UNIDAD 7: EL CONTROL PRESUPUESTARIO EN LA EMPRESA

Presupuestos flexibles:
Concepto. Relaciones. Fórmulas.
Evaluación del desempeño financiero.

Causas de las variaciones:

Variaciones del Presupuesto flexible
Variaciones de la actividad de ventas.
Costos estándar y sistemas de costos estándar
Equilibrio. Investigación. Comparaciones.

Variaciones del Presupuesto flexible en detalle

Variaciones de gastos indirectos. Problemas de repaso.

Objetivos de aprendizaje
1. Distinguir los presupuestos flexibles de los presupuestos maestros
2. Usar fórmulas de presupuesto flexible para elaborar un presupuesto
flexible basado en el volumen de ventas.
3. Preparar un presupuesto flexible basado en actividades.
4. Comprender la relación de evaluación del desempeño entre los
presupuestos maestros (estáticos) y los presupuestos flexibles.
5. Calcular las variaciones del presupuesto flexible y las variaciones de
la actividad de ventas.
6. Calcular e interpretar las variaciones en precio y en uso de insumos
basados en actividades del causante del costo.
7. Calcular las variaciones en gasto y en eficiencia de gastos indirectos
variables.
8. Comprender cómo usa la administración los
presupuestos flexibles para evaluar el desempeño
financiero de la compañía.
El caso McDonald`s
Clasificada como la máxima marca mundial en 1996. En
1997, se abrieron más de 2.400 restaurantes nuevos y cerca
del 70% de éstos se encontraban fuera de EE.UU.
Usted puede comer una Big Mac bajo los Arcos Dorados en
más de 100 países.
Con más de 21.000 restaurantes, el reto es asegurar que el
sabor de cada Big Mac sea el mismo. ¿Cómo mantiene
McDonald`s el control de costo y calidad? ¿Cómo asegura
que cada uno de los 35 millones de clientes que atiende
diariamente, reciba el mismo valor?
Utiliza estándares, presupuestos y análisis de
variaciones.
PRESUPUESTOS FLEXIBLES: ENLACE ENTRE LOS PRESUPUESTOS ESTÁTICOS Y LOS
RESULTADOS REALES

PRESUPUESTOS ESTATICOS
El Presupuesto Maestro es en realidad un Presupuesto ESTATICO, porque
supone niveles fijos de actividad. Se prepara para un nivel de un tipo
determinado de actividad.
Si consideramos una compañía que usa el sistema tradicional de cálculo
de costos con un solo causante del costo, con un solo departamento que
manufactura y vende un producto X, que requiere varias operaciones
manuales y de máquina.
Supuestos: El producto tiene un solo precio de venta y el causante del
costo es el volumen de ventas, con un nivel de actividad previsto de
9.000 unidades para el mes.
Todos los resultados reales pueden compararse con las cantidades
originalmente presupuestadas, incluso cuando el volumen de ventas fue
de solo 7.000 unidades, en lugar de 9.000 unidades planeadas al inicio.

Ver cuadro en diapositiva siguiente

Ejemplo: Informe de desempeño con presupuesto maestro.

Presupuesto Variaciones del

Real Maestro Ppto. Maestro
(1) (2) (3)
Unidades 7.000 9.000 2.000

Ventas $217.000 $279.000 $- 62.000 D

Gastos Variables
Gtos.Variab.manufact. $151.270 $189.000 $ 37.730 F
Gtos. de ventas 5.000 5.400 400 F
Gtos.administrat. 2.000 1.800 - 200 D

Gastos variables totales $158.270 $ 196.200 $ 37.930 F

Margen de Contrib. $ 58.730 $ 82.800 $ -24.070 D
Gastos fijos
Gastos fijos de manuf. $ 37.300 $ 37.000 $ 300 D
Gtos.fijos de vta.y adm. $ 33.000 $ 33.000 ________ -
Gastos fijos totales $ 70.300 $ 70.000 $ 300 D

Resultado operativo $(11.570) $ 12.800 $ 24.370 D

 El informe de desempeño anterior, compara los resultados reales con el presupuesto maestro.
La utilidad del informe de desempeño radica en contener las variaciones que interesan a la alta
administración, de los resultados esperados, que permite aplicar criterios de la administración por
excepción.

Variación: Es una desviación de un monto real, respecto del monto esperado o presupuestado.

El cuadro de la diapositiva anterior, muestra variaciones, fruto de comparar resultados reales

respecto del presupuesto maestro, a las que llamamos variaciones del presupuesto maestro
(estático). Estas pueden ser FAVORABLES o DESFAVORABLES.

Cada variación significativa debe generar que el administrador pregunte: ¿Porqué?

Suponga que el Presidente o dueño de la empresa le pide que explique porqué hubo una pérdida
operativa de $ 11.750, cuando se presupuestó una utilidad de $ 12.800.

Si se considera el nivel de actividad de ventas menor que el previsto, ¿fue realmente satisfactorio
el control de costos?. La comparación de los resultados reales con el presupuesto maestro no
ayuda a dar la respuesta.
Las variaciones del presupuesto maestro NO son muy útiles para la administración por
excepción.
PRESUPUESTOS FLEXIBLES

Un estándar de comparación más útil para el análisis es el presupuesto flexible.

Un presupuesto flexible es un presupuesto que se adapta a los cambios del volumen de

ventas y otras actividades causantes del costo.

En el ejemplo anterior, es un presupuesto preparado para el nuevo nivel del causante del
costo ( 7.000 unidades)

El enfoque del presupuesto flexible dice: “Deme cualquier nivel de actividad que escoja y yo
proporcionaré un presupuesto hecho a la medida para ese nivel particular.”

Para la evaluación del desempeño, el presupuesto flexible se prepararía con los niveles
reales de actividad alcanzados.

La evaluación del desempeño financiero mensual se hace comparando los resultados

reales con nuevos presupuestos flexibles, que se elaboran para niveles reales de actividad.

Veamos la siguiente diapositiva

Presupuestos flexibles
Fórmula Presupuestos flexibles
del para varios niveles de
ppto.flex. activ. de ventas y producc.
FORMULA DE PPTO. X UNID.
Unidades: 7.000 8.000 9.000
Ventas: $ 31,00 $ 217.000 $ 248.000 $ 279.000
Gastos/Costos variables
Costos var. de manufact.: $ 21,00 $ 147.000 $ 168.000 $ 189.000
Gastos de venta 0,60 4.200 4.800 5.400
Administrativos 0,20 1.400 1.600 1.800
Gastos/Costos variab.totales: $ 21,80 $ 152.600 $ 174.400 $ 196.200
Contribución Marginal: $ 9,20 $ 64.400 $ 73.600 $ 82.800

FORMULA DE PPTO.POR MES

Costos Fijos
Costos fijos de manufact.: $ 37.000 $ 37.000 $ 37.000 $ 37.000
Costos fijos de vta.y admin.: $ 33.000 $ 33.000 $ 33.000 $ 33.000
Costos fijos totales: $ 70.000 $ 70.000 $ 70.000 $ 70.000
Rtdo.operativo: $ ( 5.600) $ 3.600 $ 12.800
PRESUPUESTOS FLEXIBLES BASADOS EN ACTIVIDADES

El presupuesto flexible anterior, se basa en un solo causante del costo: unidades de

producto. Para las empresas que usan el sistema tradicional de costeo basado en
volumen, éste constituye un enfoque apropiado para la presupuestación flexible.

Las empresas que usan el sistema de ABC, usan un enfoque más detallado.

Un presupuesto flexible basado en actividades está basado en costos

presupuestados para cada actividad y causante del costo relacionado.
En la diapositiva siguiente veremos un ejemplo.
En ella podemos observar la existencia de cuatro actividades: procesamiento,
preparación, marketing y administración. Dentro de cada actividad, los costos
dependen del causante del costo apropiado.

Los presupuestos flexibles basados en actividades proporcionan medidas más

exactas del comportamiento del costo.

¿Cuándo debe una empresa usar presupuestos flexibles basados en actividades?

Cuando una parte significativa de sus costos varia con causantes del costo distintos
de las unidades de producción.
Presupuesto flexible basado en actividades, para un mes
FORMULA
DEL PPTO. Unidades
7.000 8.000 9.000
Ventas $ 31,00 $ 217.000 $ 248.000 $ 279.000

ACTIVIDAD
Procesamiento Causante del costo: nº de hs.máquina
Nivel del causante del costo 14.000 16.000 18.000
Costos variables $ 10,50 $ 147.000 $ 168.000 $ 189.000
Costos fijos $ 13.000 $ 13.000 $ 13.000 $ 13.000
Costo total de procesam’to $ 160.000 $ 181.000 $ 202.000

Preparación para producir Causante del costo: nº de preparac`s

Marketing Causante del costo: nº de pedidos

Administración Causante del costo: nº de unidades

Costos totales $ 221.100 $ 244.400 $ 267.700

Rtdo. Operativo: $ ( 4.100) $ 3.600 $ 11.300

Resumen de desempeño del mes finalizado el 30 del mes X:

Rtdos Variaciones Ppto Variaciones Ppto

reales al del Ppto. Flex.para de la actividad maestro
nivel real flexible activ. de de ventas
de actividad ventas reales
(1) (2)= (1)- (3) (3) (4) = (3) – (5) (5)
Unidades 7.000 - 7.000 2.000 Un. 9.000
Ventas $ 217.000 $ 217.000 $ 62.000 U $ 279.000
C.Variab. 158.270 5.670 U 152.600 43.600 F 196.200
C.Mg. $ 58.730 $ 5.670 U $ 64.400 $ 18.400 U $ 82.800
C.Fijos 70.300 300 U 70.000 - $ 70.000
Util.Oper.$ (11.570) $ 5.970 U $ (5.600) $ 18.400 U $ 12.800

Var.total del ppto Variac. de la activ.

flexible: $ 5.970 D de Ventas $ 18.400 D

Variaciones totales del presupuesto maestro, $ 24.370 D

AISLAMIENTO DE LAS CAUSAS DE LAS VARIACIONES

Los administradores utilizan comparaciones de resultados reales,

presupuestos maestros y presupuestos flexibles, para evaluar el desempeño
de la organización. Asi, es útil distinguir entre la:

eficacia: Medida en que una meta, un propósito u objetivo se alcanza, y la;

eficiencia: Medida en que los insumos son utilizados en relación con un nivel
dado de producción.

En nuestro ejemplo, la empresa no fue eficaz, porque estableció un objetivo

de producir y vender 9.000 unidades y solamente se produjeron y vendieron
7.000 unidades. No se logró el objetivo de ventas.

La empresa fue eficiente en su desempeño? Los administradores juzgan el

grado de eficiencia, al comparar las producciones reales (7.000 unidades) con
los insumos reales (costos de materia prima y mano de obra directa).
En este caso, la empresa no fue eficiente en el uso de un número de insumos.
Informe del desempeño de control de costos, para el mes que terminó el 30/X:

Costos reales Ppto. Variac.del

incurridos flexible ppto.flex. Explicación
Unidades: 7.000 7.000 -
Costos variables
Mat.prima directa $ 69.920 $ 70.000 $ 80 F Precios mas bajos
Mano de Obra Dir. $ 61.500 $ 56.000 $ 5.500 D Salarios + altos y
mayor uso.
Mano de Obra Ind. $ 9.100 $ 11.900 $ 2.800 F Menor tiempo de prepar.
Tiempo ocioso $ 3.550 $ 2.800 $ 750 D Averías excesivas de maq.
Tiempo de limpieza $ 2.500 $ 2.100 $ 400 D Se derramó solvente
Suministros $ 4.700 $ 4.200 $ 500 D Precios + altos y mayor uso
Costos var.manuf. $151.270 $ 147.000 $ 4.270 D
Embarque $ 5.000 $ 4.200 $ 800 D Se uso flete aéreo p cumplir
Administración $ 2.000 $ 1.400 $ 600 D Gasto teléfono en exceso
Costos variab.tot. $158.270 $ 152.600 $ 5.670 D
Costos fijos
Supervis.fabrica $ 14.700 $ 14.400 $ 300 D Aumento de salarios

Costos fijos totales $ 70.300 $ 70.000 $ 300 D

Costos var.y fijos $ 228.570 $ 222.600 $ 5.970 D
VARIACIONES DEL PRESUPUESTO FLEXIBLE

Las variaciones del presupuesto flexible miden la eficiencia de operaciones al nivel real
de actividad. Volvamos a la diapositiva 11, en ella se observa que las tres primeras
columnas comparan los resultados reales con los montos del presupuesto flexible. Las
variaciones del presupuesto flexible da un total de $ 5.970 desfavorable.

Los administradores de operaciones son los indicados para explicar las variaciones del
presupuesto flexible. También pueden hacer trampas y alteraciones para derrotar al
sistema, según como se use esa información.

En la diapositiva 13 (anterior), se puede observar, línea por línea, el cálculo ampliado

del presupuesto maestro de la empresa y cómo la mayoría de los costos que parecían
tener variaciones favorables cuando se usó el presupuesto maestro como base para la
comparación, tienen en realidad, variaciones desfavorables.

No debemos considerar que las variaciones favorables del presupuesto flexible son
buenas y las variaciones desfavorables del mismo, son malas. Interpretemos a las
variaciones como señales de que las operaciones reales no han ocurrido exactamente
como se anticipaba cuando se establecieron las fórmulas del presupuesto flexible.

Cualquier costo que sea significativamente diferente del presupuesto flexible, merece
una explicación (última columna en diapositiva 13).
VARIACIONES DE LA ACTIVIDAD DE VENTAS

Miden cuan efectivos han sido los administradores en el cumplimiento del objetivo
de ventas planeadas. En nuestro ejemplo, la actividad de ventas quedó 2.000
unidades por debajo del nivel planeado. En diapositiva 11 se observa $ 18.400 D
(variación de la actividad de ventas desfavorable). La misma no resulta afectada por
cambios en precios unitarios o costos variables, porque dichos precios y costos son
aplicados, tanto en el presupuesto flexible como en el presupuesto maestro.
El total de variaciones de la actividad de ventas nos dice que el hecho de tener 2.000
unidades menos de ventas, generó que la utilidad operativa fuera $ 18.400 menor
que la inicialmente presupuestada ( $ 5.600 de pérdida en lugar de $ 12.800 de
utilidad ).
Variación total de la unidades de ventas reales - contribución marginal por
actividad de ventas = unidades de ventas del PM x unidad presupuestada

$ - 18.400 = ( 7.000 - 9.000 ) x $ 9,20

¿Quién es el responsable de la variación de la actividad de ventas?

Los gerentes de marketing generalmente son los responsables.

EXPECTATIVAS, COSTOS ESTANDAR Y SISTEMAS DE COSTOS ESTANDAR

Las expectativas o costos estándar son las piezas para construir un sistema de
planeación y control.

Costo esperado: Costo más probable de alcanzar

Costo estándar: Costo por unidad cuidadosamente determinado que se deberá

alcanzar.

Sistemas de costos estándar: Sistemas contables que valúan los productos de

acuerdo solamente con costos estándar.

Los costos esperados usados en los presupuestos flexibles también pueden llamarse
estándar, porque son puntos de referencia o comparación, u objetivos a alcanzar.
ALCANZABLE ACTUALMENTE: ESTANDAR DE MAYOR USO

¿Qué estándar de desempeño esperado debería usarse en los presupuestos flexibles?

¿Debería ser tan estricto que, rara vez, si es que alguna vez, se alcance?
¿Debería ser alcanzable 50% de las veces, o 90%, o 20% ?

No hay una respuesta universal para esta pregunta.

Estándares de perfección o ideales: son expresiones del desempeño más eficiente

posible en las mejores condiciones concebibles, usando especificaciones y equipo
existentes.
Estándares actualmente alcanzables: Niveles de desempeño que pueden alcanzarse
con niveles de esfuerzo razonables. Existe cierto margen para deficiencias normales,
deterioro, desperdicio y tiempo improductivo. Dos razones:

1. Los estándares resultantes sirven para propósitos múltiples (ej.: aplicables en

presupuestos financieros, valuación de inventarios, presupuestar el desempeño de
departamentos).
2. Los estándares razonables tienen un efecto de motivación deseable sobre los
empleados.
EQUILIBRIO ENTRE VARIACIONES

El desempeño por debajo de los estándares en un área puede compensarse con un

desempeño superior en otras.

CUANDO INVESTIGAR LAS VARIACIONES

Aún cuando todo funciona como se planeó, es improbable que las variaciones sean
exactamente CERO. Una variación de 4% en el costo de materias primas de $ 1 millón,
merece más la atención que una variación de 20% en un costo de reparación de $
10.000.
Regla empírica: “Investigar todas las variaciones que excedan $ 5.000 o 25% del costo
esperado, lo que sea menor.”

COMPARACIONES CON LOS RESULTADOS DEL PERIODO ANTERIOR

Las comparaciones a lo largo del tiempo son útiles para analizar tendencias de variables
clave, como volumen de ventas, participación de mercado y mezcla de productos, pero
no ayudan a responder preguntas como: “¿Porqué tuvimos una pérdida de $ 11.570 en
el mes, cuando esperábamos una utilidad de $ 12.800?”
VARIACIONES DEL PRESUPUESTO FLEXIBLE EN DETALLE

Tomaremos como referencia, la división en materia prima, mano de obra y gastos

indirectos de fabricación, en componentes de uso y precio. En empresas altamente
automatizadas, generalmente la mano de obra forma parte de los gastos indirectos.

VARIACIONES DE ESTANDARES DE MATERIA PRIMA Y MANO DE OBRA

Consideremos los datos del siguiente cuadro:

Estándares
Insumos estándar Precio estándar Costo estándar
esperado por unidad esperado por esperado por
de producto unidad de insumo unidad de producto
Materia prima 5 kilos $/Kilo 2 $ 10
Mano de obra directa ½ hora $/hora 16 $ 8

Una vez que se fijan los estándares y se observan los resultados reales, podemos medir
las variaciones del presupuesto flexible. Los datos reales son los siguientes:
• Materia prima: se compraron 36.800 kilos de materia prima y se usaron con un
precio unitario real de $ 1,90, con un costo total real de $ 69.920.-
• Mano de obra directa: se usaron 3.750 horas de mano de obra con un precio por
hora real de $ 16,40, a un costo total de $ 61.500.-
 Costos Ppto Variación del Variación Variación
reales flexible Ppto. Flexible en precio en uso

Materia prima: $ 69.920 $ 70.000 $ 80 F $ 3.680 F $ 3.600 D

Mano de obra: $ 61.500 $ 56.000 $ 5.500 D $ 1.500 D $ 4.000 D

VARIACIONES EN PRECIO Y USO

Variación en precio: Diferencia entre los precios reales de insumos y los precios
esperados de insumos, multiplicada por la cantidad real de los insumos usados:

Var. Precio = ( Pr. Est. - Pr. Real ) x Cant. Real

Variación en uso: Diferencia entre la cantidad de insumos realmente usados y la

cantidad de insumo que deberían haberse usado para alcanzar la cantidad real de
producción, multiplicada por el precio esperado del insumo:

Var. Cant./ Uso = ( Cant.Est. - Cant. Real ) x Pr. Est.

CALCULOS DE VARIACIONES EN PRECIO Y USO

EFECTOS DE LOS INVENTARIOS

Las variaciones en precio se calculan o registran en el momento de la compra, no en

el momento del uso o consumo de las materias primas y materiales.

Las variaciones en uso o cantidad se calculan en base a las unidades producidas.

VARIACIONES EN GASTOS INDIRECTOS

Las variaciones de gastos indirectos con frecuencia no se subdividen más allá de las
variaciones del presupuesto flexible, pero en algunos casos resulta necesario
subdividir, especialmente los gastos indirectos variables.

Parte de la variación de gastos indirectos del presupuesto flexible está relacionada

con el control del causante del costo y parte con el control del gasto mismo de los
gastos indirectos.

La única forma que tiene la administración para descubrir porqué el desempeño de

los gastos indirectos no concuerda con el presupuesto, es investigar las causas
posibles.
 Hasta aquí llegamos con

la teoría de la Unidad 7 !

Ahora debemos ver la parte práctica!

MUCHAS GRACIAS por vuestra atención!

EXITOS!!