Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Conta Bili Dad General
Conta Bili Dad General
FUNDACIN UNIVERSITARIA LUIS AMIG FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS CON NFASIS EN ECONOMA SOLIDARIA Colombia, 2008
COMIT DIRECTIVO Fray Marino Martnez Prez Rector Hernn Ospina Atehorta Vicerrector Administrativo y Financiero Director de Planeacin Jos Jaime Daz Osorio Vicerrector Acadmico Francisco Javier Acosta Gmez Secretario General
Contabilidad General Mario de Jess Cadavid Fonnegra Decana Facultad de Ciancias Administrativas, Econmicas y Contables: Mara Victoria Agudelo Vargas Correccin de estilo: SOMOS PROFESIONALES LTDA. Diseo: Colectivo Docente Facultad de Administracin Impresin: Departamento de Publicaciones FUNLAM www.funlam.edu.co TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS Medelln Colombia 2008
Contabilidad General
PROTOCOLO ACADMICO
8 10 11
Ficha tcnica...............................................................................................................10
3. UNIDADES TEMTICAS
13
14 17
20 22 24
1.3. Clasificacin de la contabilidad.........................................................................27 1.3.1. Segn el origen del capital.............................................................................27 1.3.2. Segn la clase de actividad............................................................................27 1.4. Cualidades de la informacin contable.............................................................28 1.5. Principios de contabilidad..................................................................................29 1.5.1. Entidad o ente econmico ............................................................................29 1.5.2. Equidad..........................................................................................................29 1.5.3. Continuidad o negocio en marcha.................................................................29 1.5.4. Perodo contable............................................................................................30 1.5.5. Unidad de medida..........................................................................................30 1.5.6. Valuacin o medicin....................................................................................30 1.6. Clasificacin de las empresas.............................................................................30 1.6.1. Segn su actividad.........................................................................................31 1.6.2. Segn su constitucin legal...........................................................................32 1.7. La ecuacin contable.........................................................................................36
1.8. Estados financieros............................................................................................38 1.8.1 Estados financieros de propsito general......................................................38 1.8.2. Estados financieros bsicos..........................................................................39 1.8.3. Estados financieros consolidados.................................................................39
2.1. Estado de resultados...........................................................................................42 2.1.1. Estado de resultados acumulados..................................................................44 2.1.2. Estado de resultados para una empresa de servicios.....................................45 2.1.3. Estado de resultados para una empresa comercial.........................................48 2.2. El balance general...............................................................................................51 2.2.1. Clasificacin de los activos...........................................................................52 2.2.2. Clasificacin de los pasivos..........................................................................57 2.3. Clasificacin del patrimonio..............................................................................60
Contabilidad General
3.1. La ecuacin contable..........................................................................................70 3.2. La cuenta............................................................................................................71 3.3. Naturaleza de los activos...................................................................................72 3.4. Naturaleza del pasivo y del patrimonio............................................................72 3.5. Naturaleza de los gastos.....................................................................................72 3.6. Naturaleza de los ingresos..................................................................................73
ESPECFICOS...........................................................................................................84 4.1. Efecto de los hechos econmicos.......................................................................84 4.2. La partida doble.................................................................................................86 4.2.1. Registros simples...........................................................................................87 4.2.2. Registros compuestos....................................................................................87 4.3. Libros de contabilidad........................................................................................87 4.3.1. Importancia de los libros de contabilidad......................................................88 4.3.2. Libros obligatorios de contabilidad...............................................................89 ACTIVOS CORRIENTES PASIVOS CORRIENTES......................................100 No Corrientes Patrimonio ..................................................................................101
Contabilidad General
5. TERMINACIN DEL CICLO CONTABLE. ASIENTOS DE AJUSTES (CLASES Y APLICACIONES). ASIENTOS DE CIERRE 105
5.1. Perodo contable y preparacin de estados financieros................................106 5.2. Asociacin de ingresos y gastos segn el perodo contable...........................106 5.3. Diferencia entre contabilidad de causacin y contabilidad de caja.............108 5.4. Asientos de ajuste.............................................................................................109 5.4.1. Objetivos de los asientos de ajustes.............................................................110 5.4.2. Clasificacin de los ajustes..........................................................................111 5.5. Ajustes acumulados..........................................................................................112 5.5.1. Ajustes ingresos acumulados.......................................................................112 5.5.2. Ajustes por gastos acumulados....................................................................114 5.5.3. Efecto de los ajustes acumulados en los estados financieros......................117 5.6. Ajustes diferidos................................................................................................119 5.6.1. Ajustes por ingresos diferidos.....................................................................119 5.6.2. Ajustes por gastos pagados por anticipado o por gastos diferidos..............123 5.6.3. Efecto de los ajustes diferidos sobre los estados financieros ......................128 5.7. Ajustes por depreciacin..................................................................................129 5.8. Ajustes por correccin de errores y omisiones...............................................132 5.9. Asientos de cierre..............................................................................................134 Dinmica para los asientos de cierre.....................................................................135
6.1. Qu son los estados financieros?...................................................................145 6.2. Clasificacin......................................................................................................145 Estados financieros de propsito general..............................................................145
162 174
6
BIBLIOGRAFA RECOMENDADA
175
Contabilidad General
PRESENTACIN
Apreciado estudiante, bienvenido al programa de Administracin de Empresas con nfasis en Economa Solidaria de la Fundacin Universitaria Luis Amig. Este mdulo ha sido escrito teniendo presente al estudiante que ingresa en la metodologa a distancia, la cual se constituye en uno de los nuevos retos y alternativas para la formacin de profesionales capaces de intervenir problemticas sociales contemporneas, desde la aplicacin de la ciencia y la tecnologa con criterios ticos y de calidad. La educacin a distancia responde a la necesidad de ofrecer un proceso de formacin que supere obstculos representados en grandes distancias geogrficas y escasez de tiempo de personas deseosas de tener las oportunidades de desarrollo humano que brinda la educacin superior.
Contabilidad General
Dicha metodologa exige a cada estudiante un esfuerzo investigativo, creativo e innovador soportado por la voluntad del compromiso que demanda nuestra sociedad. Por esto, para el alcance de los objetivos en este proceso formativo, ms que construir un texto, se ha tratado de presentar un instrumento de comunicacin acadmica y dinmica entre la institucin y el estudiante, en el que se diferencian dos partes fundamentales: la gua de estudio y trabajo, el mdulo de aprendizaje. La gua considera las orientaciones sobre el desarrollo del curso en cuanto define los elementos necesarios para la interlocucin entre estudiantes y asesor, describiendo en la metodologa las actividades a realizar para cada encuentro, bibliografa complementaria, proceso de evaluacin y compromisos adquiridos por el estudiante. la comprensin de los problemas potenciales en el campo administrativo. Seguros de que en dicho material se encuentran los referentes necesarios para el desarrollo de un proceso acadmico con calidad, le deseamos xitos en este nuevo ciclo de su formacin profesional. El mdulo desarrolla el contenido conceptual bsico que permite al estudiante
Contabilidad General
1. IDENTIFICACIN
Ficha tcnica
CURSO AUTOR
Contabilidad General
10
INSTITUCIN UNIDAD ACADMICA PROGRAMA PALABRAS CLAVE REA DE CONOCIMIENTO CRDITOS CIUDAD FECHA ACTUALIZACIN ADICIN DE TEMAS APROBADA POR
FUNDACIN UNIVERSITARIA LUIS AMIG FACULTAD DE ADMINISTRACIN ADMINISTRACIN ECUACIN CONTABLE BSICA TRES (3) MEDELLN AGOSTO DE 2004
2. INTENCIONALIDADES FORMATIVAS
2.1. Objetivo general
El estudiante estar en capacidad de desarrollar los procesos para la
generacin de informacin financiera, adems analizar e interpretar la informacin contenida en los estados financieros de una empresa de servicios y de una empresa comercial.
Contabilidad General
11
Reconocer la importancia de la contabilidad como un sistema bsico de informacin para las organizaciones. Conocer mediante las leyes y reglamentaciones los conceptos contables y su aplicabilidad dentro de las organizaciones Diferenciar los entes econmicos de acuerdo a su: Actividad, tamao, procedencia de su capital, dinero de los propietarios, constitucin legal. Conocer los procedimientos que se siguen dentro de un ciclo contable con respecto al registro de la informacin contable Utilizar correctamente los procedimientos contables para la
elaboracin del estado de resultados y del balance general. Conocer mediante el registro de las transacciones, el concepto de una cuenta, su clasificacin, su naturaleza y sus soportes. Desarrollar un modelo sistemtico que incluya los procedimientos normalmente utilizados en contabilidad para registrar los hechos econmicos. Presentar las actividades que tienen lugar al finalizar el perodo contable en la organizacin, las cuales permiten determinar razonablemente la utilidad del ejercicio y la situacin financiera de la organizacin: Asientos de ajuste y asientos de cierre.
Contabilidad General
12
Definir y clasificar correctamente los ajustes a realizar dentro de un proceso contable, as mismo aplicar correctamente los asientos de cierre efectuados en toda organizacin. Comprender las principales clases de estados financieros y sus elementos de acuerdo con las normas vigentes en Colombia (Decreto 2649 y 2650 de 1993)
3. UNIDADES TEMTICAS
UNIDAD 1
Introduccin a la contabilidad
UNIDAD 2
El ciclo contable estado de resultados y balance general
Contabilidad General
13
UNIDAD 3
La ecuacin contable y la naturaleza de las cuentas
UNIDAD 4
El proceso de registro de la informacin contable
UNIDAD 5
Terminacin del ciclo contable. Asientos de ajustes (clases y aplicaciones). Asientos de cierre
UNIDAD 6
Estados financieros bsicos y estados financieros de propsito especial
4. METODOLOGA GENERAL
Para garantizar el buen desarrollo del curso se establecern los criterios definidos en el Reglamento Estudiantil con relacin a evaluacin y seguimiento del portafolio personal de desempeo, entre otros. En los encuentros presenciales se har claridad sobre aquellos conceptos que han presentado alguna dificultad en los estudiantes; para ello se utilizarn explicaciones precisas sobre el tema, ejemplos y aplicacin de stos al rea administrativa. Adicionalmente, se respondern inquietudes
Contabilidad General
14
sobre los ejercicios propuestos para ser desarrollados por los estudiantes en el tiempo destinado al trabajo independiente. Para cada tema tratado se presentar bibliografa bsica, en la cual el estudiante podr ampliar y reforzar los conceptos compartidos en las asesoras presenciales. El estudiante debe realizar las actividades de forma consecuente con los encuentros presenciales, garantizando as el logro de los objetivos propuestos en el curso. Estas actividades estn distribuidas de la siguiente manera: Primer Encuentro: En ste se presenta el curso, se explica la metodologa y el sistema de evaluacin cualitativa integral, cuyo instrumento es el Portafolio Personal de Desempeo. Adicionalmente, se definen las fechas para los dems encuentros presenciales y se asumen compromisos con las temticas de la primera y segunda unidad. Segundo Encuentro: Para este espacio el estudiante debe haber conceptualizado las unidades 1 y 2. En la unidad 1, denominada Introduccin a la Contabilidad, conceptos bsicos, se desarrolla entre las pginas 24 y 38 del mdulo y los ejercicios que permiten reforzar los conceptos se presentan en las actividades de profundizacin en la pgina 160 del mdulo. Este tema puede ser ampliado en el captulo 1 de la Contabilidad Sistema de Informacin para las Organizaciones de Gonzalo Sinisterra. La unidad dos comprende El ciclo contable, el estado de resultados y el balance general la cual se describe entre las pginas 40 y 66 del mdulo, y los ejercicios a desarrollar por parte del estudiante se presentan en las actividades de profundizacin en las pginas 160 y 161. El
Contabilidad General
Informacin para las Organizaciones de Gonzalo Sinisterra en el capitulo 3. En este encuentro el alumno demostrar el logro de los objetivos propuestos a travs de una evaluacin escrita y la sustentacin de los ejercicios propuestos para las unidades uno y dos. Adems se compartir el portafolio personal de desempeo elaborado por el alumno. Tercer Encuentro: Despus de haber tenido dos encuentros presenciales, en los cuales se sentaron las bases conceptuales del curso, el estudiante debe aplicar estos conceptos a la Administracin, esto es el manejo de La ecuacin contable y la naturaleza de las cuentas correspondiente a la unidad nmero tres, est desarrollada entre las pginas 68 y 80 del mdulo, adems deben realizar los ejercicios propuestos en las actividades de finalizacin de la pgina 161del mdulo. La ampliacin de los conceptos anteriores se puede realizar en el libro Contabilidad Sistema de Informacin para Las Organizaciones en el capitulo 4. En este encuentro se realizar un seguimiento a las actividades efectuadas por el estudiante en el portafolio, se realizar una evaluacin escrita para sustentar la unidad. Cuarto Encuentro: En este encuentro el alumno debi apropiarse de todos los conceptos correspondientes al Registro de la ecuacin contable correspondiente a la unidad 4, su definicin, metodologa, aplicacin en los libros de contabilidad; est unidad se encuentra entre las pginas 82 y 101 del mdulo, la ampliacin se puede realizarse en el capitulo 5 del libro de contabilidad de Gonzalo Sinisterra. Quinto Encuentro: A estas alturas del desarrollo del curso el alumno ya debe tener claridad sobre la metodologa y el desarrollo del curso dndole la suficiente importancia a la unidad 5 correspondiente a la Terminacin del
Contabilidad General
recalcando sobre su importancia para la elaboracin de los estados financieros en las empresas, esta unidad se encuentra entre las pginas 103 y 140 del mdulo. Adicionalmente, se asume como tarea para el estudio y la realizacin de trabajo para la sexta unidad Estados financieros bsicos y estados financieros de propsito especial, dicha unidad se encuentra entre las pginas 142 y 159, adems, para la realizacin de los ejercicios propuestos correspondientes a esta unidad se encuentran entre las pginas 162 y 163. El alumno sustentar en su portafolio personal de desempeo las actividades y problemas propuestos en las pginas y del mdulo. Sexto Encuentro: En este ltimo encuentro el alumno debe tener claridad sobre las temticas desarrolladas en el curso; sin embargo, se tendr un espacio para compartir inquietudes, sentimientos, esfuerzos, alcances y logros adquiridos. Este proceso har parte de la evaluacin integral del estudiante, acompaado de la entrega y sustentacin del trabajo asignado en el quinto encuentro sobre estados financieros. Pasados 8 das el estudiante podr conocer la certificacin final del curso.
5. EVALUACIN INTEGRAL
5.1. Sistema de evaluacin
Para la fundacin Universitaria Luis Amig la evaluacin est definida como Un proceso crtico, intencionado, y sistemtico de recoleccin, anlisis, comprensin e interpretacin de informacin que permita a los actores educativos valorar el estado en que se encuentra la formacin integral de los estudiantes, por lo cual, la evaluacin se caracteriza por ser Pedaggica, integral, continua, cooperativa, de perspectiva cientfica, y de carcter tico
Contabilidad General
17
El portafolio de desempeo es el instrumento de evaluacin del estudiante; en l se deben llevar el registro y compendio de las diferentes actividades evaluativas y reflexin permanente que realiza cada estudiante sobre su proceso de formacin; tiene en cuenta las responsabilidades y compromisos acordados entre docentes y estudiantes, los avances y dificultades encontradas en el proceso, por cada estudiante, y las sugerencias de los docentes y compaeros para la obtencin de los logros propuestos. La promocin y certificacin, al finalizar el perodo acadmico se realizar con base en el artculo 80 del Reglamento estudiantil.
18
Las actividades de profundizacin permiten al estudiante reforzar los conocimientos adquiridos en cada unidad. Estas actividades se presentan en forma de talleres, los cuales requieren de soluciones puntuales para los ejercicios planteados y de interpretaciones para los resultados obtenidos.
Contabilidad General
19
INTRODUCCIN
Desde el punto de vista histrico, el clculo diferencial se desarroll en respuesta al problema de hallar la recta tangente a una curva arbitraria. Pero muy pronto fue claro que, al resolver este problema, los matemticos dispondran de un mtodo para resolver muchos problemas prcticos relacionados con la razn de cambio de una cantidad con respecto de otra. La herramienta bsica utilizada en el clculo diferencial es la derivada de una funcin. A su vez, el concepto de derivada se basa en una nocin ms fundamental: la del lmite de una funcin.
Contabilidad General
20
El mdulo de clculo diferencial se ha elaborado a partir de la compilacin de conceptos tratados por varios autores, entre ellos Arya y Lardner, S. T. Tan y Haeussler y Paul. Est conformado por cuatro unidades temticas, siendo ellas: lmites y continuidad, derivada de funciones reales, anlisis marginal y, por ltimo, optimizacin y bosquejo de curvas. En cada unidad se presentan las actividades de reconocimiento como un conjunto de elementos previos que el estudiante debe manejar, con el objeto de lograr un mayor entendimiento de los conceptos compartidos en dicha unidad.
La temtica tratada en cada unidad est desarrollada de forma didctica y secuencial, partiendo de la definicin de los conceptos, presentando las ecuaciones correspondientes, ejemplos y, finalmente, actividades de profundizacin. Al final, se presenta un estudio de caso, en el cual se ilustra, una de las tantas maneras de la aplicacin de matemticas en la Administracin; adems de algunas preguntas frecuentes, con su respectiva respuesta, que se presentan al estudiar el clculo diferencial.
Contabilidad General
21
JUSTIFICACIN
Cada vez cobra ms importancia la necesidad de tomar decisiones razonadas y creativas, tanto en las empresas como en la vida personal. Una decisin acertada se fundamenta en la calidad y oportunidad de la informacin que se emplee y del conocimiento que se disponga del objeto de la decisin. Entre las fuentes de informacin de que se dispone en las organizaciones, quiz la ms importante, la constituye la contabilidad; y es precisamente su objetivo el de proveer informacin til y oportuna a los responsables de la toma de decisiones. El propsito del presente mdulo es
Contabilidad General
22
dotar a los alumnos de los conocimientos requeridos para un uso e interpretacin adecuados de la informacin contable. Se pondr nfasis en la importancia de relacionar la contabilidad con el entorno social y el mundo de los negocios, adems proporcionar el apoyo necesario y disponible para estudiar y aprender la contabilidad. Como en la vida diaria siempre tenemos contactos prcticos con la contabilidad se pretende entonces que los alumnos basados en el reconocimiento de todos y cada uno de los principios y normas contables generalmente profesional. aceptados resuelvan en forma prctica las diferentes situaciones contables que se puedan presentar en el desarrollo de su vida
Contabilidad General
23
1. INTRODUCCIN A LA CONTABILIDAD
OBJETIVOS GENERAL Introducir un conjunto normas, de conceptos, definiciones, caractersticas,
24
1. Reconocer
la
importancia
de
la
contabilidad como un sistema bsico de informacin para las organizaciones. 2. Valorar los objetivos y la importancia
contable en la toma de decisiones. 3. Conocer los diferentes definidas tipos segn de sus
organizaciones
legal de los entes econmicos, a partir de sus actividades y caractersticas jurdicocontables. 5. Conocer las normas bsicas que regulan la contabilidad en general. 1.1. Definicin de contabilidad
Se define la contabilidad como el sistema de informacin cuyas funciones son recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar y evaluar, en trminos monetarios, y de forma clara, completa y fidedigna, las operaciones y transacciones de una empresa.
Contabilidad General
25
Contabilidad General
26
A los empleados y organizaciones sindicales, quienes necesitan informacin contable de la empresa, que les permita fundamentar sus peticiones laborales y llegar as a acuerdos con sus empleadores.
1.3.2. Segn la clase de actividad La contabilidad tambin puede clasificarse de acuerdo con la actividad econmica desarrollada por la empresa: Comercial, si se registran las operaciones de empresas o negocios dedicados a la compra y venta de bienes o mercancas, sin ningn proceso adicional de transformacin de stas.
Contabilidad General
27
Industrial o de costos, si registra las operaciones de empresas dedicadas a la fabricacin o elaboracin de productos mediante la transformacin de materias primas, permitiendo determinar los costos unitarios de produccin o de explotacin.
Servicios, si registra las operaciones de empresas dedicadas a la venta y prestacin de servicios, o a la venta de capacidad profesional.
Utilidad: la informacin debe ser relevante ante la necesidad de tomar decisiones; confiable, libre de errores y de sesgos para que los usuarios puedan ver en ella la imagen fiel de los hechos o transacciones realizadas.
Comparabilidad: la informacin debe prepararse y presentarse sobre bases uniformes que permitan comparar los resultados a lo largo del tiempo.
Contabilidad General
28
1.5.2. Equidad La contabilidad y la informacin contable deben basarse en la equidad; es decir, el registro de los hechos econmicos y la informacin sobre los mismos han de fundarse en la igualdad y la justicia para todos los sectores, sin favorecer a ninguno en particular. 1.5.3. Continuidad o negocio en marcha
Contabilidad General
29
Este principio supone que todo negocio opera sin interrupcin desde su inicio, salvo especificacin en contrario, pensando que los dueos invierten su capital con el convencimiento de que la empresa tendr una vida lo suficientemente larga, que les permita recuperar su inversin y generar utilidades. 1.5.4. Perodo contable Ante la necesidad de toma de decisiones, deben hacerse cortes convencionales que permitan enfrentar los ingresos de un perodo con sus costos y gastos correspondientes y el tiempo transcurrido entre la emisin de una informacin y la otra. Por ejemplo, las empresas pueden tener cortes de informacin mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual. 1.5.5. Unidad de medida Los recursos de la empresa y los hechos econmicos deben manejarse con la misma unidad de medida monetaria funcional. Se entiende como funcional el signo monetario del medio econmico en el cual la empresa recibe efectivo y lo usa. 1.5.6. Valuacin o medicin Los hechos econmicos que el proceso contable cuantifica se registran al costo; es decir, la adquisicin de activos est conformada por su precio ms todos los costos y gastos ocurridos en su adquisicin
Contabilidad General
30
De acuerdo con el artculo 25 del Cdigo de Comercio por empresa se entiende toda actividad econmica organizada para la produccin, transformacin, circulacin, administracin o custodia de bienes, o destinada a la prestacin de servicios. De acuerdo con la actividad econmica que desarrollen, los entes econmicos se suelen clasificar de la siguiente manera: 1.6.1. Segn su actividad Agropecuarias: aquellas que se dedican a actividades de agricultura y ganadera. Pertenecen al sector primario de la economa; por ejemplo: granjas agrcolas, porcinas, haciendas agrcolas. Mineras: empresas cuyo objetivo primordial es la explotacin de los recursos del subsuelo. Ejemplo: empresas petroleras, aurferas, piedras preciosas y otros minerales. Industriales: aquellas empresas dedicadas a la compra de materias primas para transformarlas en nuevos productos que ms tarde sern vendidos al consumidor final. En este proceso de manufactura intervienen recursos humanos, maquinarias y equipos. Estas empresas pertenecen al sector secundario de la economa. Comerciales: se dedican a la compra y venta de productos, sin transformar o cambiar las caractersticas iniciales del mismo. Por lo
Contabilidad General
31
general, este grupo de empresas o negocios compra directamente a los productores o mayoristas con el fin de reducir sus costos de operacin; por ejemplo: empresas distribuidoras, almacenes de cadena. Servicios: su actividad econmica es vender servicios o capacidad profesional, es decir productos intangibles; por ejemplo centros de educacin, agencias de viajes, equipos profesionales de ftbol, bancos, centros hospitalarios.
1.6.2. Segn su constitucin legal De acuerdo con la constitucin legal de un ente econmico o empresa, sta puede clasificarse en: empresa unipersonal y empresa multipersonal. Empresa unipersonal. Segn la ley 222 de 1995, con la cual se reform el Cdigo de Comercio, una persona natural o jurdica que rena las calidades requeridas para ejercer el comercio, podr destinar parte de sus activos para la realizacin de una o varias
Contabilidad General
inscrita en el registro mercantil, constituye una persona jurdica. La responsabilidad del propietario est limitada al valor de los bienes aportados, el respaldo de la empresa es el aporte del propietario; la razn social debe estar seguida de la expresin empresa unipersonal o de la sigla EU. Empresa multipersonal. Como su nombre lo indica, son empresas que pertenecen a varios propietarios, razn por la cual recibe el nombre de sociedades. stas se pueden clasificar en: sociedades por cuotas o partes de inters y sociedades por acciones. Las sociedades por cuotas son de tres tipos: colectivas, de
responsabilidad limitada y en comandita simple. Los principales aspectos legales y contables que rigen cada una de estas sociedades son:
- Sociedad colectiva: es la sociedad formada por dos o ms personas llamadas socios colectivos, que administran la empresa ante otras personas (terceros), en forma personal, ilimitada y solidariamente, La razn social se forma de los apellidos de todos los socios, o de algunos de ellos, con la agregacin de las expresiones y compaa, hermanos e hijos u otra anloga; cuando no incluye los apellidos de todos los socios. Existe diferencia jurdica y contable entre la sociedad y los propietarios.
Contabilidad General
33
- De responsabilidad limitada: esta sociedad debe tener por lo menos dos socios capitalistas, y el nmero de socios no debe exceder de veinticinco. En las empresas de responsabilidad limitada los socios responden hasta por el monto de sus aportes. En los estatutos se puede responden hasta por el monto de sus aportes; no obstante, en los estatutos, pueden estipular, para todos o para algunos de ellos, una mayor responsabilidad, expresndose su naturaleza, duracin, cuanta y modalidades. El capital social debe estar pagado en su totalidad al constituirse la sociedad y debe dividirse en cuotas de igual valor cada una. La sociedad girar bajo una denominacin o razn social y debe estar seguida de la palabra limitada o de su abreviatura Ltda., y en caso de no aparecer, la responsabilidad de los socios se asimilar a los de la colectiva. De sus utilidades anuales, la sociedad est obligada a constituir una reserva legal del 10%, hasta completar el 50% de su capital. La administracin, al igual que en las colectivas, puede ser ejercida por todos y cada uno de los socios, pero la junta de socios podr delegar la representacin y la administracin en un gerente. - En comandita simple: para su constitucin se requieren dos tipos de socios: colectivos y comanditarios. Los colectivos, llamados tambin gestores, comprometen solidaria e ilimitadamente su responsabilidad por las operaciones de la sociedad. Los comanditarios o capitalistas limitan su responsabilidad de acuerdo con sus respectivos aportes. La constitucin es idntica a las sociedades antes mencionadas. La razn social se forma con el nombre completo o el apellido de uno o ms socios gestores, y se agrega la expresin y
Contabilidad General
administracin de la sociedad corresponde a los socios gestores, directamente o por delegacin, pudiendo estos ltimos delegarla en los comanditarios mediante un poder. Las utilidades se distribuyen se distribuyen entre los socios gestores y comanditarios tal como se estipule en la escritura de constitucin. Las sociedades por acciones se subdividen e dos tipos: comanditas por acciones y sociedad annima. - En comanditas por acciones: al igual que la sociedad en comandita simple, sta requiere dos tipos de socios: colectivos y comanditarios; estos ltimos con un mnimo de cinco accionistas. Los primeros comprometen solidaria e ilimitadamente su responsabilidad por las operaciones sociales, y los segundos limitan la responsabilidad a sus aportes. La razn social se forma con el nombre completo o el apellido de uno o ms socios colectivos, agregando la expresin y compaa o la abreviatura & Ca., seguida de las palabras Sociedad Comanditaria por Acciones o la abreviatura SCA, el capital social debe estar representado en ttulos de igual valor. Al constituirse la sociedad se debe suscribir por lo menos el 50% de las acciones en que se divide el capital autorizado, y pagar por lo menos la tercera parte del valor de cada accin suscrita. La sociedad debe apropiar un 10% de las utilidades lquidas de cada ejercicio contable como reserva legal, hasta completar el 50% del capital suscrito. - Sociedad annima: este tipo de sociedad, tambin conocida con el nombre de Corporacin, requiere para su constitucin un mnimo de
Contabilidad General
35
cinco socios o accionistas. El capital de la sociedad se divide en cuotas de igual valor que se representan en ttulos negociables. La responsabilidad de los socios se limita nicamente a sus respectivos aportes de capital La sociedad annima tendr una denominacin que haga referencia a las actividades de la empresa, seguida de las palabras sociedad annima o de las letras S.A.. Si en la razn social no se anuncian las palabras anteriores, los administradores responden solidariamente por las operaciones de la sociedad. Al constituirse la sociedad se debe suscribir por lo menos el 50% de las acciones en que se divide el capital autorizado y se debe pagar al menos la tercera parte del valor de cada accin, la cual se considera indivisible. Las acciones pueden ser al portador o nominativas, y deben permanecer como nominativas hasta tanto se haya pagado su totalidad. El plazo mximo para el pago del saldo pendiente es de un ao.
36
Esta expresin matemtica conocida como ecuacin contable, seala que todos los bienes de propiedad de la empresa provienen de dos fuentes: Las personas naturales o jurdicas que otorgan crdito al negocio, y los propietarios que aportan capital. Los recursos o propiedades que tiene la empresa para cumplir con sus operaciones o desarrollar su actividad econmica se denominan Activos. Sus obligaciones con terceras personas (acreedores, proveedores, gobierno, empleados y trabajadores) se definen como Pasivos, y el derecho de los propietarios en los activos se define como Patrimonio.
37
Contabilidad General
38
1.8.2. Estados financieros bsicos Se denominan estados financieros bsicos a aquellos que obligatoriamente debe preparar y presentar una empresa para el perodo contable anual. Son estados financieros bsicos los siguientes: Balance general Estado de resultados Estado de cambios en el patrimonio Estado de cambios en la situacin financiera Estado de flujo de efectivo 1.8.3. Estados financieros consolidados Los estados financieros consolidados son aquellos que presentan la situacin financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y los flujos de efectivo de un ente econmico matriz y sus subordinados, como si fuesen una sola empresa.
Contabilidad General
39
Contabilidad General
40
principales elementos
estados
acuerdo
normas
vigentes en Colombia. ESPECFICOS 1. Presentar los elementos que conforman los estados financieros. 2. Clasificar los estados financieros de
acuerdo con las caractersticas de los usuarios a quienes se dirigen. 3. Comprender las normas bsicas para la preparacin y elaboracin de los estados financieros. 4. Establecer modelos de presentacin de los estados financieros.
Contabilidad General
41
5. Resaltar la importancia de los estados financieros informacin econmico usuarios. 2.1. Estado de resultados
Denominado anteriormente como estado de prdidas y ganancias, el estado de resultados es una de las herramientas financieras ms importantes para evaluar la gestin econmica de una organizacin, as como una importante gua en el proceso de toma de decisiones gerenciales. El estado de resultados resume todas las transacciones correspondientes a los ingresos generados por el ente econmico, as como los costos y gastos en que se ha incurrido a lo largo de un perodo contable. De la diferencia entre los dos conceptos anteriores se obtiene la utilidad o prdida lograda por la empresa durante el perodo. Para la elaboracin de este estado de resultados, debe aplicarse el principio de causacin (cuando se incurran) para todos los costos y gastos, y los ingresos deben reconocerse cuando se hayan realizado, a fin de obtener un resultado justo. El estado de resultados est conformado por un grupo de cuentas denominadas nominales o transitorias porque solamente perodo contable que se est elaborando. pertenecen al
como para
medio
de de
contable
diferentes
Contabilidad General
42
resultados se inicia con los ingresos operacionales provenientes de la venta de bienes o servicios. A stos se les debe deducir las devoluciones, rebajas y descuentos concedidos, con el fin de obtener los ingresos netos del perodo. Para calcular la utilidad generada por las operaciones del ente econmico, durante la vigencia fiscal, a los ingresos netos se les resta los costos y gastos operacionales de administracin y ventas. Si a la utilidad operacional se le adicionan los ingresos no operacionales y se le deducen los gastos no operacionales, se obtiene la utilidad antes del impuesto de renta correspondiente. Finalmente, a partir de esta ltima utilidad debe estimarse el impuesto de renta, con el fin de obtener la utilidad del ejercicio. A continuacin se describen los principales componentes del estado de resultados: Ingresos operacionales. Corresponden a los ingresos generados por la venta de bienes o servicios. Costos. Erogaciones o cargos asociados directamente con la
produccin de bienes y servicios y de los cuales se generan ingresos. Gastos operacionales. Erogaciones o desembolsos de dinero causados en las actividades de administracin y comercializacin de la empresa. Ingresos no operacionales. Ingresos generados por actividades diferentes del objeto social de la empresa.
Contabilidad General
43
Gastos no operacionales. Erogaciones de dinero realizadas por la empresa en actividades que no corresponden directamente al objeto social.
Costo de venta. Valor de adquisicin o produccin de los bienes vendidos por la empresa.
Costo: Desembolso o erogacin de dinero que es capitalizable, es decir, regresa a la empresa cuando se efecta la venta del producto.
Debido a algunas diferencias que se presentan en la estructura del estado de resultados para empresas de servicios y vendedoras de productos tangibles, a continuacin se ilustrar sobre los estados de resultados, tpicos para cada una de las actividades econmicas. 2.1.1. Estado de resultados acumulados Denominado cuenta historia de la empresa, muestra las variaciones en cuenta de las ganancias y prdidas, perodo tras perodo, su valor final debe ir al balance general en las cuentas del patrimonio. Este estado se compone de la siguiente manera:
= Ganancias acumuladas
$ xxx
2.1.2. Estado de resultados para una empresa de servicios Ingresos operacionales (por venta de servicios) - Gastos operacionales Nmina Servicios pblicos Papelera Mantenimiento Seguros Arrendamientos Intereses Depreciaciones Publicidad = Utilidad operacional + Otros ingresos no operacionales Intereses Arrendamientos Asesoras Capacitaciones Descuentos $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx ($ xxx) 45 $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxxx $ xxx $ xxxx ($ xxx)
Ejemplo prctico Los siguientes datos fueron suministrados por el contador de Inmobiliaria Servibuga y corresponden a las operaciones realizadas por el ente econmico durante diciembre de ao 200X. Todos los valores estn dados en miles de pesos. Se pide elaborar el estado de resultados. Ingresos por servicios Ingresos por Intereses Utilidad en venta de activos Gasto servicios pblicos Gasto depreciacin Gasto impuesto predial Gasto asesoras Gasto Reparacin Gasto nmina Gasto arrendamiento Gasto reparacin Gasto mantenimiento Gasto honorarios Gasto seguros
Contabilidad General
$56.500 $2.435 $1.250 $952 $1.360 $3.575 $2.125 $645 $29.350 $3.070 $300 $540 $1.750 $665 46
$625 $1.520
ESTADO DE RESULTADOS INMOBILIARIA SERVIBUGA - DICIEMBRE DE 200X Ingresos x servicios - Gastos operacionales Nmina Arrendamiento Servicios pblicos Mantenimiento Depreciacin Honorarios Impuesto predial Seguros = Utilidad operacional + Otros ingresos no operacionales Utilidad venta activos Intereses Asesoras Reparacin Asesoras
Contabilidad General
$56.500 ($41.262) $29.350 $3.070 $952 $540 $1.360 $1.750 $3.575 $665 $15.238 $4.310 $1.250 $2.435 $625 ($3.945) $300 $2.125 47
Intereses
$ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxx $ xxxx $ xxx $ xxx
48
Asesoras Capacitaciones - Otros gastos no operacionales Intereses Arrendamientos Reparaciones = Utilidad antes de Impuestos - % Estimado de Impuestos = Utilidad neta perodo
Ejemplo prctico La presente informacin, suministrada por el contador de almacenes la Victoria, corresponde a enero de 200X y sus valores estn dados en miles de pesos. Se pide elaborar el estado de resultados. Costo mercanca vendida Gasto servicios pblicos Ingresos por intereses Ingresos por arrendamiento Gasto publicidad Gasto mantenimiento Gasto depreciacin Descuentos Ingresos por venta de mercanca Gasto reparacin Gasto papelera Gasto nmina Gasto empaques Gasto intereses
Contabilidad General
$46.800 $3.290 $1.300 $2.600 $2.450 $1.200 $987 $3.200 $90.000 $1.480 $1.540 $12.370 $4.670 $1.300 49
$2.000 $2.600
ESTADO DE RESULTADOS ALMACENES LA VICTORIA. ENERO DE 200X Ingresos por venta de mercanca - Devoluciones en ventas - Descuentos en ventas = Ventas netas - Costo mercanca vendida = Utilidad bruta en ventas - Gastos operacionales Servicios pblicos Papelera Gasto nmina Publicidad Empaques Mantenimiento Depreciacin Seguro = Utilidad operacional + Otros ingresos no operacionales
Contabilidad General
$3.290 $1.540 $12.370 $2.450 $4.670 $1.200 $987 $2.000 $8.893 $3.900 50
Contabilidad General
51
a. Activo. Es la representacin financiera de un recurso obtenido por el ente econmico como resultado de eventos pasados, de cuya utilizacin se espera fluyan beneficios futuros. b. Pasivo. Es la representacin financiera de una obligacin presente del ente econmico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se debern transferir recursos o proveer servicios a otros entes. c. Patrimonio. Es el valor residual de los activos del ente econmico, despus de deducir todos sus pasivos. El balance general debe presentarse, debidamente clasificado en parte corriente y no corriente, dependiendo de la realizacin de los activos y exigibilidad de los pasivos, conforme con las normas vigentes sobre presentacin y revelacin de estados financieros. 2.2.1. Clasificacin de los activos Los activos de un ente econmico se clasifican de la siguiente manera: Activos corrientes. Comprenden el disponible y todas aquellas partidas o cuentas que se pueden realizar, vender o consumir en un perodo de tiempo no mayor a un ao. Los activos corrientes se consignan en el balance general, por orden de liquidez, y las cuentas que los componen son:
Contabilidad General
52
- Caja. Esta cuenta representa el dinero en efectivo o en cheques de propiedad de la entidad, en moneda corriente o en moneda extranjera disponible en forma inmediata; es la cuenta o partida ms liquida de la entidad, puesto que est representada por la moneda circulante o por cheques aceptados como medio de intercambio en la compra venta de bienes o servicios. - Bancos. Esta cuenta registra el valor de los depsitos, constituidos por el ente econmico, en moneda nacional y extranjera, en bancos del pas y del exterior. Para el caso de las cuentas bancarias posedas en el exterior, se debe efectuar la conversin a la tasa de cambio del mercado al cierre del perodo. - Cuentas por cobrar. Comprende el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor de la empresa, incluidas las comerciales y no comerciales. Las cuentas por cobrar se pueden clasificar as: cuentas por cobrar a clientes, cuentas por cobrar a empleados, cuentas por cobrar a socios y accionistas, cuentas por cobrar a casa matriz, cuentas por cobrar a vinculados econmicos, aportes por cobrar, anticipos y avances. - Documentos por cobrar. Deudas a cargo de terceros y a favor de la empresa que cuentan con el respaldo de un documento financiero, por ejemplo, letras, pagars, cheques posfechados, avales financieros. - Inversiones. Esta cuenta registra las inversiones de carcter temporal o permanente que realiza la entidad, en acciones, cuotas o
Contabilidad General
cualquier otro documento negociable, adquirido por el ente econmico con la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez, establecer relaciones econmicas con otras entidades o para cumplir con disposiciones legales o reglamentarias. - Inventarios. Esta cuenta registra el valor de los bienes adquiridos por el ente econmico, para la venta, y que no sufren ningn proceso de transformacin o adicin. Segn la actividad econmica desarrollada por el ente econmico, los inventarios se dividen en: inventario de mercancas, de productos en proceso, de materias primas, de productos terminados. - Gastos pagados por anticipado o gastos prepagados. Son los desembolsos de dinero que el ente econmico realiza anticipadamente para hacer uso de un bien o de un servicio en el futuro; su amortizacin debe darse al final de cada perodo contable mediante los asientos de ajuste, lo cual los convierte en gastos del perodo respectivo. - Cargos diferidos. Son los desembolsos de dinero que realiza la empresa para efectuar gastos preoperacionales de los cuales se espera rendimiento en el futuro. Activos no corrientes. Propiedad, planta y equipo. Estn constituidos por todos aquellos activos tangibles, adquiridos o construidos por ente econmico, o que se encuentren en proceso de construccin, y tienen como objetivo utilizarse en forma permanente
Contabilidad General
54
para la produccin de bienes y servicios o para arrendarlos o usarlos en la administracin. Estos activos no son adquiridos con el propsito de venderlos en el curso normal de los negocios y, generalmente, tienen una vida til superior a un ao. Las cuentas que componen los activos no corrientes son las siguientes:
- Terrenos. Representa el valor de todos los terrenos que posee la empresa; es un activo no depreciable, tiene vida til ilimitada, y son agotables cuando dentro de ellos se encuentran recursos naturales no renovables. - Edificios. Representan el valor de todos los bienes races que posee la empresa. Es un bien depreciable, que posee una vida til de 20 aos. - Maquinarias. Representan el valor de las maquinas utilizadas por la empresa en la fabricacin de bienes o servicios. Son activos depreciables que poseen una vida til de 10 aos. - Muebles y enseres. Activos depreciables que poseen una vida til de 10 aos. . - Equipos de oficina. Activos depreciables que poseen una vida til de 10 aos.
Contabilidad General
55
- Vehculos. Representan el valor de todo el equipo automotor que se tenga en la empresa; es un activo depreciable que posee una vida til de 5 aos. - Equipos de cmputo. Activo depreciable que poseen una vida til de 5 aos. Todos los activos pertenecientes a propiedad, planta y equipos, con excepcin de los terrenos, deben ir acompaados de una cuenta que se denomina depreciacin acumulada. Se denomina depreciacin al desgaste o prdida de valor que sufre un activo como consecuencia del deterioro causado por la accin de factores naturales, el uso, el abuso o por obsolescencia por los avances tecnolgicos, La depreciacin se debe calcular para un perodo anual y luego se busca el valor mensual. Aunque existen varios mtodos de depreciacin, el ms comercial y ms usado es el mtodo de depreciacin por lnea recta que se calcula de la siguiente manera:
Contabilidad General
56
Activos intangibles. Son aquellos que no tienen presencia fsica pero producen una gran rentabilidad para la empresa. Dentro del grupo de activos intangibles se tienen los siguientes: el crdito mercantil o good will, las patentes, las marcas, los derechos de autor, el know how, las franquicias y las concesiones.
2.2.2. Clasificacin de los pasivos Los pasivos de un ente econmico se clasifican de la siguiente manera: Pasivos corrientes. Esta categora incluye todas las obligaciones que deben ser canceladas en un trmino de tiempo no mayor a un ao. Los pasivos corrientes se clasifican en el balance general de acuerdo con su exigibilidad, y las cuentas que los componen son las siguientes: Obligaciones bancarias u obligaciones financieras. Representan todos los prstamos a corto plazo que las entidades obtienen de bancos nacionales o extranjeros o de otras instituciones financieras. Proveedores. Se refieren a las obligaciones, a cargo del ente econmico, por concepto de la adquisicin de bienes y/o servicios para la fabricacin o comercializacin de los productos para la venta, en desarrollo de las operaciones relacionadas directamente con el objeto social.
Contabilidad General
57
Cuentas por pagar. Comprenden las obligaciones contradas por el ente econmico a favor de terceros diferentes a proveedores y obligaciones financieras.
Documentos por pagar. Su saldo representa el valor adeudado por la empresa a una entidad bancaria o financiera que origina un documento financiero que sirve de apoyo jurdico para el cobro futuro de la obligacin.
Dividendos o participaciones por pagar. Representan las utilidades que corresponden a los socios de la empresa. La asamblea general de accionistas o junta de socios es el ente al que corresponde la declaracin de dividendos, con base en las utilidades obtenidas en el perodo.
Impuestos gravmenes y tasas por pagar. Esta cuenta corresponde al valor de los gravmenes e impuestos de carcter general y obligaciones a favor del Estado. Se calculan con base en liquidaciones privadas del ente o empresa, de acuerdo con las bases impositivas determinadas previamente por el Estado.
Prestaciones sociales por pagar. Son los valores que la empresa adeuda a todos aquellos trabajadores y empleados que no se acogieron al rgimen de la ley 50 de 1990. Las prestaciones sociales
Contabilidad General
58
son los beneficios que establece la ley, con el fin de mejorar el nivel de vida de los trabajadores. Pasivos diferidos o ingresos recibidos por anticipado.
Representan los valores cobrados por anticipado que le exigen a la empresa la prestacin de un servicio o la entrega futura de mercanca. Las obligaciones que generan los pasivos diferidos no se refieren a un futuro pago de dinero sino a la venta posterior de bienes o servicios.
Pasivos estimados Aquellos pasivos por obligaciones que se sabe que existen, pero cuyo valor exacto slo se determinar en el futuro, se conocen con el nombre de pasivos estimados. El pasivo se crea por un valor estimado y cualquier diferencia entre el pasivo estimado y el pasivo realmente pagado origina un ajuste. Pasivos largo plazo Son las obligaciones contradas por la empresa, con terceras personas, y que se deben cancelar en un perodo de tiempo superior a un ao. Las cuentas que componen estos pasivos son las siguientes:
Contabilidad General
59
Obligaciones bancarias a ms de un ao. Son obligaciones contradas por la empresa a largo plazo con entidades bancarias y financieras. Por lo general se utilizan para capitalizacin, reposicin de maquinarias y construcciones.
Documentos por pagar a ms de un ao. Deudas contradas por la empresa a largo plazo y que cuentan con el respaldo de un documento financiero.
Hipotecas por pagar. Deudas contradas por la empresa las cuales tienen como respaldo sus activos.
Cesantas consolidadas. Dinero que la empresa adeuda a todos aquellos trabajadores y empleados que no se acogieron al rgimen de la ley 50 de 1990; no se consigna en fondo alguno y es manejado por le empresa.
Contabilidad General
60
Las cuentas que componen el patrimonio se pueden clasificar de la siguiente manera: 2.3.1. El capital El capital puede estar compuesto por los aportes sociales, en dinero o en especie, hechos por los socios en una sociedad de personas en el momento de constituirse el ente econmico. Tambin puede estar compuesto por el valor de los derechos reales o personales, bienes muebles o inmuebles, corporales o incorporales, apreciables en dinero, que la persona natural ha destinado para el ejercicio de las actividades del ente econmico.
Otro componente del capital puede ser el capital autorizado que es el valor acordado por los accionistas y que debe constar nominal y otras caractersticas de las acciones. 2.3.2. Reservas Representan una forma de apropiacin de las utilidades de las empresas para satisfacer requerimientos de diferente naturaleza y son tomadas de las utilidades lquidas de ejercicios anteriores. Las normas vigentes contemplan tres tipos de reservas: obligatorias, estatutarias y ocasionales. 2.3.3. Ganancias acumuladas en la escritura de constitucin o de reforma; al respecto se debe determinar el nmero, valor
Contabilidad General
61
Su valor proviene del resultado final del estado de resultados. Este valor est compuesto por las utilidades de perodos anteriores ms la utilidad neta del perodo actual.
Pasivos Corrientes $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx Obligaciones bancarias Proveedores CxP DxP Dividendos x pagar Impuestos x pagar Prestac. sociales x pagar Pasivos diferidos Total pasivos corrientes Largo plazo $xxx Obligaciones bancarias +1 $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx
62
Propiedad-planta-equipo Terrenos Edificios Deprec. acum, (xxx) Maquinarias Deprec. Acum. (xxx) Muebles y enseres Deprec. acum. (xxx) Equipos de oficina Deprec. acum. (xxx) Vehculos Deprec. acum. (xxx) Equipo de cmputo Deprec. acum. (xxx) Total activos no ctes. Activos intangibles Total activos $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx $xxx
Documentos x pagar + 1 Hipotecas por pagar Cesantas consolidadas Total pasivos largo plazo Total pasivos
Patrimonio
Capital Reservas Ganancia acumuladas Total patrimonio $xxx $xxx $xxx $xxx
Pasivo + patrimonio
$xxx
Ejemplo prctico Dadas las siguientes cuentas presentadas por la compaa de servicios A sus rdenes correspondientes a febrero, se pide clasificarlas y luego realizar el balance general: Cuentas cobrar Cuentas x pagar Cesantas x pagar Ganan. acumuladas Deprec. acum. equipo Documentos x cobrar Deprec. acum. edificio
Contabilidad General
Impuestos x pagar D x P largo plazo Edificios Bancos Capital Terrenos Equipo Inventarios Hipotecas x P Seg. prepagado
$4.200 $345.000 $570.000 $358.500 $750.000 $336.000 $525.000 $390.000 $390.000 $336.500
BALANCE GENERAL COMPAA A SUS RDENES FEBRERO DE 200X Activos Corrientes Bancos Cuentas x cobrar Documen. x cobrar Inventarios Seg. prepagado Total activo Cte. No Corrientes Terreno
Contabilidad General
Pasivos Corrientes $358.500 $408.000 $462.000 $390.000 $336.500 $1.955.000 $336.000 Cuentas x pagar Impuestos X P Cesantas x P Total pasivo Cte. Largo plazo Documentos x P Hipotecas x P Total largo plazo $345.000 $390.000 $735.000 64 $345.800 $4.200 $354.000 $704.000
Ejemplo prctico La compaa de Asesoras el Buen Cliente le presenta los siguientes datos correspondientes a mayo de 200X, para preparar estado de resultados, estado de resultados acumulados y balance general. Caja Inventario Gasto publicidad Gasto inters Obligac. bancarias Reservas Edificio
Contabilidad General
Gasto nmina Ingresos x asesoras Gasto reparaciones Gasto Intereses Bancos Pasivos diferidos Cargos diferidos
Muebles y enseres Cuentas x pagar Dep. acum. edificio Documentos x pagar Vehculo Dep. acum. M y E Gasto servi. pblicos Ingresos x servicios
Gasto mantenimiento Cuentas x cobrar Cesantas x pagar Capital Dep. acum. vehculo Ganancia acumulada Gasto papelera Inversiones
ESTADO DE RESULTADOS ASESORAS EL BUEN CLIENTE MAYO 200X Ingresos x Servicios - Gastos operacionales Publicidad Inters Servipblicos Nmina Mantenimiento Papelera $310 $1.050 $1.080 $4.200 $200 $450 $3.010 $510 66 $10.300 ($7.290)
Asesoras Reparaciones
- Otros gastos no operacionales = Utilidad antes de Impuestos - % Estimado de impuestos (38.5%) = Utilidad neta perodo
ESTADO DE RESULTADOS ACUMULADOS ASESORAS EL BUEN CLIENTE MAYO 200X Saldo perodo anterior + Utilidad neta perodo - Dividendos declarados = Ganancias acumuladas $860 $1.845 $ 0 $2.705
BALANCE GENERAL ASESORAS EL BUEN CLIENTE MAYO 200X Activos Corrientes Caja Bancos Cuentas x cobrar Inversiones Inventario Cargos diferidos Total activos Ctes. No corrientes
Contabilidad General
Pasivos Corrientes $ 560 $1.340 $5.120 $9.040 $3.815 $978 $20.853 Obligaciones bancarias Cuentas x pagar Documento x pagar Impuestos x pagar Cesantas x pagar Pasivo diferido Total pasivos Ctes Largo plazo $4.600 $2.500 $1.960 $1.155 $5.700 $2.400 $18.315 0 67
Propiedad-planta-equipos Edificios Dep. acum. ($3.400) Muebles y enseres Dep. acum. ($870) Vehculo Dep. acum. ($1.250) Total activo no Cte. TOTAL ACTIVOS $9.500 $6.100 x $3.000 $2.130 x $4.700 $3.450 x $11.680 $32.533
Total pasivos Patrimonio Capital Reservas Ganancias acumuladas Total patrimonio Pasivo +patrimonio
Contabilidad General
68
69
1. Comprender contable.
manejar
la
ecuacin
2. Definir lo que es una cuenta. 3. Conocer las cuentas de naturaleza dbito del balance general. 4. Clasificar las cuentas del pasivo y del patrimonio de acuerdo con su naturaleza. 5. Identificar los elementos dbito y crdito que componen los estados de resultados. 3.1. La ecuacin contable
La ecuacin contable es el argumento principal para que las empresas puedan suministrar la informacin necesaria a todos sus usuarios tanto internos como externos. En la composicin de la ecuacin contable se encuentra que, en el lado izquierdo, figuran todos los recursos y propiedades que posee la empresa para el desarrollo de su objeto social y, en el lado derecho, la participacin de los proveedores, acreedores y los propietarios del negocio o empresa.
Contabilidad General
70
Debe existir un perfecto equilibrio entre las propiedades y los derechos de los dueos y de terceros.
3.2. La cuenta
En su forma ms sencilla, un hecho econmico implica un cambio en la ecuacin contable, por aumentos o disminuciones en los renglones que componen los estados financieros. El sistema de contabilidad exige la utilizacin un registro separado para el activo inventario de mercancas, en el que se muestren los aumentos en las mercancas por las compras y su disminucin como resultado de las ventas, y que al final del perodo seale la existencia de mercancas que deben figurar en el balance general. Debe emplearse registros similares para cada una de las partidas de los estados financieros; el formato en el que registran los aumentos y disminuciones se denomina Cuenta. La cuenta puede representarse de mltiples formas; lo importante es que permita efectuar las mediciones monetarias de los aumentos y disminuciones, y que adicionalmente posibilite determinar con facilidad la diferencia, es decir, el saldo. El conjunto de cuentas se llama libro mayor. Para comprender los conceptos contables se suele partir de un sistema contable manual. Esquemticamente y para fines didcticos, una cuenta se asemeja a una letra T y, por consiguiente, se denomina cuenta T. Los componentes de la cuenta T son el nombre o ttulo de la cuenta, el lado izquierdo, el lado derecho y el saldo. El nombre corresponde a cualquiera de las partidas que conforman los estados financieros (activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos). El ttulo se anota encima de la lnea
Contabilidad General
71
horizontal. El lado izquierdo se conoce como dbito, cargo o debe; el lado derecho se denomina crdito, haber o abono. A la diferencia entre ambos lados (izquierdo y derecho) se le llama saldo. A continuacin se ilustra una cuenta T.
72
Los gastos en su naturaleza se asemejan a los activos, es decir, su dinmica dice que aumentan en el dbito y disminuyen en el crdito.
Disminuyen -
Como el lado izquierdo de una cuenta se conoce como dbito, cualquier valor registrado en ese lado se denomina asiento o registro dbito, y puesto que el lado derecho se denomina crdito, cualquier cifra registrada all recibe el nombre de asiento o registro crdito. La ecuacin contable, ampliada en trminos de la naturaleza de las cuentas, se puede formular de la siguiente manera:
Contabilidad General
73
La nueva ecuacin as formulada recibe el nombre de balance de prueba, el cual se puede definir como la operacin contable que se debe realizar antes de efectuar los estados financieros. Ejemplo prctico Para visualizar el aumento o disminucin de las cuentas que componen el balance general las cuales son de naturaleza dbito y naturaleza crdito realizar el siguiente ejercicio: Transaccin 1: Asesoras y consultoras recibe $4.000.000 en cheque como aporte de capital de sus socios.
Las cuentas afectadas son: bancos y capital. El activo bancos aumenta en $4.000.000. Un incremento en un activo es un dbito y se registra como asiento dbito. La cuenta de capital hace parte del patrimonio y tambin aumenta en $4.000.000. Un incremento en el patrimonio es un crdito y origina un asiento crdito. El registro en la cuenta T, sera:
Contabilidad General
74
Transaccin 2: La empresa compra muebles y enseres en efectivo por valor de $1.500.000 en mayo 10. Las cuentas afectadas son: muebles y enseres y bancos; el activo disminuye en $1.500.000, y una disminucin en un activo genera un crdito y se registra como asiento crdito. La cuenta muebles y enseres, que tambin pertenece a los activos, aumenta en $1.500.000 originando un asiento dbito. Las cuentas T apareceran as:
Transaccin 3: La empresa obtuvo el da 14 de mayo un prstamo por $8.000.000. Las cuentas afectadas son: bancos y obligaciones bancarias. El aumento en bancos origina un dbito, y el aumento en el pasivo obligaciones bancarias origina un crdito.
1.500.000 (2)
75
Transaccin 4: La empresa adquiere equipo de cmputo por $2.000.000 el da 20 de mayo: paga la mitad en efectivo y el resto a 60 das. Las cuentas afectadas son: equipo de cmputo y bancos y proveedores nacionales. Equipo de cmputo se debita y bancos y proveedores nacionales originan un crdito.
2.000.000
Registradas las cuatro transacciones anteriores, se observa que en cada hecho econmico intervienen, por lo menos, dos cuentas, y que el asiento en el dbito siempre es igual al del crdito. Este es el punto inicial del sistema de contabilidad por partida doble, en el cual se basa el principio de la 9.500.000 4.000.000 ecuacin contable. La diferencia de los totales permite determinar el saldo de cada una de las cuentas. Si los dbitos superan los crditos, el saldo ser dbito, pero si los crditos exceden a los dbitos, el saldo ser dbito. (3) (2) 1.500.000 8.000.000 En el ejemplo anterior el clculo del saldo para las cuentas que tuvieron algn movimiento ser el siguiente:
1.500.000 EQUIPO DE CMPUTO
Contabilidad General
12.000.000
4.000.000
MUEBLES Y ENSERES
OBLIGACIONES BANCARIAS
(4) 2.000.000
2.000.000
1.000.000
Registradas las cuatro transacciones anteriores, se observa que en cada hecho econmico intervienen, por lo menos, dos cuentas, y que el asiento dbito siempre es igual al asiento crdito; ste es el punto inicial del sistema por partida doble. El registro de las transacciones anteriores slo ha afectado cuentas del balance general, pero existen hechos econmicos que comprometen partidas del estado de resultados, y deben utilizarse cuentas que proporcionen informacin til relacionada con la medicin de la utilidad del ejercicio Debe recordarse que los gastos causan un aumento en el lado dbito como los activos y los ingresos generan un aumento en el crdito como los pasivos y el patrimonio.
Contabilidad General
77
La ecuacin ampliada, en cuanto a la naturaleza de las cuentas, puede formularse de la siguiente manera:
Esta ecuacin as planteada se denomina balance de prueba, en donde la suma de los saldos dbito debe ser igual a la suma de los saldos crdito.
Transaccin 5: La empresa vendi el 22 de mayo servicios a crdito por $2.600.000. Las cuentas que se afectan son: cuentas por cobrar, que es un activo y aumenta en el dbito, e ingresos operacionales que se incrementa en el lado crdito.
Contabilidad General
78
Transaccin 6: Se venden servicios de contado por valor de $1.300.000 en mayo 26. Las cuentas que se afectan son: el activo bancos, el cual aumenta en el dbito, y la cuenta ingresos por servicios, que aumenta en el lado crdito.
3.900.000
Transaccin 7: la empresa registra el ltimo da de mes los siguientes gastos: nmina $960.000, servicios pblicos $685.000 y papelera por $315.000. Las cuentas afectadas son: los gastos, que aumentan en el lado dbito, y el activo bancos, que disminuye en el lado crdito
GASTO NMINA
(7) 960.000
Contabilidad General
GASTO PAPELERA
79
(7) 315.000
Con los saldos de las cuentas que se afectaron con los aumentos y disminuciones en el dbito y en el crdito, se puede realizar un breve repaso sobre los temas planteados en el captulo anterior, tales como la elaboracin del estado de resultados, estado de resultados acumulados y balance general, de la siguiente manera:
ESTADO DE RESULTADOS ASESORAS Y CONSULTORAS MAYO 200X Ingresos por servicios - Gastos operacionales Nmina Servicios pblicos Papelera = Utilidad operacional + Otros ingresos - Otros gastos = Utilidad antes de impuestos
Contabilidad General
($746.900) $1.193.100
ESTADO DE RESULTADOS ACUMULADOS ASESORAS Y CONSULTORAS MAYO 200X Saldo perodo anterior + Utilidad neta perodo - Dividendos decretados = Ganancias acumuladas $ $ 0 0
$1.193.100 $1.193.100
Con el saldo de las cuentas que afectan el activo como bancos, cuentas por cobrar, muebles y enseres y equipo de cmputo, cuyo resultado se encuentra en el lado dbito. Adems, del saldo de los pasivos obligaciones bancarias, proveedores nacionales e impuestos por pagar acompaadas de las cuentas capitales y ganancias acumuladas que tienen saldo crdito, se elaborar el balance general de la siguiente manera: BALANCE GENERAL ASESORAS Y CONSULTORAS MAYO 200X ACTIVOS CORRIENTES Bancos Cuenta x cobrar Total activos Ctes.
Contabilidad General
No corrientes Propiedad-planta y equipos Muebles y enseres Equipo de cmputo Total activos no Cte. Total activos $1.500.000 $2.000.000 $3.500.000 $14.940.000
Total pasivos Ctes. Largo plazo Total pasivos Patrimonio Capital Ganancias acum. Total patrimonio Pasivo + Patrimonio
$14.940.000
Contabilidad General
82
Contabilidad General
83
ESPECFICOS
1. Analizar el efecto de las transacciones comerciales en la ecuacin contable. 2. Describir el sistema de partida doble, base para la elaboracin peridica de los estados financieros. 3. Utilizar las reglas del dbito y del crdito para el registro de hechos econmicos en los libros de contabilidad. 4. Describir los libros de contabilidad y sealar la relacin entre stos y sus respectivos elementos. 5. Registrar transacciones en los libros de
contabilidad. 6. Comprender la importancia del balance de prueba como medio de verificacin del sistema contable. 7. Utilizar los pasos del ciclo contable para la
84
Con el objeto de suministrar informacin sobre el negocio, se hace necesario estructurar un proceso sistemtico de registro de la actividad econmica de la empresa por medio de procedimientos manuales, mecnicos o electrnicos. La actividad econmica de una organizacin se manifiesta en acontecimientos comerciales denominados hechos econmicos, tales como compra de mercanca, pago de nmina, venta de servicios a crdito, adquisicin de un activo. Por hecho econmico se entiende cualquier evento que implique un intercambio financiero, susceptible de expresarse en trminos monetarios. La definicin anterior sugiere que no todos los hechos econmicos de la empresa se puedan manifestar en trminos de la moneda funcional y, por tanto, no son registrables en los libros. Por ejemplo, no seran registrables en los libros, el grado de escolaridad del personal de la empresa, las relaciones interpersonales existentes en la organizacin o el establecimiento de una cafetera en la empresa. Los hechos econmicos constituyen la fuente bsica de la informacin que presentan los estados financieros, razn por la cual para que una transaccin se considere hecho econmico debe ser cuantificable y ejercer influencia sobre los estados financieros
Cada hecho econmico debe estar respaldado por un documento fuente, base para el registro en libros y punto de partida del proceso contable. Las facturas, los cheques, las consignaciones, los recibos de caja y los comprobantes son algunos ejemplos de documentos fuente, los cuales deben recopilarse para dar paso al registro descriptivo y cronolgico de los acontecimientos comerciales. Una vez registradas todas las transacciones y
Contabilidad General
85
terminado el periodo, la contabilidad resume la informacin y la presenta en los estados financieros. Las transacciones comerciales realizadas por la empresa afectan a uno o varios elementos de la ecuacin contable. Los efectos de las transacciones comerciales en la ecuacin contable pueden generalizarse en los siguientes casos: Aumento en activo y disminucin en activo. Ejemplo: la empresa compra de contado un vehculo. Aumento en activo y aumento en pasivo. Ejemplo: la empresa compra a crdito un equipo de cmputo. Aumento en activo y aumento del patrimonio. Ejemplo: el ingreso de un nuevo socio a la empresa, con un aporte de capital en efectivo. Disminucin en el activo y disminucin en el pasivo. Ejemplo: cancelacin de una obligacin bancaria. Disminucin en el activo y disminucin en el patrimonio. Ejemplo: retiro de un socio con pago del aporte de capital en efectivo.
86
exista desequilibrio. Este hecho es conocido como el principio de la partida doble. Los asientos contables son los registros monetarios escritos de una transaccin u operacin comercial realizada por el ente econmico. Los asientos o registros contables se pueden clasificar de dos formas: 4.2.1. Registros simples Son aquellos en los cuales la columna del dbito es afectada por un solo registro, contra otro registro nico en la columna del crdito. Es decir, se afecta una sola cuenta en el dbito y una en el crdito. 4.2.2. Registros compuestos Son aquellos en los que la columna del dbito y la del crdito son afectadas por ms de un registro monetario. Es decir, en una misma transaccin se afectan una o varias cuentas en el dbito, y una o varias cuentas en el crdito.
87
de contabilidad considerados oficiales. En Colombia, el Cdigo del Comercio establece, entre otras, las siguientes condiciones y requisitos legales: a. Todos los comerciantes tienen obligacin de llevar libros de contabilidad y registrarlos en la Cmara de Comercio de su localidad o domicilio. b. Los libros de contabilidad que deben llevarse son: libro diario, libro mayor y balances, libro de inventarios y balances. c. Debe llevar (sin registro) los libros auxiliares que sean necesarios para el correcto entendimiento de los libros principales. d. Es obligatorio que, por lo menos una vez al ao, se presente un balance general que refleje la situacin econmica de la empresa. e. Est prohibido borrar, tachar, en todo o en parte, los registros. f. Igualmente, arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilarlas.
4.3.1. Importancia de los libros de contabilidad Los libros de contabilidad les permiten a las empresas, adems de cumplir una obligacin establecida por el Estado, llevar una informacin adecuada, oportuna y precisa de todas las operaciones realizadas en el desarrollo de su
Contabilidad General
situacin financiera y los resultados de dichas operaciones para la toma de decisiones por parte de los dueos o administradores. Los libros de contabilidad y los documentos constituyen prueba de los hechos mercantiles, tanto para terceros como para las entidades de vigilancia y control del Estado. 4.3.2. Libros obligatorios de contabilidad Libro diario: en el cual la empresa registra en orden cronolgico todas y cada una de las transacciones que realiza; se conoce con el nombre de libro tres columnas, un libro diario tiene el siguiente formato:
Fecha
xxx xxx
Referencia
xxx xxx
Detalle
xxx xxx
Dbito
xxx
Crdito
xxx
Para el manejo de los ejercicios se utilizar el nmero del registro en cambio de la fecha; el detalle ser el registro contable pero con sangra, y utilizando la regla del dbito y del crdito. Ejemplo:
Contabilidad General
89
Fecha
13 DE MAYO 200X 13 DE MAYO 200X
Referencia
COMPRA COMPRA
Detalle
VEHCULO BANCOS
Dbito
$25.000
Crdito
$25.000
Libro mayor y balances: en ste se registra la informacin contable proveniente del libro diario y se trasladan del libro diario la suma de los dbitos y la de los crditos a cada una de las cuentas que lo componen. Teniendo en cuenta los saldos del balance anterior, se procede a determinar los nuevos saldos de las cuentas que pasan para el mes siguiente. Para este trabajo el libro diario estar representado por la cuenta T.
Contabilidad General
90
Libros auxiliares: sirven para detallar en forma clara y precisa los registros de las operaciones o transacciones desarrolladas por la empresa. Facilitan el anlisis y verificacin de los movimientos en los libros mayores.
Estos libros se deben llevar por cada una de las cuentas del balance, as como para las cuentas del estado de resultados
Ejemplo prctico La compaa de turismo Buen Viaje le presenta las siguientes transacciones correspondientes a febrero del 200X para que usted realice: registros en el libro diario, traslado al mayor (cuentas T), balance de prueba, estado de resultados, balance general.
Contabilidad General
91
Febrero 1: La compaa empieza operaciones con los siguientes aportes de capital: 85.000 acciones de la compaa X a $450; un vehculo por $17.600.000; unas C x C por valor de $18.200.000 y un efectivo de $24.500.000. Febrero 3: Se paga el impuesto de Industria y Comercio por valor de $654.320. Febrero 5: Se prestan servicios a crdito por valor de $2.560.000. Febrero 6: Se compra papelera por valor de $465.000. Febrero 7: Se compran muebles y enseres por valor de $3.240.000; se paga el 45% de contado y el resto a 60 das. Febrero 9: Se prestan servicios de contado por valor de $1.760.000. Febrero 11: La compaa vende 35.000 acciones a $450 cada una. Febrero 12: Se realiza mantenimiento del vehculo por $320.000, a crdito. Febrero 15: Se efectan los siguientes pagos de contado: nmina $1.259.460, asesoras $453.700. Febrero 20: Se recibe prstamo bancario por valor de $23.000.000; por papelera del prstamo se pagan $850.000. Febrero 23: Se hacen efectivas C x C por valor de $9.500.000.
Contabilidad General
92
Febrero 25: Se prestan servicios por valor de $2.600.000. Le pagan el 40% de contado y el resto a crdito. Febrero 28: Se cancelan los siguientes gastos todos pagados de contado: nmina $1.745.600, reparacin $456.000, servicios pblicos $760.000 y asesoras por $375.000.
CRDITO
93
Bancos Capital (2) Gasto impuesto. Industria y Comercio Bancos (3) C x C Ingresos x servicios (4) Gasto papelera Bancos (5) Muebles y enseres Bancos Cuentas x pagar (6) Bancos Ingresos x servicios (7) Bancos Inversiones (8) Gasto mantenimiento. CxP (9) Gasto nmina Gasto asesoras Bancos DETALLE (10) Bancos Gasto papelera prstamo Bancos
Contabilidad General
$24.500.000 $98.550.000 $654.320 $654.320 $2.560.000 $2.560.000 $465.000 $465.000 $3.240.000 $1.458.000 $1.782.000 $1.760.000 $1.760.000 $15.750.000 $15.750.000 $320.000 $320.000 $1.259.460 $453.700 $1.713.160 DBITO $23.000.000 $23.000.000 CRDITO
$850.000 94
(11) Bancos CxC (12) Bancos CxC Ingresos x servicios (13) Gasto nmina Gasto reparacin Gasto servicios pblicos
(1) 24.500.000 Bancos (6) 1.760.000 (7) 15.750.000 (10) 23.000.000 (11) 9.500.000 (12) 1.040.000 75.550.000 67.072.920 BANCOS 654.320 (2) 465.000 (4)
CAPITAL
Gasto asesoras
1.458.000 (5) 850.000 (11) 1.713.160 (9) 3.336.600 (13) 8.477.080 22.500.000
CxC (1) 18.200.000 (3) 2.560.000 (13) 1.560.000 22.320.000 12.820.000 9.500.000 9.500.000 (11)
Contabilidad General
95
6.920.000
96
3.005.060
828.700
Contabilidad General
97
(13) 760.000
CRDITO
98
CxC Capital Gasto Impuesto I y C Gasto papelera Ingresos x servicios Muebles y enseres CxP Gasto mantenimiento Gasto nmina Gasto asesoras Obligaciones bancarias Papelera Prstamo Gasto reparacin Gasto servicios pblicos Sumas iguales
$12.820.000 $98.550.000 $654.320 $465.000 $6.920.000 $3.240.000 $2.102.000 $320.000 $3.005.060 $828.700 $23.000.000 $850.000 $456.000 $760.000 130.572.000 130.572.000
Industria y comercio Papelera Mantenimiento Asesoras Papelera prstamo Serv. pblicos =Utilidad operacional + Otros ingresos -Otros gastos (reparacin)
654.320 465.000 320.000 828.700 850.000 760.000 $36.920 0 $(456.000) $(419.080) 0 $(419.080)
ACTIVOS CORRIENTES
PASIVOS CORRIENTES
Contabilidad General
100
No Corrientes
Muebles y enseres $3.240.000 Vehculo Total activos no Ctes. $20.840.000 $17.600.000
Patrimonio
Capital Ganan. acumu. Total patrimonio $98.550.000 ($419.080) $98.130.920
Taller de aplicacin La compaa Servilujo comienza operaciones en marzo de 200X y presenta las siguientes transacciones realizadas durante el mes.
Contabilidad General
101
socios un terreno por $85.000.000; muebles y enseres por $6.200.000; un vehculo por $13.870.000 y en efectivo recibe $25.000.000. Marzo 3: Se compra papelera por $3.250.000. Marzo 4: Se prestan servicios a crdito por $1.200.000. Marzo 5: Se paga impuesto mercantil por $765.000. Marzo 8: Se adquiere Equipo de cmputo por $6.300.000, se paga el 45% de contado y el resto a crdito. Marzo 10: Le presta $9.600.000 a uno de sus socios para pagarlos en 15 das. Marzo 12: Se compra pliza de seguro por $5.000.000. Marzo 14: Se paga reparacin del vehculo por $450.000. Marzo 15: Se paga nmina por $875.000 y capacitacin por $350.000. Marzo 18: Se prestan servicios de contado por $1.780.000. Marzo 20: La compaa obtiene un prstamo bancario por $25.000.000, paga por papelera del prstamo $234.000 y por estudio del prstamo $180.000. Marzo 23: El socio paga la deuda ms $125.000 por intereses.
Contabilidad General
102
Marzo 25: Se cancela la deuda adquirida el da 8. Marzo 28: Se prestan servicios por valor de $2.600.000, el 60% se cobra de contado y el resto a crdito. Marzo 30: Se paga nmina por $978.000, servicios pblicos por $564.000, asesoras por $200.000.
Se pide realizar: Registros contables (libro diario) Cuentas T (libro mayor) Balance de prueba Estado de resultados Balance general
Contabilidad General
103
Contabilidad General
104
5. TERMINACIN DEL CICLO CONTABLE. ASIENTOS DE AJUSTES (CLASES Y APLICACIONES). ASIENTOS DE CIERRE
OBJETIVOS GENERAL Realizar todas las actividades que tienen lugar al finalizar el perodo contable, las cuales permiten determinar razonablemente la utilidad del ejercicio y la situacin financiera de la entidad: asientos de ajuste y asientos de cierre. ESPECFICOS 1. Aplicar el principio de contabilidad de
causacin. 2. Diferenciar la contabilidad de causacin de la contabilidad de caja. 3. Comprender el proceso contable de manera integrada. 4. Definir y clasificar los asientos de ajuste que se deben realizar al finalizar el perodo contable. 5. Preparar el cierre de cuentas del perodo, utilizando para ello los asientos de cierre.
Contabilidad General
105
6. Determinar
la
utilidad
del
ejercicio
los
impuestos de renta a cargo del ente econmico. 7. Comprender el proceso de preparacin de todo el ciclo contable. 5.1. Perodo contable y preparacin de estados financieros
Una vez registrados en los libros de contabilidad todos los hechos econmicos ejecutados por la empresa, en forma cronolgica a lo largo de un perodo contable, se inicia, al finalizar cada uno, el proceso de ajuste de ciertas cuentas, el cierre de las cuentas de resultado y la preparacin de los estados financieros. Este proceso contable tiene lugar al final de cada perodo y consiste bsicamente en determinar, de la forma ms razonable posible, la utilidad del ejercicio y la situacin econmica de la organizacin. Se conoce como Terminacin del ciclo contable. Se entiende por perodo contable el lapso en el cual una organizacin mide resultados operacionales. Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales vigentes y en consideracin al ciclo de operaciones del ente econmico. El decreto 2649 de 1993, en su artculo 9 determina que por lo menos una vez por ao, con corte a 31 de diciembre, la empresa debe emitir estados financieros de propsito general.
Contabilidad General
106
Con
el
fin
de
determinar
razonablemente
la
utilidad
prdida
correspondiente a un perodo contable, el ente econmico debe asociar a los ingresos devengados en cada perodo los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, mediante el registro simultneo de unos y otros en la cuenta de resultados. La mayora de los gastos, especialmente aquellos que implican desembolsos en efectivo, son fcilmente identificables y asociables a los ingresos correspondientes al perodo. Por ejemplo, los gastos de nmina, los arrendamientos, los servicios pblicos pagados en un mes, deben considerarse gastos del mismo mes, con el fin de deducir de los ingresos obtenidos durante ese mismo lapso y determinar as la utilidad o prdida del perodo. Sin embargo, existen otros costos y gastos cuya identificacin con sus respectivos ingresos resulta ms compleja, por el hecho de provenir de transacciones efectuadas en perodos contables distintos del mes corriente. Por ejemplo, para un vehculo, su gasto por depreciacin debe cargarse no solamente para el ao de compra, sino para todos los aos de vida til del activo. Algunos gastos en que se incurrido en el perodo corriente, pero cuyo pago no ha sido cubierto al final del mismo, deben considerarse gastos del perodo, independientemente del momento en que se paguen. Por ejemplo, s al final de un mes no se ha cancelado el arrendamiento, ste debe asociarse a los ingresos realizados durante ese mes, sin importar que se pague en el mes siguiente. Si en un perodo contable se logran asociar todos los ingresos realizados por
Contabilidad General
calculada se considerar ms ajustada a la realidad. Si una partida no se puede asociar a un ingreso, costo o gasto correlativo, y se concluye que no generar beneficios o sacrificios econmicos en otros perodos, debe registrarse en las cuentas de resultados para el perodo corriente.
Contabilidad General
108
perodo, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la informacin.
En cumplimiento de las normas de realizacin, asociacin y asignacin, los ingresos y los gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el perodo correspondiente, para obtener el justo cmputo del resultado del perodo.
Contabilidad General
109
La empresa con una nota de contabilidad, registra este hecho en su momento con asientos ordinarios o corrientes. Como estos intereses corresponden a varios perodos, al final de cada mes debe reconocerse la parte del pago correspondiente. Para estos casos, la empresa no cuenta con otro documento de soporte que respalde el registro en los libros de contabilidad, que no sea el documento inicial de la transaccin. Para ello, el departamento de contabilidad debe preparar peridicamente un documento interno (nota de contabilidad) que sirva de soporte para reconocer la realizacin del ingreso o la causacin del gasto, segn el caso. Estos registros que se preparan al final del mes se conocen como asientos de ajustes y tienen los siguientes fines: Registrar las transacciones o los hechos econmicos que no se hayan reconocido. Corregir los errores u omisiones cometidos en los asientos contables.
5.4.1. Objetivos de los asientos de ajustes Reconocer el gasto causado y no pagado al final del perodo contable. Reconocer el ingreso por la prestacin del servicio y no cobrado al final del perodo contable.
Contabilidad General
110
Reconocer la porcin del gasto pagado por anticipado correspondiente al perodo contable. Reconocer la porcin del ingreso recibido por anticipado correspondiente al perodo contable. Reconocer la porcin del activo que expira durante el perodo contable. Corregir errores u omisiones cometidos durante el perodo contable. 5.4.2. Clasificacin de los ajustes Con el fin de conocer su tratamiento contable y sus efectos en los estados financieros, los ajustes se pueden clasificar en: Ajustes por ingresos y gastos acumulados o causados: a. Ingresos realizados pendientes de cobro. b. Gastos acumulados causados por pagar. Ajustes por ingresos y gastos diferidos o prepagados: a. Ingresos recibidos por anticipado o ingresos diferidos. b. Gastos pagados por anticipado o gastos diferidos. Ajustes por depreciaciones y amortizaciones Correccin de errores y omisiones
Contabilidad General
111
El banco comercial le otorga un prstamo a Industrias Metlicas por valor de $5.000.000 el da 17 de marzo, con unos intereses del 30% anual, pagaderos junto con el capital a 3 meses de plazo. Efectuar los registros para el banco comercial.
Contabilidad General
112
Datos del problema: K = Capital $5.000.000 I = Intereses 30% anual trimestre vencido Inters mensual en % = 30% / 12 = 2.5% mensual Inters mensual en $ = K x I x T = 5.000.000 x 2.5% x 1 = $125.000 mensuales Marzo 17: Registro del prstamo: DETALLE CxC Bancos Marzo 30. Ajuste x 13 das: DETALLE Intereses x cobrar Ingresos x intereses Abril 30. Ajuste x 30 das: DETALLE Intereses x cobrar
Contabilidad General
DBITO $5.000.000
CRDITO $5.000.000
DBITO $54.166.66
CRDITO $54166.66
DBITO $125.000
CRDITO 113
Ingresos x intereses Mayo 30. Ajuste x 30 das: DETALLE Intereses x cobrar Ingresos x intereses Junio 17. Cobro y ajuste x 17 das: DETALLE Bancos CxC Intereses x cobrar Ingresos x intereses DBITO $5.375.000 DBITO $125.000
$1.250.000
CRDITO $125.000
Un modelo general que tipifica esta clase de ajuste tiene la siguiente forma:
5.5.2. Ajustes por gastos acumulados Los gastos acumulados hacen referencia a aquellos gastos causados a lo largo del perodo contable, pero que a la fecha de corte no se han reconocido. La razn para su no reconocimiento, al igual que la de los ingresos, es que hasta ese momento no se ha enviado la respectiva factura o cuenta de cobro y, por consiguiente, no han sido pagados.
Contabilidad General
114
Estos gastos causados o incurridos deben reconocerse como gastos del perodo, independiente de su fecha de pago.
Ejemplo La Compaa Comercial Boyac paga por el local donde funciona la suma de $1.500.000; al 28 de febrero, la empresa por diferentes razones no ha cancelado todava el arrendamiento del mes; efectuar el asiento de ajuste necesario para que la Compaa reconozca el gasto. 28 de Febrero. Ajuste x 30 das: DETALLE Gasto arrendamiento Arrendamiento x pagar Ejemplo: El Banco Comercial le efecta un prstamo de $5.000.000 a Industrias Metlicas, con un inters del 30% anual, intereses pagaderos con el capital en fecha de vencimiento, el prstamo se efecta el 17 de marzo y tiene una duracin de 3 meses. Efectuar los registros de Industrias metlicas hasta la fecha de pago. Datos del problema: K = Capital $5.000.000 I = Inters mensual 30% anual trimestre vencido
Contabilidad General
DBITO $1.500.000
CRDITO $1.500.000
115
Inters mensual en % = 30% /12 = 2.5% mensual Inters mensual en $ = K x % x T = $5.000.000 x 2.5% x 1 = $1.250.000
Marzo 17. Recibe el prstamo: DETALLE Bancos Obligaciones bancarias Marzo 30. Ajuste x 13 das: DETALLE Gasto inters Inters x pagar Abril 30. Ajuste x 30 das: DETALLE Gasto Inters Inters x pagar Mayo 30. Ajuste x 30 das: DETALLE Gasto inters Inters x pagar Junio 17. Pago y ajuste x 17 das: DETALLE Obligacin bancaria
Contabilidad General
DBITO $5.000.000
CRDITO $5.000.000
DBITO $54.166.66
CRDITO $54.166.66
DBITO $125.000
CRDITO $125.000
DBITO $125.000
CRDITO $125.000
DBITO $5.000.000
CRDITO 116
Un modelo general que tipifica los ajustes por concepto de gastos acumulados, cuyo pago a la fecha de corte no se haya hecho efectivo, es el siguiente:
5.5.3. Efecto de los ajustes acumulados en los estados financieros Ingresos acumulados Los ajustes por ingresos acumulados corresponden a todos aquellos ingresos realizados por el ente econmico y que al finalizar el perodo contable an se encuentran pendientes de cobro. Al efectuar contablemente este tipo de ajuste, el efecto sobre los estados financieros se puede resumir de la siguiente manera: Se reconoce un ingreso: dado que en el estado de resultados aumentan los ingresos operacionales, y/o los no operacionales, incrementndose la utilidad del ejercicio y, por ende, los impuestos de renta y complementarios. Lo anterior genera el aumento de un pasivo estimado como es el impuesto de renta y complementarios.
Contabilidad General
117
En caso de que la empresa no incluya estos ajustes en su contabilidad, los resultados operacionales se presentaran disminuidos, ocasionndole problemas con la administracin de impuestos y posiblemente con los socios o propietarios de la empresa. Gastos acumulados Los ajustes por gastos acumulados tienen el propsito de reconocer un gasto incurrido o causado pero que a la fecha de corte se encuentra pendiente de su pago. Su efecto sobre las cuentas de los estados financieros es el siguiente: Se reconoce un gasto: en tanto que se incrementa el monto de gastos del estado de resultados, disminuyendo la utilidad operativa, si se trata de un gasto operacional, y/o la utilidad antes de impuestos, si se trata de un gasto no operativo. Lo anterior trae como consecuencia la disminucin de los impuestos de renta y complementarios y, por consiguiente, la reduccin del respectivo pasivo estimado. Se incrementan los pasivos al reconocerse las cuentas por pagar, obligaciones laborales u obligaciones financieras, dependiendo de si se trata de un gasto operacional y/o de uno no operacional. En caso de no realizarse este tipo de ajuste, los resultados operacionales se presentaran aumentados, producindose
Contabilidad General
119
Marzo 21. (Recibo el valor del contrato) DETALLE Bancos Ingresos recibidos por anticipado DBITO $4.500.000 $4.500.000 CRDITO
Al final de cada uno de los tres meses, Compucentro debe reconocer los ingresos generados por la prestacin del servicio y disminuir el pasivo creado en el momento de recibir el dinero. El asiento de ajuste es el siguiente: Marzo 30. Ajuste por 9 das: DETALLE Ingresos por servicios Abril 30. Ajuste por 30 das: DETALLE Ingresos por servicios Mayo 30. Ajuste por 30 das: DETALLE Ingresos por servicios Junio 21. Ajuste por 21 das:
Contabilidad General
DBITO
CRDITO $450.000
DBITO
CRDITO $1.500.000
DBITO
CRDITO $1.500.000
120
DBITO
CRDITO $1.050.000
El 15 de febrero, Financiamos S.A. prest a Ferreteras Bolvar la suma de $54.000.000 a tres meses, con un inters del 36% anual, trimestre anticipado. La entidad financiera prepara sus informes contables cada mes. Datos del problema: K = Capital $54.000.000 I = Inters 36% anual trimestre anticipado Inters mensual en % = 36% / 12 = 3% mensual Inters recibido por anticipado = K x % x T = 54.000.000 x 3% x 3 = 4.860.000 El asiento para registrar el prstamo y el cobro anticipado de los intereses en Financiamos S.A. es el siguiente: Febrero 15 . Prstamo: DETALLE CxC Intereses recibidos por anticipado Bancos DBITO $54.000.000 $4.860.000 $49.140.000 CRDITO
Al final de cada mes, Financiamos S.A. debe reconocer los ingresos por
Contabilidad General
recibidos por anticipado. El siguiente es el asiento de ajuste que debe realizar el 28 de febrero, para reconocer los intereses ganados durante ese mes: Febrero 28. Ajuste por 15 das: DETALLE Ingresos por intereses El anterior valor resulta as: $4.860.000 x 15 / 90 Marzo 30. Ajuste por 30 das: DETALLE Ingresos por intereses El valor anterior resulta de: $4.860.000 x 30/ 90 Abril 30. Ajuste por 30 das: DETALLE Ingresos por intereses Mayo 15. Ajuste por 15 das y cobro del prstamo: DETALLE Ingresos por intereses Bancos CxC
Contabilidad General
DBITO
CRDITO $810.000
DBITO
CRDITO $1.620.000
DBITO
CRDITO $1.620.000
DBITO
CRDITO $810.000
Un modelo general que tipifica los ajustes para los ingresos recibidos por anticipado, o diferidos, es el siguiente:
5.6.2. Ajustes por gastos pagados por anticipado o por gastos diferidos Los gastos diferidos corresponden a todos los desembolsos que ha efectuado la empresa por concepto de gastos pagados anticipadamente; ejemplo: intereses, seguros, arrendamientos. Estos activos, de los cuales la empresa espera obtener beneficios econmicos en otros perodos, deben amortizarse a medida que se utilicen en la generacin del ingreso. Su amortizacin realizada al final de cada perodo contable, mediante los asientos de ajuste, los convierte en gastos del perodo. Ejemplo El 1 de marzo, Nacional de Ejes S.A. tom un seguro contra incendio, por el cual pag una prima de $2.400.000 con una cobertura de un ao. El asiento para registrar la compra del seguro es el siguiente:
Contabilidad General
123
Marzo 1. Compra del seguro: DETALLE Seguro pagado por anticipado Bancos DBITO $2.400.000 $2.400.000 CRDITO
Si se supone que la empresa cierra libros y prepara estados financieros mensualmente, al final de cada mes debe reconocer el gasto correspondiente por seguro, el cual se considera un gasto operacional. Como el activo tiene una vida til de un ao, el gasto por seguro correspondiente a un mes es el siguiente: Gasto mensual: $2.400.000 / 12 = $200.000 El asiento de ajuste para reconocer el gasto por seguro para el mes de marzo es el siguiente: Marzo 30. Ajuste por 30 das: DETALLE Gasto seguro Seguro pagado por anticipado DBITO $200.000 $200.000 CRDITO
Con este asiento la empresa reconoce la parte del seguro pagado por anticipado que se ha amortizado y convertido en gasto. Ese mismo asiento deber efectuarse al final de cada uno de los doce meses de duracin del activo, hasta que ste expire.
Contabilidad General
124
Ejemplo Industrias Manila S.A. obtuvo un prstamo el 20 de agosto por parte del banco verde, por un valor de $36.000.000, a tres meses, con un inters del 36% anual, trimestre anticipado. La compaa cierra libros y prepara estados financieros mensualmente. Efectuar asientos contables hasta la fecha de pago. Datos del problema K = Capital $36.000.000 I = Inters 36% anual trimestre anticipado Inters mensual = 36% / 12 = 3% Inters pagado por anticipado = K x % x T = $36.000.000 x 3% x 3 = $3.240.000 El asiento para registrar el prstamo del banco verde sera el siguiente: Agosto 20. Recibe el prstamo: DETALLE Bancos Obligaciones bancarias DBITO $32.760.000 $36.000.000 CRDITO
Contabilidad General
125
Al final de cada mes, la empresa debe amortizar la cantidad correspondiente por concepto de intereses, con el fin de reconocer el gasto por este concepto, hasta que expire el activo. El asiento de ajuste, al 30 de agosto, para reconocer los intereses causados durante este mes, es el siguiente: Agosto 30. Ajuste por 10 das: DETALLE Gasto intereses DBITO $360.000 $ 360.000 CRDITO
El clculo de los intereses causados durante los 10 das del mes de agosto es el siguiente: Intereses = $ 3240000 x 10 / 90 = $ 360000 El asiento de ajuste para reconocer los intereses causados durante el de septiembre es el siguiente: Septiembre 30. Ajuste por 30 das: DETALLE Gasto intereses DBITO $ 1.080.000 $ 1.080.000 CRDITO mes
Intereses pagados por anticipado Octubre 30. Ajuste por 30 das: DETALLE Gasto intereses
Contabilidad General
DBITO $ 1.080.000
CRDITO 126
$ 1.080.000
El valor de los intereses calculados para los meses anteriores es el siguiente: Inters = $ 3.240.000 x 30 / 90 = $ 1.080.000 Noviembre 20. Ajuste por 20 das y pago: DETALLE Gasto intereses Obligaciones bancarias Bancos DBITO $ 720.000 $ 720.000 $ 36.000.000 $ 36.000.000 CRDITO
Un modelo general de asiento de ajuste que tipifica los gastos pagados por anticipado es el siguiente:
Contabilidad General
127
5.6.3. Efecto de los ajustes diferidos sobre los estados financieros Ingresos diferidos o pasivos diferidos o ingresos recibidos por anticipado El ajuste para amortizar los ingresos recibidos por anticipado tiene el siguiente efecto en las cuentas de los estados financieros: Al reconocer un ingreso, bien sea operacional o no operacional, se incrementa la utilidad del ejercicio, aumentando los impuestos de renta y la utilidad del ejercicio. Al amortizar los ingresos recibidos por anticipado se produce una disminucin en los pasivos. En caso de no realizar los ajustes correspondientes a los ingresos diferidos, los ingresos operacionales y/o los no operacionales se presentaran disminuidos, lo cual arrojara una utilidad menor y, por tanto, se pagaran menos impuestos, lo que posiblemente le traera a la empresa problemas con la DIAN. As mismo, la utilidad del ejercicio aparecera reducida con el consiguiente problema para los socios o accionistas. Gastos pagados por anticipado o gastos diferidos Al amortizar un gasto pagado por anticipado lo que se hace es reconocer un gasto operacional o uno no operacional. Este ajuste, por
Contabilidad General
128
tanto, aumenta el monto de los gastos, disminuyendo legalmente la utilidad del ejercicio y los impuestos de renta y complementarios. Al amortizar un gasto pagado por anticipado disminuyen los activos corrientes de la empresa. En caso de no realizar este tipo de ajustes, tanto la utilidad operacional como la utilidad del ejercicio se presentaran aumentadas, lo cual acarreara el pago de mayores impuestos de renta y, lo que es ms grave, se repartiran utilidades no generadas.
Contabilidad General
129
libros, expresin esta ltima que se entiende como la diferencia entre el valor histrico del activo y su depreciacin acumulada. Con el fin de ilustrar los ajustes para reconocer la depreciacin de propiedades, planta y equipos, se presentar el mtodo de lnea recta, el cual consiste en aplicar para cada perodo el mismo monto por concepto de depreciacin. Para calcular la depreciacin anual, basta dividir el valor histrico ajustado del activo entre los aos de vida til. Se entiende por vida til el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipos contribuyan a la generacin de ingresos.
DBITO $45.000.000
CRDITO 130
$18.000.000 $27.000.000
$9.000.000
Este valor resulta de la siguiente operacin: $750.000 x 17 / 30 Octubre 30. Ajuste por 30 das: DETALLE Gasto depreciacin vehculo DBITO $750.000 $750.000 CRDITO
Depreciacin acumulada vehculos Noviembre 30. Ajuste por 30 das: DETALLE Gasto depreciacin vehculo DBITO $750.000
Este mismo asiento de ajuste se debe hacer para cada uno de los meses de vida del activo, hasta que ste se termine, el activo se venda o se retire. Para mostrar el valor del vehculo a noviembre 30, se presenta de la siguiente manera: Activos Vehculos Depreciacin acumulada ($1.875.000) $43.125.000 $45.000.000
Contabilidad General
132
razn de $ 400.000 mensuales. Por error, el contador de la empresa realiz el siguiente asiento contable:
Mayo 2: DETALLE Bancos Ingresos por servicios DBITO $2.400.000 $2.400.000 CRDITO
Como la empresa recibi el dinero por anticipado con el fin de prestar servicios por seis meses, el asiento correcto que el contador debera haber realizado es el siguiente: Mayo 2: DETALLE Bancos Ingresos recibidos por anticipado DBITO $2.400.000 $2.400.000 CRDITO
Al final del primer mes, el contador detecta el error, pues observa que los ingresos realizados durante el mes de mayo slo alcanzan un monto de $400.000 y no de $2.400.000, como los haba reconocido el 2 de mayo. Con el fin de corregir este error, se debe realizar el siguiente asiento de ajuste al 30 de mayo: Mayo 30. Asiento de ajuste para correccin de error: DETALLE Ingresos por servicios Ingresos recibidos por anticipado
Contabilidad General
DBITO $2.000.000
Con este asiento de ajuste, la cuenta ingresos por servicios, acreditada inicialmente por $2.400.000 y debitada en mayo 30 por $2.000.000, quedara con un saldo crdito de $400.000, que son los ingresos realmente obtenidos durante el mes de mayo. Por su parte la cuenta ingresos recibidos por anticipado quedar con un saldo crdito de $2.000.000, valor que debe aparecer en el balance general por prepararse el 30 de mayo. Cualquier omisin cometida por contabilidad a lo largo del perodo contable se debe corregir en el momento de realizar los asientos de ajuste.
134
Los asientos de cierre, al igual que cualquier asiento ordinario o de ajuste, se registran primero en el diario, mediante comprobantes de cierre y, posteriormente, se pasa a su respectiva cuenta del libro mayor. Los asientos de cierre tienen como propsito dejar las cuentas del estado de resultados en cero. Estas cuentas, denominadas tambin cuentas temporales, deben cerrarse al finalizar el perodo contable, con el fin de iniciar el nuevo perodo con un saldo igual a cero. Por ejemplo, los gastos de nmina del mes de enero, corresponden exclusivamente a ese mes, debindose cerrar al finalizar el mismo, para poder as medir este mismo gasto durante el mes de febrero. Las cuentas del balance general se denominan cuentas permanentes y sus saldos constituyen el monto inicial para el perodo siguiente. Por ejemplo, el saldo final de la cuenta bancos en el mes de enero es el saldo inicial de esta misma cuenta para el mes de febrero. Dinmica para los asientos de cierre La dinmica para realizar los asientos de cierre es la siguiente: a. Las cuentas temporales que tengan naturaleza dbito (gastos y costos) se cierran efectundoles un asiento crdito por el mismo valor; esos crditos se cierran contra una cuenta temporal denominada Ganancias y Prdidas. b. Las cuentas temporales que tengan naturaleza crdito (ingresos) se cierran efectundoles un asiento dbito por el mismo valor; esos
Contabilidad General
135
Si al final el saldo de la cuenta Ganancias y Prdidas da resultado crdito, se cierra contra dos cuentas de balance llamadas Impuestos por pagar y ganancias acumuladas
Ejemplo La Compaa Dibujos Nacionales efectu el da 30 del mes de junio las siguientes transacciones: Paga de contado los siguientes gastos: gasto nmina $2.400.000, gasto papelera $560.000, gasto mantenimiento $475.000, gasto reparacin $360.000, gasto servicios pblicos $1.300.000, gasto capacitacin $280000, gasto publicidad $780.000. Adems registra los siguientes ingresos: ingresos por servicios $5.700.000, ingresos por intereses $650.000, Ingresos por asesoras $400.000. Efectuar los asientos de cierre. Junio 30. Registra los ingresos: DETALLE Bancos Ingresos por servicios Ingresos por intereses Ingresos por asesoras
Contabilidad General
DBITO $6.750.000
Junio 30. Registra el pago de los gastos: DETALLE Gasto nmina Gasto papelera Gasto mantenimiento Gasto reparacin Gasto servicios pblicos Gasto capacitacin Gasto publicidad Bancos DBITO $2.400.000 $560.000 $75.000 $360.000 $1.300.000 $280.000 $780.000 $6.155.000 CRDITO
Estas cuentas deben trasladarse al libro mayor para poder efectuar los asientos de cierre.
BANCOS
(1) 6.750.000
6.155.000 (2)
Contabilidad General
137
Contabilidad General
595.000
138
C1. Cierre de los gastos. (Empieza con ganancias y prdidas) DETALLE Ganancias y prdidas Gasto nmina Gasto papelera Gasto mantenimiento Gasto reparacin Gasto servicios pblicos Gasto capacitacin Gasto publicidad DETALLE Ingresos por servicios Ingresos por intereses Ingresos por asesoras Ganancias y prdidas C3. Cierre de ganancias y prdidas DETALLE Ganancias y prdidas
Contabilidad General
DBITO $6.155.000
C2. Cierre de los ingresos. (Termina con ganancias y prdidas) DBITO $5.700.000 $650.000 $400.000 $ 6.750.000 DBITO $595.000 139 CRDITO CRDITO
$229.075 $365.925
Turismo Intercontinental S.A. se dedica a la industria turstica nacional, y ha venido operando desde hace 5 aos. Los siguientes saldos fueron tomados de sus libros de contabilidad al 31 de diciembre. DETALLE Bancos Cuentas x cobrar Inversiones Seguro pagado por anticipado Equipo de oficina Depreciacin acumulada Vehculos Depreciacin acumulada Cuentas por pagar Ingresos recibidos por anticipado Obligaciones bancarias Capital Reservas Ganancias acumuladas $48000000 $28.800.000 $2.600.000 $3.200.000 $9.000.000 $38.000.000 $980.000 $3.200.000 DBITO $2.500.000 $4.200.000 $12.000.000 $180.000 $27.000.000 $8.100.000 CRDITO
Contabilidad General
140
A continuacin se enumeran, en forma resumida, los hechos econmicos ejecutados por la empresa durante el mes de enero del ao siguiente: 1. Servicios prestados durante el mes: De contado A crdito $6.800.000 $22.400.000
2. Gastos operacionales pagados de contado: Nmina Arrendamientos Servicios pblicos Reparaciones 3. Abono de clientes 4. Pago a proveedores $14.500.000 $1.200.000 $445.000 $110.000 $21.200.000 $1.400.000
5. El banco central envi una nota dbito por concepto de intereses cobrados por anticipado $540.000
6. Los datos para realizar los ajustes son los siguientes: a. Las inversiones devengan un inters anual del 30%, para cobrar trimestralmente.
Contabilidad General
141
b. El saldo de los seguros pagados por anticipado tiene una vigencia de tres meses. c. La vida til del equipo de oficina es de 10 aos; vida til del vehculo 5 aos. d. El saldo de los ingresos recibidos por anticipado cubre 4 meses de servicios por prestar por parte de la empresa. e. Las obligaciones financieras incurren en un inters del 24% anual, trimestre anticipado. Se pide realizar: Libro diario, Libro mayor, Balance de prueba, Asientos de ajuste, Asientos de cierre, Estado de resultados, Estado de resultados acumulados y Balance general.
Contabilidad General
142
Contabilidad General
143
Contabilidad General
144
6.2. Clasificacin
El decreto 2649 de 1993 en su artculo 20, teniendo en cuenta las caractersticas de los usuarios a quienes van dirigidos, clasifica los estados financieros en: estados financieros de propsito general y estados financieros de propsito especial. Estados financieros de propsito general Son aquellos que se preparan al cierre de un perodo determinado, para darles a conocer a usuarios indeterminados la situacin financiera y la capacidad de generacin de fondos favorables por parte del ente econmico. Estos estados se caracterizan por su claridad, neutralidad concisin y fcil consulta. Los estados financieros de propsito general son de dos tipos: estados financieros bsicos y estados financieros consolidados.
Contabilidad General
145
Los estados financieros bsicos son los siguientes: Balance general Estado de resultados Estado de cambios en el patrimonio Estado de cambios en la situacin financiera Estado de flujos de efectivo Los estados financieros consolidados son aquellos que presentan la situacin financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y los flujos de efectivo de un ente econmico matriz y sus subordinados, como si fuesen de una sola empresa Balance general Esta informacin debe prepararse, como mnimo, una vez al ao, aunque puede hacerse por perodos ms cortos (mensual, trimestral), segn los requerimientos de tipo administrativo o legal. Elementos del balance general El decreto 2649 de 1993 establece los elementos de los estados financieros que, para el balance general, son los siguientes: activo, pasivo y patrimonio. El activo es la representacin financiera de un recurso obtenido por el ente econmico, como resultado de eventos 146
Contabilidad General
El pasivo es la representacin financiera de una obligacin presente del ente econmico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro debern transferirse recursos o proveer servicios a otros entes.
Patrimonio es el valor residual de los activos del ente econmico, despus de deducir todos sus pasivos.
Para facilitar un mejor anlisis financiero, el balance general debe presentarse debidamente clasificado en parte corriente y no corriente, segn el grado de realizacin de los activos y la exigibilidad de los pasivos. Clasificacin del balance general Activos corrientes. Estn representados por el disponible ms todos aquellos bienes que se pueden realizar, vender o convertir en disponible en un trmino inferior a un ao. En estos activos se incluye el grupo de cuentas del disponible: caja, bancos, cuentas de ahorro, inversiones temporales, parte corriente de las cuentas por cobrar, inventarios y los gastos pagados por anticipado. Activos no corrientes. En este grupo estn todos los recursos que son convertibles en efectivo en un tiempo mayor a un ao y los que representan los bienes usados en el desarrollo del objeto social.
Contabilidad General
147
Entre estos se encuentran: inversiones permanentes, la parte no corriente de las cuentas por cobrar, las propiedades, planta y equipo, los activos intangibles, cargos diferidos, otros activos y las valorizaciones. Pasivos corrientes: estn representados por todas las obligaciones que posee el ente econmico con terceros, que deben cubrirse en un trmino inferior a un ao. Su presentacin en el balance general se da por orden de exigibilidad y son: Obligaciones bancarias a corto plazo, proveedores, cuentas por pagar, impuestos y gravmenes, obligaciones laborales, pasivos estimados, provisiones, pasivos diferidos y otros pasivos. Pasivos a mediano y largo plazo. Est clasificacin incluye todas aquellas obligaciones que posee la empresa con terceros, cuya exigibilidad es mayor a un ao. Los grupos que conforman estos pasivos son los mismos de los pasivos corrientes, slo que su vencimiento es mayor a un ao. Patrimonio. El patrimonio lo conforman los siguientes grupos de cuentas: capital social, supervit de capital, reservas, revalorizacin del patrimonio, dividendos o participaciones decretadas en acciones o partes de inters social, resultados del ejercicio, resultados de ejercicios anteriores y el supervit por valorizaciones.
Contabilidad General
148
Estado de resultados Antes denominado estado de ganancias y prdidas, es quizs el de mayor importancia por cuanto permite evaluar la gestin operacional de la empresa y adems sirve de base para la toma de decisiones. En este estado se resumen todas las transacciones correspondientes a los ingresos generados y a los costos y gastos en que ha incurridos la empresa en un perodo determinado. La diferencia que resulta entre los ingresos y egresos ser el producto de las operaciones que puede ser utilidad o prdida. Para la elaboracin de este estado, debe aplicarse el principio de causacin para todos los costos y gastos, y los ingresos deben reconocerse cuando se hayan realizado, a fin de obtener un resultado justo. La presentacin del estado de resultados est dada por el grupo de cuentas denominadas nominales o transitorias, comenzando por los ingresos brutos operacionales, producto de la venta de bienes o productos. A estos ingresos se les debe descontar el valor correspondiente a devoluciones, rebajas o descuentos concedidos, a fin de determinar los ingresos netos del perodo; a los ingresos netos se les descuenta el valor correspondiente a los costos y gastos operacionales, para determinar el valor
Contabilidad General
impuestos se le adicionan los ingresos no operacionales y se le restan los gastos no operacionales. Para determinar la utilidad neta del perodo o del ejercicio, se calcula y estima el valor del impuesto de renta.
Los grupos de cuentas incluidas en este estado son: Ingresos operacionales: Corresponden a los ingresos generados por la venta de bienes o servicios. Costo de ventas: son los cargos asociados directamente a la compra o produccin de bienes o servicios vendidos. Gastos operacionales: erogaciones causadas en las actividades de administracin y comercializacin de la empresa. Ingresos no operacionales: Ingresos generados por actividades diferentes del objeto social de la empresa. Gastos no operacionales: cargos o erogaciones realizadas por la empresa que no corresponden directamente al objeto social.
Estado de cambios en el patrimonio La determinacin del cambio en el patrimonio se obtiene sumando, al monto inicial del patrimonio, los aumentos en sus diferentes componentes, y restando las disminuciones en los mismos para llegar al monto final.
Contabilidad General
150
El simple cambio en el patrimonio es poco representativo y ningn beneficio le representa a la empresa. La importancia se stos es conocer las causas del cambio en el patrimonio.
Las siguientes transacciones cambian el patrimonio: - Los aportes de un nuevo socio que aumenta la cuenta capital y prima en colocacin de acciones. - El retiro de un socio que origina la disminucin de la cuenta capital. - El cambio de bonos convertibles en acciones origina un aumento en la cuenta capital. - Todo ingreso aumenta el patrimonio y todo gasto o costo disminuye el patrimonio; por tanto, la utilidad o prdida son cambios netos en el patrimonio. Las utilidades tienen las siguientes distribuciones: - Provisin para impuesto de renta - Apropiacin para reservas - Declaracin de dividendos - Las valoraciones de bienes de propiedad, planta y equipos e inversiones aumentan el patrimonio.
Contabilidad General
151
En lo relativo a los cambios en el patrimonio, deben revelarse los siguientes aspectos: - Distribucin de utilidades o excedentes decretados durante el perodo. - Utilidades no apropiadas - Reservas u otras cuentas incluidas en utilidades apropiadas - Prima en colocacin de acciones y las valorizaciones - Revalorizacin del patrimonio - Otras cuentas integrantes del patrimonio Un modelo de estado de cambios en el patrimonio es el siguiente
Saldo Capital suscrito y pagado Supervit de capital Reservas Revalorizacin patrimonio Resultados del ejercicio Totales
Contabilidad General
Disminuciones Saldo final 40.000 9.000 3.500 2.150 5.000 5.000 6.000 60.650
152
Estado de cambios en la situacin financiera El estado de cambios en la situacin financiera se conoce con otros nombres como: Estado de fuentes y usos de fondos Flujo de fondos Estado de origen y aplicacin de fondos Estado de origen y aplicacin de recursos Un estado de flujo de fondos es de considerable ayuda para los gerentes financieros o para un evaluador de crdito, porque permite ver el empleo de fondos que ha hecho la empresa y la forma en que esas utilizaciones fueron financiadas. Por fondos, la gerencia de una empresa puede entender su capital de trabajo, su efectivo, y sus ttulos negociables. El concepto de capital de trabajo ms usado, es el de activos corrientes menos pasivos corrientes. Un aumento en el capital de trabajo constituye una fuente de fondos, pues stos se derivan de las ventas, las cuales originan aumentos en el efectivo y en las cuentas por cobrar. Los fondos provenientes de operaciones son un concepto un poco ms complejo; por ejemplo: el gasto en depreciacin, gastos de amortizacin, gastos de agotamiento, y la prdida en venta de
Contabilidad General
activos fijos que se restaron para determinar la utilidad pero que no 153
originaron una disminucin en el capital de trabajo; tambin, la amortizacin de ingresos diferidos y la ganancia en venta de activos fijos que antes se haban sumado para determinar la utilidad, pero que no originaron un aumento en el capital de trabajo. Fuentes Fondos proporcionados de las operaciones: El exceso de las ventas sobre costos y gastos e inversiones a largo plazo. Disminucin en activos no corrientes (venta de activos fijos, inversiones a largo plazo, pagars a largo plazo). Aumento en pasivo no corriente, emisin de bonos por pagar hipotecas, pagars a largo plazo Aumento en el capital de trabajo, emisin de acciones comunes y preferentes. Usos Aumento en activos corrientes Adquisicin de propiedad, planta y equipo Disminucin en pasivo no corriente, pago de deuda a largo plazo (bonos por pagar) Disminucin en patrimonio de accionistas, por ejemplo la declaracin de un dividendo en efectivo Fondos utilizados en operaciones: el exceso de los costos y gastos sobre las ventas
Contabilidad General
154
Estado de flujo de efectivo El efectivo es el eje central, la mdula espinal del sistema financiero de la empresa. El EFE proporciona informacin sobre el efectivo recaudado y los desembolsos de dinero de la empresa. Los usuarios pueden examinar la capacidad de la empresa para generacin de flujos favorables de efectivo. Este estado muestra detalladamente el efectivo recibido o desembolsado durante un periodo por las siguientes actividades: - Actividades de operacin: aquellas que afectan los resultados operacionales de la empresa. Se consideran entradas de efectivo por actividades de operacin: recaudos por venta de bienes o servicios, recaudos de cartera, rendimientos y cobro de intereses y rendimientos en inversiones. Se consideran desembolsos o salidas de efectivo por actividades de operacin, los desembolsos para compra de materiales, pago de nmina, pago de impuestos e intereses, pago de prestaciones sociales.
Contabilidad General
155
- Actividades de inversin: son aquellas que implican cambios en los recursos no operacionales. Son entradas de efectivo por actividades de inversin las producidas por venta de activos como propiedad, planta y equipo e inversiones. Constituyen desembolsos por actividades de inversin los pagos realizados por adquisicin de activos no operacionales, como propiedad, planta y equipo e inversiones en bienes. - Actividades de financiacin: son las transacciones que implican cambios en el pasivo y en el patrimonio de la empresa. Se consideran entradas de efectivo por actividades de financiacin los dineros recibidos por prstamos a corto y largo plazo y los aportes sociales. Se consideran desembolsos por actividades de financiacin el pago de dividendos, reembolso de aportes de dinero y los pagos de obligaciones a corto y largo plazo. Mtodos para elaborar el estado de flujo de efectivo El estado de flujo de efectivo puede presentarse por el mtodo directo o por el mtodo indirecto. La diferencia entre estos dos mtodos radica en la forma de determinar el efectivo generado por las operaciones. Por el mtodo directo, se obtiene ajustando el estado de resultados, presentado a base de causacin, para convertirlo a base de efectivo; por el
Contabilidad General
los gastos no pagados en efectivo o la disminucin de activos; se le suman los aumentos de los pasivos circulantes y las disminuciones en activos corrientes, despus se le resta el aumento de activos corrientes y la disminucin de pasivos corrientes. Seguidamente debe presentarse el efectivo generado por las actividades de inversin y de financiacin, que es el mismo para ambos mtodos Por el mtodo directo deben tenerse en cuenta los siguientes pasos: 1. Ajustar el estado de resultados y obtener el EGO 2. Determinar el efectivo generado y usado por las actividades de financiamiento e inversin Fuentes de efectivo por actividades de inversin: Venta de activos fijos. Fuentes de efectivo por actividades de financiacin Adquisicin de pasivos a largo plazo Aporte de los socios Usos de efectivo por actividades de financiacin Pago de pasivos a largo plazo Pago por retiro de socios. Por el mtodo indirecto, el flujo de efectivo por las actividades de operaciones se expresa as: EGO: Efectivo generado por las actividades de operacin Utilidad del ejercicio. Ms: Gastos de depreciacin Gastos de amortizacin de crdito diferido. Gastos de amortizacin de intangibles Aumento en proveedores
Contabilidad General
157
Aumento en otros pasivos corrientes operacionales Disminucin en clientes Disminucin en inventarios Disminucin en gastos diferidos. Menos: Aumento en clientes Aumento en inventarios Aumento de gastos diferidos Disminucin en proveedores Disminucin en otros pasivos corrientes operacionales 1. Clculo del efectivo recibido por recuperacin de C x C (ventas) Saldo inicial C x C clientes + Ventas - Saldo final C x C Efectivo recibido por ventas 2. Clculo de compras de inventarios $110.656.919 $151.593.374 $(85.797.025) $176.453.268
Compras = $549.462.226 + $1.640.584 $17.551.651 Compras = - Devoluciones ($4.135.452) Compras = $529.415.707 $533.551.159
Contabilidad General
158
3.
Clculo del efectivo utilizado para pago a proveedores de inventario Saldo inicial C x P proveedores + Compras - Saldo final C x P proveedores Efectivo pagado a proveedores $15.817.266 $529.415.707 $(60.890.642) $484.342.331
4.
Efectivo utilizado para pago de gastos operacionales Total gastos de administracin - Depreciacin Total gastos de admn. Desembolsados + Saldo inicial gastos causados por pagar - Saldo final gastos causados por pagar Pago de gastos de administracin $255.450.772 $(32.183.304) $223.267.468 $35.514.814 $(46917955) $212.864.327
5.
Efectivo generado utilizado) por cuenta del activo corriente y pasivo corriente Disminucin (aumento) de gastos C x Cobrar $(27.107.178) - Reclamaciones - Anticipos Impuestos - Disminucin (aumento) de gastos pagados por anticipado $(2.868.815) 159 (1.366.497) (25.740.681)
Contabilidad General
- Aumento (disminucin) de retefuente por pagar - De IVA por pagar (1.244.000) (9.139.000)
6. 7.
Efectivo generado(utilizado) para impuesto de renta Saldo inicial impuesto de renta por pagar + Provisin impuestos - Saldo final impuesto de renta por pagar Total impuesto de renta pagado EFE ao 02 $264.000 $3.167.000 0 $3.431.000 Mtodo directo
A. Efectivo generado en actividades de operacin EGO Generado por ventas Menos: efectivo utilizado en: Pago a proveedores Pago gastos operacionales Pago de impuesto de renta Aumento de gastos C x C Aumento de gastos P x A Pago de retefuente e IVA $484.342.331 (3) $212.864.327 (4) $3.431.000 (6) $27.107.178 (5) $2.868.815 (5) $10.383.000 (5) 740.996.651 $776.453.268 (1)
Efectivo generado por actividades de operacin 35.456.671 B. Efectivo generado por actividades de financiacin Aumento de prstamos socios Pago de intereses (gastos financieros)
Contabilidad General
Financiacin
27.465.376
C. Efectivo generado (utilizado) en actividades de inversin Valor de venta de A.FValor de compra de A.F Rendimientos financieros recibidos Compra de inversiones a largo plazo Total efectivo generado (utilizado) en actividades de (utilizado) Inversin Aumento (disminucin) de efectivo Ms efectivo inicial (Diciembre31/xx) Efectivo Final (Diciembre 31/xx) D. Gastos operacionales Prdida en venta de A.F. Intereses pagados Total $2.568.365 $1.340.655 $3.909.020 (17.921.144) 45.000.849 34.901.503 79.902.352 33.300.000 (56.694.701) 6.708.557 (1.235.000)
Contabilidad General
161
ACTIVIDADES DE PROFUNDIZACIN
UNIDAD 1. Introduccin a la contabilidad 1. Explique en que consiste el principio de valuacin o medicin? 2. Enumere tres (3) caractersticas de la empresa unipersonal. 3. Realice un paralelo entre la Sociedad Colectiva y la Sociedad de Responsabilidad Limitada. 4. Cuales son las principales diferencias entre la Sociedad En comandita Simple y la Sociedad En Comandita por acciones? 5. Enumere los estados financieros bsicos.
Contabilidad General
162
UNIDAD 2. El ciclo contable estado de resultados y balance general 1. Qu son gastos operacionales? 2. Cul es la diferencia entre Costo y Gasto? 3. A qu es igual la utilidad bruta en ventas? 4. Porqu razn se denominan ingresos no operacionales? 5. Qu son activos corrientes, 4 ejemplos? 6. En que consiste la depreciacin? UNIDAD 3. La ecuacin contable y la naturaleza de las cuentas 1. En Que consisten los Activos de una empresa? 2. Por qu razn los activos se consideran de naturaleza Dbito? 3. Qu componen los pasivos de una empresa? 4. Explique cual es la razn para que los pasivos se consideren de naturaleza Crdito? 5. Cules cuentan componen el Patrimonio? 6. Cul es la naturaleza de las cuentas del Patrimonio?
Contabilidad General
163
UNIDAD 4. El proceso de registro de la informacin contable 1. En que consiste una transaccin comercial? 2. Qu significa el balance de prueba? 3. En que consiste la partida doble? 4. Qu son registros simples? 5. Qu es un registro compuesto? UNIDAD 5. TERMINACIN DEL CICLO CONTABLE. ASIENTOS DE AJUSTES (CLASES Y APLICACIONES). ASIENTOS DE CIERRE 1. En que consisten los asientos de ajustes? 2. Cmo se clasifican los asientos de ajustes? 3. Qu es un ajuste acumulado? 4. En que consiste un ajuste diferido? 5. Qu son asientos de cierre? 6. Para que se utilizan los asientos de cierre?
Contabilidad General
164
UNIDAD
6.
ESTADOS
FINANCIEROS
BSICOS
ESTADOS
FINANCIEROS DE PROPSITO ESPECIAL 1. Qu son estados financieros de propsito general? 2. Cul es la funcin del estado de resultados? 3. Mencione tres transacciones que cambien el patrimonio 4. Qu se entiende por fondos en una empresa? 5. Mencione tres fuentes en una empresa.
EJERCICIOS PRCTICOS PROPUESTOS 1. La Compaa la Fuente SA le presenta los siguientes datos para el estado de Resultados para el mes de Mayo. Gasto mantenimiento $1.500.000 Gasto Papelera Ingresos x Inters Gasto Intereses Gasto Nmina Ingresos x servicios Gasto publicidad Gasto reparacin $1.000.000 Gasto Arrendamiento $760.000 $875.000 $1.150.000
$4.120.000 Gasto servicios pblicos $1.200.000 $8.000.000 Gasto depreciacin $650.000 $800.000 Ingresos x capacitacin Gasto asesoras
Contabilidad General
165
2. Con los siguientes datos presentados por la Compaa X prepare el estado de Resultados y el Estado de Resultados Acumulados para Octubre de 200X Ingresos x Arrendamiento Ingresos x servicios Gasto servicios pblicos Ganancias acumuladas Ingresos x inters $650.000 $956.000 $765.000 Gasto Impuestos Gasto nmina Gasto asesoras $725.000 $552.000 $4.625.000 $300.000
3. La Compaa ABC empieza operaciones en Agosto de 200X y realiza las siguientes transacciones contables: Agosto 1: Recibe aportes de Capital de la siguiente manera: Efectivo $24.000.000, Muebles y Enseres $3.800.000, Equipo de Cmputo $2.950.000, Inventario de Mercancas $36.000.000 Agosto 3: Paga Impuesto Mercantil por $1.715.000 Agosto 6: Vende Servicios por $20.000.000 60% de Contado y el resto a Crdito. Agosto 8: Compra Papelera por $1.500.000 Agosto 12: Adquiere Edificio por $80.000.000 a crdito - 65% Terrenos y el resto es el Local. Agosto15: Paga Nmina por $3.760.000, Publicidad por $1.900.000 y Mantenimiento por $760.000
Contabilidad General
166
Agosto 18: Vende Servicios de contado por $11.700.000 Agosto 20: Recibe prstamo del BBV por $45.000.000; paga gastos Financieros por $2.600.000 Agosto 25: Compra Vehculo por $17.000.000 75% de contado y el resto a crdito. Agosto 30: Paga Nmina por $3.850.000, servicios Pblicos por $1.100.000, Asesoras por $580.000. Se pide: Libro Diario, Libro Mayor, Balance de Prueba, Estado de resultados y Balance General.
4. La Compaa de Turismo Buen Viaje le presenta las siguientes transacciones correspondientes al mes de Febrero de 200X para que usted realice Registros en el Libro diario, Libro Mayor, Balance de Prueba, Estado de Resultados y Balance General clasificado. Febrero 1: La Compaa empieza operaciones con los siguientes aportes de Capital: 85.000 Acciones de la Compaa X a $450 cada una, un Vehculo por $17.600.000, unas C x C por valor de $18.200.00 y un Efectivo de $24.500.000 Febrero 3: Se paga Impuesto de Industria y Comercio por valor de $654.320 Febrero 5: Se prestan Servicios a Crdito por valor de $2.560.000
Contabilidad General
167
Febrero 6: Se compra papelera por valor de $465.000 Febrero 7: Se compran Muebles y enseres por valor de $3.240.000 se pagan el 45% de contado y el resto a 60 das. Febrero 9: Se prestan servicios de Contado por valor de $1.780.000 Febrero 11: La Compaa vende 35 acciones a $450 cada una. Febrero 12: Se realiza Mantenimiento del Vehculo por $320.00 a crdito. Febrero 15: Se realizan los siguientes pagos de contado: Nmina $1.359.460, Asesoras $453.700 Febrero 20: Se recibe prstamo bancario por valor de $23.000.000, se pagan por gastos financieros $850.000 Febrero 23: Se hacen efectivas C x C por valor de $9.500.000 Febrero 25: Se prestan servicios por valor de $2.600.000, se recibe el 40% de contado y el resto a crdito. Febrero 28: Se cancelan los siguientes gastos de contado: Nmina $1.745.800, Reparacin $456.000, Servicios Pblicos $ 760.000 y Asesoras por $375.000 5. Dadas las siguientes transacciones presentadas por la Compaa XX
Contabilidad General
diario, Libro Mayor, Balance de Prueba, Estado de Resultados, Estado de Resultados Acumulados y Balance General. Junio 3: Inicia operaciones recibiendo $12.000.000 en Efectivo, C x C por $8.000.000 y un Vehculo por $11.000.000 Junio 5: Compra Bodega por $62.000.000 a crdito - 70% Terreno y el resto local. Junio 8: Paga Impuesto Mercantil por $2.430.000 Junio 10: Se prestan Servicios por $6.730.000 60% de contado y el resto a crdito.
Junio 12: Se adquiere equipo e Cmputo por $4.800.000 a crdito. Junio 15: Se paga Nmina por $5.380.000, Papelera por $1.190.000, asesoras por $975.000 Junio 18: Se compran Muebles y Enseres por $9.200.000 se paga el 65% de contado y el resto a crdito. Junio 20: Se recibe bancario por valor de $32.100.000 se pagan
$2.800.000 de gastos financieros. Junio 23: se prestan servicios a crdito por $3.750.000
Contabilidad General
169
Junio 25: Ingresa un nuevo socio el cual aporta Maquinaria por valor de $12.100.000 Junio 28: Se paga capacitacin por $4.120.000 Junio 30: Se registran los siguientes pagos de contado: Nmina $4.910.000, Capacitacin por $715.000, Mantenimiento por $861.000, Adems servicios de Contado por $3.720.000 6. La Compaa Mdulos y Mdulos recibe un prstamo del Banco agrario por un Valor de $21.000.000 el da 16 de mayo, con una tasa de inters del 33.&5 anual Trimestre Anticipado, el prstamo tiene una vigencia de tres meses.
Se pide realizar: a) Registros efectuados por la Compaa hasta la fecha de pago. b) Registros efectuados por el Banco hasta fecha de cobro. 7. El Banco de Bogot le presta a la Compaa XX la suma de $85.000.000 con una tasa de inters del 30% anual Trimestre vencido, el prstamo se efecta el 12 de febrero. Se pide realizar a) Registros efectuados por la Compaa hasta la fecha de pago. b) Registros efectuados por el banco hasta la fecha de cobro.
Contabilidad General
170
8. A continuacin se detallan los resultados de la financiera La pastusa SA durante el mes pasado. Ingresos x arrendamientos Ingresos Operacionales Gasto depreciacin Vehculo Ingresos x capacitacin Gastos Intereses Gasto Reparacin Gasto Nmina Gasto seguros Ingresos x asesoras Gasto Mantenimiento Gasto Asesoras Gasto Publicidad $2.670.000 $24.805.000 $4.410.000 $760.000 $1.624.000 $830.000 $17.310.000 $1.120.000 $570.000 $570.000 $1.250.000 $1.050.000
Se pide realizar: Asientos Corrientes, Asientos de Cierre, estado de resultados y balance general. 9. Los siguientes son los resultados logrados por la Financiera Cartagena Ltda. Durante el mes pasado. Ingresos por arrendamientos Ingresos Operacionales Gasto depreciacin Ingresos por asesoras Gasto Intereses Gastos de administracin Gastos de nmina
Contabilidad General
Gasto Impuesto Mercantil Gastos Seguros Ingresos x Inters Gasto de mantenimiento Gasto asesoras
Se pide realizar: Asientos Corrientes, asientos de cierre, Estado de Resultados y Balance General 10. La Compaa de Turismo Vamos a Pasear le presenta los siguientes saldos a diciembre 30 de 2000X tomados de sus libros de contabilidad. Caja y Bancos Ganancias Acumuladas Cuentas X Cobrar Reservas Legales Inversiones temporales Capital Seguro Prepagado Obligaciones Bancarias Equipo de Oficina Ingresos Recibidos x Anticipado Cuentas X Pagar Vehculos Depreciacin Acumulada Equipo $2.500.000 $3.200.000 $4.200.000 $980.000 $12.000.000 $38.000.000 $180.000 $9.000.000 $27.000.000 $3.200.000 $2.600.000 $48.000.000 $ 8.100.000
Durante el mes de Enero la Compaa realiza los siguientes hechos econmicos los cuales se enumeran en forma resumida.
Contabilidad General
172
2. Gastos operacionales de Administracin y Ventas pagados de contado Nmina $14.500.000 Arrendamiento Mantenimiento $1.200000 $445.000
4. Pago a Proveedores $1.400.000 5. El Banco envi una Nota Dbito por concepto de Intereses Cobrados por Anticipado por valor de $540.000 Los Datos para efectuar los ajustes son los siguientes: a) Las inversiones devengan un inters anual del 30% para cobrar trimestralmente. b) La cuenta Seguro Prepagado tiene una vigencia de tres meses c) Vida til Equipo de Oficina 10aos, y del Vehculo 5 aos d) Los ingresos recibidos por anticipado cubren cuatro meses de servicios por prestar por parte de la Compaa
Contabilidad General
173
e) Las Obligaciones Bancarias incurren en un inters del 24% Anual Trimestre Anticipado Se pide realizar: Libro Diario, Libro Mayor, Balance de Prueba, Asientos de Ajustes, Asientos de Cierre, Estado de Resultados, Estado de Resultados Acumulados y Balance General.
BIBLIOGRAFA FUNDAMENTAL
SINISTERRA, Gonzalo. Contabilidad sistema de informacin para las organizaciones. Edit. Mc Graw Hill. Cap. 1 - 2
Contabilidad General
174
BIBLIOGRAFA RECOMENDADA
CORAL, Delgado, Lucy. Contabilidad universitaria. Edit Mc Graw Hill. DAZ, Hernando. Contabilidad general. Enfoque prctico con aplicaciones informticas. Edit Prentice Hall. Cap.1 - 2 GMEZ, Bravo, Oscar. Contabilidad general. Edit. Mc Graw Hill.
Contabilidad General
175