Procedimiento de

Compras y Agosto 2023

Facturación
 Scellec Teca Colombia vs Scellec Caribe
 Scellec Teca Colombia: empresa dueña de la propiedad, planta y equipos y la encargada de desarrollar relaciones
con las comunidades.
 Scellec Caribe: contratista encargado de la operación forestal.
Unidad de Negocio Scellec Caribe Scellec Teca Colombia
-Todo (activos, insumos, servicios, dotacion)
Oficina -Viáticos -Servicios públicos
Administrativ -Combustible
o -Nómina
Relaciones Externas -Viáticos -Servicios/ Contratistas
-Materiales
Monteria Todo
Las Mercedes -Operador (Colforest)
Viveros
-Insumos N/A
-Activos
Poza Redonda -Combustible

Sierradentro* -Herramientas (guadañas, motosierras, machetes, palas, -Activos (carrotanque, caballos, motobombas,
Las Mercedes* barretones, paladragas, lima triangular) edificaciones/ construcciones, mejoras en
-EPPs (guantes, gafas, pierneras, botas de caucho) infraestructura)
-Dotación (jeans, gorros, camisas) -Mecanizacion
-Exámenes médicos -Insumos (químicos, alambre de púas, grapas,
Fincas -Evaluaciones psicotécnicas cercas)
Poza Redonda -Afiliaciones -Vías
-Combustible (para vehiculos) -Operador Forestal (Silvotecnia y Fitoforest)
-Alimentación -Transporte de plántulas, equipos, insumos
-Insumos (para herramientas) -Servicios públicos
-Combustible (para equipos)
Meliponas Sierradentro
N/A -Todo
Correo para facturacion electrnica
legal.colombia@tmf-group.com legal.colombia@tmf-group.com

*La facturacion a Scellec Caribe para Sierradentro y Las Mercedes aplica para jornaleros de labores varias que se contraten en estas fincas que no están
vinculados al Operador Forestal y prestan algún servicio directamente en estas fincas.
 Procedimiento de Compras
 Objetivo: Estandarizar el procedimiento de compras para brindar un excelente servicio a los clientes internos mediante
la priorización de pedidos de carácter urgente y la creación de relaciones a largo plazo con los proveedores.
 Insumos

USUARIO COMPRAS Y LOGÍSTICA USUARIO

Identificar Validar Enviar solicitud Preseleccionar Invitar a Evaluar Redactar Despachar Recepción,
proveedores cotizar cotizaciones contrato pedido inventario y
necesidad presupuesto de pedido confirmación

Importante
• Los gerentes de cada área son los responsables de consolidar las necesidades de sus áreas.
• Se recibirán 2 solicitudes de pedido mensual: una el primer día hábil del mes (o antes) y el día 15 del mes.
• El Bien o Servicio requerido debe estar detallado explícitamente en el término de referencia y la solicitud de pedido.
• Indicar la actividad y el año de siembra para el cual se utilizarán los insumos o servicios solicitados para clasificar el gasto correctamente.

 Servicios
• Para los servicios que se contraten directamente en el Magdalena con proveedores de la zona, el usuario deberá solicitar la aprobación del Gerente
General, posterior a su aprobación enviar la cuenta de cobro o factura al correo legal.Colombia@tmf-group.com y comunicarle al proveedor los tiempos
de pago de la compañía.
 Tipos de Cuantía
Tipo Valor No. de Cotizaciones y Requerimientos
Mínima 0 – 2,000,000 COP 1
Menor 2,000,001 – 5,000,000 2
Mediana 5,000,001 – 50,000,000 3
Mayor 50,000,001 – 100,000,000 3 and Termino de Referencia
Superior > 100,000,000 3, Termino de Referencia, Contrato
 Procedimiento de Facturación
 Facturación
 TODAS las facturas y cuentas de cobro las debe enviar el proveedor directamente a legal.colombia@tmf-group.com

 Tipos de documentos
1. Factura electrónica: la emite directamente el software de facturación del proveedor.
2. Cuenta de cobro: documento sin validez legal al cual se le debe crear documento equivalente. La cuenta de cobro debe incluir la siguiente información del
proveedor:
 Fecha
 Razón social completa
 NIT
 Dirección
 Teléfono
 Documentos obligatorios adicionales
 RUT
 Certificación bancaria
 Planilla de seguridad social (contratación por servicios/ contratista para pagos superiores a 1 SMLV)

 Tipos de pago
1. Crédito: el pago se emitirá en las fechas de pago programadas de cada razon social.
2. Anticipos: se deben solicitar con una solicitud de anticipo al correo juan@scellec.ie . La factura o cuenta de cobro se debe enviar al correo
legal.colombia@tmf-group.com cuando se termina de ejecutar todo el servicio, y el usuario debe aclararle a juan@scellec.ie con que anticipo cruza la factura, en
copia debe ir katherine@scellec.ie
 En caso de que la compra no se realice a través de Compras, el usuario es responsable de indicarle al proveedor la razón social a la cual le debe facturar.

 Fechas de pago
 Scellec Teca: viernes*
 Scellec Caribe: martes y viernes*
 Esto dependerá de que los proveedores envíen la documentación correcta al buzón y de que los usuarios envían las relaciones de pago a tiempo.