INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DR.

CRISTBAL MENDOZA EXTENSIN MRIDA ESTADO MRIDA

Diseo de un manual de organizacin para la empresa Lcteos Andimerca, C.A

Trabajo especial de Grado para optar al Ttulo de tcnico superior universitario en Administracin de Empresas

Caso: Lcteos Andimerca C.A

Autor: Martnez O. Hctor D

Mrida, Noviembre 2010

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DR. CRISTBAL MENDOZA EXTENSIN MRIDA ESTADO MRIDA

DISEO DE UN MANUAL DE ORGANIZACIN PARA LA EMPRESA LCTEOS ANDIMERCA, C.A

Trabajo especial de Grado para optar al Ttulo de tcnico superior universitario en Administracin de Empresas

Caso: Lcteos Andimerca C.A

Autor: Martnez O. Hctor D Tutor: Lic. Omario Olivares Tutor industrial: Luis Barrios

Mrida, Noviembre 2010

NDICE DE CONTENIDO pg.

INTRODUCCIN EL PROBLEMA 1.1 Planteamiento del problema 1.2 Objetivo general 1.3 Delimitacin del Tema 1.4 Formulacin de Objetivos 1.4.1 General 1.4.2 Especficos 1.5 Justificacin MARCO METODOLGICO 2.1 Tipo de investigacin 2.2 Operacionalizacin de Objetivos 2.3 Poblacin y Muestra 2.4 Tcnicas e instrumentos de Informacin 2.4.1 Modelos de Instrumentos Tentativos REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DR. CRISTBAL MENDOZA EXTENSIN MRIDA ESTADO MRIDA DISEO DE UN MANUAL DE ORGANIZACIN PARA LA EMPRESA LCTEOS ANDIMERCA, C.A, EN MRIDA ESTADO MRIDA Autor: Martnez O. Hctor D Tutor: Omario Olivares Ao: 2010 RESUMEN El Diseo de un Manual de organizacin, para la empresa Lcteos Andimerca, C.A, es una herramienta de la planeacin organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organizacin formal y definiendo su estructura funcional. Por lo tanto, son elementos bsicos de referencia y de auxilio en la empresa para obtener el control deseado de los esfuerzos del personal. Por medio de estos manuales pueden proporcionarse al personal sus deberes y responsabilidades, los reglamentos de trabajo, polticas y objetivos de la misma, en una forma sencilla, directa y autorizada. De tal manera que, partiendo de las teoras de la organizacin, Fayol y de Taylor, se desarroll el trabajo bajo el modelo cuali-cuantitativo basado en una investigacin de campo de tipo descriptivo. La poblacin se constituy por catorce (14) integrantes del personal administrativo. Para recabar la informacin se utiliz un cuestionario con preguntas abiertas con cinco (5) alternativas, los datos obtenidos se tabularon en base a frecuencia y porcentaje. La validez del cuestionario fue determinada mediante juicio de expertos y la confiabilidad mediante el coeficiente de Alfa de Cronbach. Se concluye que para la empresa estos manuales exponen con detalle la estructura de la empresa y sealan los puestos y la relacin que existe entre ellos para el logro de sus objetivos. Explican la jerarqua, los grados de autoridad y responsabilidad; las funciones y actividades de los rganos de la empresa. Por lo que permitir elaborar una reestructuracin de la empresa, donde se muestren las descripciones de trabajo, el lmite de autoridad, el conocimiento de cada integrante de sus responsabilidades, funciones adems, de los objetivos de la organizacin. Palabras claves: estructura, reestructuracin, jerarqua. manual de organizacin, funciones,

INTRODUCCIN
Los manuales Administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemtica una serie de elementos, con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeo y cursos de accin que debern seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Adems, incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relacin con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada. En tal sentido, los manuales representan una gua prctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administracin. Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues son una fuente de informacin que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realizacin de las actividades que se le han encomendado.

Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada empresa, su alcance se ve limitado nicamente por las exigencias de la administracin. Son documentos eminentemente dinmicos que deben estar sujetos a revisiones peridicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda institucin moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organizacin, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa. Cabe mencionar que, no existe un diseo formal de los puestos, sino conceptual y general, sobre todo de las aptitudes conductuales y de entorno especialmente. En este orden de ideas, se realiza la siguiente investigacin referida a disear un manual de organizacin de la empresa Lcteos Andimerca, C.A., que involucra y est dirigido a el personal que labora directamente en la organizacin, adems se analizan puestos de todos los niveles entre ellos el director, gerente, y otros, este se estructura de la siguiente forma: En el Captulo I, se plantea el problema, enfocando globalmente el tema y destacando su importancia, luego se centra la exposicin en el tpico seleccionado, enfatizando la situacin problemtica, encontrando las interrogantes del estudio, la delimitacin del problema, los objetivos que lo orientan y la justificacin del mismo. En el Captulo II, se desarrolla el marco terico, iniciando este con los antecedentes de la empresa, y de la investigacin que sustentan el estudio, la elaboracin de la fundamentacin terica, y el marco conceptual. Captulo III, el Marco Metodolgico y el Captulo IV el anlisis y presentacin de los resultados, Captulo V se establecen las conclusiones y recomendaciones del estudio y por ltimo se incluyen las referencias bibliogrficas, anexos y manual de organizacin. .

CAPTULO I EL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del Problema
A escala mundial los procedimientos administrativos y tecnolgicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando con el desempeo mismo de las tareas cotidianas, el creciente grado de especializacin, como consecuencia de la divisin del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional. As pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, ya que son de gran utilidad en la reduccin de errores, en la observancia de las polticas del organismo, facilitando la capacitacin de nuevos empleados, proporcionando una mejor y ms rpida induccin a empleados en nuevos puesto. En este sentido, las organizaciones con visin futurista, estn en la bsqueda constante de mejorar cada da los procedimientos que ayudan a la completa realizacin de funciones a cabalidad y dentro de estas herramientas se cuenta con uno de los ms utilizados como son los manuales. Segn Catacora F. (1996), los manuales son los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizadas para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. Consiste en la organizacin lgica y ordenada de todos los procedimientos identificados,

bajo el esquema de una especie de libro actualizable. Es decir, la finalidad de los manuales es que permiten plasmar la informacin clara, sencilla y concreta. A travs de esta herramienta se orienta y facilita el acceso de informacin a los miembros de la organizacin, mediante cursos de accin cumpliendo estrictamente los pasos para alcanzar las metas y objetivos obteniendo buenos resultados para la misma. Asimismo, las decisiones sobre los recursos humanos que toma la empresa determinan su xito, ya sea porque involucre a los directores ejecutivos o a empleados a nivel operativo; por lo tanto, administrar estas tareas significa conquistar y mantener personas en la organizacin que trabajen y den el mximo de s mismas con una actitud positiva y favorable, donde el esfuerzo coordinado de todo el personal pueda lograr una administracin efectiva para que la empresa alcance los objetivos deseados. Al respecto, segn Chiavenato (2001), concibe una organizacin como el comportamiento de modo racional de sus miembros, es decir, de acuerdo con las normas lgicas de actuacin prescritas para cada uno de ellos. En otras palabras, la formulacin de un conjunto lgico de cargos funcionales y jerrquicos est basada en el principio de que los hombres funcionaran efectivamente de acuerdo con un sistema equitativo. Motivado a lo anterior, surgi la problemtica en que las organizaciones no podan trabajar sino se organizaban, situacin que dio origen al proceso de sistematizacin que segn Gmez (2002), expresa que es una red de procedimientos relacionados entre s y desarrollados de acuerdo a un esquema integrado para lograr una mejor actividad de la empresa. (p. 52)

Adems, se puede decir que el proceso descrito debe estar influido por las normas y polticas de la empresa, ya que es a travs de estos procedimientos que se puede realizar de manera ms rpida y eficaz el trabajo a ejecutar. En Venezuela, para las empresas es una necesidad establecer manuales administrativos; ya que las organizaciones han progresado con el hecho de simplificar con esta herramienta de control la manera de realizar sus labores. La empresa Andimerca C.A., se encuentra ubicada en Zona Industrial los Curos galpn B-16, Mrida Estado Mrida, dedicada a la distribucin y venta de productos lcteos de la zona y aledaas. Al respecto, la empresa actualmente presenta una problemtica relacionada con los niveles jerrquicos y las funciones de cada uno de elloa, pues por no estar delimitadas las funciones departamentales, los trabajadores hacen todo tipo de trabajo sin tener responsabilidades asignadas por rea. Lo anterior, trae como consecuencia Desconocimiento de las funciones o actividades, de los diferentes departamentos, lo que le permitir a los empleados llevar la secuencia lgica de las actividades en cada uno de los pasos que conforman el procedimiento de entrada y salida de los productos. Prdida en existencias en su inventario por la falta de informacin acerca de cmo suceden las salidas de productos lcteos. Prdida de dinero para la empresa por la fuga y falta de control en los despachos de los productos lcteos.

 Prdida de tiempo al realizar los despachos de productos lcteos. De esta manera se evidenci a travs de una entrevista con el despachador, quien es la persona encargada de llevar el control de los mismos, lo cual se realiza a travs de un reporte de salida, sin impresin del documento legal (la factura) no registrando en sus reportes la informacin necesaria para sustentar la operacin. Generando en su inventario perdidas de faltantes y sobrantes de productos lcteos. Por consiguiente, la importancia de realizar esta investigacin referida a disear un manual de organizacin en la empresa Andimerca C.A., tiene como finalidad propiciar los cambios en la manera de gerencial las ventas con el propsito de garantizar tanto un inventario fidedigno, evitar prdidas y tener los cobros a tiempo.

1.2 Delimitacin del Problema

El presente trabajo especial de grado se realiz en la empresa Lcteos Andimerca C.A ubicada en Zona Industrial los Curos galpn B-16, Mrida Estado Mrida, en el rea de ventas. Desde el ao 2007, se viene presentando una situacin de retardo en la ejecucin de las operaciones al momento de despachar, pero se ha intensificado en el ltimo ao, (20092010), observando un atraso significativo en su sistema de facturacin, trayendo como consecuencia perturbacin en el rea de caja y de cobranzas, y por ende en el flujo de efectivo de la empresa en estudio. En tal sentido, se consideran todos aquellos elementos necesarios para la ejecucin de las operaciones relativas al proceso de despacho y facturacin, con respecto a lo que se plantea disear un Manual de

Organizacin que permita un proceso de reorganizacin, de las actividades en el rea de ventas de la empresa en cuestin, por lo que se consideraron: La hora de inicio de actividades de ventas La solicitud de productos al rea de despacho La recepcin y verificacin de los productos Elaboracin de la factura. Firma y sello de la factura al momento del despacho de mercanca. Atraso en la recepcin de cobro de las ventas (contado) de cada da Por lo tanto, la orientacin temtica del presente estudio, debe considerar la consulta y estudio de bibliografa relacionada con la estructura organizativa de la administracin, la organizacin forma, los manuales administrativos, clasificacin, y especficamente los manuales de organizacin; los cuales segn Continuo (2002) en relacin a este tema son un documento oficial cuyo propsito es describir la estructura, funciones, as como las tareas especificas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo. (p. 158) Por lo tanto, se hace necesaria la conceptualizacin de los elementos que deben estar presentes en su conformacin. Igualmente se abordan aspectos relacionados con la teora de la organizacin, as como la Teora de Fayol, Taylor, adems lo relacionado con sistemas abiertos, ventajas y desventajas del uso de los manuales administrativos, entre otros aspectos, en funcin de establecer los patrones a seguir para el desarrollo de un apropiado proceso de facturacin. En consecuencia, los manuales de organizacin dentro de las empresas, son un documento oficial cuyo propsito es describir la estructura, funciones,

as como las tareas especficas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo. Por lo tanto, se consideran una herramienta de trabajo, cuya informacin debe mantenerse actualizada para que cumplan con su objetivo; se considera prudente la revisin y actualizacin de los manuales administrativos, por lo menos en forma anual, siendo recomendable efectuarse cada seis meses. El periodo para la realizacin de este Trabajo fue desde hace un ao hasta la actualidad.

1.3 Determinacin de los Objetivos

1.3.1 Objetivo General
Disear un Manual de Organizacin para la empresa Lcteos Andimerca C.A;

1.3.2 Objetivos Especficos

Diagnosticar las diferentes reas de la empresa Andimerca, C.A., para conocer los procesos que se llevan a cabo en el departamento. Determinar los procesos administrativos, y los niveles jerrquicos de cada rea. Elaborar un manual de organizacin de la empresa Lcteos Andimerca, C.A.

1.4

Justificacin
Los manuales administrativos son elaborados conforme a Principios y

Normas

de

Organizacin,

cuyo

propsito

es

definir

la

estructura

organizacional, las relaciones, responsabilidades y funciones de la cada unidad de las partes que conforman una empresa. En tal sentido, los manuales de organizacin y funciones deben ser considerados como un instrumento dinmico, sujeto a cambios que surgen de las necesidades propias de toda sociedad, y de la revisin tcnica permanente para mantener su utilidad. De all que, la importancia de los manuales administrativos, a travs de una mirada retrospectiva a la administracin permite llevar a las empresas u organizaciones a desarrollar las funciones del proceso administrativo como planear, organizar, dirigir y controlar de una manera ms eficaz las actividades que se designa a cada uno de los miembros de la organizacin. Este conjunto de actividades responde a la esencia del procedimiento administrativo sistemtico, lo que va a permitir realizar a cabalidad las labores o actividades para estandarizar la operatividad de la misma. De acuerdo a lo antes sealado, y al proceso sistemtico y procedimental de las funciones administrativas, se evidencia que todos ellos deben estar representados en un instrumento que permita realizar las funciones por rea de manera eficiente; esta herramienta es conocida en las organizaciones como manuales, que de acuerdo con Quiroga (1999): Son unos documentos que contienen, en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre historia,

organizacin, poltica y/o procedimientos de una organizacin que se consideren necesarios para la mejor ejecucin del trabajo. (p. 161) En tal sentido, con la siguiente investigacin se plantea realizar un proceso de reorganizacin a partir de un manual de organizacin, a fin de determinar los diferentes niveles jerrquicos y fijar responsabilidades en cada rea, debido a que no existe una herramienta que le permita al personal saber a quin le reporta y cules son sus responsabilidades, lo que ha trado como consecuencia, atraso en las tareas y en los resultados de la gestin administrativa. Lo interesante del siguiente manual, es que se busca a que contribuya a mejorar la eficacia y eficiencia en los diferentes departamentos para salvaguardar la operatividad de la empresa. As mismo, para el departamento de almacn es indispensable, ya que le permitir contar con una herramienta para obtener informacin rpida y oportuna ya que con el mismo se lleva el control en cada uno de los procedimientos de las entradas y salidas de los productos lcteos. Igualmente; para el despachador resulta beneficioso porque le permite mejorar sus funciones para tratar de realizarlas eficazmente, tanto las entradas y salidas de los productos, conociendo cada uno de los pasos ejecutados al momento de recibir y despachar mercanca. De este modo, se espera que para los nuevos empleados con la implantacin de este manual de organizacin y funciones no surjan inconvenientes ni deficiencias internas en el departamento de ventas, pues este proveer informacin clara y sencilla de las actividades a la hora de realizar los movimientos de mercanca.

En

consecuencia, este estudio permitir servir como base para posteriores dirigidas a mejorar las funciones del

investigaciones

departamento de ventas, a fin que proporcione informacin oportuna y veraz, minimizando el margen de error en los inventarios, y suministro de informacin a tiempo, esperando que su revisin pueda ser considerada de utilidad en toda distribucin de la organizacin.

CAPITULO II MARCO REFERENCIAL

2.1. Antecedentes Histricos
La empresa Lcteos Andimerca, C.A., fue creada el 02 de febrero de 1997, conformada por una sociedad familiar Javier y Gerardo contreras, en la ciudad de Mrida estado Mrida, con el objetivo de distribuir productos lcteos pasteurizados en la misma zona. En su estructura organizativa se observa que ha estado bajo la direccin de Javier contreras y administrada por Luis Barrios. A travs de los aos, ha venido experimentando nuevos mercados y estrategias de ventas que le han permitido extenderse como distribuidor en todas las regiones del estado, debido a su calidad y variedad de productos. En la actualidad, tiene un volumen de ventas muy alto, siendo una de las empresas lderes en el ramo de la comercializacin de lcteos, ya que cuenta con un personal de distribuidores y supervisores altamente calificado; estos, son clientes exclusivos de Lcteos Andimerca, C.A., pues ellos compran el producto en esta organizacin y luego la distribuyen en las diferentes zonas de la entidad, por lo que expenden estrictamente de contado, lo que permite que su flujo de caja y rentabilidad sean efectivas y seguras.

2.2. Antecedentes de la Investigacin

Para el desarrollo de la investigacin se consultaron los siguientes trabajos de investigacin que guardan relacin con el tema en estudio, entre ellos se pueden mencionar: Arias (2005), en su trabajo denominado Diseo de un manual de organizacin que permita realizar un proceso de reingeniera en el departamento de administracin de la empresa Abatica, presentado por la Universidad Nacional Experimental de los Llanos Ezequiel Zamora, San Carlos Estado Cojedes. Se realiz a travs de una investigacin de campo, de tipo descriptiva considerando como poblacin un nmero de veintitrs personas (23), utilizando como instrumento el cuestionario tipo encuesta. En este se concluy que, el departamento de administracin deba sufrir un proceso de reorganizacin, a fin de incluir a dos auxiliares y/o analistas administrativos, debido al sobre cargo de funciones en una sola persona. Ynez (2008), en su trabajo "Diseo de un Manual de Normas y Procedimientos para el control de materiales y equipos daados o extraviados propiedad del cliente de la empresa PDVSA BARIVE S.A", ubicada en Anaco Estado Anzotegui, con la finalidad de mejorar el proceso de almacenamiento y control de materiales. Esta investigacin fue de carcter descriptivo, de campo y exploratoria, donde se utilizaron para la recoleccin de informacin instrumentos del tipo lista de estimacin, cuestionario de orden cerrado y entrevistas.

Molina (2009), en su trabajo de grado que lleva por ttulo Diseo de un manual de organizacin para la Caja de Ahorro del instituto Autnomo de transporte masivo de Mrida (CATROL), mediante el estudio de las funciones actuales, fundamentado por la teora clsica de la administracin, de los sistemas y las normas ISO 9000, cuyo objetivo estuvo fundamento en el desarrollo de las actividades normales. La investigacin fue de carcter descriptivo, de campo y documental; la informacin se obtuvo a travs de las tcnicas de observacin, la entrevista y revisin documental. Asimismo, Toro (2009), en su trabajo titulado Manual de procedimientos para el rea de ventas de la empresa Grawalca, en Mrida estado Mrida, tuvo como objetivo disear un manual de procedimientos partiendo de un estudio de las actividades que all se desarrollaban, orientados a mejorar los proceso y ejecucin de los mismos. La investigacin fue de campo tipo descriptiva y documental. Para la recoleccin de informacin se utilizo la tcnica de observacin, entrevista y la revisin documental, a travs de la lista de cotejo como instrumento, as como la gua de entrevistas y tabla de contenido. De acuerdo a los aportes que proporcionan estos trabajos de investigacin, se concluye que todas las organizaciones deben contar con manuales administrativos, que le permita encaminar la operatividad de la misma en forma eficiente. Por consiguiente, estos instrumentos resultan de vital importancia para las empresas, ya que adems de permitir realizar las actividades de una manera efectiva y sistemtica, ayuda a los gerentes a la hora de tomar una decisin cuando se presente una situacin de incertidumbre.

2.3 Fundamentacin Terica

Estructura Organizacional
Los miembros de una organizacin necesitan un marco estable y comprensible, en el cual puedan trabajar unidos para alcanzar las metas de la organizacin, donde el proceso de gerencia implica la toma de decisiones para crear este tipo de marco en el presente y que permanezca en el futuro. Al respecto, Stoner, Freeman y Gilbert (2000), sostienen que la estructura organizacional es un marco que preparan los gerentes para dividir y coordinar las actividades de los miembros de una organizacin.(p. 345) De manera similar, Robbins (2002) expone que, una estructura organizacional define como se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en los puestos. (p. 550) Es decir, que es aquella que proporciona al mximo la organizacin e integracin de esfuerzos, a la vez que estimula la autonoma esencial en las divisiones, departamentos, unidades, entre otras. En relacin a lo anterior, se puede decir que, el individuo como tal no puede vivir aislado, sino en continua interaccin con sus semejantes, por tanto es un ente sociable, que debe cooperar uno con otro, por sus restricciones personales, y debe constituir organizaciones que le permitan lograr algunos objetivos que el trabajo individual no alcanzara realizar.

Organizacin

Son sistemas sociales diseados para lograr metas y objetivos por medio de los recursos o de la gestin del talento humano y de otro tipo, estn compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas. Tambin se definen como un convenio sistemtico entre personas para lograr algn propsito especfico. Entonces, una organizacin se define como: un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o ms personas., donde la cooperacin entre ellas es esencial para la existencia de la organizacin, y sta existe cuando: Hay personas capaces de comunicarse Que estn dispuestas a actuar conjuntamente Para obtener un objetivo comn. En consecuencia, estas se conforman para que las personas que trabajan all, alcancen objetivos que no podran lograr de manera aislada, debido a las limitaciones individuales.

Propsitos:
Permitir al administrador o ejecutivo profesional la consecucin de los objetivos primordiales de una empresa. Eliminar duplicidad de trabajo Asignar a cada miembro de la empresa una responsabilidad y autoridad para la ejecucin eficiente de sus tareas. Una excelente estructura permite el establecimiento de canales de comunicacin adecuados.

De all que, la organizacin formal es un elemento de la administracin que tiene por objeto agrupar o identificar las tareas y trabajos a desarrollarse dentro de la empresa. En relacin a ello, la Administracin Cientfica de Taylor (1903 1911), tiene como objetivo tcnico de racionalizar el trabajo del operario, donde se precisa segmentar las tareas en operaciones ms sencillas; estudiando cmo se podan mejorar los movimientos de las personas, de esta forma se pretenda una mayor eficiencia y a la vez mas comodidad para los trabajadores en la realizacin de sus tareas. En tal sentido, el terico mencionado tiene unos principios en los que se basa su plan: 1.- Planificacin: Se pueden planificar todas las actividades y hacer un guin preciso del trabajo de cada persona. 2.- Preparacin: Se puede seleccionar a las personas ms idneas para la realizacin de cada tarea. 3.- Control: Se trata de establecer una forma de cooperacin con los empelados de forma que se verifique que estn haciendo lo que tiene que hacer y segn las normas de la organizacin. 4.- Ejecucin: Se diferencia entre quien hace la tarea y quien la supervisa o controla, es decir, deja clara la divisin entre la divisin del trabajo y responsabilidad del supervisor.

Tambin, la Teora de Fayol, en cuanto al Proceso de la Administracin, est fundamentada en las seis funciones bsicas de la empresa: 1. Tcnicas: Se refieren a la actividad de produccin, logstica, operacin. 2. Financieras: Captacin del capital, financiacin de la inversin. 3. Comerciales: Ventas y distribucin. 4. Seguridad (en el trabajo): Garantizar la integridad de las personas en su trabajo. 5. Contables: Actualizacin contable. 6. Administrativas: Planificacin, organizacin, mando, coordinacin control. De este modo, el mencionado autor en la obra de Administracin Industrial General (1916), establece los principios generales de la administracin, los cuales son una serie de ideas sencillas que deben tener las administraciones de las empresas, estos son: divisin del trabajo, especializacin, jerarqua, distribucin de la autoridad y de la responsabilidad y racionalismo. y

Organizacin Informal
Es la resultante de las reacciones individuales y colectivas de los individuos ante la organizacin formal, en ese mismo orden de ideas, Chiavenato (2001), define: Una organizacin informal, es aquella que emerge espontneamente entre las personas, que ocupan posiciones en la organizacin formal, a partir de las relaciones humanas establecidas al desempearse en sus cargos. (p. 235)

De lo anterior, se deduce que en una empresa deben analizarse los elementos que la forman, tales como: recursos Humanos, materiales, recursos recursos tcnicos, son las relaciones estables en que deben

coordinarse las diversas cosas, personas o stas con aqullas. Puede decirse que son los bienes inmateriales de la empresa. En relacin a lo antes expuesto, se hace necesario mencionar a la organizacin como sistema, pues son unidades sociales intencionalmente construidas y reconstruidas para lograr objetivos especficos. Existen dos tipos de sistemas:

2.4 Marco conceptual

De acuerdo a todo lo mencionado arriba, se puede afirmar que para una organizacin es fundamental estar estructurado, a fin de que sus objetivos sean logrados, de all la necesidad que existe de elaborar manuales administrativos.

Definicin de manual
Documento elaborado sistemticamente en el cual se indican las actividades, a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas debern ser realizadas, ya sea conjunta separadamente. Con el propsito de ampliar y dar claridad a la definicin, se citan algunos conceptos de diferentes autores, al respecto, Duhat Kizatus Miguel A. en www.gooegle.com, lo define como: Un documento que contiene, en

forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre historia, organizacin, poltica y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecucin del trabajo.

Objetivos de los manuales

De acuerdo con la clasificacin y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos: 1) Instruir al persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, normas, entre otros. 2) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar misiones. 3) Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo. 4) Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin a las distintas funciones operacionales. 5) Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implementacin de reformas administrativas. 6) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. 7) Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. 8) Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema. 9) Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee anlisis de emprender tareas de simplificacin de trabajo como

tiempos, delegacin de autoridad, entre otras. 10) Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente. 11) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. 12) Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores. 13) Facilita las labores de auditora, evaluacin del control interno y su evaluacin. 14) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. 15) Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos.

Clasificacin de los Manuales

- Manual de historia del organismo. - Manual de organizacin. - Manual de polticas. - Manual de procedimientos. Manual de contenido mltiple (cuando trata de dos contenidos, por ejemplo polticas y procedimientos; historia y organizacin). - - Manual de adiestramiento o instructivo. - - Manual tcnico. Por funcin especfica - - Manual de produccin. - - Manual de compras. - - Manual de ventas. - - Manual de finanzas. - - Manual de contabilidad. - - Manual de crdito y cobranza. - - Manual de personal. - Manuales generales (los que se ocupan de dos o ms funciones operaciones.) Figura No. 1 Clasificacin de los manuales administrativos Por su contenido

Tipos de Manuales Administrativos:

Los manuales, pueden ser clasificados de diferentes maneras, de acuerdo a su necesidad y utilizacin, sin embargo los ms utilizados en una organizacin son los siguientes: 1. Manual de objetivos y polticas: 2. Manuales del empleado o de Bienvenida: 3. Manuales de Organizacin: 4. Manual de normas procedimientos. 5. Manual del especialista: 6. Manual de propsitos 7. Otros manuales de apoyo a la gestin

Planeacin y proceso de elaboracin.

La primera etapa en la manualizacin de un organismo, empieza con una adecuada planeacin, por lo que ser importante en sta etapa considerar factores como:

- Definicin precisa de los objetivos de cada una de las reas del organismo. - Diagnstico situacional de la empresa, en sus principales componentes; personal, finanzas, organizacin y tecnologa usada, entre otros.

Recopilacin de la informacin
Con el propsito de obtener mayor colaboracin de todas las reas del organismo, es necesario comunicar por escrito que se requiere de apoyo y

cooperacin para elaboracin de los manuales; por lo tanto, la recopilacin de informacin podr efectuarse mediante la investigacin documental, observaciones, cuestionarios y entrevistas.

Procesamiento de la informacin
La informacin recabada debe seguir un procesamiento, para que pueda ser aprovechada al mximo, los pasos de este proceso de organizacin de la informacin, son los siguientes: Depuracin Clasificacin, y Anlisis

Redaccin Debe analizarse detalladamente la redaccin que ha de utilizarse en cada manual, teniendo en cuenta, a que personas va dirigido, el grado de especializacin del instrumento, el posible uso frecuencia de consulta, entre otros. Elaboracin de grficas Un apoyo importante a la redaccin o contenido de los manuales, es sin duda las grficas, pues facilitan su comprensin; la representacin grfica ms comunes son: Organigramas. Diagramas de flujo, y Cuadros de distribucin.

Formato y comprensin Un manual administrativo, cumple con su objetivo bsico, el de ser consultado, cuando por su formato y orden invita al usuario a despertar sus dudas o inquietudes, tres caractersticas importantes que debe tener un manual son: Facilidad de lectura y/o consulta. Que permita hacer referencias rpidas y precisas. Respirar confianza por su apariencia y orden.

Revisin y aprobacin En la prctica, la revisin se efecta en dos fases; durante la primera revisin, es conveniente efectuar reuniones con los participantes en la elaboracin de los manuales, analistas, directivos y usuarios, todos ellos realizan una revisin al contenido de los manuales bajo los siguientes aspectos: Revisin justa y objetiva del material. Proporcionar crticas especficas y constructivas. Revisar a detalle y devolver los materiales rpidamente dentro de un plazo previamente acordado. Evitar cambios slo por gusto personales. Posteriormente, en la segunda fase, la revisin final es ms rigurosa, est a cargo del analista y directivos de la empresa, culminando con la aprobacin de los niveles directivos de quien tenga a su cargo dichas responsabilidades, La cual se efecta en cada una de las pginas bien utilizando una hoja para su conformidad.

Manuales de organizacin Antes de iniciar con la elaboracin de un manual de organizacin, se debe determinar el mbito de aplicacin del manual (general, para toda la organizacin, especfico para un rea determinada), situacin que se establece mediante un diagnstico situacional, en el se tratar de precisar: El grado de organizacin existente (si ha existido algn manual de organizacin anteriormente). El nmero de puestos y niveles jerrquicos. Objetivos generales y especficos. Funciones y responsabilidades. Perfil laboral sugerido, etctera. En consecuencia, se hace necesario elaborar este instrumento en la empresa Lcteos Andimerca, C.A., pues debido al desconocimiento de las funciones del rea de ventas, el responsable no est dispuesto al cambio que se debe realizar, por lo tanto hay que inducirlo y explicarle lo que se realiza, y como lo beneficia en cuanto a su puesto de trabajo y rendimiento. Marco Legales Est constituido por el conjunto de documentos de naturaleza legal que sirven de testimonio referencial y de soporte a la investigacin realizada, es decir, los fundamentos legales y normativas aplicables a los objetivos que dieron lugar a este estudio se presentan a continuacin:

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (30/12/99) Artculo 287. La Contralora General de la Repblica es el rgano de control, vigilancia y fiscalizacin de los ingresos, gastos, bienes pblicos y bienes nacionales, as como de las operaciones relativas a los mismos. Goza de autonoma funcional, administrativa y organizativa, y orienta su actuacin a las funciones de inspeccin de los organismos y entidades sujetas a su control. Artculo 289. Ejercer el control, la vigilancia y fiscalizacin de los ingresos, gastos y bienes pblicos, as como las operaciones relativas a los mismos, sin perjuicio de las facultades que se atribuyan a otros rganos en el caso de los Estados y Municipios, de conformidad con la ley. El estado a travs del Seniat, en la actualidad, puede en cualquier momento realizar una revisin de las transacciones administrativas que se generan en la organizacin producto de sus operaciones. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica Sistema Nacional del Control Fiscal (01/01/2002). Esta ley establece lo siguiente: Artculo 35 El Control Interno es un sistema que comprende el plan de organizacin, las polticas, normas, as como los mtodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo y del

sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia, economa y calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las polticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misin, objetivos y metas.

Artculo 36 Corresponde a las mximas autoridades jerrquicas de cada ente la responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y fines del ente.

Artculo 37 Cada entidad del sector pblico elaborar, en el marco de las normas bsicas dictadas por la Contralora General de la Repblica, las normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestin, ndices de rendimiento y dems instrumentos o mtodos especficos para el funcionamiento del sistema de control interno.

Estn referidos los artculos mencionados, a todo principio contable y administrativo que debe cumplir las empresas, cualquiera sea su clasificacin, pues todas deben llevar controles internos fundamentados en las normativas del colegio de Contadores de la Republica Bolivariana de Venezuela.

Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico (05/09/2000) En lo que respecta a Ley Orgnica de la Administracin Financiera del sector Publico, en el ttulo VI del Sistema de Control Interno, establece en su articulado lo siguiente: Artculo 131 El sistema de control interno tiene por objeto asegurar el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio pblico, asegurar la obtencin de informacin administrativa, financiera y operativa til, confiable y oportuna para la toma de decisiones promover la eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en concordancias con las polticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas, as como garantizar razonablemente la rendicin de cuentas. Artculo 132 El sistema de control interno de cada organismo ser integral e integrado, abarcar los aspectos presupuestarios econmicos, financieros, patrimoniales normativos y de gestin, as como la evaluacin de programas y proyectos, y estar fundado en criterios de economa, eficiencia y eficacia. Artculo 134 Corresponde a la mxima autoridad de cada organismo o entidad la responsabilidad de establecer y mantener un sistema de control interno adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la organizacin. Dicho sistema incluir los elementos de control previo y posterior incorporados en el plan de organizacin y en las normas y manuales de procedimientos de cada ente u rgano, as como la auditora interna.

Estos se refieren, al respeto de las normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio de la organizacin, as como lograr informacin administrativa, financiera y operativa til, confiable y oportuna para la toma de decisiones por parte de la gerencia, en correspondencia con las polticas internas de la empresa, y ajustndose a las polticas gubernamentales, que influyen directamente en sus ambiente interno y en sus operaciones. .

Normas Generales de Control Interno (30/04/1997) Por otra parte, el Manual de Normas de Control Interno sobre el modelo genrico de la Administracin Central y Descentralizada Funcionalmente, publicada en Gaceta Oficial N 38,282, de fecha 28 se Septiembre de 2005, seala en relacin con la administracin que: El sistema de Control Interno de la Administracin Central y Descentralizada Funcionalmente comprende el plan de organizacin, polticas y normas as como los mtodos y procedimientos adoptados para la autorizacin, procesamientos, clasificacin, registros, verificacin, evaluacin, seguridad y proteccin fsica de los activos, incorporados en los procesos administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales del organismo o entidad. Estos abarcan los aspectos presupuestarios, econmicos, financieros, patrimoniales y normativos, y de gestin as como, la evaluacin y proyectos, y estar fundado en criterio de eficiencia, eficacia y economa. (p. 47) Al igual que los anteriores, estas normas, estn sujetas a toda modificacin que pueda alterar o influir directamente sobre el patrimonio de la empresa, en sus actividades y en los controles que se deben cumplir a fin de resguardar la seguridad de los bienes empresariales.

Justificacin de los indicadores En este proceso es necesario determinar los parmetros de medicin a partir de los cuales se establecer la relacin de variables enunciadas por la hiptesis (o idea a defender), para lo cual es necesario tener en cuenta: Variable: Cualquier caracterstica de la realidad que pueda ser determinada por observacin y que pueda mostrar diferentes valores de una unidad de observacin a otra. Variable: Es un aspecto o dimensin de un fenmeno que tiene como caracterstica la capacidad de asumir distintos valores, ya sea cuantitativa o cualitativamente. La validez de una variable depende sistemticamente del marco terico que fundamenta el problema y del cual se ha desprendido, y de su relacin directa con la hiptesis (o idea a defender) que la respalda. El disponer de un buen sistema de variables es importante en el proceso de investigacin ya que facilita todo un diseo, desarrollo y posterior anlisis estadstico de los resultados. As mismo, Bavaresco (1996), se refiere a las variables cmo: Las diferentes condiciones, cualidades caractersticas o modalidades que asumen los objetos en estudio desde el inicio de la investigacin. Constituyen la imagen inicial del concepto dado dentro del marco (p. 76). A tal efecto, se establecen las siguientes variables e indicadores que se conceptualizan ms adelante. Otro elemento que se definir en esta investigacin son los indicadores, que como seala Altuve (1.990) son una definicin que asigna significado a una construccin conceptual de la variable, al especificar actividades u operaciones necesarias para medirlas (p. 1).

CAPITULO III
MARCO METODOLGICO
3.1 Tipo de Investigacin
De acuerdo al problema de investigacin planteado referido al diseo de un manual de organizacin para la empresa Lcteos Andimerca, C.A., en funcin de sus objetivos se considera que la investigacin es un diseo de campo, de tipo descriptivo. Al respecto, Kerlinger (citado por Hernndez, Fernndez y Baptista, 2005), manifiesta que: El estudio de campo es una investigacin en una situacin realista. (p. 188). Es decir, se desarrolla en el ambiente natural de los sujetos, en este caso, los datos se obtuvieron directamente en la organizacin objeto de este estudio. Asimismo, Sabino (2002), se refiere al diseo de campo porque Se apoya en informaciones que provienen entre otras, de entrevistas, cuestionarios, encuestas y observaciones. Como es compatible desarrollar este tipo de investigacin junto a la investigacin de carcter bibliogrfico, se recomienda que primero se consulten las fuentes de carcter documental, a fin de evitar una duplicidad de trabajos. (p. 77). De igual forma, el estudio se va a sostener por un diseo de campo, que permita recoger directamente los datos ellos sustentados en el manual de trabajo de grado de maestra y doctorado de la U.P.E.L. (2003), expresa: que

El anlisis sistemtico de problemas con el propsito de describir, explicar sus causas y efectos, entender su naturaleza, y factores constituyentes o predecir sus ocurrencias. Los datos de inters son recogidos en forma directa de la realidad por el propio estudiante en este sentido se trata de investigaciones a partir de datos originales o primarios. (p.5). La investigacin es de campo, pues se asisti a la empresa Lcteos Andimerca, C.A., objeto de este estudio con la finalidad de aplicar el instrumento directamente a los sujetos de la muestra. El manual de la Universidad Santa Mara (USM, 2005), seala: Que la investigacin de campo se caracteriza porque los problemas que estudia surgen de la realidad y la informacin requerida, que debe obtener directamente de ella. (p. 22). As mismo, la investigacin corresponde al nivel descriptivo, que consiste, segn la USM (2005), en caracterizar un fenmeno o situacin concreta, indicando sus rasgos ms peculiares o diferenciadores. En cuanto al diseo es no experimental, segn Palella y Martins (2003), es el que se realiza sin manipular en forma deliberada ninguna variable. El investigador no vara intencionalmente las variables, sino que se observan los hechos en su contexto real. De acuerdo a Hernndez, Fernndez y Baptista (2005), se considera la investigacin descriptiva cuando se describen las propiedades del fenmeno en estudio con el objeto de interpretarlo y comprenderlo en un contexto global de actuacin, es decir, cmo es, cmo se manifiesta determinado fenmeno. En la presente investigacin se hizo una descripcin de la situacin real de la empresa Lcteos Andimerca, C.A

3.2 Poblacin y Muestra

Poblacin La poblacin, definida por Bautista (2004), como un conjunto limitado de individuos, objetos, entre otros; que pertenecen a una misma clase por poseer caractersticas especiales. Al respecto, Ramrez (1999), define poblacin como el universo que rene a los individuos u objetos que pertenecen a una misma clase por tener caractersticas similares. (p. 87).

En tal sentido la poblacin qued constituida por el personal empleado de Lcteos Andimerca, C.A.. Esta poblacin se constituye por 14 trabajadores, distribuidos de la siguiente manera: un (1) administrador, (1) contador, dos (3) asistentes administrativos, dos (2) supervisores de ventas, seis (6) manipuladores de alimentos y un (1) jefe de cava. A continuacin el cuadro N 1, presenta la distribucin de la poblacin. Cuadro N 1 Distribucin de la Poblacin
Poblacin Organizacin Lcteos Andimerca, CA
Administrador Contador Asist. Administrativo Supervisor en Ventas Manipulador alimento Jefe de Cava

Muestra La muestra, segn Palella y Martins (2003), es la porcin, parte o subconjunto que representa a toda una poblacin y se determina mediante un procedimiento llamado muestreo. (p. 93).

Para esta investigacin no hubo seleccin de muestra, se tom la totalidad de la poblacin como unidades de anlisis, lo que es definido por Tamayo y Tamayo (2001), como un muestreo censal. Al respecto, Zarcovich (1999), se refiere a que una poblacin de fcil acceso por su reducido nmero puede ser estudiada sin seleccionar muestra, lo cual se denomina estudio censal.

3.3 Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Informacin

Para la recoleccin de la informacin, se utilizar la tcnica de la encuesta, que segn Bautista (2004), es aquella que permite conocer las opiniones y actitudes que muestran las personas. As mismo, Palella y Martins (2003), expresan que consiste en una tcnica destinada a obtener datos de varias personas, cuyas opiniones interesan al investigador (p. 87). Los instrumentos adecuados para aplicar una encuesta, dependiendo del nmero de personas que se vaya a encuestar son: El cuestionario, que para Chvez (1998), son documentos estructurados, que contienen un conjunto de reactivos relativos a los indicadores de una variables con sus correspondientes alternativas de respuesta.

La entrevista, segn Hurtado y Toro (2004), supone la interaccin verbal, es una conversacin en la cual el entrevistador obtiene informacin de los entrevistados acerca de una situacin o tema determinado. En este sentido, se elabor un (1) cuestionarios con cinco (5)

alternativas de seleccin, las cuales tienen una ponderacin de: totalmente de acuerdo: cinco (5) puntos, de acuerdo cuatro (4) puntos, indeciso tres (3) puntos, en desacuerdo, dos (2) puntos y totalmente en desacuerdo, un (1) punto, los cuales van dirigidos al personal administrativo.

3.4

Tratamiento de la Informacin
Los instrumentos fueron sometidos a juicio de experto con la

participacin de tres (3) especialistas: un (1) Estadista, un (1) Licenciado en Administracin de Empresas y un (1) Licenciado en Relaciones Industriales, luego de haber efectuado la prueba piloto. Posteriormente, ste se aplic a la muestra seleccionada y se procedi al anlisis de datos, luego se tabularon los resultados obtenidos y fueron analizados de manera cuali-cuantitativa, para ser presentado en cuadros. Los instrumentos como tales, buscaron recoger informacin en torno a los aspectos implcitos en el clima organizacin de la institucin en estudio. Validez del Instrumento La validez de los instrumentos, segn Morles (2000): es el grado con el cual un instrumento sirve a la finalidad para la cual est definido. En funcin de ello, la validez aplicada en esta investigacin fue la de contenido,

para lo cual se expuso el cuestionario a juicio de los tres (3) expertos mencionados, quienes emitieron su opinin en relacin a aspectos tales como: redaccin correcta, pertinencia, tendenciosidad y las sugerencias. Los aportes suministrados permitieron construir la versin definitiva del cuestionario aplicados al personal administrativo. Confiabilidad del Instrumento Para Ander Egg (2002), el trmino confiabilidad se refiere a la exactitud con que un instrumento mide lo que pretende medir. (p. 44). Es decir, que es equivalente a estabilidad y predictibilidad, sin embargo, para los efectos de esta investigacin se emple el trmino mencionado enfocado como el grado de homogeneidad de los tems del instrumento en relacin con las caractersticas que pretende medir, a esto, el autor, denomina confiabilidad de consistencia interna a homogeneidad. Para tal fin, se procedi a aplicar el cuestionario a una muestra de catorce (14) individuos, distribuidos de la siguiente manera: un (1) administrador, (1) contador, dos (3) asistentes administrativos, dos (2) supervisores de ventas, seis (6) manipuladores de alimentos y un (1) jefe de cava. Posteriormente, a los resultados obtenidos se aplic el coeficiente de correlacin Alfa de Cronbach, utilizando para los clculos respectivos la siguiente frmula: = K__ K-1 Donde: = Coeficiente de correlacin Alfa de Cronbach. 1 - __ vi__ vt

K = Nmero de tems. Vi= varianza del instrumento. Vt = varianza de los tems.

Sustituyendo los valores, se obtiene lo siguiente: = 10__ 10-1 = 1,07 * 0,835 = 0,90 De acuerdo a la escala de criterios de decisin de los autores Palella y Martins (2003), y en base a los resultados obtenidos, la confiabilidad est ubicada en la categora muy alta, con una ponderacin de 0,90. A continuacin la tabla 2 donde especifican los criterios de decisin utilizados. 1 - 79,85__ 485

Cuadro 2 Criterios de Decisin ESCALA 1.0 0.81 0.80 0.61 0.60 0.41 0.40 0.21 0.20 0 Fuente: Palella y Martins (2003) CATEGORA Muy Alta Alta Moderada Baja Muy Baja

CAPITULO IV ANLISIS DE LOS RESULTADOS

El presente captulo presenta los resultados y anlisis de los mismos en forma ordenada de acuerdo a las variables y sus respectivos indicadores. Se utilizaron cuadros de frecuencia, porcentaje y anlisis estadsticos. A continuacin: Indicador: Procesos Administrativos Cuadro N 3 Procesos Administrativos Totalmente De de Acuerdo tem Acuerdo s F % F % 1 2 14.3 2 3 21.4 Fuente: Martnez (2010) Indeciso F 2 5 % 14,3 35.7 En Desacuerdo F 5 4 % 35.7 28.6 Totalmente en Desacuerdo F % 5 35.7 2 14.3

De acuerdo al indicador procesos administrativos, en el tem 1 el 71,4% de los encuestados afirman que no estn descritas las funciones de las reas administrativas, mientras que un 14.3% restante estn indecisos, y el otro 14,3 afirma que si estn descritas las actividades. En el tem 2, el cual se refiere a la induccin del personal, el 42.9 % de los encuestados coinciden con que no hay induccin, mientras que el 35.70% se encuentra indeciso y el 21.40% dice que si se le ha dado informacin al personal.

Indicador: Conocimiento de funciones Cuadro N 4 Conocimiento de funciones Totalmente De de Acuerdo Acuerdo F % F % 3 4 28.6 4 1 7.1 2 14.3 Fuente: Martnez (2010) tem s Indeciso F 2 4 % 14.3 28.6 En Desacuerdo F 6 4 % 42.9 28.6 Totalmente en Desacuerdo F % 2 14.3 3 21.4

En relacin al indicador conocimiento de funciones, en el tem 3 el 57.20% dicen desconocer las responsabilidades directas del rea, el 14,30% estn indecisos, mientras el 28.60% dicen que si las conocen. En cuando al tem 4, donde se pregunta si cualquier persona puede realizar las funciones de otra, el 50% aseguran que no se pueden hacer, mientras que un 28.60% estn indecisos y un 21,40% respondieron que si les gustara hacer otras cosas. .

Indicador: Jerarqua

Cuadro N 5 Jerarqua Totalmente De de Acuerdo tem Acuerdo s F % F % 5 1 7.1 2 14.3 6 2 14.3 2 14.3 Fuente: Martnez (2010) Indeciso F 3 3 % 21.4 21.4 En Desacuerdo F 5 4 % 35.7 28.6 Totalmente en Desacuerdo F % 3 21.4 3 21.4

En relacin al indicador de jerarqua, en cuanto al tem 5, expresa si existen diferentes niveles en la institucin, se toman en cuenta el 57.10% coinciden que no, mientras que el 21.40% afirman que s y un 21.4% prefiri no opinar. As mismo, en el tem 6, referido a que si son dirigidos por una misma persona, el 28.6%% responden que si, mientras que 50% expres que s, y el 21.4% no opin. Se puede inferir que existe desconocimiento de lneas de staff por parte de los empleados en la empresa. Indicador: Polticas Administrativas Cuadro N 6 Polticas Administrativas Totalmente De de Acuerdo tem Acuerdo s F % F % 7 5 35.7 8 1 7.1 2 14.3 Fuente: Martnez (2010) Indeciso F 2 4 % 14.3 28.6 En Desacuerdo F 3 5 % 21.4 35.7 Totalmente en Desacuerdo F % 4 28.6 2 14.3

Al respecto, en el indicador normas y procedimientos, se pudo detectar en los tems 7 y 8 que el 50% de los encuestados coinciden en que no existe un Manual de organizacin y por ende no lo conocen, mientras que

el resto de los encuestados afirman que si lo conocen o simplemente no opinaron. Indicador: Estructura organizativa Cuadro N 7 Indicador: Estructura organizativa Totalmente De de Acuerdo tem Acuerdo s F % F % 9 2 14.3 3 21.4 10 2 14.3 Fuente: Martnez (2010) Indeciso F 3 2 % 21.4 14.3 En Desacuerdo F 2 4 % 14.3 28.6 Totalmente en Desacuerdo F % 4 28.6 6 42.9

Al respecto, en el indicador estructura organizativa, en el tem 9, el 42.90% dice no conocerla, mientras el 32.70% dicen que si la conocen, el 21,40% restante prefiri no opinar. En el tem 10, el cual se refiere al conocimiento de la organizacin al momento de ingresar el 71.50% de los encuestados afirman que la desconocen, mientras que el 14.3% dicen que si y el otro 14.3 % fueron indecisos. Se evidencia que en la empresa no existe informacin donde se pueda evidenciar la organizacin de la empresa, por lo cual se debera implementar un manual de organizacin.

CAPTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
En el diagnostico de la necesidad de un manual de organizacin para la empresa Lcteos Andimerca, C.A., con una visin y misin por cumplir, se pudo evidenciar que esta institucin requiere de una herramienta que le permita conocer y dar a conocer a sus empleados y a todos sus integrantes, las diferentes reas que la conforman. De igual manera, este documento permite que se precise, defina y establezca en forma clara las actividades y funciones de cada departamento, a fin de que se puedan ejecutar las funciones por los empleados de manera eficaz y alcanzar los objetivos organizacionales. Adems, los manuales de organizacin en una empresa son un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforman la estructura organizativa, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementacin la correspondencia funcional entre puestos y estructura. En consecuencia, a fin de que el mencionado documento sea realmente un instrumento operativo, en la presente investigacin, se incluye una serie de indicaciones de carcter prctico, para orientar y ordenar los trabajos de elaboracin y/o actualizacin de estos documentos, que se pretende sean el resultado del estudio y anlisis de la estructura funcional vigente, a fin de realizar los cambios adecuados a las necesidades de cada institucin.

Recomendaciones

Referencias Bibliogrficas Arias, Juana (2005). ). Diseo de un manual de organizacin que permite realizar un procesos de reingeniera en el departamento de Administracin de Abatica. UNELLEZ, Cojedes. Bautista, M. (2004). Manual de Metodologa de la Investigacin. Caracas: TALITIP. Catacora C., F (1996). Sistemas y Procedimientos Contables Editorial McGraw-Hill, Caracas, Venezuela. Tesis de Grado. Carrera Administracin.

Chvez, N. (1998). Introduccin a la Investigacin Educativa. Caracas: ARS. Chiavenato, I. (2001). Introduccin a la Teora General de la Administracin. Tercera Edicin. Mxico: Mc Graw Hill Editores. Continuo (2002). www.gestiopolis.com/organizacionpersonal. Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (30/12/99) Duhat Kizatus Miguel A. en www.gooegle.com. Los manuales

administrativos en las oficinas pblicas, 2 edicin, Universidad de Mxico. Gmez, G. (2002). Sistemas Administrativos. Anlisis y Diseo. Mxico: Mc Graw Hill Interamericana.

Hernndez, Fernndez y Baptista (2005). Metodologa de la Investigacin. Mxico. Mc Graw Hill Interamericana. Hurtado I. y Toro J. (2004). Tiempos de Cambio. Consultores Asociados. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica Nacional del Control Fiscal (01/01/2002). Ley Orgnica (05/09/2000) Molina (2009). Diseo de un manual de organizacin para la caja de ahorros del instituto autnomo de transporte masivo Mrida (Catrol). Tesis de Grado. Carrera Administracin. IUTCM. Mrida. Normas APA-UPEL (2006). Transcripcin y Diseos: Prof. Marcelo Ballester B. / febrero, 2007 Normas Generales de Control Interno (30/04/1997) Palella, S., y Martins, F. (2003). Cuantitativa. Caracas FEDEUPEL Quiroga (1999). www.gestiopolis.com/recursos2/documentos/fulldocs/rrhh/mancaravila.htm Metodologa de la Investigacin de la Administracin Financiera del Sector Pblico y del Sistema Paradigmas y Mtodos de Investigacin en Caracas. Venezuela: Ediciones Episteme

Robbins, S., Coulter (2002). Administracin. Sexta Edicin Mxico. Prentice Hall Hispanoamrica Toro (2009). Elaboracin de un Manual de Procedimientos para el rea de Ventas de Grawalca. Tesis de Grado. Carrera Administracin. IUTCM. Mrida. Sabino, C. (2002). El Proceso de Investigacin. Caracas. Venezuela: Editorial Panapo. Stoner, Freeman y Gilbert (2000). Administracin, Cuarta Edicin Mxico. Prentice Hall Hispanoamrica. Universidad Santa Mara (2005). Normas para la Elaboracin, Presentacin y Evaluacin de los Trabajos Especiales de Grado. Decanato de Postgrado y Extensin. Director de Investigacin. Caracas: Autor. Universidad Pedaggica Experimental Libertador (2003). Manual de Trabajo de Grado. Caracas. Venezuela: FEDEUPEL. Ynez (2008). Diseo de un manual de normas y procedimientos para el control de materiales y equipos daados o extraviados propiedad del cliente de la empresa PDVSA BARIVEN, S.A. Trabajo de Grado. Carrera Administracin. Universidad de Oriente, Anaco, Estado Anzotegui. Juan Pablo Catacora jcatacora@multivisionhn.net. http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesad ministrativos/default3.asp

www.emagister.com/teoriadeorganizacion. www.yahoo.com/organizacin www.elrincondelvago.com/teoriadelaorganizacin/javierpardo www.gestiopolis.com/organizacionpersonal.

ANEXOS

ANEXO A MANUAL DE ORGANIZACIN OPERACIONALIZACIN DE LOS OBJETIVOS

OPERACIONALIZACIN DE LOS OBJETIVOS: Cuadro tcnico metdico

Objetivo general Categora de anlisis Estudio de los procesos administrativos durante la investigacin indicadores Procesos administrativos Conocimiento de las funciones tcnica instrumento fuente

Entrevista

Diseo de un manual de organizacin para la empresa andimerca C.A; con el fin de que los procesos administrativo s se lleven a cabo con eficiencia para lograr excelencia en los despachos de productos.

Gua de entrevista

Administrador en jefe

Encuesta

cuestionario

Diseo de un manual de organizacin para la empresa Lcteos Andimerca C.A

Polticas administrativas Niveles jerrquicos Fijacin de responsabilidades Estructura organizativa Manual de Organizacin Revisin documental Tabla de contenido

Referencia bibliogrfica Referencia no bibliogrfica Referencias electrnicas

Fuente: Martnez (2010)

ANEXO B CUESTIONARIO DIRIGIDO AL PERSONAL ADMINISTRATIVO

ANEXO B CUESTIONARIO DIRIGIDO AL PERSONAL ADMINISTRATIVO INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DR. CRISTBAL MENDOZA EXTENSIN MRIDA ESTADO MRIDA

INSTRUCCIONES El presente cuestionario se est aplicando para obtener informacin acerca del estructura organizativa de Lcteos Andimerca, C.A.. Los resultados que se obtengan sern confidenciales y nicamente utilizables para los efectos acadmicos que se realiza para optar al ttulo de Tcnico Superior Universitario en Administracin de empresa. En tal sentido, le agradecemos responder con absoluta sinceridad todas las preguntas. No coloque ningn tipo de identificacin, ni firma, puede tomarse todo el tiempo que sea necesario y recuerde marcar con una equis (x) en la casilla de la alternativa que usted considere se ajuste a su respuesta. En espera de su colaboracin al respecto.

Br. Hctor D. Martnez

tem 1

Cuestionario Existe descripcin de las funciones de cada rea administrativa? La institucin le da induccin al personal sobre las actividades que se realizan en la organizacin? Estn definidas las reas de responsabilidad en la organizacin? Cualquier persona puede realizar el trabajo de otra? Existen diferentes niveles jefatura en la empresa? de

Totalmente de acuerdo

De acuerdo

Indeciso

En desacuerdo

Totalmente en desacuerdo

3 4 5 6 7

Todas las reas son dirigidas por una sola persona? Existe un manual de organizacin en la institucin? Conoce usted el Manual organizacin de la Institucin? de

9 10

Conoce usted la estructura funcional de la empresa? Al momento de su ingreso le dan a conocer la estructura organizativa de la empresa?

ANEXO C FORMATO PARA LA REVISIN Y VALIDACIN DEL TEM

ANEXO C FORMATO PARA LA REVISIN Y VALIDACIN DEL TEM

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA DR. CRISTBAL MENDOZA EXTENSIN MRIDA ESTADO MRIDA

Estimado Especialista: Presente.-

A travs de esta comunicacin, se est solicitando su valiosa colaboracin en cuanto a su juicio como experto, a fin de validar el Instrumento a aplicar al personal administrativo de la empresa Lcteos Andimerca, C.A.. Dicho instrumento presenta una construccin terica susceptible de ser mejoradas, y por lo tanto en proceso de cambio continuo, de ah lo importante de su opinin. Por lo cual se le recomienda, leer detenidamente el instrumento, utilizar los criterios que se sealan marcando con una equis (x) la respuesta que ms se ajuste a su opinin y agregar las sugerencias que considere convenientes. Agradeciendo sus valiosas observaciones se suscribe de usted;

Br. Hctor D. Martnez

FORMATO PARA LA REVISIN Y VALIDACIN DEL TEM

tem N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Redaccin correcta SI NO

Pertinencia SI NO

Tendenciosidad SI NO

Sugerencias Reformular Eliminar

Observaciones: _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________ _____________________________________________________________

ANEXO D ANLISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA LCTEOS ANDIMERCA, C.A.

ANLISIS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA LCTEOS ANDIMERCA, C.A.

Variable Indicador FUNCIONES

MANUAL DE ORGANIZACIN Polticas RESPONSABILIDAD Jerarqua Administrativas

Estructura Organizativa

tem Sujetos 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Total vi

10

5 4 5 5 5 4 4 3 3 4 4 1 1 5
53 2,99

3 4 2 4 5 5 4 4 3 3 3 3 2 2
47 1,04

4 4 3 4 3 5 2 4 4 5 2 4 2 2
48 1,66

3 3 3 4 4 5 1 2 2 4 4 5 5 3
48 2,60

1 2 2 3 3 4 4 4 5 5 5 4 3 4
49 2,51

4 1 2 3 3 5 4 5 5 1 4 4 3 2
46 3,64

2 2 5 5 5 5 3 3 4 4 4 2 2 2
48 2,96

5 5 3 4 4 1 3 2 2 3 3 4 4 4
47 2,25

5 5 3 4 5 5 4 3 3 2 2 1 1 2
45 4,15

5 5 4 4 4 1 1 3 3 5 4 5 5 5
54 3,11

Fuente: Martnez (2010)