Propuesta

actualización de
Banner
Compromiso de Ellucian para un proyecto de
implementación de software
Alineación:
Estrategia, Instalación e
Tecnología, Implementación EBP
Alto Procesos & Cultura

Tecnología + Upgrade B9
Procesos Optimización Procesos

Tecnología Sola
Beneficios

Tecnología +
Malos Procesos

Bajo
Tiempo

Operación con Licenciamiento e instalación en

Arranque U
modelo UniMinuto DataCenter propio modelo UniMinuto
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Agenda

Situación actual
01 Funcional & Técnico.

Definición de Solución
02 Criterios

Precios
03 Asociados al Proyecto.

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Situación actual de Banner (Funcional)
 La Universidad adoptó el modelo de operación
de UniMinuto sin llevar a cabo una
20% Reclutamiento Admisiones
Registro de Historia
30% implementación propia.
 De 38 módulos de banner analizados, solo 14
Alumno Académica
Candidatos Solicitudes
Curriculum Calificaciones
Intereses Documentación
Datos General Historia
Correspondencia Indicadores, Dec.

Catálogo 20% 30%

Eventos
son utilizados (37%); de estos 14: 1 se utiliza al
Cursos
Materias Calificaciones 50%, 6 entre 30% y 45% y 7 entre 20 y 5%.

y asistencia
50% Características
Restricciones Matrícula de 0% Diversas prácticas por desconocimiento de las
capacidades de Banner.
Pre-Requisitos
Programaci cursos
ón Horarios, pre-requisitos, cupo,
restricciones


Académica
Planta Docente
Asignación
Curso, cupo, 30% Brecha entre el modelo de UniMinuto y el
40% Contrato
horarios, lugares

modelo Uniempresarial.
y profesores
Características
Cuentas por
Cobrar Currículo

Espacios
30% Cargos / pagos
Becas
0%
Diseño Curricular
Asesoramiento
0%
 Brecha entre la operación y las buenas
0% Físicos
Contratos Auditoria de Grado

Ciclo de Vida del Estudiante Ciclo de Vida del Programa

prácticas en la gestión de la Universidad.
0% Perfil del estudiante Solicitud de Servicios 0%  Carga administrativa por procesos manuales.
 Derivados del modelo operativo.
Administración de eventos 0%
Ellucian Gestión de Identidad E
 Promesa de venta para completar el
0% Integración
Ellucian Solution Manager ESM 0% programa.
 Existe pocos servicios de autogestión del
alumno.
 Gestión de cobranza.
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Situación actual de Banner (Infraestructura y asuntos
técnicos)
- Caídas frecuentes de los servicios de Banner afectando a
estudiantes, administrativos y otros miembros de la
comunidad académica.
- Formas del sistema que no funcionan como deben o tienen
errores.
- El manejo de seguridad es básico creando riesgos e
impidiendo articular el manejo de opciones de
autenticación que provee Banner.
- Temas pendientes sobre políticas de gestión y gobierno de
Identidad.

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Propuesta de Solución

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Propuesta: Upgrade a Banner 9.X
Alcance: Implementación de los procesos de diseño y planeación de la oferta
académica y gestión financiera de estudiantes más nuevas capacidades B9
8.5.1
INB SSB
Adopción de Procesos
Productos a actualizar
• Banner Student
• Banner Cuentas por Cobrar
• Ethos (Identity Service, Integration,
Data Model)
• Utilería para la actualización de
datos masiva (MDUU)
• Herramientas de extensibilidad
• Opción de adquisición Argos
9.0
APP
NAV
SSB
Localizaciones incluidas
• Solicitud de Servicios
• Encuestas generales y docentes
• Multimoneda/multi impuesto
• Documentos de venta
• Matriz de conflicto docente
• Mejora a campos de pagos y cargos
• Documentos de Identidad
• Orden de pago
• ArsysLAC (Paquetes de Funcionalidades
de cuentas por cobrar|)
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Mapa de Procesos
Alcance de la implementación

Diseño y Planeación de Captación Admisiones Matrícula e Inscripción Enseñanza y Graduación

la Oferta Académica de Materias Aprendizaje
Gestionar Gestionar Gestionar Gestionar la Gestionar
periódicos Gestionar
campañas / canales matricula de Asistencia a solicitudes de
académicos prospectos
de mercadeo estudiantes clases graduación
Gestionar de Gestionar eventos
Gestionar Gestionar Gestionar
Gestionar
programas de mercadeo
oportunidades de Inscripción de Calificaciones de
grados
académicos reclutamiento materias cursos
Gestionar el Gestionar Gestionar el
catálogo de admisiones Avance
cursos académico
Gestionar la Gestionar metas, Ejecutar proceso
programación zonas y equipos de cierre de
académica de reclutamiento semestre

Gestión docente
Gestión Financiera de Estudiantes

Matrícula Pagos
Financiera
Gestión de Estudiantes
Gestionar el Gestionar los Cargos Becas y
Registro de servicios a Misceláneos Descuentos
estudiantes estudiantes
Gestionar la Becas de Planes de
asesoría de terceros Pago
estudiantes

Reembolsos Multas

Cobranza Cierre de Caja

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Plan de implementación
Trimestre 3 / 2019 Trimestre 4 / 2019 Trimestre 1 / 2020 Trimestre 2 / 2020

Actualiza-
ción B9 Depliegue y configuración técnica del ambiente

Procesos: diseño y planeación de la oferta académica Adopción de procesos estandar

Proceso: Gestión financiera de estudiantes Adopción de procesos estandar

Mejoras rápidas Adopción de funcionalidad nativa

Gestión de Información Entrenamiento en ARGOS, Uniempresarial realiza

construcción de reportes

Go live Enero 2020

Definición de planes de mejora de servicios

alineados a la estrategia institucional

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Metodología de Implementación – Adopción de Proceso CAPP y CxC

Fases Instalación EBP Configurar Migrar Probar Desplegar

 Definición &
Diseño de
 Generar
 Instalación Procesos  Configurar
(Buenas script de
No-Prod (3 banner  Pruebas
Practicas)  carga libros  Salida en
amb) Predefinir unitarias
 Diseño de decisión
Actividades  Instalación matriz de  Pruebas vivo,
 Mapeo de
Prod Funcional seguridad integrales Procesos
Artefactos  datos al script
 Administración Predefinir  Prueba de identificados
Identidad  Identificar carga
casos a seguridad
Corporativa  Carga en
reportes probar
 Crear libros de ambientes
decisión

 Diagramas de
 Actas de
 Ambientes proceso  Guías de
Entregables instalados y  Libros de decisión pruebas
 Data cargada en  Guías de pruebas aprobación
los ambientes ejecutadas  Checklist puesta
probados  Diseños  Paso a paso
en vivo
funcionales

Procesos
Transversales Transferencia de Conocimiento
Gestión Iniciación Planificación Ejecución . Monitoreo y Control Transición y Cierre
Proyectos

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Estimación de Precios para el
Proyecto

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Enfoque de Implementación
Premisas
 Existe un riesgo en cuanto al desconocimiento del equipo técnico y funcional sobre las
adecuaciones que UniMinuto realizó al sistema
 Se requiere un comité directivo para monitorear y tomar decisiones del proyecto
 Se considera la actualización a Banner 9.X en la última versión disponible
 La implementación será en servidores proporcionados por la Universidad; se
recomiendan 4 ambientes de Banner (3 no productivos y 1 productivo)
 Las fechas de inicio del proyecto y la de salida en vivo se definirán posteriormente a la
firma de la orden de trabajo
 Se incluye la implementación de ARGOS a fin de que la institución sea autónoma en la
gestión de su información
 El equipo del proyecto de la Institución se encargará del entrenamiento a los usuarios
finales
 La documentación del proyecto será realizada por Ellucian y el equipo de la institución

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Enfoque de Implementación
Premisas (continuación)
 La institución asumirá los gastos de viaje; aproximadamente del 10% del valor del
proyecto
 No es parte del alcance del proyecto:
 La gestión del cambio deberá ser administrada por la Institución
 Convertir o verificar los objetos desarrolladas por UniMinuto a Banner 9
 Entrenamiento en Java para hacer uso de las herramientas de extensibilidad
 Instalación de Oracle Reports en ningún ambiente (los reportes de Uniminuto dejarán de
funcionar)
 Conector para aprovisionamiento/sincronización de usuarios con directorio activo o algún otro
administrador de identidades. (AdaP para el IdP)
 Desarrollo de: Integraciones, modificaciones, MDUU y reportes
 Desarrollar la interfase contable. La información asociada al modulo de cuentas por cobrar
queda en tablas de Banner para que el sistema contable consuma dicha información
 Implementación de los módulos: Communication Management y Event Management

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 Precios del proyecto (Dólares de Estados Unidos)
Consultorías Licenciamientos, Mantenimiento
Servicio proyecto pago único anual Comentarios
Servicios básicos $94,916 Actualizaciones técnicas al producto y
salida en vivo Banner 9.
Licenciamiento e implementación de ARGOS $29,400 $35,020 $7,004 Habilitador para gestión de información
Consultoría para la mejora de procesos $73,200 Implementación de CAPP y cuentas por
cobrar, incluye features
Entrenamiento para mejoras rápidas $5,856 Implementación de 12 mejoras rápidas
Licenciamiento de features $14,000 $2,800 Licenciamiento de 3 aceleradores
Gerencia de proyectos $26,108
Sub-Total $229,480 $49,020 $9,804
Gastos de viaje $33,300 Estimación aproximada
Total $262,780 $49,020 $9,804

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Gracias.
MISAEL GÓMEZ MARÍN MIGUEL DE LA O GOMEZ
Territory Manager Colombia Customer Success Manager, Pr.