UNIDAD VIII

CAPÍTULO 6: DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS

PARA EL ESTUDIO Y ANÁLISIS DE SISTEMAS
DIAGRAMAS DE FLUJO
(FLUXOGRAMAS)
 En nuestros tiempos los diagramas son tenidos en cuenta en las distintas
organizaciones y departamentos de sistemas como una de las principales
herramientas para la elaboración de cualquier estudio de métodos y
procedimientos.

 Nos reflejan su utilidad desde la recolección de hechos hasta su implantación

dentro de un mecanismo que se va a seguir al pie de la letra como parte de una
serie de pasos protocolares pasando por diversas etapas como son: el análisis,
presentación (Venta) y aceptación del sistema

 Pero, ¿Cuál es la utilidad de los fluxogramas en la etapa de recolección de hechos?

 Pues es en esta fase inicial el fluxograma nos presentará una imagen panorámica
del área que esta siendo estudiada. Y con el uso de esta técnica el trabajo del
analista se facilita al momento de saber que hacer basándose en un entre comillas
mapa único y sencillo que le brinda toda la información de aquellos detalles que
puedan estar inconexos y que mediante la revisión de este se pueda ubicar de
manera más pragmática todas las correlaciones existentes.
Ahora bien, ¿qué es un fluxograma
como tal?
 También conocido como carta de flujo de procedimientos o fluxograma
propiamente dicho, este se trata de un diagrama que expresa gráficamente
las distintas operaciones que se componen alrededor de un procedimiento a
respetar y que establece una secuencia cronológica para los pasos a realizar.
 SEGÚN SU FORMATO O SU PROPÓSITO PUEDEN CONTENER: Información
adicional sobre el modo de ejecución de cada operación, el itinerario de las
personas que lo conforman, la distancia recorrida, el tiempo empleado, etc.

 Se usa el término fluxograma para designar cualquier representación gráfica

de un procedimiento nuevamente o bien uno que sea a partir de él.
 El fluxograma de procedimientos como su nombre lo indica representa el
flujo de información de un procedimiento, los diagramas de flujo que es otra
forma como se conocen a los fluxogramas satisfacen 3 funciones y estas son:
 Servir como verificación del correcto desarrollo en los procedimientos por
parte de la persona interesada.
 Da las bases para escribir un informe claro y lógico.
 Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente
operara el nuevo procedimiento respectivamente.
Tipos de fluxogramas
 Con objeto de adecuarse a toda clase de necesidades y debido a su extensa
utilización, el fluxograma , diagrama de flujo o de procedimiento ha tenido muchas
variaciones que aparecen en múltiples formas y bajo muchos títulos, como resultado
de las variantes del método básico. Todas estas variaciones pueden quedar
clasificadas de la siguiente manera:

 Los fluxogramas pueden ser de formatos vertical, horizontal, panorámico y

arquitectónico.

 A) Formato Vertical : Aquí el flujo o la secuencia de las operaciones va de arriba

hacia abajo. Es una línea ordenada con datos necesarios según cual sea su
propósito.
 B) Formato Horizontal : Acá la secuencia o flujo de las operaciones va de izquierda
a derecha.
 C) Formato Panorámico : En él se vuelve muy visible el proceso entero que está
representado por una sola carta y puede apreciarse más rápidamente que leyendo
un texto, resulta muy conveniente a la hora de su comprensión incluso para gente
no familiarizada y registra tanto en vertical como horizontal.
 D) Formato Arquitectónico : Este nos describe el itinerario de ruta de una forma o
persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los
fluxogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los últimos son
fundamentalmente representativos.
 DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ESTUDIO Y ANALISIS DE SISTEMAS

DIAGNÓSTICO DIAGRAMA DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN

OBJETIVO DE CAPACITACIÓN
DIAGRAMA DE
FORMATO VERTICAL
INVESTIGACIÓN

ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN

DETECCIÓN DE NECESIDADES

DIAGNOSTICO
PROGRAMAS

MATERIAL DE
ELABORACIÓN DE PROGRAMAS DISEÑO DE INTEGRACION
APOYO
DE MEDICIÓN
EVALUACIÓN EJECUCIÓN

EJECUCIÓN DEL PROGRAMA

EVALUACIÓN DEL EVALUACIÓN DEL

PROGRAMA CAPACITADO
Por su propósito los fluxogramas puede ser: de forma, de labores, de
método, analítico, de espacio o combinados
 A) Forma .- Se ocupa principalmente de una ¨forma ¨ con muy poca o ninguna
descripción de las operaciones. Muestra la secuencia de cada una de las
operaciones o pasos por los que atraviesa una ¨forma ¨ en sus diferentes
copias/documentos de los diversos puestos y departamentos desde que se
origina hasta que culmina. Retrasa la distribución de muchas cantidades de
copias de formas a un número de individuos diferentes ó a unidades de la
organización. Pueden representarse por símbolos, por dibujos, fotografías
reducidas o por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal y se sigue
este curso cruzando de izquierda a derecha por todas las asignaciones que tienen
cada uno de los individuos en la empresa.

 B) Labores .- ( ¿qué se hace? ) Estos diagramas abreviados solo reflejan las

operaciones que se efectúan en cada una de las actividades o ¨labores ¨ en que
se descompone un procedimiento y el puesto o área de trabajo que las ejecutan.

*El término labor incluye toda clase de esfuerzo físico o mental.

*Se usa el formato vertical .
C) Método .- (¿cómo se hace?) Son útiles para fines de
adiestramiento y presentan además la manera de realizar cada
operación de procedimientos , por la persona que debe realizarla y
dentro de la secuencia establecida.

*Se usa el formato vertical.

D) Analítico . – (¿para qué se hace?) Presenta no solo cada una de

las operaciones del procedimiento dentro de la secuencia
establecida y la persona que las realiza, sino que también analiza
para qué sirve cada una de las operaciones dentro del
procedimiento. Cuando el dato es importante consigna el tiempo
empleado en él, la distancia recorrida o alguna observación
complementaria.

*Se usa el formato vertical.

E) Espacio .- (¿dónde se hace?) Plasma el itinerario y la distancia que recorre
una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento
o parte del mismo, señalando el espacio por el que se desplaza. Cuando el
dato es relevante expresa el tiempo que se ha empleado en el recorrido.

*Se usa el formato arquitectónico.

F) Combinados .- Enseña una combinación de dos o más fluxogramas de las

clases anteriores.

*Se usa el fluxograma de formato vertical para combinar labores,

métodos y análisis (qué se hace, cómo se hace, para qué se hace)
*Se usa el formato panorámico para combinar varias formar y labores de
varios puestos o secciones de trabajo.

La clasificación anterior es de gran ayuda en la selección y empleo de los

tipos que por su formato satisfagan mejor las necesidades de una asignación
en particular.
REGLAS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN
DE DIAGRAMAS

 Convención para trazar los diagramas

A) La información para identificar cada diagrama debe ser la
siguiente:

1. Nombre del proceso, indicando los puntos iniciales y finales.

2. Nombre del departamento o de los departamentos involucrados.
3. Nombre de la persona que preparó el diagrama.
4. Número de personas o puestos involucrados.
5. Número de pasos.
b) Identificar cada columna con el nombre de la persona o puestos que realiza
cada uno de los pasos.

c) Representar las formas o documentos mediante rectángulos proporcionales

a las formas o documentos representados. Sin embargo, como lo principal es
la claridad esta convención puede eliminarse empleando solamente el buen
inicio.

d) Cada forma debe representarse siempre por un rectángulo de las mismas

dimensiones
DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTO PARA EL ESTUDIO Y ANÁLISIS DE SISTEMAS

e) Cada vez que se crea una forma, se le pone en el original y en sus copias
un triangulo negro en la esquina inferior derecha.

1
2

f) Cuando las dimensiones del rectángulo lo permitan, es conveniente

poner el nombre de la forma en cada paso que aparezca.

1
2
FACTURA
g) El original y las copias siempre deben ponerse en el mismo orden. Se
coloca un número en la esquina superior derecha. Para el original siempre
se usará el número uno, las siguientes copias tendrán numeración
ascendente.
3
2
1

h) En cada paso deben presentarse todos los documentos que intervienen.

2
1
2
1
3
2
1
i) Cuando se transportan dos o más papeles que van unidos , ya sea con
grampa, broche o en sobre, se reúnen los rectángulos identificando cada
uno de ellos. El movimiento se representa por una sola línea.

j) Cuando se muevan juntos pero no unidos, el transporte se representa por

medio de una línea para cada forma o grupos de formas.

k) La secuencia se muestra haciendo que las líneas de transportes tengan

una ligera tendencia hacia abajo.

l) El orden cronológico de los pasos se representa por el orden en que

aparecen los rectángulos.

m) Debe identificarse cada paso con un número y hacer una pequeña

descripción del mismo, mediante la escritura del verbo que identifica la
acción.
1
n) Si es posible, hacer que lo firme el jefe del departamento o el empleado
que ha proporcionado la información.

PRESENTACIÓN DE LAS FORMAS EN EL DIAGRAMA

a) Las figuras deben hacerse en forma de cuadros o rectángulos imitando

hasta donde sea posible la forma y tamaño de las originales reducidas a
escala indicando en la parte inferior y al centro el nombre con una sola
palabra, y en la esquina superior derecha, el numero de la copia en
cuestión. Cuando en el dibujo aparecen dos formas del mismo tamaño,
forma, nombre, o ambos es conveniente usar un número para
identificarlas.

LISTADO
Original y duplicado
b) Las formas con copias deben representarse como siguen a continuación

3
2
Original, duplicado
1 y triplicado
DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ESTUDIO ANÁLISIS DE SISTEMAS

En caso de tener muchas copias deben representarse así:

25
1 Original y 24 copias del
informe

c) Si una forma se destruye se representa de este modo:

Si se tiene una alternativa se traza una línea horizontal y se anota con un
lápiz usando para toda la gráfica el camino normal a partir de uno de los
extremos de la línea.

En el extremo de la línea se desarrolla la alternativa, pero usando un

lápiz de color distinto que permita diferenciar los dos caminos, si solo
tuviera un color, entonces se usará línea de puntos o más clara.
 En general, cuando se tienen alternativas es preferible dejar en el diagrama
aquello que ocurre con más frecuencia y la (s) otra (s) en un diagrama por
separado para evitar confusiones y obtener mayor claridad.

Para representar dos o más alternativas que se origen en un proceso se

usará el símbolo:
Si CUMPLE No
CON LA
NORMA

d) Si las líneas tuvieran que encontrarse entre si se usará la siguiente

convención .
DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ESTUDIO Y ANÁLISIS DE SISTEMAS

e) Cuando se tenga que hacer una distribución de formas, se recomienda empezar la más alejada para
evitar que se crucen.

2
3

3 2 1
f) Toda forma debe mostrar cual fue su origen. En un diagrama se dan dos
casos.

1) Que la forma se haya originado en otro proceso, entonces el origen se

muestra con una flecha.

DEPTO. ¨X¨
RELACIÓN

2) El origen de la forma son los datos que habla en otra forma y se

indica como sigue:

RELACIÓN
1
1

RECIBOS
g) La nueva forma se marca con un triangulo en la orilla inferior izquierda y
con ello se identifica el hecho de que la forma aparece por primera vez en
el proceso.

h) Cuando se termine el espacio disponible en el papel y sea necesario otra

hoja ó a otra parte de la misma hoja la liga del proceso se muestra
mediante ¨conectores¨ que consisten en dos círculos con la letra W uno
en el punto que se cortó el proceso y otro igual en el lugar en que se
reinicia.

W
DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ESTUDIO Y ANÁLISIS DE SISTEMAS

SIMBOLOGÍA PARA DIAGRAMAS DE FLUJO O FUXOGRAMAS

Principio y/o terminación del diagrama

Este símbolo representa tanto la disponibilidad de la información para su procesamiento

(entrada), como la mención de que la información ya ha sido procesada.

Actividad u operación

Se utiliza siempre que una actividad o grupo de ellas tengan como objetivo un
cambio, ya sea en el valor, forma o disposición de la información.
Anotación, aclaración o ambos casos

Siempre que se quiera hacer algún comentario al margen, notas

explicatorias, aclaraciones, etc…, se trazará indistintamente una línea punteada
que vaya de la nota aclaratoria al símbolo en que se requiere esa nota.

Conector

Este símbolo se utiliza siempre que las condiciones físicas de nuestra

diagrama obligue a interrumpir el graficado de la información que se tiene
y deba seguirse el diagrama en otro lugar, o bien cuando interese unir
informaciones aisladas.
Documento

El símbolo se utilizara cuando se desee representar un documento

cualquiera. Puede ser una forma, un control, una ficha, un listado, etc.
( excluidas la tarjeta perforada y la cinta magnética). Siempre que un
documento tenga varias copias, estas deberán representarse dentro del
diagrama y numerarse con cero el original: uno para la primera copia y así
sucesivamente, ejemplo:
DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ESTUDIO Y ANÁLISIS DE SISTEMAS

0
1

2
Destrucción

Este símbolo indica la destrucción de cualquier documento o información. Es

conveniente aclarar siempre qué documentos se está destruyendo.

Transferencia

Este símbolo se utiliza cuando en el flujo del proceso o sistema interviene

otra sección o departamento que no sea el estudiado, siempre y cuando
nos interesen los pasos o trámites que se realizan en ese lugar.
Alternativa

Este símbolo representa el momento en que una actividad u operación

cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes, ejemplo:

Si

No
DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ESTUDIO Y ANÁLISIS DE SISTEMAS

Dirección de flujo
Indica la secuencia de la información y se utiliza para unir símbolos,
según se su flujo o para principios de alternativas.
Actividad fuera del dominio de investigación

Este símbolo se utiliza cuando se considera necesario conocer en el

diagrama el detalle de las actividades que se realizan en otro lugar, o bien
para indicar que las actividades que se realizan en el proceso o sistema se
encuentran diagramadas en otro lado ( tal es el caso del proceso o sistemas
muy parecidos o similares, que nada más varían en su inicio o en su final.
DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ESTUDIO Y ANÁLISIS DE SISTEMAS

Canalización
Este símbolo se utiliza en tres formas diferentes, cuando se recibe información de
varias fuentes y condensa en una sola. Ejemplo:
Cuando se recibe información de una sola fuente y se canaliza por
diferentes fuentes:

O bien, cuando se recibe información de varias fuentes y se canaliza a

otras fuentes:
Simbología utilizada para procedimientos EDP

Si

No

Comparación o
decisión Lectura o perforación de
Entrada de programa cintas de papel
o subrutina (inicio)
DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ESTUDIO Y ANÁLISIS DE SISTEMAS

Cálculos o
movimientos de Lectura o grabación Lectura o perforación
información de discos de tarjetas

Impresión (reporte)
Lectura o
Transmisión de información
grabación de
cinta magnética
Llamado a subrutinas
Conectores
fuera de página

Conectores de misma página

Fin de subrutina

Entrada o salida por consola (máquina de escribir o para perforar

Rutina de entrada o salida

Pantalla de rayos catódicos (monitor)

DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ESTUDIO Y ANÁLISIS DE SISTEMAS

Rutina de Usuario Asignación de valor, indicadores o

índices de un proceso

Rutina de transformación o cambio de

datos

Sentidos de flujo
REQUISITOS PARA DIAGRAMAR
Es necesario que todo diagrama reúna las siguientes características

Sintética
La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar resumido
en pocas hojas, de preferencia en una sola.
Los diagramas extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan
de ser prácticos.

Simbolizada

La aplicación de la simbología adecuada los diagramas de sistemas y procedimientos

evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusos en su
interpretación. La razón primordial para el empleo de símbolos es que estos
estandarizan las actividades ¨ENCASILLANDOLAS¨ en grupos compactos de
operaciones similares.
De forma visible a un sistema o proceso

Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o procedimiento sin
necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable en cierta forma con una fotografía
aérea que contiene los rasgos principales de una región y que a su vez permite observar estos
rasgos o detalles principales.

DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ESTUDIO Y ANÁLISIS DE SISTEMAS

A continuación se anexa un ejemplo aplicado a nuestro medio en el que están presentes los
símbolos que con más frecuencia se utilizan, así como su aplicación.
La redacción empleada trata de clasificar al máximo el entendimiento del flujo del proceso: sin
embargo en la práctica se procurará que las anotaciones sean lo menos extensas posibles, sin
sacrificar, desde luego, la claridad y fluidez del diagrama.
Cuando se tiene una estructura mental adecuada a los problemas que se presentan en la
técnica de diagramación, resulta sencillo el desarrollo de un diagramado; así pues, se recomienda
que se forme esa estructura mental tan necesaria en el empleo de esta técnica, llevando a la
práctica el diagramado de algún proceso que se conozca una vez realizado, debe analizarse
detenidamente con el fin de afinar detalles.
FORMATOS PARA CAPTURA DE
INFORMACIÓN

La recopilación de la información para el diseño o mejoramiento de los

procedimientos se realiza generalmente a través de:

_La investigación documental

_La encuesta
_La observación

Los cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y que sirven para obtener la

información deseada, están constituidos por series de preguntas escritas,
predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos. Este medio de captación de
información permite ahorrar recursos económicos y tiempo: sin embargo, la calidad
de información que se obtenga dependerá del diseño y la presentación que se dé a los
cuestionarios.
Las técnicas de entrevista , observación directa, muestreo ( tablas de muestreo),
también son tratadas con amplitud en la segunda parte de la obra.

Una vez que se ha recabado la información de las áreas involucradas en el estudio se

procede a ordenar y sistematizar los datos agrupados, a efecto de poder conectar las
operaciones implicadas en el procedimiento que se investiga la áreas que intervienen y
los formatos que se utilizan.

El formato anexo 1 ¨ Recopilación de información del procedimiento¨

En este formato, se presenta en forma gráfica la secuencia en la que se realiza un
trabajo, en el que intervienen varias personas a un grado de detalle que incluye
actividades de tercer nivel.

Se refiere paso a paso al conjunto de actividades que se realizan en una estación de

trabajo.
En este tipo de diagramas se incluyen los siguientes aspectos

a) La secuencia en que se realizan los pasos del proceso

b) El tipo de operación mediante un símbolo

1. Operación 4. Demora
2. Transporte 5. Almacenamiento
3. Inspección
c) El tiempo neto en que se realiza la operación
d) El tiempo total empleado para realizar las operaciones
e) Las demoras incurridas (por diferencia entre los dos tiempos anteriores)
f) Iniciación en: definir el momento preciso en que comience el proceso
g) Terminación en: definir el momento preciso en que finaliza el proceso

Para cumplir con el contenido de un manual de procedimientos, es necesario contar

con formatos especiales para documentar los objetivos, políticas, donde se
transcribirán en forma clara, sencilla y directa cada una de estos preceptos, el anexo 2
cumple con el cometido. Para la descripción literaria del procedimiento se utilizará el
anexo 3, en el cuál se describirán cada una de las operaciones que o componen,
quien ejecuta los traslados de documentos, las instancias administrativas que deben
cubrirse, los productos y salidas que se generen. Finalmente, para grafica un
procedimiento se muestra un formato convencional que puede ser utilizado para un
diagrama de formato horizontal ( anexo 4 ).

La utilización de formatos para la captura y/o presentación de los procedimientos tal

y como están operando, generalmente es convencional y se adapta a las
características como también a la naturaleza de las empresas. En el caso, por ejemplo
del sector publico para documentar un trámite o servicio la forma puede variar.