MTODO DE ORDENACIN NUMRICO

Elaborado por: Prof. Nancy Madrigal Centeno

Esta ordenacin se hace de acuerdo con una numeracin codificada, que puede ser asignada a la correspondencia, o bien puede tomarse la que ya tienen cheques, plizas y facturas. El sistema numrico tiene ventajas, pero por ser indirecto, requiere de auxiliares como: el archivo alfabtico y el ndice de tarjetas para cumplir con su efectividad.

EN QUE CONSISTE?
Consiste en la asignacin de nmeros a los documentos para luego ser colocados en el espacio fsico, bajo la secuencia numrica. Esta unidad de orden puede ser tomada directamente del documento, como es le caso de cdulas de identidad, tarjetas de crdito, recibos, facturas, carn, o asignarle un nmero para su ordenacin. Los ndices, guas, subguas y carpetas estarn identificadas con nmeros.

POR QU SE CONSIDERA INDIRECTO? Porque primero se requiere buscar en un catlogo auxiliar o ndice de tarjetas para poder localizar rpidamente el documento.

APLICACIONES DEL MTODO En instituciones educativas, donde se requiere ordenar por cdigos las asignaturas de los programas de las diferentes materias, as como los expedientes de los alumnos. Empresas financieras, para nmeros de cuentas corrientes y de ahorro.

Empresas muy grandes donde se produce mucha documentacin y sus archivos crecen vertiginosamente. En hospitales, clnicas, consultorios mdicos, para mantener los historiales de sus pacientes. En empresas que se dedican a la construccin de proyectos a los cuales se les asigna un nmero.

En instituciones pblicas como en le caso de Registro Civil, para llevar el control de los registros de nacimiento, matrimonios, nmeros de cdula, defunciones, y afines. Empresas que se dedican a la venta de seguros, para ordenar los nmeros correspondientes a las plizas, acciones, entre otros.

VENTAJAS
Es un mtodo de ordenacin muy confiable debido a que en las pestaas solamente aparecen nmeros. Su visualizacin y lectura es muy fcil en las pestaas de las carpetas colgantes. Es fcil detectar cuando una carpeta esta mal detectada. Debido a que los nmeros son infinitos, no hay lmite para su expansin.

DESVENTAJAS
Es poco gil debido a que es un sistema indirecto y requiere de un tarjetero de consulta. Por ser un sistema nmero se pueden presentar errores de transcripcin de nmeros. Ej: 578 en vez de 587 Si una pieza o unidad documental es archivada en una carpeta equivocada, su localizacin resulta difcil.

ORGANIZACIN
Tiene 3 partes principales que son: archivo numrico principal, archivo alfabtico miscelneo y catalogo auxiliar o ndice de tarjetas.

NMERICO PRINCIPAL
Esta constituida por guas y carpetas individuales identificadas con el nmero que se le asign en el registro numrico. Estos nmeros pueden ser por ejemplo asignados de 10 en 10 de 100 en 100 de 1000 en 1000, dependiendo del volumen de correspondencia que tenga la empresa. Dentro de las carpetas individuales los documentos se ordenan cronolgicamente. Las guas que corresponden a los nmeros pueden distribuirse en varias posiciones.

Las guas numricas se pueden acomodar de varias formas:

 En posicin escalonada

de izquierda a derecha.
 En las posiciones 1 y

2, todos las membretes de los expedientes en la tercera o cuarta posicin.

Cuando un expediente numrico se llena, los documentos se pueden subdividir y la mitad de ellos se colocan en un nuevo expediente, que llevar el mismo encabezamiento con un nmero auxiliar. Ej: si el expediente 506 se subdivide, se convierte en 506-2, porque en l se guarda correspondencia anterior, y el nuevo se rotular 506-1, y as se conserva el orden cronolgico.

ALFABTICO MISCELANO
ste contiene guas y expedientes que llevan encabezamiento alfabticos. Su objetivo es proporcionar un sitio para guardar correspondencia que no requiere todava expedientes individuales en el archivo numrico principal. Cada expediente miscelneo contiene documentos de varios corresponsales y stos se encuentran en estricto orden alfabtico. Adems, cada documento que se coloca dentro de un expediente de este archivo, debe codificarse con una M en el extremo superior derecho. Cuando se acumulan cinco documentos referentes a un corresponsal, se les asigna nmero y se guardan en el archivo numrico principal.

EL REGISTRO NMERICO
Es un libro de anotaciones, donde se escribe consecutivamente el nmero y el nombre del corresponsal a quien se le asign ese nmero. Eso se hace con el fin de que no se asigne un mismo nmero a dos clientes.

CATLOGO AUXILIAR O NDICE DE TARJETAS

Este tipo de catlogo se ordena alfabticamente. Contiene, como su nombre lo indica, solamente tarjetas, cada una con el nombre del corresponsal y la codificacin de una M si an permanece en el archivo alfabtico miscelneo, para que cuando nos soliciten el documento estemos seguros que lo debemos localizar en el miscelneo; no olvidemos que cuando se han reunido cinco documentos y se han asignado un nmero, en esta tarjeta del catlogo auxiliar, se cambia M por el numrico. El ndice de tarjetas es necesario en el sistema numrico debido a que la correspondencia siempre se solicita por nombre y no por nmero.

Un documento recibido de un corresponsal (1) es codificado M y almacenado en el archivo alfabtico miscelneo (2). Tan pronto como se acumulen 5 documentos de este corresponsal (3), se consulta el ndice de tarjetas (4). Se le asigna a este corresponsal el siguiente nmero libre (5), y se cambia la anotacin en la tarjeta de M a 125. Los documentos son recodificados entonces como 125 y transferidos a una carpeta numrica (6) que se guarda en el archivo numrico principal.

GRACIAS POR SU ATENCIN

e esta el r e , esta

i s!