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INTRODUCCIN A FNIX ............................................................................................................. 6 1.1 1.2 1.3 INTRODUCCIN ............................................................................................................................ 6 INSTALACIN ............................................................................................................................... 6 REGISTRO..................................................................................................................................... 6

FNIX SISTEMA ADMINISTRATIVO INTEGRADO ................................................................ 6 2.1 FENIX.......................................................................................................................................... 6 2.1.1 Alcance del Sistema. ............................................................................................................ 7 2.1.2 Caractersticas de Fnix. ..................................................................................................... 7 2.2 MDULOS QUE INTEGRAN FNIX ................................................................................................ 8 2.2.1 Descripcin de los mdulos. ................................................................................................ 8
2.2.1.1 2.2.1.2 2.2.1.3 2.2.1.4 2.2.1.5 2.2.1.6 2.2.1.7 2.2.1.8 2.2.1.9 Facturacin. ................................................................................................................................... 8 Punto de venta ............................................................................................................................... 8 Clientes Proveedores. ................................................................................................................. 8 Inventarios. .................................................................................................................................... 8 tesoreria. ......................................................................................................................................... 8 presupuesto. ................................................................................................................................... 9 Contabilidad. ................................................................................................................................. 9 Reportes ........................................................................................................................................ 9 Graficos Eestadisticos ................................................................................................................... 9

2.3 CONOCIMIENTOS BSICOS REQUERIDOS .................................................................................... 9 2.4 REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE ..................................................................... 10 2.4.1 Para el Servidor ................................................................................................................. 10
2.4.1.1 Hardware ..................................................................................................................................... 10

2.4.2
2.4.2.1

Para el Cliente o Estacin de Trabajo .............................................................................. 10


Software ....................................................................................................................................... 10

DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA ............................................................................... 10 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 ICONOS O BOTONES.................................................................................................................... 10 CAJAS DE TEXTO. ....................................................................................................................... 11 CASILLAS DE VERIFICACIN. .................................................................................................... 12 FICHAS ....................................................................................................................................... 12 CUADROS DE LISTA. ................................................................................................................... 12 TABLAS ....................................................................................................................................... 12 CUADROS DE IMAGEN ................................................................................................................ 13 ACCESOS DIRECTOS .................................................................................................................. 13

INGRESO AL SISTEMA ................................................................................................................ 13 4.1 4.2 4.3 IDENTIFICACIN DE USUARIOS .................................................................................................. 14 SELECCIONANDO UNA EMPRESA ............................................................................................... 14 SALIR DEL SISTEMA ............................................................... ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

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CREANDO UNA EMRPESA .......................................................................................................... 15 CREACIN DE USUARIOS .......................................................................................................... 15 6.1 OTORGANDO PERMISOS A LOS USUARIOS ................................................................................. 17 6.2 CAMBIO DE USUARIO. ................................................................................................................ 19 6.3 MI MEN .................................................................................................................................... 20 6.3.1 Barra de herramientas Principal....................................................................................... 20 6.3.2 Barra de herramientas Control de Fechas. ...................................................................... 21 6.3.3 Barra de herramientas Mensajera ................................................................................... 21
6.3.3.1 Mensajera ................................................................................................................................... 21

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CONFIGURANDO MI EMPRESA. ............................................................................................... 22 VENDEDORES Y FACTURADORES .......................................................................................... 31 INVENTARIOS ................................................................................................................................ 33 9.1 CREACION DE ARTICULOS................................................................................................ 34 9.1.1 Duplicar Artculos ............................................................................................................. 43 9.1.2 Generar cdigos de artculos. ............................................................................................ 43 9.1.3 Creacin de Grupos de Artculos ...................................................................................... 46 9.1.4 Creacin de Subgrupos de Artculos. ................................................................................ 46 1

9.2 TOMA FSICA ......................................................................................................................... 48 9.2.1 Inventario Inicial ............................................................................................................... 48 9.2.2 Inventario Fsico ................................................................................................................ 51 9.2.3 Cuadre de Productos.......................................................................................................... 52 9.3 PVP DE ARTICULOS ............................................................................................................. 52 9.4 COSTOS Y EXISTENCIAS .................................................................................................... 55 9.5 INGRESOS ............................................................................................................................... 56 9.6 SALIDAS ................................................................................................................................... 57 9.7 GUAS DE REMISIN .................................................................................................................. 58 9.8 EXPORTAR ARTCULOS ............................................................................................................. 58 9.9 OBTENER ARTCULOS................................................................................................................ 59 9.10 MOVIMIENTOS DE INVENTARIOS. .................................................................................. 60 9.11 PACKING LIST ....................................................................................................................... 61 10 COMPRAS .....................................................................ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

10.1 CREACION DE PROVEEDORES ......................................................................................... 63 10.2 CREACION DE GRUPOS DE PROVEEDORES ................................................................. 66 10.3 COMPRAS/DEVOLUCIONES............................................................................................... 67 10.3.1 BUSQUEDA DE ARTICULOS ......................................................................................... 75 10.3.2 PRECIOS POR ARTCULO ............................................................................................. 76 10.3.3 RETENCIONES ................................................................................................................ 76 10.3.4 IMPRESION DE RETENCIONES .................................................................................. 77 10.3.5 DETALLE DE PAGOS A CREDITOS ............................................................................. 78 10.3.6 PEDIDOS A PROVEEDORES ......................................................................................... 79 10.3.7 DUPLICAR COMPRA ...................................................................................................... 81 10.4 CUENTAS POR PAGAR ......................................................................................................... 84 10.4.1 Movimientos Cuentas por Pagar ....................................................................................... 84 10.4.2 Pagos Mltiples .................................................................................................................. 86 11 FACTURACION .......................................................................................................................... 89

11.1 CREACION DE CLIENTES ................................................................................................... 89 11.2 CREACION DE GRUPOS DE CLIENTES ........................................................................... 96 11.3 ASIGNAR PRECIOS PARA CLIENTES .............................................................................. 96 11.4 FACTURAS DE CLIENTES ................................................................................................... 97 11.5 PUNTO DE VENTA ............................................................................................................... 102 11.6 FACTURACION INCLUIDO IVA ....................................................................................... 102 11.6.1 Facturacin Punto de Venta ........................................................................................... 102 11.6.2 Punto de Venta ................................................................................................................. 102 11.7 NOTAS DE ENTREGA.......................................................................................................... 102 11.8 CONSULTA DE ARTCULOS ............................................................................................. 102 11.9 PEDIDOS ................................................................................................................................ 102 11.10 PROFORMAS .................................................................................................................... 102 11.11 IMPRESIN DE FACTURAS .......................................................................................... 102 11.12 CUENTAS POR COBRAR ................................................................................................ 102 11.12.1 Movimientos Cuentas por Cobrar ............................................................................... 102 11.12.2 Cobros Mltiples .......................................................................................................... 102 12 CREACION DE CAJAS ............................................................................................................ 102

12.1 MOVIMIENTOS DE CAJA .................................................................................................. 104 12.2 ARQUEO DE CAJA ............................................................................................................... 106 12.3 FLUJO DE CAJA ................................................................................................................... 106 12.3.1 Rubros de caja ................................................................................................................. 106 12.3.2 Flujo de caja .................................................................................................................... 106 13 13.1 13.2 13.3 13.4 13.5 13.6 13.7 CREACION DE BANCOS ........................................................................................................ 107 MOVIMIENTOS BANCARIOS ........................................................................................... 109 IMPRESIN DE CHEQUES ................................................................................................ 111 CONCILIACION BANCARIA ............................................................................................. 111 TRANSFERENCIA CAJA/BANCOS ................................................................................... 113 ESTATUS CHEQUES POSFECHADOS RECIBIDOS ...................................................... 116 EFECTIVIZACION CHEQUES POSFECHADOS GIRADOS ......................................... 116 COMPROBANTES DE INGRESO....................................................................................... 117 2

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CONTABILIDAD....................................................................................................................... 119

14.1 PLAN DE CUENTAS ............................................................................................................. 119 14.2 ASIENTOS PENDIENTES .................................................................................................... 121 14.3 LIBRO DIARIO...................................................................................................................... 122 14.4 MAYOR CUENTAS CONTABLES ..................................................................................... 122 14.5 ASIENTOS PENDIENTES .................................................................................................... 122 14.6 COMPARAR MAYORES CON AUXILIARES .................................................................. 122 14.7 TRANSFERENCIAS.............................................................................................................. 122 14.7.1 Actualizar Pendientes ...................................................................................................... 122 14.7.2 Reversar Asientos............................................................................................................. 122 14.8 ASIENTOS DE CIERRE DE PERIODO .............................................................................. 122 14.9 CONTABILIZACION AUTOMATICA............................................................................... 122 14.9.1 Contabilizacin por lotes ................................................................................................. 122 14.9.2 Definicin de Reglas ........................................................................................................ 122 14.9.3 Parametrizacin Contable ............................................................................................... 122
14.9.3.1 Asignacin de Cuentas .......................................................................................................... 123

14.9.4 Definicin de Campos...................................................................................................... 124 14.10 ANALISIS FINANCIERO ................................................................................................. 124 14.10.1 Definicin de Variables ............................................................................................... 124 14.10.2 Definicin de Razones ................................................................................................. 124 15 16 16.1 16.2 16.3 17 17.1 17.2 17.3 17.4 17.5 17.6 18 18.1 18.2 18.3 19 19.1 19.2 19.3 19.4 20 20.1 20.2 MANTENIMIENTO DE TABLAS ........................................................................................... 125 PRODUCCION........................................................................................................................... 127 ORDEN DE PRODUCCIN ................................................................................................. 127 REQUISION DE MATERIALES ......................................................................................... 127 INGRESO PRODUCCION (DIRECTA) .............................................................................. 127 PRESUPUESTO ......................................................................................................................... 127 VENTAS .................................................................................................................................. 127 CONTABILIDAD................................................................................................................... 127 CONTABILIDAD MENSUAL .............................................................................................. 127 VENTAS AO PASADO ....................................................................................................... 127 CONTABILIDAD AO PASADO ........................................................................................ 127 CONTABILIDAD MENSUAL AO PASADO ................................................................... 127 REPORTES ................................................................................................................................ 127 REPORTES/LISTADOS ....................................................................................................... 127 INFORMES GERENCIALES ............................................................................................... 135 MODIFICAR REPORTES .................................................................................................... 135 OPCIONES ADICIONALES .................................................................................................... 135 IMPORTAR DATOS ............................................................................................................. 135 RESPALDO DE DATOS........................................................................................................ 136 CALCULADORA ................................................................................................................... 136 DIRECTORIO TELEFONICO ............................................................................................. 137 AYUDA........................................................................................................................................ 137 TEMAS DE AYUDA .............................................................................................................. 137 ACERCA DE FENIX ............................................................................................................. 137

Fnix es un Sistema Registrado en el IEPI

(Instituto Ecuatoriano de Propiedad Intelectual) Reg. No. 8237

VERSIN 9 Rev: 11

MANUAL DE USUARIO

FNIX, Est protegido por las leyes de Derechos de Autor

ESTE SOFTWARE ESTA PROTEGIDO POR LAS LEYES DE DERECHOS DE AUTOR Y OTROS TRATADOS INTERNACIONALES. BAJO NINGUNA CIRCUNSTANCIA PUEDE SER COPIADO EN PARTE O EN SU TOTALIDAD SIN EL PERMISO DE ADS SOFTWARE CA. LTDA. EMPRESA DESARROLLADORA DE FNIX, ESTO INCLUYE TRASLADO DEL SOFTWARE EN OTRO FORMATO O LENGUAJE.

1 INTRODUCCIN A FNIX
1.1 Introduccin
Conocemos profundamente las necesidades de los ejecutivos de las empresas y de los Contadores. Por tal motivo nuestros Servicios y Software han sido pensados y diseados especialmente para ellos y brindan un claro sentido de utilidad prctica. es una herramienta enfocada a brindar solucin inmediata a los problemas de procesamiento y obtencin de resultados del rea Contable, Financiera y Tributaria, vital para las empresas (PYMES), optimizar las tareas diarias, aprovechar el tiempo, alcanzar un mayor rendimiento profesional, generar nuevos ingresos y acceder a potenciales clientes. A lo largo de este manual pretendemos orientarle de una forma sencilla y prctica en el manejo del Sistema Informtico , til herramienta que se est constituido en el aliado ms importante en el mundo de los negocios. Este manual expondr un ejemplo que puede que NO se acople con el tipo de negocio que administra, pero le dar a entender el proceso a seguir para que lo ajuste al suyo.

1.2 Instalacin
Inserte el cd-rom de Instalacin en su computadora con lo cual el asistente de instalacin se ejecutar automticamente. Si esto no sucede deber ejecutar el asistente de instalacin de la siguiente manera: presione el botn Inicio, seleccione la opcin Ejecutar y digite D: instalar.exe, (si D corresponde a la unidad lectora de CDROM) y presione Aceptar. Esta instalacin le brinda un registro temporal, el mismo que ser habilitado permanentemente por nuestro equipo tcnico.

1.3 Registro
Nuestro equipo tcnico proveer el registro de los computadores que posea su empresa, en el momento de la instalacin. Si su registro vence deber contactar a uno de nuestros representantes para que le renueven el registro y pueda gozar de nuevas actualizaciones y ventajas del Sistema.

2 FNIX SISTEMA INTEGRADO


2.1 FENIX

ADMINISTRATIVO

es una herramienta muy completa que le ayudar a mejorar notoriamente el rendimiento productivo de su empresa, sus mdulos de: facturacin, inventario, compras, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, tesorera, contabilidad y reportes le brindarn a su negocio las siguientes ventajas:

Ilimitado Nmero de: lneas de productos, clientes, proveedores, vendedores, cajas, cuentas bancarias, empresas. Contabilizacin Automtica. Comprobantes de Retencin del IVA y retencin en la fuente. Declaracin del IVA y Retenciones en la fuente. Generacin automtica de informes para el SRI. (COA) Libre parametrizacin de porcentajes de impuestos (IVA, fuente). Conciliacin Bancaria. Resumen de ventas por Vendedor. Cierres automticos de caja y transferencia Caja Bancos. Anlisis de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar en lnea. Anlisis por Edades de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar. Creacin Automtica de Listas de Precios. Descuentos por Productos y/o Clientes. Cupo Mximo de Crdito por Cliente. Pagos Automticos por Grupos de Facturas sobre un mismo cliente y proveedor. Inventario segn Materia Prima, Productos en Proceso, Productos Terminados. Cdigo de Barras. Inventario Peridico o Permanente. Rotacin de Inventarios para la elaboracin automtica de Pedidos. Registro de pedidos de clientes y proformas. Facturacin automtica sobre pedidos y proformas. Facturacin reversa. Resumen y Detalle del Estado de Cuentas de los Clientes. Relacin Ventas por: Vendedor Lnea Cliente. Informe Diario Ventas por Punto de Venta. Informe Diario del movimiento de ventas. Resumen Impuestos por Compras Ventas. Rotacin y cobertura de Inventarios. Saldos y Auxiliar de Caja Bancos. Relacin de Cartera por Vendedor. Kardex. Libre Parametrizacin de Reportes. Soporte Tcnico Local. Solucin inmediata con conexin remota, va modem. Migracin de Datos desde otros sistemas.

2.1.1 Alcance del Sistema.


comprende los mdulos de: Facturacin Punto de Venta (POS) Clientes Cuentas x Cobrar Proveedores Cuentas por Pagar Inventarios. Tesorera. Presupuestos. Contabilidad. Reportes. Grficos Estadsticos.

2.1.2 Caractersticas de Fnix.


Interfase amigable y de fcil uso. 7

Informacin en lnea. Seguridad por niveles de acceso. Diseo estndar de Windows. Manejo rpido, ptimo e inteligente. Adaptable a las necesidades de su empresa. Reportes parametrizables. Ideal para trabajo en Red.

2.2 Mdulos que integran Fnix 2.2.1 Descripcin de los mdulos.


2.2.1.1 FACTURACIN. Este mdulo es totalmente funcional para ser acoplado a cualquier necesidad del usuario, permitiendo una facturacin rpida y en lnea, puede manejar varias opciones y puntos de venta, al mismo tiempo. Facilita la elaboracin de facturas mltiples y automticas en base a pedidos y proformas de clientes. 2.2.1.2 PUNTO DE VENTA Diseado para atender al cliente final de una manera rpida y eficiente, ptimo para supermercados o comisariatos donde se puede aglomerar personas para recibir una factura por sus compras o pedidos. 2.2.1.3 CLIENTES PROVEEDORES. Permite un gil registro de cobranzas a clientes y pagos a proveedores con la posibilidad de indicar los comprobantes cancelados y los medios de pago utilizados. Refleja a travs de una amplia gama de informes los movimientos de las cuentas corrientes, la composicin de saldos y la aplicacin de comprobantes, entre otros aspectos. Con esta herramienta, se podr administrar las cuentas a cobrar y pagar visualizando los movimientos en lnea y emitiendo informes de cuentas corrientes como la composicin de saldos y resmenes de cuentas. Permite al usuario realizar cancelaciones de varias facturas en cuentas por cobrar y pagar, con un solo documento de cobro o pago, reduciendo el tiempo de proceso al registrar varias transacciones individuales. 2.2.1.4 INVENTARIOS. Permite gestionar el control de existencias por almacn, piezas, modelos, tallas. Ofrece la posibilidad de realizar inventarios fsicos y ajustarlos con el estadstico del sistema en forma automtica. Controla los movimientos de artculos a travs de una innovadora herramienta de seleccin mltiple de informacin por filtros, sin tener que emitir reportes. 2.2.1.5 TESORERIA. Los movimientos son generados desde los mdulos relacionados con caja y bancos en el manejo de cartera de clientes y proveedores, adems permite 8

registrar otros movimientos extras en estos auxiliares. Permite el manejo y control de cheques posfechados. La transferencia desde caja a bancos se la puede realizar en forma automtica generando los depsitos y asientos contables, manteniendo un control documentando. 2.2.1.6 PRESUPUESTO. Le permitir 2.2.1.7 CONTABILIDAD. Agiliza especialmente el registro de asientos contables, la obtencin de mayores, balances de saldos, integrados con alta consistencia y eliminacin de errores. Se integra con todos los mdulos auxiliares (cxc, cxp, facturacin, compras, caja, bancos, etc) combinando agilidad operativa con un ordenamiento lgico de la tarea y gran adaptabilidad a cada estilo de trabajo. Obtiene en forma rpida y sencilla los estados contables finales a partir de la informacin generada en los diferentes auxiliares. Este Sistema genera informacin de diversos aspectos requerida por le SRI para mltiples presentaciones impositivas. La contabilizacin es realizada en base a definiciones contables especificadas por el contador, migrando la informacin que se requiera desde los mdulos integrados, manteniendo una integridad total entre los mayores y los auxiliares. 2.2.1.8 REPORTES contiene una amplia gama de reportes que se pueden visualizar o imprimir en varios formatos de Windows, como archivos .XLS (Excel), .DOC (Word), .PDF (Acrobat Reader), .XML (Lenguaje de Marcas Extendidas), .HTML (Pginas Web). Todos estos reportes poseen varias opciones de seleccin que le permitirn obtener la informacin que usted requiere. 2.2.1.9 GRAFICOS ESTADISTICOS Este mdulo le permite obtener informacin de algunos de los reportes de a manera de grficos estadsticos en donde se puede visualizar de una forma ms prctica la informacin que requiere.

2.3 Conocimientos bsicos requeridos


Para empezar usted no necesita conocer ningn lenguaje de programacin, sin embargo debe conocer el manejo bsico de su computadora. 9

ha sido desarrollado bajo un ambiente grfico, si usted maneja Windows, fcilmente se familiarizar con el ambiente de .

Tambin debe tener una idea bsica sobre que es Disco Duro, disqueteras, CDROM, etc., as como el manejo de archivos (conocer para que sirven, como se crean o modifican) y por ltimo tener conocimientos sobre el uso y manejo de su impresora.

2.4 Requerimientos de Hardware y Software


Para un ptimo funcionamiento del sistema a continuacin se detallan los requerimientos de hardware y software que se necesitan:

2.4.1 Para el Servidor


2.4.1.1 HARDWARE

2.4.2 Para el Cliente o Estacin de Trabajo


2.4.2.1 SOFTWARE De preferencia para su buen funcionamiento se recomienda tener Windows XP

3 DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA


Como se ha mencionado es una herramienta que se basa en el ambiente grfico de Windows por lo que se explica a continuacin los elementos grficos con los que se encontrar en las pantallas del sistema.

3.1 Iconos o botones


Son botones que al presionarlos ejecutan ciertas acciones. Si el botn aparece de esta forma forma quiere decir que el botn est habilitado y si aparece de esta indica que est deshabilitado.

Iconos Y botones Grfico Nombre Tecla


Nuevo F9

Descripcin
Permite ingresar un nuevo registro dependiendo de la gestin en dnde se encuentre. Permite realizar cambios o modificaciones en los datos de la pantalla en la que se encuentre. El registro slo podr ser modificado en la pantalla que fue originado. Permite eliminar o borrar el registro que indique. El registro slo podr ser eliminado en la pantalla que fue originado. 10

Modificar

F11

Eliminar

F10

Grabar Cancelar Primero Anterior Siguiente Ultimo Buscar

F12

F5 F6 F7 F8 F3

Permite guardar la informacin que se muestra en la pantalla. Permite interrumpir los procesos de ingreso o modificacin de datos Permite visualizar el primer registro. Permite visualizar el registro anterior. Permite visualizar el siguiente registro. Permite visualizar el ltimo registro. Permite realizar bsquedas de un determinado registro por cdigo o por descripcin. Permite ordenar los registros por cdigo o por descripcin. Permite actualizar los cambios o el ingreso de datos realizados en las pantallas del sistema. Permite filtrar la informacin por determinados parmetros que usted establezca. Permite agregar un tem ms. Permite quitar o eliminar un tem. Permite enviar informacin. a la impresora la

Ordenar Refrescar

F4

Filtrar

F2

Mas Menos Imprimir

Alt+ AltCtrl.+Q

Explorar Cerrar Bsqueda Avanzada Botones de opcin Esc Alt+B

Permite buscar archivos o carpetas dentro del disco duro. Permite cerrar la ventana en la cual se est trabajando Permite realizar una bsqueda ms rpida y precisa, buscando una coincidencia con la frase o letras que usted haya ingresado. Son botones que se activan al dar un clic sobre ellos aceptando la accin. Slo puede elegir una opcin entre varias.

Alt+c/d

3.2 Cajas de texto.


Son cuadros donde usted puede ingresar datos a manera de caracteres, fechas o nmeros. Caja de texto habilitada Caja de Texto deshabilitada

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3.3 Casillas de verificacin.


Es un cuadro en donde se dibuja un visto al dar clic sobre el mismo, indicando si la accin debe ser realizada o no. Las casillas de verificacin pueden ser activadas algunas de entre varias. Casilla de verificacin activada y habilitada. Casilla de verificacin desactivada y deshabilitada.

3.4 Fichas
Tambin conocidas como cejas o pestaas.

3.5 Cuadros de lista.


Son cuadros que poseen una lista de datos o informacin. Cuadro de lista desplegable, al dar un clic el botn emerger una lista de datos. Tambin puede presionar la tecla INS para poder agregar algn dato ms a la lista. O puede dar clic derecho con el Mouse para poder realizar bsquedas avanzadas en la lista. Para no mostrar el dato seleccionado en la lista desplegable presione el botn DEL o Suprimir. Es un cuadro que contiene una lista de datos, al presionar el botn la lista se desplaza hacia abajo y al presionar

el botn la lista se desplaza arriba. Puede dar clic derecho con el Mouse para poder realizar bsquedas avanzadas en la lista. Para no mostrar los datos seleccionados en la lista desplegable presione el botn DEL o Suprimir.

3.6 Tablas
Permiten visualizar los datos a manera de una tabla, los nombres de las columnas se las conoce como encabezados, al dar clic derecho o clic izquierdo con el Mouse sobre algunos de estos encabezados se ejecutan ciertas acciones de bsqueda o de ordenamiento. 12

3.7 Cuadros de imagen


Son cuadros donde se pueden agregar imgenes en dibujos o fotografas en formatos .bmp o .jpg

3.8 Accesos Directos TECLAS


ALT CTRL CTRL ALT ALT CTRL CTRL CTRL CTRL CTRL CTRL CTRL CTRL CTRL CTRL + + + + + + + + + + + + + + + F4 F1 F2 F1 F2 F3 F4 Q F7 F8 F9 T F10 F11 F12

ACCION
Salir del sistema Fnix Facturas a Clientes Punto de Venta Facturas a Clientes incluido IVA Punto de Venta incluido IVA Notas de entrega Consulta de Artculos Impresin de Facturas Movimientos cuentas por cobrar Movimientos cuentas por pagar Calculadora Directorio Telefnico Barra de herramientas principal Control de fecha Mensajera

4 INGRESO AL SISTEMA
Para ingresar a debe dar doble clic con el Mouse en el icono de ubicado en el escritorio.

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Si desea tener un acceso al sistema con el teclado haga lo siguiente con el Mouse de clic derecho sobre el icono de Seleccione propiedades y ubquese en el cuadro de texto Tecla de Mtodo Abreviado indique la secuencia de teclas a usarse para el acceso directo, por ejemplo presione consecutivamente las teclas: Ctrl + Alt + Z y presione Aplicar y Aceptar.

4.1 Identificacin de usuarios


Al ingresar a aparece una pantalla en donde debe ingresar la identificacin del usuario con su correspondiente clave. Si usted no es usuario del sistema y no posee una clave deber presionar con el Mouse en Salir o presione la tecla Esc. Si todava no existe ningn usuario creado seleccione el usuario Administrador y en Password digite admin, que es el password que por defecto posee el sistema, el mismo que puede ser cambiado en cualquier momento.

4.2 Seleccionando una empresa

Una vez que se le ha permitido el acceso al Sistema debe seleccionar la empresa a la que desea ingresar, si tiene activada la casilla de verificacin, la cual se encuentra debajo de la lista de empresas junto al nombre de usuario, un proceso de validacin de base de datos se ejecutar el cual tardar unos segundos, si no desea que se ejecute este proceso desactvela.

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5 CREANDO UNA EMPRESA


Para crear una nueva empresa debe pulsar sobre el icono que se encuentra en la parte inferior de la pantalla principal. Aparecer la siguiente pantalla

Presione el botn Nuevo o <F9> e ingrese el nombre de su empresa o negocio ej: LA DESPENSA , adems indique la ruta en donde sern almacenados los datos, seguido debemos seleccionar los mdulos que deben estar activos para dicha empresa y presione el botn Grabar o <F12>, repetimos estos pasos para crear las empresas que se requieran.

El sistema crear un proceso automtico de generacin de tablas que requiere esta nueva empresa. Para salir de esta pantalla presione el botn Salir o la tecla Esc.

6 CREACIN DE USUARIOS
La creacin de usuarios permite que el sistema pueda ser utilizado por varias personas que cumplirn tareas especficas en el sistema, por tal motivo a los usuarios se le otorgarn permisos de uso en cada uno de los mdulos del sistema. 15

Para crear un nuevo usuario pulse sobre el icono de usuarios encuentra en la pantalla principal

que se

Vamos a crear el usuario Mara Prez que tiene el cargo de Auxiliar Contable y posee acceso a las empresas LA DESPENSA y FERRETOTAL poseyendo todos los permisos del sistema y de los reportes incluyendo permisos de administrador. Para empezar presionamos el botn Nuevo siguientes datos: User id: Nombre: Cargo: Password: Confirmar: Mara Prez Mara Prez Auxiliar Contable m4r14 m4r14 o <F9> e ingrese los

User Id corresponde a la identificacin del usuario, este debe ser nico por lo que no puede repetirse.

IMPORTANTE: El password o clave es primordial para la proteccin de los datos del sistema y cada usuario debe mantenerlo en reserva; por lo tanto la clave debe ser difcil de descifrar para otros pero fcil de recordar para uno. Utilice nmeros y letras para conformarlo, en el ejemplo hemos reemplazado las vocales por los nmeros que se asemejan en su forma as: A por 4 (cuatro), E por 3 (tres), I por 1 (uno), o por 0 (cero). 16

Para asignarle los permisos de acceso a los reportes presionamos el siguiente

botn

con el que aparecer la siguiente pantalla:

Seleccione los reportes que desee que el usuario tenga acceso en los diferentes mdulos pasndolos de Reportes Sin Acceso a Reportes con Acceso de uno en uno con el botn o todos con el botn para o

denegar el acceso de los reportes de uno en uno presione el botn todos con el botn presione el botn o la tecla Esc. Al retornar a la pantalla anterior presione el botn Grabar o <F12>.

para indicar que estos cambios son los se quedan para cancelar los cambios presionamos el botn Salir

6.1 Otorgando Permisos a los usuarios


Para dotarle a Mara Prez de todos los atributos del sistema, del cuadro de lista, presionamos el botn y presionamos el botn Modificar seleccionamos a Mara Prez, o <F11>, despus presionamos el

botn y aceptamos el mensaje presionando Si, aparecer entonces una lista con todos los mdulos y opciones del sistema los mismos que tienen acceso cuando aparecen con el botn o negado cuando tienen el botn estos botones cambian su estado cada vez que damos clic con el

Mouse, como Mara tiene acceso a todos los mdulos de presionamos con el Mouse en la palabra Si ubicada en el encabezado de la tabla y le concedemos los permisos de C Crear, E Eliminar, M Modificar e I Imprimir tambin al dar clic sobre estos encabezados o en las casillas de verificacin de cada uno de los mdulos.

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SUGERENCIA Para dar permisos a todas las opciones que contiene un mdulo (el mismo que se encuentra con letras maysculas) ubquese en la fila del mdulo y de clic en las casillas de verificacin casilla de verificacin de crear (C), eliminar (E), modificar (M) o imprimir (I) segn crea necesario, automticamente se irn activando todas las casillas de verificacin de las opciones de ese mdulo.

Para que Mara posea todos los permisos de Administrador debemos ir a la pestaa General de la pgina Permisos y activar la casilla de verificacin , lo que permite que pueda realizar ciertos procedimientos especiales como modificar reportes o acceder a todas las empresas.

Cree tambin al usuario Juan Lpez que tiene el cargo de Vendedor con acceso a la empresa LA DESPENSA y slo posee permisos de facturacin con acceso a los reportes de Ventas. Para dar accesos a los usuarios a las empresa LA DESPENSA ingresamos nuevamente a empresa, de lista de empresas seleccione la empresa LA DESPENSA ponemos modificar y nos ubicamos en la pestaa Usuarios:

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En el costado izquierdo se encuentran los Usuarios sin Acceso y al costado derecho los Usuarios con Acceso presionamos para dar acceso a todos estos usuarios, luego seleccionamos la empresa FERRETOTAL y seleccionamos a Administrador y a Mara Prez y presionamos el botn para dar acceso nicamente a los usuarios seleccionados, finalmente presionamos Aceptar para guardar los cambios o Cancelar .

para deshacerlos, finalmente presionamos

6.2 Cambiar clave o password.


Cada usuario tiene la libertad de cambiar su clave o password cada vez que crea conveniente, adems puede configurar el sistema para que este cambio pueda ser recordado cada cierto tiempo. Para esto vaya debe dar clic derecho en la pantalla inicial, al momento que ingresa su id y contrasea. Para cambiar su clave debe ingresar su password original o anterior e ingresar y confirmar su nuevo password, seleccione el tiempo en que caducar su nuevo password para que transcurrido dicho tiempo el sistema muestre automticamente la pantalla de Cambio de Contrasea para que pueda modificar nuevamente su password, finalmente presione Aceptar para guardar los cambios.

6.3 Cambio de usuario.

19

El cambio de usuario permite que el sistema pueda ser usado por otra persona sin necesidad de cerrar el sistema, para esto vaya a Archivo Usuarios Cambio de Usuario o presione simultneamente las teclas: Ctrl + U.

6.4 Mi Men

le permite personalizar un men grfico de accesos directos a las opciones del sistema que utiliza con mayor frecuencia y a los cuales tiene acceso, para configurar su men o su barra de herramientas presione el botn ubicado en la parte inferior del men textual. Active las casillas de verificacin de las opciones del sistema que desee que se encuentren en su men y presione el botn Aceptar.

6.4.1 Barra de herramientas Principal


La barra de herramientas Principal es el men grfico de accesos directos que personaliza segn sus necesidades.

20

Para abrir la barra de herramientas principal vaya a Opciones Barra de Herramientas Principal o presione las teclas CTRL + F10 simultneamente. Para cerrar esta barra debe arrastrar con el Mouse la barra hacia cualquier lugar de la pantalla y presionar el botn Cerrar

6.4.2 Barra de herramientas Control de Fechas.


La barra de herramientas Control de Fechas le permite modificar la fecha con la que se realizar todas las transacciones del sistema, adems puede configurar si las bsquedas que haga el sistema se realizarn por cdigo o por descripcin.

Para abrir la barra de herramientas Control de Fechas vaya a Opciones Barra de Herramientas Control de Fechas o presione las teclas CTRL + F11 simultneamente. Para cerrar esta barra debe arrastrar con el Mouse la barra hacia cualquier lugar de la pantalla y presionar el botn Cerrar

6.4.3 Barra de herramientas Mensajera


La barra de herramientas Mensajera le permite mantener con los usuarios del sistema una comunicacin escrita mediante correo o mediante conversaciones instantneas (Chat).

Para abrir la barra de herramientas Mensajera vaya a Opciones Barra de Herramientas Mensaje o presione las teclas CTRL + F12 simultneamente. Para cerrar esta barra debe arrastrar con el Mouse la barra hacia cualquier lugar de la pantalla y presionar el botn Cerrar 6.4.3.1 MENSAJERA

21

7 CONFIGURANDO MI EMPRESA.
La configuracin de la empresa permite ingresar los datos de identificacin de la empresa as como su parametrizacin para su funcionamiento, estos datos pueden ser modificados en cualquier momento por si su empresa cambia de ubicacin, nombre, telfonos o hasta en sus polticas internas. Para hacer ms prctico este captulo realizaremos la configuracin de la empresa LA DESPENSA. Para empezar vaya a Opciones Configuracin del Sistema Datos Iniciales.

FICHA EMPRESA

22

FICHA EMPRESA
Datos Informativos Empresa / Encabezado del reporte del sistema Datos para fondo de pantalla Todos los reportes del sistema tendrn como encabezado los datos informativos de la empresa. Le permite colocar el nombre de su empresa en el fondo de pantalla de acuerdo a una ubicacin que usted determine.

Esta informacin es muy importante ya que estos datos servirn para el encabezado de todos los reportes.

FICHA GENERAL

23

FICHA GENERAL
Tipo de Costos Clculo de Le permite escoger la forma de clculo de los costos entre ltimo costo y costo promedio. NOTA : Esto no podr cambiar cuando ya se realicen transacciones que afecten al inventario. Segn las nuevas polticas de gobierno se debe trabajar a Costo Promedio. Al activar esta casilla de verificacin indica al sistema que cada vez que cree un artculo o servicio, se activar automticamente la opcin de que el producto graba IVA, el cual podr ser modificado si este fuera el caso. Escoge la caja a la que por defecto se enviarn los cheques posfechados. Coloque la imagen de su empresa como fondo de pantalla del sistema. Para eso copie la imagen que desee como fondo dentro de la carpeta en su disco duro y digite el nombre de la imagen en el cuadro de texto de Fondo de Pantalla. Multi-Almacn Al activar la casilla de verificacin le indica al sistema que su empresa trabaja con varias sucursales y puede crearlas presionando la tecla INS sobre el cuadro de lista cuando ste se encuentra seleccionado. Almacn principal.Almacn de materia prima .Al momento de crear un cliente o un proveedor nuevo usted puede aadirlo automticamente como rubro de su flujo de caja. Al activar esta casilla de verificcin le indica al sistema que su empresa es contribuyente especial.

Opciones Creacin

Caja para cheques posfechados Fondo de pantalla

Agregar Cliente / Proveedor como rubro de Flujo de Caja Opciones SRI

FICHA ARTICULOS
24

FICHA ARTICULOS
Denominacin a tipos de precios Le permite personalizar las etiquetas de los tres tipos de precio que maneja el sistema. Donde el Precio A es el ms alto y el precio C es el ms bajo. Ejemplo: PRECIO A : PVP, PRECIO B: Minorista, PRECIO C: Mayorista. Le permite configurar la informacin que quiere visualizar al momento de realizar la bsqueda de artculos. Indicando el orden de las columnas que se desee que salga en la consulta, ya sea por Precio A + IVA, Precio B + IVA, Precio C + IVA, Precio A, Precio B, Precio C, Existencia Actual, Costo Actual, Ultimo Costo, Costo final escogindolas en cada una de las columnas. Le indica al sistema que las bsquedas se realizarn siempre comparando el cdigo o la descripcin. Son campos informativos que usted puede aumentar segn requiera para que aparezcan en el detalle del mantenimiento de artculos, los mismos que pueden ser numricos para los valores o alfanumricos para los datos

Informacin en consultas de Artculos

Bsqueda por defecto de artculos Valores y datos adicionales para los artculos.

FICHA NUMERACION

25

FICHA NUMERACION
Numeracin Automtica de Documentos Le permite inicializar la secuencia de cada documento que posea la empresa, para que automticamente se vaya incrementando segn las transacciones realizadas.

FICHA FACTURACIN

FICHA FACTURACION
Permisos de Facturacin Establece si las ventas se pueden realizar con o sin stock y con el precio de venta al pblico menor o mayor que el costo. 26

Opciones de Facturacin

Salto Automtico de Lnea til para negocios donde se expende la mercadera usando lector de cdigos de barras como en supermercados, cada vez que el lector lee un producto lo registra en la factura y salta de lnea automticamente. Control en el cdigo el valor PVP al momento de Facturar Restar cantidad de pedido Al activar esta casilla se ir restando automticamente del pedido registrado en el sistema, los productos que ya se le han vendido al cliente. Permitir Facturar Artculos sin Precio Al activar esta casilla le permite facturar productos con precio cero (0) en caso de que se realicen promociones con productos gratis. Facturar los productos con ICE Al activar esta casilla se permite sumar el ICE (Impuesto al Consumo Especial) en las Facturas emitidas. Imprimir automticamente si es mayor al valor Imprime la factura automticamente al momento de grabarla cuando el valor es mayor al que se indique Lneas mximas por Factura y Lneas mximas por Punto Venta Indica el nmero mximo de lneas que un documento de entrega (facturas o notas de venta) pueden abarcar en el detalle. Forma de pago por defecto al crear la factura Establece la forma de pago que por defecto estar seleccionada al momento de crear una nueva factura.

Cuenta asignada a punto de venta

Elige un cliente el mismo que estar seleccionado por defecto cada vez que realice una venta, por punto de venta por lo general ese cliente puede ser: clientes varios o consumidor final Establece el porcentaje actual de IVA que rige en el pas.

Porcentaje correspondiente al impuesto al valor agregado

FICHA FORMATO DECIMAL

27

FICHA FORMATO DECIMALES


Decimales en ventas Decimales en costos Decimales en cantidades Configura el nmero de decimales que se visualizar en facturacin. Configura el nmero de decimales que se visualizar en compras. Configura el nmero de decimales que se visualizar en las cantidades de los artculos a comprar o vender.

FICHAS MICELANEOS
Esta ficha Miscelneos contienen ciertas configuraciones ms especficas para el sistema como para el SRI, compras, artculos, varios, rangos de cartera, clientes 28

FICHA SRI

FICHA COMPRAS

FICHA ARTICULOS

29

FICHA VARIOS

FICHA RANGOS DE CARTERA

30

FICHA CLIENTES

8 VENDEDORES Y FACTURADORES
31

permite administrar los permisos que poseen los vendedores o los facturadores con respecto a la forma de emitir los documentos de entrega (facturas o notas de venta). La diferencia entre un vendedor y un facturador radica en que el vendedor se encarga netamente de la venta y el facturador es el que registra la venta en el sistema. Es comn que el vendedor y el facturador sean la misma persona. necesita identificar a los vendedores para poder proporcionar a la empresa la informacin necesaria para la liquidacin de comisiones de vendedores y para el estudio de las ventas realizadas por cada vendedor. Para ingresar a Mara Prez como vendedora y facturadora: Presione el botn Nuevo o <F9> e ingrese los siguientes datos.

FICHA DETALLE
Cdigo Clave Nombre Facturador 4 100 Mara Prez Activado Caja Chica Precio C Activado Permiso necesario para poder ingresar las ventas al sistema, en caso contrario slo sera vendedora Caja que el facturador tendr seleccionada por defecto. Es el precio que como mnimo puede registrar en la venta. El facturador puede cambiar el precio que el sistema le indica Permite modificar el porcentaje del IVA entre 0% (cero) o el porcentaje de IVA establecido y que rija el pas. Permite cambiar el descuento establecidos. porcentaje de Puede cambiarlo o dejar el cdigo secuencial que le genera el sistema. Esta clave ser solicitada cada vez que registre una venta.

Caja PVP Mnimo Permitir modificar (Precios) ya establecidos Permitir modificar porcentaje de (IVA) ya establecidos Permitir dar (Descuentos) ya establecidos Permitir facturar cantidades negativas

Activado

Activado

Desactivado

Al momento de facturar se puede hacer una devolucin ingresando cantidades negativas esto es muy til cuando se 32

(Devolucin en factura) Administrador para Punto de Venta Facturar solo artculos que consten en lista del cliente Factura Nota de Venta

hacen devoluciones por cambio. Desactivado Permite realizar acciones de administrador en el punto de venta como Modificar o Eliminar. Permite facturar slo los productos que constan en una lista que se le asigne al cliente. Para asignar productos al cliente vea CREACION DE CLIENTES del captulo FACTURACION. Especfica el nombre del reporte que tiene el diseo para la impresin de la Factura. Especfica el nombre del reporte que tiene el diseo para la impresin de la Nota de Venta.

Desactivado

En blanco En blanco

Por ltimo presione Grabar

o <F12>.

FICHA DE LISTA
Permite visualizar los vendedores y/o facturadores que hayan sido ingresados al sistema.

9 INVENTARIOS
33

Un Inventario consiste en una lista con la cantidad de artculos que su empresa o negocio comercia; el mal manejo del mismo le puede significar prdidas importantes de dinero. Un inventario vara continuamente, de acuerdo a los ingresos y egresos que se registren por cada artculo. le ofrece el mdulo de Inventarios para que usted mantenga un control exacto sobre sus inventarios y de esta manera pueda constatar que el flujo de sus artculos se realice para los fines pertinentes.

9.1 CREACION DE ARTICULOS


Los artculos del inventario de su empresa pueden ser considerados fsicos (1 kilo de clavos, 1 televisor, 1 prenda de vestir, 1 libra de arroz, etc.) o no fsicos llamados servicios (Mantenimiento de equipos, instalacin de software, planchado y lavado, etc) estos ltimos no poseen stock. Para crear artculos vaya a Inventarios- Actualizacin Artculos aparecer la siguiente pantalla.

Presione el botn Nuevo

o <F9> e ingrese los siguientes datos:

FICHA DETALLE 1
Cdigo 11 Este cdigo puede ser el secuencial que genera el sistema o uno que usted cree y digite, o tambin puede ser el cdigo de barras del producto. Puede ser el cdigo con el que identifica su proveedor al producto Cdigo de barras del producto. 34

Alterno

Texto en blanco

Barras

78601109

IVA

Activado

Status Descripcin Categora

Activado Cigarrillos Marlboro Cigarrillos

Subcategora

No perecederos

Categora Especial Unidades Bulto Unidad Funcional Fraccin Unidad Existencia Actual En trnsito x

Lista en Blanco

Caja

12

Cajetilla x Cigarrillos Texto en blanco

1(por defecto) 20

Texto en blanco

Pedido Clientes

Texto en blanco

Costo Actual

Texto en blanco

Indica que al producto se debe sumar el IVA al momento de comprar y facturar. Indica si ese artculo esta activo para poder mostrarlo en listas. Nombre del producto o del servicio. Agrupa los artculos o productos en un grupo o categora de artculos. Si desea crear un grupo sin salir de la pantalla de artculos presione INS sobre el Cuadro de lista desplegable de Categora. Para crear Grupos de Artculos vea CREACION DE GRUPOS DE ARTICULOS. Agrupa los artculos o productos en un subgrupo o subcategora de artculos. Si desea crear un subgrupo sin salir de la pantalla de artculos presione INS sobre el Cuadro de lista desplegable de Subcategora. Para crear subgrupos de Artculos vea CREACION DE SUBGRUPOS DE ARTICULOS. Especfico para productos que manejan series como tallas o tamaos. (p. ej. Calzado o Ropa). Indica el nombre del bulto y la cantidad de artculos que contiene. Es la unidad del artculo que ms habitualmente se vende. Es la fraccin de artculos que viene dentro de una unidad. Dato referencial de la cantidad de artculos que posee actualmente en stock. Se genera al realizar un proceso de la obtencin de los datos almacenados en pedidos a proveedores. Se genera al realizar un proceso de la obtencin de los datos almacenados en pedidos de los clientes. Dato referencial del costo del artculo. Datos que llena el sistema cuando hay variaciones de costos. Es un precio aproximado o estimado. Se lo usa especialmente en Produccin en donde el precio que adquiere un producto final 35

Costo Anterior Costo Estndar

Texto en blanco Texto en blanco

depende del costo de cada artculo que lo conforma. Precios de venta Por Bulto A 13.16 B 13.07 C 12.98 Es el precio de los artculos sin IVA que se vende por bulto. Para desglosar el valor del IVA, ingrese en la caja de texto el valor con IVA y presione el signo de divisin / (Shift + 7) Es el precio de los artculos sin IVA que se vende por Unidad. Para desglosar el valor del IVA, ingrese en la caja de texto el valor con IVA y presione el signo de divisin / (Shift + 7) Es el precio de los artculos sin IVA que se vende por Fraccin. Para desglosar el valor del IVA, ingrese en la caja de texto el valor con IVA y presione el signo de divisin / (Shift + 7) Porcentaje de descuento que se ofrece del artculo. Dato calculado por el sistema. Suma el IVA al precio por Unidad. Dato calculado por el sistema. Obtiene la utilidad en dlares al restar el Costo Actual del Precio de Venta por Unidad Dato calculado por el sistema. Obtiene el margen de ganancia en porcentaje que se obtuvo de Utilidad. Es un margen de utilidad fijo que servir para calcular el precio de venta de acuerdo a los nuevos costos del artculo. Vea el captulo de PVP DE ARTCULOS. Indican la cantidad de productos o artculos que el consumidor debera llevar para obtener el Descuento. Al dejar en blanco este campo indicamos que el descuento se realiza sin importar la cantidad de productos que lleva

Por Unidad

1.16

1.07

0.98

Por Fraccin

0.07

0.06

0.05

Descuento Precio A incluido IVA Utilidad Valor

2% 1.30 0.26

3% 1.20 0.17

5% 1.10 0.08

Margen %

22.41%

15.88%

8.16%

Utilidad %

Cantidad

10

15

36

FICHA DETALLE 2
Cdigo Descripcin Exist. Mn. 11 CIGARRILLOS MALBORO 24 Texto deshabilitado, cdigo ingresado en la ficha 1. Texto deshabilitado, descripcin ingresada en la ficha 1. Existencia mnima. Es la cantidad mnima de artculos que se debe tener en stock con respecto a la Unidad Funcional. Existencia mxima. Es la cantidad mxima de artculos que se debe tener en stock con respecto a la Unidad Funcional. Indica la ubicacin del producto o artculos segn usted tenga organizado su local comercial. Ej: Percha 01: Fila 02: Columna 03. Nombre del producto o del servicio. Dato informativo sobre el peso bruto del artculo. Dato informativo sobre el peso neto del artculo. Dato informativo que indica el nmero de das en los que hay que reponer el producto. Indica que el artculo sirve para ensamblar o armar otro artculo. Establece que ese producto al revisar movimientos tiene la 37

Exist. Mn.

120

Ubicacin

01:02:03

Descripcin Peso Bruto Peso Neto Das reposicin

Cigarrillos Malboro Texto en blanco Texto en blanco Texto en blanco

Ensamblado Control Series

Desactivado Desactivado

tem de Servicio

Desactivado

Materia Prima

Desactivado

posibilidad de ingresar datos adicionales correspondiente a los nmeros de serie. Indica que el artculo ingresado se trata de un servicio y que no lleva inventario. Indica que el artculo ingresado es Materia Prima para la elaboracin de otros productos.

Artculos restriccin Vendedor Creado Vida til ICE1

sin del

Desactivado 20/08/05 // Texto en blanco Dato del sistema. Fecha en la que se cre el artculo. Fecha en la que caduca o expira el artculo. Impuesto al Consumo Especial Indica el porcentaje al ICE que se sumar al precio del artculo tomando en cuenta el descuento dado por el proveedor. Impuesto al Consumo Especial Indica el porcentaje al ICE que se sumar al precio del artculo sin tomar en cuenta el descuento dado por el proveedor.

ICE2

Texto en blanco

NOTA: Para que el porcentaje del ICE sume a las facturas emitidas asegrese que la casilla de verificacin Facturar los productos con ICE est activada, dicha casilla se encuentra en Opciones Configuracin del Sistema Datos Iniciales ficha Facturacin. De igual manera para que las compras registren o sumen el porcentaje del ICE asegrese que la casilla de verificacin Registrar compras con ICE est activada, esta casilla se encuentra en Opciones Configuracin del Sistema Datos Iniciales ficha Miscelneos. Cdigos Contables Se genera automticamente al crear un nuevo artculo (Vea PLAN DE CUENTAS. Del captulo CONTABILIDAD). Caso contrario ingrese la cuenta manualmente segn corresponda. 4.1.01.01 Se genera automticamente al crear un nuevo artculo (Vea PLAN DE CUENTAS. Del captulo CONTABILIDAD). Caso contrario ingrese la cuenta manualmente segn corresponda. 4.1.01.02 Se genera automticamente al crear un nuevo artculo (Vea PLAN DE CUENTAS. Del captulo CONTABILIDAD). Caso contrario 1.1.04.01 38

Inventario

Ventas

Descuento

Costos

5.1.01.01

Devolucin

4.1.01.03

ingrese la cuenta manualmente segn corresponda. Se genera automticamente al crear un nuevo artculo. (Vea PLAN DE CUENTAS. Del captulo CONTABILIDAD). Caso contrario ingrese la cuenta manualmente segn corresponda. Se genera automticamente al crear un nuevo artculo. (Vea PLAN DE CUENTAS. Del captulo CONTABILIDAD). Caso contrario ingrese la cuenta manualmente segn corresponda.

FICHA DETALLE 3
Cdigo Descripcin Observacin Otros campos 11 CIGARRILLOS MALBORO Texto en blanco Textos en blanco Texto deshabilitado, cdigo ingresado en la ficha 1. Texto deshabilitado, descripcin ingresada en la ficha 1. Puede ingresar alguna anotacin que usted crea conveniente. Son los campos que usted puede crear segn sea su necesidad. Para crear estos campos vea Configurando mi Empresa Ficha Artculos.

39

FICHA TCNICA
Campo tipo Memorando en donde puede ingresar detalles tcnicos del producto o del artculo.

40

FICHA MOVIMIENTOS
Permite visualizar a manera de kardex los movimientos del artculo o producto tanto en sus entradas como en sus salidas

41

FICHA LISTA DE ARTICULOS


Permite visualizar los productos, artculos o servicios ingresados al sistema. En esta tabla usted puede verificar y controlar el stock, as como los costos de los productos. Exportar Artculos Al presionar este botn se enviar a un archivo todos los artculos ingresados el path donde se encuentra el archivo es C:\FENIX\Lista_Articulos. Importar Artculos Al presionar este botn aparecer una ventana donde puede seleccionar el archivo Lista_Articulos (Figura 9.1). Luego aparecer un listado a manera de tabla con la lista de artculos (Figura 9.2), en esta lista aparecern nicamente los artculos cuyos cdigos no se repitan con los artculos que ya tenga ingresados, presione la tecla Esc para cerrar esta ventana y presione Aceptar en la venta de Informacin. (Figura 9.3). Para refrescar o actualizar los datos presione el botn

FIGURA9.1

42

FIGURA 9.2

FIGURA 9.3

9.1.1 Duplicar Artculos


Para evitar que vuelva a digitar artculos que no se diferencian del todo uno de otro haga lo siguiente: seleccione el artculo que va a duplicar, luego de clic derecho en el botn Nuevo y elija la opcin Duplicar y presione

nuevamente Nuevo y habr duplicado el artculo, nicamente cambie el cdigo que necesariamente debe ser nico y la descripcin del nuevo producto. Cuando ya no necesite duplicar productos o artculos de clic derecho en el botn Nuevo y elija la opcin En Blanco.

9.1.2 Generar cdigos de artculos.


Esta opcin es til para empresas que trabajan con artculos que manejan tallas o series, es el caso de empresas que venden calzado o ropa. Para entenderlo vamos a agregar una lnea de venta a nuestra empresa LA DESPENSA, la empresa vende zapatos escolares para nios y vamos a generar estos cdigos. Primero vamos a crear un artculo base del cual vamos a generar el resto de artculos.

43

Presionamos el botn Nuevo

o <F9> y creamos el artculo zapatos con o <F12>. Como lo

el cdigo ZAP y grabamos con el botn Grabar indica la siguiente pantalla.

Para

generar

los

cdigos

seleccionamos

el

artculo

zapatos,

luego

presionamos clic derecho en el botn Nuevo

y escogemos la opcin y emerger la

Generar Cdigos. Volvemos a presionar el botn Nuevo siguiente pantalla:

44

brinda la opcin de trabajar con dos estndares en lo que se refiere a calzado. El Calzado Europeo que tienen tiene numeraciones desde la talla 14 la ms pequea hasta la talla 45 que es la ms grande y el Calzado Americano que va desde la talla 1 hasta la talla 14.5. Y en lo que se refiere a Prendas de Vestir trabaja con tallas numricas e iniciales alfabticas. Para crear la tabla de colores presione INS en el cuadro de lista desplegable Color, o vea el captulo MANTENIMIENTO DE TABLAS. Luego presione el botn apareciendo la siguiente pantalla.

Automticamente se crearan los artculos con las tallas especificadas de esta forma:

Los cdigos generados tienen la siguiente estructura:

ZAP 25- NEG


ZAP (Cdigo del artculo base) 45

25 NEG

(Talla del artculo) (Cdigo del color seleccionado)

9.1.3 Creacin de Grupos de Artculos


Es necesario tener organizado sus productos dentro del sistema. Para organizarlos necesitamos clasificarlos de acuerdo a una o varias caractersticas que tengan en comn, por ejemplo: Alimentos, Calzado, Productos de Limpieza, etc. De esta manera usted obtendr reportes de sus artculos organizados y clasificados por grupos. Para crear un grupo de artculos vaya a Opciones Mantenimiento Tablas aparecer la siguiente pantalla:

Presione el botn hasta ubicar Grupo de Artculos. Luego presione Nuevo o <F9> e ingrese en la tabla el cdigo y la descripcin del grupo. Finalmente presione el botn Grabar <F12>. o

La empresa LA DESPENSA posee los siguientes grupos de artculos. -1 -2 -3 -4 -5 -6 Comestibles Bebidas Limpieza Personal Limpieza Hogar Cigarrillos Licores

9.1.4 Creacin de Subgrupos de Artculos.


La creacin de grupos le ayuda a clasificar los artculos, la creacin de subgrupos le permite clasificar los grupos. Para crear un subgrupo vaya a Opciones Mantenimiento Tablas aparecer la siguiente pantalla:

46

Presione el botn hasta ubicar SubGrupo de Artculos. Luego presione Nuevo o <F9> e ingrese en la tabla el cdigo y la descripcin del subgrupo. Finalmente presione el botn Grabar <F12>. o

La empresa LA DESPENSA posee los siguientes subgrupos de artculos. -1 -2 Perecederos. No Perecederos.

47

9.2 TOMA FSICA 9.2.1 Inventario Inicial


El inventario inicial le permite tomar y registrar por primera vez la existencia y los costos de los artculos que posee en su empresa al sistema Informtico

Para ingresar el Inventario Inicial vaya a: Inventarios Toma Fsica Inventario Inicial. Aparecer la siguiente ventana.

En primer lugar debe crear un proveedor llamado INVENTARIO para cargar en ste los artculos que posee, para crearlo presione INS en el cuadro de lista desplegable donde aparece el listado de los proveedores. Vea CREACION DE PROVEEDORES del captulo COMPRAS. El inventario con el que cuenta la empresa LA DESPENSA es el siguiente:

Cdigo
11 BEB001 BEB002 COM001 COM002 LIM001 LIM002 LIM003 LIM004 ZAP ZAP-25-NEG ZAP-26-NEG

Descripcin
CIGARRILLOS MALBORO COCA COLA LECHE LA FINCA PAN ESPECIAL ATUN REAL SHAMPOO SEDAL 400 ML CERA PARA PISOS POLIFLOR DESODORANTE NIVEA PARA MUJER JABON LIQUIDO LUX ZAPATOS ZAPATOS ZAPATOS

Existencia
0.00 20.00 15.00 100.00 10.00 8.00 4.00 7.00 12.00 0.00 3.00 3.00

Costo
0.00 1.00 0.45 0.08 0.80 1.20 1.80 2.00 0.95 0.00 7.00 7.00 48

ZAP-27-NEG ZAP-28-NEG ZAP-29-NEG ZAP-30-NEG

ZAPATOS ZAPATOS ZAPATOS ZAPATOS

3.00 5.00 5.00 5.00

7.00 9.00 9.00 9.00

Para ingresar esta informacin seleccionamos al proveedor Inventario y damos clic en Nuevo o <F9>, aparecer la siguiente pantalla:

Los grupos de artculos se visualizan al costado derecho, al dar doble clic en algn grupo se ingresar automticamente los artculos que pertenecen nicamente a ste grupo, s deseamos ingresar todos los artculos indistintamente del grupo, no seleccione ningn grupo y presione la tecla ESC. La casilla de verificacin Cargar Stock cuando esta activa le permite subir los artculos con los respectivos costos y existencias que haya indicado en el momento de su creacin, caso contrario los artculos subirn con costos y existencias en cero.

La casilla de verificacin Activo Datos al estar activo permite que se pueda digitar en la columna de Artculo donde constan los cdigos de los artculos, caso contrario esta columna permanecer deshabilitada. Esta configuracin debe ser tomada en cuenta antes de presionar el botn Nuevo o <F9>.

Una vez seleccionado los artculos para realizar el inventario procedemos a ingresar la siguiente informacin: 49

Debe llenar el nmero del comprobante con el que se identificara la toma de inventario, en el caso de la empresa LA DESPENSA lo llamamos INV INICIAL, luego seleccione el almacn del cual se est tomando el inventario, la empresa LA DESPENSA slo dispone de un almacn, por lo que debe selleccional Principal, para crear otro almacn vea el captulo CONFIGURANDO MI EMPRESA. Finalmente seleccione el tipo de movimiento que se est realizando, el movimiento a escoger en la toma inicial es Inventario Inicial, si no posee este movimiento presione la tecla INS sobre el cuadro de lista desplegable Movimiento. Aparecer la siguiente pantalla:

Al crear el movimiento asegrese que est activa la casilla de verificacin de la columna Recalcula para que se pueda recalcular los costos y de la columna Activo para que el movimiento creado se visualice posteriormente. Tambin debe conocer que el sistema exige que el cdigo del movimiento de 50

inventario posea nicamente dos letras donde la primera necesariamente la letra E de Entrada y la letra S de Salida

debe

ser

Una vez escogido el movimiento se procede a ingresar el costo y la existencia de cada artculo que indica el inventario. Cabe indicar que es estrictamente necesario que llene la existencia y el costo de cada artculo, al omitir alguno de estos datos el artculo no constar en el inventario, como es el caso de los productos: 11 CIGARRILLOS y ZAP ZAPATOS que no tenan costos ni existencias. Para artculos que posean bultos, unidades y fracciones, deber contar la existencia del artculo nicamente por la unidad funcional. Finalmente presionamos el botn Grabar o <F12>, en ese instante se sube el inventario al sistema y aparece una pantalla que le indica el stock actual.

9.2.2 Inventario Fsico


El inventario Fsico es similar al inventario a inicial consiste en ingresar al sistema la cantidad de artculos que posee actualmente la empresa para compararlo con el inventario estadstico que es el que posee el sistema. Al existir diferencias entre el inventario fsico y el inventario estadstico, esta pantalla permite realizar los ajustes pertinentes para cuadrar el inventario estadstico al inventario fsico, presionando

51

9.2.3 Cuadre de Productos 9.3 PVP DE ARTICULOS


le permite modificar los precios de venta al pblico de su artculo, producto o servicio de una manera rpida y sencilla, a travs de la pantalla de mantenimiento de PVP de artculos. Para acceder a esta pantalla vaya a Inventarios Actualizacin - PVP de Artculos.

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Esta pantalla nos muestra todos los artculos que posee la empresa con su costo, existencia, Precio A, B, C, el margen de utilidad segn el precio A y el grupo de Artculos. Al asignar el porcentaje de utilidad ste se ver reflejado en todos los artculos que se encuentren en el listado; sin embargo le permite filtrar los artculos que aparecen en la pantalla presionando el botn emergiendo la siguiente pantalla:

Seleccione los filtros necesarios para obtener en el listado nicamente los artculos que desee, o presione el botn artculos. para seleccionar todos los

Mantenimiento de PVP de Artculos


53

Del Costo

Del PVP actual

Del precio A

Del precio B

Indica que el porcentaje de utilidad se incrementar a partir del costo del artculo y puede ser asignado al Precio A, B o C. Indica que el porcentaje de utilidad se incrementar a partir del precio de la columna en la que se encuentra actualmente el cursor y puede ser asignado al Precio A, B o C. Indica que el porcentaje de utilidad se incrementar a partir del Precio A y puede ser asignado al Precio A, B o C. Indica que el porcentaje de utilidad se incrementar a partir del Precio B y puede ser asignado al Precio A, B o C. Botones que permiten asignar los porcentajes establecidos al precio A, B o C.

Asigna el margen de utilidad establecido en la creacin del artculo en el campo Util% La empresa LA DESPENSA posee la siguiente poltica de precios para todos sus artculos. Los Artculos que se vendan con Precio A tienen como utilidad el 18% a partir del costo. Los Artculos que se vendan con Precio B tienen como utilidad el 15% a partir del costo. Los Artculos que se vendan con Precio C tienen como utilidad el 12% a partir del costo.

54

Finalmente para grabar presione Grabar los cambios.

o Cancelar

para Cancelar

9.4 COSTOS Y EXISTENCIAS


Esta pantalla le permite actualizar los costos y existencias del inventario, de acuerdo a un rango de fechas que ingrese. Para actualizar la existencia presione el botn para actualizar los costos presione el botn y

55

9.5 INGRESOS
La pantalla de Ingresos le permite realizar ingresos de mercadera que no necesariamente provienen de una compra, si no por ingresos por produccin, muestras gratis o por promociones de sus proveedores tambin puede ser por ajuste de inventario o por la compra de productos con Nota de Venta sin IVA. Es muy til para el caso de transferencia de artculos entre sucursales de una empresa.

56

Para realizar un ingreso presione el botn Nuevo o <F9>, luego seleccione el proveedor del cual hace el ingreso, digite el nmero de comprobante de ingreso, la fecha y algn comentario, seleccione el almacn al que ingresa la mercadera y el tipo de movimiento a realizar, finalmente los artculos a ingresar con sus respectivas cantidades y costos. Finalmente para grabar presione Grabar Cancelar los cambios. o Cancelar para

9.6

SALIDAS
La pantalla de Salidas le permite realizar egresos de mercadera que no necesariamente provienen de una venta, si no por salidas por produccin, muestras gratis o por promociones para los clientes tambin puede ser para realizar ajuste de inventario. Es muy til para el caso de transferencia de artculos entre sucursales de una empresa.

Para realizar una salida presione el botn Nuevo o <F9>, luego seleccione el proveedor del cual hace la salida, digite el nmero de comprobante de salida, la fecha y algn comentario, seleccione el almacn del que sale la mercadera y el tipo de movimiento a realizar, finalmente los artculos que van a salir con sus respectivas cantidades y costos. Finalmente para grabar presione Grabar Cancelar los cambios. o Cancelar para

57

9.7 Guas de Remisin


Esta opcin se la encuentra tanto en Ingresos como en Salidas. Presione el botn para llenar los datos de la gua de remisin, esto en caso de que la mercadera la entregue una empresa de courier o transporte y posteriormente tenga algn reclamo que realizar.

9.8 Exportar Artculos


Esta opcin se la encuentra tanto en Ingresos como en Salidas. brinda la opcin de exportar artculos a un disco externo como un disquete o un CD para que puedan ser obtenidos por otra sucursal evitando el proceso de digitacin. Para exportar un listado de artculos seleccione el documento a exportar y presione el botn , se abrir una ventana del explorador de Windows para que guarde el archivo en la ubicacin que desee.

58

9.9 Obtener Artculos


Esta opcin se la encuentra tanto en Ingresos como en Salidas. brinda la opcin de ingresar artculos que provienen de otra sucursal sin necesidad de digitar, para esto presione el botn aparecer la siguiente pantalla:

Seleccione la opcin de ingreso entre: 59

Produccin,

Requisiciones,

Ingresos/Salidas.

Seleccione entre la lista el registro que desea ingresar, luego de doble clic sobre este o presione la tecla Enter. Tambin puede obtener los artculos a ingresar desde un disco externo como un disquete, un CD presionando el botn

Seleccione el archivo a importar y presione el botn Importar. Finalmente presione el botn para ingresar los artculos sin tener que digitar.

9.10 MOVIMIENTOS DE INVENTARIOS.


Esta pantalla se asemeja a un Kardex en donde se detallan los movimientos que ha tenido cada artculo a nivel general o por sucursal ya sea por compras, ventas, ingresos o salidas. Para visualizar los movimientos de un artculo debe seleccionarlo y luego presionar Enter. La pantalla de Movimientos de Inventarios tambin permite generar movimientos, para esto debe seleccionar el artculo y presionar el Nuevo o <F9> e ingresar los datos que indica la pantalla.

60

9.11 PACKING LIST


Esta opcin se lo utiliza mas en el caso de las Florcolas DESPACHOS

61

PACKINGLIST

62

9.12 CREACION DE PROVEEDORES


le permite llevar un registro de sus proveedores para poder mantener un control exacto de las compras realizadas a determinado proveedor y de la cantidad adeudada a cada uno de ellos. Para agregar un proveedor vaya a: Ctas x Pagar Proveedores/Grupos Proveedores. Aparecer la siguiente pantalla:

Presione el botn Nuevo

o <F9> e ingrese los siguientes datos.

FICHA PROVEEDORES
Cdigo 3 Cdigo con el que se identificar al proveedor. Puede cambiarlo o dejar el cdigo secuencial que genera el sistema. Es el nombre o razn social del proveedor. Presione el botn para escoger entre RUC o Cdula de Identidad del proveedor. Se genera automticamente al haber asignado una cuenta contable (Vea PLAN DE CUENTAS. Del captulo CONTABILIDAD). O Puede digitar la cuenta que corresponde. Direccin principal del local comercial del proveedor. Nmero de la direccin del local comercial del proveedor. Telfonos del proveedor. 63

Nombres C.I./RUC Cod. Contable

SUPERMAXI 1790016919001 2.1.02.01

Direccin Nmero

Av. Gral. Enrquez S/N

Telfonos

Texto en blanco

Fax E-Mail Observacin

Texto en blanco Texto en blanco Texto en blanco

Grupo

Mayorista

Fax del proveedor. Direccin electrnica del proveedor. Campo donde puede agregar cualquier tipo de observacin. Agrupa al proveedor dentro de un grupo de proveedores. Si desea crear un grupo de proveedores sin salir de la pantalla de proveedores, presione INS sobre el Cuadro de lista desplegable de Grupo. Para crear Grupos de Proveedores vea CREACION DE GRUPOS DE PROVEEDORES. Presione el botn para escoger el origen del proveedor entre Local, Exterior, Gasto, Servicio. Nombre de la persona o representante de la empresa proveedora que nos atiende o realiza las ventas. Nombre de la provincia en donde se encuentra el local comercial del proveedor. Para agregar una provincia presione INS en el cuadro de lista desplegable Provincia. Para crear Provincias vea MANTENIMIENTO DE TABLAS Nombre de la ciudad en donde se encuentra el local comercial del proveedor. Para agregar una ciudad presione INS en el cuadro de lista desplegable Ciudad. Para crear Ciudades vea MANTENIMIENTO DE TABLAS Nombre de la zona dentro de la ciudad en donde se encuentra el local comercial del proveedor. Para agregar una zona presione INS en el cuadro de lista desplegable Zona. Para crear Zonas vea MANTENIMIENTO DE TABLAS

Origen

Local

Contacto

Roberto Abad

Provincia

Pichincha

Ciudad

Quito

Zona

Norte

64

FICHA DATOS ADICINALES


Forma de Pago CR Dato Informativo que indica la forma en la que se cancela al proveedor que puede ser: CH Cheque CR Crdito EF Efectivo ND Nota de Dbito Nmero de das que el proveedor brinda de plazo para cumplir la deuda. Cantidad mxima que el proveedor nos ofrece para realizar compras a crdito. Indica que el proveedor es Contribuyente Especial y por lo tanto no se le hacen retenciones. Indica que el proveedor es una Personal Natural al estar desactivado indica que es una Persona Jurdica. Es el nmero que el SRI da a una imprenta autorizada y consta en la factura. Nmero de autorizacin para el libre ejercicio comercial Es el nmero que antecede al nmero de la factura. Nmero de factura con el que inicia el talonario de facturas del proveedor. Nmero de factura con el que termina el talonario de facturas del proveedor. Fecha en la que factura ya no tiene validez. 65

Das de Crdito Lmite de Crdito Contribuyente Especial Persona Natural

30 2000 Activado

Desactivado 36418

Nm. Imprenta

Aut.

Nm. Autorizacin Nm. De Serie Rango Desde Rango Hasta Fecha de Caducidad

1102559923 009007 1001 1501 31/01/2006

FICHA LISTA DE PROVEEDORES


Permite visualizar los proveedores ingresados al sistema y los datos informativos ms importantes.

9.13 CREACION DE GRUPOS DE PROVEEDORES


La creacin de grupos de proveedores le ayuda a clasificar a los proveedores de acuerdo alguna caracterstica en comn. Para crear un Grupo de Proveedores vaya a Ctas x Pagar Proveedores/Grupo de Proveedores o vea MANTENIMIENTO DE TABLAS. Aparecer la siguiente pantalla: Presione el botn hasta ubicar Grupo de Proveedores. Luego presione Nuevo o <F9> e ingrese en la tabla el cdigo y la descripcin del grupo. Finalmente presione el botn Grabar o <F12>.

La empresa LA DESPENSA posee los siguientes grupos de proveedores. - MAY - MIN Mayorista Minorista

66

9.14 COMPRAS/DEVOLUCIONES

La pantalla de compras le permite realizar el ingreso de la mercadera adquirida a su proveedor incrementando automticamente su inventario, tambin permite establecer la forma de pago de la compra; en el caso de que la compra se realice a crdito puede fijar las cuotas y el plazo concordado con el proveedor. tambin le permite desde esta pantalla emitir las retenciones que debe realizar a su proveedor. Para explicar el manejo de esta pantalla vamos a ingresar la siguiente factura:

67

AMAZON
COMISARIATO MAYORISTA Lpez Rodrguez Guillermo Javier RUC: 0916901267001 Av. Dcima s/n y Calle Malecn Telfono: 042773671 Salinas Ecuador

FACTURA
Aut.: S.R.I.: 1103131993
Serie 001-001-

No: 0024009
Ruc:0502411440001

Fecha: 23/Octubre/05

Sr.(es): LA DESPENSA Direccin: Melchor de Benavides 1-37 y Guayaquil Telf:032801868 Forma de Pago: Crdito: entrada 20,oo USD y 2 pagos a 30 y 60 das CANT. DESCRIPCION V/UNIT V/TOTAL

40 80 30 10 10 50

COCA COLA ATUN REAL SHAMPOO SEDAL 400ML CERA PARA PISOS POLIFLOR JABN LIQUIDO LUX LECHE LA FINCA

1.00 0.80 1.20 1.80 1.00 0.45

40.00 64.00 36.00 18.00 10.00 22.50

_____________ Firma Autorizada

_______________ Firma Cliente

Subtotal $ IVA 12% IVA 0% Total $

190.50 20.16 210.66

QUIJIA GALARZA DIANA ELIZABETH IMP. ANCON TELF 042785312 RUC 171231187501 AUTORIZACION 2443 20 BLOK 100X2 DEL 23801 AL 25800 IMPRESO EL 05-09-2005 VALIDO HASTA SEPTIEMBRE 2006 ORIGINAL: ADQUIRIENTE COPIA AMARILLA: EMISOR

68

Para ingresar una compra presione el botn Nuevo

o <F9>.

Para su mejor comprensin dividiremos la compra en tres partes: Encabezado, Detalle, Pie de compra izquierdo y Pie de compra derecho:

ENCABEZADO 1 2 3 4 5 6 7
COMP FACTU ULT. COSTO PROVEEDOR PEDIDOS Permite importar los datos creados en Pedidos a Proveedores. Dato del Sistema. Nmero secuencial generado por el sistema; ste se incrementa cada vez que se abre un nuevo documento para ingresar una compra. Caja de texto para ingresar el nmero de comprobante de compra. Nmero de Factura de Compra. Indica que los clculos de costos se realice con el mtodo de ltimo costo. Cuadro de lista que permite escoger el proveedor del cual se va a ingresar la compra. Presione INS para crear un nuevo proveedor. Vea CREACION DE PROVEEDORES Dato del Sistema. Permite visualizar el nmero de 69

ASIENTO

8 9 10

CONTABILIZACIN FECHA FACTURA FORMA DE PAGO

asiento con el que se registr la compra en Contabilidad. Fecha en la que se realiz la transaccin contable de la compra. Fecha de emisin que indica la Factura. Cuadro de lista que permite escoger la forma de pago con la que realizar la compra puede escoger entre: - Cheque - Crdito - Efectivo - Nota de dbito Comentario o nota que ingresa el usuario o posteriormente genera el sistema. Comentario o nota que ingresa el usuario. Comentario o nota que ingresa el usuario.

11 12 13 14 15 16

ALMACEN ARTICULO

HISTORIAL

Cuadro de lista que permite elegir el almacn al que ingresa la compra. Dato del Sistema. Permite visualizar el nombre del artculo o producto que se encuentra en el detalle. Historial de compras realizadas al proveedor donde se indica el nmero de factura, la fecha de contabilizacin, el total de la factura y la casilla de verificacin de pago que indica si la factura se encuentra cancelada o no.

DETALLE 1
CODIGO ARTICULO Teclas Funcionales HOME O INICIO Permite ingresar el artculo a facturar. El sistema permite ingresar el artculo de tres formas: Por el cdigo del artculo, por el cdigo de barras o por su descripcin. Para desplegar un listado de los artculos que posee, presione la tecla HOME o Inicio, o escriba cualquier carcter y luego presione Enter. Vea BUSQUEDA DE ARTICULOS

CANTIDAD

Permite digitar la cantidad de artculos que ingresarn al inventario. 70

COSTO UNIT

Permite ingresar el costo de los artculos. Presione P para establecer los precios de venta del artculo. Vea PRECIOS en este captulo, o PVP de artculos del captulo INVENTARIOS Permite ingresar el porcentaje de descuento que su proveedor haya dado a determinado artculo. Permite modificar el porcentaje de IVA entre 0% y el valor especificado en la configuracin inicial del sistema. Dato del sistema. Indica el total al multiplicar la cantidad por el costo unitario del artculo.

4 5 6

%DESC.

%IVA

TOTAL

Para ampliar la informacin que se encuentra en el pie de compra ponemos como ejemplo que el proveedor AMAZON da a la empresa LA DESPENSA tres descuentos del 10%, 5% y 3% en todas sus compras y adicional cobra 1,00 dlar como recargo de transporte por lo que el pie de factura posee los siguientes datos.

Para explicar los valores que se indican en el grfico anterior se indica en la siguiente tabla de donde se obtienen dichos valores:

% 10% Dscto 10% 5% Dscto 5% 3% Dscto 3%

Subtotal con IVA Subtotal sin IVA 168,00 22,50 16,80 2,25 151,20 20,25 7,56 1,01 143,64 19,24 4,31 0,58 139,33 18,66 Total Dsctos:

Subtotal 190,50 19,05 171,45 8,57 162,88 4,89 157,99 32,51

IVA 20,16 2,02 18,14 0,91 17,24 0,52 16,72 Flete Total Factura

TOTAL 210,66 21,07 189,59 9,48 180,11 5,40 174,71 1,00 175,71

Pie de compra izquierdo


Teclas Funcionales

71

1 2 3 4 5 6

Cuadro de texto para ingresar el primer descuento que ser asignado a toda la factura. Dato del sistema que indica la cantidad en dlares del primer descuento ingresado. Dscto 2 (Shift + 7 ) Cuadro de texto para ingresar el segundo descuento que ser asignado a toda la factura. Dato del sistema que indica la cantidad en dlares del segundo descuento ingresado. Dscto 3 (Shift + 7 ) Cuadro de texto para ingresar el tercer descuento que ser asignado a toda la factura. Dato del sistema que indica la cantidad en dlares del tercer descuento ingresado. NOTA: El porcentaje puede ser ingresado tanto en dlares como en porcentaje. Para ingresar el descuento en porcentaje ingrese nicamente el valor para ingresar en dlares ingrese la cantidad y luego presione la tecla / (Shift + 7 ) para transformarlo a porcentaje. Dato del sistema. Sumatoria en dlares de todos los descuentos realizados Dato del sistema. Indica el subtotal con IVA.

Dscto 1

(Shift + 7 )

8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Dato del sistema. Indica el subtotal sin IVA. Dato del sistema. Sumatoria del subtotal con IVA y del subtotal sin IVA. Casilla de verificacin que al activarla permite modificar la caja de texto del IVA (numeral 12). Indica el valor del IVA. Valor en dlares que se aumenta al total (numeral 14) de la factura por concepto de transporte. Valor total de la factura. Dato del sistema que indica el valor del ICE segn el porcentaje que se haya indicado en la creacin del artculo. Dato del sistema que indica el valor del ICE segn el porcentaje que se haya indicado en la creacin del artculo. Los artculos de ciertas facturas ya incluyen el IVA en el detalle. El sistema le permite desglosar el IVA nicamente presionando el botn para que no lo manualmente. Al presionar este botn vuelve al valor todos los descuentos ingresados en el de la factura o en la caja de texto del descuento (numeral 1) realice de 0% detalle primer

IVA Flete

Total Fact ICE1

ICE2

Desglosar

18

Descuentos

72

Pie de compra derecha


Teclas Funcionales

1 2 3

Ret Nro. Tipo Ret Fuente

Permite ingresar el nmero del documento de retencin que se entrega al proveedor. Presione el botn para escoger el tipo de retencin que se va a aplicar. Al seleccionar el tipo de transaccin que se va a realizar, este campo automticamente indica el porcentaje que se debe retener. Este campo tambin puede ser modificado por el usuario. Casilla de verificacin que al activarla permite modificar la caja de texto del valor en dlares de la retencin en la fuente (numeral 5). Indica el valor en dlares de la retencin en la fuente.

4 5 6 7 8 9 10
A pagar # tems Ret IVA

Presione el botn para escoger el porcentaje de retencin al IVA. Casilla de verificacin que al activarla permite modificar la caja de texto del valor en dlares de la retencin al IVA (numeral 8). Indica el valor en dlares de la retencin al IVA. Valor a cancelar de la factura. Dato del Sistema. Suma la cantidad de los artculos adquiridos en total.

Para grabar la compra presione el botn Grabar o <F12>. La pantalla que aparece indica un resumen de la compra. Donde debe escoger a que cuenta va a afectar esa compra ya sea a CAJA si es en efectivo o BANCOS si pagan con cheque. Y el plazo en das si se ha realizado la compra a credito. Para confirmarlos presione el botn para volver a la pantalla de compras. o

73

Al presionar el botn el sistema automticamente ingresa los artculos al Inventario confirmndolos en un resumen de actualizaciones con la siguiente pantalla:

74

9.14.1

BUSQUEDA DE ARTICULOS

le presenta este listado de artculos para que pueda seleccionar algn artculo. Opte entre Cdigo o Descripcin para establecer el modo de la bsqueda. Fnix le permite hacer aun ms sencilla su bsqueda presionando el botn .

El botn le indica una pantalla en la que puede verificar la existencia de determinado artculo por cada almacn.

75

9.14.2

PRECIOS POR ARTCULO

Permite cambiar los precios de venta desde que ingresa la compra sin necesidad de ir a la pantalla de Actualizacin de PVP de Artculos.

Puede cambiar los precios de venta A, B o C de un artculo tanto en dlares como en porcentaje; para ingresar el cambio de precios en dlares nicamente ingrese el nuevo valor y para ingresar el cambio en porcentaje ingrese la cantidad y la tecla % (SHIFT 5),finalmente presione para guardar los cambios o para descartarlos.

9.14.3

RETENCIONES

Para poder acceder a esta pantalla presione el botn 76

que se encuentra dentro de la ventana Compras / Devoluciones.

9.14.4

IMPRESION DE RETENCIONES

77

Para imprimir los comprobantes de retencin debe dar clic derecho en el botn y escoger la opcin de Comprobante Retencin. Finalmente para aceptar la impresin.

de clic el botn

VISTA PRELIMINAR DEL COMPROBANTE DE LA RETENCIN

9.14.5

DETALLE DE PAGOS A CREDITOS

Cuando la compra ha sido realizada con forma de pago a Crdito puede fijar tambin las cuotas y los plazos establecidos con sus clientes para eso presione el botn o la tecla <F2> se desplegar la siguiente pantalla:

78

Tabla para Pagos por Cuotas


Emisin Plazo Pagos Vence Inters Monto Total % Entrada Saldo Tabla Cuotas Total a Pagar 23/10/2005 60 2 22/12/2005 Texto desactivado 169.11 20 149.11 Dato del Sistema. Fecha de contabilizacin de la compra. Nmero de das que se tiene de plazo para cancelar la deuda. Nmero de pagos para cancelar la deuda. Dato del Sistema. Indica el ltimo da de pago. til en Facturacin.

Valor a cancelar de la factura. Valor en dlares de la entrada. Dato del Sistema. Indica el valor a cancelar de la factura restando el valor de la entrada. Permite cambiar el nmero de das, la fecha o el valor a pagar en las cuotas y adems agregar algn comentario. 74.56 Dato del Sistema. Indica el valor a cancelar por cada cuota. 169.11 Dato del Sistema. Indica el valor a cancelar por toda la deuda.

Para aceptar presione el botn descartar los cambios.

para

9.14.6

PEDIDOS A PROVEEDORES

Permite realizar pedidos a sus proveedores para que luego puedan ser ingresados como una compra. Para ingresar pedidos vaya a Inventarios Pedidos Proveedores. Cuando ingrese pedidos que realiza a su proveedor al sistema, puede fcilmente importar ese pedido a la pantalla de compras y as evitar la digitacin de la factura de compra. Para ingresar un pedido presione el Nuevo o <F9> e ingrese los datos o <F12>.

del pedido finalmente para grabar presione Grabar

79

Para ingresar un pedido como compra en la pantalla de compras elija un proveedor y presione el botn Nuevo o <F9>. Posteriormente presione

el botn donde aparece una pantalla con un listado de pedidos, seleccione el que desea dando doble clic sobre el pedido que requiere, automticamente se llenar la pantalla de compra con los datos del pedido.

De doble clic sobre el pedido que requiere, automticamente se llenar la pantalla de compra con los datos de pedido. 80

Tome en cuenta que ningn pedido genera movimientos de inventarios ni cuentas por pagar al proveedor.

9.14.7

DUPLICAR COMPRA

es una herramienta que brinda grandes facilidades a sus usuarios para agilizar su trabajo. Duplicar la Compra le permite buscar una factura de compra ya ingresada para copiarla y crearla como una nueva compra. Para copiar una factura de compra debe seleccionar el proveedor y presionar el botn Nuevo o <F9>, posteriormente presione el botn aparecer la siguiente pantalla:

Si la factura que busca para copiarla no se encuentra en la pantalla, presione el botn compras realizadas: para que pueda buscarla dentro de las

81

Finalmente presione el botn

para copiar la factura.

9.14.8 DEVOLUCIONES DE UNA COMPRA


Las Devoluciones de una compra le permite devolver la mercadera adquirida a su proveedor y reducir del inventario los artculos adquiridos sin necesidad de realizar algn movimiento de salida. Cuando se realiza una devolucin de compra, el sistema genera automticamente un descuento por devolucin de compra que se resta de saldo de la deuda de la factura de compra. Para aclarar como realizar una devolucin se realiza el siguiente ejemplo. Se registra en el sistema con fecha 8 de noviembre de 2005 la factura No. 00100123810 por la adquisicin de 2 pares de zapatos talla 25 color negro por un valor unitario de 7 dlares + IVA, el valor total de la factura es de 15.65 dlares y la forma de pago es a crdito con 15 das de plazo. El administrador verifica que el estado del calzado es malo por lo que realiza la devolucin total de la compra. Para realizar la devolucin seleccione al proveedor y la factura, luego presione el botn y ingrese los artculos con sus respectivas cantidades a devolver. El proceso es similar a realizar una compra la diferencia es que las cantidades y el saldo son negativos.

82

Si todo esta realizado Actualizaciones.

correctamente

le

aparecer

el

resumen

de

Caso contrario le aparecer el siguiente mensaje donde Ud. Analizara que es lo que sucede para realizar la devolucin de la compra

83

9.15 CUENTAS POR PAGAR


le permite mantener un control permanente sobre las deudas que usted posee con sus proveedores. El sistema le ayuda a encontrar con facilidad las facturas no canceladas, las mismas que se hallan identificadas de color rojo, y le indica el total de la deuda que tiene con determinado proveedor. Adems podr visualizar un detalle de los pagos de cada uno de los documentos de compra que haya realizado.

9.15.1

Movimientos Cuentas por Pagar

Para ver sus cuentas por pagar vaya a Cuentas por Pagar Movimientos de cuentas por pagar o presione las teclas CTRL + F8 sucesivamente. La pantalla posee en su parte central izquierda un Historial de Pagos que indica los documentos de compra que posea con el Proveedor seleccionado y el saldo actual de la deuda. Para ver las facturas con saldo cero es decir las facturas canceladas presione la casilla de verificacin Fact Pag. En la parte central derecha se encuentra un detalle de pagos por documento que al ubicarse sobre alguno de estos en la parte inferior de la pantalla se puede ver con mayor detalle como han sido realizados los pagos. Para ingresar un pago en primer lugar debe seleccionar el proveedor y el documento de compra para realizar el pago, luego presione el botn Nuevo o <F9>. En el caso de la empresa LA DESPENSA se va a realizar el pago al proveedor AMAZON de la factura 0010010024009 con un valor de 100 dlares pagaderos con cheque del banco del pichincha nmero 172.

84

MOVIMIENTOS DE CUENTAS POR PAGAR


Origen Tipo Cuenta por Pagar Abono Dato del sistema. Indica donde fue originado el pago. Presione el botn para escoger el tipo de pago que se va a realizar. Seleccione las siguientes opciones si va a:
Abono Cancelacin Factura Realizar un pago parcial de la deuda. Realizar un pago total de la deuda. Crear una factura e ingresar el saldo sin movimientos de artculos que afecten el inventario. Pagar los impuestos de ley. Permite realizar un movimiento por devolucin para disminuir la deuda Realizar un pago con cheque posfechado. Permite realizar una nota de dbito para aumentar la deuda ya sea por mora, intereses, multas, etc. Permite realizar una nota de crdito para disminuir la deuda ya sea por pronto pago, cliente frecuente o por los motivos que el usuario considere.

Crdito RIR Devolucin Cheques Posfechados Notas de dbito

Notas de crdito

Documento

C000000016

Dato del sistema o del usuario para identificar el pago. 85

Referencia Emisin Vence Asiento Contable Concepto Observacin Importe Forma Pago

0010010024009 23/10/2005 22/12/2005

FC # 00100100 CP00000008 100,oo Cheque

de

Nmero del documento del que se est realizando el pago. Fecha en la que se realiza el pago. Fecha en la que se vence el pago. Nmero con el que se registra el movimiento en el mdulo de contabilidad. Dato del Sistema o del usuario con una sntesis del pago. Dato del Sistema o del usuario con un detalle del pago. Valor en dlares del pago. Permite escoger la forma de pago entre: cheque, efectivo y nota de dbito. Indica el nmero de pago mltiple, en el caso de que el pago fue realizado en el mdulo de Pagos Mltiples. Indica el nmero de documento de pago por ejemplo el nmero de cheque o el nmero de recibo.

Pago Mltiple

No. Pago

172

Finalmente presione el botn Grabar caso contrario

o <F12>. Aparecer una pantalla

de confirmacin, si est de acuerdo con el pago presione

9.15.2

Pagos Mltiples

le proporciona una opcin muy til en casos de que usted adeude a su proveedor varias facturas. A travs de la pantalla de Pagos Mltiples, usted puede realizar en un solo movimiento varias cancelaciones, ya sea cancelando desde las facturas ms antiguas hasta las ms recientes o como crea conveniente realizar sus pagos.

Para acceder a la pantalla de pagos mltiples vaya a Cuentas por Pagar Pagos Mltiples. Para comprender de mejor manera el funcionamiento de la pantalla de pagos mltiples se realizarn las siguientes compras al proveedor AMAZON. 86

Con fecha 10 de noviembre de 2005 llega la factura no. 0010010024011 por 134,40 dlares con la que se adquiere 60 unidades de desodorante nivea para mujer con un costo de 2,oo dlares. La forma de pago es a crdito con 30 das de plazo. Se realizan las retenciones del 1% a la fuente y del 30% al IVA. Valor de la factura a cancelar 128,88 dlares. Con fecha 15 de noviembre de 2005 llega la factura no. 0010010024015 por 119,95 dlares con la que se adquiere 30 galones de cera para pisos coliflor con un costo de 1,71 dlares y 60 unidades de jabn lquido LUX con un costo de 0.93 dlares. La forma de pago es a crdito con 30 das de plazo. Se realizan las retenciones del 1% a la fuente y del 30% al IVA. Valor de la factura a cancelar 115,03 dlares. En total la empresa LA DESPENSA debe al proveedor AMAZON 313.02 dlares, incluyendo la deuda de 69,11 dlares de la factura no. 0010010024009. Con el proveedor AMAZON se llega al acuerdo de cancelar 200,oo dlares de la siguiente manera: Cancelacin total de la factura 0010010024009, 50 dlares a la factura 0010010024015 y el saldo restante a la factura 001001002401. Para realizar un pago mltiple seleccionamos al proveedor al cual vamos realizar el pago, junto a cada proveedor podemos visualizar el saldo total que le adeuda y en la parte inferior se listan los pagos mltiples que poseea con sus respectivos detalles. De acuerdo a la informacin del ejemplo llenaremos la pantalla de pagos mltiples con los siguientes datos:

87

PAGOS MULTIPLES
Unico Tipo M0000000007 Abono Dato del Sistema. Presione el botn para escoger el tipo de pago que se va a realizar. Seleccione las siguientes opciones si va a:
Abono Crdito RIR Devolucin Cheques Posfechados Notas crdito de Realizar un posfechado. pago con cheque Realizar un pago parcial de la deuda. Pagar los impuestos de ley.

Permite realizar una nota de crdito para disminuir la deuda ya sea por pronto pago, cliente frecuente o por los motivos que el usuario considere.

Forma Pago

Cheque

Permite escoger la forma de pago entre: cheque, depsito, efectivo, nota de dbito y tarjeta de crdito. Fecha en la que se realiza el pago Fecha en la que se vence el pago, til si el pago se realiz con cheque posfechado. Nmero de documento con el que se cancela la deuda. Dato de referencia que ingresa el usuario Detalle acerca del pago Valor a cancelar por la deuda total. Por lo general este importe debe ser igual o menor a la deuda pero en el caso de ser mayor el sistema genera automticamente una nota de crdito a favor de la empresa. Dato del sistema. Indica el saldo que queda del importe mientras se cancela las deudas. Indica el nmero de documento de pago por ejemplo el nmero de cheque o el nmero de recibo.

Emisin Vence Documento

10/11/05 10/11/05 173

Referencia Concepto Importe

Ab. documento 173 200,oo

Saldo No. Pago

0,oo

Asignacin automtica Traslada los datos ingresados en Importe, Referencia y Concepto a los campos correspondientes en la tabla. El importe se reparte tomando en cuenta la antigedad de las facturas. Traslada el valor ingresado en Importe al campo correspondiente en la tabla. El importe se reparte tomando en cuenta la antigedad de las facturas. Traslada los datos ingresados en Referencia al campo correspondiente en la tabla. Este dato ser el mismo para todas las facturas existentes. Traslada los datos ingresados en Concepto al campo 88

correspondiente en la tabla. Este dato ser el mismo para las facturas existentes. Tabla Importe Permite ingresar el valor que se abonar por cada factura. Presione la tecla Barra Espaciadora para copiar el saldo de la factura o para asignar el saldo que resta del importe asignado. Permite ingresar un dato como referencia para cada una de las facturas Permite ingresar el valor que se abonar para cada una de las facturas o <F12>. Aparecer una pantalla

Referencia Concepto

Finalmente presione el botn Grabar caso contrario

de confirmacin, si est de acuerdo con el pago presione

10 FACTURACION
10.1 CREACION DE CLIENTES
Los clientes son las personas naturales o jurdicas que hacen uso del bien o servicio que ofrece su empresa. El tener una base de datos de sus clientes le ayudar a tener organizado sus contactos y datos personales. Para agregar un cliente vaya a: Ctas x Cobrar Clientes/Grupos Clientes. Aparecer la siguiente pantalla:

89

FICHA GENERAL
Cdigo 0502411440 Cdigo con el que se identificar al cliente. Puede cambiarlo o dejar el cdigo secuencial que genera el sistema. Es el nombre o razn social del cliente. Presione el botn para escoger entre RUC o Cdula de Identidad del proveedor. Se genera automticamente al haber asignado una cuenta contable (Vea PLAN DE CUENTAS. Del captulo CONTABILIDAD). O Puede digitar la cuenta que corresponde. Direccin del domicilio o local comercial donde se encuentra el cliente. Telfonos para ubicar al cliente. Fax del cliente. Agrupa al cliente dentro de un grupo de clientes. Si desea crear un grupo de clientes sin salir de la pantalla de clientes, presione INS sobre el Cuadro de lista desplegable de Grupo. Para crear Grupos de Clientes vea CREACION DE GRUPOS DE CLIENTES. Nombre del vendedor que realizar las ventas al cliente. Nombre de alguna persona con la que podemos negociar. Fecha con la que se registra la creacin del Cliente. Nombre de la provincia en donde radica o se 90

Nombres C.I./RUC Cod. Contable

Mariela Tapia 0502411440001 1.1.03.01

Direccin

Melchor Benavides

de

Telfonos Fax Grupo

032801868 Texto en blanco Texto en blanco

Vendedor Contacto Fecha Creacin Provincia de

Texto en blanco Texto en blanco Texto Deshabilitado Cotopaxi

Ciudad

Latacunga

Zona

Centro

encuentra el local comercial del cliente. Para agregar una provincia presione INS en el cuadro de lista desplegable Provincia. Para crear Provincias vea MANTENIMIENTO DE TABLAS Nombre de la ciudad en donde radica o se encuentra el local comercial del cliente. Para agregar una ciudad presione INS en el cuadro de lista desplegable Ciudad. Para crear Ciudades vea MANTENIMIENTO DE TABLAS Nombre de la zona dentro de la ciudad en donde radica o se encuentra el local comercial del proveedor. Para agregar una zona presione INS en el cuadro de lista desplegable Zona. Para crear Zonas vea MANTENIMIENTO DE TABLAS

FICHA ADICIONALES
Cdigo 2 Texto deshabilitado, cdigo ingresado en la ficha General. Texto deshabilitado, cdigo ingresado en la ficha General. Calificacin de la A a la F que se le asigna al cliente segn el cumplimiento de sus obligaciones. Tipo de Precio A, B o C con el que se le expende los productos. Forma de pago con el que el cliente paga compras. 91

Nombres

Martha Fernandez

Tipo de Cliente

Tipo de Precio

Forma de Pago

EF

Das Crdito

30

Lmite de Crdito

2000

Cupo adicional

500

Fecha de Nacimiento E-mail Bloqueado

16/01/1980 prueba@hotmail.com Desactivado

Desbloqueo Temp

Desactivado

Nmero de das que se le otorga al cliente como plazo para cancelar sus deudas. Cantidad mxima que el cliente puede obtener como crdito. Cantidad adicional que se otorga al cliente si excede el cupo de crdito. Fecha de nacimiento del cliente. Direccin electrnica del cliente. Al activar este casillero el sistema impide que se realice ventas al cliente. Cuando se lo activa se puede poner en el casillero blanco un comentario indicando el motivo por el cual a sido bloqueado el cliente. Al activar este casillero el sistema permite que el cliente realice una ltima compra. Al activar el casillero el sistema permite que el cliente pueda realizar una compra a crdito con la condicin de que deje una entrada. Al activar el casillero el sistema permite que el cliente realice sus compras solo de contado y no a crdito. Al activar este casillero el sistema permite Al activar este casillero el sistema.

No Vencido Crdito solo con entrada

Desactivado Desactivado

Solo de contado

Desactivado

Excento de IVA Contribuyente Especial Agente de Retensin Artculos sin del Vendedor restriccin

Desactivado Desactivado Desactivado Desactivado

92

OTROS
%Comisin A,B,C Porcentaje de comisin por ventas que se le asigna al vendedor por las ventas realizadas segn el precio. % Descuento Texto en Blanco Porcentaje de descuento que se le asigna al cliente en sus compras. Precio % sobre costo Texto en Blanco Establece un porcentaje que ser sumado al costo del producto, haciendo caso omiso al porcentaje establecido en la asignacin de PVP del Artculo. Precio % sobre precio Texto en Blanco Establece un porcentaje que ser sumado al precio del producto sea ste A, B o C; haciendo caso omiso al porcentaje establecido en la asignacin de PVP del Artculo NOTA: Slo puede ingresar datos en uno de los dos tipos de porcentaje, el sistema impide que ingrese en ambos. de Ventas Texto en Blanco

93

ACTIVIDAD/TRANSPORTE
Ruta Ruta 01 Frecuencia Frecuencia 0001 Tipo de Local Consumidor final Tipo de Actividad Texto en Blanco Nombre del Transportista Texto en Blanco NOTA: Estas opciones son tiles en el caso de que su negocio entregue productos a domicilio

94

OBSERVACION
Campo tipo memo donde se puede ingresar informacin adicional acerca del cliente.

FICHA HISTORICO
Al momento esta opcin se encuentra en desarrollo y pretende convertirse en un resumen de las compras realizadas por el cliente para analizar su volumen de compras y el cumplimiento con sus obligaciones.

95

FICHA LISTA DE CLIENTES


Permite visualizar los proveedores ingresados al sistema y los datos informativos ms importantes.

10.2 CREACION DE GRUPOS DE CLIENTES


La creacin de grupos de clientes le ayuda a clasificar a los clientes de acuerdo alguna caracterstica en comn. Para crear un Grupo de Clientes vaya a Ctas x Cobrar Clientes/Grupo de Clientes o vea MANTENIMIENTO DE TABLAS. Aparecer la siguiente pantalla:

Presione el botn hasta ubicar Grupo de Clientes. Luego presione Nuevo o <F9> e ingrese en la tabla el cdigo y la descripcin del grupo. Finalmente presione el botn Grabar o <F12>.

10.3 . ASIGNAR PRECIOS PARA CLIENTES


Debido a que ciertas empresas expenden sus productos con precios preferenciales a sus clientes que no se encuentran entre los rangos de los precios A, B o C le permite asignar precios especiales a los artculos dependiendo del cliente, para esto debe ingresar a la pantalla de Creacin de Clientes en Ctas x Cobrar Clientes/Grupos Clientes. Seleccione cliente al que le va a asignar los precios especiales y luego presione el botn . Aparecer la siguiente pantalla:

96

10.4 FACTURAS DE CLIENTES


Las facturas a clientes permiten realizar ventas seleccionando um determinado cliente al que se le puede otorgar credito por sus compras. Para acceder a la pantalla de Facturacin a Clientes vaya a Facturacin Facturas a Clientes o presione las teclas CTRL + F1 simultneamente. Para realizar una venta presione el botn Nuevo O <F9>.

El sistema le pedir que ingrese una clave de identificacin por cada factura que realice. nicamente um facturador previamente asignado podra disponer de este mdulo y actuar de acuerdo a los permisos otorgados. Para crear um facturados vea Vendedores y Facturadores.

Si la clave no es correcta aparece el siguiente mensaje:

Si ingresa todo correctamente le aparecer la ventana de Facturas / Devolucin

97

Para explicar la pantalla de facturacin se realiza el siguiente ejemplo : Con fecha 15/11/2005 la empresa LA DESPENSA realiza la siguiente venta a la ra. Martha Fernandez 2 Litros de leche la Finca precio asignado al cliente 0.48. centavos. 1 Lata de atn real precio C 0.90 centavos + IVA 1 Coca cola precio A 0.96 centavos + IVA. Total de la venta 3.14 dlares.

Para su mejor comprensin dividiremos la factura en trs partes : Encabezado izquierdo, encabezado derecho, detalle, pie de compra izquierdo y pie de compra derecho.

98

ENCABEZADO DERECHO

ENCABEZADO DERECHO
1 2 3 TIPO DOCUMENTO Serie No. : Sequen : DE Nos permite escoger los que va a realizar ya sea una factura o nota de venta. Nos permite ingresar la serie con el numero de la factura que se va a imprimir. Secuencia de la numeracin de facturas. Para configurar la numeracin vea CONFIGURANDO MI EMPRESA. Nos indica el numero de asiento contable que genera el sistema con el numero puede consultar en Asientos pendientes en el mdulo de CONTABILIDAD ASIENTOS PENDIENTES. Cuadro de lista que permite escoger a un cliente. Presione el botn para desplegar la lista de clientes. Presiones INS para crear un nuevo cliente. Vea CREACIN DE CLIENTES Botn de ingreso para Notificaciones Botn de ingreso para Abonar Botn de ingreso para Consultar Cuotas
HISTORIAL FACTURA

Asiento:

Clientes Varios

6 7 8 9

EMISION TOTAL PAG

Numero de la factura de venta. Presione las teclas Shift + C para visualizar las cuotas de pago. Fecha de emisin de la factura Valor total de la factura Casilla de verificacin que al estar activada indica que la factura ya ha sido cancelada en su totalidad.

NOTIFCACIONES .- Al presionar este botn le aparecer la siguiente pantalla

99

Al presionar Nuevo o <F9> le aparecer la ventana de Parmetro donde se debe escoger el vendedor que realizo la venta al cliente

Y le permitir ingresar la fecha, el numero de la cuota, el valor de la cuota, si le va a cobrar algn inters, si ya esta cobrado se le activa el casillero de cobrado el tipo y la fecha de cobro.

100

le permite realizar un abono de una cuota.

Le permite consultar las cuotas y tambien le permite abonar

Cuando se ingresa un precio de venta menor al que se estableci en la creacin del articulo aparecer el siguiente mensaje.

101

10.5 PUNTO DE VENTA 10.6 FACTURACION INCLUIDO IVA 10.6.1 10.6.2 Facturacin Punto de Venta Punto de Venta

10.7 NOTAS DE ENTREGA 10.8 CONSULTA DE ARTCULOS 10.9 PEDIDOS 10.10 PROFORMAS 10.11 IMPRESIN DE FACTURAS 10.12 CUENTAS POR COBRAR 10.12.1 10.12.2 Movimientos Cuentas por Cobrar Cobros Mltiples

11 . CREACION DE CAJAS
102

Una caja es el lugar (lgico, no tangible dentro del sistema) donde se registra las transacciones financieras realizadas por compra o venta de mercadera, as como los gastos en los que incurre la empresa. A caja puede ingresar tanto dinero en efectivo como en cheques. La empresa LA DESPENSA maneja dos cajas: caja chica y caja cheques posfechados. Para crear estas cajas en el sistema vaya a: Tesorera Caja Cuentas de Cajas, donde aparecer la siguiente pantalla.

Presione el botn Nuevo

o <F9> e ingrese los siguientes datos.

FICHA CAJA
k.o. Caja 4 Cdigo con el que se identificar la caja. Puede cambiarlo o dejar el cdigo secuencial que genera el sistema. Nombre de la caja con la que su empresa va a trabajar. Corta descripcin de lo que registrar su caja. Se genera automticamente al haber asignado una cuenta contable (Vea PLAN DE CUENTAS. Del captulo CONTABILIDAD). O Puede digitar la cuenta que corresponde. Controla que el saldo de la caja no tenga saldo negativo. Indica que la caja que cre se encuentra activa y podr registrar movimientos. 103

Caja Descripcin k.o.. Contable

Caja Chica Registra Movimientos en Efectivo y Cheque 1.1.02.01

Control Saldo Caja Activa

Activado Activado

Saldo

Texto desactivado

Cuadro de texto en donde se visualizar el saldo actual en caja. o <F12>.

Finalmente para grabar presione Grabar

Cree una caja para registrar los cheques posfechados, esto con el fin de no unir el saldo actual que posee en efectivo o en cheques al da con el saldo que dispone en cheques posfechados.

FICHA LISTA DE CAJAS


Permite visualizar las cajas ingresadas al sistema.

11.1 MOVIMIENTOS DE CAJA


En esta pantalla usted puede averiguar el saldo con el que cuenta la empresa al momento en cajas, adems podr visualizar en detalle las transacciones que hayan involucrado movimientos cancelados en efectivo o en cheques recibidos. 104

El primer movimiento que se genera en cajas es el ingreso del saldo actual que posee la empresa en cajas, este dato se respalda con el dinero en efectivo y cheques con que cuenta la empresa y se registra en un documento de ingreso.

Presione el botn Nuevo

o <F9> e ingrese los siguientes datos:

Movimientos de Caja
Caja Fecha Origen Tipo Caja Chica 31/10/05 Dato del sistema Ingreso Presione el botn para seleccionar la caja en la que va realizar el movimiento. Fecha en la que se registra el movimiento. Indica el lugar en el que se realiz el movimiento. Presione el botn para seleccionar el tipo de movimiento entre: - Ingreso - Egreso Es el nmero de documento del lugar donde se origin. Nmero interno del sistema o dato referencial que el usuario ingresa. Es el nmero de asiento con el que se registra el movimiento en contabilidad. 105

Doc. Org. Refer:

Dato del sistema. Dato del sistema.

Asiento

Dato del sistema.

Importe Pago

650 Efectivo

Valor en dlares del movimiento a realizar. Presione el botn para seleccionar el tipo de pago entre: - Cheque - Efectivo - Tarjeta de Crdito

No. Doc. Concepto Beneficiario Saldo Depsito Fecha Depsito Banco

RC-0000007 SALDO INICIAL Texto en blanco Dato del sistema. Dato del sistema. Dato del sistema. Dato del sistema.

de

Nmero de documento con el que se registra el movimiento. Detalle acerca del movimiento. Nombre de la persona de la cual se recibe o entrega dinero. Saldo con el que se cuenta al momento en cajas. Datos informativos para conocer los datos del depsito del dinero en cajas.

11.2 ARQUEO DE CAJA 11.3 FLUJO DE CAJA 11.3.1 11.3.2 Rubros de caja Flujo de caja

106

12 . CREACION DE BANCOS
le brida la posibilidad de tener un control sobre el movimiento de los fondos que la empresa realiza en las Instituciones Bancarias con las que trabaja. La empresa LA DESPENSA trabaja con el banco del Pichincha y posee una cuenta corriente con el nmero 328956789. Para crear este banco en el sistema vaya a: Tesorera Bancos Cuentas Bancarias, donde aparecer la siguiente pantalla.

107

Presione el botn Nuevo

o <F9> e ingrese los siguientes datos.

FICHA BANCOS
Cod. Banco 2 Cdigo con el que se identificar el banco. Puede cambiarlo o dejar el cdigo secuencial que genera el sistema. Nombre del banco con el que su empresa trabaja. Nmero de Cuenta del Banco Direccin del Banco.

Banco

Banco Pichincha

del

No. Cuenta Direccin

328956789 Calle Quito y Peatonal Padre Salcedo 022999999 168 Mara Ruiz Matriz Activado 1.1.01.01

Telfonos Sec. Nro. CH. Contacto Agencia Activo

Secuencia del nmero de cheque que contina en su chequera. Nombre del oficial de crdito del Banco. Indica que el banco que cre se encuentra activo y podr registrar movimientos. Se genera automticamente al haber asignado una cuenta contable (Vea PLAN DE CUENTAS. Del captulo CONTABILIDAD). O Puede digitar la cuenta que corresponde. Cuadro de texto en donde se visualizar el saldo actual en su cuenta bancaria.

Cod. Contable

Saldo

Texto desactivado

108

Finalmente para grabar presione Grabar

o <F12>.

FICHA LISTA DE BANCOS


Permite visualizar los bancos ingresadas al sistema.

12.1 MOVIMIENTOS BANCARIOS


En esta pantalla usted puede averiguar el saldo con el que cuenta, adems podr visualizar en detalle las transacciones que hayan involucrado movimientos en su Banco como depsitos o cheques girados. El primer movimiento que se genera en bancos es el ingreso del saldo actual que posee la empresa, este dato se respalda con el estado de cuenta que emite la Institucin Bancaria. Para el ejemplo de la empresa LA DESPENSA se conoce que el saldo al 31 de octubre de 2005 es de 1200 dlares, para ingresar este dato vaya a: Tesorera Bancos Movimientos Bancarios

109

Presione el botn Nuevo

o <F9> e ingrese los siguientes datos:

Movimientos Bancarios
Banco Fecha Transaccin Banco del Pichincha 31/10/05 Nota de Crdito Presione el botn para seleccionar el banco del cual va a realizar el movimiento. Fecha en la que se registra el movimiento. Presione el botn para seleccionar el tipo de movimiento entre: - Cheque - Depsito - Nota de Crdito - Nota de Dbito Nmero de documento con el que se registra el movimiento. Valor en dlares del movimiento a realizar. Detalle acerca del movimiento. Este dato se llena para imprimir el nombre de la persona o empresa a la que se emitir el cheque. Es el nmero de asiento con el que se registra el movimiento en contabilidad. Saldo con el que se cuenta al momento en libro bancos del Sistema. Indica el lugar en donde se origin el movimiento. Indica el tipo de pago que se realiz. 110

No. Doc. Importe Concepto Beneficiario

NC01 1200 SALDO INICIAL Texto en blanco

Asiento Saldo Origen Tipo

Dato del sistema. Dato del sistema. Dato del sistema. Dato del sistema.

Doc. Org. Refer:

Dato del sistema. Dato del sistema.

- Abono - Cancelacin Es el nmero de documento del lugar donde se origin. Nmero interno del sistema o dato referencial que el usuario ingresa.

12.2 IMPRESIN DE CHEQUES


Para imprimir cheques se debe escoger de entre la lista de movimientos bancarios el cheque a imprimir y dar clic derecho en el botn para escoger las opciones de: Cheque, Comprobante o ambas a la vez; de igual manera puede seleccionar las opciones de impresin a pantalla, a impresora o imprimir al grabar. Finalmente de clic el botn para aceptar la impresin.

VISTA PRELIMINAR DEL CHEQUE

12.3 CONCILIACION BANCARIA

111

La conciliacin bancaria consiste en cuadrar el libro bancos con el estado de cuenta que emite el banco ya sea en cuenta corriente o libreta de ahorros. Para poder realizar la Conciliacin Bancaria debemos ingresar en Tesorera Bancos Conciliacin Bancaria.

Primero se debe escoger el banco que desea realizar la conciliacin, presionar Nuevo y poner la fecha de conciliacin que por lo general se pondr la fecha del ltimo da del mes

Al momento de indicar la fecha para la conciliacin en la parte derecha de la ventana aparecer una lista de movimientos que estn pendientes de el mes anterior que debe constar ya en el prximo estado de cta. de la siguiente manera :

112

En el cual se ira comparando con el estado de cuenta o libreta de ahorros los datos del libro bancos y se ir activando el casillero de verificacin de las transacciones que consten en el estado de cuenta. En el caso de tener Notas de Crdito o Notas de Debito estas deben ser ingresadas primero en el sistema por Tesorera Bancos - Movimientos Bancarios. Las notas de crdito son valores que nos acreditan a la cta. ya sea por intereses ganados. Las notas de debito son valores que nos debitan de la cta. ya sea por mantenimiento de cta., cobro de chequera, etc.

En la parte de bancos se ingresar el valor que consta en el saldo del Bco., valor que debemos llegar al final del mes en la conciliacin. Si existe alguna diferencia el sistema lo indicar en este casillero debe estar siempre en cero para que este cuadrada la conciliacin.

12.4 TRANSFERENCIA CAJA/BANCOS


Esta opcin del sistema nos permite pasar los valores en efectivo, cheques y Tarjetas de Crdito que se encuentran en las ctas. de caja a los bancos. Para esto debe ingresar por : Tesorera Bancos. Bancos Transferencia Caja /

113

Transferencia Caja / Bancos


Casillero lista de CAJA DIARIO Nombre de la caja que se va a realizar la transferencia. Presione el botn para seleccionar la Caja de la cual se va a realizar la transferencia. Banco General 03/01/2007 CREACION DE CAJA CHICA S.TORRES NC01 Dato del sistema. Presione el botn para seleccionar el banco al cual va a realizar la transferencia. Fecha en la que se registra el deposito en el banco. Detalle acerca del movimiento. Nombre de la persona o empresa a la que se emitir el cheque. Nmero de documento con el que se registra el deposito. Nmero interno del sistema o dato referencial que el usuario ingresa.

Banco Fecha Concepto Beneficiario No. Doc. Refer:

CH. da CH. Post. Efectivo Tarjetas TOTAL

135.000.00

Valor que tiene actualmente en Cheques al da. 0.00 Valor que tiene actualmente en Cheques posfechados. 0.00 Valor que tiene actualmente en Efectivo. 0.00 Valor que tiene actualmente en Tarjetas de Crdito. 135.000.00 Suma de todos los valores. Permite marcar todos casilleros que tengan los cheques con fecha al da. Permite marcar todos casilleros que tengan los cheques con fecha posteriores al da 114

Permite desmarcar todos los casilleros que estn marcados.

En el casillero de lista se debe escoger de que caja se va a realizar la transferencia.

Una vez escogida la caja, en esta ventana aparecer dos pestaas de una CHEQUES en donde aparecer todos los cheques y la otra de TARJETAS aparecer todos los pagos con tarjeta que estn en la caja para ser depositados en el Banco. Para poder realizar la transferencia de los cheques que Ud. Necesita debe activar el casillero de verificacin

Una vez que ha marcado los cheques o pagos de tarjeta que necesita transferir en la parte inferior de la ventana en el cuadro de lista debe escoger el Banco al cual se desea hacer la transferencia.

Se debe poner la fecha que se realiza la transferencia.

El concepto se puede cambiar o dejar el mismo del sistema no hay problema.

Se debe ingresar el numero de deposito del banco.

El nombre del beneficiario

Para transferir dinero en efectivo se le activar el casillero de Efectivo en donde se debe ingresar el valor en efectivo a transferir.

115

12.5 ESTATUS CHEQUES POSFECHADOS RECIBIDOS


Esta opcin es muy utilizada por las empresas que desean cambiar sus cheques posfechados por dinero en efectivo, negociando con otras instituciones como son las Cambiarias. Para esto debe ingresar por : Tesorera Posfechados Recibidos. Bancos Estatus Cheques

Estatus Cheques Posfechados Recibidos


Al activar el casillero se visualizar solo los cheques posfechados. Al activar el casillero se visualizar incluyendo los cheques depositados. Es un filtro para poder encontrar el cheque por numero de negociacin. Al activar el casillero se visualizar solo los cheques que se encuentren negociados. Indica el nmero y el valor de los cheques que no estn negociados Indica el nmero y el valor de los cheques que estn negociados Indica el nmero y el valor de los cheques que estn y no estn negociados

12.6 EFECTIVIZACION GIRADOS

CHEQUES

POSFECHADOS

116

En esta opcin le permite efectivizar los cheques que se han girado y ya estn cobrados.

Para poder efectivizar los cheques se debe activar el casillero de verificacin y presionar el botn debe elegir la opcin si. en donde le aparecer el mensaje donde

Efectivizacion Cheques Posfechados Girados


Banco Banco Guayaquil Presione el botn para seleccionar el banco al cual va a realizar la transferencia. Activa los casilleros que tengan cheques con fecha al da y su respectivo valor. Activa los casilleros que tengan cheques con fecha posteriores y su respectivo valor. Desactiva todos los casilleros que han sido activados y indica el valor total de todos los cheques. Permite efectivizar los cheques que han sido activados

12.7 COMPROBANTES DE INGRESO

117

Nos permite visualizar todos los comprobantes que han sido ingresado al banco ya sea cheques, depsitos, notas de crdito y notas de debito que se hayan realizado de acuerdo a un rango de fechas.

COMPROBANTES DE INGRESO
Banco Banco Guayaquil Presione el botn para seleccionar el banco al cual va a realizar la consulta. Rango de inicio de la fecha para la consulta Rango fina de la fecha para la consulta

Desde Hasta Tipo de Transaccin

01/01/2007 31/01/2007 Nota de Debito

Presione el botn para seleccionar el Tipo de Transaccin del cual va a realizar la consulta. Al activar este casillero aparecern todos los datos de la consulta si lo desactiva se pierde la informacin

118

13 CONTABILIDAD
13.1 PLAN DE CUENTAS
Antes de crear el plan de cuentas considere lo siguiente: Las cuentas contables deben seguir un orden jerrquico. Si la cuenta es de grupo siempre debe terminar con un punto al final (.), en caso de ser de movimiento no termina en punto. Todas las cuentas deben estar creadas en funcin de una mscara contable, por ejemplo X.X.XX.XX (1.1.01.01) separando cada nivel con un punto. Para poder crear el plan de cuentas vaya a Contabilidad Plan de Cuentas, aparecer la siguiente pantalla:

Haga clic en Nuevo

o <F9>,

ingrese 1. presione TAB para ir al o

siguiente campo e ingrese Activo para grabar presione Grabar <F12>. El plan de cuentas que utiliza la empresa LA DESPENSA es el siguiente.

Cuenta
1. 1.1. 1.1.01. 1.1.01.01 1.1.02. 1.1.02.01 1.1.03. 1.1.03.01

Descripcin
ACTIVO ACTIVO CORRIENTE BANCOS BANCO DEL PICHINCHA CAJA CAJA CHICA EXIGIBLE CLIENTES CXC 119

1.1.04. 1.1.04.01 2. 2.1. 2.1.01. 2.1.01.01 2.1.02. 2.1.02.01 2.1.03. 2.1.03.01 2.1.03.02 3. 3.1. 3.1.01. 3.1.01.01 3.1.02. 3.1.01.01 3.1.01.02 3.1.03. 3.1.03.01 3.1.03.02 4. 4.1. 4.1.01. 4.1.01.01 4.1.01.02 4.1.01.03 5. 5.1. 5.1.01. 5.1.01.01 5.1.01.02 5.1.01.03 5.1.02. 5.1.02.01 5.1.02.02 5.1.02.03 5.1.02.04 5.1.02.05 5.1.02.06 5.1.02.07 5.1.02.08

REALIZABLE MERCADERIAS- PRODUCTOS- INVENTARIOS PASIVO EXIGIBLE BANCARIOS PRESTAMOS BANCARIOS PROVEEDORES PROVEEDORES CXP IMPUESTOS POR PAGAR 1% RETENCION EN LA FUENTE 30% RETENCION EN EL IVA PATRIMONIO CAPITAL CAPITAL SOCIAL CAPITAL RESERVAS RESERVA LEGAL RESERVA FACULTATIVA PERDIDAS Y GANANCIAS UTILIDAD DEL EJERCIO PERDIDA DEL EJERCICIO CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS RESULTADOS ACREEDORAS VENTAS VENTAS (DESCUENTO EN VENTAS) (DEVOLUCION EN VENTAS) CUENTAS DE RESULTADOS DEUDORAS RESULTADOS DEUDORAS COSTO DE VENTAS COSTO DE MERCADERIAS (DESCUENTO EN COMPRAS) (DEVOLUCION EN COMPRAS) GASTOS SUELDOS COMSIONES ARRIENDO LUZ Y AGUA TELEFONO PUBLICIDAD MOVILIZACION VARIOS

Para ingresar el plan de cuentas a la empresa FERRETOTAL no es necesario que ingresemos nuevamente todo el plan, solo debemos importar el plan de cuentas de la empresa LA DESPENSA. Para saber como importar datos vaya a IMPORTAR DATOS

120

13.2 ASIENTOS PENDIENTES


En esta opcin nos permite visualizar todas las transacciones que se realiza diariamente, las cuales se puede corregir antes de pasar al libro diario. Por esta opcin se ingresa es Estado de Situacin inicial de la empresa.

Todos los asientos deben estar con su respectiva cuenta que debe estar constando en el Plan de Cuentas. Los asientos que no se encuentran cuadrados se encuentran marcados de color rojo. Una vez que se a corregido todas las cuentas contables y los valores de los asientos debemos transferir al libro diario esto lo realizamos presionando el botn que se encuentra ubicado en la esquina suprior derecha en donde le aparecer automticamente la ventana de actualizacin sin necesidad de salirse de esta ventana.

121

13.3 LIBRO DIARIO 13.4 MAYOR CUENTAS CONTABLES 13.5 ASIENTOS PENDIENTES 13.6 COMPARAR MAYORES CON AUXILIARES 13.7 TRANSFERENCIAS 13.7.1 Actualizar Pendientes

13.7.2

Reversar Asientos

13.8 ASIENTOS DE CIERRE DE PERIODO 13.9 CONTABILIZACION AUTOMATICA 13.9.1 13.9.2 13.9.3 Contabilizacin por lotes Definicin de Reglas Parametrizacin Contable

122

13.9.3.1

Asignacin de Cuentas

La Asignacin de cuentas le permite que preestablezca la cuenta contable que ser asignada a los clientes, a los proveedores o a los artculos, cada vez que cree uno nuevo. Para asignar cuentas contables vaya a Contabilidad Contabilizacin Automtica Parametrizacin Contable, y vaya a la ficha Miscelanos 1

A continuacin ingrese las cuentas contables que corresponden a cada enunciado y presione el botn Grabar o <F12>.

123

13.9.4 13.10

Definicin de Campos

ANALISIS FINANCIERO Definicin de Variables Definicin de Razones

13.10.1 13.10.2

124

14 MANTENIMIENTO DE TABLAS
le permite crear o personalizar los datos que sern utilizados en diferentes ventanas del sistema. Entre los datos que se pueden personalizar se encuentran las siguientes tablas:

TABLA
Actividades Centro de Costos Ciudades

FUNCIN

Le permite aadir, modificar o eliminar ciudades que sern necesarios para llenar los datos informativos de clientes y proveedores. Para crear clientes vea CREACION DE CLIENTES. Y para crear proveedores vea CREACION DE PROVEEDORES. Le permite aadir, modificar o eliminar colores que sern utilizados para la Generacin de Cdigos en empresas que distribuyen ropa o calzado. Para generar cdigos vea CREACION DE ARTCULOS.

Colores

Frecuencias Flujo Grupo de Artculos Le permite aadir, modificar o eliminar el grupo o categora de artculos que ser utilizado para agrupar los artculos en el momento de su creacin. Para crear artculos vea CREACION DE ARTCULOS. Le permite aadir, modificar o eliminar el grupo de clientes que ser utilizado para agrupar a los clientes en el momento de su creacin. Para crear clientes vea CREACION DE CLIENTES.

Grupo de Clientes

Grupo Definiciones Financieras Grupo Detalle Importaciones de

125

Grupo de Proveedores

Le permite aadir, modificar o eliminar el grupo de proveedores que ser utilizado para agrupar a los proveedores en el momento de su creacin. Para crear proveedores vea CREACION DE PROVEEDORES.

Importaciones Ordenes Promocin Provincias Le permite aadir, modificar o eliminar Provincias que sern necesarios para llenar los datos informativos de clientes y proveedores. Para crear clientes vea CREACION DE CLIENTES. Y para crear proveedores vea CREACION DE PROVEEDORES.

Rutas Subgrupos de Artculos Le permite aadir, modificar o eliminar el subgrupo o subcategora de artculos que ser utilizado para agrupar los artculos en el momento de su creacin. Para crear artculos vea CREACION DE ARTCULOS. Le permite aadir, modificar o eliminar la descripcin de la tarjeta de crdito que usan sus clientes para comprar. Para realizar ventas vea el captulo de FACTURACIN.

Tarjetas de Crdito

Tipo de Local Transportistas Zonas Le permite aadir, modificar o eliminar la Zona que ser necesaria para llenar los datos informativos de clientes y proveedores. Para crear clientes vea CREACION DE CLIENTES. Y para crear proveedores vea CREACION DE PROVEEDORES.

El procedimiento para alimentar o llenar estas tablas es el mismo para todos, por lo tanto solo alimentaremos la tabla Colores. Para crear la tabla de colores vaya a Opciones Mantenimiento Tablas aparecer la siguiente pantalla: Presione el botn hasta ubicar Colores. Luego presione Nuevo o <F9> e ingrese en la tabla el cdigo y la descripcin de los colores. Finalmente presione el botn Grabar o <F12>. 126

15 PRODUCCION
15.1 ORDEN DE PRODUCCIN 15.2 REQUISION DE MATERIALES 15.3 INGRESO PRODUCCION (DIRECTA)

16 PRESUPUESTO
16.1 VENTAS 16.2 CONTABILIDAD 16.3 CONTABILIDAD MENSUAL 16.4 VENTAS AO PASADO 16.5 CONTABILIDAD AO PASADO 16.6 CONTABILIDAD MENSUAL AO PASADO

17 REPORTES
17.1 REPORTES/LISTADOS

REPORTES DE ARTICULOS
127

Permite sacar un listado de reportes de los todos los artculos y el inventario de los mismos.

Continuacin de la lista de artculos

128

REPORTES DE VENTAS

129

REPORTES DE CLIENTES

REPORTES DE PROVEEDORES

130

REPORTES DE CAJAS

131

REPORTES DE BANCOS

132

REPORTES DE CONTABILIDAD

133

REPOTES DE PRESUPUESTO

134

17.2 INFORMES GERENCIALES 17.3 MODIFICAR REPORTES

18 . OPCIONES ADICIONALES
18.1 IMPORTAR DATOS
le permite importar datos de empresas ya creadas para que evite el trabajo innecesario de volver a digitar datos para esto vaya a Opciones Configuracin del Sistema Importar Datos, en la pantalla que aparece, presione el botn de Explorar y busque el archivo dv.dbc 135

de la empresa que guste por ejemplo LA DESPENSA ubicado en C:/Fnix/Emp002/dv.dfc y presione Seleccionar.

SUGERENCIA Si no conoce el nombre de la carpeta de la Empresa de la cual va a importar el plan de cuentas, vaya a Archivo Empresas Seleccionar Crear, seleccione la empresa y vaya a la ficha Crear/Modificar y en Ruta le indica el nombre de la carpeta que contiene la informacin de la empresa en su disco duro.

Apareciendo la siguiente pantalla, en donde puede seleccionar los datos que desea importar, una vez seleccionados presione el botn Importar Datos para importar.

18.2 RESPALDO DE DATOS


NO FUNCIONA BIEN ESTA OPCION

18.3 CALCULADORA
Esta opcin permite al usuario desplegar una calculadora que nos permitir realizar operaciones sin necesidad de salirse del sistema. 136

18.4 DIRECTORIO TELEFONICO

19 AYUDA
19.1 TEMAS DE AYUDA
Esta opcin nos permite obtener la ayuda para el adecuado manejo del sistema Fnix. Debido a su inmensa cantidad de informacin no se encuentra activa en el sistema.

19.2 ACERCA DE FENIX


Al escoger esta opcin nos aparecer una ventana en donde nos da a conocer los datos informativos de ADS como la autorizacin de uso de la empresa a la que se da la licencia. 137

138