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CASO PRCTICO Definicin, desarrollo e implantacin de un sistema de gestin medioambiental en una industria lctea
ndice
1. Definicin, desarrollo e implantacin de un sistema de gestin medioambiental en una industria lctea
1.1. Descripcin general de la industria.............................. 3 1.2. Objetivos y alcance del SGMA....................................... 3 1.3. Los recursos disponibles y las necesidades.................. 4 1.4. Desarrollo de la implantacin del SGMA....................... 7 1.5. Ayudas para la implantacin de SGMA.......................... 14
1.1.
En primer lugar, los responsables de Lcteos Otero deben plantearse algunas cuestiones importantes: Qu objetivos se pretenden lograr con el sistema de gestin medioambiental? Qu partes de la organizacin se van a ver afectadas por dicho sistema? Cmo se va a desarrollar la implantacin? Qu recursos se necesitan y de cuales se dispone? Quin y cmo va a controlar el proceso?
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1.2.
1.3.
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Direccin
Calidad
Medio Ambiente
Administracin
Comercial
Produccin
Recursos Humanos
Financiero
Mantenimiento
Fabricacin Yogur
Compras Almacn
La mayora de la plantilla tiene contrato indefinido y una edad media baja. Aparte de los puestos directivos, el grado de formacin es medio o bajo. Actualmente en Lcteos Otero conocen lo que es un sistema de gestin estructurado, dado que lo han implantado para Calidad. Cuando se plantea la necesidad de implantar un SGMA, la primera medida que se toma es designar a un miembro de la organizacin como Representante de la Direccin para la Gestin Medioambiental. En este caso, se decidi que este representante fuera el Director de Produccin, por varias razones: Conoce bien todos los detalles de la actividad, instalaciones, servicios y productos de la empresa. Tiene una buena formacin acadmica y profesional y adems conocimientos del tema, ya que ha realizado
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1.4.
Cronograma de implantacin del SGMA en Lcteos Otero Fase 0 1 2 3 4 Actividad 1 Compromiso de la Direccin Definicin de Poltica Medioambiental Anlisis Medioambiental Definicin del modelo de SGMA Elaboracin documentacin bsica SGMA Elaboracin documentacin detalle SGMA Revisin documentacin SGMA Implantacin SGMA Auditora implantacin SGMA Preparacin de la Declaracin Medioambiental Verificacin, validacin y registro Formacin SGMA 2 3 4 5 Meses 6 7 8 9 10 11 12
6 7 8 9
10 F
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El compromiso de la Direccin
El arranque del proceso de implantacin ha sido la toma de conciencia de los responsables de la empresa de la importancia del factor medioambiental en la gestin de Lcteos Otero, que se ha plasmado en un Compromiso de la Direccin en relacin con el medio ambiente. Esto lleva a formular y poner por escrito una Poltica Medioambiental, en virtud de la cual Lcteos Otero se compromete con una serie de principios generales de gestin medioambiental. Dicha poltica cumple los requisitos exigidos por la Norma UNE-EN ISO 14001. La siguiente fase es realizar el denominado Anlisis Medioambiental. Este trabajo es realizado por la consultora externa, la cual enva a dos tcnicos que, acompaados, por los Jefes de Fabricacin (como coordinadores de la gestin medioambiental), entrevistan a cada uno de los directivos y responsables funcionales, visitan las instalaciones comprobando sus caractersticas y funcionamiento, revisan los documentos existentes (muestran especial inters por el "registro de aspectos medioambientales" que haban realizado los Jefes de Fabricacin y el Jefe de Mantenimiento), los objetivos o planes de mejora, la gestin de residuos existente, la documentacin del Sistema de Calidad y otras cuestiones. Solicitan, incluso, la realizacin de algunos anlisis de aguas residuales y mediciones de ruido (que efectan laboratorios o empresas autorizadas) y recaban informacin del Ayuntamiento, de la Comunidad Autnoma y de otras partes interesadas. Estudian, adems, la legislacin medioambiental que afecta a la empresa y evalan su grado de cumplimiento. Al cabo de un cierto tiempo, entregan un informe donde se relacionan de forma ordenada todas estas cuestiones. Este informe constituye la base para abordar las siguientes etapas del proceso de implantacin. La Direccin de Lcteos Otero tiene relativamente claro el modelo de SGMA que quiere implantar y, adems, cuenta con la asesora externa. No obstante subsisten algunas dudas acerca de su relacin con el sistema de calidad. El Director, preocupado por la competencia de fabricantes ya certificados, quiere desarrollar el SGMA rpidamente y opina que lo mejor para ello es integrar ambos sistemas. Sin embargo, el Director Comercial (como representante de calidad) teme que la integracin suponga una
Anlisis Medioambiental
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de
Se acord con el auditor externo la revisin de estos procedimientos y, si proceda, la modificacin de los mismos o la elaboracin de instrucciones de control operacional que los complementaran desde el punto de vista medioambiental. Una vez realizado el Manual de Gestin Medioambiental, se procedi a elaborar los procedimientos necesarios para el SGMA, como los relativos a: Identificacin, evaluacin y registro de aspectos medioambientales directos e indirectos, que inclua condiciones normales y anmalas de operacin, nuevos proyectos, situaciones de emergencia y actividades histricas. Identificacin y registro de los requisitos legales medioambientales aplicables a la empresa. Comunicacin interna. Comunicacin externa y declaracin medioambiental. Control operacional. Respuesta a emergencias medioambientales e investigacin de incidentes/accidentes. Revisin por la Direccin.
A partir de estos procedimientos, empez la revisin de las instrucciones de trabajo. Tambin se identificaron los
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Esta etapa del proceso no careci de importancia, pues tras la apertura del mercado, existan varias empresas acreditadas para tal fin. As, se solicitaron varias ofertas de empresas verificadoras acreditadas y se procedi a su estudio. El Comit de Direccin de Lcteos Otero emplearon como criterios a la hora de evaluar las ofertas, el grado de experiencia del verificador en el sector, su reconocimiento en el mercado y, por supuesto, el coste econmico del proceso. Una vez evaluadas las ofertas se opt por el verificador que contaba con ms experiencia en el sector, reconocido en Europa y que result ser uno de los ms baratos. Para iniciar el proceso de verificacin, se dirigi la solicitud pertinente al verificador seleccionado, que fue admitida a trmite, se les remiti una copia de la documentacin del sistema, y una vez sta fue dada por vlida, se realiz la verificacin del sistema implantado, del programa de auditoras y de la Declaracin Medioambiental (preparada por los coordinadores de Medio Ambiente, con la aprobacin del Director). El verificador entreg un Informe al Director donde se relacionaban diversas No Conformidades. Lcteos Otero prepar un plan de acciones correctoras, que remiti al verificador. Esta entidad, considerando que el plan de acciones correctoras era vlido, y que las No Conformidades detectadas no tenan carcter crtico, decidi la validacin de la declaracin. Formacin en el SGMA A la hora de abordar la formacin del personal durante esta primera fase de implantacin del sistema, se distingui entre tres niveles organizativos, elaborndose cursos especficos para cada uno de ellos que fueron impartidos por la asesora externa: Formacin de Directivos: durante media jornada se abordaron principalmente aquellos temas relacionados con el cumplimiento estricto de la legislacin medioambiental aplicable a la empresa y las responsabilidades inherentes a la Direccin. Formacin dirigida a Jefes de Departamento: durante una sesin de aproximadamente media jornada se inici a los jefes de departamento en el funcionamiento del Sistema de Gestin Medioambiental, las caractersticas principales del Reglamento EMAS y su aplicacin en la empresa y
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1.5.
Como ya se prevea que el coste poda ser elevado, se pens desde un principio buscar ayudas oficiales. As, tras una pequea investigacin en la Cmara de Comercio e Industria y en varias Administraciones, se encontraron varias vas de subvencin: El FORCEM subvencion el 60% de los costes de formacin del personal. La Comunidad Autnoma de Asturias subvencion un 15% del coste de la asesora externa, adems del coste de la verificacin externa.
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