Manual Actuación de Control Corporación de Servicios GDC

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA

ACTUACIN DE CONTROL
PG. VERSIN FECHA CDIGO
1
I Enero 2012 MNYP-AI-AI-03
ACTUACIN DE CONTROL
Realizado por:
Unidad de Organizacin y Mtodos
Revisado por:
Franklin Reyes, Gte, Planificacin y Presupuesto
Aprobado por:
Ing. Nora Delgado Presidenta

ACTUACIN DE CONTROL HOJA DE CERTIFICACION DEL MANUAL
2
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ACTUACIN DE CONTROL DE LA UNIDAD VERSIN: I DE AUDITORA INTERNA DE LA CORPORACIN DE SERVICIOS DEL DISTRITO CAPITAL, S.A. Este Manual fue elaborado siguiendo instrucciones de la Gerencia de Planificacin y Presupuesto, con la debida revisin y aprobacin por parte de las autoridades correspondientes. TTULO DEPENDENCIAS PARTICIPANTES NOMBRE Y APELLIDO CARGO DEPENDENCIA FIRMA
ELABORACIN
REVISIN
APROBACIN DE LA JUNTA DIRECTIVA NOMBRE DEL REPRESENTANTE CARGO FIRMA N ACTA FECHA
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ACTUACIN DE CONTROL HOJA DE VIDA DEL MANUAL
PROCEDIMIENTO MODIFICADO, SUSTITUIDO O ELIMINADO DESCRIPCIN DEL CAMBIO
3
CAUSA
AUTORIZADO POR
FECHA
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ACTUACIN DE CONTROL NDICE GENERAL
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DESCRIPCIN
Hoja de Certificacin Manual Hoja de Vida del Manual ndice general Introduccin Objetivo del Manual Alcances del Manual Unidades que Intervienen Instrucciones de Uso Base Legal Normas Generales Proceso N1: Actuacin de Control Flujogramas
PG.
2 3 4 5 5 5 5 6 6 7-8 9-12 13-18
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ACTUACIN DE CONTROL INTRODUCCIN
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El presente Manual tiene por objeto desarrollar los aspectos normativos y procedimentales que regulan el proceso de Actuacin de Control, describiendo en forma sistemtica y secuencial cada una de las actividades que deben realizarse durante las distintas fases de dicho proceso, tomando en consideracin criterios generalmente aceptados y estableciendo los sujetos responsables de llevarlas a cabo, con el fin de dotar a la Unidad de Auditora Interna de un instrumento que sirva de apoyo para la planificacin, ejecucin y presentacin de resultados y seguimiento de la auditora y a su vez como marco de referencia para los rganos que integran el Sistema Nacional de Control Fiscal.
OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL

Evaluar los resultados de la gestin de cada Gerencias, Unidades y dems cuadros organizativos de la Corporacin de Servicios del Distrito Capital, S.A. a los fines de determinar la eficacia, eficiencia y economicidad de las operaciones y recomendar los correctivos que estime necesarios. El presente manual permitir mejorar la calidad de la gestin administrativa de la Auditora Interna. Este manual est dirigido a todo el personal adscrito a la Unidad de Auditora Interna de la Corporacin.
UNIDADES QUE INTERVIENEN

Jefe de Control Posterior. Auditor Interno. rea de Control Posterior/Auditores.
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ACTUACIN DE CONTROL INSTRUCCIONES DE USO
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El Manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario puede encontrar una informacin clara y precisa, tanto de las unidades que intervienen en el procedimiento, como sobre las responsabilidades y acciones que deben cumplirse durante el desarrollo del mismo hasta el nivel de detalle. A los fines del presente Manual, la Corporacin de Servicios del distrito Capital, S. A., ser denominada: La Corporacin. Cualquier duda acerca del contenido de este Manual podr consultarse a la Unidad de Organizacin y Mtodos adscrita a la Gerencia de Planificacin y Presupuesto. Este Manual, podr ser modificado por la siguiendo las instrucciones que se encuentran en el Manual de Normas y Procedimientos de la elaboracin de manuales de normas y procedimientos de La Corporacin.
BASE LEGAL
Constitucin de la Repblica Bolivariana de Segunda Versin Venezuela, Gaceta Oficial Nro. 5.453 del 24-03-2000. Enmendada, Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.908 de fecha 19 de febrero de 2009. Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico (LOAFSP). Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 37.978 de fecha 13 de julio de 2004. Ley Orgnica de Planificacin. Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 5.554 de Fecha 13 de noviembre de 2001. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional del Control Fiscal. Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 37.347, de fecha 17 de Diciembre 2001. Ley sobre Simplificacin de Trmites Administrativos. Gaceta Oficial Extraordinario N 5.393 de fecha 22 de octubre de 1999. Decreto N 368 de fecha 5 de octubre de 1999.
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ACTUACIN DE CONTROL
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Reglamento N 1 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico sobre el Sistema Presupuestario, Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 5.781 de fecha 12 de agosto de 2005. Decreto N 6.217, con Rango, Valor y Fuerza de Ley Orgnica de la Administracin Pblica , Gaceta Oficial Extraordinaria de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 5.890 del 31 de julio de 2008. Manual de Normas de Control Interno. Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 38.282, de fecha 28 de septiembre de 2005.
NORMAS GENERALES
1. El personal del rea de Control posterior tendr libre y total acceso a cualquier rea, operacin o actividad de la Corporacin a los efectos de su examen y evaluacin, cuidando siempre de no entrabar el normal funcionamiento administrativo. 2. Las actuaciones de control se desarrollarn en atencin a lo previsto en el Plan Operativo Anual, a las solicitudes de rganos competentes, solicitudes de las mximas autoridades de oficio, cuando se tenga conocimiento de la ocurrencia de situaciones que as lo ameriten. Las actuaciones no programadas debern ser aprobadas por el Auditor Interno. 3. Las actuaciones de control debern contar con una adecuada programacin previa a su ejecucin (programa de trabajo). 4. Para la ejecucin de una actuacin de control, los auditores debern ser acreditados formalmente, por el Auditor Interno, ante el rea a auditar. 5. Antes de la presentacin formal de los resultados de la actuacin, las observaciones debern someterse a discusin y consideracin de los responsables del rea correspondiente, de conformidad con lo previsto en las Normas Generales de Auditora de Estado. 6. Corresponde al Jefe de Control Posterior enviar el informe preliminar a cada rea sujeta al proceso para su discusin. 7. El informe definitivo de la actuacin que se remita al rea auditada deber ser firmado por el Auditor Interno.
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ACTUACIN DE CONTROL
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8. Los resultados definitivos de cada actuacin sern remitidos al (los) responsable (s) del rea auditada, a los niveles gerenciales y al Vicepresidente de la Corporacin. 9. El Jefe de Control Posterior establecer un adecuado rgimen de supervisin que permita mantener el seguimiento sistemtico y permanente de la ejecucin de las actuaciones de control y garantizar el exacto cumplimiento de los objetivos propuestos. 10. El Jefe de Control Posterior mantendr un adecuado sistema de control de gestin de manera de asegurarse que la actuacin de control se ejecute con arreglo a criterios y principios de calidad y excelencia y garantizar su eficiencia y eficacia. 11. Si la actuacin de control es solicitada por un rgano competente, el informe definitivo deber remitirse a dicho rgano.
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ACTUACIN DE CONTROL PROCESO N1: ACTUACIN DE CONTROL OBJETIVO
Establecer los pasos y los lineamientos que se debern seguir para la ejecucin de la Actuacin de Control.
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PROCESO N1: ACTUACIN DE CONTROL RESPONSABLE JEFE DE CONTROL POSTERIOR ACCIN
AUDITOR INTERNO
JEFE DE CONTROL POSTERIOR
AUDITOR INTERNO
Realizado por:
1.- De conformidad con el Plan Operativo aprobado y su cronograma decide inicio de la Actuacin de Control Continuacin paso 6. 2.- Recibe solicitud de actuacin de parte de un rgano competente, de las mximas autoridades de la Corporacin o tiene conoc situaciones irregulares administrativas u operativas. 3.- Analiza, evala las situaciones y decide sobre la procedencia de ejecutar actuacin de control 3.1.- Si procede realizar una actuacin de control, gira instrucciones al Jefe de Control Posterior para su ejecucin, establece prioridades y le remite la documentacin correspondiente. Continuacin paso 5. 3.2.-Si no es procedente la realizacin de actuacin de control, gira instrucciones al Jefe de Control Posterior para la desestimacin del caso. Continuacin paso 4. 4.- Recibe instrucciones sobre desestimacin del caso, deja constancia escrita de la desestimacin y archiva el caso. Fin del proceso. 5.- Recibe instrucciones y documentacin, de acuerdo a las prioridades establecidas, decide el inicio de la actuacin de control. 6.- Define objetivos y alcance de la actuacin. 7.- Define el recurso humano necesario para la ejecucin de la actuacin y procede de la siguiente manera: 7.1.- Si se requiere un equipo de trabajo, decide cuales auditores lo conformarn. 7.2.- Si no se requiere equipo de trabajo, decide cul auditor ejecutar la actuacin. 8.- Designa por escrito los Auditores y establece en la designacin, los lineamientos claros sobre los objetivos, alcance y rgimen de supervisin de la actuacin. 9.- Enva al Auditor Interno para su consideracin. 10.- Enva la acreditacin del (los) Auditor (es) ante el rea auditada.
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ACTUACIN DE CONTROL REA DE CONTROL POSTERIOR / AUDITORES JEFE DE CONTROL POSTERIOR
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REA DE CONTROL POSTERIOR / AUDITORES
JEFE DE CONTROL POSTERIOR AUDITOR INTERNO REA DE CONTROL POSTERIOR / AUDITORES JEFE DE CONTROL POSTERIOR
Realizado por:
11.- Reciben copia de la acreditacin y la archivan (papeles de trabajo). 12.- Elaboran el programa de trabajo de acuerdo al tipo de actuacin, a los lineamientos recibidos sobre objetivos y alcance, de conformidad con las Normas Generales de Auditora de Estado y lo somete a consideracin de Control Posterior. 13.- Analiza y evala el programa segn objetivos y alcance y decide segn el caso: 13.1.- Si est conforme lo aprueba y lo remite a los Auditores para que procedan con el inicio de la actuacin. Continuacin paso 15. 13.2.- En caso contrario, efecta las observaciones correspondientes y gira instrucciones a los Auditores. 14.- Efectan las correcciones al programa y lo someten nuevamente a consideracin del Jefe de Control Posterior 15.- Inician actuacin y ejecutan programa de trabajo de conformidad con las Normas Generales de Auditora de Estado y las normas y tcnicas de Auditora propias del tipo de actuacin. 16.- Mantienen rendicin de cuenta de acuerdo al rgimen de supervisin que haya establecido el Jefe de Control Posterior. 17.- Realizan los anlisis, evaluaciones y las verificaciones correspondientes. 18.- Obtienen las evidencias y soportes que fundamenten los juicios, opiniones y conclusiones de la actuacin, organizan el registro completo y detallado con las evidencias en forma de papeles de trabajo, debidamente agrupados y referenciados. 18.1.-Si durante el desarrollo de la actuacin determinan la existencia de indicios generadores de responsabilidad, obtienen las evidencias en original o copia certificada, determinan los efectos de estos hechos sobre las operaciones de la Corporacin e informan al Jefe de Control Posterior. 18.2.- De no existir indicios generadores de responsabilidad, Contina paso 23. 19.- Recibe informacin sobre indicios y efectos sobre las operaciones, evala y decide sobre la accin a seguir. 20.- Somete a consideracin del Auditor Interno la decisin sobre la accin a seguir. 21.- Instruye a los Auditores para que continen con la actuacin de control segn instrucciones indicadas en el punto anterior. 22.- Culminan la actuacin, determinan las observaciones y organizan el requisito completo y detallado con las evidencias en forma de papeles de trabajo, debidamente agrupados y referenciados. 23.- Preparan proyecto de informe y lo somete a consideracin. 24.- Recibe informacin, sobre los indicios y sus efectos y decide segn el caso, de la siguiente forma: 24.1.- Si amerita informar de manera inmediata a las autoridades correspondientes de la institucin para que tomen medidas, procede a informarlo y gira instrucciones al Jefe de Control Posterior para la continuacin de

ACTUACIN DE CONTROL
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la actuacin. 24.2.- Si considera pertinente el inicio de una investigacin, gira las instrucciones pertinentes al Jefe de Control Posterior y decide sobre la exclusin o no de los aspectos relacionados con los indicios detectados. 24.3.- Si no es procedente informar a las autoridades ni iniciar una investigacin, gira instrucciones al Jefe de Control Posterior para la continuacin de la actuacin. 25.- Reciben instrucciones del Jefe de Control Posterior y realizan las acciones y ajustes sugeridos. 26.- Presentan nuevamente resultados al Jefe de Control Posterior. Continuacin paso 25. 27.- Recibe los resultados de la actuacin de control, los revisa y evala.
AUDITOR INTERNO
27.1.- Si los considera conformes, devuelve al Jefe de Control Posterior para que se proceda a la discusin de resultados. 27.2.- Si no los considera conformes, gira las instrucciones pertinentes al Jefe de Control Posterior para que se realicen los ajustes correspondientes. 28.- Recibe Informe Preliminar y procede a concertar reunin con el rea auditada para la discusin de los resultados antes de su presentacin formal, en caso que se amerite. 29.- Informa a (los) Auditor (es) sobre la reunin concertada. 30.- Recibe informacin sobre reunin y prepara papeles de trabajo y toda la documentacin necesaria para la reunin. 31.- En la fecha concertada realiza conjuntamente con los auditores, la reunin con el rea auditada y somete a discusin y consideracin las observaciones derivadas de la actuacin. 32.- Escucha alegatos o consideraciones formuladas y recibe documentacin o informacin adicional. 33.- Analiza y evala la pertinencia, solidez y validez de los mismos respecto a las observaciones formuladas. 34.- Deja constancia mediante Minuta de Reunin debidamente firmada por los participantes en la reunin, sobre las observaciones alegatos, consideraciones y decisiones tomadas. 35.- Sobre la base de los resultados de la reunin, preparan un informe definitivo contentivo de las observaciones, hallazgos o condiciones, identificando causas y efectos de las mismas, criterio legal o subevar aplicable, conclusiones y recomendaciones. 37.- Recibe el informe definitivo, revisa y evala. 37.1.- Si lo encuentra conforme, lo remite al Auditor Interno.
REA DE CONTROL POSTERIOR / AUDITORES JEFE DE CONTROL POSTERIOR

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ACTUACIN DE CONTROL
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AUDITOR INTERNO JEFE DE CONTROL POSTERIOR REA DE CONTROL POSTERIOR / AUDITORES
37.2.- Si no lo considera conforme gira instrucciones a los auditores para que efecten los ajustes pertinentes y le devuelve el informe. 38.- Recibe el informe, lo revisa: 38.1.- Si existen elementos de conviccin o prueba que puedan comprometer la responsabilidad gira las instrucciones correspondientes al Jefe de Control Posterior para el inicio de una investigacin y se contina conforme a lo previsto en el Proceso para Investigacin contenido en el presente Manual. 38.2.- De estar conforme con el informe gira instrucciones para su remisin. 39.- Recibe copia del informe y lo remite a los auditores. 40.- Incorporan al archivo permanente la documentacin de inters y utilidad para auditoras sucesivas. 41.- Incorporan a los Papeles de Trabajo, el informe definitivo y dems documentos de la actuacin, debidamente referenciados. 42.- Incorporan el expediente al archivo de la Unidad de Auditora Interna. FIN DEL PROCESO
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ANEXOS FLUJOGRAMAS
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ACTUACIN DE CONTROL
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FLUJOGRAMA
Proceso N 1
ACTUACIN DE CONTROL
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INICIO OBSERVACIN 1.-De conformidad con el Plan Operativo aprobado y su cronograma decide inicio de la Actuacin de Control. (continuacin paso 6)
AUDITOR INTERNO
2.- Recibe solicitud de actuacin de parte de un rgano competente, de las mximas autoridades de la Corporacin o tiene conocimiento de la existencia de ciertas situaciones irregulares administrativas u operativas.
SI 7.1.-Si se requiere un equipo de trabajo, decide cules auditores lo conformarn.
NO
6 7.2.- Si no se requiere equipo de trabajo, decide cual auditor ejecutar la actuacin.
3.- Analiza, evala las situaciones y decide sobre la procedencia de ejecutar actuacin de control
4.- Recibe instrucciones sobre desestimacin del caso, deja constancia escrita de la desestimacin y archiva el caso. FIN
OBSERVACIN 8.-Designa por escrito los Auditores y establece en la designacin, los lineamientos claros sobre los objetivos, alcance y rgimen de supervisin de la actuacin. SI 3.1.- Si procede realizar una actuacin de control, gira instrucciones al Jefe de Control Posterior para su ejecucin, establece prioridades y le remite la documentacin correspondiente. Continuacin paso 5 NO
5.- Recibe instrucciones y documentacin, de acuerdo a las prioridades establecidas, decide el inicio de la actuacin de control.
9.-Enva al Auditor Interno para su consideracin
6.-Define objetivos y alcance de la actuacin.
3.2.-Si no es procedente la realizacin de actuacin de control, gira instrucciones al Jefe de Control Posterior para la desestimacin del caso. Continuacin paso 4 10.-Enva la acreditacin del (los) Auditor (es) ante el rea auditada.
7.-Define el recurso humano necesario para la ejecucin de la actuacin y procede de la siguiente manera:
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FLUJOGRAMA
Proceso N 1
ACTUACIN DE CONTROL
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11.- Reciben copia de la acreditacin y la archivan. (papeles de trabajo)
14.- Efectan las correcciones al programa y lo someten nuevamente a consideracin del Jefe de Control Posterior
13.- Analiza y evala el programa segn objetivos y alcance y decide segn el caso:
12.- Elaboran el programa de trabajo de acuerdo al tipo de actuacin, a los lineamientos recibidos sobre objetivos y alcance, de conformidad con las Normas Generales de Auditora de Estado y lo somete a consideracin de Control Posterior.
15.- Inician actuacin y ejecutan programa de trabajo de conformidad con las Normas Generales de Auditora de Estado y las normas y tcnicas de Auditora propias del tipo de actuacin.
15
OBSERVACIN SI 13.1.- Si est conforme lo aprueba y lo remite a los Auditores para que procedan con el inicio de la actuacin. Continuacin paso 15 13.2.- En caso contrario, efecta las observaciones correspondientes y gira instrucciones a los Auditores. NO
17.- Realizan los anlisis, evaluaciones y las verificaciones correspondientes.
16.-Mantienen rendicin de cuenta de acuerdo al rgimen de supervisin que haya establecido el Jefe de Control Posterior.
15
18.- Obtienen las evidencias y soportes que fundamenten los juicios, opiniones y conclusiones de la actuacin, organizan el registro completo y detallado con las evidencias en forma de papeles de trabajo, debidamente agrupados y referenciados.
OBSERVACIN NO SI
3/5 18.1.-Si durante el desarrollo de la actuacin determinan la existencia de indicios generadores de responsabilidad, obtienen las evidencias en original o copia certificada, determinan los efectos de estos hechos sobre las operaciones de la Corporacin e informan al Jefe de Control Posterior.
18.2.- De no existir indicios generadores de responsabilidad, Contina paso 23
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FLUJOGRAMA
Proceso N1
ACTUACIN DE CONTROL
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3/5 24.3.- Si no es procedente informar a las autoridades ni iniciar una investigacin, gira instrucciones al Jefe de Control Posterior para la continuacin de la actuacin. 28.- Recibe Informe Preliminar y procede a concertar reunin con el rea auditada para la discusin de los resultados antes de su presentacin NO formal, en caso que se amerite. 29.- Informa a (los) Auditor (es) sobre la reunin concertada. OBSERVACIN SI
24.1.- Si amerita informar de manera inmediata a las autoridades correspondientes de la institucin para que tomen medidas, procede a informarlo y gira instrucciones al Jefe de Control Posterior para la continuacin de la actuacin 24.2.- Si considera pertinente el inicio de una investigacin, gira las instrucciones pertinentes al Jefe de Control Posterior y decide sobre la exclusin o no de los aspectos relacionados con los indicios detectados.
AUDITOR INTERNO
19.- Recibe informacin sobre indicios y efectos sobre las operaciones, evala y decide sobre la accin a seguir.
21.- Instruye a los Auditores para que continen con la actuacin de control segn instrucciones indicadas en el punto anterior
20.- Somete a consideracin del Auditor Interno la decisin sobre la accin a seguir.
27.- Recibe los resultados de la actuacin de control, los revisa y evala.
22.- Culminan la actuacin, determinan las observaciones y organizan el requisito completo y detallado con las evidencias en forma de papeles de trabajo, debidamente agrupados y referenciados.
23 OBSERVACIN
23.- Preparan proyecto de informe y lo somete a consideracin
24.- Recibe informacin, sobre los indicios y sus efectos y decide segn el caso, de la siguiente forma:
SI 27.1.- Si los considera conformes, devuelve al Jefe de Control Posterior para que se proceda a la discusin de resultados. 27.2.- Si no los considera conformes, gira las instrucciones pertinentes al Jefe de Control Posterior para que se realicen los ajustes correspondientes NO 25
25.- Reciben instrucciones del Jefe de Control Posterior y realizan las acciones y ajustes sugeridos.
30.- Recibe informacin sobre reunin y prepara papeles de trabajo y toda la documentacin necesaria para la reunin. 31.- En la fecha concertada realiza conjuntamente con los auditores, la reunin con el rea auditada y somete a discusin y consideracin las observaciones derivadas de la actuacin.
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26.- Presentan nuevamente resultados al Jefe de Control Posterior. Continuacin paso 25
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FLUJOGRAMA
Proceso N1
ACTUACIN DE CONTROL
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35.- Sobre la base de los resultados de la reunin, preparan un informe definitivo contentivo de las observaciones, hallazgos o condiciones, identificando causas y efectos de las mismas, criterio legal o sublevar aplicable, conclusiones y recomendaciones.
32.- Escucha alegatos o consideraciones formuladas y recibe documentacin o informacin adicional.
37.- Recibe el informe definitivo, revisa y evala.
33.- Analiza y evala la pertinencia, solidez y validez de los mismos respecto a las observaciones formuladas.
OBSERVACIN SI 37.1.- Si lo encuentra conforme, lo remite al Auditor Interno. NO
34.- Deja constancia mediante Minuta de Reunin debidamente firmada por los participantes en la reunin, sobre las observaciones alegatos, consideraciones y decisiones tomadas.
37.2.- Si no lo considera conforme gira instrucciones a los auditores para que efecten los ajustes pertinentes y le devuelve el informe.
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FLUJOGRAMA
Proceso N1
ACTUACIN DE CONTROL
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AUDITOR INTERNO
5/5 38.- Recibe el informe, lo revisa:
40.- Incorporan al archivo permanente la documentacin de inters y utilidad para auditoras sucesivas.
39.- Recibe copia del informe y lo remite a los auditores. OBSERVACIN
41.- Incorporan a los Papeles de Trabajo, el informe definitivo y dems documentos de la actuacin, debidamente referenciados.
NO 38.1.- Si existen elementos de conviccin o prueba que puedan comprometer la responsabilidad gira las instrucciones correspondientes al Jefe de Control Posterior para el inicio de una investigacin y se contina conforme a lo previsto en el Proceso para Investigacin contenido en el presente Manual.
SI
42.- Incorporan el expediente al archivo de la Unidad de Auditora Interna.
FIN 38.2.- De estar conforme con el informe gira instrucciones para su remisin.
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PROCESO N1: ACTUACIN DE CONTROL RESPONSABLE JEFE DE CONTROL POSTERIOR ACCIN

JEFE DE CONTROL POSTERIOR

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REA DE CONTROL POSTERIOR / AUDITORES

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REA DE CONTROL POSTERIOR / AUDITORES

JEFE DE CONTROL POSTERIOR

REA DE CONTROL POSTERIOR / AUDITORES JEFE DE CONTROL POSTERIOR

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