa a manos del responsable de la instancia de gestin educativa
local, para su revisin y correspondiente aprobacin.
e. Tratamiento de las solicitudes de creacin de talleres aprobadas.
Una vez aprobada la solicitud, recin es posible manejar el registro de notas en el taller
aprobado en la institucin educativa y es posible ingresar notas, procesarlas, emitir las
boletas, etc.
Cuando una solicitud es aprobada no puede ser modificada y ahora se puede utilizar el
taller como parte de las reas impartidas:

Si se consulta las reas asociadas a grados y secciones, tiene que aparece el taller
solicitado

Note que ya aparece el taller
solicitado. Puede ser eliminado


18. Programacin de talleres

Esta opcin permite registrar los talleres de la institucin educativa en un ao escolar.
Estos talleres tienen la caracterstica de ser electivos por los estudiantes, es decir, un
estudiante puede seleccionar uno o ms de los talleres ofertados por la institucin
educativa.
Para el sistema, los talleres electivos tienen un tratamiento similar que los talleres
convencionales, con la diferencia que los estudiantes seleccionan el taller al que desean
asistir.
La programacin de talleres tiene las siguientes caractersticas:
a. Estn asociados a un taller previamente seleccionado para un grado de estudios en la
institucin educativa. Estudiantes de diferentes secciones en un mismo grado pueden
llevar un mismo taller.

b. La institucin educativa debe estar preparada para funcionar con talleres electivos,
para ello se debe ingresar a la opcin de Datos generales de la Institucin Educativa:

Regresando a la opcin de Programacin de Talleres, al ingresar a esta opcin el sistema
muestra la lista de los talleres que se han registrado en la institucin educativa para el ao
escolar en curso. Por ejemplo:
Esta I.E. se maneja con
talleres seleccionables.


Agregar una nueva programacin de taller.
Al agregar un taller se solicita el registro de los siguientes datos en el formulario:

El detalle de los campos a ser registrados se muestra a continuacin.
ID Es el identificador de la programacin de taller.
Es un nmero correlativo en todo el ao escolar.
Diseo curricular Indica el diseo curricular activo para la I.E.
Nivel educativo Indica el nivel educativo de la I.E.
Grado Se debe ingresar el grado a donde est dirigido el
taller.
Taller Viene a ser un rea definida como selectiva y que
se ha configurado para el grado previamente
registrado.
Aula Es el aula de la institucin educativa donde se
dictar el taller.
Solo es posible
eliminar una
programacin de taller
siempre que no
existan estudiantes
asociados.



Texto Es el texto de detalle del contenido del taller. Es
un dato referencial.
Periodos Aqu se indican los periodos en los que son
dictados los talleres en el ao acadmico. Los
periodo pueden no ser consecutivos y el
estudiante debe asistir y ser calificado por
periodos (siempre y cuando la institucin
educativa ingrese calificaciones por periodos).
El sistema validar que al menos un periodo
quede marcado, de esta manera el sistema se
asegura que los estudiantes que llevan el taller
tengan sus notas para el periodo.
Tambin al desmarcar un periodo, el sistema
verifica que no existan notas registradas, de lo
contrario se muestra un mensaje:

Modificar una programacin de taller
Haciendo clic sobre el ID del listado del taller, es posible modificar los datos de la
programacin del taller.
El botn Grabar graba todos
la informacin del formulario,
incluyendo los periodos que
programados por taller
electivo.
Siempre debe existir
al menos un taller.
Marcando este check se
marca y desmarca los
periodos del ao en la IE.
Estos son los periodos de la
IE en el ao escolar.


Tenga en cuenta que al desmarcar un periodo para una programacin de taller, el sistema
valida si existen notas asociadas a los estudiantes que estn llevando dicho taller en el
periodo siendo desmarcado.
Listar las programaciones de taller
Pulsando el botn Imprimir se muestra el reporte de todos los talleres programados y los
estudiantes matriculados.



19. Registro de estudiantes

Estudiantes -> Registro de estudiantes.

Esta opcin permite realizar el registro de estudiantes para la IE del usuario. La ventana
principal se muestra de la siguiente manera:

Los indicadores de secuencia muestran la secuencia de pasos que el usuario debe
completar para registrar un estudiante. Algunos de estos pasos son opcionales y pueden
actualizarse en cualquier momento. Este indicador tiene las siguientes caractersticas:

Datos de la institucin
educativa.
Permite regresar siempre
a la opcin de identificar
al estudiante.
Indicadores de
secuencia.
Botn que permite
avanzar a la siguiente
actividad.
Se indica el ao escolar
con el que se est
trabajando.


Los semforos tienen diferentes colores. El significado de los mismos es como sigue:
Color Significado
Rojo No es posible ingresar al formulario.
Verde El ingreso de datos est completo. Es posible ingresar al formulario.
Amarillo El ingreso de datos no est completo. Es posible ingresar al formulario.

a. Estudiante > Identificar
Es el primer formulario que se muestra al ingresar a esta opcin y permite identificar y
ubicar un estudiante ya sea por el cdigo de estudiante, documento de identidad o
apellidos y nombres.

Al ingresar el Cdigo del Estudiante y hacer clic al botn Siguiente, el sistema validar si el
estudiante est registrado en el SIAGIE, si es as mostrar el siguiente mensaje:

De lo contrario, presentar el siguiente mensaje:

Accede a la seccin
de bsqueda de
estudiantes.
Este es el grupo de
informacin de la
matrcula que es
solicitada.
Formularios de registro de
informacin asociada al
estudiante.


b. Estudiante > Principal
Mediante este formulario muestra y permite registrar los datos principales del estudiante.

Los datos que se registran en este formulario son los siguientes:
Cdigo Estudiante Identificador nico del estudiante dentro del sistema educativo
nacional.
Posee apellidos Se refiere a si el estudiante tiene (o no tiene) los apellidos paterno
y/o materno.

Apellido Paterno Apellido paterno del estudiante. Tenga en cuenta que para efecto
de los formatos oficiales lo que se ingrese en este campo ser
presentado en letras maysculas. Esto aplica tambin para el
apellido materno.
Apellido Materno Apellido materno del estudiante.
Nombres Nombre completo del estudiante. Tenga en cuenta que para
efectos de la presentacin de los formatos oficiales (por ejemplo
nmina de matrcula) la presentacin de este campo es siempre:
La primera letra con mayscula y las siguientes con
minsculas.
Sin embargo como excepcin a esta regla y solo en la
presentacin de los formatos oficiales se considera que los
nombres que lleven las palabra compuestas del y de los sern
presentados tal como se encuentra registrado en el sistema. Por
ejemplo:
Mara Del Carmen, Mara del Carmen, Flor De Los Angeles, Flor
de los ngeles, etc.
Sexo Gnero masculino (Hombre) o femenino (Mujer)
Estado Civil Condicin del estudiante:

Cargar imagen (del
estudiante)
Imagen del estudiante. Debe pesar menos de 500 Kb. y ser de los
formatos .jpg, .bmp.


Hacer clic en el botn Cargar Foto y aparecer una solicitud de
ingreso de la ubicacin del archivo donde se encuentra la
fotografa del estudiante (ruta imagen):

Pulsando el botn Examinar, el usuario debe ubicar el archivo en
alguna carpeta de su estacin de trabajo, luego al pulsar el botn
Grabar, se muestra la foto del estudiante.
Datos de nacimiento
Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento
Pas Nacimiento Pas de origen del estudiante
Ubigeo INEI Cdigo de ubicacin geogrfica del distrito de nacimiento del
Instituto Nacional de Estadstica e Informtica. Se activa siempre
y cuando el pas de nacimiento es Per.
Reniec Cdigo de ubicacin geogrfica del distrito de nacimiento del
Registro Nacional de Identidad y Estado Civil.

Mediante esta opcin es posible buscar una ubicacin geogrfica
por departamento, provincia o distrito. El usuario tendr que
ingresar el nombre del lugar donde naci el estudiante y presionar
el botn Buscar Ubigeo, luego seleccionar un registro indicando
clic en el icono Check.
Luego se actualizan tanto el Ubigeo INEI y RENIEC
respectivamente, as como tambin se muestra el nombre del
departamento, provincia y distrito.

Otros datos
Lengua maternal Lengua por parte de madre (seleccionar de la lista).
Segunda lengua Segunda lengua que domina (seleccionar de la lista).



Una vez finalizado el registro de los datos del presente formulario, hacer clic en el botn
Grabar, se mostrar un mensaje de confirmacin al usuario similar al siguiente:

Luego de confirmar, los datos del presente formulario quedarn grabados en el sistema.
Luego deber indicar el botn Siguiente para pasar al formulario Domicilio.
Si el estudiante ya fue registrado previamente, puede hacer clic en el botn Modificar para
que el sistema le permita la actualizacin de los datos. Luego hacer clic en botn Grabar
para guardar los cambios.
c. Estudiante > Domicilio
Mediante este formulario se ingresan o modifican los datos de los diferentes domicilios del
estudiante durante su paso por el sistema educativo.

Los datos que se registran en este formulario son:
Ao Ao desde cuando el estudiante ocupa la residencia que es
registrada.
Direccin Detalle de la direccin del domicilio del estudiante. Es un
dato obligatorio
Lugar Lugar de domicilio (o referencia)
Telfono Telfono de domicilio
Lugar Residencia Ubicacin geogrfica del domicilio del estudiante. Utilizar el
mismo procedimiento para el registro del ubigeo descrito en
el formulario principal

Una vez registrados estos datos, se debe pulsar el botn Grabar con lo que se va a ir
actualizando la lista que aparece en la parte inferior del formulario. As:



d. Estudiante > Laboral
Mediante este formulario se ingresan los datos de las diferentes actividades laborales del
estudiante durante su paso por el sistema educativo.

Ao Ao de inicio de labores.
Edad Edad correspondiente al ao de labores. El sistema
valida que la edad corresponda al ao registrado antes
y en caso de incongruencia arroja el siguiente mensaje:

Tipo Actividad Seleccione de la lista el tipo de actividad laboral que
realiza el estudiante.
Descripcin del trabajo Detalle del trabajo o las labores realizadas
Horas Semanales de
trabajo
Nmero de horas semanales que labora el estudiante.

Una vez registrados los datos, se debe pulsar el botn Grabar con lo que se va a ir
actualizando la lista que aparece en la parte inferior del formulario. As:
Esta es la lista que se va
actualizando. Es posible
modificar o eliminar el
registro, usando los conos
respectivamente.


e. Estudiante > Datos Complementarios
Mediante este formulario se registran los datos complementarios del estudiante tales como
documentos de identidad y otros datos de inters principalmente para la ficha de
matrcula. Este formulario est divido en dos secciones: Documento y Otros Datos.

Seccin Documentos:
En esta seccin se ingresan los documentos personales del estudiante, tales como:
Documento Nacional de Identidad, Carnet de Extranjera, etc.

Esta es la lista que se va
actualizando. Es posible
visualizar, editar o eliminar el
registro, usando los conos

respectivamente.


Luego de seleccionar el tipo de documento y digitar el nmero de documento deber
seleccionar el botn Grabar. En seguida el sistema actualizar la lista de documentos.
Esta lista nos permitir realizar acciones de mantenimiento (edicin y eliminacin ) a
los registros.
Seccin Otros Datos:
En esta seccin se registran otros datos del estudiante que sern mostrados en la ficha de
la matrcula, tales como: lengua materna, segunda lengua, nmero de hermanos, lugar
que ocupa, religin, etc. Para esto deber hacer clic al botn Modificar.

Otros datos (del estudiante)
Nro. Hermanos Nmero de hermanos del estudiante.
Lugar que ocupa Orden que ocupa entre los hermanos.
Religin Religin que profesa.

Tipo de Discapacidad Tipo de discapacidad que tiene el estudiante

Parto Modo de nacimiento del estudiante

Obs. del Parto Detalles del modo de nacimiento.

Luego de ingresar los otros datos deber hacer clic en el botn Grabar.

f. Salud > Controles
Mediante este formulario se registran los datos correspondientes a la informacin de la
salud del estudiante que puede ser til para su proceso educativo.


Para registrar un control de salud debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botn
Grabar.
Para editar o eliminar un registro de la lista, debe indicar las acciones
respectivamente, en el registro seleccionado.

Fecha Fecha de la toma de informacin realizada.
Control Tipo de control realizado.

Resultado Resultado de la consulta realizada.
Observaciones Detalle u observaciones adicionales.

g. Salud > Estado
Continuando con la informacin acerca de la salud del estudiante, mediante este
formulario se ingresan datos correspondientes a la informacin del estado de salud del.
Este formulario est divido en dos secciones: Datos del Estado de Salud y Alergias,
Experiencias Traumticas y Tipo de Sangre.

Seccin Datos del Estado de Salud:
En esta seccin se ingresan las vacunas y enfermedades que a tenido el estudiante
durante su vida.


Para registrar un estado de salud debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botn
Grabar.
Seccin Alergias, Experiencias Traumticas y Tipo de Sangre:
En esta seccin se ingresan las alergias, experiencias traumticas y el tipo de sangre del
estudiante que sern mostrados en la ficha de la matrcula. Para esto deber indicar el
botn Modificar, luego el sistema habilitar los atributos para su respectivo registro.

Alergias, Experiencias Traumticas y Tipo de Sangre
Alergias Detalle de las alergias que puede sufrir
Experiencia traumtica Accidente o caso acontecido
Tipo de Sangre Tipo de sangre del estudiante

Una vez ingresados estos campos, se debe indicar el botn Grabar.
h. Salud > Actividad
Continuando con la informacin acerca de la salud del estudiante, mediante este
formulario se ingresan datos correspondientes a la evolucin de la actividad psicomotriz y
lenguaje del estudiante:

Para registrar una actividad debe ingresar los datos y luego hacer clic en el botn Grabar.


Edad Es la edad del estudiante (expresada en aos y
meses) en la que se dio la actividad.
Actividad Es un evento de importancia en la actividad
psicomotriz o de lenguaje del estudiante.

Aspecto Dependiendo de la actividad registrada en el campo
anterior, se determina cul es el aspecto asociado
automticamente.

i. Familia > Informacin
Este es el formulario en donde se realiza el registro de los familiares del estudiante. El
procedimiento es similar a los anteriores: se van ingresando uno a uno y luego, al grabar,
se muestra la lista de estudiantes en la parte inferior.
Para asociar el apoderado al momento de la matrcula, es necesario haber registrado al
familiar en este formulario.
Para registrar un familiar debe ingresar los datos y luego indicar el botn Grabar.
Para editar o eliminar un familiar de la lista, debe indicar las acciones



Datos principales
Parentesco Relacin del familiar con el estudiante

Documento Tipo y nmero de documento

Si el documento ingresado ya existe registrado en el
sistema, entonces se muestra un mensaje similar al
siguiente:

En caso que el usuario confirme y contine, entonces
los datos de la persona sern automticamente
cargados.
Posee apellidos Condiciona el ingreso de los datos de apellidos de los
familiares de los estudiantes.

Apellido Paterno Apellido paterno del familiar
Apellido Materno Apellido materno del familiar
Nombres Nombres del familiar
Vive? Estado de existencia del familiar
Vive con estudiante Indicador si el familiar vive con el estudiante
Sexo Gnero masculino o femenino
Estado Civil Estado civil del familiar

Datos del nacimiento del familiar
Fecha Nacimiento Fecha de nacimiento
Pas Nacimiento Pas de nacimiento del familiar. Note que si elige Per
se va a activar la bsqueda del Ubigeo.
Ubigeo Lugar de nacimiento del familiar expresado ya sea en
el cdigo de INEI o de Reniec. Se va a activar siempre
y cuando se elija el pas de nacimiento a Per.

Otros datos del familiar
Domicilio Direccin de vivienda del familiar
Telfono Nmero telefnico del familiar
Celular Nmero de telfono mvil del familiar
Grado Instruccin Grado alcanzado.



Ocupacin Cargo o tarea que realiza el familiar
Centro de trabajo Centro de labores del familiar
Email Correo electrnico del familiar.

Durante la etapa de registro se realiza una serie de validaciones que permiten mantener la
consistencia de la informacin contenida en el sistema, por ejemplo:
- El estudiante no puede tener ms de un padre o madre.
- Un familiar no debe estar asociado ms de una vez a un mismo estudiante.
- Si al ingresar los nombres y apellidos de un familiar, el sistema detecta la persona
existe en la base de datos, el sistema solicitar la confirmacin si se est intentando
asociar el estudiante con una persona que ya existe o se trata de una homonimia.


20. Matrcula de estudiantes

Matrcula -> Matrcula -> Matrcula individual.

Esta opcin permite realizar el registro y tambin la matrcula de un estudiante. La ventana
principal se muestra de la siguiente manera:

Note que lo indicadores de secuencia muestran las mismas opciones del punto Registro
de Estudiantes y adicionalmente muestra tres pestaas:

Datos de la institucin
educativa.
Permite regresar
siempre a la opcin
de identificar al
estudiante.
Indicadores de
secuencia.
Botn que permite
avanzar a la siguiente
actividad
Ao escolar con el que se
est trabajando.


a. Matrcula > Matricular
Este formulario permite registrar la matrcula del estudiante, para el ao acadmico y la IE
que tiene seleccionado el usuario, el cual se puede visualizar en la parte superior de la
ventana.

En este formulario todos son datos obligatorios a excepcin del registro de observaciones.

Para esto deber hacer clic el botn Modificar, luego el sistema le permitir actualizar los
registros.
Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes:
Datos de matrcula
Situacin matrcula

Ingresante El estudiante ingresa a
estudiar en la IE al primer
grado del nivel.
Promovido El estudiante ha sido
promovido desde el grado
anterior.
Repite El estudiante no ha sido
promovido, es decir ha
repetido el grado.
Reentrante El estudiante ha regresado a
estudiar el mismo grado en un
diferente ao escolar (para
EBR)
Reingresante El estudiante ha regresado a
estudiar el mismo grado en un


diferente ao escolar (para
EBA)

Estado Muestra el estado de la matrcula del estudiante para el ao
escolar o periodo promocional.
Grado Es el grado al que se ha matriculado un estudiante. Si la
matrcula es Ingresante, entonces solo se permitir el
registro del primer grado. Si es promovido, entonces no se
permitir el primer grado del nivel.
Fecha de matrcula: Es la fecha que el estudiante se ha matriculado. Esta fecha
se usa tambin al momento de asociar resoluciones a las
matrculas. Esta fecha puede ser diferente a la del sistema.
El sistema internamente guarda la fecha en la que se crea un
registro de matrcula.
Seccin Es cualquiera de las secciones que se han registrado en el
sistema.
Condicin de Matricula

Datos del apoderado
Apoderado De los familiares de estudiante que se han registrado se
podr elegir un apoderado para el ao escolar seleccionado.
Parentesco Se muestra el tipo de relacin familiar del apoderado con el
estudiante.
Vive? Estado de existencia del apoderado.
Vive con el estudiante Indicador si el apoderado vive con el estudiante
Datos laborales del estudiante
Trabaja Si el estudiante trabaja se habilitar la opcin horas
semanales en la cual se tiene que poner las horas
correspondientes al trabajo y la condicin de trabajo en la
cual se tiene que elegir una de las dos opciones
Condicin Laboral

Horas semanales Si el estudiante trabaja, entonces se debe indicar la cantidad
de horas semanales.
Datos de procedencia del estudiante
Tipo Procedencia

Misma IE El estudiante procede de la
misma IE para esta matrcula.
Otra IE El estudiante procede de una
IE diferente a la de la
matrcula.
Su casa El estudiante no proviene de
ninguna IE.

I.E Procedencia Nombre de la Institucin Educativa. Se activa siempre que la
IE de procedencia del estudiante matriculado sea Otra IE.
Para buscar una institucin educativa en particular por
nombre, se puede hacer clic en el cono Buscar tras lo cual
se muestra una ventana similar a la siguiente:


Ingresando los criterios de bsqueda de inters se muestra
la informacin de esta manera:

Tambin podr digitar directamente el cdigo modular de la
IE con el anexo en lugar hacer clic en el cono Buscar.
Observacin Se ingresa un texto asociado a la matrcula.

Al pulsar el botn Grabar, se mostrar al usuario un mensaje de confirmacin para que se
proceda a la grabacin de los datos registrados.

En el caso que el estudiante ya se encuentre matriculado en el mismo ao acadmico
(aunque puede ser en otra IE), se mostrar la siguiente ventana indicando la I.E, el cdigo
de matrcula, ao, grado y seccin como se muestra en la siguiente ventana.

Anular Matrcula
La anulacin de la matrcula solo ser posible si es que el registro de matrcula est en el
estado de Pre-Matricula o En proceso y adems no exista ninguna informacin
relacionada al registro. Una vez ubicado el registro pulse el botn Anular Matrcula, tras
lo cual se mostrar un mensaje de confirmacin de la accin.

Una vez anulada la matrcula no podr modificarla. Para eliminar fsicamente la matrcula
deber realizarse a travs de la opcin Estudiantes por Seccin.
Tratamiento de los controles de edad en la matrcula.


En el tema de la matrcula, el sistema cuenta con validaciones para permitir (o impedir) la
matrcula de estudiantes en algunos grados en funcin a las directivas emitidas por el
Ministerio de Educacin.
Este mecanismo de validacin funciona a travs de tres parmetros:
Fecha lmite de edad permitida. El estudiante que hasta esta fecha no ha cumplido la
edad permitida para matricularse en el grado correspondiente, entonces no podr se
matriculado en dicho grado.
Fecha de flexibilidad de edad permitida. Alternativamente y a manera de ampliar la
posibilidad de matrcula de los estudiantes, esta fecha permite la matrcula del estudiante
que cumple la edad permitida antes de esta fecha, siempre y cuando presente la
informacin que sustente la matrcula.
Edad permitida. Es la edad que se toma como base para las validaciones.
En funcin de estos parmetros, el sistema realiza las siguientes validaciones
Caso 1: Si el estudiante cumple la edad permitida despus de la fecha lmite
entonces se acepta la matrcula del estudiante.
Caso 2: Si el estudiante cumple la edad permitida despus de la fecha lmite pero
antes de la fecha de flexibilidad, entonces se acepta la matrcula siempre y
cuando se presente la informacin que sustente.
Caso 3: Si el estudiante cumple la edad permitida antes de la fecha lmite y antes
de la fecha de flexibilidad, entonces no se acepta la matrcula.
Estas validaciones se han colocado en tres opciones desde donde se puede matricular
estudiantes en el sistema. Estas opciones son:
- La opcin de matrcula de estudiantes.
- La opcin de prematrcula de estudiantes.
- La opcin de nmina bsica de estudiantes.

Opcin de matrcula de estudiantes.
Para el caso 2, el sistema muestra la siguiente pantalla que viene acompaada de
un check de validacin en el cual el usuario debe indicar si el apoderado del
estudiante presenta el cdigo de estudiante y la constancia de estudios.

Para el caso 3 y en caso que el usuario del sistema no haya confirmado el registro
de matrcula segn la pantalla anterior, el sistema muestra el mensaje que indica
que el estudiante no puede ser matriculado, por ejemplo:



b. Matrcula > Exonerar
Este es el formulario en donde se actualiza la informacin de las exoneraciones del
estudiante, las reas a cargo y programas sociales del estudiante para el ao escolar
seleccionado.
Para tener acceso a esta opcin previamente debe haber registrado la matrcula para el
ao acadmico actual.
Este formulario cuenta con tres secciones: reas Exoneradas, reas a Cargo y
Programas Sociales.
Seccin reas Exoneradas
En esta seccin podr registrar las reas exoneradas del estudiante para el ao
acadmico.
Para registrar un rea exonerada debe ingresar los datos y luego indicar el botn Grabar.
Para editar o eliminar un rea exonerada de la lista, debe indicar las acciones

Diseo Curricular Diseo curricular nacional o plan de estudios

rea
rea genrica. No todas las reas pueden ser
exonerables. Solo se despliegan las reas que
pueden ser exonerables, como por ejemplo
Religin.
Resolucin Documento que autoriza la exoneracin del
estudiante.
Fecha Calendario de fecha de exoneracin
Observaciones Comentario u observacin referidas a la
exoneracin.

Seccin reas a Cargo
Esta seccin permite registrar las reas a cargo, siempre y cuando se trate de una
matrcula que no tiene situacin de Ingresante (dado que se trata de un grado que recin
inicia dentro del nivel acadmico, no existe un grado previo).
Tambin es posible que segn corresponda puede haber ms de un rea a cargo para un
estudiante en un ao acadmico o periodo promocional (por ejemplo si la IE pertenece a
EBA, que tiene ms de uno).


En la siguiente ventana se podr ingresar la informacin correspondiente a las reas a
cargo que el estudiante tiene de matrculas anteriores.

Para registrar un rea a cargo debe ingresar los datos y luego indicar el botn Grabar.
Para editar o eliminar un rea a cargo de la lista, debe indicar las acciones
Los datos que se ingresan en esta ventana son:
Ao Ao al que corresponde al rea a cargo.
Institucin Educativa Es la IE de procedencia en donde el estudiante
ha cursado el rea que lleva como cargo.
Diseo curricular Es la estructura curricular
Grado Es el grado al que corresponde el rea a cargo.
Debe ingresarse un rea precedente del grado
de matrcula.
rea Es el rea del diseo curricular que el estudiante
lleva como cargo.

Seccin Programas Sociales
Esta seccin permite registrar los programas sociales en los que est participando o
inscrito el estudiante para el ao acadmico actual.
El sistema lista los programas sociales que tiene asignada la IE.
Para asignar uno o ms de los programas sociales mostrados, deber marcar el check,
luego indicar el botn Grabar.
Para quitar la asignacin de un programa social, simplemente deber desarmar el check y
a continuacin indicar el botn Grabar.

c. Matrcula > Imprimir
Este es el formulario final del proceso de matrcula de un estudiante, permite imprimir la
constancia de matrcula y la ficha nica de matrcula.



Si escoge la primera opcin Constancia de Matrcula Estudiante y luego indica el botn
Imprimir, el sistema mostrar una ventana con una imagen en formato PDF de la
constancia de matrcula.

Si selecciona la opcin Ficha nica de matrcula y luego indica el botn Imprimir, el
sistema mostrar una ventana con una imagen en formato PDF de la Ficha nica de
Matrcula del estudiante.

En el caso que seleccione la opcin de reverso y pulsar Ficha de Matricula mostrar la
siguiente ventana.



21. Nmina de Matrcula

Matrcula -> Nmina -> Generacin y envo.

Esta opcin permite generar los formatos oficiales de Nmina de Matrcula y/o Nominas
Adicionales de las secciones de la institucin educativa. Tambin permite remitir los
formatos oficiales para su correspondiente aprobacin en la UGEL/DRE a la que est
adscrita la IE.
Emisin del formato impreso de la nmina de matrcula.
Al ingresar a esta opcin se muestra la siguiente ventana:

Debe seleccionar el grado, seccin y el formato a generar. Automticamente, en la parte
derecha de la ventana, se mostrarn los datos de Responsable de la matrcula, R.D
institucional, fecha de aprobacin, segn sea el caso. Tal como se muestra en la siguiente
pantalla
Primero tiene que
seleccionar el
grado.
Seleccione la seccin.
Eleccin del formato:
Nomina de Matricula.
Nomina Adicional.


Para el caso de Nominas de matrcula, pulse el botn Generar Nmina para que
muestre la imagen en PDF de la Nmina de Matricula. En el caso de Nominas de
matrcula adicionales, antes de generar la nomina debe elegir la resolucin asociada al
grado y seccin.

Luego de pulsar el botn de Generar Nomina, la imagen de la cara anterior es como
sigue:
Pulse el botn
Generar Nmina.
Estos datos se pueden actualizar en el
registro de la seccin, para el caso de
nominas de matricula o en el registro de
la resolucin IE, para caso de Nominas
Adicionales.
Debe indicar la resolucin
asociada al grado y seccin


La imagen de la cara posterior, es similar a la siguiente:

Se puede notar que se muestra un sello de agua que dice Borrador en una posicin
diagonal que indica que el formato no es definitivo.
NOTA: En caso que la seccin no contenga estudiantes matriculados, se mostrar un
mensaje similar al siguiente:

Remisin del formato de la nmina de matrcula.
Dentro del proceso de Tratamiento de Formatos Oficiales del sistema nos encontramos en
el paso n 02, tal como lo muestra este diagrama:
Sello de agua que indica que la
nmina no es an definitiva.


Una vez que se ha culminado exitosamente con la nmina de matrcula con la informacin
registrada en el sistema, para remitir el usuario deber marcar el check de Generar
nmina oficial final.

Luego de pulsar el botn de Generar Nmina aparecer una ventana de advertencia y
confirmacin similar a la siguiente:

Tal como lo advierte en esta ventana, tras la aceptacin se genera un formato PDF de la
nmina de matrcula y se muestra la nmina en pantalla sin el sello de agua.


No es posible volver a generar el formato de nmina de la seccin en curso ya que la caja
de check Generar nmina oficial final queda bloqueada.
Al seleccionar una seccin, es posible saber si es que se ha generado la nmina oficial
correspondiente, Por ejemplo:

Todos los formatos generados pueden ser agrupados en una coleccin de envo para
remitirlos a la UGEL u otro rgano de gestin que corresponda. Para agrupar formatos se
debe pulsar el botn Envo de nminas a IGEL, con lo que aparece una ventana como la
siguiente:
En este sector
aparecen los formatos
oficiales
correspondientes a la
seccin.
Es posible eliminar el
registro siempre y cuando
no sea aprobado o
rechazado.
Note que cuando la
nmina de matrcula es
la oficial final, ya no se
muestra el sello de
agua.


Al presionar el botn Confirmar se indica al sistema que las nminas de las secciones
seleccionadas sern incluidas en el envo que se est preparando. Note que si requiere
incluir nuevas nminas es necesario volver a generar un nuevo envo.
Es en este punto en donde se genera la informacin de resumen que ser utilizada en el
Censo Escolar del ao correspondiente.
Aunque no es recomendable, es posible remitir en varios paquetes todos los formatos
oficiales de la IE. Luego de confirmar esta ventana, los formatos han sido remitidos a la
UGEL y se ha generado un paquete de envo.

Impresin del formato de envo.
Finalmente, es posible tambin imprimir el formato de envo, con el fin de obtener un
listado rpido de las nminas que se vienen generando. Este formato puede ser usado
como cargo en la entrega de los formatos oficiales a la IGEL. Para proceder a la impresin
se debe pulsar el botn Listar paquetes, de esta manera:

Luego de seleccionar el envo y pulsar el cono, es posible obtener el listado mencionado:

Note que es posible
armar un envo con
formatos de nminas
de secciones de
diferentes grados.
Es posible tambin
ingresar un documento de
referencia que puede ser
el nmero de oficio de la
IE con la que se envan
los formatos.
Este es el nmero de
envo.


22. Registro de Nmina Adicional

Matrcula -> Nmina -> Nmina adicional.

Esta opcin permite registrar las resoluciones que la institucin educativa va generando
para sus matrculas adicionales.
Al ingresar a esta opcin el sistema muestra una pgina con el listado de las resoluciones
registradas.

Al agregar una nueva resolucin aparece la siguiente ventana para registrar los datos de
la resolucin.



Los datos que se registran en esta ventana son:
Id resolucin No est disponible para ingreso por el usuario.
Tipo resolucin Dependiendo del tipo de resolucin se activar la
finalidad. El tipo de resolucin identifica el
alcance que tiene las resoluciones siendo
registradas.

Finalidad Por ejemplo para una resolucin jefatural se
activan estas finalidades.

N resolucin Indique el nmero de resolucin
Fecha de aprobacin Es la fecha en la que se aprob la resolucin
Responsable Es el personal de la IE que se hace responsable
de la resolucin.
Fecha de inicio Es una fecha de control que permite agrupar los
registros de inters de la resolucin, segn la
finalidad de la resolucin. Por ejemplo, si se trata
de una resolucin con la finalidad de matrcula
adicional, entonces esta fecha corresponder al
inicio del rango para agrupar las matrculas.
Fecha de fin Al igual que el campo anterior, corresponde al
rango final de agrupacin.
Descripcin Es una descripcin breve o resumida de la
resolucin.
Texto resolucin Es el texto de la resolucin

Al grabar la resolucin, automticamente se actualiza la lista de resoluciones.

Note el cono siguiente . Indica que la resolucin tiene una finalidad que obliga al
usuario a trabajar con la informacin contenida en el sistema.
Mientras la resolucin est como
registrada, podr ser eliminada.


En este caso se trata de una resolucin de matrcula, por lo tanto se solicita el registro de
las matrculas asociadas. Al pulsar en este cono se muestra la siguiente ventana:

Al presionar el botn Agregar, se muestran las matrculas nuevas que se encuentren en el
rango de fechas de control y por defecto aparece marcado el check para ser agregadas.

En el caso que se desee ir agregando matrculas de acuerdo a un criterio de agrupacin
en especial, podr ir filtrando seleccionando la opcin Filtrar, lo cual permitir seleccionar
ya sea, grados secciones o estudiantes.

Si selecciona el filtro por grados

Si selecciona el filtro por secciones



Si selecciona el filtro por estudiantes. Se
puede buscar por apellidos y nombres o
por cdigo de estudiante:

Al presionar el botn Grabar, se confirma a las matrculas de estudiantes y son cargados a
la resolucin, apareciendo de la siguiente manera:

Fjese en la leyenda, el engranaje ms oscuro significa que la resolucin se encuentra en
el estado de registrado.

Procesar una resolucin cuya finalidad es de matrcula implica que todas las matrculas
asociadas son confirmadas y la resolucin no podr ser modificada. Para procesar una
resolucin usted debe hacer clic sobre el cono del engranaje, el sistema le pedir
confirmar la accin.

Luego de esperar unos segundos, se emite un mensaje de culminacin del proceso

La resolucin pasa al estado de procesado y ya no podr ser eliminada ya que
desaparece el cono de eliminacin.



23. Postergacin de Evaluacin

Evaluacin -> Postergacin -> Postergacin de evaluacin.

Esta opcin permite registrar la informacin de los estudiantes que no podrn rendir sus
evaluaciones en las fechas y horas programadas. Los estudiantes podrn rendir
posteriormente los exmenes

Despus de pulsar la opcin de Agregar abrir la siguiente ventana donde podr ingresar
la informacin solicitada por el sistema.

Los datos que se registran en este mantenimiento son:


Cdigo de Postergacin Cdigo generado por el sistema
Grado Grado que cursa el Estudiante
Seccin Seccin que cursa el Estudiante
Nombre de Estudiante Apellidos y Nombres del Estudiante
Motivo Motivo por el cual el Estudiante no podr dar el
examen
Observaciones Observaciones
Resolucin Postergacin Resolucin de la Postergacin
Fecha de Postergacin Fecha que se realiza la postergacin

Pulse el siguiente icono para que pueda realizar la bsqueda del estudiante, abrir la
siguiente ventana:

Despus de ingresar toda la informacin solicitada por el sistema pulse grabar y le
mostrara la siguiente ventana donde se encuentra los datos del estudiante

Ingrese informacin del
estudiante y pulse buscar.
Despus de encontrar el
estudiante, pulse doble clic.


24. Carga de DNI desde Excel

Estudiantes -> Carga DNI desde XLS.

Esta opcin permite realizar el registro DNI de los estudiantes matriculados en un ao
acadmico en forma masiva. Inicialmente se mostrar lo siguiente:

a) Se descarga la plantilla con la opcin Generar plantilla Excel. Entonces se va a
descargar un archivo Excel.

El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta
nicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el
nombre del mismo que la informacin all contenida actualizar los datos
correctamente.


El nombre del archivo tiene esta estructura:
Posiciones Descripcin Ejemplo
Del 1 al 9 Identifica que se trata de
un archivo de carga de
DNI
CargaDNI_
Del 10 al 18 Es el cdigo modular, el
anexo de la institucin
educativa y un separador
03254640_
Del 19 al 24 Es un separador y un
nmero de control
_34378
Del 25 al 28 Es la extensin del
archivo
.xls

Por ejemplo, al pulsar el botn Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita
el registro de la ruta.

b) Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente:
La hoja inicial denominada Generalidades, muestra informacin general de la seccin
as como tambin las listas correspondientes que controlarn el registro de los
estudiantes.
Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada.

Se puede indicar cualquier
otra ruta y el usuario puede
optar por crear
subdirectorios por grados,
por ejemplo.


La segunda hoja denominada EstudiantesDNI, se muestra el listado de todos los
estudiantes de la Institucin Educativa.

c) Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podr cargar
la informacin al sistema mediante el botn de Carga Nmina de Excel.

d) Concluida la operacin el sistema mostrar una lista de las operaciones de carga de
DNIs previamente realizadas. La ventana es similar a la siguiente:

e) Tambin es posible ver el informe de lo acontecido en el proceso de carga.

Columna donde se muestra los
DNI actuales de los estudiantes.

Columna donde se deben
registrar los DNI
actualizados de los
estudiantes.

Si existieran
problemas, el
sistema muestra el
mensaje de error.



25. Estudiantes por seccin

Estudiantes -> Est. por seccin.

Esta opcin permite ver el listado de los estudiantes matriculados por seccin, tambin
permite ordenar la lista de estudiantes de forma automtica o manual.

Esta opcin tiene las siguientes funcionalidades:
a. Orden Automtico
Al presionar el botn Orden Automtico la lista de estudiantes se ordenar
automticamente por orden alfabtico como se muestra en la siguiente ventana.
Secciones del grado.


b. Orden Manual
Esta opcin permite ordenar la lista de estudiantes de acuerdo a criterios que vea por
conveniente el docente.

En la siguiente ventana se puede observar que los nmeros de orden ya estn
cambiados

Despus de cambiar manualmente la numeracin se procede a pulsar el botn
Grabar, obtenindose el siguiente resultado.
Pulse Orden Automtico.
Se podr cambiar el orden
de la lista, cambiando el
orden de los nmeros.
El usuario puede cambiar la
numeracin.


En la opcin Orden Manual si usted repite el mismo nmero en el momento de
grabar le saldr la siguiente ventana de advertencia.

En la opcin Orden Manual si usted ingresa un nmero de orden que excede al
total de estudiantes existentes, en el momento de pulsar grabar le saldr la siguiente
ventana de advertencia.

c. Cambio de estado de la matrcula de estudiantes.
Los cambios de estado de la matrcula de estudiantes se realizan mediante esta
pantalla. Los estados posibles son:
Pre matrcula La matrcula del estudiante procede del proceso de promocin
del ao acadmico anterior.
En proceso La matrcula es libre y no proviene del proceso de promocin
del ao acadmico anterior.
Definitiva La matricula no puede ser modificada
Anulada La matrcula fue anulada y no tiene validez. El usuario podr
eliminar toda la informacin del estudiante, pues se activa el
botn de eliminacin
Los cambios de estado posibles son los siguientes:

Pre matrcula En proceso Definitiva Anulada
Pre matrcula No No Si Si
En proceso No No Si Si
Definitiva No Si No Si
Anulada Si Si Si No



26. Padrn de Apoderados

Administracin IE -> Padrn de apod. x sec.

Esta opcin permite ver la relacin de los apoderados de los estudiantes de una seccin
pudiendo tener filtros por grado, diseo curricular, seccin o grupo.

Los datos que se seleccionan en esta ventana son:
Grado El grado del cual quiere saber la lista de apoderados
Diseo Curricular Escoger el diseo curricular
Grupo El grupo del cual quiere saber la lista de apoderados
Seccin La seccin del cual quiere saber la lista de apoderados

Despus de seleccionar todos los campos se mostrar la relacin de todos los apoderados
que cumplen con los criterios seleccionados.



27. Cambio de Seccin del Estudiante

Estudiantes -> Cambio de seccin.

Esta opcin permite cambiar de seccin a un estudiante dentro de un mismo grado en el
transcurso del ao acadmico o periodo promocional y dentro de una misma institucin
educativa. Este traslado realiza el movimiento de toda la informacin asociada del
estudiante desde su seccin origen al destino, tales como: asistencia, notas, libretas,
principalmente.
Pulse agregar para que pueda ingresar la informacin correspondiente del estudiante del
cual se va realizar el cambio de seccin.

a. Agregar.- Para agregar una nuevo cambio de seccin hacer clic en el botn
Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos
hacer clic en el botn Grabar.


Los datos que se muestran / registran son:
Cdigo de matricula Identificador nico de matrcula del educando
Grado Grado del estudiante.
Seccin Seccin del estudiante
Nombre de estudiante Muestra el apellido paterno, apellido materno y nombre del
estudiante
Fecha de cambio Fecha que va ser realizado el traslado. Esta fecha debe
estar dentro del ao acadmico en curso.
Nueva seccin Es la seccin de destino a donde ser trasladado el
estudiante.
Observaciones Observaciones que crea pertinente referidas al cambio de
seccin del estudiante.

El registro, puede quedar de esta forma:

Luego debe presionar el botn Grabar y se agregar a la lista de la pantalla principal de la
opcin.

Al pulsar abrir la
ventana de bsqueda
por el estudiante.
Al pulsar este cono se
podr proceder al cambio
de seccin.


Hasta este momento, el cambio de seccin del estudiante no se ha efectuado an. Para
lograrlo se debe pulsar el cono del disco, tras lo cual se muestra el siguiente mensaje:

Puede refrescar la pgina para poder ver el estado del proceso.

Al ser confirmado, se realiza el cambio y se impide la modificacin y eliminacin del
registro.

b. Reporte de cambios de seccin.- Se obtiene al pulsar el botn Imprimir.
Al presionar refrescar se
puede apreciar el estado
del proceso.


Descripcin del reporte:
Cdigo de estudiante Cdigo de identificacin del estudiante.
Estudiante Apellidos y nombres del estudiante
Estado Procesado, Registrado.
Fecha Fecha de registro del cambio de seccin
Observacin Motivo del cambio de seccin.
Resolucin Numero de resolucin del cambio de seccin.
Seccin Destino Seccin Destino del cambio.
Seccin Origen Seccin Origen



28. Traslado de Estudiantes

Estudiantes -> Traslado estudiantes.

Esta opcin lista los traslados registrados en el sistema para la IE del usuario del ao
acadmico actual.
El usuario deber seleccionar un tipo de traslado y a continuacin hacer clic al botn
Listar Estudiante.

Luego de seleccionar el tipo y listar se mostrar la siguiente ventana:



29. Retiro de Estudiantes

Estudiantes -> Retiro estudiantes.

Esta opcin permite el registro de los estudiantes retirados de la Institucin Educativa
durante un ao acadmico.
Para agregar a los estudiantes que sern retirados de la Institucin Educativa hacer clic
en el botn Agregar

Con lo cual se mostrar la siguiente ventana

Al pulsar abrir la ventana
de bsqueda por el
estudiante.


Los datos que se registran en este mantenimiento son:
Nombre de estudiante Apellido paterno, Apellido materno, nombre del estudiante
Cdigo de retiro Identificador asignado por el sistema
Resolucin de retiro Nmero de la resolucin de traslado.
Fecha retiro Fecha que va ser realizado el traslado.
Motivo retiro Motivo por el cual se est retirando el estudiante.

Observaciones Observaciones que crea pertinente referidas al retiro del
estudiante.

Despus de agregar a los estudiantes que son retirados la ventana queda como sigue, en
el caso que desee modificar algn dato pulse sobre el cdigo de cada registro

Note que luego del registro de Retiro Estudiante, el sistema en la opcin de Registro de la
Asistencia impide el registro de informacin de asistencia y muestra de color rojo los das
que le corresponden, tal como se muestra a continuacin:

Pulse el enlace para
modificar la
informacin.
Note que el sistema reconoce
al estudiante como retirado
(ver el color rojo de la
leyenda).



30. Gestin de Traslados Ingreso

Estudiantes -> Gestin de traslados -> Ingreso.

Esta opcin permite registrar las constancias de vacantes de los estudiantes que
ingresarn a nuestra IE. Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes con
constancia de vacante:

Al hacer clic al botn Agregar, aparece la siguiente ventana:



Los datos que se solicitan son:
Tipo Traslado 1 Por cambio de nivel: En este caso el estudiante debe
haber culminado un grado promocin.
2 Por cambio de ao: En este caso el estudiante ha
finalizado un grado y desea cambiarse de IE para llevar
el grado siguiente correspondiente al mismo nivel.
3 En el mismo ao: En este caso el estudiante cuenta
con matrcula en un ao escolar y desea cambiarse de
IE en el mismo ao.
IE Origen Institucin educativa de donde proviene el estudiante.
Ao Origen Se muestra los aos escolares posibles a elegir segn
el tipo de traslado y ao lectivo.
Nombre de estudiante Apellidos y nombres del estudiante
Ao Destino Se muestra los aos escolares posibles a elegir segn
el tipo de traslado y ao lectivo.
Grado Se carga el grado segn el tipo traslado y la ltima
matrcula del estudiante.
Texto IE Texto referencial u observacin.

El registro quedara de esta manera:

El usuario puede buscar la IE a donde el estudiante ser trasladado en la ventana de
ayuda siguiente:
Al pulsar abrir la ventana de
bsqueda de la I.E a la cual se le
va trasladar al estudiante.
Al pulsar abrir la ventana de
bsqueda del estudiante.


Finalmente el registro del traslado se visualiza en la ventana principal de esta opcin:

Note que luego del registro de la constancia de vacante del estudiante, muestra el estado
que indica que esta registrado y pendiente de aprobacin o liberacin de la matrcula la
cual deber realizarse por la IE Origen.
As mismo la constancia de vacante puede ser impreso dando clic en:

Una vez que la IE Origen apruebe o libere la matrcula del estudiante el estado se
mostrar como sigue:
Las IIEE posibles de traslado a
buscar depender del tipo de
traslado.
Se puede filtrar para que se
muestren las IIEE que
pertenecen a un departamento
en especial.
En este campo se
ingresa el nombre de la
IE Cdigo Modular.


Luego que haya sido aprobada la IE podr matricular al estudiante haciendo clic en el
botn . Aparecer una ventana modal que le permitir elegir la Seccin y el Apoderado,
luego clic en matricular.

Luego de ello nos muestra una ventana de confirmacin:



31. Gestin de Traslados Salida

Estudiantes -> Gestin de traslados -> Salida.

Esta opcin permite visualizar y aprobar/liberar los traslados de los estudiantes que se van
a otra IE. Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes con constancia de
vacante:

Note que los registros de la constancia de vacante de los estudiantes, muestra el estado
que indica que esta registrado y pendiente de aprobacin/liberacin de la matricula.
Al dar clic en el botn nos mostrar la siguiente ventana:


En la cual se muestra los datos de la constancia de vacante y se puede aprobar o
rechazar el registro de traslado.



32. Proceso de generacin de prematrcula

Matrcula -> Matrcula -> Matrcula automtica (prematrcula).

Este proceso consiste en la preparar la informacin de los estudiantes que han salido
como aprobados y desaprobados en el ao acadmico en curso, para que puedan ser
matriculados en el siguiente ao acadmico. Se tienen dos procesos de prematrcula:
Fase Regular y Fase de Recuperacin.
Como requisitos bsicos para que se pueda ejecutar este proceso se tiene:
Requisito 01: Todos los periodos de la fase Regular deben estar en el estado de
Evaluado.

Requisito 02: El ao acadmico siguiente al ao en curso en la IE debe existir.
Asegrese de ello, de lo contrario, el sistema le mostrar un mensaje similar al siguiente
y no podr realizar este proceso:
Los estados deben
estar en el estado
Evaluado.
Cuando el estado se encuentra en evaluado
recin se activan el botn


Requisito 03: Al menos debe existir una seccin para cada grado a donde sern
promovidos los estudiantes. Estas secciones deben estar configuradas en el ao previo
como Seccin Posterior.
Requisito 04: El ao acadmico subsiguiente debe estar creado y activo, de lo contrario
el proceso no ser completado y se mostrar el siguiente mensaje:

Ya en la ejecucin misma del proceso, al presionar el botn, se muestra el siguiente
mensaje:

Luego de ejecutado el proceso se mostrar un mensaje con estado: Errores / Conforme


El informe dependiendo de la fase se mostrar:
FASE REGULAR FASE DE RECUPERACION:



33. Actualizacin de estudiantes por programa

Esta opcin permite realizar la actualizacin de estudiantes por programa que la Institucin
Educativa tenga asociada. Esta opcin es til cuando se desea realizar una rpida
identificacin en el sistema de los estudiantes asociados

La actualizacin de los estudiantes matriculados en un ao acadmico en particular es de
forma masiva. Inicialmente se mostrar lo siguiente:

a) Se descarga la plantilla con la opcin Generar plantilla Excel. Entonces se va a
descargar un archivo Excel.

El usuario puede abrir o guardar el archivo que se descarga, solo tenga en cuenta
nicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el
nombre del mismo que la informacin all contenida actualizar los datos
correctamente.
El nombre del archivo tiene esta estructura:
Posiciones Descripcin Ejemplo
Del 1 al 22 Identifica que se trata de
un archivo de carga de
DNI
EstudiantesPorPrograma_
Del 23 al 31 Es el cdigo modular, el
anexo de la institucin
educativa.
03254640
Del 32 al 35 Es el cdigo del 001_


programa social y un
separador
Del 36 al 40 Es un numero aleatorio 16091
Del 41 al 45 Es la extensin del
archivo
.xls

Por ejemplo, al pulsar el botn Guardar, se muestra la siguiente ventana que solicita
el registro de la ruta

b) Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente:
La hoja inicial denominada Generalidades, muestra informacin general as como
tambin las listas correspondientes que controlarn el registro de los estudiantes.
Esta primera hoja no puede ni debe ser modificada.

La segunda hoja denominada EstudiantesPorPrograma, se muestra el listado de
todos los estudiantes de la Institucin Educativa.

Se puede indicar cualquier
otra ruta y el usuario puede
optar por crear
subdirectorios por grados,
por ejemplo.
Columna donde se debe
indicar si el estudiante
pertenece al programa.



c) Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podr cargar
la informacin al sistema mediante el botn de Carga Nmina de Excel.

d) Concluida la operacin el sistema mostrar una ventana de confirmacin:

Para comprobar la actualizacin puede revisarse desde la ventana de Matricula de estudiantes,
pestaa de Otros datos.



34. Talleres seleccionados por estudiante

Mediante esta opcin las instituciones educativas que trabajan con talleres electivos
podrn registrar los talleres que cada estudiante ha seleccionado para llevar durante el
ao escolar. Previamente, en el proceso de matrcula propio de la IE o durante el ao
escolar, cada estudiante o apoderado ha debido indicar el taller de su preferencia.
Nota: Si la institucin educativa no opera en la modalidad de talleres electivos, entonces
se le mostrar un mensaje que le impide el ingreso a esta opcin. Para configurar la
funcionalidad de talleres electivos, recuerde que ello se configura en la opcin de datos de
la institucin educativa.
Al ingresar a esta opcin, la ventana muestra una pantalla similar a la que se muestra a
continuacin:

Luego de la seleccin del grado y la seccin:

Para asignar los talleres a cada estudiante, solo se hace clic en la celda que corresponde
a la interseccin estudiante taller.
Para desasignar, se debe hacer otra vez clic sobre la misma celda. Si el estudiante ya
tiene alguna nota final o por periodo registrada en el sistema, ste mostrar el mensaje de
advertencia correspondiente.
En las columnas se
muestran las
programaciones de
talleres.
En las filas se puede
apreciar los
estudiantes de la
seccin.



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