EL CONTROL EN LAS OPERACIONES DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

1.3 Principios de Control de Alimentos y Bebidas.

EL CONTROL EN LAS OPERACIONES DE ALIMENTOS Y BEBIDAS 1.3.1 Definicin y objetivos de las compras. 1.3.2 Factores que condicionan las compras en alimentos y bebidas. 1.3.3 El ciclo de las compras. 1.3.4 Estadales de las compras. 1.3.5 Formatos de control de las compras.

LAS COMPRAS
El sector de compras es una de las reas ms importantes, estratgicamente hablando. Dentro de un circuito organizado como esquema de control de costos, se presenta como un punto dbil que es necesario organizar para que cumpla con su cometido.

DEFINICION DE LAS COMPRAS

En una definicin formal, compras es el sector de la empresa que tiene como objetivo mantener el proceso productivo de la misma, adquiriendo las materias primas y productos de la mejor calidad y con las mejores condiciones de precio.

OBJETIVOS DE LAS COMPRAS

Surtir los almacenes de Alimentos y Bebidas. Comprar a los precios ms bajos sin afectar la calidad los mejores productos del mercado. Mantener los inventarios al nivel mas bajo posible, sin obstruir las necesidades de produccin. Localizar y elegir los proveedores que suministren la mercadera. Mantener una buena comunicacin con el departamento de Costos de Alimentos y Bebidas para estar al tanto de los resultados diarios de costos.

FACTORES CONDICIONANTES
Comprar de mas: Acumular mercadera por el solo hecho de ver los depsitos llenos genera costos ocultos que a la larga terminan perjudicando la rentabilidad. Comprar de menos: Es la contra cara de compras y una de las ms peligrosas. El desconocimiento y la simplificacin en el anlisis de este punto pueden resultar en situaciones realmente perjudiciales.

COMPRAR DE MAS
Mal uso: Al existir en nuestros inventarios gran cantidad de productos hay una tendencia natural a su mal manejo. Total hay mucho Costo de necesidad de espacio: Acumular mercadera necesita de ms espacio, de ms fro, mas control, etc. Resultado, en un costo mas alto de mantenimiento del stock. Costo de personal: Mantener un gran stock requiere de personal adicional. Costo financiero: La mercadera es dinero inmovilizado, por lo mismo debe tenerse en cuenta su costo financiero.

COMPRAR DE MENOS
Compra de emergencia: Si realizamos compras de emergencia por haber pedido menos, terminaremos comprando a precios y calidades que no son las planificadas. Perdida de clientes: Cunto cuesta un cliente? La respuesta es sin nmero No podemos correr el riesgo de tener que decir a un cliente que de eso NO HAY. Cuando establecimos el men de nuestro negocio generamos un compromiso con nuestro cliente, le hicimos una promesa.

CONSIDERACIONES IMPORTANTES
Por esto es que debemos desarrollar un proceso que permita cumplir con el objetivo propuesto. Es de gran importancia contar con un departamento de compras debidamente preparado, es decir que el personal, conozca las tcnicas modernas de compra y se haga responsable de llevarlos a cabo. Debe tenerse en cuenta que cuando compras logra reducir $1 en el precio de algn producto, produce una utilidad directa de $1. Solamente un programa de compras organizado de la mejor manera posible puede ayudar a lograr los mejores resultados econmicos posibles.

EL CICLO DE LAS COMPRAS

1.SECCION 2.ALMACEN

5.ALMACEN

3.COMPRAS

4. PROVEEDOR

REQUERIMIENTO DE MERCADERAS
El pedido de mercaderas le corresponde al jefe de cada sector, segn el caso ser el jefe de cocina, el jefe de barras, etc. El pedido debe estar realizado con la mayor responsabilidad posible. Es muy recomendable que se realice en una Requisicin interna. Con la firma del responsable. Suele suceder que cuando preguntamos quien fue el que pidi tal o cual cosa, o quien se olvid de algo, nunca aparece el responsable.

RECAUDOS AL ELABORAR EL PEDIDO AL ALMACEN

Stock permanente: Mantener un inventario permanente, al menos del sector de elaboracin. Es decir, un conteo fsico diario de las existencias disponibles en el sector. Usar el mtodo de toma de inventario ABC, donde ordenaremos los productos por su valor unitario. Men/Receta Standard: Naturalmente para realizar el requerimiento, deberemos tener en cuenta el men de nuestro establecimiento y las recetas de cada uno de los platos con su correspondiente factor de correccin. Pronstico de ventas: Es muy recomendable generar una historia del negocio, es decir, guardar las estadsticas de movimiento, para visualizar, platos ms vendidos, salida de productos por temporada, etc. Esto nos permitir realizar una proyeccin de las ventas futuras.

PROCESO EN EL ALMACEN
Recibe y revisa la requisicin. Entrega la mercadera solicitada por produccin. Dispara el pedido a compras cuando sus niveles as lo requieran.

STOCK DE SEGURIDAD/STOCK MINIMO

Significa el mantener una cantidad mnima de materia prima que permita el desarrollo normal de las actividades. Depende de varios factores, como capacidad de abastecimiento, la zona geogrfica El mantenimiento de un stock de seguridad ayuda a normalizar el proceso de compras ya que solo habr que mantener estables los niveles establecidos y no habr sobresaltos salvo en situaciones especiales.

RECAUDOS AL ELABORAR LA ORDEN DE COMPRA

Capacidad de almacenamiento. Caducidad de las materias primas. Posibilidad de los proveedores de surtir cualquier cantidad. Grado de confiabilidad en el proveedor. Costo de almacenamiento. Costo por pedido. Riesgos o seguros por transportar o almacenar la mercanca.

REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR COMPRAS

Ficha estndar de producto Estudio de mercado de proveedores Notas de la Orden de compra Recepcin de mercadera

FICHA ESTNDAR DE PRODUCTO

Esta ficha debe ser realizada en conjunto con la cocina y establecida de acuerdo a la materia prima que se use en la confeccin de las recetas. En ella se establecer el tipo de producto que debemos comprar normalmente codificado a los efectos de asegurarnos la estandarizacin del plato y los costos determinados. Caractersticas tales como clase, calidad, tipo, peso promedio, dimetro, color, presentacin, etc. Nos aseguraran que las recetas no tendrn variacin.

ESTUDIO DE MERCADO DE PROVEEDORES

Es necesario tener ms de dos o tres proveedores por producto, de tal manera que todos ellos sepan que estn compitiendo para la venta, mejorando entonces:
La calidad. El precio. Las condiciones de pago. El abastecimiento. La cantidad.

NOTAS DE LA ORDEN DE COMPRA

Documento indispensable para el control, asegura que lo que se solicit y acord se cumpla en el momento de la recepcin de la mercadera. En este documento emitido por duplicado o triplicado se establecer el producto, cantidad, precio, la calidad, presentacin, condiciones de entrega, embalaje, condiciones de pago, etc. Siguiendo los procedimientos administrativos, el que compra no es el mismo que recibe. Quien recibe la mercadera con las notas de la Orden de Compra, en la mano corrobora que lo recibido coincida en un todo con lo solicitado.

RECEPCIN DE MERCADERA
Generalmente depende del rea de compras. Control fsico del producto: corroborando cantidad, calidad, precio, temperatura, peso, fecha de vencimiento y para los productos elaborados inscripciones en los organismos de control. Control administrativo: Comparacin entre la remisin o factura contra la orden de compra, revisando todas las cuentas matemticas de la misma. Registro: todo lo recibido debe registrarse en la Planilla de recepcin de mercadera.

FORMATOS DE CONTROL DE LAS COMPRAS

Receta estndar. Requisicin interna (ProduccinAlmacn). Pedido a Compras (AlmacnCompras). Orden de compra al proveedor (Compras-Proveedor). Tabla de pesos y especificaciones.