PROCESO DE

COMPRAS
El proceso de compras es una serie de pasos y
actividades que una organización sigue para
adquirir los bienes y servicios necesarios para
su funcionamiento.
Etapa 1: Reconocimiento de
una necesidad
En esta fase, cada departamento o área de la empresa
identifica sus necesidades de materiales, insumos o
servicios. Estos requerimientos pueden derivar de la
producción, operaciones o cualquier otro aspecto
funcional de la organización. Las requisiciones de
material se generan como resultado de estas necesidades
y se envían al departamento de compras para su
procesamiento.
 Etapa 2: Descripción de los
materiales
La descripción precisa de los artículos, productos o
servicios requeridos es crucial. La requisición debe
incluir detalles como el número de folio, el departamento
que la emite, la cuenta a la que se cargará, una
descripción detallada del material, la fecha en que se
necesita, instrucciones especiales de embarque y las
firmas de autorización correspondientes. Una requisición
completa y clara garantiza que el departamento de
compras pueda identificar exactamente lo que se
necesita.
 Etapa 3: Selección de las posibles
fuentes de aprovisionamiento

En esta fase, se elabora una lista de proveedores que

ofrecen los productos o servicios requeridos. Se busca
establecer una relación con fuentes confiables y
adecuadas que puedan satisfacer las necesidades de la
organización. A partir de esta lista, se procede a la
selección de los proveedores más adecuados, teniendo en
cuenta factores como la calidad, el costo, la
disponibilidad y la capacidad de entrega.
 Etapa 4: Análisis de las cotizaciones

Se analizan las cotizaciones proporcionadas por los

proveedores para determinar el costo de los productos o
servicios. El comprador busca el equilibrio entre calidad
y precio, asegurando que el costo sea competitivo y que
los productos cumplan con los estándares requeridos. La
decisión de compra se basa en factores como la calidad
del producto, la reputación del proveedor y la capacidad
de entrega.
 Etapa 5: Preparación de la orden de
compra

Una vez seleccionado el proveedor y acordadas las

condiciones, se emite la orden de compra. Este
documento formaliza el compromiso entre la empresa y
el proveedor. La orden de compra incluye detalles como
la cantidad de productos o servicios, el precio acordado,
las fechas de entrega y las condiciones de pago. Es
esencial que la orden de compra refleje con precisión los
términos acordados para evitar malentendidos futuros
 Etapa 6: Seguimiento y expedición

En esta fase, se asegura que las órdenes de compra sean

entregadas en tiempo y forma por parte del proveedor. El
comprador sigue de cerca el proceso de envío y recepción
para garantizar que los productos lleguen según lo
acordado. En caso de retrasos u otros problemas, se
toman medidas para resolverlos y minimizar cualquier
impacto en la operación
 Etapa 7: Recepción e inspección de
artículos
La recepción adecuada de los materiales es crucial para
garantizar la calidad y la operatividad. Cada artículo
recibido se inspecciona para asegurarse de que cumple
con las especificaciones y la calidad requerida. Cualquier
desviación se debe documentar y comunicar al proveedor
para su corrección. La inspección rigurosa reduce el
riesgo de productos defectuosos o inadecuados.
 Etapa 8: Liquidación de facturas y
pago

Las facturas emitidas por los proveedores se someten a

un proceso de cotejo y certificación. El departamento
financiero verifica que la factura coincida con los
términos de la orden de compra y los productos
recibidos. Si hay discrepancias, se solicitan correcciones
al proveedor. Una vez aprobada, la factura se liquida y se
procede con el pago.
 Etapa 9: Mantenimiento de registros

Es esencial mantener registros precisos de todo el

proceso de compras. Esto incluye detalles como las
órdenes de compra emitidas, los proveedores
seleccionados, los volúmenes adquiridos, los precios
pagados y cualquier otro detalle relevante. Estos registros
proporcionan una base sólida para la toma de decisiones
futuras, la evaluación de proveedores y el seguimiento
del rendimiento del proceso de compras.