ndice. Introduccin. Objetivo. Alcance. Firmas autorizadoras. Polticas de Ventas al crdito. Polticas de Ventas al contado. Procedimiento para venta.

Flujograma del procedimiento. 2 3 3 3 3 4 4 6

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Manual de procedimiento para ventas de contado y de crdito. Procedimientos y polticas de ventas.

Cdigo : MP-DV-01 Fecha: 08/12/2009 Versin: 1

Manual de procedimientos para ventas de crdito y de contado.

INTRODUCCION. El presente manual tiene la finalidad de proveer al personal del departamento de ventas las polticas y los procedimientos de ventas al contado y al crdito, presentndolos simplificados, mejorados y actualizados a las realidades de la empresa y de su entorno. De tal forma que el personal del departamento de ventas incremente su eficiencia en el cumplimiento de sus funciones dentro de la empresa. Este manual de procedimientos para ventas de crdito y de contado, debe servir como un instrumento de apoyo que facilite y regule las tareas especficas que se involucran en las transacciones de venta al contado y al crdito que se realicen en el departamento de ventas, brindando no solo eficiencia al proceso, sino transparencia y control, contribuyendo adems al alcance de los objetivos organizacionales de la empresa TEXTICASA.

____________________________________ MSC. Helen Xochilt Escobar Supervisora de proyectos.

___________________________ Lic. Valeria Vanegas Perez Auditor Senior. Elabor: Mara Martnez. Cargo: Auditor junior.

____________________________ Lic. Mara Jos Hernndez Auditor Senior. Aprob: Helen Escobar Cargo: Supervisora

Supervis: Valeria Vanegas Cargo: Auditor Senior.

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Objetivo: Establecer las instrucciones que deben seguirse para facturar el producto de tal manera que se cumplan las polticas administrativas y financieras de la empresa. Alcance: El presente manual comprende el procedimiento y las instrucciones para la venta del producto que ofrece la empresa TEXTICASA, teniendo en cuenta las diferentes formas de pago, y el manejo de documentos involucrados en el proceso. Firmas autorizadoras de ventas de crdito: Gerente propietario. Jefe del departamento de ventas. Polticas de las ventas al crdito: El plazo del crdito ser de 30 das de plazo sin intereses. Los requisitos que los clientes deben presentar para optar a un crdito son: copia de la cdula, o en su defecto numero RUC y razn social, breve informe sobre la situacin econmica actual de la empresa, solicitud y 2 referencias comerciales y personales, un listado de los artculos que desee comprar a crdito. El pago del crdito se realizara en dos abonos. El 50 % al momento de la transaccin de venta a crdito y el restante 50 % antes de finalizado los 30 das calendario, contados a partir del da en que concedi el crdito. El monto del crdito no debe sobrepasar los $1000 dlares, para montos superiores es necesario la autorizacin del gerente propietario. Si el plazo del crdito del cliente se vence, este incurrir en mora y no podr solicitar otro crdito hasta que halla cancelado el anterior. Los recibos de cancelacin solo se emitieran cuando el cliente realice el pago efectivo
del ltimo abono del crdito. Para efectos del abono al crdito por parte del cliente, se emitir un recibo de abono, del cual quedara copia en la empresa. Por cada cliente al que se le conceda crdito, se abrir un archivo con los datos de la venta, los datos del cliente y la forma y plazos de pago. Este expediente queda bajo custodia del jefe del departamento de ventas. Los agentes de ventas deben proporcionar la informacin correspondiente a los clientes para optar a un crdito. El cliente puede delegar el pago de los abonos al crdito, a terceros. Para hacer efectivos los pagos el representante deber traer su cedula de identidad y el ultimo recibo de abono.

Elabor: Mara Martnez. Cargo: Auditor junior.

Supervis: Valeria Vanegas Cargo: Auditor Senior.

Aprob: Helen Escobar Cargo: Supervisora

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Polticas de ventas al contado: No se aceptan devoluciones de productos una vez que el cliente ha salido de las instalaciones de la empresa. Es deber del cliente revisar su mercadera al momento de la entrega para comprobar el buen estado de la misma. La actividad de venta solo ser realizada en el rea designada por la empresa y bajo la supervisin del jefe de ventas. Las facturas de contado deben llevar el sello de CANCELADO, en una parte visible de la factura, una vez realizado el pago total y efectivo de la misma. Procedimiento para ventas: 1. Se establece el contacto del cliente con la empresa a travs del agente de ventas. 2. El agente de ventas asesora al cliente sobre el producto que ofrece TEXTICASA, y sobre las diferentes formas de compra, al crdito o a contado. 3. El cliente especifica el pedido que realizar. 4. El cliente decide si comprara a crdito o a contado. 5. Si el cliente compra a contado, el agente de venta realiza el llenado de la requisicin de mercanca de acuerdo a la orden de pedido realizado por el cliente. 6. El agente pide la autorizacin del jefe del departamento de ventas proseguir con la venta del producto. 7. Una vez obtenida la autorizacin, la requisicin de mercanca pasa al encargado de bodega. 8. El encargado de bodega enva la mercanca requerida con un cargador al departamento de venta. 9. El agente de venta elabora la factura de contado. 10. Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para efectuar el pago del valor de la mercanca. 11. El cliente recibe la factura de contado ordinal, quedando una copia en contabilidad y una copia en el departamento de venta. 12. El agente de venta hace entrega de la mercanca al cliente. 13. El cliente revisar la mercanca antes de salir de las instalaciones del local. 14. Si el cliente decide comprar a crdito, el agente de venta comprueba que el cliente llene los requisitos, si los cumple, lo remite al jefe del departamento de venta. 15. El jefe del departamento de venta recibe al cliente y revisa en el archivo de listado de clientes, si el cliente ya ha realizado transacciones con la empresa., para que esta informacin forme parte del archivo del cliente. Elabor: Mara Martnez. Cargo: Auditor junior. Supervis: Valeria Vanegas Cargo: Auditor Senior. Aprob: Helen Escobar Cargo: Supervisora

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16. El cliente define la cantidad de artculos y la forma de pago. 17. El jefe del departamento de venta enva el archivo del cliente junto con la orden de pedido al gerente propietario, para que este autorice el crdito. 18. Si el gerente propietario aprueba el crdito, enva la orden de pedido al jefe del departamento de ventas para que este apruebe el crdito. 19. El agente de ventas realiza la factura de crdito acorde a la orden de pedido. 20. Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para efectuar el pago del 50 % del valor de venta de la mercanca. 21. El cliente recibe la copia de la factura de crdito, quedando una copia en contabilidad y el original en el departamento de venta. 22. El agente de venta hace entrega de la mercanca al cliente. 23. El cliente revisar la mercanca antes de salir de las instalaciones del local. 24. El cliente realiza el pago del 50% restante de la factura, para cancelar el crdito despus del tiempo pactado, segn las polticas de venta a crdito de la empresa. 25. Se hace entrega de la factura de crdito original, junto con la copia del recibo de abono del ltimo pago.

Elabor: Mara Martnez. Cargo: Auditor junior.

Supervis: Valeria Vanegas Cargo: Auditor Senior.

Aprob: Helen Escobar Cargo: Supervisora

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Contado

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INICIO

Se estable contacto con el cliente.

El cliente es asesorado par realizar su pedido.

La compra se realizara a contado o crdito.

Crdito

Pasa a Pgina 9

Elabor: Mara Martnez. Cargo: Auditor junior.

Supervis: Valeria Vanegas Cargo: Auditor Senior.

Aprob: Helen Escobar Cargo: Supervisora

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Requisicin de mercanca

Factura de Contado.1 original, 2 copias.

Llenado de la requisicin de mercanca de acuerdo a la orden del cliente.

El jefe del departamento de ventas autoriza la venta.

El encargado de bodega enva la mercanca acorde a la requisicin.

Elaboracin de la factura de contado.

El cliente realiza la cancelacin del monto total de la mercanca.

Viene de pgina 6

La mercanca espera en el rea de ventas para su entrega.

Pasa a Pgina 8

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Supervis: Valeria Vanegas Cargo: Auditor Senior.

Aprob: Helen Escobar Cargo: Supervisora

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Viene de pgina 7

El cliente recibe la factura de contado original

Se hace entrega de la mercanca al cliente.

El cliente revisa la mercanca antes de salir de la empresa.

Fin de Venta a contado.

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Requisitos segn polticas de crdito.

NO

El agente de venta le indica que requisitos no cumple.

FIN

El agente comprueba los requisitos del cliente

Viene de pgina 6

Cumple los requisitos.

SI

El cliente es remitido al jefe del departamento de ventas.

Pasa a pgina 10

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Aprob: Helen Escobar Cargo: Supervisora

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Listado de cliente de venta a crdito.

El jefe de venta revisa el los documentos y forma el archivo del cliente.

Se establece los trminos del crdito, monto, plazo y forma de pago.

El gerente de venta analiza el archivo del cliente.

Viene de pgina 9

Pasa a pagina 11.

Archivo del cliente.

Orden de pedido del cliente.

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Supervis: Valeria Vanegas Cargo: Auditor Senior.

Aprob: Helen Escobar Cargo: Supervisora

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Requisicin de crdito se enva bodega.

Viene de pagina 10.

Se autoriz a?

SI

Se informa al jefe de ventas y se retorna archivo con la autorizacin.

El jefe de departamento de ventas aprueba el crdito.

Elaboracin de factura de crdito de acuerdo al pedido y requisicin.

NO

Se informa al jefe de ventas.

FIN

Pasa a pagina 12

Elabor: Mara Martnez. Cargo: Auditor junior.

Supervis: Valeria Vanegas Cargo: Auditor Senior.

Aprob: Helen Escobar Cargo: Supervisora

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El encargado de bodega enva la mercanca segn requisicin.

El cliente paga el 50 % del valor de la venta total.

El cliente recibe la copia de su factura de crdito.

Viene de pagina 11.

Se hace entrega de la mercanca.

Mercanca espera en el rea de venta

Factura de crdito. 2 copias, 1 original

Recibo de abono. Original y copias.

El cliente revisa la mercanca antes de salir del local.

FIN

El cliente recibe la factura original y una copia del recibo de abono.

El cliente paga el 50% restante de la factura de crdito.

Elabor: Mara Martnez. Cargo: Auditor junior.

Supervis: Valeria Vanegas Cargo: Auditor Senior.

Aprob: Helen Escobar Cargo: Supervisora