Facultad de Ciencias Econmicas y de Administracin Organizacin y Mtodos Administrativos

Facultad de Ciencias Econmicas y de Administracin Departamento de Ciencias de la Administracin

ORGANIZACIN Y MTODOS ADMINISTRATIVOS

ORGANIGRAMAS

Ao 2010

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NDICE
LOS ORGANIGRAMAS... TIPOS DE ORGANIGRAMAS. REGLAS DE DIAGRAMACIN . PROGRAMAS DE DIAGRAMACIN. VIGENCIA DE LOS ORGANIGRAMAS ...................................................... EJEMPLOS 3 3 4 6 8 8

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Los Organigramas
El nico propsito de este artculo es facilitar los procesos de aprendizaje de los estudiantes de Organizacin y Mtodos Administrativos de la Facultad de Ciencias Econmicas y de Administracin y los de Organizacin y Sistemas I y II de la Escuela de Administracin.

Tipos de Organigramas El organigrama es una representacin grfica de la estructura organizativa de una organizacin. Es un instrumento de anlisis que permite visualizar en forma rpida los rganos que componen la estructura, las relaciones formales que existen entre ellos y los niveles jerrquicos. Existen distintos tipos de organigramas, entre ellos: Los organigramas estructurales son los ms frecuentemente utilizados en la administracin pblica y en las organizaciones medianas y grandes. Permiten una rpida visualizacin de los rganos, las relaciones de autoridad que los vinculan y las distintas jerarquas. Mediante los mismos se aprecia rpidamente el mbito de control de cada unidad, las relaciones formales y la cantidad de niveles jerrquicos que componen la estructura de la organizacin. Los organigramas funcionales tambin llamados por actividad, indican, adems de lo anterior, las principales actividades que desarrolla cada rgano. La informacin que brindan es mucho ms rica que la que aportan los organigramas estructurales, ya que permiten apreciar la divisin del trabajo en la organizacin. Presentan como inconveniente que es difcil su diseo en un formato reducido. Con frecuencia, se realizan en forma parcial. Son utilizados en el desarrollo de estudios de reorganizacin. Los organigramas de cargos detallan, como su nombre lo indica, la composicin de la organizacin en trminos de los cargos que la integran. Su uso es frecuente en organizaciones cuya estructura de cargos y escalafones es compleja, como por ejemplo, en la administracin pblica. Asimismo, en las pequeas y micro empresas son utilizados con frecuencia. Los organigramas personales o personigramas, indican, adems del nombre del rgano, las personas que lo integran y los cargos que ocupan. Se utilizan cuando se desea dar a conocer quienes ocupan determinados cargos, como por ejemplo ante un cambio de autoridades. Los organigramas esquemticos, contienen slo los rganos principales de una organizacin. Con frecuencia se elaboran para el pblico en general y ofrecen una visin simplificada de la organizacin. Los organigramas analticos, representan con el mayor detalle una organizacin para facilitar su estudio. Incluyen la totalidad de rganos o cargos (segn se trate de un organigrama estructural o de cargos) y todas sus relaciones formales. Generalmente se reservan para uso interno. Los organigramas generales representan toda la estructura organizativa de la organizacin. Los organigramas parciales desarrollan una parte de la organizacin. 3

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Generalmente, en organismos grandes, es conveniente presentar un organigrama general esquemtico, acompaado por tantos organigramas parciales analticos como unidades de primer nivel existen.

Reglas para la diagramacin No existen reglas nicas para diagramar organigramas. En la medida que se trata de un instrumento grfico, es recomendable utilizar una presentacin clara y comprensible por los usuarios e incluir, si corresponde, una clave o referencias que expliquen los criterios utilizados. Para facilitar su comprensin, un organigrama presentado en formato papel debe ir en una nica hoja, de tamao y caractersticas adecuadas. El formato electrnico permite la inclusin de conectores que facilitan su presentacin. No obstante, a los efectos del curso, se acuerdan los siguientes criterios de diagramacin. La relacin de subordinacin1: Se representa con una lnea continua (lnea de mando) que parte del punto medio de la parte inferior del rgano superior y llega al punto medio de la parte superior del rgano o de los rganos subordinados.

Tambin es posible la diagramacin vertical, bajo las mismas condiciones.

Tambin llamada relacin lineal o de mando

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Para lograr una mayor claridad es posible combinar ambas formas de diagramacin. La relacin de asesora: Se representa mediante una lnea horizontal que parte del punto medio de la lnea de mando del rgano que recibe el asesoramiento, hacia el punto medio de un lado del rectngulo del rgano asesor.

La relacin funcional o de mando especializado se representa mediante una lnea oblicua punteada que une el punto medio de la parte inferior del rgano especializado con el punto medio de la parte superior de los rectngulos que representan a las unidades subordinadas funcionalmente.

La relacin de coordinacin se representa slo y cuando existe un rgano formalmente constituido con el fin que sus integrantes coordinen actividades y tareas, como por ejemplo una comisin o comit. En ese caso, se representa como una lnea horizontal punteada que parte del punto medio de la lnea de mando del rgano al cual pertenece el miembro de

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mayor nivel jerrquico del comit hacia el punto medio de un lado del rectngulo del comit.

En todos los casos, los organigramas debern tener un encabezado en el cual se establezca, como mnimo: Nombre de la organizacin a la cual se representa Fecha de elaboracin Autor del organigrama Carcter con el cual se realiza: si se trata de una propuesta o de una representacin del organigrama actual, por ejemplo. Si corresponde, referencias o clave que permita una fcil comprensin del grfico.

Los distintos rganos o si corresponde, cargos, se representan mediante rectngulos del mismo tamao. La diferente altura (o franja, para el caso de organigramas horizontales) representa el nivel jerrquico del rgano o cargo representado. Pueden aceptarse dos opciones: Escribir en cada rgano su denominacin o sealar la denominacin del nivel dentro de la franja. Las franjas se marcan con lneas punteadas. La denominacin utilizada puede sealar el nivel (seccional por ejemplo) o el nombre de las unidades comprendidas en el nivel (Seccin). Puede escribirse tanto a la izquierda como a la derecha, procurando que el organigrama resulte claro. No es correcto utilizar abreviaturas.

Programas de diagramacin Existen numerosos programas para disear organigramas. Un primer grupo de programas que son frecuentemente utilizados son meramente programas de diseo. Por ejemplo, los grficos de este documento fueron diseados

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mediante la aplicacin de dibujo de la suite Open Office, el OpenOffice.orgDraw2. El paquete de oficina ms comn (Office) permite la diagramacin de organigramas o diagramas de flujo a travs del auxiliar de dibujo del Word o del Power Point. Este tipo de programas acta como una plantilla: quien elabora el organigrama simplemente utiliza el programa para dibujar en forma prolija y aprovechar las ventajas del archivo electrnico. En particular, algunos programas de este tipo como el Flowchart permiten el trabajo colaborativo en lnea3. Un segundo grupo de programas permite orientar la diagramacin. Por ejemplo, el Auxiliar de Organigramas del Power Point o el SmartDraw tienen esa caracterstica. Partiendo del rgano de mayor nivel, permiten agregar subordinados o asistentes, de acuerdo a pautas preestablecidas. Luego, en cada rgano, se puede escribir y agregar su denominacin. Presentan la ventaja de automatizar el proceso de dibujo, evitando el trabajo de centrar, alinear, eventualmente reducir los tamaos de las formas. Los criterios de diagramacin estn preestablecidos y no siempre coinciden con los expresados en este documento. A continuacin se presenta un ejemplo elaborado con un auxiliar de organigramas.

Un tercer grupo de programas permite la automatizacin de la elaboracin de organigramas a partir de la informacin ingresada en otros programas, generalmente programas de recursos humanos. Por ejemplo, a partir del mdulo de Recursos Humanos
2 La suite Open Office es similar a otras aplicaciones de uso comercial, pero es de cdigo abierto. Para descargarla, en www.openoffice.org se dispone de instrucciones. Para conocer los beneficios de utilizar software libre, de cdigo abierto, se recomienda www.cse.edu.uy, pgina de la Comisin Sectorial de Enseanza de nuestra Universidad. 3 Por trabajo colaborativo en lnea se entiende la posibilidad que dos o ms usuarios trabajen en forma simultnea en un mismo documento o aplicacin, a travs de Internet. Un ejemplo conocido de trabajo colaborativo en lnea es googledocs.

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de un sistema integral de gestin, como SAP4, es posible generar el organigrama de cargos y el organigrama estructural. Esto permite la actualizacin del organigrama ante cualquier cambio en la plantilla de personal.

Vigencia de los Organigramas Los organigramas que utilizamos en el curso representan bsicamente tres elementos: rganos que componen la estructura Niveles jerrquicos Relaciones formales. Eduardo Kastika5 indica que el organigrama es ... uno de los modos ms usuales para imaginarnos a una empresa (para pensar a la empresa)... Es un modelo smbolo de lo que muchos tenemos presente cuando imaginamos a una empresa: reas, departamentos, bloques, partes que se relacionan linealmente. El organigrama es un smbolo de cmo pensbamos tradicionalmente a las organizaciones. El organigrama es una de las imgenes que tenemos de lo que era antes las organizaciones. En el momento actual, seala Kastika, hay dos hechos que afectan a la organizacin. El primero de ellos es el paso desde relaciones de dependencia a relaciones de interdependencia. La empresa ya no puede ser concebida como un conjunto de bloques. Ms all del relacionamiento formal de dependencia las organizaciones crean una red de relaciones de coordinacin y de grupos de trabajo no permanentes, enfocados hacia un objetivo concreto. Este relacionamiento no est representado en el organigrama. El segundo elemento es un alto grado de dinamismo. La estructura est en constante movimiento. Estas apreciaciones no invalidan al organigrama como instrumento de representacin de la estructura orgnica de una organizacin, pero s limitan su alcance. Un estudio en profundidad de una organizacin requiere de un organigrama, pero no se limita al mismo.

Ejemplos Fbrica Nacional de Tejidos S.A. es una empresa que fabrica telas para vestimenta y tapicera. Exporta el 90% de su produccin y vende el excedente a tres firmas mayoristas del pas. En promedio ocupa 100 personas. Se presentan, como ejemplos, su organigrama esquemtico y los tres organigramas analticos correspondientes a las unidades de primer nivel.
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La aplicacin SAP ERP es un sistema integrado de planificacin de recursos empresariales (ERP) desarrollado por la empresa SAP AG que se dirige a los requerimientos de software del negocio para las grandes organizaciones de tamao mediano en todas las industrias y sectores. Permite la comunicacin abierta dentro y entre todas las funciones de la compaa. (http://en.wikipedia.org/wiki/SAP_ERP)

Kastika, Eduardo: Desorganizacin creativa, organizacin innovadora. Ediciones Macchi. Buenos Aires, 1994. 8

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Fabrica Nacional de Tejidos S.A.

Organigrama Actual al 30/04/2010 Elaborado por: Cr. Jos Prez

Directorio Direccin

Produccin Gerencial

Ventas

Administracin

Fabrica Nacional de Tejidos S.A.

Gerencia de Produccin

Organigrama Actual al 30/04/2010 Elaborado por: Cr. Jos Prez

Gerencia de Produccin Gerencial

Hilado Departamento

Tejido

Compras

Depsito Seccin

Servicios Generales

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Fabrica Nacional de Tejidos S.A.

Gerencia de Ventas

Organigrama Actual al 30/04/2010 Elaborado por: Cr. Jos Prez

Gerencia de Ventas Gerencial

Exterior Departamento

Mayoristas

Administracin De Ventas Seccin

Fabrica Nacional de Tejidos S.A.

Gerencia de Administracin

Organigrama Actual al 30/04/2010 Elaborado por: Cr. Jos Prez

Gerencia de Administracin Gerencial

Contadura Departamento

Personal

Finanzas

Cobranzas Seccin

Almacenes Mayoristas S.R.L. es una empresa que ocupa en promedio 150 personas. Compra, vende y distribuye en todo el pas artculos de tocador y perfumera. En este caso se presentan como ejemplos un organigrama de cargos y un organigrama funcional. 10

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Almacenes Mayoristas S.R.L..

Gerente General

Organigrama de Cargos Actual al 30/04/2010 Elaborado por: Cr. Jos Prez

Asesor en Marketing Gerente de Administracin y Finanzas

Gerente de Adquisiciones

Gerente de Comercializacin

Jefe de Compras

Jefe de Depsito

Jefe de Ventas

Jefe de Jefe de Distribucin Contadura

Jefe de Personal

Jefe de Cobranzas

Auxiliar De Compras

Vendedores

Chofer

Auxiliar Contable

Auxiliar de Personal

Cobrador

Auxiliar

Administrativo

Pen

Almacenes Mayoristas S.R.L..

Gerencia General: Direccin, gestin y planificacin de la empresa.

Organigrama Funcional Actual al 30/04/2010 Elaborado por: Cr. Jos Prez

Asesora en Marketing: Asesor en difusin y Comunicacin de los Canales de las mercaderas

Gerencia de Adquisiciones: Compra de Mercadera. Clculo de Costos y Fijacin de Precios Almacenamiento y Custodia De Mercaderas

Gerencia de Comercializacin: Venta y distribucin de mercaderas a los clientes. Determinacin de las Unidades de distribucin

Gerencia de Administracin y Finanzas: Elaboracin de Estados Contables. Gestin de Personal. Gestin Financiera y Cobranzas.

Supermercados del Norte S.A. es una cadena de supermercados que cuenta con x locales. En promedio ocupa unos 5500 trabajadores y tiene una alta tasa de rotacin del personal. Se plantea el organigrama esquemtico, en dos presentaciones diferentes y algunos organigramas analticos, algunos de ellos con presentacin vertical y otros horizontal. 11

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Supermercados del Norte S.A.

Organigrama Actual al 30/04/2010 Elaborado por: Cr. Jos Prez

Directorio

Auditora General Gerencia General Asesora Legal Asesora en Marketing Asesora Tributaria

Gerencia de Operaciones

Gerencia de RRHH

Gerencia de Logstica

Gerencia de Compras

Gerencia de Administracin

Supermercados del Norte S.A.

Organigrama Actual al 30/04/2010 Elaborado por: Cr. Jos Prez

Directorio

Auditora General Gerencia General Legal Marketing Direccin Tributaria

Operaciones

Recursos Humanos

Logstica

Compras

Administracin

Gerencial

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Supermercados del Norte S.A.

Gerencia de Recursos Humanos

Organigrama Actual al 30/04/2010 Elaborado por: Cr. Jos Prez

Gerencia de Recursos Humanos

Departamento Departamento Departamento de de de Capacitacin Contrataciones Seleccin

Departamento Departamento Departamento de de de Liquidacin Asistencia Asistencia de Sueldos yPromocin Tcnica

Supermercados del Norte S.A. Supermercados del Norte S.A.

Direccin General Gerencia de Compras De Operaciones

Org anigrama Actual Organigrama Actual al 30/04 /2010 al 30/04/2010 Elabo ra do por: Cra . Jos Prez Elaborado por: Cr. Gonzlez

Direccin Gerente Regional Nort e

Local Barrio Norteo

Gerencia de Compras

Gerente Regional Sur

Local Barrio Sureo Lo cal Barrio Nuevo

Gerencial

Local Barrio del N oreste

Local Barrio Verde

Local Barrio Blanco

Costos Vegetales y Local Ba rrio Ja rdn Y Frutas Estadstica

Local Barrio R ojo

Otros Carnes y Aves Productos de ElectrodoTocador msticos Productos PescaderaLocal Barrio Alto Vestimenta
Local Barrio Mayor Local Barrio Ant iguo

No Perecederos

Departamento
Local Barrio rbol Local Barrio al Norte

Ropitas es una boutique ubicada en un Centro Comercial. Ocupa, segn la temporada, de cuatro a seis personas incluyendo a su dueo. No se diagrama el Estado Contable lvarez & Asociados, firma que tiene a su cargo la preparacin de los estados contables, la liquidacin y pago de impuestos, la liquidacin de sueldos y otros trmites administrativos. Al tratarse de una microempresa, no se diagrama el organigrama estructural sino el organigrama de cargos. El organigrama funcional, tambin al tratarse de una microempresa, puede resultar muy til. 13

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Ropitas
Organigrama Vigente al 30/04/2010 Elaborado por: Juan Ortiz Aprobado por: Dora Lpez

Propietaria

Vendedores

Cajero

Auxiliar de Servicio

Ropitas
Organigrama Funcional Propuesto al 30/04/2010 Elaborado por Juan Ortiz

Propietaria: Direccin de la empresa. Realizacin De las Compras. Gestin Financiera. Gestin De Personal

Vendedores: venta al Pblico de las Mercaderas. Facturacin de las Mercaderas.

Cajero: cobranza a Clientes. Pagos. Trmites bancarios. Preparacin de Informacin y Comprobantes Auxiliar de Servicio: limpieza del local

A travs de internet se pueden consultar numerosos ejemplos, como por ejemplo: http://www.pereirarossell.gub.uy/index.php/acerca-del-pereira-rossell/autoridades, permite consultar el organigrama del Hospital Pereira Rossell

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http://www.inia.org.uy/online/site/2546I1.php, permite la consulta del organigrama del

Organigrama de INIA y estructura matricial

Fuen te: www.inia.org.uy, marzo 2 010

Instituto Nacional de Investigacin Agropecuaria (INIA) http://www.bps.gub.uy/Institucional/estructuraOrganizativa.aspx?menu=institucional, plantea el organigrama del Banco de Previsin Social http://www.bbva.com/TLBB/tlbb/jsp/esp/conozca/organi/index.jsp organigrama del Banco BBVA presenta el

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