La Formacin Profesional de Archivero y su competencia en la Digitalizacin de Documentos de Archivo

Autor: Lic. Mara Mercedes Vzquez

Institucin: Escuela de Archivologa, Facultadde Filosofa y Humanidades, UNC Email: vazbar_08@yahoo.com.ar

RESUMEN En las disciplinas relacionadas con el documento original textual, en este caso la Archivologa, es de conocimiento general, el uso del trmino DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS. Una palabra que no expresara nada, salvo que se la ubique en un contexto determinado: el advenimiento de la computadora en el ao 1980. Con el desarrollo y perfeccionamiento de las herramientas tecnolgicas, en el ao 1984, surge un dispositivo denominado ESCANER, que ampli la proteccin, acceso y consulta de los Fondos, no solo de Archivos Generales o Histricos, sino tambin de Archivos Activos. El eje que he seleccionado para presentar La Formacin Profesional de Archivero y su competencia en la Digitalizacin de Documentos de Archivo, lo desarrollar partiendo de la experiencia como docente universitaria de la Escuela de Archivologa en la Ctedra Medios de Reproduccin Documental y en el ejercicio profesional en un Archivo Universitario. En la instancia docente, en la transmisin de los procesos tericos y prcticos a los estudiantes Cul es el rol que les ocupa si se ocupan de un Archivo? Hay reales posibilidades de Digitalizar documentos? Cmo se vincula los procesos tcnicos propios de organizacin a los procesos tecnolgicos? En la instancia laboral, Cmo es el proceso previo que requiere la digitalizacin? Qu documentos del Fondo habra que digitalizar?Qu necesidades de informacin requieren los usuarios que favorecera el acceso digital de los documentos? Por lo expuesto, se tratar de responder a las preguntas planteadas, para profundizar en el actual perfil profesional y sus competencias, considerando que la Digitalizacin de Documentos forma parte de los procesos archivsticos.
Palabras Claves: Medios Alternativos de duplicacin documental Archivo Digital - Digitalizacin de Documentos Escner - Informacin digital Profesional Archivero

PONENCIA INTRODUCCION En las disciplinas relacionadas con el documento original textual1, en este caso la Archivologa, es de conocimiento general, el uso del trmino DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS. Una palabra que no expresara nada, salvo que se la ubique en un contexto determinado: el advenimiento de la computadora en el ao 1980. En principio, en los Archivos, el Medio alternativo de duplicacin de 2 documentos, consista en la Microfilmacin documental y se abstraa mayoritariamente a los Archivos Generales o Histricos. Con el desarrollo y perfeccionamiento de las herramientas tecnolgicas, en el ao 19843, surge un dispositivo denominado ESCANER4, que ampli la proteccin, acceso y consulta de los Fondos, no solo de Archivos Generales o Histricos, sino tambin de Archivos Activos. El eje que he seleccionado para presentar La Formacin Profesional de Archivero y su competencia en la Digitalizacin de Documentos de Archivo, lo desarrollar partiendo de la experiencia como docente de la Escuela de Archivologa en la Ctedra Medios de Reproduccin Documental y

1 Textual: soporte material constituido por el papel.

2 Microfilmacin: tcnica que permite registrar fotogrficamente documentos como pequeas imgenes, en pelculas de alta resolucin.

3 1984: Microtek crea el MS 200 el primer escner blanco y negro que tena 200 dpi y fue desarrollado por Apple Macintosh.

4 Escner: perifrico que se usa para convertir, mediante el uso de luz, imgenes impresas o documentos a formato digital.

en el ejercicio profesional en un Archivo Universitario5, en ambas, con una relacin directa sobre la digitalizacin de documentos. En la instancia docente, en la transmisin de los procesos tericos y prcticos a los estudiantes Cul es el rol que les ocupa si se ocupan de un Archivo? Hay reales posibilidades de Digitalizar documentos? Cmo se vinculan los procesos tcnicos, propios de organizacin, a los procesos tecnolgicos? Es prioritario en la formacin profesional, la aplicacin y manejo de escner? Si es necesario digitalizar, cmo producimos la necesidad en la institucin a la que pertenecemos? Cmo se vincula el archivero con ingenieros informticos o empresas que se especializan en la digitalizacin documental? En la instancia laboral, como Jefa del Archivo de Salud, de la Direccin de Salud Estudiantil, UNC Cmo es el proceso previo que requiere la digitalizacin?Qu documentos del Fondo habra que digitalizar?El personal que digitalice debe ser profesional archivero? Qu otras alternativas hay? Qu necesidades de informacin requieren los usuarios que favorecera el acceso digital de los documentos? Se compra un escner? Se contrata a una empresa dedicada a la digitalizacin documental? Qu otras alternativas posibles se encuentran? Por lo expuesto, se tratar de responder a algunas de las preguntas planteadas, para profundizar en el actual perfil profesional y sus competencias, considerando que la Digitalizacin de Documentos forma parte de los procesos archivsticos. 2. De qu hablamos, cuando hablamos de Digitalizacin de Documentos6 Para iniciarme en el tema propuesto, debo antes desarrollar primeramente, conceptos y contenidos relacionados a la Digitalizacin de Documentos.

5 Direccin de Salud Estudiantil, perteneciente a la Subsecretaria de Bienestar Estudiantil y Calidad Educativa, de la Secretaria de Asuntos Estudiantiles, UNC

6 Documentos: si bien se habla especficamente de documentos textuales, la digitalizacin incluye soportes audiovisuales, microfilmes, fotografas, etc.

Escner (del ingls scanner) es un perifrico7 que convierte mediante el uso de luz, imgenes manuscritas, fotografas, textos impresos, ilustraciones y documentos en formato digital. Imagen Digital (de dgito o dedo) nmero finito de estados intermedios o muestras. Informacin analgica en digital (1 y 0). Se logra mediante la confeccin de un mapa de la imagen en forma de cuadrcula de puntos denominamos Pixeles, que definen los elementos de la figura. A cada pixel se le otorga un valor tonal: negro, blanco, matices de gris o color, el que est representado en un cdigo binario (0 y 1). El valor tonal para cada pixel se denomina bits, almacenados en una computadora en una secuencia, y con frecuencia se los reduce a una representacin matemtica (comprimida). La computadora interpreta y lee los bits para producir una versin analgica para su visualizacin o su impresin8 Cmo funciona un Escner: convierte una seal analgica en una tabla de valores. Quien realiza esa conversin se denomina DAC (Digital Analogic Converter), que recibe mediante un sensor de seales analgicas del mundo fsico, las muestrea (toma valores cada ciertos intervalos) y cada muestra es convertida en una palabra digital (conjunto de 1 y 0) aptos para ser introducidas en una PC. Durante la captura de la imagen los documentos se escanean a una resolucin y una profundidad predeterminadas. La Resolucin se mide en puntos por pulgada (ppp) o pixeles por pulgada (ppi). A mayor nmero de pixeles tendremos mejor resolucin y mayor capacidad para definir los detalles. A mayor profundidad de bit mejor capacidad de reproducir los colores y tambin, mayor representacin del nmero de tonos grises y colores. Las variaciones de luz en el proceso de escaneado son captadas por un sensor denominado CCD (Charge-Cuple Device) o dispositivo acoplado por carga, que las convierte en seales elctricas analgicas que alimentarn un DAC, completando as el proceso de digitalizacin9. Tipos de Escner: para este punto se realizar una tabla dividida en dos filas, a fin de una mejor visualizacin y diferenciacin entre los tipos de equipo para digitalizar documentos.

7 Perifrico: se refiere a todo pieza de hardware aparte de la unidad de procesamiento y tambin se usa para referirse a una pieza extra de hardware.

8 Salih, R. (2012) Manual para la digitalizacin de imgenes

9 Conti, J.M. y Paolini J.A. (2006) Digitalizacin de grandes volmenes de Documentos, pag. 8

ESCANER /CARACTERISTICAS Escner de alta produccin o de alimentacin automtica

DOCUMENTOS Utilizado para grandes volmenes documentales de instituciones o empresas. Documentos por el sistema automtico. Utilizado para fotos y libros (es el que menos daa al soporte material.

Escner de Cama plana: el tipo de escner ms comn, colocando el documento de cara al panel de vidrio y se cubre con la tapa, el dispositivo CCD se mueve por debajo del vidrio, iluminando el original para digitalizar. Escner de libros: respetan la calidad de las imgenes al corregir automticamente las curvaturas de las pginas.

Utilizados para libros antiguos de gran valor histrico.

Utilizado para planos o mapas (no es conveniente cuando el soporte Escner de planos o de gran material no est en buen estado). formato Evita que la imagen digital obtenida se realice en forma seccionada. Escner de transparencias y diapositivas: se obtienen imgenes digitalizadas de gran resolucin ptica. Similar al escner plano y de mejor calidad la imagen. Escner de microfilm: es una herramienta til para migrar de manera rpida y efectiva documentos microfilmados a formatos digitales. Son en esencia de transparencias, en donde la fuente de alimentacin es un documento soportado en pelcula de microfilm. Escner de Tambor: tambor de cristal de gran pureza al cual se le adhiere el documento. El tambor gira a alta velocidad y un sensor va capturando fragmentos del documento. Sistemas hbridos Digital Microfilm: El proceso consiste en la Utiliza para negativos, transparencias de 35 mm y placas de medio formato. El inconveniente es el estado material del soporte que puede tener impurezas (ej. Polvo) Utilizado para microfilm y microfichas (la calidad de la imagen digitalizada depender del estado de conservacin del microfilm). Se utilizan en forma discrecional de acuerdo a las necesidades.

Se utiliza para trabajos profesionales de artes grficas, reproduciendo fielmente el original. Es de ms alto costo.

captura de imgenes a travs de escner de alta velocidad. La Sistema que garantiza la permanencia tecnologa digital procesa futura de la informacin digital. las imgenes para lograr la mayor calidad posible. Para un acceso a largo plazo, las imgenes estn respaldadas en un microfilm a prueba de obsolescencia y para acceso inmediato estn disponibles en un sistema de imgenes.

Formatos10: las imgenes digitalizadas se guardan en diferentes formatos. A continuacin se presentan los siguientes: TIFF(Tagged Image File Format Formato de archive de imagen etiquetada) Texto e Imagen. Se pueden guardar en dos modos: Si se comprimen, mantienen un alto grado de fidelidad de imagen mientras que reducen ligeramente el tamao del archivo. Sin compresin, son archivos sin prdida. Utilizado como un archivo de conservacin. JPEG (Joint Photographic Experts Group Grupo unido de expertos en fotografa). Imagen (incluye texto e imagen) Es un formato con prdida, se pierden algunos datos, al comprimirlos. Es adecuado para distribuir fotografas e imgenes por internet, en una buena calidad. PDF (Portable Document Format: Adobe Acrobat File) texto e imagen en distintos grados de compresin. Se utiliza en internet para la distribucin de texto, tiene una buena calidad. GIF (Graphics Interchange Format Formato de intercambio de grficos) Imagen. Se usa habitualmente en la web y permite hacer transparente el fondo de la imagen, haciendo que el rea circundante de una imagen en forma irregular sea igual que el fondo de la pgina web. BMP (Bit Map Mapa de bits) imagen. No se utilizan en internet y al ser muy grandes no hay compresin. Se utiliza para la edicin de una imagen digital y como tapiz en su escritorio de Windows. TXT (texto simple) Texto. De amplio uso, de estndares de mltiples sistemas operativos DOC (Documento de Windows Office) Texto. Formatos ms populares para la creacin de textos electrnicos.

Almacenamiento de documentos digitalizados:

10 Formato: forma como se codifica la informacin para almacenarla en un archivo de 1 computadora.

Discos duros: almacena la informacin dentro de la computadora (interna) Discos duros externos o porttil: almacena informacin y permite intercambiarla entre dos equipos. La conexin a la PC se realiza a travs de un cable USB. DVD: el nombre de este dispositivo hace referencia a la multitud de maneras en las que se almacenan los datos: DVD-ROM (dispositivo de lectura nicamente), DVD R y DVD+R (solo pueden escribirse una vez), DVD-RW y DVD+RW (permiten grabar y borrar las veces que se quiera), estos no se utilizan como dispositivos para almacenar documentos digitales.

El desarrollo de estos aspectos que hacen a la Digitalizacin de documentos, desde una perspectiva informtica, nos dirige ahora al siguiente tema: La competencia profesional de un archivero en sus dos instancias:

Formacin Curricular Formacin Profesional

Formacin Curricular: conocimientos y competencias en los procesos tericos y prcticos Hacemos referencia con este ttulo a los procesos de conocimiento tericos y habilidades y competencias prcticas, en el transcurso de la formacin universitaria en la Escuela de Archivologa. La teora es imprescindible pero en el caso de una carrera, como la Archivologa, en la aplicacin de tcnicas especficas para la organizacin de documentos de Archivo, necesita de una vinculacin indisoluble con los procesos prcticos, que est fuera de toda discusin. Podramos dividir en cuatro niveles (aunque en realidad, no existe en los aos de estudio esta divisin) la carrera de Archivologa: 1er. Nivel: materias introductorias y especficamente relacionadas a los mtodos y/o procesos tcnicos: Teora Archivstica, Clasificacin y Ordenacin, Descripcin Documental, Seleccin, etc. 2do. Nivel: materias relacionadas a las ciencias sociales: Historia Argentina, Instituciones Hispanoamericanas, Metodologa de la Investigacin, etc. 3er. Nivel: materias relacionadas a la tecnologa, que complementan y apoyan al primer nivel: Procesamiento de Datos, Medios de Reproduccin Documental, Sistemas y Redes, etc. 4to. Nivel: cursado de materias y seminarios optativos y obligatorios en los dos ltimos aos de la carrera. Se observa en este nivel una eleccin personal del estudiante orientado hacia una especializacin.

Esto ltimo me permite expresar que el 3er. nivel, es el que realiza menos prctica en la formacin universitaria, no por falta de conocimiento, sino porque parecera que las herramientas tecnolgicas no formaran parte de las competencias de un archivero, salvo en determinadas circunstancias. En los aos de cursado del estudiante, si bien efecta prcticas con tipos de documentos, confecciona instrumentos de descripcin, realiza talleres11, visita archivos, elabora monografas, etc., slo hay dos Ctedras que realizan un estudio general y completo de una Institucin archivstica: Archivos Administrativos e Histricos12 y la Prctica Archivstica (consiste en la aplicacin prctica de los procesos tcnicos (de acuerdo a las caractersticas de los documentos) en un archivo universitario de 100 horas de duracin, con la presentacin de un Informe Final para aprobar la materia. Al realizar diagnsticos previos en las materias en que me desempeo 13 y adems habiendo mantenido conversaciones con otros docentes de la Escuela de Archivologa, se observa una dificultad de relacionar Teora con la Prctica y stas a su vez, con un fortalecimiento de competencias, para el desarrollo profesional posterior. Afirmando que es en el perodo formativo-educativo, donde el estudiante desarrolla competencias, y donde el trabajo docente, casi personalizado, por el nmero de estudiantes 14, les ensea a aplicar aptitudes, herramientas, ligadas al mbito concreto de un Archivo15
11 Hay dos talleres, uno implementado por la Ctedra Seleccin Documental y el otro por la Ctedra Preservacin y Conservacin de documentos.

12 Archivos Administrativos e Histricos: el estudiante selecciona un archivo y realiza un diagnstico completo de los procesos tcnicos, a travs de un cuestionario elaborado por el profesor titular. Posteriormente lo expone a sus compaeros y luego realizan una visita al archivo.

13 Medios de Reproduccin Documental y Archivo de Imagen y Sonido

14 El nmero de estudiantes que ingresan es de aproximadamente 50 estudiantes y en el transcurso de los aos de cursado, se reduce a la mitad.

15 No todas las instituciones tienen Archivos organizados, lo que lleva al profesional reciente a tener que aplicar todos los procesos de organizacin, descripcin y servicio.

Ctedra Medios de Reproduccin Documental: terreno digital La Ctedra Medios de Reproduccin Documental es una materia de tercer ao de la carrera de Archivologa, con un enfoque tcnico y con el conocimiento de medios alternativos de guarda, duplicacin, complemento y seguridad de los documentos contenida en los Archivos Histricos y Administrativos, ya sean Pblicos y/o Privados16 Consta de tres unidades: Unidad N 1: Fotografa analgica y digital. Unidad N 2: Microfilm: cmaras, lectores, equipos de revelado, etc. Unidad N 3: Digitalizacin de Imgenes: escner, medios magnticos y no magnticos de almacenamiento de informacin, computadoras, etc. Si bien las unidades se refieren especficamente al conocimiento y manejo de equipos, stos se deben relacionar a todos los procesos que hacen a la organizacin, descripcin, seleccin y acceso de documentos. La profesin es una, si hablramos de una especializacin dentro de la profesin, es un tema aparte. En la Ctedra Medios de Reproduccin Documental, los estudiantes, no slo identifican tipos de escner, sino que la Escuela de Archivologa posee un escner y a travs de un Seminario de Digitalizacin, dictado por el Prof. Jos Tanodi17, realizan la prctica correspondiente. Cul es el rol docente relacionado a los Medios alternativos de duplicacin documental y especficamente sobre Digitalizacin de documentos? Digitalizacin de documentos Como respuesta al interrogante presentado y basndome adems en las preguntas elaboradas en la introduccin, desarrollar lo siguiente:

16 Programa de Ctedra: Medios de Reproduccin documental, UNC, Crdoba, 2008

17 Jos Tanodi: Profesor titular semi dedicacin Medios de Reproduccin Documental.

I Fase: Una mirada global. El Archivo es un todo dentro de la Institucin a la que pertenece. Se debe aplicar correctamente los procesos tcnicos: desde la ordenacin hasta el servicio. La digitalizacin es posible en la medida que el Archivo est organizado18. II Fase: Destacar las diferencias: Archivo Administrativo y/o Histrico: valor primario, valor secundario. Identificar el Fondo me permitir discernir las verdaderas necesidades sobre la Digitalizacin Documental (Estado fsico, riqueza histrica y/o de investigacin, existencia de instrumentos de descripcin, estadsticas de consulta de usuarios, etc.). III Fase: Tecnologa Digital. Determinar el tipo de Escner de acuerdo a las caractersticas de los documentos (tipo y volumen, documentos sueltos, encuadernados, deteriorados, etc.); La calidad del escner se relaciona al precio que determinar tambin la resolucin de la imagen digitalizada. IV Fase: Los recursos econmicos. Se compra un Escner, se contrata a una Empresa. Se determinan aqu las reales necesidades de la digitalizacin documental:

Relevamiento: el volumen documental justifica la digitalizacin Metodologa: cmo se llevar a cabo el proceso Equipo necesario: qu tipo de escner necesito de acuerdo a los tipos documentales Restauraciones previas: en qu condiciones materiales se encuentran los documentos a digitalizar Control de Calidad: de la imagen digitalizada

La Fase III y IV podran considerarse como una sola, ya que puede decidirse o no la compra o la contratacin de una empresa que se dedique a la digitalizacin y se relaciona con el tipo de escner a utilizar. V Fase: Los Recursos Humanos - Trabajo interdisciplinario: con la empresa, con informticos. Es la relacin entre el proceso previo a la digitalizacin, que realiza el archivero con la empresa que digitaliza. Y la responsabilidad individual/profesional de los involucrados en el proceso de digitalizacin, cuando se realiza en la institucin (niveles administrativos, archivero, informtico, etc.).

18 Archivo organizado: puede ocurrir que la acumulacin de documentos antiguos se relacione a la falta de un proceso de seleccin adecuado, y no a la necesidad de digitalizar documentos.

Como expresa Jos Ramn Cruz Mundet19: Las nuevas tecnologas nos brindan la posibilidad de automatizar muchos procesos con indudables ventajas: la gestin administrativa, el almacenamiento y sustitucin de soportes, las transferencias, el control sobre el expurgo, la descripcin, la difusin Este nuevo mundo de posibilidades exige, en contrapartida, el acercamiento hacia un entorno como el de la informtica y las telecomunicaciones que en principio puede resultar extrao, por lo cual es recomendable dirigir nuestros pasos en dos sentidos:
1. Conocer dichas tecnologas y las ventajas que ofrecen, lo que no implica

convertirse en un experto, algo tan poco probable como innecesario.

2. Reflexionar hasta alcanzar un alto grado de certeza sobre cules son

nuestras necesidades, las exigencias de nuestro centro que podran ser mejoradas con estos medios. La experiencia nos muestra que muchos proyectos malogrados lo son por la incertidumbre del archivero sobre lo que desea y necesita. Todos estos lineamientos generales presentados, no sin una bsqueda de informacin bibliogrfica complementaria, se concluyen en lo siguiente:

Dotar al estudiante de una visin global de la profesin archivstica a fin de que pueda aplicar una poltica archivstica, en el mbito laboral donde se desarrolle y no reduccionista a los procesos tcnicos.

Formacin Profesional: Construir la profesin Cuando era estudiante y la materia Medios de Reproduccin Documental, se denominaba Reprografa, el medio alternativo por excelencia era la Microfilmacin. La Escuela posea un Microfilmador Planetario, para la ejecucin de trabajos prcticos, que permita la microfilmacin de formatos encuadernados, documentos sueltos y de gran formato. La actividad prctica se reduca a microfilmar pginas de libros y de documentos, en un proceso similar a la cmara fotogrfica. La microfilmacin se abstraa especficamente a Archivos Histricos como medio de proteger documentos originales y realizar consultas mediante lectores de Microfilm. Transcurridos ms de 25 aos, la evolucin de las computadoras y de otro medio alternativo como el escner, generaliz su uso en las instituciones pblicas, privadas, universidades, escuelas, empresas y sociedad en general. En ese tiempo, todava la Escuela denominada de Archiveros, otorgaba un ttulo de pre-grado universitario, lo que condicionaba, independientemente de la
19 Manual de Archivstica, La aplicacin de las nuevas tecnologas, Ed. Biblioteca del Libro, Madrid, 1996, pg. 302

calidad educativa, a una formacin profesional limitada solo a Archivos Administrativos y/o Histricos de documentos tradicionales (soporte papel). A partir del ao 2002, con el advenimiento de la Licenciatura en Archivologa, la formacin curricular dio nuevas perspectivas educativas, incorpor otras materias relacionadas a las instituciones actuales, a los nuevos soportes utilizados y a las tecnologas informticas. Los egresados de los aos 80, se transformaron en licenciados en el ao 2000, asumiendo un compromiso profesional donde la calidad en la profesin es una capacitacin constante y tambin selectiva20. Un cambio de mentalidad es lo que condiciona o requiere un profesional, cualquiera sea su ttulo obtenido. En cuanto a las nuevas tecnologas, precisamente la Digitalizacin de documentos, no es incompatible el proceso tcnico de archivo con el proceso digital. Los Antecedentes: El Archivo de Salud de la Direccin de Salud Estudiantil La Direccin de Salud Estudiantil (DSE) es una Institucin universitaria que ofrece servicios mdicos preventivos y asistenciales a los estudiantes de la UNC. Naci en el ao 1968 con el objetivo de luchar contra el flagelo que afectaba a los jvenes estudiantes universitarios: la TBC (Tuberculosis). Desde su fundacin hasta Agosto de 2012, el documento producido era una HISTORIA CLINICA TEXTUAL21 (HC). A principios de 2012, la Secretara de Asuntos Estudiantiles, de la cual depende la Direccin de Salud, compra un Programa (Sofware) a la Empresa Think Soft Argentina S.A., que se especializa en el rea de salud, para la gestin electrnica de las Historias Clnicas. La idea de informatizar el documento producido en la DSE, es de larga data. Al ingresar en el ao 1992 en el rea del Archivo, recin egresada de la Escuela de Archivologa, ya se mencionaba a la informatizacin de las H.C. como un hecho a concretarse en poco tiempo. Transcurrieron 20 aos.

20 Selectiva: se relaciona a la especializacin que puede tener el profesional archivero.

21 Historia Clnica: se modificaron los formatos en papel, a lo largo de los aos, sin perder su misin preventiva y asistencial.

La Directora de Salud de ese momento22, convoc en el mes de marzo, a una reunin con el rea tcnico-administrativa: Admisin, Estadstica y Archivo de Salud. Informa que la dependencia va a incorporar, un Sistema de gestin electrnico, en sustitucin de la HC en soporte papel, para el desarrollo de las funciones sustantivas (Atencin preventiva y asistencial de los estudiantes de la UNC). Como profesional archivera, y jefa de un archivo, la primera sensacin, fue de incertidumbre. En ese momento no visualizaba a la digitalizacin como una alternativa para las HC, sino que analizaba, que un sistema electrnico de gestin documental, acarreara la no aplicabilidad de los procesos tcnicos de archivo y por ende mi imprescindibilidad. Adems obviar toda produccin de papel, traera como consecuencia futura, de que el Archivo se transformara en un depsito muerto sin tratamiento y sin consulta de usuarios interesados. Los tiempos programados para el funcionamiento del sistema no fueron inmediatos, el ingreso de informacin indispensable, para la implementacin del programa y la capacitacin de todo el Equipo de Salud, demandaron ms tiempo de lo pensado, hasta septiembre-octubre. Adems coincidieron con un cambio de sede de la DSE: en pleno centro de ciudad capital (Artigas 150) a Ciudad Universitaria (calle Avda. Filloy S/N). Qu consecuencias trajo la implementacin de un sistema de gestin electrnica en la DSE? No se tiene actualmente verdadera informacin sobre la cantidad y calidad de Informacin producida electrnicamente. El sistema no es puramente electrnico, convive con el documento en soporte papel, ya que hay servicios (ejemplo Laboratorio) que no estn todava dentro del sistema y prcticas que requieren autorizacin escrita y firmada del estudiante (ejemplo: autorizacin para prctica odontolgica, en salud mental, etc.). El sistema electrnico no tiene incorporado la firma digital, lo que no garantiza el valor legal y probatorio, de la informacin producida por los profesionales de Salud. La Digitalizacin de Documentos para la DSE, de acuerdo a las necesidades reales, podramos aplicarla desde tres formas: I. Se digitalizan documentos textuales y/o imgenes como parte de una planificacin previa a un sistema de gestin electrnica:
a. Recursos

humanos: empleados vs. empresa

22 Directora de la Direccin de Salud Estudiantil: Mdica Vernica Moreno.

b. Recursos

econmicos: adquisin y/o servicio

c. Equipo necesario d. Metodologa a emplear e. Planificacin del tiempo f.

Otros

II. Se digitaliza documentos textuales y/o imgenes como complemento de un sistema de gestin electrnica (Sistema informtico hbrido): hay que determinar el objetivo de un sistema de gestin electrnica y toda la produccin posterior de documentos que no necesariamente son digitales, sino que requieren de un proceso de digitalizacin mediante escner.
a) Visualizo el estudio desde la PC escaneado, entrego el original en papel

al usuario/paciente
b) Asiento informacin del estudio textual en PC, luego se lo entrego al

usuario/paciente
c) Otros

III. Se digitalizan documentos de acuerdo a su estado fsico, valor histrico, y posibilidades de investigacin, etc.
a) Preparacin de los documentos b) Digitalizacin: metodologa, tipo de escner a utilizar c) Control de calidad d) Otros

En un contexto pblico de trabajo, como es en este caso la DSE, hay ms libertad profesional en cuanto a la ejecucin de funciones, pero menos poder de decisin sobre las necesidades reales, ya sea sobre un sistema de gestin electrnica parcial o total o sobre la aplicacin de medios alternativos de duplicacin. Esto se debe al no tener un Director de planta permanente, que pueda planificar una poltica institucional a futuro.

Las alternativas sobre la Digitalizacin Documental son varias. Depender el tipo de Archivo (como se mencion ms arriba) para determinar qu es lo que se va a digitalizar, cmo se va a digitalizar, para qu y quines es til la digitalizacin. Hay una idea generalizada en la mayora de las personas, que creen que digitalizar es digitalizar todo. Sera nefasto y extremadamente costoso digitalizar todo un archivo sin un diagnstico previo sobre su valor histrico, testimonial, informativo, etc. Tambin es una percepcin equivocada, de creer que lo que puede visualizarse en una pantalla, hace invisible al documento textual. Hay que diferenciar:

El uso racional de la digitalizacin cuando un Profesional Archivero est a cargo de un archivo: conoce el recurso del Archivo y de l, deviene el Patrimonio Cultural. Las Empresas Tercerizadoras, dedicadas a la digitalizacin de documentos que venden un servicio de: Acceso rpido a la informacin de los documentos y solucionan el problema de espacio de las instituciones pblicas y/privadas. Conocen el recurso producido por otros, que les genera dinero y de l deviene, su expansin patrimonial.

Sin profundizar en el tema, que no es el corpus de esta ponencia, la digitalizacin no d certeza de la proteccin infinita de la informacin, cualquiera sea la institucin, empresa o persona fsica y/jurdica que la produzca. La Digitalizacin como herramienta informtica que acelera los procesos de bsqueda de informacin escrita, de imgenes, msica, etc., aunque haya un trabajo previo para obtener la imagen digital, es un medio atractivo, de uso generalizado y aceptado globalmente. Conclusin: La formacin profesional de Archivero En todos los procesos de aplicacin tcnica y herramientas tecnolgicas e informticas del archivero, ya sea que en una est involucrado lo manual y en la otra, el conocimiento y manejo de equipos, no se pierde de vista el objetivo: La custodia de la informacin en formas tradicionales (papel), electrnicas y digitales. El Archivo existe en la medida que haya documentos, y los documentos se conservan para ser consultados. La formacin profesional de Archivero, en cuanto a los lineamientos tericos de base, siguen indemnes, pero no ocurre lo mismo en cuanto a la evolucin tecnolgica, lo que lleva a:

Un cambio de mentalidad: es una condicin ineludible, que nos permite estar atentos, planificar estrategias cuando se producen transformaciones en los mbitos laborales, que pueden modificar nuestra relacin e incumbencia profesional y que afectar directamente al objeto de estudio: El documento.

Una capacitacin permanente y/o especializacin ya sea en el mbito acadmico universitario y/o privado. Y no perder el contacto con la universidad de origen, que es la que mantiene una actualizacin permanente, en su formacin curricular.

Al seleccionar dentro de los ejes: Digitalizacin de documentos, necesidades reales de este procedimiento y denominar a mi ponencia La Formacin Profesional de Archivero y su competencia en la Digitalizacin de Documentos de Archivo, no solo quise exponer a grandes rasgos los aspectos que hacen a la digitalizacin, sino mencionar el importante rol que los profesionales en archivo cumplimos. Construir la profesin, significa no slo incorporar competencias tcnicas, sino tambin intelectuales y legales. Todo esto va acompaado de un compromiso profesional, que no es una materia dentro de la formacin universitaria, pero hace a la esencia de lo que somos y de lo que producimos.

Referencia Bibliogrfica Bazn, G. (2004) La archivstica y las nuevas tecnologas. Ed. Litografa Magno Graf, Mxico. Clayborne, A (1998) Diccionario de Computacin para principiantes, Ed. Lumen, Buenos Aires. Cruz Mundet, J.R. (1994) Manual de Archivstica, Ed. Pirmide, Madrid Freire, P. (2002) Pedagoga de la esperanza. Un reencuentro con la pedagoga del oprimido. Ed. Siglo XXI, Buenos Aires Johnson, D. (2003) Cmaras Digitales, Ed. Mc Graw/Interamericana, Madrid. Leisinger jr., A (1977) Un estudio de las Normas Bsicas para equipamiento, mantenimiento y funcionamiento de un laboratorio de reprografa en Archivos de pases en desarrollo. Ed. Centro Nacional de Microfilm, Madrid. Moreno Carugati, C. (2004, 2005) Cdigo deontolgico archivstico, Crdoba Rufeil, M (2008) Teora Archivstica y Glosario, Editorial Brujas, Crdoba Vzquez Murillo, M. (2003) Poltica de la Administracin de Documentos y Archivo. Ed Talleres Grficos de Va Grfica, Crdoba.