Tomado de: Las 9S (Gua), del Instituto Tenol!"io de Monte##e$ ITESM
%o#: De&a#tamento de 'se"u#amiento de la Calidad COM(EN'LCO 'NTIO)UI' LAS NUEVE (9) S NUEVE ASPECTOS (9) CLAVES PARA UN AMBIENTE DE CALIDAD EN EL TRABAJO Cone&tos *+sios: El xito de la empresas ms exitosas del mundo, Disneylandia, depende de la calidad del ambiente en el cual se desarrollan sus actividades. Cuando Walt Disney pens en su centro de diversiones, lo imagin mejor que los dems, algo sencillo pero aparentemente di!cil de conseguir" limpie#a y cordialidad. $os resultados %an mostrado que no estaba equivocado. $os aspectos undamentales que se manejan en Disneylandia y que logran que tanto visitantes como empleados se sientan elices all! son los siguientes" &. 'na atmsera !ntima y amigable (. )eguridad para todos *. $impie#a como algo inseparable de la seguridad, y +. ,reparacin para lo peor, o sea, prevencin $as anteriores pol!ticas tienen una relacin directa con los aspectos tcnicos- por ejemplo, cuando se observ que al da.arse un ba.o de las salas de estar, deb!an cerrarse todos los dems pues ten!an un desaguadero com/n, con la consiguiente incomodidad para los visitantes, se dise. un sistema de dasaguaderos en serie para evitar este problema. El mantenimiento preventivo es muy importante y por ello la Direccin est personalmente involucrada en l- & adems, cualquier persona puede reportar un posible da.o y puede participar en actividades que avore#can el medio ambiente 0 la inversa, numerosos ejemplos tambin se.alan como los ambientes en los que reina el desorden, la suciedad, las condiciones !sicas y psicolgicas adversas, son terrenos propicios para los accidentes, la lentitud, la improvisacin y la calidad deiciente en el trabajo. 1Cuntos accidentes en talleres, cuntas prdidas de equipo y de materiales por alta de limpie#a y por desorden en las instalaciones- Cuntos clientes perdidos por alta de amabilidad, cuntos conlictos por alta de compromiso con el ambiente en el cual se trabaja2. $a metodolog!a de las 3), como respuesta a la necesidad de desarrollar planes de mejoramiento del ambiente de trabajo, integra nueve conceptos undamentales, en torno a los cuales, trabajadores y empresa pueden lograr las condiciones adecuadas para producir con calidad bienes y servicios. CON L'S COS'S Clasiicacin )E454 6rgani#acin )E4768 $impie#a )E4)6 CON USTED MISMO 9ienestar personal )E4:E7)' Disciplina );47)':E Constancia );4:054 Compromiso );47)':6:' EN L' EM%RES' Coordinacin )E4);66 Estandari#acin )E4D6 $a calidad empie#a <por casa=, en nuestro sitio de trabajo ( 'na de las necesidades de los seres %umanos es disponer de espacios y entornos adecuados para el desarrollo de las dierentes actividades de su vida, una de las cuales es el trabajo- la carencia de estos espacios produce insatisaccin o <pobre#a de ambiente=. ,or eso, %ay sitios para comer, para dormir, para divertirse, para estudiar y los %ay para reali#ar dierentes trabajos. En consecuencia, es responsabilidad de la empresa y de los trabajadores, organi#ar, mantener y mejorar permanentemente los lugares de trabajo, como una orma de dar a cada persona un sitio adecuado para su labor y para su desarrollo y para lograr, por este medio, los !ndices de calidad y productividad que se requieren para sobrevivir en un medio de alta competitividad como el actual. ,- CL'SI(IC'CION Clasiicar es separar u ordenar por clases, tipos, tama.os o categor!as. ,ara eectos de la metodolog!a, clasiicar consiste en separar, en el rea de trabajo, las cosas que sirven de las que no son /tiles, lo necesario de lo innecesario, lo suiciente de lo excesivo, y eliminar lo que no sirve, lo innecesario y lo excesivo, con autori#acin para aquellas cosas que la requieran. Es muy com/n encontrar en las empresas o en las casas, exceso de ciertos art!culos de consumo como papeler!a que podr!a ponerse amarilla, alimentos que pueden sobrepasar los l!mites de caducidad, exceso de inventarios de materias primas o de productos en proceso, exceso que implica un costo muy alto, ya sea por almacenamiento o por prdida del material. Clasiicar los elementos con los que trabaja conlleva beneicios como los siguientes" )e pueden utili#ar los lugares que se despejan, para propsitos diversos )e elimina el exceso de %erramientas, gavetas, estantes y similares * )e descartan los elementos obsoletos, controlndose as! su tiempo de vida /til )e descartan partes de repuesto de modelos viejos )e pueden usar componentes a tiempo )e elimina el exceso de tiempo en los inventarios )e evitan el almacenamiento excesivo y los movimientos de personal )e elimina el despilarro )in embargo, seleccionar y clasiicar no es tan sencillo como parece. Es necesario tener criterios de seleccin y clasiicacin, los cuales pueden establecer en trminos de categor!as en las que el art!culo en cuestin pueda estar, por ejemplo" Deteriorados ,oco uncionales o innecesarios 6bsoletos Caducos Descompuestos, raccionados, rotos >o%osos ,eligrosos ?txicos, contaminantes@ Con base en criterios como estos, se procede a la eliminacin de los que no sean /tiles o necesarios para el trabajo. )i por alguna ra#n vlida no es posible des%acerse de algunos de ellos ?alta de presupuesto para reempla#arlos, como el caso de equipo obsoleto@, es conveniente establecer grados y decidir con respecto a ellos. 6tro criterio toma como punto de partida el tiempo- por ejemplo" )e puede eliminar la documentacin que tenga ms de A a.os, salvo la que pueda servir para estad!sticas, gricas, teniendo la precaucin de + conservar la inormacin de la manera ms sinteti#ada posible, ya sea en disBette o en otra orma de almacenamiento condensado. Es posible des%acerse de elementos que no se %an utili#ado en ( a.os o de lo que se tenga seguridad que no se va a utili#ar en los siguientes * a.os- qui#s el costo o la incomodidad de tener algo almacenado sea ms alto que volverlo a adquirir en el momento en que se necesite. 4nclusive, pueden existir art!culos de uso en buenas condiciones, pero innecesarios, por lo que ser!a conveniente salir de ellos. 7ambin es importante determinar el destino inal de todas las cosas que se retiren del entorno laboral. .- ORG'NI/'CION 6rgani#ar es ordenar un conjunto de objetos, partes o elementos, dentro de un conjunto, en especial en una combinacin que est acorde con alg/n principio racional o con cualquier arreglo metdico de partes. ,ara esta metodolog!a, organi#ar es tener una disposicin y una ubicacin de cualquier elemento, de tal manera que est limpio para que cualquiera lo pueda usar en el momento en que lo necesite. 8o siempre ello es as!. Cui#s las cosas estn, pero no sabe dnde ni como encontrarlas. ,or ejemplo, se sabe que cierto tipo de inormacin existe en alguna parte de la empresa, peroDEcmo encontrarla de manera rpidaF- se tiene la certe#a de que una parte necesaria para una reparacin est en el almacn, peroDEdebajo de qu estarF, Ejunto a quF, Edentro de qu conjunto de partesF ,or eso, despus de %aber clasiicado las cosas, es necesario organi#ar o sistemati#ar. A >uc%os elementos se pueden utili#ar mejor si se ordenan" papeles, maquinaria, %erramienta, planos, ilustraciones o gu!as de trabajo, materia prima o partes componentes. 7ambin usted puede sistemati#ar u organi#ar elementos en su casa. 'n sencillo procedimiento para organi#ar es el siguiente" Deina una nomenclatura para cada clase de elementos Decida sitios de ubicacin" cada cosa en su lugar Decida cmo va a guardar, teniendo en cuenta lo siguiente" Gcil de guardar Gcil de identiicar dnde est Gcil de sacar $o que est primero es lo que primero sale Gcil de reponer Gcil de volver a su ubicacin original Ginalmente, tenga en cuenta lo siguiente" )istemati#ar no es slo el acto de establecer estndares" es necesario actuar permanentemente de conormidad con ello y de esta manera, %acer de los cambios positivos, una realidad constante. )i se establecen lugares de ubicacin de algunos elementos, cada usuario deber colocar en su justo lugar el art!culo que tom al terminar de utili#arlo. 0- LIM%IE/' $impiar es el acto de quitar lo sucio de algo. En las 3), este concepto se reiere a eliminar manc%as, mugre, grasa, polvo, desperdicios, etc., de pasillos, talleres de trabajo, oicinas, almacenes, escritorios H o bancos de trabajo, sillas, bibliotecas, estantes, ventanas, puertas, equipo, %erramientas y dems elementos del sitio de trabajo y mantener permanentemente condiciones adecuadas de aseo e %igiene. 'na interpretacin ms ambiciosa se reiere no slo a eliminar polvo y suciedad, sino a lograr que los operarios apoyen las tareas de mantenimiento espec!ico de maquinaria, insumos, %erramientas o instrumentos, con una programacin acorde con las mayores exigencias de operacin, de tal manera que puedan eliminar desperdicios, sobrecargas irra#onables y problemas de variacin que se %ayan observado en sus talleres. 'na oicina cuyos escritorios estn llenos de polvo, colillas, papeles, latas, sus cortinas rotas y sucias, los elementos de trabajo en mal estado u oxidados, los pisos sin barrer, desalientan para el trabajo a quienes permanecen en ella y producen una psima impresin en quienes la visitan. $a limpie#a general de las instalaciones de trabajo es responsabilidad de la empresa, pero gran parte del xito en estos aspectos reposa sobre la actitud de los empleados" si cada quin se ocupa de mantener limpio su puesto de trabajo, la suma del esuer#o de todos, ms el cumplimiento de los deberes del departamento de aseo, lograrn un ambiente %iginico y agradable para laborar. 'n procedimiento para eectuar una <6peracin $impie#a= es el siguiente" )aque polvo y suciedad de los sitios de trabajo" pisos, paredes, tec%os, ventanas, cajones, estantes y maquinaria que use durante las operaciones diarias. 0see el taller y el equipo despus de su uso $impie con un trapo cualquier suciedad en las %erramientas, instrumentos o aparatos, antes y despus de su uso, y veriique su uncionalidad. I )i Durante el proceso de limpie#a encuentra cualquier desorden o desarreglo anormal, o condiciones indeseables. 4dentiique las causas principales y estable#ca acciones preventivas recurrentes. Estable#ca sus propias programaciones de limpie#a, diarias y peridicas, con un cuadro de tareas para cada lugar espec!ico. Es necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones" $impiar lo que se va a utili#ar antes de empe#ar a trabajar. 0ntes de salir, dejar todo tan ordenado y limpio como se quiera encontrar al d!a siguiente" tirar desperdicios como colillas de cigarros, envases, papeles- retirar lo innecesario del puesto de trabajo para acilitar la limpie#a general- colocar cada cosa en su sitioD 'tili#ar los sitios y recipientes indicados para tirar desperdicios, envases, colillas, etc. ;acer de los asuntos anteriores un %bito" limpie#a en nuestro propio sitio de trabajo, en la maquinaria o equipo que se est utili#ando, en nuestro departamento o seccin y en nuestra empresa. $os tres aspectos que %emos visto %asta este momento se reieren a lo que puede %acerse con las cosas con las cuales trabajamos- pero una parte decisiva en el ambiente de trabajo somos nosotros mismos. 1Jemoslo2 +. *IENEST'R %ERSON'L El bienestar personal es el estado en el que la persona puede desarrollar de manera cil y cmoda todas sus unciones. Consiste en mantener la <$impie#a= mental y !sica en cada empleado, medidas de sanidad p/blica y condiciones de trabajo sin contaminacin. K Como se puede deducir, el bienestar de las personas %ace reerencia tanto a la salud !sica y mental de cada trabajador, como a las acilidades que se le brinden o servicios de que dispongan para desarrollar su trabajo de una manera conortable. 'na persona enerma o cansada no puede trabajar- en ocasiones la presentacin personal es inadecuada para reali#ar el trabajo o impropia para ello- otras veces, preocupaciones personales o conlictos en el trabajo impiden la concentracin que requiere el trabajo %ay numerosos actores personales que provocan <malestar= en las personas. ,or consiguiente, a ms de desarrollar las acciones propuestas antes para clasiicar, organi#ar y mantener limpios los puestos de trabajo, se puede %acer a/n mejor el ambiente de trabajo" En primer lugar, con algunos aspectos orientados %acia las condiciones de los empleados" 5ecordar permanentemente la importancia de mantener mente sana y cuerpo sano. 4nsistir en la necesidad de vestir con ropa limpia y apropiada, y de cumplir con las normas de seguridad. >antener excelentes condiciones de %igiene en los servicios comunes de los empleados, como caeter!as, restaurantes, rerigerios o comidas nutritivas, utensilios, vestidores, casilleros, reas para umar o para descanso. En segundo lugar %aciendo nasis en las 3) mediante la utili#acin de tcticas ms avan#adas, como establecer procedimientos estndar de operacin para planear la aplicacin de las 3) bajo condiciones de plena conciencia en cada empleado. En esta opcin se sugiere" 4dentiicar ?las reas o puntos cr!ticos o importantes relacionados con las 3) 3 Estable#ca ?lo cr!tico, lo importante, lo inseguro o peligroso, lo que sea poco conortable, lo que sea poco deseable@ Determine ?Cundo veriicar, quin debe veriicar, qu se debe veriicar, qu tipo de %erramientas o instrumentos se deben usar@ )i encuentra algo errneo, determine ?cundo se va a reportar, a quin se va a reportar, cmo se va a reportar, qu se va a reportar@ Como s!ntesis de todo lo anterior, se puede concluir que" El empleado Debe esfo!ase po ma"#e"e b$e"as %o"d&%&o"es f's&%as ( me"#ales) paa lo %$al es &mpo#a"#e #e"e e" %$e"#a los s&*$&e"#es aspe%#os+ 0seo y arreglo adecuados ?ba.o diario, aeitada, peinado@ 5opa limpia y propia para el trabajo 8o abusar del alco%ol, del tabaco o de sustancias similares 0limentacin balanceada y en condiciones %iginicas ,osturas adecuadas en el trabajo Descanso adecuado" sue.o suiciente, cambio de rutina 0ctitud equilibrada en relacin con los problemas personales y de trabajo Jisita al mdico cuando as! se requiera Jida equilibrada con deportes, capacitacin, recreacinD todo aquello que contribuya al bienestar personal y apoye la superacin !sica y mental 'tili#acin del equipo de proteccin y seguridad y cumplimiento de las normas respectivas. La empesa &L Debe %$&da ,$e las %o"d&%&o"es de #aba-o paa los empleados sea" las ade%$adas ( ma"#e"e los se.&%&os %om$"es e" %o"d&%&o"es #ales ,$e pop&%&e" $" amb&e"#e sa"o+ $impie#a en las instalaciones comunes" caeter!a, ba.os, casillerosD 4luminacin adecuada" ni deslumbrante que lastime los ojos, ni tenue que no permita ver claramente Control del ruido excesivo y da.ino- en reas donde sea imposible eliminarlo, proporcionar tapones o aditamentos que protejan los o!dos de los empleados )ectori#acin de las reas de ruido obligatorio- por ejemplo, donde se encuentra equipo de uso momentneo como el rea de copiadoras, que puede estar uncionando todo el d!a con distintos usuarios sin necesidad de molestar a todos Eliminacin de olores indeseables y txicos, as! como de %umo o polvo en el aire Eliminacin de vibraciones indeseables Control de temperatura y de ventilacin para mantener un ambiente de trabajo resco )ervicio mdico dentro de las instalaciones o cercano y de cil acceso. Desarrollo de campa.as de vacunacin Dotacin de dispositivos de seguridad y proteccin adecuada al empleado, de acuerdo a sus labores De la #eo'a/ a la p0%#&%a SITU'CI1N 'CTU'L EN REL'CI1N CON: )u salud !sica && )u estado emocional ?actitud ante el trabajo, relaciones con los compa.erosD@ Condiciones del trabajo que inluyan en su bienestar personal y en el de sus compa.eros ?ba.os, caeter!a, servicios mdicos, condiciones ambientalesD@ CM>6 >EN6505 ?o sea, qu va a %acer usted para mejorar su salud !sica y mental- y qu depender!a de la empresaD@ 2- DISCI%LIN' $a disciplina es el apego a un conjunto de leyes o reglamentos que rigen ya sea a una comunidad, a la empresa o a nuestra propia vida" la disciplina es orden y control personal que se logra a travs de un entrenamiento de las acultades mentales, !sicas o morales. )u prctica sostenida desarrolla en la persona <disciplina= un comportamiento <coniable=. Dentro de la metodolog!a de las 3), el concepto de disciplina, autodisciplina o autocontrol se reiere al %ec%o de que cada empleado mantenga como %bito o costumbre normal, la puesta en prctica de los procedimientos correctos. &( $a indisciplina i plica no slo el simple %ec%o de incumplir las normas- signiica, adems, alta de respeto por los dems y un desconocimiento de las motivaciones %umanas y de lo que signiica en el ambiente social y empresarial la <coniabilidad= en la persona y en su trabajo. 'n ambiente de calidad no puede lograrse sin disciplina- sta, puede desarrollarse partir de los siguientes aspectos" ,roundi#ar en lo que signiica un adecuado comportamiento %umano Comprender el concepto de <empat!a= como la capacidad de imaginarse a uno mismo en la situacin del otro" cmo me sentir!a si otro es impuntual conmigo, si tengo que soportar el desaseo de otro, si no obtengo el resultado o el producto que estoy esperando, si debo estar en un ambiente ruidoso o con muc%o %umo, si no puedo coniar en el comportamiento del otroD 0plicar el concepto de satisaccin del cliente interno, lo que signiica entregar de la manera esperada, los productos que requiera cada una de las partes del proceso Desarrollar compa.erismo en el trabajo" ense.ar, compartir, inormacin, colaborarD )er, en trminos generales, un ser %umano integral 'n &#oedimiento /til para promover la disciplina o el autocontrol es el siguiente" Estable#ca procedimientos estndares de operacin, los cuales debe seguir todo el empleado ,repare materiales didcticos o eventos de instruccin, sencillos y prcticos, que se den a travs de medios masivos escritos o audiovisuales, no necesariamente para una lectura ormal sino del tipo de material que instruye con slo ec%arle una ojeada $legue a cada empleado involucrado, con la tcnica del <aprender %aciendo= >ustrele cmo %acer &* Deje que lo %aga 5epita %asta que %aya comprensin total y se adquiera el %bito Gacilite las condiciones para que cada empleado ponga en prctica lo aprendido )i no act/a correctamente, corrija en el mismo puesto de trabajo mientras explica por qu no se %ace as! Ense.e, undamentalmente, con su ejemplo 3- CONST'NCI' $a constancia es la capacidad de permanecer en algo ?resoluciones y propsitos@, de manera irme e inquebrantable. 7ener la voluntad de %acer las cosas y permanecer en ello, sin cambios de actitud, es una combinacin excelente para lograr el cumplimiento de las metas propuestas. )er constante en una actividad o actitud positiva, desarrolla %bitos benicos, que van mejorando los resultados de cada persona o de la empresa en general. $a inconstancia ocasiona numerosos perjuicios" ,rdida de tiempo y esuer#os ,rdida de concentracin 4mposibilidad de madurar ideas y de concretar %ec%os Diicultad para la obtencin de resultados satisactorios )entimientos de descontento e insatisaccin &+ 'n rern popular nos recuerda que <la constancia vence lo que la dic%a no alcan#a=. Esto signiica que insistir una y otra ve# en algo, nos conduce a obtener resultados que de otra orma no nos %ubiera sido posible conseguir. O esto es valioso para la persona y para la empresa. 4nsistir, insistir, no suspender. O los resultados se vern" el ambiente ser ms agradable y ms sano, tendremos mejores %bitos de trabajo y de vida, los productos y servicios sern de mejor calidad, la imagen de la empresa mejorar, los rendimientos sern mayoresD la empresa permanecer en el mercado. $a constancia %ace que el esuer#o se convierta en una espiral ascendente incontenible. 4- COM%ROMISO El compromiso es una obligacin contra!da- es una palabra dada o empe.ada con una idea, con alguna tarea, con alguien o con algo. $a disciplina y la constancia tienen un compa.ero inseparable" el compromiso. Este implica la ad%esin irme a los propsitos que se %an %ec%o- es una perseverancia que nace del convencimiento. $a persona comprometida demuestra persistencia en el logro de sus ines. Compromiso es entusiasmo- y ste es el motor de la vida. Dentro de la metodolog!a de las 3), el compromiso se maniiesta cuando se mantiene una actitud positiva y lexible %acia los cambios, se simpati#a con ellos y se transmite el empe.o irme de %acer bien las cosas. Cuien primero debe comprometerse con la mejora del ambiente de trabajo es la alta direccin- de ella dependen decisiones undamentales, por ejemplo para dotar a las instalaciones con equipos que contribuyan a la seguridad y al bienestar de los empleados y de la comunidad. Despus, viene el compromiso de los niveles medios de direccin para la aplicacin y seguimiento de tareas, capacitacin, promocin y motivacin. En ambos casos, el ejemplo es el mejor &A educador. )i el desorden, la alta de limpie#a y la indisciplina comien#an por la cabe#a, no podr!an esperarse comportamientos dierentes en los dems niveles de la empresa. ,or consiguiente, tanto la empresa como los empleados juegan papeles importantes para asumir el compromiso de reali#ar una mejora continua en el ambiente de trabajo" La em&#esa, brindando condiciones adecuadas de trabajo creando espacios de participacin para los empleados y mostrando una actitud abierta, de conian#a y de reconocimiento al trabajo %ec%o o a las innovaciones propuestas. Los em&leados, entendiendo la necesidad de los cambios, participando, innovando y contribuyendo en la mejora del ambiente, de los mtodos de trabajo y de los bienes o servicios que la empresa ore#ca a sus clientes. 5- COORDIN'CION $a coordinacin signiica reali#ar las cosas de una manera metdica y ordenada, de com/n acuerdo con los dems involucrados en la misma tarea. Es reunir esuer#os tendientes al logro de un objetivo determinado. ,ara la metodolog!a que nos ocupa, la coordinacin se reiere al %ec%o de que en la mejora del ambiente de trabajo debemos participar todos, al mismo tiempo, con los mismos propsitos y con el mismo ritmo. El acuerdo y el trabajo conjunto son actores decisivos tanto para mejorar el ambiente de trabajo como para lograr la satisaccin del cliente. )i una sola persona deja colillas de cigarrillos por doquier, los dems se sentirn impulsados a %acerlo- si se entrega un producto con calidad deiciente, los dems &H qui#s podrn tener la tentacin de %acer lo mismo. $os indicios de un tipo de conducta poco adecuada tientan quienes son propensos a ello a repetir el comportamiento impropio ?nadie tira basura a un sitio limpio, pero si se ve algo sucio, se tiene la tendencia a tirar basura nadie llega tarde a una reunin que siempre empie#a a la %ora propuesta- pero cuando nunca se sabe cundo comien#a ni cuando termina, reina el desorden@. 'na orma de transerir el aprendi#aje de comportamientos correctos es a travs del ejemplo. Es importante considerar las siguientes recomendaciones" )er congruente con lo que se predica, en otras palabras, %acer lo que se dice $ograr la vinculacin de todo el personal en las tareas de mejoramiento del ambiente de trabajo- desde la alta direccin %asta los niveles de operacin 7ener decisin y constancia 7rabajar en los cambios con el esp!ritu de <equipo que va a triunar= 9- EST'ND'RI/'CION Estandari#ar es regulari#ar, normali#ar o ijar especiicaciones sobre algo, a travs de normas, procedimientos o reglamentos.?$levar un procedimiento a que se %aga siempre de la misma orma@ >uc%os esuer#os individuales que se pierden, que producen rustracin, se deben a alta de normali#acin. 8ormas, reglamentos o procedimientos que se.alen como %acer ciertas cosas para mantener un ambiente adecuado de trabajo, propician que las acciones se realicen simultneamente, es decir que el cambio sea reali#ado por todos y a un mismo tiempo. Es indispensable que todos los empleados, desde la alta direccin %asta los obreros, estn enterados acerca de la metodolog!a de las 3) y tengan a su disposicin amplia inormacin al respecto. &I Debe existir comunicacin entre las diversas reas de la empresa, para que el inters comunitario impulse a quienes no estn convencidos. $a participacin de todos los involucrados en el cambio debe darse desde las primeras etapas, a in de lograr su compromiso. &K