ADMINISTRACIÓN

GENERAL
Clase 4: Funciones de la Administración

Angelica Basoalto R.
 La Administración
Clasica
Frederick Taylor
FUNCIONES DE LA
Henri Fayol
ADMINISTRACIÓN

01 02 03 04
Historia de la ENFOQUES DE
Administración ADMINISTRACION

EVOLUCION Y Escuelas clasivas

APORTES Escuelas estructuralistas
SIGNIFICATIVOS AL Enfoques humanos
CONCEPTO DE Modelos de gstion
ADMINISTRACION
 RESULTADO DE
APRENDIZAJE
Distinguir las funciones
administrativas y aplicarla a las
áreas de una organización.
 I. Proceso Administrativos y sus
Funciones
• La Proceso Administrativo implica un conjunto de Funciones que se desarrollan
de manera sistémica, en todos los niveles, divisiones o áreas y, en la organización
como un todo. Dicho conjunto de funciones o actividades, por su esencia o
naturaleza están interrelacionadas y se condicionan entre sí.
• Es decir, una función para poder implementarse apropiadamente, depende o
requiere de la ejecución o realización de otra u otras funciones, además en
función de su interrelación, puede ser que al implementar y/o diseñar una
determinada función, se establezca la necesidad de modificar o adecuar una o más
funciones antes concebidas.
Lo mismo el Estado
 ASÍ: LAS FUNCIONES

1 2 3

SON Se ejecutan casi El proceso debe ser

INDISOLUBLES simultaneamente entendido como un
TODO
La importancia
I. Proceso Administrativos y sus
Funciones

1. PLANIFICAR /
Las funciones que configuran el proceso PREVEER
administrativo moderno, provienen o surgen
del Modelo del Proceso Administrativo 2. ORGANIZAR
desarrollado y propuesto por Henri Fayol,
quien definió cinco (5) actividades
3. DIRIGIR
fundamentales que necesariamente, debía
desarrollar todo “administrador” eficiente, en
la organización y en cada una de las áreas en 4. COORDINAR
que esta se dividía:

5. CONTROLAR
 II. Funciones Administrativas

1. PLANIFICACIÓN

• Constituye por su naturaleza y acción un proceso de Toma de

Decisiones, que encierra la elección de una o más alternativas, entre
varias posibles y a veces contradictorias entre sí.
• Planificar implica tratar de prever el futuro, decidiendo por anticipado
qué se va a hacer, cómo se va a hacer, cuándo se va a hacer y quién lo va
a hacer. I
• Involucra la idea de trazar un mapa, desde dónde se encuentra la
organización y hacia donde queremos esta llegue.
 II. Funciones Administrativas
1. PLANIFICACIÓN

• Consiste en términos simples, en definir los objetivos, los recursos necesarios y las
actividades que se van a realizar con el fin de poder alcanzar los fines propuestos.

Objetivos Actividad Plazo Responsable Indicador

Qué se va Cómo se va Cuándo se va Quién lo va Cómo vamos a
hacer hacer hacer hacer verificar
 II. Funciones Administrativas
1. PLANIFICACIÓN

• La planificación buscar crear las condiciones necesarias para el

desenvolvimiento eficiente y coordinado futuro de la organización,
aprovechando las condiciones positivas de su entorno o medio ambiente y,
reduciendo o intentando controlar provechosamente los aspectos negativos que
se prevén.
• La planificación es, en síntesis, un proceso de proyección al futuro.
• Es un proceso de selección de alternativas, objetivos, medios y recursos para
alcanzar mayores niveles de desarrollo institucional. Comprendiendo en la
práctica distintos niveles de definición de alternativas de acción, partiendo desde
las ideas más generales, hasta concluir con los procedimientos necesarios de
implementar.
 1. PLANIFICACIÓN

• La principal dificultad de la planificación consiste en formular los objetivos y relacionarlos con los
medios.
• El objetivo (objective) es el resultado futuro deseado por la organización.
• Cuando está bien formulado, se expresa en términos del resultado, no de la actividad; es medible,
tiene un horizonte de tiempo e indica al responsable de lograrlo

• DEFINIR OBJETIVOS
• VERIFICAR DONDE ESTÁN LAS COSAS
EN LA ACTUALIDAD
• DESARROLLAR PREMISAS SOBRE
CONDICIONES FUTURAS
• INDENTIFICAR MEDIOS PARA ALCANZAR
LOS OBJETIVOS
• IMPLEMENTAR PLANES DE ACCION
 Los planes se pueden agrupar de acuerdo con
varios criterios:

Marco del TIEMPO

Alcance grado de especificidad
el plan puede ser a corto dentro de la
plazo (menos de 1 año), organización, existen clasifican en direccionales, o
mediano plazo (1-3 años) planes operativos a nivel políticas que establecen los
y largo plazo (más de 3 departamental o lineamientos
años). unidades más pequeñas para la toma de decisiones, y
planes propiamente dichos, que
plantean objetivos
y acciones concretas.
 1. PLANIFICACIÓN

Los diferentes ámbitos o niveles de definiciones de planificación en una organización son:

 Visión: Qué queremos ser o dónde queremos llegar. Implica el futuro deseable para la institución.
 Misión: Razones que justifican la existencia, propósitos o funciones que la organización desea
satisfacer y los métodos fundamentales para su cumplimiento.
 Objetivos: Es una situación deseada específica, que se intenta alcanzar en el futuro. Al lograr
el objetivo, la situación deja de ser ideal y se convierte en algo real y actual, por lo cual, deja de ser
deseado y se busca otro objetivo para ser alcanzado.
1.1 Planificación / Mision
Misión, visión constituyen el acervo de toda organización, son los cimientos en los que se sostiene su
cultura, y sobre ellos ha de edificarse todo lo demás.

• La misión en el ámbito de una empresa, organización o institución

supone la definición delos máximos objetivos que esta pretende
alcanzar; viene a ser su razón de ser y contribuye a la enunciación
objetiva de su personalidad, de su identidad
 La redacción de la misión determina y detalla lo que es esencial, la razón de ser o actividad
particular de la organización, los fines últimos e intermedios para los cuales fue creada y que otorgan
sentido y valor a su existencia de actividad (Gutiérrez 2005).
INCLUYE
Quiénes somos?
Al no conocer de manera profunda las
capacidades
ocultas y talentos ocultos de los
IDENTIDAD elementos del grupo de trabajo, no se va
a poder explotarlos y utilizarlos en
beneficio de los demás.

LA ¿A qué nos dedicamos? La falta de conocimiento

MISION de lo que realmente
INCLUY ACTIVIDAD estamos realizando dentro de la empresa, que
E producto estamos produciendo no
tenemos entendido el alcance de él

¿Para quién lo hacemos? Es muy

importante definir quienes son nuestros
FINALIDAD USUARIOS / CLIENTES /debemos
conocerlos/
 ¿razón de ser?
El aporte que se
¿por qué existe?
compromete a la
organizacion

LA MISION DETERMINA LOS PROPOSITOS, FINES Y LIMITES DE LA

ORGANIZACIÓN Y SU BASE DE USUARIOS

Los bienes,
¿cuál es la servicios y
población regulaciones
objetivo? que entrega o
prod.
Estratégicos
Una correcta definición de misión debe contener
Además, su redacción debe ser:
 Clara y comprensible para todos, de fácil
interpretación
 Breve, para que se pueda recordar fácilmente
 Específica, delimitando bien el quehacer
institucional
 Compartida, consensuada con las personas de la
institución
Para clarificar
IMPACTO
ESPERADO

“Desarrollar de manera sustentable la competitividad de la

pequeña agricultura proporcionando servicios de asistencia
técnica e inversión productiva de excelencia”
Usuarios /
Bienes y servicios:
población objetivo
productos estratégicos

Además es :
 CLARA Y COMPRENSIBLE
 Breve y Específico,
 está todo lo que tiene que estar
 Bienes y servicios:
productos estratégicos

“Aplicar una política de Estado integral para la conservación,

protección y regulación de la gestión de los recursos naturales IMPACTO
y el medio ambiente para mejorar la calidad de vida y ESPERADO

alcanzar el desarrollo sostenible del país y sus habitantes.”

Usuarios /
IMPACTO población objetivo
ESPERADO

X No es fácil de comprender,
X confunde al leer,
X poco claro y
X le falta especificidad.
 …OTRO EJEMPLO…
El Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto es el ente rector de las relaciones exteriores
del país, al cual le corresponde representar al Estado y defender sus intereses políticos,
económicos y sociales, así como los de sus nacionales en el exterior, mediante el ejercicio
del derecho diplomático y consular, y las actividades de promoción, ejecutadas por un
servicio exterior profesionalizado, apoyado por un servicio interno con capacidad técnica
y profesional y un servicio administrativo experto, que brinde servicios de eficiencia,
excelencia y calidad, a los usuarios internos y externos, al ciudadano nacional, al cuerpo
diplomático acreditado en el país, y a la Iglesia Católica y otras denominaciones religiosas
oficialmente registradas. Ejemplo

Ejemplo Malo: Difícil de comprender, confunde al leer, extremadamente

largo y le falta especificidad. Dice cosas que no corresponden a una
misión
Ejercitemos
IDENTIFICAR EN LAS SIGUIENTES MISIONES :
SU IMPACTO ESPERADO, USUARIOS/POBLACION OBJETIVO Y BIENES Y SERVICIOS:
PRODUCTOS ESTRATEGICOS

Además identificar si es:

 Clara y comprensible para todos, de fácil interpretación
 Breve, para que se pueda recordar fácilmente
 Específica, delimitando bien el quehacer institucional
IMPACTO
 1.1 Planificación / VISION

• La visión consiste en una descripción positiva y breve de lo que una organización desea y cree que
pueda alcanzar para cumplir de manera exitosa con su misión en un período definido. (Gutiérrez 2005).

“ Es muy importante echar a volar la imaginación del grupo sin perder los pies en la tierra de cómo
podrían ver la organización en un tiempo predeterminado, hay que tener mucho cuidado porque la visión
no es cualquier imagen deseada del futuro, sino la imagen de los que es realmente relevante para el
porvenir de la organización, por lo tanto, debe depender de los objetivos estratégicos de la empresa.”
Visión
Una vez definida la misión institucional, teniendo claro quiénes
somos y qué se quiere entregar a la población-objetivo en el
corto y mediano plazo, hay que preguntarse hacia dónde
queremos llegar y cómo se espera que la gente (la ciudadanía)
nos vea en el futuro.
La respuesta a estas interrogantes delimita la visión institucional, la
cual se podría definir como los anhelos permanentes de una
organización; la descripción de un estado futuro de una institución
que motiva y orienta las acciones del presente
 Las características de la visión deben ser:

MEDIBLE ATRACTIVA POSIBLES ESTRATEGICA

debe reflejar las hay que incluir

Medible: debe ser aspiraciones y objetivos realistas y
posible medir o alcanzables, aún
ESTRATEGICA
expectativas de
verificar el éxito en el quienes lideran,, cuando impliquen debe incluir los asuntos
logro, por ejemplo, empleados, clientes y un reto. decisivos para cumplir
“en 5 años ESTAR en otros que tengan con éxito la misión
TOP 15 Universidades interacción con la
organización
 Las características de la visión deben ser:

ENTENDIBLE Inspiradora TIEMPO

debe de tener claridad

y precisión, realizarla
con un lenguaje
sencillo para ser debe tener establecido el
identificada no que estimule y tiempo en años, por lo
solamente por el provoque un efecto regular los autores
personal, sino también positivo en las coinciden en de 3 a 5 años,
por los clientes / personas, para por lo cual al cumplir ese
USUARIOS ayudar así al período de tiempo no debe
enrolamiento de ella. pasar el ajustar o el cambiar
los objetivos a alcanzarun
reto.
 Responder preguntas como las siguientes
ayuda a definir la visión:
Ejemplos
¿Qué y cómo queremos ser?
Salvaguardadores y fomentadores

Salvaguardar el entorno y sus riquezas naturales y fomentar

su cuidado mediante instrumentos de regulación, planes,
programas y proyectos que aseguren la prevención y control
de la contaminación así como un aprovechamiento
sustentable de los recursos del país" ¿En qué nos
diferenciaremos? En
asegurar y sustentar
¿En que nos queremos convertir? los recursos
¿Para quién
En gestores de instrumentos,
trabajaremos?
planes, programas
Para el país
y proyectos
 ¿Qué y cómo queremos ser?
Reconocidos internacionalmente

Para el 2015, el SAG será un servicio público reconocido nacional e

internacionalmente por su eficiencia y tecnología en sus procesos, y
por su rápida respuesta a los cambios del entorno, con equipos de
trabajo competentes y altamente motivados, para colaborar en la
consolidación de Chile como país con uno de los mejores estándares
fito y zoosanitario del mundo, proveedor de alimentos agropecuarios
inocuos y protector de los recursos naturales renovables.
¿En qué nos
diferenciaremos?
Por los estándares fito
¿Para quién trabajaremos? y zoosanitarios
Para el país ¿En que nos queremos convertir?
En gestores con equipos
competentes y motivados
Ejercitemos
IDENTIFICAR EN LAS SIGUIENTES VISIONES :
II. Funciones Administrativas
PLANIFICACIÓN
 Políticas: Comprenden las orientaciones o directrices que debe ser difundidas,
entendidas y aceptadas por todos los integrantes de la organización. Son guías para
orientar la acción; lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, criterios
generales de acción que complementan el logro de los objetivos y facilitan la
implementación de las estrategias.

 Programas: Supone la implementación de actividades precisas y sistémicas, es decir

un conjunto de actividades lógicas, que se encuentran enmarcadas en las políticas y
estrategias definidas por la organización para la consecución de sus objetivos.
PLANIFICACIÓN

 Estrategias: Es la creación, implementación y evaluación de las decisiones de acción específica

que se desarrollarán en una organización, en base a la cual se buscará alcanzar los objetivos
trazados. Implica aplicar y reconocer las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas
[FODA] que enfrenta una organización.
PLANIFICACIÓN
 Procedimientos: Implica el establecimiento y desarrollo de acciones concretas
y específicas, que deben implementar cada una de la áreas y los
integrantes de la organización para alcanzar los estadios futuros deseados.

Debido a la amplitud que supone el proceso de planificación, esta requiere de la

participación activa de toda la organización, estableciendo los diferentes niveles a
cumplir en orden lógico.
En cuanto al tiempo e implementación, esta debe ser a corto, mediano y largo
plazo, tomando en cuenta, además, los recursos disponibles de la organización y
la flexibilidad de sus recursos humanos.
1. PLANIFICACIÓN

TIPO DE PLAN

01 Planes relacionados con métodos, denominados

procedimientos

02 Planes relacionados con dinero, denominados

presupuestos

03 Planes relacionados con el tiempo,

Denominados programas

04 Planes relacionados con comportamientos,

denominados reglas o reglamentos.
 1. PLANIFICACIÓN
Tipo de PLAN: PROCEDIMIENTO

Son los planes

relacionados con
métodos de trabajo o
de ejecución los
procedimientos son
planes operacionales

Ejemplo : FLUJOGRAMA
 1. PLANIFICACIÓN
Tipo de PLAN: PRESUPUESTO El Presupuesto del año 2021 es de US$73 mil 234
millones. Cuenta con un crecimiento de 9,5% respecto al
Presupuesto 2020 e incorpora un aumento de 14,9% en la
Son los planes relacionados con el inversión pública.
dinero durante determinado
periodo, ya sea por ingresos o LINK PRESUPUESTO
gastos. Según sus dimensiones y
efectos, los presupuestos se
consideran planes estratégicos
cuando cobijan la empresa como
una totalidad y abarcan un largo
periodo, como el caso de la
planeación financiera estratégica.
Detalle
 1. PLANIFICACIÓN
Tipo de PLAN: PROGRAMAS
Programas o programaciones. Son los
planes relacionados con el tiempo.
Los programas se basan en la
correlación de dos variables: tiempo y
actividadesque deben ejecutarse.

Ejemplo cronograma GANTT : una

gráfica de doble entrada en que las
filas representan las tareas o
actividades y las columnas definen los
periodos (horas, días o meses).
 1. PLANIFICACIÓN
Tipo de PLAN: Reglamentos
Son planes relacionados con el
comportamiento solicitado a las
personas.
Especifican cómo deben
comportarse .las personas sustituir el
proceso de decisión individual,
restringiendo el grado de libertad de las
personas en situaciones determinadas
de antemano. Casi siempre son planes
operacionales
Ejemplo: Reglamentos Públicos
 II. Funciones Administrativas

2. ORGANIZACIÓN • DIVIDIR EL TRABAJO

 Implica identificar las • AGRUPAR ACTIVIDADES EN UNA
responsabilidades involucradas en ESTRUCTURA LOGICA
los procesos que se deben realizar • DESGINAR PERSONAS PARA
EJECUTAR
al interior de la institución, como
• ASIGNAR LOS RECURSOS
también los recursos materiales y • COORDINAR ACTIVIDADES
económicos requeridos para la
ejecución de dichos procesos o
actividades.

 Esta función tiene por finalidad, lograr el esfuerzo coordinado

entre todos los integrantes y elementos con los que cuenta una
institución, como también definir los requerimientos humanos
y materiales necesarios, con el propósito de conseguir los
objetivos y metas propuestos, como también cumplir con su visión y
misión organizacional.
Organizar consiste en 2, Organización

Determinar las actividades específicas necesarias

ESPECIALIZACIÓN para el logro de los objetivos planeados

Agrupar las actividades en una estructura lógica

DEPARTEMTALIZACION
Asignar las actividades a posiciones y personas
CARGOS Y TAREAS específicas

organizacion
 2. Organización
• En forma práctica, debe conjugar los medios que tiene a disposición
(humanos – técnicos - capital y otros), como también definir, los
requerimientos futuros necesarios en estos ámbitos, para alcanzar la
planificación propuesta.
• Supone determinar una estructura de funciones y actividades necesarias
para alcanzar las metas; de delegación de autoridad para ejecutarlas; de
provisión de medios requeridos para la función y, de los mecanismos de la
coordinación e información horizontal y vertical necesarios para los procesos
internos de interrelaciones.

“ Una organización funciona bien sólo si está bien organizada. “

 2,. Organización

 En el diseño de la estructura funcional que se implementará, se debe contar

con el capital suficiente; como también con insumos y descripción de funciones
para el recurso humano, adecuadas para que la organización se desarrolle y
contribuya eficientemente a la consecución de los objetivos definidos.
 Un aspecto que se debe considerar en este proceso, es que cuando la
cantidad de funciones aumenta, la organización se expande tanto horizontal
como verticalmente, requiriendo además un tipo distinto de dirección, por ello en
la organización, debe tomar en cuenta la delegación de autoridad y
responsabilidades, así como la extensión del control entre las unidades dirigidas.
LOS TRES NIVELES DE ORGANIZACION

CLASES DE DISEÑO CONTENIDO RESULTANTE

NIVEL DISEÑO LA EMPRESA COMO CLASES DE

INSTITUCION ORGANIZACIONAL UN TODO ORGANIZACION
AL

DISEÑO CADA DEPARTAMENTO CLASES DE

NIVEL
DEPARTAMENTAL POR SEPARADO DEPARTEMANTALIZACI
INTERMEDIO
ON

NIVEL DISEÑO DE CARGO Y CADA TAREA U ANALISIS Y

OPERACIONA TAREAS OPERACION DESCRIPCION DE
L CARGOS
 II. Funciones Administrativas

3. DIRECCION
• Considera la acción, de un tercero, de subordinación (en ningún caso de sometimiento).
• En este sentido, la actividad o función de dirección implica que los subordinados o subalternos deben
ser debidamente orientados, teniendo el superior, la responsabilidad de conciliar las diferencias que
emergen en la interrelación cotidiana entre personas, como también entre los objetivos individuales y
organizacionales, guiándolos para el mejor desenvolvimiento y cumplimiento de sus tareas o funciones al
interior de la organización, como a la vez incentivándolos a trabajar con diligencia y confianza.
 II. Funciones Administrativas

3. DIRECCION

 En este sentido la dirección es una actividad eminentemente ejecutiva o de ejecución, ya que

implica impulsar a que los integrantes de una organización, para que contribuyan a alcanzar
los objetivos definidos; supone la ejecución de las actividades establecidas en la
planificación y organización, bajo la dirección de una autoridad superior.
 Consiste en orientar y conducir al grupo humano hacia el logro de los objetivos, debidamente
integrados con los demás recursos con que cuenta la organización. Significa poner en acción o
actuar (dirigir) el recurso humano.

• DIRIGIR LOS ESFUERZOS HACIA UN

PROPOSITO COMUN
• COMUNICAR
• LIDERAR
 3. DIRECCION
• Dirigir significa interpretar los planes y dar las instrucciones para ejecutarlos de modo que se
alcancen los objetivos pretendidos. Los directores dirigen a los gerentes; éstos dirigen a los
supervisores y éstos dirigen a los empleados u obreros. La dirección puede darse en tres
niveles diferentes
 II. Funciones Administrativas

4. INTEGRACIÓN O COORDINACIÓN
 Gran parte de la literatura y/o teorías se concentran o centralizan en la integración de personal.
Considerando este proceso, como la actividad que tiene por objeto ocupar o completar los
puestos de trabajo definidos en la organización, con la gente idónea para cada puesto y en el
momento necesario.
 Requiere, por tanto, determinar las necesidades de personal existentes, la descripciones
específicas de los cargos existentes y, los procesos de reclutamiento y selección de dicho
personal.
 Fundamentando que, el desempeño de las personas se verá optimizado, en la medida que se le
entreguen instrucciones concretas respecto a las actividades que deben realizar.
 II. Funciones Administrativas

4. INTEGRACIÓN O COORDINACIÓN

• En su aspecto más extensivo, la integración supone disponer para cada

actividad o puesto de trabajo con la gente más competente y con los recursos
materiales y tecnológicos necesarios para ello.
• En este sentido, la función de integración no sólo debe contemplar la actividad
de instalar a los mejores trabajadores en determinados puestos de trabajo, sino
que también debe, evaluar y establecer la mejor combinación o coordinación
entre una persona y los medios materiales y tecnológicos otorgados para el
desarrollo de sus labores y/o responsabilidades; definiendo además, una acción
sistémica entre cada persona y sus medios, tanto al interior de la organización
como en su interrelación con el entorno.
 II. Funciones Administrativas
Consiste en la evaluación y corrección de las actividades
5. CONTROL que se efectúan en la organización, ya sea en su interior o
bien, en su interrelación con el entorno, para asegurarse de
lo que se realiza va acorde o en dirección a los planes
establecidos.
En general, sirve para medir o establecer indicadores
respecto el desempeño deseado en relación con las metas u
objetivos. Detectando desviaciones y, permitiendo diseñar o
determinar correcciones puntuales en perspectiva de cumplir
con la planificación.
En síntesis se trata de la comprobación o verificación de los
resultados, contrastados con lo que se planifico previamente.
TALLER 2
 BIBLIOGRAFÍA
INTRO DUCCIÓN A LA TEORÍA GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN
Séptima edición / IDALVERTO CHIAVENATO