ORGANIZACIÓN DE

ARCHIVOS

JOSÉ DAVID SILVA ABRIL

TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
¿QUÉ CONTIENE UN ARCHIVO PERSONAL?

EL ARCHIVO PERSONAL ES AQUEL

QUE CONTIENE LOS DOCUMENTOS
GENERADOS Y RECIBIDOS POR UN
INDIVIDUO A LO LARGO DE SU
EXISTENCIA, INCLUYENDO TODAS
SUS FUNCIONES Y ACTIVIDADES,
INDEPENDIENTEMENTE DEL
SOPORTE.
DOCUMENTOS DE IDENTIFICACION PERSONALES

DOCUMENTO PÚBLICO QUE CONTIENE DATOS DE IDENTIFICACIÓN PERSONAL, EMITIDO POR

LAS AUTORIDADES PÚBLICAS COMPETENTES PARA PERMITIR LA IDENTIFICACIÓN
PERSONAL E INEQUÍVOCA DE LOS CIUDADANOS.

• TARJETA DE IDENTIDAD.
• PRECEDULA.
• CEDULA DE CIUDADANÍA
• PASAPORTE.
• VISA.
 DOCUMENTOS FINANCIEROS

UN DOCUMENTO FINANCIERO ES UN APUNTE CONTABLE QUE SE GENERA DE MANERA AUTOMÁTICA

EN GÉNESIS CUANDO SE REALIZA CUALQUIER TIPO DE OPERACIÓN, YA SEA EL REGISTRO DE UNA
FACTURA, LA CARGA DE EXTRACTOS BANCARIOS, CONCILIACIONES BANCARIAS, ETC.
• CONTRATOS MÓVILES
• CUENTAS DEL BANCO
• RECIBOS FUNERARIOS
• TELÉFONOS MÓVILES / INTERNET
• AGUA
• ELECTRICIDAD
 DOCUMENTOS DE FORMACION ACADEMICA

SON TODOS AQUELLOS DOCUMENTOS OFICIALES EXPEDIDOS POR UNA

INSTITUCIÓN EDUCATIVA QUE ACREDITAN LA FORMACIÓN ACADÉMICA Y
CUALIFICACIÓN DEL TITULAR DE ESTOS DOCUMENTOS.
• DIPLOMA DE PRIMARIA.
• DIPLOMA DE BACHILLER.
• DIPLOMA TÉCNICO DE MOTOCICLETAS.
• DIPLOMA TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA.
• DIPLOMA DE ADMINISTRADOR DE EMPRESAS.
 DOCUMENTOS LABORALES
ES EL CONJUNTO DE DOCUMENTOS QUE CONTIENEN INFORMACIÓN DEL TRABAJADOR EN
DIFERENTES ÁMBITOS, QUE VAN DESDE EL PERSONAL, DE TRAYECTORIA LABORAL, COMPETENCIAS
TÉCNICAS Y PROFESIONALES Y CUALQUIER SITUACIÓN CON EL TRABAJADOR, DERIVADA DE LA
RELACIÓN LABORAL, QUE NECESITE SER REGISTRADA.
• HOJAS DE VIDA
• REFERENCIAS LABORALES
• CONTRATOS
• COLILLAS DE PAGO
• RECIBOS COTIZACIÓN PENSIÓN Y SALUD
• CARTAS DE RECONOCIMIENTO
 DOCUMENTOS DE SALUD
LA DOCUMENTACIÓN RECIBIDA, PRODUCIDA Y TRAMITADA POR LA ENTIDAD DESDE
SU ORIGEN HASTA SU DESTINO FINAL, CON EL OBJETO DE FACILITAR SU
UTILIZACIÓN, DISPOSICIÓN Y CONSERVACIÓN, MEDIANTE EL USO DE LOS
ESTÁNDARES DEFINIDOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ANÁLOGOS
(FÍSICOS) Y/O ELECTRÓNICOS.
• HISTORIA CLÍNICA
• INCAPACIDADES
• AUTORIZACIONES
• DERECHOS DE PETICIÓN
 TIEMPO DE CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL.

SALVO LO DISPUESTO EN NORMAS

ESPECIALES, LOS DOCUMENTOS QUE
DEBEN CONSERVARSE PUEDEN
DESTRUIRSE DESPUÉS DE VEINTE (20)
AÑOS CONTADOS DESDE EL CIERRE DE
AQUELLOS O LA FECHA DEL ÚLTIMO
ASIENTO, DOCUMENTO O
COMPROBANTE.
EN ESTE CASO LA DOCUMENTACIÓN ES
PERSONAL SE PUEDE GUARDAR POR UN
PLAZO DE OCHENTA (80 AÑOS)
INFORMACIÓN DE CARÁCTER
IMPORTANTE.
GRACIAS ….