UNIDAD 6

La organización de los eventos.

Planificación del proyecto del evento.
Fases de un proyecto.
Técnicas asociadas a cada fase de
elaboración del proyecto.
Contenido del proyecto.
CONTENIDO DEL PROYECTO

Título del proyecto Denominación clara y explícita.

Descripción Resumen breve del proyecto

Fundamentación Razones para realizarlo

Finalidad Para qué se realiza el proyecto: necesidad,

oportunidad,…

Promotores Quiénes desarrollan la idea.

Referencia a las instituciones A las que se dirige el proyecto.

Objetivos Qué se espera conseguir.

Deben ser claros, concisos y concretos.

Resultados Logros esperados a corto, medio y largo plazo.

 Contenido del proyecto
Destinatarios A quién va dirigido el proyecto.

Localización Lugar o sede donde se va a realizar.

Actividades, tareas y metodología Qué acciones se realizarán y cómo.

Calendario Plazos en los que se lograrán conseguir los resultados previstos.

Recursos humanos, técnicos y financieros Qué recursos son necesarios para realizar las actividades, tarea y metodología
propuestas.

Proyecto Qué gastos e ingresos se generarán.

Recursos humanos del evento.
Recursos materiales del evento.

EQUIPAMIENTO TIPO

Material informático y de telecomunicación: Ordenadores

Impresoras
Fotocopiadoras
Teléfonos
Fax
Comunicadores internos
Cabinas de traducción simultánea
Auriculares adaptados
Micrófonos
Altavoces

Mobiliario: Sofás
Mesas
Sillas
Cuadros
Atriles

Elementos de decoración: Plantas y macetas

Cuadros
Lámparas
Alfombras

Indicadores de señalización: Carteles informativos de la ubicación de las salas

Pancartas con el programa y actividades a realizar
Displays anunciadores
Rótulos indicadores de los nombres de los ponentes
Tableros informativos

Material fungible: Artículos de papelería (papel de cartas, sobres, sellos, acreditaciones,

invitaciones…)
Formularios (boletín de inscripción, boletín de alojamiento y
encuestas)
Programas y documentación para anunciar el evento
Pegatinas, folios, sobres.
Merchandising: bolígrafos, cuadernos o maletines con el logotipo y
eslogan
Cronograma de actividades.

Enero Febrero Marzo Abril Mayo

Actividad
1
Actividad
2
Actividad
3
Actividad
4
Fases de desarrollo de un evento.
Tareas y actividades del pre evento.
Tareas y actividades durante el evento.
Tipos de montaje de salón.

Forma de U o herradura

Forma de T

Auditorio
Tipos de montaje de salón II

Junta directiva

Teatro

Aula
Tipos de montaje de salón III

Banquete
Lista de comprobación de un vigilante de
seguridad durante un evento.

CHECK LIST SISTEMAS DE SEGURIDAD

Nombre del vigilante empleado:

Fecha:
Hora:
AREA SI NO OBSERVACIONES
Puertas de
emergencia
Aseos
Pasillos
Accesos de
salida
Área de
exposición
FIRMA.
Tareas y actividades en el post evento.
Fuentes de la documentación de un
evento.
Tipología de documentación en las
fases del evento.
Elaboración de un presupuesto.
Costes fijos y variables de un evento.
Ingresos de un evento.
Cuota de inscripción.
Cálculo cuota de inscripción y número
de plazas previstas.