PROCEDIMIENTO DE REALIZACIN DE AUDITORIAS DE CALIDAD CON EQUIDAD DE GNERO Versin: Borrador 03 de Versin 01 del 25/05/2009 Aprob !

o por: Inmujeres

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ndice.......................................................................................................................................................1 1 OBJETIVO/ CAMPO DE APLICACIN.............................................................................................2 2 REFERENCIAS........................................................................................................................................2 3 DEFINICIONES.......................................................................................................................................2 4 DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES.....................................................................................................3 4.1 PLANIFICACIN ..............................................................................................................................3 4.2 CONFORMACIN DEL EQUIPO AUDITOR...................................................................................3 4.3 PLAN DE AUDITORIA......................................................................................................................4 4.4 DIAGNSTICO .................................................................................................................................4 4.5 REALI ACION DE LA AUDITORIA ................................................................................................4 4.! CLASIFICACIN " REDACCIN DE #ALLA GOS.......................................................................$ 4.% INFORME DE AUDITORIA ..............................................................................................................$ 4.$ ACCIONES CORRECTI&AS..............................................................................................................' 4.' MANTENIMIENTO DEL SELLO DE CALIDAD CON EQUIDAD DE G(NERO............................' 5 REGISTROS.............................................................................................................................................9 6 TABLA DE REVISIONES.......................................................................................................................9 7 ANEXOS....................................................................................................................................................9

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PROCEDIMIENTO DE REALIZACIN DE AUDITORIAS DE CALIDAD CON EQUIDAD DE GNERO Versin: Borrador 03 de Versin 01 del 25/05/2009 Aprob !o por: Inmujeres

O$%ETIVO& CAMPO DE APLICACIN

El presente documento descri e las acciones a seguir para la reali!acin de las auditorias para el otorgamiento del "ello de #alidad con E$uidad de %&nero seg'n el (odelo de re)erencia* Esto inclu+e la reali!acin del ,iagnstico- la .uditoria + la ela oracin de in)ormes por parte de los/as auditores/as para las organi!aciones o empresas postulantes al "ello* "e aplica a los/as auditores/as + e/pertos t&cnicos/as seleccionados por Inmujeres ** 2 RE'ERENCIAS o o o o o o 3 (odelo de #alidad con E$uidad de %&nero 0eglamentos- documentos + procedimientos esta lecidos por Inmujeres 2 Procedimiento de seleccin + e1aluacin de auditores 2ista de Veri)icacin 3orma 43I56I"7 190118 2002 ,irectrices para la auditoria de los sistemas de %estin de la #alidad +/o .m iental 3orma 43I5 I"7 19021

DE'INICIONES

.4,I570I.8 Proceso sistemtico- independiente + documentado para o tener e1idencias + e1aluarlas de manera o jeti1a con el )in de determinar la e/tensin en $ue se cumplen los criterios de auditoria* EVI,E3#I. ,E 2. .4,I570I.8 0egistros- declaraciones de :ec:os o cual$uier otra in)ormacin $ue son pertinentes para los criterios de auditoria; + $ue son 1eri)ica les* #0I5E0I7" ,E .4,I570I.8 #onjunto de pol<ticas- procedimientos o re$uisitos utili!ados como re)erencia* .2#.3#E ,E 2. .4,I570I.8 E/tensin + l<mites de una auditoria =acti1idades- procesos>* E?4IP7 .4,I5708 4no o ms auditores $ue lle1an a ca o una auditoria* 2os auditores pueden estar acompa@ados por un e/perto/a t&cnico/a +/o un o ser1ador/a .4,I570/.8 Persona con la competencia re$uerida para lle1ar a ca o una auditoria* 7B"E0V.,70/.8 .uditor/a en entrenamiento* EAPE057/. 5B#3I#7/.8 Persona designada para asistir en la auditoria so re aspectos relacionados con g&nero*

Durante la etapa piloto estas actividades estarn a cargo del Proyecto PNUD-URU/ 08/005 esti!n de "alidad con #$uidad% & 'de( Pgina 2 de 9

PROCEDIMIENTO DE REALIZACIN DE AUDITORIAS DE CALIDAD CON EQUIDAD DE GNERO Versin: Borrador 03 de Versin 01 del 25/05/2009 Aprob !o por: Inmujeres #7350.P.05E8 0esponsa le del proceso auditado* I3C70(E ,E .4,I570I.8 ,ocumento $ue presenta los :alla!gos reali!ados durante la auditoria en el sitio* D.22.E%7" ,E 2. .4,I570I.8 0esultados de la e1aluacin de la e1idencia de la auditoria recopilada )rente a los criterios de auditoria* C705.2EE.8 Dalla!go de la auditoria $ue implica una superacin a los re$uisitos esta lecidos* #73C70(I,.,8 #umplimiento de un re$uisito* 7P70543I,., ,E (EF70.8 Dalla!go a considerar $ue permite a1ance en el "istema de %estin de #alidad con E$uidad* 37 #73C70(I,.,8 Incumplimiento de un re$uisito* P2.3 ,E .4,I570I.8 ,escripcin de las acti1idades + de los detalles acordados de una auditoria* P07%0.(. ,E 2. .4,I570I.8 #onjunto de una o ms auditorias plani)icadas para un periodo de tiempo determinado + dirigido :acia un propsito espec<)ico* 0E?4I"I57"8 E/igencias $ue de en cumplir las organi!aciones o empresas $ue $uieran o tener el "ello de #alidad con E$uidad de %&nero* Estn contenidos en la 2ista de Veri)icacin + en los lineamientos del (odelo de #alidad con E$uidad de %&nero* G DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES G*1 PLANI'ICACIN #on una )recuencia anual- Inmujeres3 de)ine el alcance + los e$uipos auditores- en conjunto con el/la 0e)erente de la empresa/organi!acin- dejando registro en el programa de auditorias para el otorgamiento del "ello de #alidad con E$uidad de %&nero* 2a )ec:a de cada una de ellas se de)ine de com'n acuerdo entre el e$uipo auditor + el/la 0e)erente de la empresa/organi!acin* G*2 CON'ORMACIN DEL EQUIPO AUDITOR

2a seleccin de los miem ros del e$uipo auditor es reali!ada por Inmujeres 4 en ase a los 0egistros de .uditores/as #ali)icados/as para el 7torgamiento del "ello de #alidad con E$uidad de %&nero- + siguiendo los lineamientos del Procedimiento de #ali)icacin + "eleccin de .uditores/as* 4na 1e! con)ormado el e$uipo- se en1<an los nom res de los/as integrantes a la empresa/organi!acin- solicitando su apro acin* En caso de recusacin se anali!an los moti1os + se designan- si procede- nue1os/as integrantes* 2os moti1os 1lidos pueden ser imparcialidad o con)lictos de intereses* Inmujeres no acepta recusacin de integrantes del e$uipo auditor por dudas so re su competencia t&cnica*
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PROCEDIMIENTO DE REALIZACIN DE AUDITORIAS DE CALIDAD CON EQUIDAD DE GNERO Versin: Borrador 03 de Versin 01 del 25/05/2009 Aprob !o por: Inmujeres #uando es aceptado el e$uipo auditor- se procede a la )irma del contrato a los/as integrantes del mismo* Inmujeres entrega al e$uipo auditor responsa le la solicitud + copia de toda la documentacin 1igente =2ista de Veri)icacin- )ormularios- etc*> a utili!ar durante todo el resto del desarrollo del proceso $ue inicia + se solicita $ue )irmen compro ante de recepcin* El/la 0e)erente de la empresa/organi!acin entrega al e$uipo auditor toda la documentacin necesaria para la ejecucin de la auditoria* G*3 PLAN DE AUDITORIA

El/la auditor/a responsa le reali!a el Plan de .uditoria de )orma de a arcar todos los re$uisitos aplica les- las reuniones con los/las representantes sindicales- las organi!aciones comunitarias + las entre1istas con el personal* En1<a dic:o plan al menos 15 d<as antes de la )ec:a de la auditoria a la contraparte correspondiente para su apro acin* 2a contraparte con)irma su apro acin al auditor/a responsa le + de)ine $ui&nes o)iciarn como contrapartes o)iciales* En caso de o ser1aciones al mismo- se resuel1en en conjunto entre el/la auditor/a responsa le + la contraparte de la empresa/organi!acin- se actuali!a dic:o plan + se sigue el mismo procedimiento* G*G DIAGNSTICO

El diagnstico es reali!ado por el/la auditor/a responsa le en cola oracin con el e/perto/a t&cnico/a =si corresponde>5* Veinte d<as antes como m<nimo de la )ec:a acordada para la auditoria- el/la auditor/a responsa le plani)ica la reali!acin del diagnstico en la empresa/organi!acin* El/la auditor/a responsa le reali!a el estudio de la documentacin- esto es- comparacin de la misma contra los re$uisitos e identi)icacin de mejoras + )alencias en las in)ormaciones contenidas en la documentacin reci ida* El resultado del estudio de la documentacin =:alla!gos + comentarios>- se registran en el in)orme de diagnstico* .lgunos :alla!gos pueden $uedar pendientes de 1eri)icacin durante la auditoria in situ* "i del diagnstico surge $ue la empresa/organi!acin presenta no con)ormidades importantesel/la auditor/a l<der sugiere su tratamiento antes de someterse a la auditoria in situ* G*5 REALIZACION DE LA AUDITORIA

En la )ec:a acordada se reali!a la auditoria- en la $ue se 1eri)ica la implantacin de un "istema de %estin de la #alidad con E$uidad de %&nero de acuerdo a los lineamientos esta lecidos en el (odelo de #alidad con E$uidad de %&nero + en la 2ista de Veri)icacin* 2as auditorias para el otorgamiento del "ello de #alidad con E$uidad de %&nero se desarrollan de acuerdo a la norma 43I56I"7 1901182002 en las instalaciones de la empresa/organi!acin+ constan de las siguientes etapas8 reunin de apertura- auditoria in situ + reunin de cierre* ()*)+ Re,nin !e Aper-,r
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PROCEDIMIENTO DE REALIZACIN DE AUDITORIAS DE CALIDAD CON EQUIDAD DE GNERO Versin: Borrador 03 de Versin 01 del 25/05/2009 Aprob !o por: Inmujeres #omo primer paso- se reali!a una reunin de todo el e$uipo auditor con un representante de la ,ireccin de la empresa/organi!acin postulante- los integrantes del #omit& de 5ra ajo de #alidad con E$uidad- + otros/as integrantes de la empresa/organi!acin a pedido de la misma o del auditor/a responsa le* Esta reunin es conducida por el auditor/a responsa le + durante la misma de e8 a> Presentar a todos los/as integrantes del e$uipo auditor + las )unciones $ue cada uno cumplir durante la auditoria > #on)irmar la )inalidad de la 1isita c> #on)irmar el alcance de la auditoria d> #on)irmar el plan de auditoria =:orarios de inicio- pausas- )inali!acin> e> Dacer un re1e resumen de la auditoria =reunin de apertura- auditoria in situ- reunin de auditores- reunin de cierre> )> .clarar $ue la auditoria se reali!a en ase a un muestreo g> #on)irmar la disponi ilidad de una sala pri1ada para la reunin de los auditores + del e$uipamiento necesario =computadora- tel&)ono- etc*>* :> #omunicar $ue toda la in)ormacin o tenida durante la auditoria ser tratada en )orma con)idencial + $ue los/las integrantes del e$uipo tienen )irmados compromisos de con)idencialidad i> E/plicar la )orma en $ue se clasi)icarn los :alla!gos =)ortale!as- oportunidades de mejora- no con)ormidades>* j> .clarar $ue las no con)ormidades :alladas sern comunicadas durante el transcurso de la auditoria- + registradas en la 2ista de Veri)icacin utili!ada H> E/plicar $ue los resultados de la auditoria sern presentados en la reunin de cierre- a e/cepcin de la in)ormacin deri1ada de las entre1istas para mantener la con)idencialidad de las contrapartes l> E/plicar el pla!o de entrega del in)orme de auditoria

)* In)ormar $ue Inmujeres6 tiene un sistema de reclamos al cual pueden acceder

comunicndose directamente con el Instituto n> ,ar oportunidad para $ue los/as representantes de la empresa/organi!acin :agan preguntas ()*). A,!i-ori /in si-,0 Cinali!ada la reunin inicial- cada miem ro del e$uipo auditor acompa@ado de la contraparte asignada por la empresa/organi!acin- inicia la auditoria de )orma de 1eri)icar la correcta implementacin en la empresa/organi!acin de los re$uisitos de la 2ista de Veri)icacin + del (odelo de #alidad con E$uidad de %&nero* ,urante la auditoria- el e$uipo auditor de e8 a> #umplir con lo esta lecido en el plan de auditoria =acti1idades- :orarios> > #onducir la auditoria con la pro)undidad + sol1encia necesarias- :aciendo preguntas claras + pertinentes c> (antener un clima amiga le- ajo control + e1itando situaciones de tensin d> .lcan!ar los o jeti1os de la auditoria- e1itando des1<os del tema e1aluado e> .daptarse a la cultura de la empresa/organi!acin donde se reali!a la auditoria )> Poseer toda la documentacin necesaria

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PROCEDIMIENTO DE REALIZACIN DE AUDITORIAS DE CALIDAD CON EQUIDAD DE GNERO Versin: Borrador 03 de Versin 01 del 25/05/2009 Aprob !o por: Inmujeres g> 0eali!ar reuniones con los/as representantes sindicales de la empresa/organi!acin o nacionales* 2os/as e/pertos/as sindicales inclu+en a$u&llos $ue estn tra ajando en la empresa/organi!acin* :> 0eali!ar reuniones con organi!aciones comunitarias8 73%s + otros/as e/pertos/as la orales* =ej* 73%s en derec:os :umanos- organi!aciones comunitarias- a ogados la oralistas- grupos de derec:os de la mujer + la minoridad- 73%s de desarrollo- "alud de los tra ajadores/as> ,urante la auditoria- el/la auditor/a responsa le del e$uipo e1acuar cual$uier in$uietud a la contraparte #ual$uier necesidad de cam ios en el alcance de la auditoria $ue pueda e1idenciarse a medida $ue la auditoria in situ progresa- se re1isa con la contraparte + son apro ados por &l* 2as e1idencias recopiladas durante la auditoria $ue sugieran un riesgo inmediato + signi)icati1o =por ejemplo8 )lagrante discriminacin la oral- 1iolencia- acoso>- se comunican sin demora a la ,ireccin de la empresa/organi!acin* ,urante la auditoria- el e$uipo auditor registra el cumplimiento o incumplimiento de cada uno de los re$uisitos + las correspondientes e1idencias en la 2ista de Veri)icacin- para posi ilitar la ela oracin del in)orme )inal* El registro de las e1idencias en la 2ista de 1eri)icacin- especialmente cuando con)iguran una no con)ormidad- de e8 a> Identi)icar claramente el :ec:o =ejemplo8 documento + su 1ersin- n'meros de registro)ec:as- datos- etc*> > E1itar ser una opinin c> 0elacionarse directamente con el re$uisito aplica le =re$uisito- procedimiento- etc*> 2as reuniones mantenidas con los/las representantes sindicales de ern tener en cuenta las condiciones generales de tra ajo- las relaciones entre la gerencia + los/as tra ajadores/as- los reconocimientos + acuerdos colecti1os + el acuerdo so re entre1istas seguras con el/la representante sindical + con cada tra ajador/a* Para reali!ar las entre1istas personales- la empresa/organi!acin pacta con el/la auditor/a responsa le la cantidad de entre1istados/as- teniendo como criterio entre1istar el 3I de los/as cola oradores/as de la empresa/organi!acin- o al menos reali!ar dos entre1istas por rea* El/la auditor/a $ue realice las entre1istas con el personal- de e seguir la J%u<a para Entre1istasK $ue se encuentra en la 2ista de Veri)icacin* 2as situaciones $ue pueden con)ormar una no con)ormidad son planteadas a las contrapartes de la empresa/organi!acin durante el transcurso de la auditoria dando la oportunidad a las contrapartes de e/presar sus opiniones + reali!ar todo el es)uer!o posi le para resol1er en caso de ocurrir- cual$uier opinin di1ergente* El e$uipo auditor anali!a los registros + o ser1aciones in situ- mediante las cuales- + asndose en e1idencias o jeti1as se 1eri)ica si se est operando de acuerdo con los re$uisitos del (odelo de #alidad con E$uidad de %&nero + de la 2ista de Veri)icacin* El e$uipo auditor- e1al'a la implementacin de la pol<tica de g&nero de)inida + la implementacin de los procedimientos re)erentes a los re$uisitos del (odelo*

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PROCEDIMIENTO DE REALIZACIN DE AUDITORIAS DE CALIDAD CON EQUIDAD DE GNERO Versin: Borrador 03 de Versin 01 del 25/05/2009 Aprob !o por: Inmujeres Es necesario $ue el e$uipo se organice para $ue la di1isin del tra ajo durante la auditoria sea consistente + sin repeticin de tareas* 2os miem ros del e$uipo se consultarn peridicamente para intercam iar in)ormacin- e1aluar el progreso de la auditoria + re asignar las tareas seg'n sea necesario* El/la e/perto/a t&cnico/a e1al'a la implementacin de los re$uisitos t&cnicos de)inidos en el (odelo de #alidad con E$uidad de %&nero + de la 2ista de Veri)icacin* "i el/la auditor/a responsa le lo considera necesario- se reali!an reuniones del e$uipo auditor durante el transcurso de la auditoria* a> "e e1al'a el cumplimiento del plan de auditoria + la necesidad de alteraciones*

+* "e plantean dudas de los/as auditores/as +/o e/pertos para consultar a Inmujeres 7 si es
necesario* c> "e uni)ormi!an los criterios del e$uipo* d> "e 1eri)ica la necesidad de alterar el plan de auditoria +/o de en)ocarse en determinados re$uisitos 2uego de :a er concluido la auditoria in situ- se reali!a una reunin del e$uipo auditor en la cual se re1isan las e1idencias encontradas + se acuerda con el/la auditor/a responsa le las )ortale!as- oportunidades de mejora + no con)ormidades detectadas* El/la auditor/a responsa le prepara un listado de los :alla!gos detectados identi)icando claramente la e1idencia + a $ue re$uisito aplica- as< como el 3i1el $ue recomienda se le asigne a la empresa/organi!acin* ()*)1 Re,nin !e Cierre Cinali!ada la reunin del e$uipo auditor- el/la auditor/a responsa le de e conducir la reunin de cierre con la empresa/organi!acin* El o jeti1o principal es trasmitir las e1idencias de con)ormidad + no con)ormidad detectadas* Participan de esta reunin la ,ireccin de la empresa/organi!acin- los/as integrantes del #omit& de 5ra ajo de #alidad con E$uidad- las contrapartes designadas por la ,ireccin + el e$uipo auditor* El/la auditor/a responsa le de e lle1ar adelante la reunin + a stenerse de cual$uier o ser1acin so re el resultado de la auditoria* 5am i&n de e8 a> 0ecordar los o jeti1os de la auditoria +a mencionados en la reunin de apertura > .gradecer la asistencia + cooperacin con el e$uipo auditor c> 0ecordar el carcter de muestreo de la auditoria- por lo cual es importante $ue la empresa/organi!acin lo tome en cuenta d> E/plicar la )orma de tratamiento de las no con)ormidades + los pasos $ue la empresa/organi!acin tiene $ue seguir para el le1antamiento de las mismas e> Presentar las )ortale!as- las oportunidades de mejora + las no con)ormidades detectadas- de tal manera $ue sean comprendidas por las contrapartes )> #omunicar el 3i1el en $ue se encuentra la empresa/organi!acin de acuerdo a su recomendacin* g> 7)recer la oportunidad a los otros integrantes del e$uipo auditor para e/presar sus opiniones
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PROCEDIMIENTO DE REALIZACIN DE AUDITORIAS DE CALIDAD CON EQUIDAD DE GNERO Versin: Borrador 03 de Versin 01 del 25/05/2009 Aprob !o por: Inmujeres :> 0esponder las preguntas + o ser1aciones i> En caso de reci ir cual$uier opinin di1ergente relati1a a los :alla!gos de auditoria se clari)ican con las contrapartes +- si es posi le- se resuel1en* "i no se resol1ieran- las dos opiniones se registran posteriormente en el in)orme de auditoria* j> "olicitar la )irma del listado de los :alla!gos detectados- dejando copia en la empresa/organi!acin*

,* Entregar a la ,ireccin de la empresa/organi!acin el Cormulario de e1aluacin del

e$uipo auditor para su posterior en1<o a Inmujeres 8 l> G*L #errar la reunin dando por )inali!ada la auditoria CLASI'ICACIN 2 REDACCIN DE 3ALLAZGOS

2os :alla!gos de la auditoria in situ + del diagnstico- se clasi)ican en8 Cortale!as7portunidades de (ejora + 3o #on)ormidades* #ual$uiera de ellos de e ser redactado de manera tal $ue no diga o sugiera $ue es lo $ue se de e :acer* 2os incumplimientos a los re$uisitos de)inidos en el (odelo de #alidad con E$uidad de %&nero + en la 2ista de Veri)icacin- as< como una des1iacin en la implantacin de documentos propios de la empresa/organi!acin- son catalogados como no con)ormidades* 2as oportunidades de mejora- destacan las potencialidades para mejorar el sistema* El e$uipo auditor cuenta con la 2ista de Veri)icacin para de)inir el ni1el de la empresa/organi!acin con los criterios a tomar para asignar el 3i1el en $ue se encuentra la empresa/organi!acin* En caso $ue durante la auditoria el e$uipo auditor no pueda llegar a una conclusin so re un :alla!go- el/la auditor/a responsa le consulta a Inmujeres 9 para su aclaracin* G*9 IN'ORME DE AUDITORIA

5odas las e1idencias + :alla!gos detectados durante la auditoria- as< como el 3i1el recomendado a la empresa/organi!acin- se registran en el In)orme de .uditoria* En el caso $ue en la auditoria :a+an sido 1eri)icadas situaciones pendientes del diagnstico- se dejar e/presa constancia de ello en el in)orme* El in)orme es ela orado + )irmado por el/la auditor/a responsa le + el/la e/perto/a t&cnico/a si corresponde* El pla!o de ela oracin + entrega al #omit& .sesor del "ello es de 15 d<as desde el 'ltimo d<a de reali!acin de la auditoria* En la lista de distri ucin del in)orme de auditoria de en )igurar como m<nimo8 los/as auditores/as- el/la e/perto/a t&cnico/a =si corresponde>- la ,ireccin de la empresa/organi!acin- el #omit& de 5ra ajo de #alidad con E$uidad- Inmujeres 10 + el #omit& .sesor*
8 -

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PROCEDIMIENTO DE REALIZACIN DE AUDITORIAS DE CALIDAD CON EQUIDAD DE GNERO Versin: Borrador 03 de Versin 01 del 25/05/2009 Aprob !o por: Inmujeres Es responsa ilidad de la empresa/organi!acin reali!ar la distri ucin interna del In)orme de auditoria El e$uipo auditor entrega a Inmujeres 11 las 2istas de Veri)icacin completas + el plan de auditoria de)initi1o adjuntados al in)orme de auditoria* Inmujeres12 tiene 30 d<as como m/imo para con1ocar al #omit& .sesor para $ue resuel1a con respecto al otorgamiento del sello* G*M ACCIONES CORRECTIVAS

4na 1e! reci ido el in)orme de auditoria- la empresa/organi!acin tiene $ue implementar en el Plan 7perati1o .nual del a@o siguiente- el le1antamiento de las no con)ormidades detectadas* G*9 MANTENIMIENTO DEL SELLO DE CALIDAD CON EQUIDAD DE GNERO

2as auditorias para e1aluar el cumplimiento de los re$uisitos del "ello de #alidad con E$uidad de %&nero en la empresa/organi!acin se reali!an anualmente* 5 REGISTROS

In)orme de diagnstico 2istado de :alla!gos detectados Programa de auditorias para el otorgamiento del "ello de #alidad con E$uidad de %&nero Plan de .uditoria In)orme de .uditoria 2ista de Veri)icacin Cormulario de e1aluacin del e$uipo auditor L TA$LA DE REVISIONES Versin $ue sustitu+e 3aturale!a de la re1isin 9 ANE4OS

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