Contabilidad for dummies

Qu es la contabilidad?
.Contabilidad es la ciencia social que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio de las empresas, con el fin de servir en la toma de decisiones y control, presentando la informacin, previamente registrada, de manera sistemtica y til para las distintas partes interesadas. !osee adems una tcnica que produce sistemticamente y estructuradamente informacin cuantitativa y valiosa, e"presada en unidades monetarias acerca de las transacciones que efect an las #ntidades econmicas y de ciertos eventos econmicos identificables y cuantificables que la afectan, con la finalidad de facilitarla a los diversos p blicos interesados. $ambin se puede definir como el sistema que mide la actividad en los negocios y procesa dic%a medicin en informes y estados financieros para comunicar resultados y %allazgos a los encargados de tomar las decisiones. &tros conceptos indican a la contabilidad como una parte de la econom'a, y que en el mbito de la empresa su principal labor es ayudar al rea de (dministracin.) #l producto final de la contabilidad son todos los #stados Contables o estados *inancieros que son los que resumen la situacin econmica y financiera de la empresa. #sta informacin resulta til para gestores, reguladores y otros tipos de interesados como los accionistas , acreedores o propietarios.

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

*unciones de la contabilidad

*+,C-&,#. /istricas, /istricas se manifiesta por el registro cronolgico de los %ec%os econmicos que van apareciendo en la vida de la empresa #0m1 2a anotacin por orden de fec%as de todos los cobros y pagos que se van realizando. #stad'stica, #stad'stica es el refle0o de los %ec%os econmicos en cantidades que dan una visin real de la forma como queda la situacin de la empresa #0m1 3er el crecimiento de la empresa en cinco a4os. #conmica, #conmica estudia el proceso que se sigue para la obtencin del producto #0m1 Costo 5 beneficio.

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

*inanciera, *inanciera analiza la obtencin de los recursos, para %acer frente a los compromisos de la empresa #0m1 3er con que dinero cuenta la empresa, conocer los plazos de cobros a clientes y compromisos de pago a acreedores. *iscal, *iscal es saber cmo le afecta las disposiciones fiscales, conocer todos los impuestos e"istentes #0m1 -va, 6enta, -mpuesto nico, etc. 2egal, 2egal conocer los art'culos del cdigo de comercio, cdigo del traba0o y otras leyes que puedan afectar a la empresa para que la contabilidad refle0e de manera legal el contenido de la actividad #0m1 .alud, (*!, etc.

&78#$-3& !roporcionar una imagen numrica de la que en realidad sucede en la vida y en la actividad de la empresa, conocer el !atrimonio y sus modificaciones. !roporcionar una base en cifras para orientar las actuaciones de gerencia en su toma de decisiones. !roporcionar la 0ustificacin de la correcta gestin de los recursos de la empresa.

2( C&,$(7-2-9(9 C&:& .-.$#:( 9entro del macro;sistema <empresa= e"isten una variedad de .ubsistemas de -nformacin (dministrativa, entre los cuales encontramos el .ubsistema de -nformacin Contable.

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

C(6(C$#6>.$-C(. 9# 2( -,*&6:(C-?, C&,$(72#

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

). #"acta 6esponder con e"actitud a los datos consignados en los documentos originales @facturas, c%eques, y otrosA B. 3erdadera y fidedigna 2os registros e informes deben e"presar la real situacin de los %ec%os. C. Clara 2a informacin debe ser presentada de tal forma que su contenido no induzca a error y comprendida por el com n de los miembros de la empresa. D. 6eferida a un nivel #laborada seg n el destinatario. E. #conmica Con un costo inferior al beneficio que reporta. F. &portuna Que est disponible al momento en que se requiera su informacin.

!6-,C-!-&. C&,$(72#. Con el ob0eto de que los estados financieros puedan ser entendidos por terceros, es necesario que sean preparados con su0ecin a un cuerpo de reglas o convenciones previamente conocidas y de aceptacin general. 2os principios son pocos y representan las presunciones bsicas sobre las que descansan las normas.

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

,ecesariamente derivan de los factores econmicos y pol'ticos del medio ambiente, de las formas de pensar y de las costumbres de todos los segmentos de la comunidad que involucra al mundo de los negocios. ( continuacin se resumen los !rincipios Contables de (ceptacin General, los que son determinados por las caracter'sticas del medio ambiente en el cual se desenvuelve la contabilidad.

).; ).; #quidad1 2a equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupacin constante en contabilidad, puesto que los que se sirven de, o utilizan los datos contables, puedan encontrarse ante el %ec%o de que sus intereses particulares se %allen en conflicto. 9e esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que refle0en con equidad los distintos intereses en 0uego en una entidad. #ste principio en el fondo es el postulado bsico o principio fundamental al que est subordinado el resto. . B.; B.; #ntidad Contable1 2os estados financieros se refieren a entidades econmicas espec'ficas, que son distintas al due4o o due4os de la misma. C.; C.; #mpresa en :arc%a1 .e presume que no e"iste un l'mite de tiempo en la continuidad operacional de la entidad econmica y por consiguiente, los cifras presentadas no estn refle0adas a sus valores estimados de realizacin. #n los casos en que e"ista evidencias fundadas que prueben lo contrario, deber de0arse constancia de este %ec%o y su efecto sobre la situacin financiera. D.; D.; 7ienes #conmicos1 2os estados financieros se refieren a %ec%os, recursos y obligaciones econmicas susceptibles de ser valorizados en trminos monetarios.

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

E.; E.; :oneda1 2a contabilidad mide en trminos monetarios, lo que permite reducir todos sus componentes %eterogneos a un com n denominador. F.; F.; !er'odo de $iempo1 2os estados financieros resumen la informacin relativa a per'odos determinados de tiempo, los que son conformados por el ciclo normal de operaciones de la entidad, por requerimientos legales u otros. H.; H.; 9evengado1 2a determinacin de los resultados de operacin y la posicin financiera deben tomar en consideracin todos los recursos y obligaciones del per'odo aunque stos %ayan sido o no percibidos o pagados, con el ob0eto que de esta manera los costos y gastos puedan ser debidamente relacionados con los respectivos ingresos que generan. I.; I.; 6ealizacin1 2os resultados econmicos slo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operacin que las origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislacin o prcticas comerciales aplicables y se %ayan ponderado fundadamente todos los riesgos in%erentes a tal operacin. 9ebe establecerse con carcter general que el concepto <realizado= participa del concepto de devengado. J.; J.; Costo /istrico1 #l registro de las operaciones se basa en costos %istricos @produccin, adquisicin o can0eAK salvo que para concordar con otros principios se 0ustifique la aplicacin de un criterio diferente @valor de realizacinA. 2as correcciones de las fluctuaciones del valor de la moneda, no constituyen alteraciones a este principio, sino menos a0ustes a la e"presin numeraria de los respectivos costos. )L.; )L.; &b0etividad1 2os cambios en activos, pasivos y patrimonio deben ser contabilizados tan pronto sea posible medir esos cambios ob0etivamente. )).; )).; Criterio !rudencial1 2a medicin de recursos y obligaciones en la contabilidad, requiere que estimaciones sean incorporadas para los efectos de distribuir costos, gastos e ingresos entre per'odos de tiempo relativamente cortos y entre diversas actividades. 2a preparacin de estados financieros, por lo tanto, requiere que un criterio sano sea aplicado en la seleccin de la base a emplear para
7

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

lograr una decisin prudente. #sto involucra que ante dos o ms alternativas debe elegirse la ms conservadora. #ste criterio no debe ser afectado por la presuncin que los estados financieros podr'an ser preparados en base a una serie de reglas infle"ibles. #n todo caso los criterios adoptados deben ser suficientemente comprobables para permitir un entendimiento del razonamiento que se aplic. )B.; )B.; .ignificacin o -mportancia 6elativa1 (l ponderar la correcta aplicacin de los principios y normas, deben necesariamente actuarse con sentido prctico. *recuentemente se presentan situaciones que no encuadran con los principios y normas aplicables y que, sin embargo, no presentan problemas debido a que el efecto que producen no distorsiona a los estados financieros considerados en su con0unto. 9esde luego, no e"iste una l'nea demarcatoria que fi0e los l'mites de lo que es y no es significativo, y debe aplicarse el me0or criterio para resolver lo que corresponda en cada caso de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en los activos, pasivo, patrimonio, o en el resultado de las operaciones del e0ercicio contable. )C.; )C.; +niformidad1 2os procedimientos de cuantificacin utilizados deben ser uniformemente aplicados de un periodo a otro. Cuando e"istan razones fundadas para cambiar de procedimientos, deber informarse este %ec%o y su efecto. )D.; )D.; Contenido de *ondo .obre la *orma1 2a contabilidad pone nfasis en el contenido econmico de los eventos aun cuando la legislacin puede requerir un tratamiento diferente. )E.; )E.; 9ualidad #conmica1 2a estructura de la contabilidad descansa en esta premisa @partida dobleA y est constituida por1 aA recursos disponibles para el logro de los ob0etivos establecidos como meta y bA las fuentes de stos, las cuales tambin son demostrativas de los diversos pasivos contra'dos.

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

)F.; )F.; 6elacin *undamental de los #stados *inancieros1 2os resultados del proceso contable son informados en forma integral mediante un estado de situacin financiera y por un estado de cuentas de resultado, siendo ambos necesariamente complementarios entre si. )H.; )H.; &b0etivos Generales de la -nformacin *inanciera1 2a informacin financiera est destinada bsicamente para servir las necesidades comunes de todos los usuarios. $ambin se presume que los usuarios estn familiarizados con las prcticas operacionales, el lengua0e contable y la naturaleza de la informacin presentada. )I.; )I.; #"posicin1 2os estados financieros deben contener toda la informacin y discriminacin bsica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretacin de la situacin financiera y de los resultados econmicos delante a que se refiere.

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

-,3#,$(6-&.

#C+(C-?, 9#2 -,3#,$(6-& $oda empresa se inicia con un inventario, denominado -,3#,$(6-& -,-C-(21 <#s un listado detallado de los bienes y deudas que posee el comerciante, y con los que empieza su actividad comercial=.

10

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

2as deudas o pasivo, pasivo, pueden clasificarse en1 .-:!2#. )A 2egales1 impuestos, BA -mposiciones previsionales 9&C+:#,$(9(. )A 2etras BA !agars C&, G(6(,$>( )A Contrato con Garant'a /ipotecaria. BA Contrato con Garant'a !rendar'a.
11

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

$#&6>( 9# -,3(6-(7-2-9(9 9#2 C(!-$(2 .eg n esta teor'a, el Capital debe permanecer invariable a fin de determinar su incremento o disminucin en el transcurso de un per'odo operacional de la empresa. 9e esta forma, una empresa podr comparar su Capital -nicial con el Capital *inal y determinar si1 (C$-3& ; !(.-3& M C(!-$(2 Capital -nicial N Capital *inal M +tilidad Capital -nicial O Capital *inal M !rdida 6ecordar #l Capital aumenta con las utilidadesK disminuye con las prdidas. Como el Capital no puede variar, se %abilitan dos tipos de cuentas1 aA 9e prdidas bA 9e ganancias.

-G+(29(9 9#2 -,3#,$(6-& -,-C-(2 2( C+#,$( #s una agrupacin sistemtica de los cargos y abonos relacionados a una persona o situacin de la misma naturaleza, que se registran ba0o un encabezamiento o t'tulo que los identifica.=
12

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

#0emplo1 -ngresos y salidas de dinero en efectivo, se registrar en la cuenta llamada <Ca0a=. 2os dineros que estn depositados en el 7anco, se registrarn en Cuenta 7anco.=

$6($(:-#,$& C&,$(72# 9# 2(. <C+#,$(.= .e representa por una $. esquemtica que tiene dos partes1 9#7# y /(7#6 2os que slo son nombres convencionales para identificar izquierda y derec%a.

13

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

P C&,C#!$&. aA 2as anotaciones registradas al 9ebe de la cuenta se llaman cargos. bA 2as anotaciones registradas al /aber de la cuenta se llaman abonos. cA 2a suma de los cargos se llama1 dbitos dA 2a suma de los abonos se llama1 crditos eA 2a diferencia entre dbitos y crditos se llama saldo. fA Cuando los dbitos son mayores, se llama saldo deudor. gA Cuando los crditos son mayores, se llama saldo acreedor %A Cuando dbitos y crditos son iguales, se dice que la cuenta est saldada

$#C,-C-.:& Q <C2(.-*-C(C-?,= 9# 2(. C+#,$(.

14

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

15

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

16

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

:uy importante recordar1 2as cuentas de (ctivo, si tienen saldo, ste siempre ser 9eudor. 2as cuentas de !asivo, si tienen saldo, ste siempre ser (creedor 2as cuentas de !rdida, tendrn saldo deudor. 2as cuentas de Ganancias, tendrn saldo acreedor.

!2(, 9# C+#,$(. <#s el listado de Cuentas que una empresa %a determinado utilizar para el desarrollo de sus procesos contables, lo que depender de la naturaleza de las actividades econmicas que realice.= @#0. ,o es lo mismo la contabilidad de un %ospital que la de un supermercadoA.

6equisitos del !lan de Cuentas )A 9ebe ser amplio, de manera de abarcar todas las actividades de la empresa. BA 9ebe ser fle"ible, para que pueda adaptarse a la evolucin de la empresa. CA 9esde el punto de vista formal, debe tener un sistema de codificacin numrico de las cuentas, de manera que sea fcil su identificacin por grupos.

.-.$#:( C&,$(72# <8&6,(2-R(9&6= 9ebe utilizar los 2ibros o 6egistros Contables e"igidos por el Cdigo en su art'culo BE, que dice1 <!ara que tengan validez legal, estos libros deben estar timbrados por el .ervicio de -mpuestos -nternos=. .e pro%'beS pro%'beS

17

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

(lterar el orden y fec%a de las operaciones descritas, de0ar espacios en blanco, %acer raspaduras o enmienda, borrar, arrancar %o0as o alterar la encuadernacin. #l 2ibro de 7alances, se le llama de 2-76& -,3#,$(6-&. Q 7(2(,C#.1 .e registrar en ste la primera anotacin contable que es el <-nventario -nicial del Comerciante, con sus (ctivos y sus !asivos <$odo comerciante est obligado a llevar, para su contabilidad y correspondencia=1 ).; 2ibro diario B.; 2ibro mayor o de cuentas corrientes C.; 2ibro de balances

2-76& 9-(6-& Consta de dos columnas1 9#7# y /(7#6, las que al sumarlas, siempre debern $otalizar iguales, respondiendo al principio contable de la <partida doble= 2as anotaciones que se registran en ste, se llaman (.-#,$&. o !(6$-9(. C&,$(72#. (sientos contables .e define como la representacin grfica de la <!artida 9oble= Caracter'sticas1 aA ,umeracin correlativaK fec%a cronolgica bA Cuentas deudoras @son las que registran <cargos=A cA Cuentas acreedoras @las que registran <abonosA dA Cargos valorizados @9ebeAK (bonos valorizados @/aberA eA Glosa1 breve e"plicacin de la operacin comercial que se registra $ipos de (sientos (siento simple1 consta de una cuenta deudora y una cuenta acreedora
18

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

(siento compuesto1 compuesto una o ms cuentas deudoras y acreedoras.

2-76& :(Q&6 & 9# C+#,$(. C&66-#,$#. 2as transacciones registradas en el 2ibro 9iario, se traspasan al 2ibro :ayor. #ste libro se representa por una $. #squemtica por cada cuenta con su 9ebe y /aber. *uncin (grupar la informacin y sintetizarla, de manera de proporcionar los datos necesarios para la confeccin del 7alance.#s un #stado Contable final, que muestra a una fec%a determinada la situacin econmica y financiera de una empresa. .ituacin econmica1 a la capacidad que tiene la empresa de generar utilidades. .ituacin financiera, entendiendo la capacidad de la empresa para cancelar sus deudas oportunamente.

7(2(,C# G#,#6(2 #s un #stado Contable final, que muestra a una fec%a determinada la situacin econmica y financiera de una empresa. .ituacin econmica1 a la capacidad que tiene la empresa de generar utilidades. .ituacin financiera, entendiendo la capacidad de la empresa para cancelar sus deudas oportunamente.

19

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

*ormas de presentacin del 7alance General1 .e confecciona al C) de 9iciembre de cada a4o. .e presenta de dos formas1 aA 7alance General $ributario $ributario, butario llamado <$abular= o <de I columnas=. #s un #stado de 6esultados. #"igido por el .ervicio de -mpuestos -nternos, para efectos de pagos tributarios. @9eclaracin (nual de -mpuesto a la 6entaA.T &peratoria Consta de oc%o columnas1 aA 2as primeras cuatro, valorizadas, corresponden al 7alance de Comprobacin y de .aldos @dbitos, crditos, saldo deudor y acreedorA. .+:(, -G+(2#. 9# 9&. #, 9&.. bA 2as dos siguientes columnas, corresponden al -nventario, son1 (C$-3& y !(.-3&. .e registran en stas los saldos correspondientes seg n sea el tipo 9e cuenta. .+:(, 9#.-G+(2#.. cA 2as dos ltimas columnas, corresponden a 6#.+2$(9&.1 !U69-9(. o G(,(,C-(.. .e registran aqu' los saldos correspondientes. .+:(, 9#.-G+(2#.. .e cuadra ste, determinando la diferencia entre (C$-3& y !(.-3& y entre !U69-9(. y G(,(,C-(., la que deber ser igual. *inalmente, el resultado de ste ser o !rdida o Ganancia.

20

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

<.-.$#:( C&,$(72# <C#,$6(2-R(9&6=

21

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

&b0etivo del .istema1 .implificacin de las operaciones, disminucin de los traspasos al mayor, disminucin de las operaciones por tipo, estandarizacin del registro.

7ase 2egal del .istema1 (rt. BI del cdigo de comercio <2levndose 2ibro de Ca0a o de *actura podr omitirse en el diario el asiento detallado tanto de las cantidades que entran, como de las compras, ventas y remesas de mercader'as que el comerciante %iciere=. .implifica el registro contable. B.; .i se usa un sistema manual implica divisin del traba0o. C.; 2as operaciones se asientan cronolgicamente en los diarios au"iliares los que a final del mes se centralizan en forma resumida en el diario general a travs de asientos. 2os libros var'an seg n la naturaleza de la empresa debindose llevar un libro por cada una de las principales operaciones a realizar. 2a funcin y el dise4o de los diarios au"iliares dependern de la empresa que lo adopte, teniendo presente el n mero de operaciones y las necesidades de informacin que esta requiera. 7ase de Contabilizacin del .istema ).; ( base de efectivo1 6egistra las operaciones tal cual como estas sean canceladas. B.; ( base de (cumulacin1 Contabiliza el compromiso y luego el pago. #n consideracin a lo anterior en el sistema centralizador todas las operaciones se contabilizan como %ec%as al crdito y posteriormente para evitar la sobre posicin de las cifras se regulariza el pago en los diarios au"iliares respectivos. (l adoptar el sistema centralizador los libros au"iliares obligatorios son1

22

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

V2ibro Ca0a V2ibro Compra V2ibro 3enta V2ibro de 6emuneraciones

C&,C#!$&. #2#:#,$(2#. 9#2 (,(2-.-. *-,(,C-#6&

.in lugar a duda, que una de las funciones de mayor relevancia de todo e0ecutivo de una empresa, es tomar decisiones y planificar actividades futuras. !or esta razn necesita en forma imperiosa conocer la situacin real de su empresa as' como un doctor necesita saber sobre la condicin de su paciente, para prescribir un tratamiento. 9e acuerdo a lo anterior no resultar recomendable proyectar a una empresa

23

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

financieramente dbil a una e"pansin o bien actividades promocionales de elevado monto, de la misma forma que a un enfermo del corazn no se puede prescribir una participacin en alguna maratn. Con todo lo anterior, la planificacin deber a0ustarse a la realidad financiera de esa empresa, es decir, a una empresa con endeudamientos no le podemos sugerir nuevos financiamientos e"ternos @prstamosA. #l 7alance de una empresa proporciona una de las fuentes de informacin ms relevantes para el anlisis financiero. 9e aqu' se desprende la urgente necesidad de los empresarios y e0ecutivos de entender y comprender la informacin entregada por el 7alance, y no limitarse a cumplir slo porque disposiciones legales e"igen su presentacin. #l anlisis financiero, a travs de algunos 'ndices financieros permitir controlar la marc%a de la empresa desde la perspectiva de las finanzas, permitiendo e0ercer acciones correctivas que reviertan o que no causen inestabilidad en su funcionamiento normal. (nlisis *inanciero &b0etivo1 Comprobar la capacidad de la empresa para poder cumplir sus obligaciones de pago. #l (ctivo se considera seg n el grado de liquidez o capacidad de sus partidas de convertirse en dinero efectivo, mientras que el pasivo seg n la mayor o menor e"igibilidad dineraria de sus partidas en el tiempo. (ntes de comenzar a determinar las razones y su uso, es importante que el empresario conozca la clasificacin que tiene las cuentas de (ctivo y !asivo. Clasificacin del (ctivo .e encuentra dividido en1 P (ctivo Circulante P (ctivo *i0o P &tros (ctivos (ctivo Circulante

24

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

6epresenta los activos y recursos de la empresa que sern producidos, vendidos o consumidos dentro del plazo de un a4o. ; Ca0a ; 7anco ; :ercader'as ; Crdito fiscal -3( ; !.!.:. ; Clientes ; 9epsitos a plazo ; 2etras por Cobrar (ctivo *i0o 6epresenta aquellos bienes adquiridos por la empresa, no con el nimo de venderlos sino que, dedicarlos a la e"plotacin de la empresa. ; $errenos ; :aquinarias ; 3e%'culos ; #quipos ; /erramientas ; :uebles y Wtiles ; &bras &tros (ctivos -ncluye activos y recursos de la empresa no clasificados en los rubros anteriores. ; Gastos de &rganizacin ; :arcas, !atentes ; 9erec%o de llave ; Cuentas !articulares

25

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

Clasificacin del !asivo .e encuentra dividido en P !asivo Circulante P !asivo a largo plazo P Capital y 6eservas !asivo Circulante 6epresenta aquellas obligaciones adquiridas con terceras personas, las cuales debern ser canceladas dentro de un a4o. .us principales cuentas son1 ; !roveedores ; Cuentas por !agar ; -mpuesto por !agar ; !rstamos 7ancarios @:". ) a4oA ; 9bito *iscal -3( ; (creedores ; 9ocumentos por !agar

!asivo a largo !lazo 6epresenta aquellas obligaciones contra'das con terceras personas, las cuales debern

26

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

ser canceladas en un plazo superior a un a4o. .us principales cuentas son1 ; !rstamos 7ancarios ; 9ocumentos por !agar ; /ipotecas por !agar Capital y 6eservas 6epresentan el patrimonio de la empresa. .us principales cuentas ; Capital ; 6evalorizacin Capital !ropio ; +tilidades (cumuladas

27

Conceptos Basicos de contabilidad para principiantes

28