LAS TRES “E” DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN

INTRODUCCIÓN
La auditoría operacional o de gestión consiste en el examen de la eficacia,
eficiencia, y economía, conocido como las “tres E” de la entidad, programa o
área o actividad en particular. En el sector público las Normas de auditoría
Operacional a incluido además a la efectividad. Una auditoría operativa puede
tener uno o varios objetivos relacionados con estos tres o cuatro aspectos.
Uno de los objetivos primordiales de la auditoría operativa es la evaluación de
las operaciones y/o actividades, para determinar el grado de eficacia,
economía, eficiencia y efectividad de las operaciones examinadas y formular
recomendaciones en caso de corresponder para mejorar las 4 E.

CONCEPTOS DE EFICACIA
El auditor que realiza la auditoría de eficacia debe tener claro el
significado del término de eficacia. De acuerdo a la bibliografía,
se tiene los siguientes conceptos:

1.CONCEPTOS DE EFICACIA
1.1. Se entiende por eficacia el grado de cumplimiento de una
meta, la que puede estar expresada en términos de
cantidad, calidad, tiempo, costo, etc. Es fundamental por
lo tanto que la organización cuente con una planificación
detallada, con sistemas de información e instrumentos
que permitan conocer en forma confiable y oportuna la
situación en un momento determinado y los desvíos
respecto a las metas proyectadas.
1.2. Grado en que se logran los objetivos y metas de un plan, es decir,
cuanto de los resultados esperados se alcanzó. La eficiencia consiste
en concentrar los esfuerzos de una entidad en las actividades y
procesos que realmente deben llevarse a cabo para el cumplimiento
de los objetivos formulados.
1.3. Con base a los conceptos anteriores se puede establecer que:
“Eficacia, es la capacidad de lograr las metas y objetivos
establecidos en un periodo de tiempo determinado, por la
entidad, área, programa, proyecto, operación y/o actividad,
independiente de los costos invertidos, siendo la relación
entre los resultados logrados y metas u objetivos previstos”.

Meta u objetivo logrado

Eficaci a= x 100 % Meta u objetivo
estimada o programada
FACTORES DE RIESGO QUE PUEDEN AFECTAR A LA EFICACIA
Los factores de riesgo que pueden afectar a la eficacia de las
operaciones, pueden ser:
Baja productividad.
Decremento de volumen de ventas o de prestación de servicios.
Retrasos en entrega de productos.
Falta de supervisión oportuna de las actividades y operaciones.
Avance tecnológico.
Falta de formación del personal para ocupar cargos en la entidad.
Falta de capacitación al personal.
Disminución de la demanda de los productos o servicios que
presta la entidad.
CLASIFICACIÓN DE LAS METAS
Podemos distinguir los siguientes tipos de metas:
a) Metas Mensurables o cuantitativas. Las metas mensurables son
aquellas que se pueden cuantificar fácilmente y que se deben lograr en
un periodo de tiempo dado, como, por ejemplo: cantidad de manifiestos
o pólizas de aduana a tramitar, cantidad de pacientes a atender,
cantidad de cartas a escribir, cantidad de cursos a dictar, cantidad de
ventas, cantidad de producción, etc.
Este tipo de metas debe estar claramente señalado en la programación
de operaciones de cada año o en su defecto en los presupuestos de cada
entidad pública o en otros documentos que en el proceso de auditoría
operacional deberán ser identificados por el auditor.
Como ejemplo de metas mensurales, se tiene:
Incrementar la producción en el 20%
Reducir los costos en 5%
Incrementar las ventas en 100.000 unidades.

b) Metas Cualitativas. Son metas difíciles de cuantificar que generalmente están

influenciadas por un alto grado de subjetividad, como, por ejemplo: mejorar la
atención a los pacientes, mejorar la calidad de la capacitación, mejorar la atención al
público, mejorar el servicio a los clientes, mejorar la calidad de la producción, etc.
Este tipo de metas corresponde a los objetivos estratégicos o globales de los
diferentes programas que pueden desarrollar una institución y su medición y
evolución presenta mayor dificultad que en el caso de las metas cuantitativas.
En un sistema de programación de operaciones debe contribuir
oportunamente con información derivada del proceso de medición de los
resultados en términos de unidades físicas.
Como ejemplo de metas cualitativas, se tiene:
Mejorar la calidad del servicio.
Mejorar la atención a los clientes.

ESTABLECIMIENTO DE LA CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE EFICACIA

Para la auditoría operativa, a diferencia de la auditoría financiera, no
existen
parámetros de aplicación general, como las normas de contabilidad que son
considerados para la revisión de los estados financieros; en consecuencia,
para la auditoría operativa es necesario definir criterios de eficacia, que
permitan comparar y evaluar condiciones existentes.
Por tanto, existe eficacia cuando en una determinada operación,
actividad o servicio se obtienen resultados esperados,
independientemente de los recursos utilizados para obtener
dichos resultados. Por tanto, la eficacia se mide el grado de
cumplimiento de los objetivos y/o metas de la actividad y se
orientan hacia los resultados. La medición de la eficacia
normalmente se expresa en porcentaje de cumplimiento.

Fuente: Elaborado con base a la bibliografía revisada; sin embargo, estos

rangos podrán ser modificados en coordinación con la entidad o en
algunas entidades ya están establecidas en sus normas internas.
2DO ELEMENTO EFICIENCIA

2.1. El auditor que realiza la auditoria de efficiencies debt tenor

claro el significado del término de eficiencia y de acuerdo a la

bibliografía revisada, se tiene las siguientes definiciones:
Concepto 1 Debe ser entendida como la relación entre los recursos
invertidos y los resultados obtenidos cuyo resultado debe
aproximarse a un índice de eficiencia establecido por la entidad o a
un indicador externo aplicable.

Concepto 2. Es la relación entre los bienes y servicios producidos, y

los recursos utilizados para producirlos. Una operación eficiente
produce el máximo de “productos”, con una cantidad mínima de
“insumos”, para una calidad y cantidad de “productos”
determinados.
CONCEPTO CURSO. “Eficiencia, mide la relación existente entre
los productos o servicios logrados con una cantidad de
recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos y
otros, utilizados por la entidad, área, programa, proyecto,
operación y/o actividad„ en. la contratación, producción de
bienes y/o prestación de servicios, frente a una cantidad
de productos estándar o servicios a lograr con una cantidad
de recursos estándar u óptimo a emplear, para el logro de
metas y/o objetivos, cuyos parámetros estándares u
óptimos puede estar establecidos por la entidad, norma
técnica o legal, o construido con información interna o
externa aplicable”.
Las fórmulas para determinar la eficiencia, existen el sgte
enfoque
: Fórmula 1 según algunos autores
Objetivos o metas logrados
Recursos empleados
Eficiencia = x 100
Objetivos o metas a lograr
Recursos estándar u óptimos a emplear
Ejemplo 1:

Cantidad real producida 98.000 unidades con 40.000 horas de

mano de obra Cantidad estándar a producir 100.000 unidades
con 40.000 horas de mano de obra.
FACTORES DE RIESGO QUE PUEDEN AFECTAR A LA EFICIENCIA
Los factores de riesgos que pueden afectar a la eficiencia, pueden ser los
siguientes:
Crecimiento desproporcionado en el uso de recursos en comparación con el
crecimiento de la cantidad de producción y/o servicios.
Falta de indicadores para medir el nivel de desempeño en el uso de
recursos.
Excesivos retrasos en la producción de bienes y/o prestación de servicios.
Existencia de personal ocioso o en exceso en la entidad.
Mala distribución del personal en la entidad.
Falta de comodidad y seguridad industrial para el desempeño de los
trabajadores.
Falta de control en el uso de recursos (humanos, materiales, financieros,
tecnológicos y otros) en la entidad.
TERMINOS QUE SE RELACIONAN CON LA EFICIENCIA
Produce el máximo de bienes o servicios dado un nivel determinado
de recursos siempre y cuando la unión de la satisfacción de los
destinatarios
y de quienes trabajan exprese el máximo bienestar conjunto.
Reduce al mínimo los insumos para un nivel determinado de
bienes oservicios producidos, siempre y cuando la unión de la
satisfacción de los destinatarios y de quienes trabajan exprese el
máximo bienestar conjunto.
Productividad, se entiende la relación entre el monto de los
bienes o servicios producidos y el monto de los recursos utilizados
en su producción. Es la relación entre los bienes o servicios
producidos y los factores o insumos empleados para ello. El índice
así obtenido expresa el grado de aprovechamiento de los recursos y
es, por tanto, un indicador de eficiencia al producir un bien o
servicio. (Guillermo Gómez Ceja. 1997. Sistemas Administrativos).
Por tanto, de acuerdo a la bibliografía revisada, incluidda en lanorma operracional
de 2016de la CGE DE Bolivia la productividad tiene la siguiente formula para calcular la
eficiencia.

Recursos utilizados
s
productividad
objetivos alcanzados

Rentabilidad, es la capacidad que tienen los capitales

propios o ajenos invertidos en una empresa o entidad,
de generar una renta o utilidad a favor de las mismas.

ESTABLECIMIENTO DEL NIVEL DE CALIFICACIÓN

DE EFICIENCIA
La eficiencia evalúa si los bienes o servicios fueron
producidos dentro los estándares de desempeño
establecidos, considerando los recursos utilizados para
ese fin. Por tanto, la eficiencia se mide por el grado de
utilización de los recursos para el cumplimiento de los
objetivos y metas previstos. La medición de la eficiencia
normalmente se expresa en porcentaje de eficiencia.
Estos relacionan volúmenes de trabajo con los recursos
empleados.
Nivel de calificacion de la eficiencia La efeiciencia se mide por el
grado de utilizacion de los recursos para el cumplimiento de los
objetivos y metas previstas, y normalmente se expresa en porcentajes
de eficiencia.

Por tanto, para calificar el grado de eficiencia se puede medir en 3

niveles de calificación:

Fuente: Elaborado con base a la bibliografía revisada; sin embargo, estos rangos podrán ser
modificados en coordinación con la entidad o en algunas entidades ya están establecidos en sus
propios documentos aprobados.
FACTORES DE RIESGO QUE PUEDEN AFECTAR A LA
ECONOMÍA
Los factores que pueden afectar a la economía de las operaciones
y actividades de las entidades son los siguientes:
Incremento de costos de producción de bienes y/o prestación de
servicios.
Sobreprecios en la adquisición de bienes o servicios.
Adquisición de materiales y suministros a costos superiores a los
adquiridos por la competencia.
Adquisición de bienes (materias primas y otros) y/o servicios de
mala calidad.
Trabajo de horas extras del personal cuando son innecesarios.
Falta de control en el uso de recursos (humanos, materiales,
financieros, tecnológicos y otros) en la entidad.
DEFINICIONES RELACIONADOS CON COSTOS ESTÁNDAR
De acuerdo a la bibliografía revisada se tiene las siguientes
definiciones:
Estándar - Es un patrón de medida científicamente elaborado.
Costo Estándar - Es un patrón de medida que nos indica cuánto
debería costar la elaboración de un producto o la presentación de
un servicio si se dan ciertas condiciones.
Sistema de Costos Estándar - Es un conjunto de
procedimientos y normas que permiten determinar el costo
estándar y además ayudar en el control y la toma de decisiones.

RELACIÓN ENTRE ECONOMÍA Y EFICIENCIA DE RECURSOS

FINANCIEROS
La eficiencia evalúa el nivel uso de los recursos materiales,
humanos, económicos, tecnológicos y otros recursos utilizados en
las operaciones y actividades para el cumplimiento de metas y
objetivos por la entidad y la economía evalúa el nivel de uso de
esos recursos en términos financieros o de costo.
Por tanto, la evaluación de la eficiencia de los recursos financieros, se
relaciona en forma directa con la evaluación de la economía sobre
dichos recursos; es decir la evaluación de eficiencia de recursos
financieros es similar a la evaluación de economía de recursos
financieros.
ESTABLECIMIENTO DEL NIVEL DE CALIFICACIÓN ECONOMÍA
La economía está relacionada con los precios pagados por los bienes,
servicios y remuneraciones con respecto a un precio estándar u
óptimo, de mercado o predeterminado (precio de un presupuesto
oficial). Entonces los “Indicadores de Economía”, se relacionan los
precios pagados por los bienes, servicios y remuneraciones con
respecto a un precio.
En consecuencia, el informe de auditoría operativa sobre la
economía, debe reflejar los aspectos positivos o logros
identificados en economía, los hallazgos o deficiencia que afectan
a la economía y la conclusión sobre el grado de economía sobre
los costos invertidos para la adquisición de recursos, producción
de bienes y/o prestación de servicios, por la entidad, áreas,
programas, proyectos, operaciones y/o actividades, evaluadas.