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Curso de Microsoft Excel 2010

Relator: Boris Bugueño Bugueño


Ingeniero Civil Industrial
Herramientas de MS Excel 2010

 Gráficos
 Filtros
 Herramientas de datos
 Tablas dinámicas
 Consolidación de datos
 Solver

Microsoft Excel
2010
Microsoft Excel
2010

Tablas
Crear Tabla

La tabla nos permite manejar la información de una manera mas


consistente, esto nos permitirá darle formato, ordenarla y filtrarla
de forma mas fácil y practica.

Para crearla primero debemos poseer una base de datos:


Crear Tabla

Para insertar una tabla debemos seleccionar alguna celda de los


datos y dirigirnos a Insertar > Tablas.
Crear Tabla

Excel detectara el conjunto de celdas mostrándonos un cuadro de


diálogo llamado Crear Tabla, en el cual podremos seleccionar el
rango de celdas donde se encuentra la información.

No debemos olvidar marcar la opción “La tabla tiene encabezados”.


Crear Tabla

La tabla quedaría de la siguiente manera:


Microsoft Excel
2010

Gráficos
Gráficos

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja


de cálculo y facilita su interpretación. Para crear un gráfico lo
podemos optar por crearlo:

Gráfico Incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como


cualquier otro objeto.

Hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el


gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro
tipo de objeto.
Gráficos

Para insertar un gráfico tenemos que dirigirnos a Insertar >


Gráficos.

Se recomienda seleccionar los datos antes de insertar el gráfico, de


esta manera Excel creara el gráfico automáticamente.
Tipos de Gráficos
Para Graficar datos en Excel tenemos diferentes opciones, estas
son:

• Columna

• Línea

• Circular
Tipos de Gráficos

• Barra

• Área

• Dispersión
Tipos de Gráficos

• Cotizaciones

• Superficie

• Radial
Herramientas de Gráficos

Al insertar un gráfico inmediatamente aparecerán en la barra de


menús una sección nueva llamada Herramientas de gráficos, con
tres pestañas: Diseño, Presentación y Formato.
Datos de origen
Es el paso mas importante de todos ya que en él definiremos qué
datos queremos que aparezcan en el gráfico.
Los pasos son los siguientes:

1. Crear un gráfico de datos.


2. Ir Herramientas de gráfico > Diseño > Seleccionar datos.
Datos de origen
3. Seleccionamos el botón “Seleccionar Datos”.
Datos de origen
4. Aparecerá un cuadro como el siguiente.

Rango de datos del gráfico: debemos indicar el rango de datos a


tomar en cuenta en el gráfico.
Cambiar Fila/Columna: Permuta los datos entre Series y Categorías.
Celdas ocultas y vacías: Elegimos que hacer con las celdas ocultas o
vacías en el caso de existir en el rango de datos.
Series
La cantidad de Series que se desee ocupar no tiene limites, es el
usuario quien decide cuantas series es correcto ocupar.

Gráfico con 2 series


Líneas
Diseño de gráficos

El diseño del grafico se divide en los diferentes conceptos.

Seleccionamos Nos entrega la


o editamos los Nos permite dar color a un
posibilidad de mostrar
datos del grafico
datos y/o títulos
grafico
Etiquetas de un gráfico
Las etiquetas nos permiten agregar o quitar información de un
gráfico. Se encuentra en Herramientas de gráficos > Presentación.

Opciones
de Titulo

Información de Datos
Sub títulos del grafico
• Horizontal
• Vertical
Mover un Gráfico

Para mover un grafico se debe ir


Herramientas de Gráficos > Diseño > Mover Gráfico.
Mover un Gráfico

• Hoja Nueva: Presenta el Grafico en un hoja Completa, la cual es


de exclusividad para el gráfico.

• Objeto en: Permite mover el grafico a otra hoja de datos.

Para desplazar un Gráfico en una misma hoja basta


con desplazarlo con el Mouse
Gráficos Combinados
Los gráficos combinados son muy usados en el mundo empresarial
debido a que nos permiten unir dos gráficos en uno solo y leer la
información de manera fácil y sencilla.
Gráficos Combinados

Primero debemos generar un grafico con los datos que se cuenta, en


este caso de columnas.
Gráficos Combinados

Primero debemos generar un grafico con los datos que se cuenta, en


este caso de columnas.

Luego, debemos seleccionar alguna de las columnas que deseamos


convertir en otro tipo de gráfico, por ejemplo de Línea.
Gráficos Combinados

Teniendo seleccionadas las barras hacemos Clic sobre el botón


derecho del mouse.

Seleccionamos la opción “ Cambiar tipo de gráfico de series..”


Gráficos Combinados

Luego de seleccionar el tipo de grafico quedara combinado su grafico


general.
Histograma

Es una representación gráfica de una variable en forma de barras


donde el tamaño de cada barra es proporcional a la frecuencia del
valor que está representando.
Histograma

Para crear un Histograma debemos agrupar los datos por categorías


en el ejemplo ocuparemos la Edad.

Debemos generar una tabla de valores que nos indique los valores
únicos presentes.
Activar la Herramienta Histograma

Para habilitar esta herramienta debemos dirigirnos a


Archivo > Opciones > Complementos > Complementos de Excel.

Debemos activar la
opción “Herramientas
para análisis”
Activar la Herramienta Histograma

Una vez habilitada la herramienta nos dirigimos a:


Datos > Análisis > Análisis de datos
Activar la Herramienta Histograma

Finalmente, seleccionamos la opción Histograma


Crear Histograma
Crear Histograma

El resultado es el siguiente:
Arreglos al Histograma

Para finalizar debemos realizar alguno cambios.

Eliminar
Arreglos al Histograma

Para eliminar los espacios entre los intervalos debemos hacer clic
derecho sobre alguna de las columnas y seleccionar la opción Dar
formato a serie de datos y en la sección Opciones de serie colocar
el ancho del intervalo en 0%.
Histograma

Finalmente, obtendremos el siguiente resultado


Gráficos Burbujas
Este gráfico nos permite representar tres variables en un gráfico de
dos dimensiones.
Es por ello que es obligatorio trabajar con tres variables, para que el
gráfico sea significativo.

Las variables con las que se deben trabajar son las siguientes:

X: Determina la posición del punto de datos en el eje X.


Y: Determina la posición del punto de datos en el eje Y.
Tamaño: Determina el tamaño del símbolo del punto de datos.

Si el gráfico contiene varias series de valores, tanto el gráfico como


la leyenda mostrarán varias series.
Gráficos Burbujas

Series Tamaño X Y

Las variables con las que se deben trabajar son las siguientes:

X: Determina la posición del punto de datos en el eje X.


Y: Determina la posición del punto de datos en el eje Y.
Tamaño: Determina el tamaño del símbolo del punto de datos.
Gráficos Burbujas
Debemos seleccionar la opción grafico de burbujas que se encuentra
al interior de los gráficos de dispersión.

A diferencia de la mayoría de los gráficos, al grafico burbuja


debemos ingresarle los datos de forma manual por medio de la
opción “Seleccionar Datos”.
Gráficos Burbujas
Una vez ingresados los valores de las diferentes Series, obtendremos
el grafico burbuja.
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2010

Gráficos Dinámicos
Gráficos con controles de formulario
Para dotar de interactividad nuestro gráfico vamos a utilizar los
controles de formulario, estos se ubican en

Desarrollador > Controles > Insertar


Gráficos con controles de formulario
El control de mayor utilidad es la casilla de verificación ubicada en
la opción insertar.
Gráficos con controles de formulario
Nuestra planilla debe tener la siguiente estructura

Ingresaremos
fórmulas
Gráficos con controles de formulario
Creamos un gráfico con las celdas que contienen los valores
destinados para ello.
Gráficos con controles de formulario
Incluir casillas de verificación:

Cambiamos los nombres que vienen por defecto


Gráficos con controles de formulario
Celdas de apoyo: crearemos celdas de apoyo que nos permitirán
activar nuestras casillas de verificación.
Gráficos con controles de formulario
Vincularemos la casilla con alguna celda para ello debemos hacer
clic derecho sobre la casilla y seleccionar la opción “Formato de
control”:

Repetimos la acción para la casilla “Mujeres”.


Gráficos con controles de formulario
Luego, asignamos una fórmula a las celdas que mostraran los valores
en caso de que la casilla de verificación sea seleccionada.
Gráficos con controles de formulario
Luego, asignamos una fórmula a las celdas que mostraran los valores
en caso de que la casilla de verificación sea seleccionada.
Gráficos con controles de formulario

Titulo dinámico:
Debemos ingresar en la celda H4 la siguiente fórmula.

=SI(Y(H2=VERDADERO;H3=VERDADERO);D2&“VS”&E2;SI(Y(H2=
VERDADERO;H3=FALSO);D2;SI(Y(H2=FALSO;H3=VERDADERO);E2;
SI(Y(H2=FALSO;H3=FALSO);”ningún dato a dibujar”;””))))

Finalmente, seleccionamos el cuadro de texto del titulo; una vez


seleccionado escribimos en la barra de fórmulas =H4.
Gráficos con controles de formulario

Titulo dinámico:
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2010

Ordenar
Ordenar
Las Columnas se pueden ordenar por valores (numéricos o letras),
colores o iconos. Accedemos a esta opción por medio de
Inicio > Ordenar y filtrar.
Ordenar
El cuadro de dialogo nos permite agregar criterios o eliminarlos.
Además, debemos tener en cuenta las ordenes de prioridades, en este
cuadro de dialogo van desde arriba hacia abajo.
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2010

Filtro de datos
Filtro de datos
Es el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios
de agrupación.

Este símbolo nos indica


que el filtro ha sido aplicado
Filtro de Números
Si deseamos filtrar datos numéricos, Excel nos da diferentes
opciones de filtros, para ello seleccionamos Filtros de número.
Filtro de Textos
Si deseamos filtrar datos que contengan textos, Excel nos da
diferentes opciones de filtros, para ello seleccionamos Filtros de
textos.
Filtro por Colores
Excel provee una opción que nos permite filtrar por colores, de
la misma Forma permite ordenar por colores.
Filtrar Valores Únicos

A veces es necesario obtener los valores únicos de un conjunto de


datos.

Nos permite obtener los


resultados en un rango
diferente al original

Debemos marcar la
opción registros unicos
Filtrar Avanzados (Criterios)
Para realizar un filtro de datos avanzado, debemos considerar
criterios de filtros los cuales se aplicaran sobre los datos.
Para ingresar a esta opción debemos ir Datos > Ordenar y filtrar >
Avanzadas.
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2010

Tablas dinámicas
Tablas Dinámicas

Es el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios


de agrupación, representando como una tabla de doble entrada que
nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica por que
nos permite ir obteniendo diferentes totales, según se el uso.
Tablas Dinámicas

Supongamos que tenemos una tabla de datos que contiene mucha


información sobre las ventas de una compañía, entre las columnas de
datos se encuentran producto, País, estado, ciudad y ventas.
Tablas Dinámicas

Se nos solicita un reporte con el total de las ventas por ciudad y el


total de ventas por producto. En lugar de utilizar fórmulas podemos
utilizar una Tabla dinámica para obtener los resultados deseados. Una
Tabla dinámica tiene la siguiente forma:
Tablas Dinámicas
Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra
tabla dinámica, en este caso ubicaremos las ciudades como las filas
de la tabla.

Nota: Excel ubica automáticamente solo los valores únicos en la


tabla dinámica.
Tablas Dinámicas
Ahora hacemos lo mismo para incluir las columnas a la tabla, en este
caso serán los Productos.

Nota: Excel ubica automáticamente solo los valores únicos en la


tabla dinámica.
Tablas Dinámicas
Finalmente, elegimos una columna de valores numéricos que serán
calculados y Resumidos en la tabla dinámica.

Así, obtendremos un reporte que compara las ciudades y los


productos y para cada combinación se obtendrá el total de ventas.
¿Cómo crear tablas dinámicas?

Para crear una tabla dinámica debemos seguir la siguiente ruta


Insertar > Tablas > Tabla dinámica.
¿Cómo crear tablas dinámicas?
Nos aparecerá el siguiente cuadro:

En este cuadro tenemos la opción de seleccionar donde deseamos


que se situé la tabla dinámica.
¿Cómo crear tablas dinámicas?

Finalmente, nos entrega la tabla dinámica. Tomar en cuenta que


aparecerá un cuadro de listas de campos.
¿Cómo crear tablas dinámicas?
La tabla dinámica debería quedar estructurada de esta manera.
Formato Valores
En el campo Valores podemos cambiar el formato de los valores que
se presentan en la tabla dinámica, pero además se puede cambiar la
autosuma, esto debido a que por defecto Excel entrega los datos
sumados.
Formato Valores
Segmentación de Valores
Es una herramienta que nos permite ocupar filtros en nuestra tabla
dinámica, la Ventaja que nos entrega es la facilidad con que podemos
ver todos los datos de un determinado problema.
Se encuentra en Herramientas tabla dinámica > Ordenar y filtrar >
Iniciar Segmentación de datos.
Segmentación de Valores
Una segmentación de datos, nos permite unir dos o más tablas
dinámicas a través de un solo filtro de datos. Para ello debemos
seleccionar la 2da tabla dinámica y conectarla con la segmentación
de datos de la 1era tabla dinámica.
Gráfico Dinámico
Es un gráfico que está basado en los datos de una tabla dinámica y se
ajusta automáticamente al aplicar un filtro sobre la información.
Se encuentra en
Herramientas de tabla dinámica > Herramientas > Gráfico dinámico.
Gráfico Dinámico
El gráfico dinámico se presenta de la siguiente manera:

Cuenta con filtros que nos


permiten modificar el gráfico
Microsoft Excel
2010

Consolidar Datos
Consolidación de datos con Tabla Dinámica

Hay veces que tenemos varias tablas de datos con valores de


procedencia semejante.
Para poder crear esta consolidación de datos, debemos abrir el
“Asistente para tablas y gráficos dinámicos”, para ello existe
el atajo ALT +T+B.
Consolidación de datos con Tabla Dinámica
Ejemplo

Tenemos tres tablas de datos diferentes que deseamos unir en


una sola tabla dinámica.
Consolidación de datos con Tabla Dinámica
Seleccionamos Rangos de consolidación múltiples y la opción
Tabla dinámica.
Consolidación de datos con Tabla Dinámica

Luego seleccionamos la opción Crear un sólo campo de página,


para crear una sola tabla dinámica.
Consolidación de datos con Tabla Dinámica

Luego deberemos agregar los rangos de cada uno de las tablas


presentes en cada hoja.
Consolidación de datos con Tabla Dinámica
Finalmente, se nos presenta un cuadro de dialogo que nos
permite crear la consolidación de datos en un hoja nueva o en la
hoja en la cual estemos posicionado.
Consolidación de datos con Tabla Dinámica

Finalmente, obtendremos el siguiente resultado.

Suma de
los valores
presentes
en las tres
hojas.
Consolidación de datos con Tabla Dinámica

Además, se crea un filtro que contiene los elementos presentes


en las diferentes hojas.
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2010

Herramienta de datos:
Buscar Objetivos
Buscar Objetivo
Esta herramienta nos permite encontrar fácilmente el número que
cumple las condiciones necesarias para alcanzar un objetivo.
Para acceder a esta opción debemos ir a Datos > Análisis Y si >
Buscar objetivos.
Buscar Objetivo
Para entender de mejor forma esta herramienta, supondremos un
ejercicio donde necesitamos saber por que numero debemos
multiplicar para llegar a un determinado resultado.
Buscar Objetivo
Al seleccionar la opción Buscar Objetivo, debemos indicar los valores
solicitados por el cuadro de dialogo.

 Definir Celda: Es la celda que contiene la formula o función.


 Con el Valor: Este es el número que deseamos como resultado
de la formula.
 Para cambiar la celda: La celda que será modificada hasta
obtener el resultado deseado.
Buscar Objetivo
Una vez que Excel ha encontrado un resultado se mostrara el
cuadro de dialogo Estado de la búsqueda de objetivos.
Buscar Objetivo
Como resultado final Obtendremos:

El buscador de objetivo nos indica que el valor buscado es


520,097041.
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Herramienta de datos:
Administrar Escenarios
Escenarios

Los escenarios nos permiten analizar un resultado generado en


base a un conjunto de celdas variables.

Aprender a ocupar escenarios nos sirve principalmente para


responder la pregunta

¿Qué Pasa Si?


¿Cómo crear escenarios?
Para iniciar con la creación de escenarios se debe dirigir a
Datos > Análisis Y si > Administrador de escenarios.
¿Cómo crear escenarios?
Al seleccionar esta opción, ingresaremos al administrado de
escenarios.
¿Cómo crear escenarios?
Debemos hacer clic sobre el botón agregar, para ingresar de esta
manera un escenario.
¿Cómo crear escenarios?

Asignar nombre

Seleccionar las
celdas con valores
variables

Nota: Omitir celdas que contengan formulas o funciones, debido a


que se actualizaran automáticamente
¿Cómo crear escenarios?
Al oprimir el botón aceptar se mostrará un nuevo cuadro de diálogo,
llamado Valores de escenario que nos permitirá observar y confirmar
los valores a ingresar.
Administrador de escenarios
Una vez creados nuestros escenarios, aparecerán en el administrador
de escenarios los escenarios que hemos guardado. Al presionar algún
escenario y marcar la tecla Mostrar, podremos ver los valores
previamente guardados.
Microsoft Excel
2010

Herramienta de datos:
Tabla de datos
Tabla de datos
La Tabla de datos nos permiten cambiar el valor de algunas celdas
para ver como es afectado el resultado original. Una tabla de datos
analiza un conjunto de valores y determina posibles resultados.
Se encuentra en Datos > Análisis Y si > Tabla de datos.
Tabla de datos
Nos apoyaremos de un ejemplo para entender como trabaja esta
herramienta.

Deseamos realizar una proyección de ventas para el año 2011, para


ello nos basaremos en las ventas obtenidas en el año 2010 esperando
una tasa de crecimiento del 2,5%. Recurriremos a una tabla de datos
para evaluar la proyección de ventas en el caso que la tasa de
crecimiento fuera diferente.
Tabla de datos
Las tasas de crecimiento que evaluaremos son las siguientes:

Nota: Para utilizar la Tabla de datos, debemos seleccionar todo el


rango donde realizaremos la evaluación.
Tabla de datos
Al seleccionar Tabla de datos, nos aparecerá un cuadro de dialogo
que nos consultara por la celda de entrada, en nuestro ejemplo será
B2, debido a que la tasa es la variable.

Seleccionamos la opción columna debido a que los datos a obtener


se encuentran distribuidos en una columna.
Tabla de datos
Finalmente, obtendremos el siguiente resultado:

Nota: No podemos eliminar un resultado (celda única) obtenido, solo


podemos eliminar la tabla por completo.
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2010

Solver
Activar Solver
Solver es un complemento de Excel que nos permite resolver
problemas de optimización. Solver esta incluido dentro de Excel
pero se encuentra desactivado de manera predeterminada. Para
activarlo debemos ir a Archivo > Opciones > Complementos.
Activar Solver
En el panel derecho encontrarás el complemento llamado Solver.
Para activarlo se debe hacer clic en el botón Ir de la sección
administrar.
Activar Solver
Se mostrará el cuadro de diálogo Complementos y debemos
marcar la casilla de verificación de Solver y aceptar los cambios.
Activar Solver

Para utilizar el complemento Solver debes ir a la ficha Datos y


Excel habrá creado un nuevo grupo llamado Análisis el contendrá
el comando Solver.
Solver
Al hacer clic sobre ese comando se desplegara un cuadro de
dialogo llamado Parámetros de Solver.
Solver
• Sujeto a la restricciones:
Establecer Objetivo: Casilla
En esteseapartado
donde quiere elseresultado.
ingresan
• las condiciones
Máximo: Que seque ha de en
obtenga
respetar Solver aellamáximo
la celda objetivo hora de
hacer los ajustes en las
valor posible.
• casillas
Mínimo:variables.
Que se obtenga en
la celda objetivo el mínimo
valor posible.
• Valor de: Valor que desea
obtener.
• Cambiando las celdas:
Casillas que pueden variar su
contenido para obtener el
valor buscado en Celda
objetivo.
Solver

Al presionar Resolver, aparecerá un cuadro de dialogo en el


cual Solver nos notificara que ha encontrado una solución.
Ejemplo Práctico “La Pizzeria”

Tengo un establecimiento de venta de pizzas que ofrece dos tipos de


pizza tradicionales, Pepperoni ($30) y Vegetariana ($35) ademas de
la pizza especial Suprema ($45). No sabemos cuál es el potencial de
ingresos del establecimiento y tampoco el énfasis que se debería de
dar a cada tipo de Pizza para Maximizar las ventas.
Ejemplo Práctico “La Pizzeria”

Ademas, se nos presentan las siguientes condiciones:

• Dada nuestra capacidad de Producción solamente podemos


elaborar 150 pizzas al día.
• No podemos exceder de 90 Pizzas tradicionales (Pepperoni y
Vegetariana).
• Al no haber muchos vegetarianos en el área, se venderan un
máximo de 25 pizzas vegetarianas al día.
• Solamente podemos comprar los ingredientes necesarios para
producir 60 pizzas Suprema por día.
Método Lineal
Existe una forma de estructurar los problemas de Solver para que
resulte mas simple resolver este tipo de ejercicios, es el método
lineal.

Primero definimos las variables y el objetivo que se busca.


Método Lineal
Luego, debemos definir las restricciones que presente nuestro
problema.
Método Lineal
A continuación, corresponde esquematizar nuestra planilla de
Excel.

=B27*$B$34+C27*$C$34+D27*$D$34

=B24*B34+C24*C34+D24*D34
Método Lineal
Finalmente, debemos completar el Solver para obtener los resultados
deseados.
Relación en base a
nuestro Ejemplo:

Objetivo: H34

Cantidad: B34, C34, D34

Restricciones:
Se comparan las celdas que
Se encuentran en H27:H30 con
Las celdas F27:F30.
Por ejemplo: H27 <= F27
Método Lineal
Resultado final:

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