POLITICA DE COBRANZA GRUPO DE Gerencia de

EMPRESAS TUR BUS Administración y

POL- T.B.-001 Finanzas.

POLITICA DE COBRANZA

Gerente General, Gerente de Administración y

Finanzas, Gerente de Carga, Gerente Comercial
Dirigido a: Pasajes, Gerente Comercial Carga, Comité de
Cobranzas, Jefe de Cobranzas y Personal
Relacionado.

Fecha de Vigencia: 01 de Enero de 2014.

Versión:
1.0

RUTA DE VALIDACIÓN
FUNCION NOMBRE CARGO FECHA
Ricardo Fuenzalida Marzo
Elaborado por: Jefe de Cobranzas
Vargas 2014
Revisado y Gerente Corporativo de Marzo
Egor Zurita Cárdenas
aprobado por: Finanzas 2014

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Ltda. y su distribución a terceros que no pertenecen a la Compañía está prohibida Página 1
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INDICE

1. INTRODUCCION........................................................................................................3
1.1 Objetivo......................................................................................................................3
1.2 Alcance......................................................................................................................3
1.3 Actualización.............................................................................................................3
1.4 Conceptos.................................................................................................................3

2. POLÍTICA DE COBRANZA..……………................................................................4
2.1 Proceso de Cobranza……......................................................................................4
2.2 Mecanismos de Cobranza......................................................................................5
2.3 Opciones de Pago…………....................................................................................7
2.3.1 Formas de Pago…..……….................................................................................7
2.3.2 Canales de Pago…..………................................................................................8
2.4 Prórrogas y Renegociaciones de deuda..............................................................8

3. COBRANZA PRE-JUDICIAL Y JUDICIAL….……………….............................8

4. POLÍTICAS O PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS….......................................9

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1. INTRODUCCION

1.1 Objetivo
Establecer los lineamientos generales que se aplicarán en la gestión de
cobranza de las cuentas por cobrar, asociadas a clientes con cuenta corriente.

1.2 Alcance
Esta política abarca las gestiones a realizar por el área de Cobranzas del
Grupo de Empresas Tur Bus: “Empresa de Transportes Rurales Ltda.”,
“Transporte, Tecnología y Giros EGT Limitada”, “Santa Marta Courier And
Cargo S.A.” y “Cóndor Bus Ltda.” Con el propósito de recuperar las cuentas por
cobrar y disminuir la deuda vencida.

1.3 Actualización
Será responsabilidad de la Gerencia Corporativa de Finanzas mantener
actualizada esta política. La frecuencia de revisión y actualización será cada 6
meses, o cuando algún cambio en los procesos asociados lo amerite.

1.4 Conceptos

• Comité de Cobranzas: Instancia que controla y aprueba decisiones y

acciones a seguir para mejorar la gestión de cobranza. Este deberá ser
integrado por: representantes de las áreas Comerciales, con autoridad para
tomar decisiones a nivel de sus clientes (Gerente Comercial, Subgerentes,
Jefes de área), Gerente Corporativo de Finanzas y Jefe de Cobranzas de
Grupo TUR BUS.

• Cuenta Corriente: Cada cliente podrá tener una o más cuentas creadas en el
sistema de Cuentas Corrientes, las cuales contarán con un código único y un
monto de línea de crédito asignado, que en suma no podrá ser superior a la
línea de Crédito otorgada al cliente (RUT).

• Deuda Vencida: Toda factura o saldo de factura cuyo plazo sea mayor a 45
días corridos desde la fecha de emisión.

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2. POLÍTICA DE COBRANZA

Establece el Proceso de cobranza y los Mecanismos de cobro que aplicará el

Departamento de Cobranzas del grupo TUR BUS, para recuperar las cuentas
por cobrar en los plazos de crédito otorgados a sus clientes y disminuir la
deuda vencida.

2.1 Proceso de Cobranza

El proceso de cobranza consta de las siguientes etapas:

1. Deuda Vencida: el Ejecutivo de Cobranzas debe identificar los clientes

de su Cartera, que tienen deuda vencida (45 días). Luego debe informar
a cada cliente, las facturas y montos que componen la deuda vencida y
solicitar el pago respectivo.

2. Bloqueo de CTA.CTE.: el Ejecutivo de Cobranzas debe identificar los

clientes de su Cartera que tienen deuda vencida con 55 días. Luego
debe bloquear la CTA.CTE. e informar al cliente que su CTA.CTE. se
encuentra bloqueada y solicitar nuevamente el pago, indicando además
que de seguir en mora la deuda podría ser publicada en DICOM.

3. Publicación en DICOM: el Ejecutivo de Cobranzas debe identificar los

clientes de su Cartera que tienen deuda vencida con 70 días. Luego
debe publicar las facturas vencidas en DICOM., e informar al cliente que
fue publicado en DICOM, y solicitar nuevamente el pago, indicando que
de seguir en mora la deuda podría ser enviada a Cobranza Externa.

4. Cobranza Externa: el Ejecutivo de Cobranzas debe identificar los

clientes de su cartera que tienen deuda vencida con 95 días, luego debe
enviar al Jefe de Cobranzas el listado respectivo. El Jefe de Cobranzas
debe analizar la información aportada por cada Ejecutivo de Cobranzas
y consolidar en un único Reporte, el que debe ser autorizado por el
Gerente Corporativo de Finanzas. Una vez autorizado, el Jefe de
Cobranzas debe enviar el Reporte a la Empresa de Cobranza Externa.
El Ejecutivo de Cobranzas debe informar al cliente que la deuda vencida
fue enviada a Cobranza Externa.

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2.2 Mecanismos de Cobranza

a. Contacto telefónico o vía e-mail de los ejecutivos de Cobranzas con sus

clientes, en donde se indica el estado de la cuenta y se solicita el pago
de las facturas, ya sea deuda vencida como facturas dentro del plazo.
o Se definen cuatro Cartas de Aviso de Cobranza, con formato
estándar, las cuales deben ser usadas por los ejecutivos de
Cobranzas, para informar la deuda pendiente y solicitar el pago
respectivo, de acuerdo al proceso de cobranza. Estas Cartas son:
i. CARTA AVISO POR DEUDA VENCIDA
ii. CARTA AVISO BLOQUEO CTA.CTE.
iii. CARTA AVISO DICOM
iv. CARTA AVISO COBRANZA EXTERNA.

b. Bloqueo de Cuenta Corriente: el ejecutivo de Cobranzas debe ingresar

bloqueos en el Sistema de Cuentas Corrientes o modificar motivos de
bloqueo (ver Anexo 1), siempre y cuando se dé alguna de las siguientes
situaciones:
 Clientes con deuda vencida. Para estos efectos se considera la
deuda del RUT, independiente de sus cuentas corrientes.
 Si al entregar facturas, cliente no existe en la dirección o
establecimiento se encuentra cerrado.
 A solicitud del cliente.
 A solicitud de las áreas Comerciales.
 Clientes que documentan deuda vencida con cheques a fecha.
 Clientes con cheques protestados no regularizados en un plazo
máximo de 3 días.
 Clientes que se rehúsen a pagar por reclamos pendientes (ejemplo:
pérdida de mercadería).

Se procederá al desbloqueo de las cuentas corrientes cuando un cliente

haya regularizado la situación que provocó el bloqueo. En el caso de
bloqueo por deuda vencida el desbloqueo se realizará cuando el cliente
realice el pago total de la deuda respectiva.

Nota: El día 15 de cada mes el Jefe de Cobranzas debe enviar a las

áreas Comerciales las nóminas de clientes con deuda vencida y
pendientes de bloqueo, para su conocimiento y gestión.

c. Publicación en DICOM: el ejecutivo de Cobranzas debe publicar en

DICOM una o más facturas de un determinado cliente, cuando se de
alguna de las siguientes situaciones:

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 Cuando la factura impaga tenga una antigüedad igual o superior a 70

días desde su fecha de emisión y el cliente no haya formalizado un
compromiso de pago o documentado la deuda.
 Cheque protestado sin respuesta del cliente al ser informado de la
situación. Esto considera la publicación de la factura completa
aunque el protesto sea por un pago parcial.

d. Cobranza Externa: el ejecutivo de Cobranzas debe solicitar al Jefe de

Cobranzas el envío a Cobranza Externa, cuando se hayan cumplido los
siguientes requisitos:

 La o las facturas impagas tengan una antigüedad igual o superior a

95 días desde su fecha de emisión.
 Se hayan enviado al cliente las 3 Cartas de Aviso (Deuda Vencida,
Bloqueo y DICOM).
 El cliente debe estar bloqueado y Publicado en DICOM.
 No exista compromiso formal de pago o documentación de deuda.

En el caso de los clientes más importantes (clasificados como VIP), el

proceso de cobranza solo varía en los plazos:
Bloqueo : a contar del día 60
DICOM : a contar del día 90
C. Externa : a contar del día 105

Nota: Cliente VIP, son aquellos clientes definidos por las respectivas
Áreas Comerciales.

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2.3 Opciones de Pago

Los clientes podrán pagar o documentar su deuda con las formas de pago y
canales de pago detallados a continuación:

2.3.1 Formas de pagos

 Efectivo
 Cheque
 Vale Vista
 Transferencia o depósito bancario:

Cuentas Corrientes por empresa:

TUR BUS LTDA.

Nombre Empresa : Empresa Transportes Rurales Ltda.
RUT : 80.314.700-0
Nombre Banco : Santander Santiago
Cuenta Corriente : 82 200 22 39-1
E-mail : cobranzas@turbus.cl

EGT Carga
Nombre Empresa : Transporte, Tecnología y Giros EGT Limitada.
RUT : 76.211.240-k
Nombre Banco : Chile
Cuenta Corriente : 00-000-85414-10
E-mail : cobranzas@turbus.cl

CONDOR
Nombre Empresa : Cóndor Bus Limitada
RUT : 80.228.400-4
Nombre Banco : Santander
Cuenta Corriente : 0-061-00-55018-3
E-mail : miriam.mosquera@turbus.cl

SAMEX
Nombre Empresa : Santa Marta Courier And Cargo S.A.
RUT : 76.629.600-9
Nombre Banco : Santander
Cuenta Corriente : 0-000-0497959-1
E-mail : cobranzas.samex@samex.cl

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2.3.2 Canales de Pago

 En cualquiera de las oficinas TUR BUS a lo largo del país. Información

Agencias y Oficinas está en página web www.turbus.cl

 Cobrador en Terreno del área de Cobranzas.

 Bancos (Transferencia o Depósito Bancario), El cliente debe enviar su

comprobante de depósito ó transacción vía mail a cobranzas@turbus.cl
o fax número 2 822 7354, agregando la siguiente información: Número
factura y monto del pago.

2.4 Prórrogas y Renegociaciones de deuda

El Jefe de Cobranzas podrá autorizar prórrogas y renegociaciones de deuda

considerando el tipo de negocio, comportamiento de pago del cliente, DICOM,
monto y antigüedad de la deuda de un determinado cliente, las cuales deberán
ser informadas al Gerente Corporativos de Finanzas.

En los casos en que se haya negociado la documentación de una deuda, la

Cta.Cte., del cliente debe quedar bloqueada por el motivo “Cheque a Fecha”. Si
el cliente requiere el desbloqueo de la Cta.Cte., el Jefe de Cobranzas deberá
solicitar al Gerente Comercial que corresponda, la autorización respectiva, para
los cual entregará los antecedentes del caso (monto deuda, detalle de los
cheques a fecha, y copia de la negociación).

Los plazos máximos autorizados para renegociar y prorrogar serán definidos

por el Comité de Cobranzas.

• Las tasas de interés a cobrar por una renegociación de deuda serán definidas
por el Gerente Corporativo de Finanzas, en el marco de tasas de referencia de
mercado.

3. COBRANZA PRE-JUDICIAL Y JUDICIAL

Las gestiones de Cobranza Pre-Judicial y Judicial serán efectuadas por la

empresa de Cobranza Externa.

Transcurridos 90 días desde el envío a Cobranza Externa y agotadas todas las

acciones de Cobranza, se solicitará Certificado de Incobrabilidad.

Una vez recibido, el Certificado de Incobrabilidad será enviado al Departamento

de Contabilidad para que proceda a efectuar el castigo contable de la misma.

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4. POLÍTICAS O PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS

Provisión Deudores Incobrables

Para cada periodo anual, se calculará la relación porcentual entre el

saldo por cobrar de la facturación de los 5 primeros meses versus la
facturación total del período (descontadas las N/C). Con esta
información se estimará el Porcentaje de Deudores Incobrables del
período siguiente.

El cálculo antes descrito será efectuado el día 15 de Abril de cada año y

será entregado a Contabilidad.

Dueda x cobrar 5 primeros meses

EDI =
Dueda x cobrar Año
X 100

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