MODULO VII

EL PROCESO PRESUPUESTARIO EN LAS

ORGANIZACIONES

Msc. Yesenia Grimán

Facilitadora
ygrimano@hotmail.com
0412-8519426
ANTECEDENTES DEL PRESUPUESTO
PAIS DESCRIPCION

PAIS Estimaciones de cosechas de trigo

DESCRIPCION
EGIPTO para prevenirse de los años de
escasez
FRANCIA 1820 nace la Técnica
GRAN BRETAÑA Presupuestaria
E.E.U.U. 1821, adopta la técnica
presupuestaria
VENEZUELA 1941 Consejo Nacional de
Presupuesto
1962 Cálculo de presupuesto de
ingresos y gastos según su origen.
1971 Nace el presupuesto por
programas.
1976 LORP
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 PRESUPUESTO
DEFINICION DE PRESUPUESTO
PRE = Antes de SUPUESTO = Hecho “Antes del hecho”

“Es una representación en términos contabilísticos de las actividades a

realizar por una organización, para alcanzar determinadas metas y que
sirve como instrumento de planificación, de coordinación y de control de
funciones”.
Gómez, F.(1988)

“Estimación programada, sistemática, de las condiciones de operación

y de los resultados a obtener por una organización en un periodo
determinado”.

“Expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone

alcanzar la administración de una empresa en un periodo, con la adopción
de estrategias para lograrlas”.
Ruiz, B.(1997)

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 PRESUPUESTO
DEFINICION DE PRESUPUESTO
“Se le llama presupuesto al cálculo y negociación anticipada de los
ingresos y gastos de una actividad económica… durante un período…”.

“Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada

en valores y términos financieros que debe cumplirse en determinado
tiempo y bajo ciertas condiciones previstas”
Ramsey, J.(2000)

“ Proceso mediante el cual se asignan unos costos a unas actividades

específicas que se prevé realizar dentro de un periodo futuro determinado,
el cual generalmente es de doce meses”

Bittel, L.(2000)

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 IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO
* Es importante porque reúne todas las actividades
de una organización; es coordinado, ya que, requiere
de la interrelación entre las partes involucradas y no
depende exclusivamente de una persona, pues su
éxito está en la participación del capital humano que
lo adopte; además, tiene como norte principal el logro
de los objetivos.

* Es un indicador de la política a seguir en cuanto a

la obtención de ingresos y la realización de gastos, así
como instrumento de planificación que permite definir
los costos y poder alcanzar algunos objetivos en un
plazo de tiempo determinado

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 IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO
1. Ayudan a minimizar el riesgo de las operaciones
de la organización.
2. Se mantiene el plan de operaciones de la
empresa en unos límites razonables.
3. Sirven de mecanismo para la revisión de políticas
y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo
que verdaderamente se busca.
4. Cuantifica en términos financieros los
componentes del plan de acción.
5. Sirven como medios de comunicación entre las
unidades que conforman la organización.

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 DEFINICION DE TERMINOS
TERMINO SIGNIFICADO
PLANIFICACION "Es un arte que establece procedimientos para la
optimización de las relaciones entre medios y objetivos
y proporciona normas y pautas para la toma de
decisiones coherentes, compatibles e integradas, que
conduce a una acción sistemáticamente organizada y
coordinadamente ejecutada. (E.Ander Egg)
PROGRAMA “Es una estructura para obtener objetivos más
específicos que los del plan y por lo tanto tiene mayor
precisión de las acciones y de los recursos para su
realización. Es el segundo nivel operativo de la
planeación”. (Gutiérrez, A)
PROCEDIMIENTOS “se define como un método o sistema estructurado para
ejecutar algunas cosas. Es un conjunto de acciones u
operaciones que tienen que realizarse de la misma
forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo
las mismas circunstancias. (Machicado, J). Msc.Yesenia Grimán
 DEFINICION DE TERMINOS
TERMINO SIGNIFICADO
“Conjunto de operaciones o tareas propias de una
ACTIVIDAD persona o entidad” (Merani, A.)
“La suma de esfuerzos y recursos que se han invertido
COSTO para producir una cosa” (Becerra, J.)
“Un plan es ante todo la consecuencia de una idea,
PLAN generalmente y en función de lograr una óptima
organización, adoptará la forma de un documento
escrito en el cual se plasmará dicha idea acompañada
de las metas, estrategias, tácticas, directrices y políticas
a seguir en tiempo y espacio, así como los
instrumentos, mecanismos y acciones que se usarán
para alcanzar los fines propuestos y que fueron la
motivación del plan. (Definición ABC).

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 DEFINICION DE TERMINOS
TERMINO SIGNIFICADO
“Una estrategia es un conjunto de acciones planificadas
ESTRATEGIA sistemáticamente en el tiempo que se llevan a cabo
para lograr un determinado fin o misión( Wikipedia).
“Cantidades que recibe una empresa por la venta de sus
INGRESOS productos o servicios” (Carrasco, H.)
“Un gasto es un egreso o salida de dinero que una
GASTOS persona o empresa debe pagar para un artículo o por
un servicio”. (Carrasco, H.)
“Es el conformado por un conjunto de políticas, normas,
SISTEMA organismos, recursos y procedimientos, utilizados en
PRESUPUESTARIO las distintas etapas del proceso presupuestario”.
(Garcés, C.)

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 DEFINICION DE TERMINOS
TERMINO SIGNIFICADO

“El objetivo es una de las instancias fundamentales en

un proceso de planificación (que puede estar, como
OBJETIVOS dijimos, a diferentes ámbitos) y que se plantean de
manera abstracta en ese principio pero luego, pueden
(o no) concretarse en la realidad, según si el proceso de
realización ha sido, o no, exitoso”. (Guedez, A.)
“Desde el punto de vista contable y financiero, la venta
VENTAS es el monto total cobrado por productos o servicios
prestados” (Melo, D.)

“La producción es la actividad económica que aporta

PRODUCCION valor agregado por creación y suministro de bienes y
servicios”. (Wikipedia)

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 DEFINICION DE TERMINOS

TERMINO SIGNIFICADO
“Las metas son los procesos que se deben seguir, llevar
METAS a cabo y terminar para poder conseguir el objetivo”
(Freitez, J.)
“La política proporciona la orientación precisa para que
POLITICAS los ejecutivos y mandos intermedios elaboren planes
concretos de acción que permitan alcanzar los
objetivos” (Freitez, J.)
“Un proceso es un conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que, al interactuar, transforman
PROCESOS elementos de entrada y los convierten en resultados”.
(Wikipedia

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 MECANICA, TECNICA Y PRINCIPIOS
En todo sistema presupuestario deben
destacarse tres aspectos íntimamente
relacionados, a saber:

A.Los Medios Mecánicos que se emplean.

B.Las Técnicas utilizadas en su elaboración.
C.Los Principios que sustentan la validez de los
mismos.

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 MECANICA, TECNICA Y PRINCIPIOS
A. LOS MEDIOS MECANICOS SE ENCUENTRAN
RELACIONADOS CON:
* Formas de recolección de datos.
* Cálculos matemáticos en cada procedimiento(sumadora,
computadora, calculadora).
* Métodos aplicados por oficina utilizados para su elaboración.

B. LAS TECNICAS:
Están constituidas por el conjunto de procedimientos
Usados para desarrollar la actividad las cuales pueden
derivarse de la experiencia o de investigaciones
realizadas en el transcurso de su trabajo

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 MECANICA, TECNICA Y PRINCIPIOS
C. LOS PRINCIPIOS:
Sirven de guía o de moderadores de criterios de las personas encargadas
de confeccionar el o los presupuestos de la empresa.

Poseen diferentes connotaciones:

1. “Cada una de las primeras verdades que sirven de fundamento a una

ciencia…”

2. “ …Causas primarias que dieron nacimiento a la técnica de la

presupuestación y que deben ser observadas por el hombre y utilizadas
por éste en el desarrollo de su actividad específica…”

(Diccionario Lengua Española).

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 PRINCIPIOS
El autor Héctor Salas González, los expresa de la siguiente forma:

PRINCIPIO SIGNIFICADO
DE PREVISION Son tres: predictibilidad,
determinación cuantitativa y objetivo
DE PLANEACION Indican el cambio para lograr los
objetivos deseados. Precisión,
costeabilidad, flexibilidad, unidad,
confianza, participación, oportunidad
y contabilidad por áreas de
DE ORGANIZACION Denotan la importancia que tiene la
responsabilidad.
definición de actividades humanas
para alcanzar las metas. Orden y
Comunicación.

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 PRINCIPIOS
PRINCIPIO SIGNIFICADO

DE DIRECCION Indican la forma de conducir las

actuaciones del individuo hacia el
logro de los objetivos deseados.
Autoridad y coordinación.

DE CONTROL Permiten establecer confrontaciones

entre los objetivos y las
realizaciones. Reconocimiento,
excepción, normas y conciencia de
costos

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FUNCIONES DEL PRESUPUESTO

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 FUNCIONES DEL PRESUPUESTO
Dependen en gran parte de la naturaleza y dirección de la
empresa:

1.Capacidad para controlar el desempeño real en

curso.
2.El soporte para la asignación de recursos.
3.Una herramienta analítica, precisa y oportuna.
4.Advertencia de desviaciones respecto a los
pronósticos.
5.Emplea el análisis comparativo entre lo pasado
y lo actual, sirviendo de instrumento de
aprendizaje.
6.Otorga indicios de las oportunidades de
negocios.

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 USOS DEL PRESUPUESTO
Constituye un instrumento importante como norma, utilizado
como medio administrativo de determinación adecuada de capital,
costos e ingresos necesarios en una organización, así como la
debida utilización de los recursos disponibles acorde con las
necesidades de cada una de las unidades y/o departamentos.

También sirve de ayuda para la determinación de metas que

sean comparables a través del tiempo, coordinando así las
actividades de los departamentos a la consecución de estas,
evitando costos innecesarios y mala utilización de recursos.

Permite a la administración conocer el desenvolvimiento de la

empresa, por medio de la comparación de los hechos y cifras reales
con los hechos y cifras presupuestadas y/o proyectadas para poder
tomar medidas que permitan corregir o mejorar la actuación de la
organización y ayudar en gran medida para la toma de decisiones.

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 USOS DEL PRESUPUESTO
• Su presentación se realiza en forma de plan.

* Es integrador, porque considera todas las unidades de la empresa.

• Es coordinado, porque las distintas unidades preparan y manejan el
mismo tipo de información.

•Financieramente, representa la unidad monetaria que permite cuantificar

los recursos manejados por la organización.

•Es operativo, ya que permite determinar la fuente de los ingresos y la

forma de manejar los gastos.

•Permite la planeación de los recursos a utilizarse en su ejecución.

*Mide las acciones de un periodo determinado Msc.Yesenia Grimán

CLASIFICACION DEL PRESUPUESTO

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 TECNICAS PRESUPUESTARIAS
Existen principalmente dos técnicas:

Los presupuestos Incrementales

Las cifras se basan en aquellos gastos reales del año

anterior, con un porcentaje añadido por el aumento de
la inflación.

Los presupuestos de base cero

Las cifras pasadas no se utilizan como punto de

partida. El proceso presupuestario en este caso
empieza a partir de cero con las actividades
propuestas para el año.

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ETAPAS DEL PRESUPUESTO

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 ETAPAS DEL PRESUPUESTO
Primera Etapa. PLANEACIÓN

En esta etapa se evalúan los resultados obtenidos en ejercicios

anteriores, se analizan las tendencias de los principales indicadores
empleados (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado,
márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en el mercado, etc.), se
efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la
dirección y se estudia el comportamiento de la empresa.
  Este diagnóstico contribuirá a sentar los fundamentos del
planeamiento, estratégico y táctico, de manera que exista objetividad al
tomar decisiones en la selección de las estrategias competitivas y de las
opciones de crecimiento. 
Definidos los objetivos se asignan los recursos, y se establecen las
estrategias y políticas que contribuyan al logro de los objetivos
propuestos.

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 ETAPAS DEL PRESUPUESTO
Segunda Etapa. ELABORACIÓN (ORGANIZACIÓN)

En esta etapa los planes aprobados para cada nivel funcional por
parte de la gerencia, adquieren dimensión monetaria en términos
presupuestales, según las pautas siguientes: 

*En el campo de las ventas, su valor se subordinará a las

perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y de los
precios.

*En lo referente a producción se programarán las cantidades a

fabricar o ensamblar, según las estimaciones de ventas y las
políticas sobre inventarios.

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 ETAPAS DEL PRESUPUESTO
*De acuerdo con los programas de producción y los niveles de
inventarios de materias primas se calculan las compras.

*Con base a los requerimientos de personal planteados por

cada jefatura debe prepararse el presupuesto de nómina.

*Los proyectos de inversión especiales demandarán un

tratamiento especial relacionado con la cuantificación de recursos.

*El presupuesto consolidado se remitirá a la gerencia o

presidencia con los comentarios y recomendaciones pertinentes. 
Analizado y discutidas sus conveniencias financieras se procede a
ajustarlo, publicarlo y difundirlo.

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 ETAPAS DEL PRESUPUESTO
Tercera Etapa. EJECUCIÓN

  En esta etapa el director de presupuesto tiene la

responsabilidad de prestar colaboración a las jefaturas
de Departamentos en aras de asegurar el logro de los
objetivos contemplados.  Igualmente, presentará
informes de ejecución periódicos.
 

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 ETAPAS DEL PRESUPUESTO
Cuarta Etapa. CONTROL

Las actividades más importantes a realizar es esta etapa son:

a. Preparar informes de ejecución parcial y acumulada que incorporen

comparaciones numéricas y porcentuales de lo real y lo presupuestado.

b. Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas.

c. Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea

necesario, como ocurre al presentarse cambios intempestivos de las tasas
de interés o de los coeficientes de devaluación que afectan las
proyecciones de las empresas que realizan negocios internacionales.

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 ETAPAS DEL PRESUPUESTO
Quinta Etapa. EVALUACIÓN O SEGUIMIENTO

  Al culminar el periodo del presupuesto se prepara un

informe crítico de los resultados obtenidos que
contendrá no solo las variaciones sino el
comportamiento de todas y cada una de las funciones y
actividades empresariales.

Se analizan cada una de las fallas en las diferentes

etapas y se reconocen los éxitos, lo cual sirve de
plataforma para los presupuestos posteriores. 

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 ANALISIS DE VARIACIONES
VARIACIONES DE VOLUMEN

VARIACIONES DE PRECIOS

VARIACIONES DE MEZCLA DE PRODUCTOS

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LIMITACIONES DEL PRESUPUESTO
1. Se encuentran basados en estimaciones.

2. Deben ser adaptados a los cambios de importancia que surjan.

3. Su ejecución no es automática.

4. No toma el lugar de la administración.

5. Toma tiempo y costos prepararlos.

6. No se deben esperar resultados inmediatos.

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 PRESUPUESTO DE VENTAS
Representa el punto del cual se generan las utilidades de la empresa. Es
la fuente de ingreso de la empresa.

Entre los factores que la afectan, se encuentran las políticas de precio, el

grado de competencia de mercado, el ingreso disponible, actitud de los
compradores, aparición de nuevos productos, condiciones económicas, otros.

Es el primer punto a desarrollar dentro del presupuesto integral, ya que

en el se determinan productos a vender, cantidad y precios de los mismos.

Su cálculo facilita a largo plazo un programa de inversiones y

financiamientos. A corto plazo permite la ejecución de un presupuesto de
producción en función de inventarios, la obtención de un presupuesto de
compras y gastos.

Se resume así:
Presupuesto de Ventas = Volumen de Ventas Estimado X Precio Unitario

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PRESUPUESTO DE PRODUCCION
Determina el número de unidades por cada producto a fabricarse
para satisfacer las ventas planeadas a través de niveles de inventarios
apropiados y a los costos que permitan obtener los beneficios
esperados.
Debe existir equilibrio entre ventas, producción e inventarios para
que el presupuesto cumpla con el objetivo de proveer los bienes o
servicios en condiciones óptimas de cantidades y costos.

Entre los pasos a seguir para su elaboración se encuentran:

a. Determinar el nivel de inventario del producto de acuerdo al plan de
ventas y a las necesidades de rotación de inventarios.
b. Necesidad de producción total y por producto.
c. Análisis de capacidad de producción.
d. Duración de los procesos de fabricación.
e. Elaborar presupuesto de materia prima, mano de obra, gastos de
fabricación, presupuesto de inversiones(compras de maquinarias,
repuestos

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 PRESUPUESTO Y LA TOMA DE DECISIONES
El presupuesto es una herramienta útil para la
planificación y control de la empresa; permite
incorporar políticas que contribuyan a generar una
estructura financiera adecuada en u contexto
inflacionario, como el caso venezolano:

1. Se busca alargar al máximo el pago de pasivos

monetarios.
2. Minimizar el tiempo de cobro de cuentas y efectos, a
objeto de recuperar mas rápido el dinero invertido.
3. Mantener saldos mínimos en caja.
4. Vender activos improductivos.

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 CONCLUSIONES

El presupuesto será de éxito solo si la dirección sabe planificar y

controlar las actividades de la organización.

Representa un medio de comunicación organizacional.

Es un plan objeto de revisión permanente.

Debe ser instrumento de apoyo a toda la organización.

Apoya la toma de decisiones de forma oportuna.

Msc.Yesenia Grimán
 CI AS
GR A

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