PROVISIN PARA CUENTAS INCOBRABLES Definicin: Una provisin para cuentas incobrables es un tipo de cuenta de salvaguardia establecidas por

muchas empresas. La funcin principal de este tipo de cuenta es proporcionar un colchn contra las facturas de clientes que estn pendientes de pago durante perodos prolongados de tiempo. Las empresas normalmente la base de la cantidad de reservas que se mantienen en la cuenta en las evaluaciones de los clientes de alto riesgo y la probabilidad de que los clientes no podr honrar a las facturas. Es importante sealar que la funcin normal de una provisin para cuentas incobrables no se destina a cubrir los saldos pendientes en las facturas que se encuentran actualmente de menos de seis meses. Hasta ese momento, los esfuerzos de recoleccin se realizan normalmente, incluidos los intentos de llegar a acuerdos de pago con los clientes que han sufrido algn tipo de inversin financiera. Muchas empresas no tratan de hacer uso de los fondos en la cuenta de provisin dudoso hasta que se determine que el saldo pendiente no es probable que sea coleccionable. A menudo, la cuenta se gestionar como una partida dentro del presupuesto de funcionamiento o como una categora dentro de las cuentas por cobrar, y estructurada para permitir la transferencia fcil en la cuentas por cobrar cuando sea necesario. Mientras que una provisin para cuentas incobrables es una estrategia comn empleada por las grandes corporaciones, pequeas empresas tambin pueden beneficiarse de establecer este tipo de partida contable en lnea. Vista de las reservas, por un lado, y un conjunto de directrices claras en cuanto a cuando las reservas se pueden utilizar es muy importante. Muchas empresas tambin asegurarse de que al menos dos funcionarios de la empresa puede autorizar la transferencia. La creacin de recursos para compensar las deudas que no pueden ser recogidos ayuda a garantizar que la empresa pueda continuar cumpliendo con sus propias deudas, evitando as cargos por mora o dao a la calificacin crediticia de la compaa. CAJA CHICA EL FONDO FIJO Y/O CAJA CHICA.Se llama Caja Chica al fondo disponible que tiene el Cajero dentro del control interno, con la finalidad de efectuar los pagos menudos y otros ,

siempre al contado, para eso se establece un fondo llamado FONDO FIJO , que constituye una cantidad fija de dinero (salvo incrementos posteriores), creado por la gerencia con antelacin al inicio de las operaciones, para ser utilizado en la atencin de los gastos menudos, mediante desembolsos autorizados son restablecidos peridicamente a su importe original, que por la cuentia no es recomendable afectar directamente a Caja Central. Reciben tambin el nombre de Caja Chica. y esto se hace girando un cheque por una cantidad fija, respondiendo cuando se ha gastado parte o totalmente de estos fondos, as sucesivamente. Clases De Fondos Fijos Y/O Caja Chica.La Caja Chica puede tener dos clases de fondos: a).- Caja Chica con Fondo Fijo b).- Caja Chica con Fondos Variables 1. Caja Chica Con Fondo Fijo.Se dice que la Caja Chica tiene fondos fijos cuando al inicio de la operacin se fija una cantidad determinada invariable para asistir los gastos menores, que debe ser repuesto la misma cantidad cada vez que se va gastando. Ya hemos dicho que este fondo no puede ser aumentado ni disminuido durante el periodo. Salvo que el Gerente o el empresario determinen la mejor forma de administrar dichos fondos. 2. Caja Chica Con Fondo Variable.-

Se dice que la Caja Chica tiene fondos variable cuando al inicio de la operacin o dentro de un periodo determinado se le asigne una cantidad superior o inferior para asistir los gastos menudos de la empresa; estos fondos estn de acuerdo a la Necesidad de la misma o al volumen de pago que necesita cubrir dentro de un tiempo razonable, es decir que puede variar. El sistema de fondo fijo funciona de la siguiente forma: a).- Se constituye una suma de dinero determinada (fija) y/o (variable) para realizar pagos de menor cuanta. - Gastos de fotocopias

Gastos de compra de medicamentos para botiqun Gastos en taxis- pasajes urbanos Gastos de Revistas y peridicos Envos de correspondencia Gastos de llamadas telefnicas Gastos de3 servicios de limpieza Gastos de artculos de limpieza Se puede considerar pago de compra de excepcionalmente Pagos de remuneraciones, impuestos, y otro etc.

suministros

b).- Este tipo de gastos se efecta el pago en efectivo. c).- Peridicamente (semanal, quincenal o mensual) se reponen los fondos utilizando, para ello es conveniente confeccionar un formato que se utilice para solicitar la reposicin de los fondos (llamase Recibo de Egresos) Aspecto Tcnico El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente: Mediante un memorandum de Gerencia Financiera autoriza la creacin o aumento de acuerdo a sus requerimientos un monto determinado, teniendo en cuenta el flujo de gastos menudos y/ o a realizar. Siempre sujetndose a la Ley de Bancos y al Impuesto alas transacciones Financieras- ITF, segn Ley N 29194. El libro de Caja Chica es desatinado para los gastos Menudos y urgentes Diarios de la Empresa, tales como: Movilidad Local, Movilidad Interprovincial cuando los trabajadores trabajen a nivel Nacional dentro del Territorio de nuestra Republica, tiles de Escritorio, de Limpieza, compra de tiles de Botiqun y Medicamentos, Diarios Revistas, Correos Viticos, Llamadas de telfono, fletes embalajes, otros gastos menudos y urgentes no programados. Compras de Suministros y otros, hoy en da algunas empresas lo estn utilizando esta caja chica para pagos de cantidades mayores como ejemplo Remuneraciones, Impuestos, Compras de Mercaderas etc. Hay Un Libro con el rayado de esta caja Chica: Constando de las siguientes columnas.

1.- Columna para la fecha de operacin. 2.- Columna para el detalle o explicacin 3.- Columna para numeracin de los documentos y/o comprobantes. 4.- Columna para entradas o reposicin de fondos. 5.- Columna para las salidas o pagos realizados. 6.- Columna para distribucin de pagos, en gastos de ventas y Administracin. 7.- Si no se puede obtener este Libro y/o rayar con las columnas necesarias, simplemente se har una relacin, conteniendo lo ms esencial para la conformidad del Control Interno (fecha de ingreso de los Cheques de Reposicin y/o inicio, codificacin de los documentos pagados, y/o salidos, registrados en el Registro de Compras y pagados por caja Chica, si los hubiere, formando en dos columnas Ingresos y Egresos, siempre incluyendo el saldo anterior y se determina el saldo para el futuro rendimiento de cuentas de Caja Chica y/o Fondo Fijo.). El Importe de La Caja Chica es renovable, se liquida lo que se gasta y se reembolsa automticamente por el mismo importe gastado, para que se mantenga siempre con el monto fijado segn el memorandum, por eso se llama fondo fijo. Utilice un voucher para efectuar la imputacion contable. El Fondo Fijo estar a cargo de un (a) cajero (a), este fondo debe ser cuidado celosamente su utilizacin, debiendo ser gastado en los fines y propsitos de la empresa. Dinero de curso legal. Exclusivamente para fines de la empresa. Deber establecerse un lmite mximo para los pagos a realizar por caja chica. Los que excedan dicho lmite, se debern pagar con cheques. Esta cuenta solo se mover cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminacin. La unidad de teora podr girar cheques en el mes solo hasta tres veces el monto constituido para el fondo, indistintamente del nmero de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en dicho periodo. La reposicin del monto del fondo deber ser solicitada en la oportunidad que se haya gastado como mximo 80% del monto asignado y ser equivalente a la rendicin sustentada con los documentados debidamente autorizados que acrediten los desembolsos realizados, previa y calificacin por el gerente o jefe inmediato, respecto de los conceptos pagados de lo cual deber dejarse evidencia en el Libro Caja Chica y en el comprobante de pago. y/o relacin de sustencin de gastos pagados.

Debe haber una sola persona responsable de caja chica. Fidelidad del personal que aplique las polticas de la empresa. La persona responsable de la caja chica. Fidelidad del personal que aplique las polticas de la empresa. La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni los Cobros, ni a la Caja Principal A la reposicin del fondo se har mediante cheque a favor de la persona responsable del mismo El fondo se cargara a cada una de las cuentas de gastos o de costos, segn se especifiquen en los comprobantes pagados por caja chica Los comprobantes tienen que ser numerados correlativamente como control interno, todos los documentos de egreso debern ser aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado. El encargado nico debe anotar el movimiento del Fondo Fijo en el libro de la Caja Chica a efecto de facilitar la determinacin del saldo diario y los correspondientes arqueos. Este libro de Caja Chica se centraliza al Libro Caja tabular y/o Italiana, excepto los asientos de Transferencia, que se registraran en el Libro Diario. La transferencia en forma resumida cada quincena o fin de mes recibe el nombre de centralizacin. Cualquier anormalidad que se detecte, se comunicara por escrito al gerente de administracin y Finanzas o al Gerente Financiero para la accin correctiva. DEL ARQUEO DEL FONDO FIJO Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de comprobar si el monto asignado esta de acuerdo con la existencia de documentos y el efectivo. Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias as lo requieran y estar a cargo de la Oficina de Auditoria Interna y el departamento de Tesorera.

Los resultados de los arqueos se pondrn en conocimiento de la Gerencia del rea y de la Gerencia General, para que se tomen si fuera necesario, las acciones correctivas del caso. LA CONCILIACIN BANCARIA Consiste en la comparacin de los registros de las operaciones con los Bancos, de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa.. Esto se realiza ya que es comn que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones:

Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos. Depsitos de ltima hora que la Empresa realiz y que el Banco no registr por haber cerrado. Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes. Errores numricos u omisiones en los libros de la Empresa Cheques ajenos que el Banco carga por equivocacin Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa. Cargos que el Banco efecta causados por intereses, comisiones, impuestos, etc. Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto Errores u omisiones por parte de los Bancos

Existen diferentes mtodos de conciliacin: Mtodo de Cuatro Columnas.

Consiste en la elaboracin de una hoja de cuatro columnas. Dos para la cuenta en los libros de la Empresa y dos para la misma cuenta en los libros del Banco (con Debe y Haber). Este procedimiento permite ver claramente los Ajustes que hay que hacer en el Libro de la Empresa. Ejemplo: Despus de revisar el Estado de Cuenta Mensual del Banco de Venezuela y los registros de la Empresa, se encuentra las siguientes diferencias: Conciliacin por Saldos Ajustados.

Es una conciliacin en dos etapas. En la primera se lleva el saldo del Estado de Cuenta del Banco a la situacin correcta, luego de hacer las correcciones en los libros de la empresa, de acuerdo a las operaciones pendientes de registro en el Banco. En la segunda etapa, se llevan los saldos de los libros de la Empresa a su real valor, anotando las transacciones las cuales la Empresa no haba registrado. El Saldo de la cuenta del Banco, en el Mayor de la Empresa se ajusta de la siguiente manera: Sumando todos los abonos los cuales la empresa conoce slo cuando recibe el Estado de Cuenta del Banco, como son: efectos por cobrar de la Empresa que el Banco cobr y abon en cuenta, abono por intereses, errores u omisiones. Restando los cargos que el Banco ha hecho a su favor como son comisiones, cheques devueltos o anulados, etc. De la misma manera se hacen los ajustes al estado de cuenta enviado por el Banco: Sumando los cargos que la Empresa hubiese hecho , los cuales no aparecen en dicho estado de cuenta tales como los errores u omisiones o los depsitos a ltima hora. Restando abonos que no aparezcan tales como cheques pendientes de cobro, errores u omisiones. Conciliacin por Saldos Encontrados Es una conciliacin que consiste en ajustar el saldo del Estado de Cuenta del Banco, hasta llegar al saldo que muestra la cuenta del banco en el libro mayor de la Empresa, es decir:

Se suman al saldo del banco los Cargos por Depsitos de ltima hora, efectuados por la Empresa y los Cargos efectuados por el Banco que la empresa no haya tomado en cuenta, tales como: comisiones, intereses, errores u omisiones. Se restan los Abonos por: Cheques emitidos por la Empresa y no presentados al cobro y los abonos efectuados por el banco no tomados en cuenta por la empresa (Intereses, cobros hechos por el banco en nombre de la empresa). PARA ELABORAR UNA CONCILIACIN BANCARIA.

MTODOS Ejemplos

Saldos correctos

Comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para empezar a preparar dicho documento por dicho mtodo, es de suma importancia que se conozcan las normas de presentacin y estructuracin del cuerpo del mismo: 1) Primero, se presentan las Partidas no registradas en el Banco, donde se incluyen las partidas no asentadas por parte del banco y solo se toman en cuenta en este rengln los: 1.a). Cheques en Trnsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliacin, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecer Abonado el los libros de la empresa y no estar Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado. 1.b). Depsitos en Trnsito: son aquellos depsitos que se por lo general se envan al final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarn Cargados en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes. 2) Segundo, se presentan las Partidas no registradas en Libros donde se incluyen las partidas no asentadas u omitidas por parte de empresa donde se encuentran: 2.a). Notas de Crdito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de: descuentos de giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en nuestros libros. 2.b). Notas de Dbitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la informacin respectiva del mismo no se ha abonado en los libros de la empresa. 2.c). Cheques Omitidos no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que nunca fueron asentados en los libros de la empresa. 2.d). Depsitos Omitidos no Registrados: son los depsitos que se realizaron pero no se hizo su correspondiente registro. 3) Tercero, se deben presentar los Errores, donde se reflejan todos los ajustes por concepto de equivocaciones que puedan tener los dos documentos cotejados: 3.a). Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todas los errores y equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales tenemos: 1) Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisin.

2) Depsitos de diferentes cantidades: son los depsitos que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisin. 3) Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron. 4) Depsitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los libros de la empresa. 5) Notas de Dbito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa. 6) Depsitos Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos. 7) Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y todava no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos hacindoles un cargo por el monto del mismo. 3.b). Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aqu se incluyen los ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales tenemos: 1) Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisin. 2) Depsitos de diferentes cantidades: son los depsitos que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisin. 3) Cheques Omitidos no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario. 4) Depsitos Omitidos no registrados: son los depsitos que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el banco. 5) Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se abonaron. 6) Depsitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado de cuenta bancario. 7) Notas de Dbito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa. 8) Depsitos Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos clientes. Importante: el orden del 1) al 3) se deben presentar tal cual se mostr aqu, contrario a sus numerales o desgloses cuyo orden puede ser cualquiera, lo primordial es que se plasmen todos los ajustes necesarios para lograr los saldos correctos o encontrados.

Ejemplo de una conciliacin elaborada por el mtodo saldos correctos: Movimientos del mes de julio en el libro mayor de banco Bolvar Fuerte perteneciente a El Trbol C.A.: LIBRO MAYOR DE BANCO BOLVAR FUERTE CTA. CORRIENTE N 5698CODIGO DE CUENTA N: 1.1.02.01.02 22356-96 MOVIMIENTOS JULIO DE 2006 FECHA CONCEPTO DEBE HABER SALDO 01/07/06 Saldo 230.000,00 01/07/06 Correccin del Depsito N 166.500,00 396.500,00 1956 01/07/06 Correccin del Cheque N 122.600,00 273.900,00 4505 02/07/06 Cheque N 4508 47.700,00 226.200,00 04/07/06 Depsito N 3984 180.000,00 406.200,00 06/07/06 N.C. Efectos descontados 100.000,00 506.200,00 14/07/06 Cheque N 4509 55.000,00 451.200,00 20/07/06 Cheque N 4510 52.000,00 399.200,00 25/07/06 Depsito N 4866 130.000,00 529.200,00 28/07/06 Cheque N 4511 65.500,00 463.700,00 30/07/06 Depsito N 5698 78.000,00 541.700,00 28/07/06 Cheque N 4512 15.800,00 525.900,00 31/07/06 Depsito N 6892 40.000,00 565.900,00 Estado de cuenta enviado por el banco al 31 de julio de 2006: BANCO BOLVAR FUERTE S.A.C.A. CONTROL N 3377233 Capital Bs. 280.000.000,00 EL TRBOL C.A. ESTADO DE CUENTA Cdigo de cuenta N 5698-22356-96 DESDE 01/07/2006 HASTA PG. 1/1 31/07/2006 FECHA CONCEPTOS CARGOS ABONOS SALDOS JULIO Saldo 185.900,00 01 Depsito N 2365 153.800,00 339.700,00 02 Cheque N 4508 47.700,00 292.000,00 05 Depsito N 3984 180.000,00 472.000,00 06 N.C. Efectos descontados 100.000,00 572.000,00 06 N.D. Gastos de cobranza 5.000,00 567.000,00 15 Cheque N 4506 25.000,00 542.000,00 20 Cheque N 4510 25.000,00 517.000,00 25 Depsito N 4866 130.000,00 647.000,00 30 Depsito N 5698 78.000,00 725.000,00

Conciliacin que se realiz el mes pasado para ajustar los saldos, vase que ya traen un saldo distinto desde el principio, 230.000,00 Dr. segn libros y 185.900,00 segn banco Cr. EL TRBOL C.A. CONCILIACIN BANCARIA BANCO BOLVAR FUERTE AL 30/06/06 CORRIENTE N 5698-22356-96 MTODO: SALDOS CORRECTOS DESCRIPCIN PARCIAL LIBROS BANCO Saldos al 30/06/06 230.000,00 -185.900,00 CHEQUES EN TRNSITO 17/06/06 Cheque N 4506 25.000,00 20/06/06 Cheque N 4507 40.800,00 65.800,00 DEPSITOS EN TRANSITO 30/06/06 Deposito N 2365 153.800,00 -153.800,00 ERRORES DE EMPRESA Deposito N 1956 registrado 18.500,00 Deposito N 1956 correcto 185.000,00 166.500,00 Cheque N 4505 mal ubicado 61.300,00 -122.600,00 SALDOS CORRECTOS AL 30/06/06 273.900,00 -273.900,00 Como se puede notar en la conciliacin anterior se ajustaron los saldos de los libros y el banco hasta que los mismos se igualaron, lo cual resulta ser el fin de la conciliacin. Primero se deben cotejar las partidas que fueron ajustadas en la conciliacin pasada, a lo que se debe inspeccionar si dichas partidas ya fueron asentadas, de lo contrario se deberan tomar en cuenta para la conciliacin actual. De tal forma se puede notar el cheque N 4506 ya fue cobrado por su beneficiario el 15 julio, contrario del N 4507 el cual todava no aparece en el estado de cuenta como cobrado, por lo que si el cheque no tiene fecha de vencimiento ste se considera que todava esta en trnsito. Tambin vase que el depsito N 2365 fue asentado en los libros del banco al valor que se registr en libros, de haber alguna diferencia en los depsitos o cheques en transito, se procede a determinar de quien es el error, porque de darse tal caso, ya sea por omisin o diferencia en cantidad, el ajuste de dichas partidas se debe reflejar en la conciliacin del mes de julio. Los errores de empresa tambin fueron asentados en el libro mayor de Banco, por lo que no se tomarn en cuenta para ajustar.

Ahora, se revisan cuales son las diferencias que surgieron como consecuencia de las operaciones realizadas en el mes de julio, por lo que se coteja partida por partida, en este ejemplo se encuentran los siguientes: como cheques en transito estn en N 4507 del mes pasado, y el N 4509, 4511 y 4512 de este mes, como depsitos en transito tenemos solo el N 6892, existe una Nota de Debito por gastos de cobraza de los efectos descontados que no se registr, y finalmente encontramos una diferencia en el cheque N 4510 el cual se registr en libros por Bs. 52.000,00 y aparece cobrado por Bs. 25.000,00, con un anlisis de los soportes encontrados se dedujo que error fue de la empresa. Al encontrar las partidas que se van a ajustar se procede a realizar el documento de control interno: EL TRBOL C.A. CONCILIACIN BANCARIA BANCO BOLVAR FUERTE AL 31/07/06 CORRIENTE N 5698-22356-96 MTODO: SALDOS CORRECTOS DESCRIPCIN PARCIAL LIBROS BANCO Saldos al 31/07/06 565.900,00 -725.000,00 CHEQUES EN TRNSITO 20/06/06 Cheque N 4507 40.800,00 14/07/06 Cheque N 4509 55.000,00 28/07/06 Cheque N 4511 65.500,00 28/07/06 Cheque N 4512 15.800,00 177.100,00 DEPSITOS EN TRANSITO 31/07/06 Deposito N 6892 40.000,00 -40.000,00 NOTAS DE DEBITO 06/07/06 Gastos de Cobranza 5.000,00 -5.000,00 ERRORES DE EMPRESA Cheque N 4510 registrado 52.000,00 Cheque N 4510 correcto 25.000,00 27.000,00 SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06 587.900,00 -587.900,00 Ahora veamos el mismo documento pero elaborado con cuatro columnas: EL TRBOL C.A. CONCILIACIN BANCARIA BANCO BOLVAR FUERTE AL 31/07/06 CORRIENTE N 5698-22356-96 MTODO: SALDOS CORRECTOS DESCRIPCIN LIBROS BANCO DEBE HABER DEBE HABER Saldos al 31/07/06 565.900, 725.000,

00 CHEQUES EN TRNSITO 20/06/06 Cheque N 4507 14/07/06 Cheque N 4509 28/07/06 Cheque N 4511 28/07/06 Cheque N 4512 DEPSITOS EN TRANSITO 31/07/06 Deposito N 6892 NOTAS DE DEBITO 06/07/06 Gastos de Cobranza ERRORES DE EMPRESA Correccin del Cheque N 4510 5.000,00 40.800,0 0 55.000,0 0 65.500,0 0 15.800,0 0

00

40.000,0 0

27.000,0 0 SUBTOTALES 592.900, 5.000,00 177.100, 00 00 SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06 587.900, 00

765.000, 00 587.900, 00

Donde como se observa, los ajustes se realizan en por cuatro columnas sin colocar ningn signo negativo porque de esta forma en completamente innecesario, se realiza la sub-totalizacin donde se suma verticalmente todas las columnas para luego extraer el saldo definitivo a travs de la diferencia de ambos, tanto en libros como en banco. Saldos encontrados

Este mtodo se basa en la elaboracin la conciliacin empezando con alguno de los dos saldos, (el de Banco o el de la Empresa), para luego reflejar en una sola columna las diferencias, depsitos o cheques que compensen las discrepancias entre ambos, para que al final se encuentre en saldo contrario, lo cual resulta ser la finalidad de ste mtodo. Para ejemplificar tomaremos en cuenta el anterior, por lo que sealar la presentacin del documento: EL TRBOL C.A. CONCILIACIN BANCARIA BANCO BOLVAR FUERTE AL 31/07/06 CORRIENTE N 5698-22356-96

MTODO: ENCONTRADOS

SALDOS

DESCRIPCIN SALDO SEGN BANCO AL 31/07/06 CHEQUES EN TRNSITO 20/06/06 Cheque N 4507 14/07/06 Cheque N 4509 28/07/06 Cheque N 4511 28/07/06 Cheque N 4512 DEPSITOS EN TRANSITO 31/07/06 Deposito N 6892 NOTAS DE DEBITO 06/07/06 Gastos de Cobranza ERRORES DE EMPRESA Cheque N 4510 registrado Cheque N 4510 correcto SALDO SEGN LIBROS AL 31/07/06

PARCIAL 40.800,00 55.000,00 65.500,00 15.800,00 40.000,00 5.000,00 52.000,00 25.000,00

TOTAL 725.000,00

-177.100,00 40.000,00 5.000,00 -27.000,00 565.900,00

Se comenz con el saldo del estado de cuenta (Bs. 725.000,00 Cr.), luego se reflejaron todos los ajustes al igual que el mtodo anterior, pero en una sola columna, hasta que al final se encontr el saldo del mayor de Banco (Bs. 565.900,00 Dr.). MTODOS DE INVENTARIO Concepto Representa la existencia de bienes muebles e inmuebles que tiene la empresa para comerciar con ellos, comprndolos y vendindolos tal cual o procesndolos primero antes de venderlos, en un perodo econmico determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo Circulante. Clases de Inventarios De acuerdo a las caractersticas de la empresa encontramos cinco tipos de inventarios: Inventario de Mercancas: Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se mostrarn todas las mercancas disponibles para la Venta. Las que tengan otras caractersticas y estn sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancas en camino (las que han sido compradas y no recibidas an), las mercancas dadas en consignacin o las mercancas pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido dadas a terceros en garanta de valor que ya ha sido recibido en efectivo u otros bienes).

 Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados. Inventario de Productos en Proceso de Fabricacin: Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificacin se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricacin, aplicables a la fecha de cierre. Inventario de Materias Primas: Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todava no han recibido procesamiento. Inventario de Suministros de Fbrica: Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.). MTODOS DE INVENTARIO Existen dos mtodos de contabilidad de Inventarios, los cuales nos permiten determinar el costo de la mercanca vendida. Estos son: Inventario peridico:

Es el que se realiza al final del ejercicio econmico y consiste en el conteo fsico de las mercancas y la asignacin de sus valores. Cuando se realiza para verificar el Inventario Continuo puede practicarse en cualquier momento. La ejecucin de este mtodo de inventario se lleva a cabo en dos etapas: la preparacin y la realizacin. La primera consiste en la organizacin del trabajo: planificacin, ordenamiento de los productos, entrenamiento del personal, etc. La segunda comprende el conteo propiamente dicho de los artculos, el registro en las hojas de inventario y la valoracin de los mismos. Inventario Perpetuo o Continuo:

Consiste en llevar un registro que muestra en todo momento la cantidad e importe del inventario en existencia. Los cambios en el inventario se registran a medida que ocurren, mediante cargos y crditos en la cuenta de inventario, en este mtodo no se utiliza ninguna cuenta de

Compras. Cuando se vende una mercanca, se requieren dos asientos contables: 1.- Por la Venta (registrada al precio de venta) 2.- Por la reduccin en el inventario (registrada al costo). Un ejemplo ilustrativo sera: Una compaa que comercia con Televisores, los que compra al mayor en Bs. 70.000 cada uno y los vende al detal a Bs. 80.000 su asiento sera: Inventario inicial 4 unidades.........................................Bs. 280.000 Compra en el perodo 10 unidades ............................ Bs. 700.000 Vende en el perodo 9 unidades: Precio de venta ............................................... Bs. 720.000 Costo de las unidades vendidas ................. ............. Bs. 630.000 Inventario Final 5 unidades ....... ........................... Bs. 350.000 Inventario Inicial: 280.000 PERIODICO RE DESCRIPCION F a) Compras por b) Cuentas pagar a) Inventario por por 720.000 720.00 0 por 720.00 0 720.00 0 de 630.00 0 630.00 0 DEBE 700.000 700.00 0 700.00 0 700.00 0 HABER PERPETUO DEBE HABER

b) Cuentas pagar a) Cuentas Cobrar

b) Ventas a) Cuentas Cobrar

b) Ventas c) Costo Ventas

d) Inventario

Asiento de ajuste (inventario final determinado por recuento fsico)

Inventario ........................................... Bs. 350.000 Costo de Ventas ................................ Bs. 630.000 Inventario ........................................... Bs.280.000 Compras ............................................ Bs.700.000 Asiento de cierre (Inventario Peridico) Ventas ................................................ Bs. 720.000 Costo de Ventas ................................. Bs. 630.000 Ganancias y Prdidas......................... Bs. 90.000 Asiento de cierre (Inventario Perpetuo) (*) Ventas ............................................... Bs. 720.000 Costo de Ventas ................................ Bs. 630.000 Ganancias y Prdidas......................... Bs. 90.000 ESTADO PARCIAL DE GANANCIAS Y PERDIDAS Ventas............................................. Bs.720.000 Costo de Ventas.............................. Bs.630.000 Utilidad bruta sobre ventas............. Bs. 90.000 (*) Para ambos mtodos es el mismo asiento. En la mayora de los casos en que se usa el mtodo de inventario perpetuo se mantiene un registro continuo, en cantidades, para cada uno de los distintos tipos de artculos que se tienen para la venta. Un modelo simplificado puede tener la siguiente presentacin: TARJETA DE INVENTARIO Descripcin: Televisores -----------CANTIDADES -------------------Fecha 20-Enero1985 10 9 ----------------------------------VALORES

Comprad Vendida Existenc Cargos as s ia 4 14 5 700.000

Crditos Saldo 280.000 980.000 630.000 350.000

LA EVALUACIN DE LOS INVENTARIOS Entre los mtodos ms importantes para evaluar los inventarios, tenemos: Costo o Mercado el Ms Bajo: Se toma como base el precio inferior de las existencias, manteniendo el principio contabilstico del

Conservatismo el cual no anticipa beneficios y prev posibles prdidas. El Mtodo FIFO o PEPS: Este mtodo se basa en que lo primero que entra es lo primero en salir. Su apreciacin se adapta ms a la realidad del mercado, ya que emplea una valoracin basada en costos ms recientes. El Mtodo LIFO o UEPS: Contempla que toda aquella mercanca que entra de ltimo es la que primero sale. Su ventaja se basa en que el inventario mantiene su valor estable cuando ocurre algn alza en los precios. El Mtodo del Costo Promedio Aritmtico: El resultado lo dar la media aritmtica de los precios unitarios de los artculos. El Mtodo del Promedio Armnico o Ponderado: Este promedio se calcular ponderando los precios con las unidades compradas, para luego dividir los importes totales entre el total de las unidades. El Mtodo del Costo Promedio Mvil o del Saldo: Calcula el valor de la mercanca, de acuerdo con las variaciones producidas por las entradas y salidas (compras o ventas) obtenindose promedios sucesivos. El Mtodo del Costo Bsico: Por medio de este mtodo se atribuyen valores fijos a las existencias mnimas, este mtodo es bastante parecido al LIFO con la diferencia de que se aplica solamente a la cantidad de inventario mnimo. El Mtodo del Precio de Venta al Detal: Permite la estimacin de inventarios con la frecuencia que se desee. El inventario fsico se practicar, basndose en los precios de venta Marcados en los artculos.

U.E.P.S: TRADICIONAL El mtodo U.E.P.S. asigna los costo a los inventarios bajo el supuesto que las mercancas que se adquieren de ultimo son las primeras en utilizarse o venderse, por lo tanto el costo de la mercadera vendida quedara valuado a los ltimos precios de compra con que fueron adquiridos los artculos; y de forma contraria, el inventario final es valorado a los precios de compra de cada articulo en el momento que se dio la misma. Entre los benficos que ofrece este mtodo para efectos fiscales podemos citar los siguientes.

El reconocimiento de los costos mas recientes de los artculos vendidos. Estos implica que cuando se vala el costo de la mercadera vendida se aplicarn los ltimos precios de compra, y en

economas como la nuestra, se a demostrado que los precios tienden a subir, lo que provoca que el CMV sea mayor que si es valuado a precios menos recientes, por tal motivo las utilidades tienden a disminuirse y por ende en el pago de impuestos sobre la renta ser menor. La valuacin del inventario final de cada periodo genera un monto menor al que resultara de aplicar cualquier otro mtodo de valuacin, pues se utilizan los precios ms viejos de compra segn el extracto a que se refiere.

Dificultades de la metodologa del U.E.P.S a la hora de su aplicacin:

Laboriosidad del mismo pues exige un control minucioso para cada lnea de producto. La reduccin de significativa en cantidad de algunas partida del inventario mientras que otras similares aumentan no compensan su valoracin sino por el contrario tienden a desaparecer la base U.E.P.S El efecto de la venta en cantidad de una partida da por resultado la liquidacin parcial o total de su base U.E.P.S y su reposicin al costo actual, pero se pasa por alto el efecto desusadamente grande en la cantidad de una partida similar.

U.E.P.S MONETARIO Debido a los fuertes cambios que pueden ocurrir en la combinacin de artculos especficos del inventario general bajo el mtodo U.E.P.S se ha tenido que incurrir en ajustes en la valoracin de los inventarios, por tal motivo, se ve en la necesidad de aplicar el mtodo. U.E.P.S monetario. El objetivo del mtodo consiste en determinar el cambio ocurrido realmente en el numero de unidades disponibles por grupo o segmento de inventario y valuar estas unidades al precio adecuado. Como el inventario original es la base de la cual se registran los cambios el inventario final de cada periodo se valuaran de acuerdo con los precios del ao base y los precios de los diferentes extractos que lo conforman. Ventajas que presente el metido U.E.P.S monetarios Se reduce significativamente el nivel de trabajo. La exclusin o inclusin de un articulo a un grupo determinado del inventario no afecta la base U.E.P.S del total. Reduccin del margen de error en los clculos aritmticos, pues se realizan sobre grupos de artculos y no para cada uno de ellos.

Informacin que se requiere para poder desarrollar el mtodo: Seleccin de un ao base Obtencin de la lista de precios de todos los artculos que componen el inventario al inicio del ao base y la lista de precios de los artculos que componen el inventario al final de cada periodo en estudio. Determinacin de los grupos del inventario Determinacin del ndice de precios de cada grupo . Procedimiento para el clculo de inventarios bajo el mtodo U.E.P.S. monetario El mtodo U.E.P.S monetario lo que pretende en si es un ajuste contable del U.E.P.S tradicional; este ajuste se debe bsicamente a los cambios en los precios y variacin de los productos que comercializa la empresa; para tener claro como realizar el calculo de la valoracin del U.E.P.S monetario, es importante definir ciertos conceptos que sern de uso frecuente. Ao base El ao base es aquel que se tomara para definir los incrementos o disminuciones de los inventarios de un periodo a otro, este concepto es de suma importancia, ya que es el punto de partida para poder realizar los clculos para la valuacin de inventarios bajo el mtodo U.E.P.S monetario. Inventario Final: Este inventario se refiere al inventario final calculado en un periodo dado, por el mtodo U.E.P.S tradicional Inventario a Precios del ao base: Este tipo de inventario se obtiene al multiplicar el inventario final por el ndice de precios; este calculo es de suma importancia para el desarrollo del mtodo U.E.P.S monetario, ya con este resultado se har una comparacin entre dos periodos y se obtendr el Inventario final bajo el mtodo U.E.P.S monetario. ndice de Precios: Es el resultado de comparar los inventarios finales de ciertos periodos con base al ao base; el calculo matemtico se obtiene multiplicando la cantidad de unidades en inventario del ao a evaluar, con los precios del mismo y los precios del ao base o ao subsiguientes al ao base; as, se obtiene los resultados de ambos periodos y se calcula la variacin que hubo entre ambos calculando as la variacin porcentual entre ambos.

Estrato (Aumento) o Disminucin entre periodos: Una vez obtenido los inventarios a precios del ao base entre dos periodos, se debe de calcular la variacin nominal de los mismos, as, por ejemplo, si el ao a evaluar obtuvo un inventario mayor que con el que se esta comparando (ao base, aos subsiguientes al ao base) este tendr un aumento en su inventario, y el estrato se debe calcular multiplicando el aumento en inventarios promedio por el ndice de precios del ao a evaluar; cabe sealar que el estrato se da solo si hay un aumento entre inventarios; sea, si el inventario del ao a evaluar es mayor al inventario del ao base o aos subsiguientes al ao base. Inventario final U.E.P.S monetario: Es el resultado al cual se desea llegar, este se obtiene sumndole el estrato obtenido del ao a evaluar con el inventario a precios del ao base del ao con que se le compara. Si envs de un estrato se determina una disminucin en el inventario a evaluar en el ao, este se le resta de igual forma para obtener el Inventario final U.E.P.S monetario. Registro contable Para cumplir con las disposiciones legales y llevar un control del monto del inventario valuado por el mtodo U.E.P.S monetario y recordando que este mtodo lo que pretende es realizar ajustes al mtodo U.E.P.S tradicional, todos los registros contables que se realicen sern ajustes a los ya realizados cuando se realizaron las valuaciones de inventarios y registro del costo de la mercadera vendida as como el impuesto sobre la renta. El registro del inventario evaluado por el mtodo U.E.P.S monetario debe de llevarse a cabo de la siguiente manera: Se debe de asignar una cuenta en la cual tenga saldos deudores y acreedores, a fin de poder realizar el asiento contable por la valuacin hecha por el mtodo U.E.P.S monetario, esta se deber de afectar todos los aos a evaluar, por lo cual, lo que se acredita y debita en un periodo debe de reversarse el siguiente periodos para poder registrar lo actual. En el caso del impuesto sobre la renta, la diferencia que se conciba como deducible de impuesto, debe realizarse como un ajuste por el monto de ms el cual no fue registrado, afectando as un gasto por impuestos diferido por la cantidad que se detecte. Esto se obtiene comparando los inventarios, el finales en libros (U.E.P.S tradicional) con el mtodo U.E.P.S monetario de un mismo periodo, esta diferencia se pude deducir del impuesto siempre y cuando la valoracin del inventario bajo el mtodo monetario sea menor al valor que tiene el inventario en libros, deducindolo segn sea la tasa impositiva aplicada.

MTODO DE PRIMERAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (PEPS). Este mtodo consiste bsicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarn aquellos productos comprados ms recientemente. En cualquiera de los mtodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno. En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compro al momento de la operacin, es decir se la de salida del inventario por el valor pagado en la compra. Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el valor en que se vendi, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de salida segn el mtodo de valuacin de inventarios manejado por la empresa.