REGLAMENTO DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y COBRANZA DE LA CARTERA DE CREDITOS Acuerdo No.

13

Artculo 1. Objetivo El presente Reglamento tiene como objetivos fundamentales: Determinar las polticas de seguimiento, control y cobranza de la cartera de crdito, buscando implementar procedimientos tcnicos para la administracin eficiente de la misma. Ajustar las polticas y procedimientos de seguimiento, control y cobranza de la cartera de crdito a la Circular Bsica Contable y Financiera No. 004 de 2008 (http://www.supersolidaria.gov.co/normativa/cir_bas_con.php?m=2)

CAPTULO I PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL GENERALIDADES

Artculo 2. Calificacin por nivel de riesgo Para efectos de provisin el Fondo Uniandes calificar los crditos en las siguientes categoras: 2.1. Categora A o riesgo normal

Los crditos calificados en esta categora reflejan una estructuracin y atencin apropiadas. Los estados financieros de los deudores o los flujos de caja del proyecto, as como el resto de informacin crediticia indican una capacidad de pago adecuada, en trminos del monto y origen de los ingresos con que cuentan los deudores para atender los pagos requeridos. 2.2. Categora B o riesgo aceptable, superior al normal

Los crditos calificados en esta categora estn aceptablemente atendidos y protegidos, pero existen debilidades que pueden afectar, transitoria o permanentemente, la capacidad de pago del deudor o los flujos de caja del proyecto, en forma tal que, de no ser corregidas oportunamente, llegaran a afectar el normal recaudo del crdito. 2.3. Categora C o riesgo apreciable

Se califican en esta categora los crditos que presentan insuficiencias en la capacidad de pago del deudor o en los flujos de caja del proyecto y comprometen el normal recaudo de la obligacin en los trminos convenidos.

2.4.

Categora D o riesgo significativo

Son crditos de riesgo apreciable, cuya probabilidad de recaudo es altamente dudosa. 2.5. Categora E o riesgo de incobrabilidad

Son crditos de riesgo con mnima probabilidad de recaudo. Artculo 3. Calificacin de la cartera de crditos por edad de vencimiento De acuerdo con la edad de vencimiento, la cartera de crditos se calificar obligatoriamente de la siguiente manera:

CATEGORA A B C D E

CONSUMO 0-30 das 31-60 das 61-90 das 91-180 das > 180 das

VIVIENDA 0-60 das 61-150 das 151-360 das 361-540 das > 540 das

Las condiciones sealadas en el cuadro anterior, de edad de vencimiento y clase de cartera de crditos, son condiciones objetivas suficientes para adquirir la calificacin respectiva.

Artculo 4. Regla de arrastre Para efectos de constituir la respectiva provisin, cuando se califique cualquiera de los crditos de un mismo deudor en B, C, D o en E deber llevar a la categora de mayor riesgo los dems crditos de la misma clasificacin otorgados a dicho deudor. Se exceptan de la aplicacin de la regla de arrastre, las obligaciones a cargo de un mismo deudor cuando la sumatoria de los saldos de los crditos sea igual o inferior al valor de los aportes y del ahorro permanente. Este tratamiento se podr realizar, siempre y cuando no se registren prdidas acumuladas en el ejercicio. En aplicacin de la regla de arrastre, las referencias que se hagan al deudor no se entendern realizadas a los deudores solidarios que estn vinculados a la respectiva operacin de crdito. Artculo 5. Novaciones La novacin es la sustitucin de una nueva obligacin a otra anterior, la cual queda por tanto extinguida (Artculo 1687 del Cdigo Civil). Es la constitucin de una nueva obligacin en la cual se recogen obligaciones anteriores, las cuales quedan extinguidas. 5.1 Aspectos a considerar en una novacin: 5.1.1. Para solicitudes de novacin por la lnea de consumo donde se requiera ampliar el plazo de pago, se debe haber cancelado, a la fecha de la solicitud, como mnimo el 15% de la obligacin. 5.1.2 A esta novacin se le deben constituir sus propias garantas, atendiendo las disposiciones establecidas en el Ttulo XV del Libro Tercero del Cdigo Civil.

5.1.3 A esta novacin se le debe realizar todo el procedimiento de evaluacin previsto para el otorgamiento de un nuevo crdito. 5.1.4 Si la novacin se produce con el nimo de facilitar el cumplimiento adecuado de una obligacin ante el real o potencial deterioro de la capacidad de pago del deudor, se considera una reestructuracin y deber cumplir con el procedimiento sealado en el Artculo 16 de este Reglamento. EVALUACION DE LA CARTERA DE CRDITOS

Artculo 6. Periodos de evaluacin En los meses de mayo y noviembre se evaluar la cartera de crdito de acuerdo con los criterios sealados en el Artculo 9 del presente Reglamento y sus resultados se registrarn al corte del ejercicio de los meses de junio y diciembre, respectivamente.

Artculo 7. Cartera a evaluar La evaluacin y eventual recalificacin ser obligatoria en los siguientes casos: 7.1 Crditos que incurran en mora de ms de 30 das despus de ser reestructurados. 7.2 Crditos en mora, cuya sumatoria de los saldos insolutos de todos los prstamos otorgados a una misma persona exceda los cincuenta (50) SMMLV.

Artculo 8. Comit evaluador de cartera La Junta Directiva designar un Comit Evaluador de Cartera de conformidad con la Ley, que ser el rgano encargado de realizar la evaluacin de la cartera y se ceir a lo dispuesto en la Circular Bsica Contable y Financiera 0004 de 2008, emitida por la Supersolidaria. Pargrafo.: No obstante, sern los miembros de la Junta Directiva, junto con el Representante Legal quienes debern supervisar cuidadosamente tales evaluaciones, asumiendo responsabilidad personal por las mismas. Artculo 9. Criterios para realizar la evaluacin de la cartera de crdito 9.1 Capacidad de pago

Se actualizar y verificar que el deudor y deudores solidarios mantengan las condiciones particulares que presentaron al momento de otorgar el crdito, la vigencia de los documentos aportados, la informacin registrada en la solicitud de crdito y la informacin comercial y financiera provenientes de otras fuentes. 9.2 Solvencia del deudor y deudores solidarios

Se actualizar y verificar a travs de variables como el nivel de endeudamiento, la calidad y composicin de los activos, pasivos, patrimonio y contingencias del deudor y/o del proyecto. 9.3 Garantas

Se evaluar su liquidez, idoneidad, valor y cobertura teniendo en cuenta, entre otros aspectos, la celeridad con que puedan hacerse efectivas y su valor comercial utilizando para el efecto estudios tcnicos existentes en el mercado, realizados por personas o entidades idneas. Pargrafo 1. Se revisar semestralmente, mediante arqueo fsico, la existencia de los pagars suscritos por el deudor y/o deudores solidarios, contratos de prendas e hipotecas de todas las obligaciones vigentes. 9.3.1 Garanta prendara: Para su evaluacin se considerarn adicionalmente los siguientes aspectos: 9.3.1.1 Valor comercial actualizado de la garanta, sin que exceda de un ao de haber sido realizada, utilizando para el efecto estudios tcnicos existentes en el mercado, realizados por personas o entidades idneas. 9.3.1.2 El estado de la pliza de seguros contra todo riesgo y la de seguro deudores. 9.3.1.3 El estado del certificado de tradicin del vehculo con fecha de expedicin no superior a noventa (90) das. 9.3.1.4 Existencia y ubicacin del pagar que respalda la obligacin y la carta de instrucciones

9.3.2 Garanta hipotecaria Para su evaluacin se considerarn adicionalmente los siguientes aspectos: 9.3.2.1 Valor comercial actualizado de la garanta, sin que exceda de un ao de haber sido realizada, utilizando para el efecto estudios tcnicos existentes en el mercado, realizados por personas o entidades idneas. 9.3.2.2 El estado de las plizas de seguros de incendio, terremoto y vida deudores. 9.3.2.3 El estado del certificado de libertad y tradicin con fecha de expedicin no superior a noventa (90) das. 9.3.2.4 Existencia y ubicacin de la primera copia de la escritura de hipoteca. 9.3.2.5 Existencia y ubicacin del pagar que respalda la obligacin y la carta de instrucciones

9.3.3 Garanta personal Corresponde al pagar y carta de instrucciones, firmado por deudor y/o deudores solidarios. Se verificar la existencia y ubicacin del pagar que respalda la obligacin y la carta de instrucciones. 9.4 Servicio de la deuda Se evaluar el cumplimiento de los trminos pactados, es decir, la atencin oportuna de todas las cuotas (capital e intereses) o instalamentos; entendindose como tales, cualquier pago derivado de una operacin activa de crdito que deba efectuar el deudor en una fecha determinada.

9.5 El nmero de veces que el crdito ha sido reestructurado y la naturaleza de la respectiva reestructuracin Se entiende que entre ms operaciones reestructuradas se hayan otorgado a un mismo deudor, mayor ser el riesgo de no pago de la obligacin. 9.6 Consulta proveniente de centrales de riesgo Antes de finalizar el mes de corte de la evaluacin, se deber solicitar informacin a la central de riesgo contratada por el Fondo con el propsito de verificar el comportamiento crediticio y el endeudamiento global que reporta el deudor y deudores solidarios, verificando que exista la autorizacin de consulta. Artculo 10. Otras disposiciones Con el objeto de contar con elementos necesarios para el adecuado anlisis de riesgo, el Fondo Uniandes deber: 10.1 Mantener a disposicin de la Superintendencia de la Economa Solidaria, durante la vigencia de los crditos, la informacin que acredite y justifique los cambios de la calificacin de un deudor a una de menor riesgo. 10.2 Mantener en el expediente del respectivo deudor, su informacin personal y financiera completa y actualizada (mnimo una vez cada ao) y la de los deudores solidarios, informacin de las garantas, as como el cruce de correspondencia. 10.3 El resultado de las evaluaciones realizadas a cada deudor y las anotaciones correspondientes deben constar explcitamente en la carpeta del deudor con su debida fundamentacin y conservarse en el archivo de la Entidad. Debe dejarse constancia de la fecha de la evaluacin y el nombre de las personas que la elaboraron (integrantes del Comit de Evaluacin de Cartera) y la aprobacin respectiva de la Junta Directiva. Cuando del resultado de la evaluacin surjan modificaciones en la calificacin de la cartera de crditos del deudor que impliquen la recalificacin a una categora de mayor riesgo, la informacin del deudor, contenida en este literal, deber conservarse tambin en su respectiva carpeta individual. 10.4 El expediente de los respectivos deudores debe incluir la informacin necesaria para establecer las relaciones entre deudores que, conforme a las reglas sobre cupos individuales de endeudamiento, dan lugar a acumular las obligaciones de un conjunto de sujetos. Artculo 11. Calificacin Una vez evaluados los aspectos anteriormente descritos, se proceder a otorgar la calificacin definitiva de la obligacin observando cada una de las caractersticas que identifica la categora del crdito. Pargrafo: Si los resultados del cambio en la calificacin de las evaluaciones sealadas en los literales anteriores dieran lugar a provisiones adicionales, stas debern hacerse de manera inmediata. Artculo 12. Provisiones El resultado final de la evaluacin debe plasmarse en el otorgamiento de una calificacin de acuerdo con la norma vigente que haga referencia al tema de provisiones. Esta calificacin ser

de estricto cumplimiento por parte de la administracin, en caso contrario debe existir el soporte correspondiente debidamente validado

Artculo 13. Informes El comit de evaluacin de la cartera presentar a la Junta Directiva las evaluaciones de la cartera de crditos en los meses de junio y diciembre de cada ao.

CAPTULO II PROCESO DE COBRANZA Artculo 14. Etapas de cobro de cartera Este proceso de gestin de cobro de cartera se realizar estableciendo segmentacin del total de la cartera de crditos, con el fin de determinar el cobro preventivo, administrativo, administrativo con aviso a deudores solidarios, prejurdico y jurdico; clasificando la cartera vencida por edades en todas las lneas de crdito, una vez realizado el cierre mensual de la cartera. 14.1 Etapa Preventiva: Para aquellas obligaciones, cuyo recaudo se realiza por ventanilla, se dar un aviso al deudor cada mes, por cualquiera de las siguientes canales: telefnico, correo electrnico o mensaje de texto al mvil, con 8 das de antelacin al vencimiento de la respectiva cuota. A los profesores de ctedra se les dar aviso por escrito, con 30 das de anticipacin, al inicio del perodo del receso laboral, recordando el compromiso de pago por ventanilla durante los meses que no tengan activo su contrato laboral con la Universidad de los Andes. Este perodo de receso no puede ser superior a cuatro (4) meses, segn sealamiento estatutario.

14.2

Etapa Administrativa:

Obligaciones que tienen entre uno (1) y treinta (30) das de mora, en esta etapa se debe gestionar y buscar solucin de pago con el deudor, con una comunicacin por los siguientes canales: telefnico, correo electrnico o mensaje al mvil. 14.3 Etapa Administrativa con aviso a deudores solidarios

Obligaciones entre (31) treinta y un y (60) sesenta das de mora, en esta etapa se debe gestionar y buscar solucin de pago, con una primera comunicacin por escrito al deudor y deudores solidarios y una segunda comunicacin al deudor y deudores solidarios por alguno de los siguientes canales: telefnico, correo electrnico o mensaje al mvil. 14.4 Prejurdica o de cobro a deudores solidarios:

Pasado el estado administrativo de gestin sin respuesta satisfactoria y con mora superior a sesenta y un das (61) y si el deudor o deudores solidarios no responden, se proceder as: De contar con deudores solidarios activos con la Universidad de los Andes y con capacidad de pago, se enviar el descuento por nmina.

En caso contrario se remitir el caso a los abogados.

14.5 Etapa Jurdica: No existiendo solucin de pago en las anteriores etapas de gestin y transcurridos 91 das sin resultado alguno, se judicializar la obligacin a travs de abogados externos contratados para el efecto. Pargrafo 1. Todos los gastos que ocasione el proceso de cobro jurdico, estarn a cargo del deudor y/o deudores solidarios. Pargrafo 2. Para entablar el proceso de demanda se requiere evaluar si el caso lo amerita, determinando la viabilidad de recuperar la obligacin por esta va. Pargrafo 3: Los abogados encargados del cobro jurdico presentarn un informe mensual a la administracin del Fondo, detallando las gestiones adelantadas para la recuperacin.

Artculo 15. Acuerdos de pago Para facilitar la recuperacin de la cartera de crdito, el Fondo podr llegar a acuerdos de pago, para lo cual ser necesario elaborar un acta de acuerdo que tenga como mnimo: fechas de pago, cuota, plazo y dems condiciones pactadas. Deber estar firmada por las personas interesadas en cumplir dicho acuerdo con el visto bueno del ente aprobador.

15.1 Requisitos para celebrar acuerdos de pago Para la celebracin de acuerdos de pago se tendrn en cuenta los siguientes requisitos: 15.1.1 En caso de encontrarse el deudor en instancia prejuridica o jurdica, la elaboracin del Acuerdo de Pago corresponder al abogado externo de acuerdo a las instrucciones recibidas por el Fondo Uniandes. 15.1.2 Para acogerse al acuerdo de pago, el deudor debe demostrar capacidad de pago.

15.2 Atribuciones para aprobacin de acuerdos de pago 15.2.1 Para saldos de deuda hasta (30) SMLMV, sern aprobados por el Gerente. 15.2.2 Para saldos de deuda superiores a (30) SMLMV, sern aprobados por el Comit Financiero. Artculo 16. Reestructuraciones Se entiende por reestructuracin de un crdito, el mecanismo instrumentado mediante la celebracin de cualquier negocio jurdico que tenga como objeto o efecto modificar cualquiera de las condiciones originalmente pactadas con el fin de permitirle al deudor la atencin adecuada de su obligacin ante el real o potencial deterioro de su capacidad de pago. Antes de reestructurar un crdito deber establecerse razonablemente que el mismo ser recuperado bajo las nuevas condiciones.

En todo caso, las reestructuraciones deben ser un recurso excepcional para regularizar el comportamiento de la cartera de crditos y no puede convertirse en una prctica generalizada y en lo posible deber existir evidencia documental del deterioro de la capacidad de pago. 16.1 Reestructuracin de crditos de vivienda El FONDO UNIANDES al momento de hacer la evaluacin de la solicitud de reestructuracin de una obligacin de este tipo, deber verificar que se cumplan los siguientes requisitos: 16.1.1 Que la primera cuota del crdito una vez reestructurado, que est dispuesto a pagar el Asociado, junto con los dems descuentos del FONDO UNIANDES, no supere los lmites fijados en capacidad de pago sealados en el Reglamento de Crdito. 16.1.2 Que el saldo de la obligacin a la fecha de la solicitud de la reestructuracin no exceda el setenta por ciento (70%) del valor del inmueble o el ochenta por ciento (80%) si se trata de vivienda de inters social. 16.1.3 Se debe hacer actualizacin de la garanta mediante avalo tcnico, cuando ste tenga ms de tres aos de haber sido practicado. Esto con el fin de establecer su valor de realizacin y poder registrar en el balance las valorizaciones. El avalo tcnico ser realizado por profesionales, personas naturales o jurdicas, inscritos en el Registro Nacional de Avaluadores conformado por la lista de las entidades autorizadas por la Superintendencia de Industria y Comercio, de conformidad con el Decreto 422 de 2000. 16.1.4 Que el plazo contemplado para reestructurar la obligacin no supere el mximo fijado para la lnea de vivienda. 16.1.5 Que el reporte de endeudamiento con el sector financiero permita concluir que el deudor est en capacidad de cumplir con la obligacin hipotecaria de vivienda. 16.1.6 Que el FONDO UNIANDES o cualquier otra entidad, no haya presentado demanda ejecutiva en contra del deudor por la obligacin respecto de la cual se solicita la reestructuracin. 16.1.7 Que no existan embargos sobre la garanta a la fecha de solicitud de la reestructuracin. 16.1.8 Que la solicitud de reestructuracin de crditos sea suscrita por todos los obligados, mediante la legalizacin de todos los documentos pertinentes. 16.1.9 Presentar paz y salvo de los impuestos del bien inmueble objeto de la hipoteca.

16.2 Reestructuracin crditos de consumo Se establecen los siguientes requisitos: 16.2.1 Que la primera cuota del crdito una vez reestructurado, que est dispuesto a pagar el Asociado, junto con los dems descuentos del FONDO UNIANDES, no supere los lmites fijados para la capacidad de pago sealados en el Reglamento de Crdito. 16.2.2 Que el plazo contemplado para reestructurar la obligacin no supere el mximo fijado para la lnea de consumo.

16.2.3 En caso de existir garanta hipotecaria o prendara se debe hacer actualizacin del avalo de las mismas cuando la primera tenga ms de tres aos y la segunda, ms de un ao de haber sido practicado. Esto con el fin de establecer su valor de realizacin y poder registrar en el balance las valorizaciones. 16.2.4 Que la solicitud de reestructuracin de crditos sea suscrita por todos los obligados, mediante la legalizacin de todos los documentos pertinentes.

16.3 Otros aspectos a considerar en las reestructuraciones 16.3.1 Identificar y marcar en el aplicativo todos los crditos reestructurados. 16.3.2 A los crditos reestructurados se les otorgar una calificacin de mayor riesgo, dependiendo dicha calificacin de las condiciones financieras del deudor y de los flujos de caja del proyecto al momento de la reestructuracin. Se podr mantener la calificacin previa a la reestructuracin cuando se mejoren las garantas admisibles. 16.3.3 Una vez cumplido el requisito sealado en el literal anterior, se aplica la ley de arrastre, se determina la calificacin de los crditos de cada Asociado y se debern constituir las provisiones respectivas. 16.3.4 El mejoramiento de la calificacin de los crditos reestructurados se debe hacer en forma escalonada, es decir, una vez cumplido el requisito de calificacin en el literal anterior se debe aplicar las dos cuotas mensuales pagadas consecutivas para adquirir una calificacin de menor riesgo (por ejemplo: de calificacin E a D), y as sucesivamente hasta llegar a calificacin A. 16.3.5 No obstante, si el crdito presenta mora, independientemente de la calificacin que tenga en ese momento, se deber llevar inmediatamente a la calificacin que tena al efectuarse la reestructuracin (acumulando la mora del inicio y del proceso de reestructuracin incumplido), efectuar la ley de arrastre y calcular las provisiones. 16.3.6 En aquellos casos en que, como producto de acuerdos de reestructuracin o cualquier otra modalidad de acuerdo se contemple la capitalizacin de intereses que se encuentren registrados en cuentas de orden, se contabilizarn como abonos diferidos en el cdigo 273035 y su amortizacin en el estado de resultados se har en forma proporcional a los valores efectivamente recaudados. 16.3.7 Los ingresos de todos los crditos que sean reestructurados ms de una vez debern contabilizarse por el sistema de caja. Mientras se produce su recaudo, el registro correspondiente a los intereses se llevar por cuentas de orden. 16.3.8 Se debe efectuar un seguimiento permanente respecto del cumplimiento del acuerdo de reestructuracin. 16.3.9 En los sistemas de informacin que administren la cartera de crdito se deber dejar evidencia del nmero de reestructuraciones realizadas a las operaciones activas del crdito. 16.3.10 Para definir las atribuciones y rganos facultados para la aprobacin de acuerdos de reestructuracin se tendr en cuenta las consideraciones establecidas para la aprobacin de crditos sealadas en el Reglamento de Crdito. Pargrafo. Para obligaciones de ex asociados retirados y con deuda, se puede hacer uso de la reestructuracin y de los acuerdos de pago como mecanismos para la recuperacin de la

cartera. Artculo 17. Sanciones El incumplimiento en los pagos establecidos en el acuerdo de pago o acuerdo de reestructuracin, ser razn suficiente para iniciar el cobro a los deudores solidarios o en su defecto para remitir el caso a cobro jurdico, aplicando la clusula aceleratoria sealada en el pagar. Artculo 18. Castigo de cartera Un crdito moroso podr ser susceptible de castigo, en los siguientes eventos: 18.1 Cuando el proceso de cobro jurdico demuestre su irrecuperabilidad total. 18.2 Desde el cobro administrativo sin necesidad de haber sido enviado a cobro jurdico y habindose agotado todos los recursos necesarios, por los siguientes hechos: Por consideraciones del monto y antigedad Por la incapacidad de pago comprobada por deudor y deudores solidarios. Ausencia total del deudor y deudores solidarios.

Artculo 19. Remisin del castigo de cartera La Gerencia ser la encargada de remitir al comit de los crditos a castigar, anexando la siguiente informacin: Financiero la propuesta

19.1 Concepto del abogado ejecutor si se encuentra en cobro jurdico o prejurdico. 19.2 Correspondencia cobranza. enviada y trmites efectuados en el proceso de

Artculo 20. Aprobacin del castigo de cartera La Junta directiva analizar la informacin presentada para el castigo y aprobar o rechazar parcial o totalmente la propuesta, de lo cual dejar constancia en Acta de aprobacin firmada por el Presidente y el Secretario.

Artculo 21. Actualizacin centrales de riesgo

El Fondo mantendr el compromiso de efectuar las actualizaciones a las Centrales de Riesgos para informar el comportamiento de pago de todos sus deudores y cuidar por su veracidad, exactitud, oportunidad y de la autorizacin de consulta. Artculo 22. Informes del proceso de cobranza Mensualmente la Gerencia presentar a la Junta directiva un informe de cartera en mora junto con la gestin realizada en cada caso. Articulo 23. Aprobacin

10

El presente reglamento fue aprobado en reunin de Junta Directiva celebrada el 17 de septiembre de 2009 y rige a partir del 1 de diciembre de 2009.

Margarita Botero de Meza Presidente

Lucia Tejeiro de Busquets Secretario

11