Jaime Espaa Eraso Coach de personas y organizaciones felizmente productivas

El costo de la complejidad Comprender los costos ocasionados por la complejidad operativa y procedimental, es quiz el primer paso para tomar conciencia de la necesidad de simplificar la gestin, los procesos y los procedimientos. Y acatar las palabras de Albert Einstein Todo debe hacerse tan simple como sea posible, pero sin excederse en ello es probablemente abrirse a la posibilidad de asegurar mejores tiempos de entrega, mitigar presiones en las personas, cuidar la salud organizacional, velar por la satisfaccin del cliente, gestionar adecuadamente la calidad y elevar los resultados financieros de la empresa. Ahora bien, los costos no son nicamente econmicos, pues tambin es necesario reconocer los que se pagan en salud fsica, emocional o mental y los precios que se sufragan en los niveles emocionales, relacionales, familiares o sociales. Creo que en la actualidad existe sobredosis de logro, mala interpretacin del sentido del trabajo y exageracin por querer medir-controlar-evaluar, como si esa fuese la nica posibilidad de entender, comprender, aprender, superar y crecer. Si cambiamos el enfoque y soltamos aunque sea un poco el deseo de comparar, medir o controlar, si nos abrimos a la posibilidad de valorar el aporte creativo y el esfuerzo colectivo, con seguridad tendremos seres ms felices que gustosamente aportarn a la productividad y a la calidad, evitndose el desgaste por obligar a las personas a elaborar innecesarios registros, recargados documentos o redundantes indicadores. Qu son los costos de la complejidad? Son los egresos en los que se incurre al rebasar los lmites de la practicidad, al sacrificar sencillez, al desconfiar del poder de la simplicidad y al ausentarse la creatividad productiva. As como lo complejo ocasiona la perdida de enfoque, la simplicidad inspira a la

personas para que se decidan a facilitar su gestin y es aqu cuando se posibilita la reduccin de los que he llamado costos de la complejidad. Cmo saber si se existen procesos complejos en una empresa? Identificando los aspectos que ocasionan; dificultad para cumplir con serenidad, lentitud para sorprender al cliente, altos costos de operacin, exceso de documentos, demasiados indicadores, gran nmero de procesos, desproporcin de trmites, quejas ante la burocracia, retorno a la inversin poco satisfactoria. Observando el flujo o represamiento de decisiones, de productos, de servicios, de soluciones, para identificar los cuellos de botella del sistema; entendidos como aquellos recursos que poseen menor capacidad frente a lo que se espera de ellos, pues es aqu donde se determina el ritmo productivo. Frente a estos puntos neurlgicos, conviene disear preguntas como:

Existe otra forma ms sencilla de obtener el mismo resultado? Cmo podemos asegurar calidad al proceso sin sacrificar simplicidad? Cul es la mejor forma de alivianar el proceso y de asegurar que nicamente se ocupe de algo que aporta valor?

Para qu es vital simplificar? Para reducir costos, para evitar gastos, para ser ms expeditos, para estimular la velocidad, para construir ambientes agradables en los que prime el aprendizaje como garante de un contexto productivo que impulse la competitividad. Para contribuir con la gestin administrativa, con el ritmo operativo, con el clima laboral, con la cultura organizacional, con los niveles de calidad, con los tiempos de respuesta y con los resultados financieros. Cmo evitar la complejidad y sus costos? Empieza por preguntarte Qu significa entregar el mayor valor al cliente y cmo asegurarse de poseer realmente las metodologas ideales para tal propsito? Les presento diez principios bsicos para evitar la complejidad y asegurar celeridad: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Inspirar y comprometer a las personas. Construir altos niveles de confianza. Capacitar adecuadamente. Eliminar formalidades superfluas y requisitos innecesarios. Redisear polticas anacrnicas. Eliminar procesos que no aporten valor. Escuchar a las personas; sus ideas, sus propuestas, sus experiencias. Identificar los recursos cuello de botella. Patrocinar la creatividad que asegura productividad. Descentralizar decisiones.

Este declogo permite mantenerse en lo simple y funciona mejor si lo acompaas de una de las preguntas utilizada en reingeniera Si fusemos a empezar hoy con la experiencia acumulada, como lo haramos? Veamos ahora lo que he llamado creatividad para la productividad: En las empresas son deseables las personas creativas, sin embargo, es comn encontrar rgidos procesos que cercenan la iniciativa, adems se castiga severamente el error de quien se arriesg a innovar. Por eso es frecuente escuchar palabras como Aqu nicamente los valientes o los tontos son creativos, innovadores y tienen iniciativa. Entonces para que cambien las personas, primero deberan cambiar las polticas con que se les gobierna. Luego de ajustadas las polticas para dar paso al surgimiento de las personas creativas, es necesario saber que no es suficiente que sean simplemente creativas, es vital que la innovacin la combinen con buena dosis de agilidad y practicidad, pues, la creatividad es doblemente apetecida cuando aporta a la simplicidad, contribuye a la productividad, reduce los costos, somete los gastos y favorece a la competitividad. Comparte esta informacin con tu equipo de trabajo, si sientes que puedo asegurarte mejores resultados, escrbeme a jaime@vigorempresarial.com y redescubriremos diferentes horizontes para elevar holsticamente tu productividad y la de tu empresa. Con gratitud JAIME ESPAA Mster Coach Espiritual Transpersonal Entrenador en estrategias y tcticas organizacionales Formador en Programacin e Hipnosis Neurolingstica Mentor en inteligencias gerenciales Conferencista Internacional

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Julio de 2013