MANUAL:

USO DEL BITRIX 24 PARA EL

REGISTRO DE CITAS POR VIDEO
LLAMADA

2020
 1.- Crear una nueva tarea (Líder de Zona)

Para que el líder de la zona agende la cita para una video llamada con el ciudadano, deberá
hacer click sobre la opción “nueva tarea”
 2.- Plantillas de tareas (Líder de Zona)

Se desplegarás la siguiente plantilla de tarea, en la cual el líder de zona programará una cita

Colocar el titulo de la nueva tarea a ejecutar

Colocar una breve descripción
Se puede adjuntar archivos, enlaces y lista de verificación
En la lista de verificación de pueden describir los pasos que tiene que realizar el
responsable de la atención mientras se lleve a cabo la cita por video llamada

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 2.- Plantillas de tareas (Líder de Zona)

Se desplegarás la siguiente plantilla de tarea, en la cual el líder de zona programará una cita
En la lista de verificación de pueden describir los pasos que tiene que realizar el responsable de la atención mientras
se lleve a cabo la cita por video llamada

En este campo se coloca el correo electrónico del responsable disponible para la atención, asimismo en dicho campo se pueden
agregar participantes (pueden atender la atención previa coordinación) o observadores (solo visualizan la cita). Ejemplo:
motero@osinergmin.gob.pe en zona norte.
Selecciona la fecha y hora limite para atender la cita. Recordar que la video llamada no debe ser mayor a 10 minutos

Agregar tarea; la tarea se asigna al responsable de la orientación.

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3.- Interfaz del responsable de atender la cita

Al responsable de atender la cita le llega el siguiente mensaje en su bandeja de entrada ( encerrado en rojo)
La fecha Limite ira cambiando de color dependiendo de la cercanía de la cita programada, por ejemplo; si tiene mas de 1 día de plazo se pintara color verde, si faltan
pocas horas para la cita se pintara color naranja y si la cita esta con retraso se pintara color rojo, esta herramienta ayuda en el seguimiento de las citas programadas.

El responsable disponible de atender la cita puede realizar diferentes filtros dependiendo del estado de la cita: Pendiente, en progreso, revisión pendiente y
pospuesto.
4.- Plantillas de tareas (Responsable disponible para la atención)

Se desplegarás la siguiente plantilla de tarea, en la cual el líder de zona programará una cita

El responsable disponible para la atención al ingresar a la cita, visualiza la siguiente plantilla, en la cual
revisa las indicaciones brindadas por el líder de la zona, a fin de realizar la orientación.

En la siguiente tabla el responsable disponible para la atención visualiza la fecha y hora limite, asimismo
puede programar un nuevo recordatorio.

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4.- Plantillas de tareas (Responsable disponible para la atención)

Se desplegarás la siguiente plantilla de tarea, en la cual el líder de zona programará una cita
El responsable disponible para la atención presionara el botón iniciar, ni bien el ciudadano responda la llamada, seguidamente se
brindara la orientación para la cual fue programada la cita, finalmente aplicando el protocolo de despedida se procede a terminar
la llamada para inmediatamente después presionar el botón terminar.

El responsable de la atención también puede pausar la misma, para luego retomarla.

Deben colocar una breve descripción de la orientación brindada

Se puede visualizar la trazabilidad de la cita

Como información adicional se puede colocar el tiempo de atención de la video llamada

Finalmente, la cita es atendida y pasa a estado de terminado

5.- Invitar nuevos usuarios (líder de la zona)
1.- Deberá hacer click en el campo invitar a usuarios , ubicada en la esquina inferior izquierda de su pc.

2.- En esta opción usted puede elegir la manera de invitar a sus colegas, puede ser mediante registro rápido, mediante SMS, mediante correo electrónico, etc. Recuerden
de colocar los correos electrónicos de su interés, separados por comas.

En este caso la invitación les llegara a los lideres zonales vía correo electrónico, a los siguiente correos: zonacentrocac@gmail.com,
zonasurestecac@gmail.com, zonasurcac@gmail.com, zonanortecac@gmail.com, zonaorientecac@gmail.com , los cuales deberán aceptar la
invitación y crear su propio Bitrix 24, siguiendo los pasos que se le va indicando.
 GRACIAS

Link de interés acerca de Britix 24:

https://www.youtube.com/watch?v=8UOP0mCAtuU
https://www.youtube.com/watch?v=VLOy1vtzw_g
https://www.youtube.com/watch?v=raB1INsdWbA