DATA

QUALITY
e-book
 INTRODUCCIÓ
N
Uno de los principales retos de las operaciones de Trade Marketing es mantener o elevar el
nivel de confiabilidad de la información extraída en los PDVs. El objetivo principal, por
supuesto, es tomar mejores decisiones en las nuevas estrategias.. La cadena del trade
marketing debe poner al shopper en el centro de las atenciones para garantizar un aumento
considerable del sell-out.

Para que toda la tecnología de Involves Stage pueda ser usada para el desarrollo y aplicación
de estrategias de trade marketing, el proceso de inserción de datos debe ser riguroso para
garantizar su consistencia y fiabilidad. Sin información completa y detallada no es posible
ofrecer inteligencia.

Entonces, ¿cómo aplicar buenas prácticas que contribuyan para el buen cuidado de los
datos? Va a ser un poco trabajoso al comienzo, pero te aseguramos que va a valer la pena.

En este e-book te vamos a indicar cómo configurar los parámetros de Involves Stage,
enfocándote en los datos de la operación del cliente, para construir un sistema más robusto y
administrable, elevando el nivel de inteligencia e impulsando el sell-out.
¿QUÉ ES DATA QUALITY
O CALIDAD DE LOS
 ¿QUÉ ES DATA QUALITY O
CALIDAD DE LOS DATOS?
En esta compleja era de la información es aún más importante garantizar que los datos sean
correctos, precisos, consistentes y completos.

Traduciendo Data Quality al español, nos damos cuenta de la importancia y de la necesidad de utilizar
el concepto de “Calidad de los Datos” para el éxito de las operaciones. Se trata de una forma de
analizar el nivel de precisión y confiabilidad de la información.

Es un conjunto de procesos de perfeccionamiento, que van desde evaluar y entender cuál es la mejor forma
de inserción de los datos y cómo serán tratados posteriormente, hasta la identificación, corrección y
seguimiento de problemas y mejoras.

Estas son algunas buenas prácticas para estandarizar datos (normalización de

datos):
REGISTROS
 REGISTRO DE PDVs

No es un disparate decir que el registro de PDVs es el corazón que conecta y bombea todos los datos
recolectados en todo el sistema; sin él, no sería posible gestionar itinerarios, identificar cuál es el sell-out por
red, cadena o share. Por todos estos motivos, sus atributos deben ser digitados e insertados correctamente en
Involves Stage.

Atención:

Cuando estés subiendo las plantillas de importación de
los puntos de venta al sistema, vas a identificar la
necesidad de llenar algunos campos que son
obligatorios (esta información está explícita en la
plantilla).
Una correcta planificación y segmentación te Entender que es posible que algunas
permite tener resultados consolidados, realizar operaciones aún no usen todos los campos de
análisis, integraciones y cruces de datos con otras las plantillas de importación.
herramientas de inteligencia de negocios. Así que
todos los campos son fundamentales, aunque no
todos sean de carácter obligatorio.
 Núm. de Identificación Empresarial
• Para o correto preenchimento de CNPJ, utilize somente números e com 14 dígitos.

Forma correta de preencher:

Exemplo Exemplo
Preenchimento Incorreto Preenchimento Correto

7672 98600 0121

Não utilizar espaços 07672986000121
(13 dígitos)

Não utilizar pontos e barras 44.867.447/0001-54 44867447000154

Garantir o zero à esquerda para CNPJ

7672986000121 07672986000121
iniciados com zero
 CANAL DEL PDV
• Es esencial saber cuáles son los PDVs más importantes para el segmento de negocio en el que actúan las
operaciones de trade marketing. El campo Canal del PDV es exactamente para registrar esto.

• Debe utilizarse como una alternativa para crear modelos (patrones) de registro y ser un reflejo del
comportamiento del shopper.

Forma de llenado correcta:

Ejemplo Ejemplo
Llenado Incorrecto Llenado Correcto
Ejemplo
Datos con caracteres especiales Minorista_ Minorista

Uso de números Mayorista 1 Mayorista

Espacios Duplicados Cash &_Carry Cash & Carry

Detallar de 2 formas diferentes el mismo

Pharma y Farma Farma Atención
canal
Se recomienda utilizar el mismo modelo para
toda la base
 CANTIDAD DE CAJAS

• Ayuda a entender el comportamiento y ofrece otros criterios de clasificación de las segmentaciones.

• Relevante para análisis de importancia y difusión.

Forma de llenado correcta:

Ejemplo Ejemplo
Llenado Incorrecto Llenado Correcto

Datos con caracteres especiales 8* 8

Uso de letras 2P 2
 TIPO DE PDV
• Complementa la información de Canal del PDV. Por ejemplo, el punto de venta forma parte del Canal
Minorista, pero ¿cuál es su tipo? Es exactamente esa información que debemos insertar en este campo.

Forma de llenado correcta:

Ejemplo Ejemplo
Llenado Incorrecto Llenado Correcto

Datos con caracteres especiales Supermercado* Supermercado

Uso de números Hipermercado1 Hipermercado

Espacios Duplicados Cash_&_Carry Carry & Cash

Detallar de 2 formas diferentes el mismo Hipermercado e Hiper

Hipermercado Atención
canal Mercado
Se recomienda utilizar el mismo modelo para
toda la base
 PERFIL DEL PDV
• Es posible segmentar los puntos de venta llenando los campos correctamente, categorizando los PDVs según el
nivel de concentración de esfuerzos e identificando qué PDVs no son rentables. Esto le brinda más robustez y
fiabilidad a la operación.

• Puedes hacer clasificaciones por perfiles, por ejemplo, Perfil A/Categoría A para los PDVs más rentables y cuya
frecuencia de visitas es más alta (por eso requieren más atención durante la ejecución). También puedes pensar en
los Perfiles B y C, menos rentables, pero no por eso menos importantes.

Forma de llenado correcta:

Llenado Incorrecto Llenado Correcto

Datos con caracteres especiales Perfil_A Perfil A

Uso de números Perfil B1 Perfil B

Espacios Duplicados Perfil C Perfil C

 CIUDADES
• Ciudades: Los nombres de las ciudades deben corresponder a los que están registrados en la base de ciudades de
Involves Stage. Si se incluyen datos incorrectos en las planillas de importación, provocará un error de registro.

• No Distrito Federal, regiões administrativas como Taguatinga e Gama não são cidades, então, deve-se definir
Brasília no campo Cidade, e as regiões podem ser inseridas no campo Complemento.

Forma de llenado correcta:

Ejemplo Ejemplo
Llenado Incorrecto Llenado Correcto

En caso de que el nombre de la ciudad

Bogota Bogotá
tenga tildes, también deben ser incluidas.
Si el nombre de la ciudad incluye cedillas
Barca Barça
(“ç”), estas también deben incluirse.
 DIRECCIÓN
• Es importante diferenciar el campo Dirección del campo Número, y observar atentamente el tipo de
información que exige cada uno de estos campos.

Forma de llenado correcta:

Ejemplo Ejemplo
Llenado Incorrecto Llenado Correcto

Cuando escribas la dirección, evita usar abreviaturas Av.: Caracas Avenida Caracas

Cuando digites la dirección, no debes incluir el número, Calle de las Embajadas,

el barrio o el complemento
Calle de las Embajadas
1540 - Centro
La columna Número no acepta letras, asegúrate de
Nº 1540 1540
escribir solo números

No escribir puntos ni comas en la columna Número 4.454 4454

Insertar solamente el número, no incluir el quilómetro Atención

KM 210 210
(KM)
Si la dirección no tiene un número o
no lo sabes en el momento del
registro, deja este campo vacío.
 BARRIO / CÓDIGO POSTAL
• Barrio: Barrio/Colonia/Comuna en donde está ubicado el PDV.

• CÓDIGO POSTAL: información complementaria para la georreferenciación, genera más precisión al consultar la
dirección completa.

Forma de llenado correcta:

Ejemplo Ejemplo
Llenado Incorrecto Llenado Correcto
No incluyas la palabra “barrio” (o
cualquier otra palabra) que no forme parte Barrio CD. Jardín Ciudad Jardín
del nombre en sí
Evita usar abreviaturas B: VI Centenario VI Centenario

Utilizar solamente números 16900-001 16900001

Espacios Duplicados 88521863 88521863

 FACTURACIÓN
• Es la facturación del punto de venta con relación al fabricante, esta información puede cambiar a lo largo del
tiempo.

• La facturación está asociada a la definición del PDV y ayuda a verificar si la clasificación es coherente.

• Puede utilizarse en análisis, cruces de datos e inteligencia de negocio.

Forma de llenado correcta:

Ejemplo Ejemplo
Llenado Incorrecto Llenado Correcto

Usa comas decimales, no puntos. 12540.00 12540,00

Ni incluyas espacios entre los números 1 450 687. 00 1450687,00

 REGISTROS DE EMPLEADOS
• La calidad de la información está directamente relacionada a la forma como se recolectan los datos. Las personas que
recolectan los datos tienen la importante misión de garantizar el éxito del trabajo en campo, ya que posteriormente es
posible cruzar bases de datos, comparar diferentes escenarios y establecer nuevas conexiones.

• La persona más importante en esta etapa es el empleado de campo, así que debemos hablar sobre una etapa
fundamental en este proceso: el registro del empleado.

Elementos esenciales para el Registro:

No basta con incluir apenas el Nombre y el Perfil de Llenarlo por completo evita retrabajo y aporta También es posible obtener datos
acceso del empleado, llenar los otros campos aumenta confiabilidad para la planificación de visitas e itinerarios, consolidados para entender comportamientos
la confiabilidad de los datos, evita duplicidad de datos, también ayuda a asignar Encuestas con más precisión, y pensar en maneras de refinar la operación.
facilita la identificación y finalmente segmenta el perfil. aplicar filtros y extraer informes.
Aumenta la precisión y garantiza que los datos del
registro corresponden al profesional que está siendo
registrado.
 PERFIL DE
ACCESO
El perfil de acceso incluye información sobre todas las funcionalidades y funciones a las
que un empleado puede tener acceso en Involves Stage. Además, también se utiliza como
“filtro” en algunas funcionalidades como Formularios, Programación de tareas y
Biblioteca, así que este campo es altamente estratégico y no solamente define permisos,
ya que, a través del perfil de acceso es posible asignar tareas y/o distribuir contenido para
el equipo de campo.
 JORNADA DE TRABAJO

La jornada de trabajo se utiliza para restringir el uso de la App en determinados

horarios. Su principal función es impedir que la aplicación sea usada en horarios
diferentes al establecido en esta configuración.

También genera datos que pueden ser usados para medir la productividad de los
empleados. Por poner un ejemplo: horas de la jornada de trabajo X visitas o tareas
realizadas.
 SUPERIOR
La estructura y jerarquía del equipo debe estar representada fielmente en la configuración de Involves Stage . En el registro de
empleados (promotores/agentes/demostradores/consultores o cualquier otra denominación usada por la operación), se debe
incluir la persona con un nivel jerárquico superior. Si se quiere registrar un Supervisor (Coordinador/líder de ventas, etc.),
también se debe llenar este campo.

Puedes verlo mejor en la siguiente imagen:

Asegúrate de que el número del Nivel de Jerarquía relacionado al

Perfil de Acceso del Superior sea más alto que el asignado al Perfil
de Acceso de la persona de jerarquía inferior. Si este número es
igual o inferior, no se podrá registrar la información correctamente
y se generará un error.

Si está configurada de la forma correcta, puedes usar esta

información como filtros en otras funcionalidades y para buscar
información relacionada al equipo de la persona responsable.
También te permite hacer análisis y procesar datos consolidados,
hacer seguimiento a los resultados de productividad de la
operación, y en las funcionalidades de gestión para Supervisores en
la App.
 Núm. de Identificación del Empleado
• Assim como o CNPJ para o PDV, o CPF é uma chave para contribuir com a identificação do colaborador, torná-lo
único e consistente em integrações.

Listamos alguns benefícios de preenchê-lo:

✔ Chave para cruzar informações

✔ Exportar dados para outras áreas, por exemplo a de RH
✔ Identificar a pessoa em relatórios
✔ Garantir que a pessoa esteja cadastrada unicamente no Involves Stage

Forma de llenado correcta:

Ejemplo Ejemplo
Llenado Incorrecto Llenado Correcto

Preencha somente números 869.161.259-26 86916125926

Insira os números sem espaçamento 282 664 333 99 28266433399

 MATRÍCULA/SALARIO
• Matrícula: Es la identificación interna del empleado en la empresa, puede complementar el Núm. de
Identificación del Empleado y servir como llave de identificación en integraciones con otros servicios. Esta
información cobra aún más importancia cuando se va utilizar en integraciones con sistemas de control de
horario/asistencia.

• Salario: A pesar de que esta información no es utilizada por ningún recurso del sistema, es un dado que puede
servirte durante el desarrollo de la fase de inteligencia del proyecto, dándole soporte a la extracción de datos de
costos operacionales vs. resultados producidos gracias al trabajo del equipo de campo.

Forma de llenado correcta:

Ejemplo Ejemplo
Llenado Incorrecto Llenado Correcto

Usa comas decimales, no puntos 5500,00 5500,00

No incluyas espacios entre los números 8 000, 50 8000,50

 Sigla de la división territorial
• UF: Unidade Federativa, Estados, divisão territorial. É a chave e o primeiro passo para o Involves Stage
identificar e correlacionar a cidade.

• Por exemplo, se via importação informar a cidade de São Paulo e o estado estiver como RJ, apresentará erro.

Forma de llenado correcta:

Ejemplo Ejemplo
Llenado Incorrecto Llenado Correcto

Insira somente a sigla do UF Minas Gerais MG

Insira somente a sigla do UF Sta. Catarina Supercategoría

 DIRECCIÓN
• Escribir una dirección completa garantiza un mejor funcionamiento de la georreferenciación, representando un
impacto directo en funcionalidades importantes como la planificación y optimización de itinerarios y
seguimiento de la actividad de la operación en Status Day.

Forma de llenado correcta:

Ejemplo Ejemplo
Llenado Incorrecto Llenado Correcto

Cuando escribas la dirección, evita usar abreviaturas Av.: Caracas Avenida Caracas

Cuando digites la dirección, no debes incluir el número, Calle de las Embajadas,

el barrio o el complemento
Calle de las Embajadas
1540 - Centro
La columna Número no acepta letras, asegúrate de
Nº 1540 1540
escribir solo números

No escribir puntos ni comas en la columna Número 4.454 4454

Insertar solamente el número, no incluir el quilómetro Atención

KM 210 210
(KM)
Si la dirección no tiene un número o
no lo sabes en el momento del
registro, deja este campo vacío.
 BARRIO / CÓDIGO POSTAL
• Barrio: Barrio/Colonia/Comuna en donde está ubicado el PDV.

• CÓDIGO POSTAL: información complementaria para la georreferenciación; mejora la precisión al consultar la

dirección completa.

Forma de llenado correcta:

Ejemplo Ejemplo
Llenado Incorrecto Llenado Correcto
No incluyas la palabra “barrio” (o
cualquier otra palabra) que no forme parte Barrio CD. Jardín Ciudad Jardín
del nombre en sí
Evita usar abreviaturas B: VI Centenario VI Centenario

Utilizar solamente números 16900-001 16900001

Espacios Duplicados 88521863 88521863

 REGISTROS DE PRODUCTOS

• Las acciones ejecutadas en los PDVs y el comportamiento del shopper giran alrededor de los productos en general,
desde el árbol de clasificación de los SKUs hasta las líneas y categorías de productos.

Elementos esenciales para el Registro:

Para obtener buenos resultados en las encuestas, calidad de los informes
consolidados, buenos análisis en el pilar de Inteligencia y aumentar la precisión
en la toma de decisiones es fundamental describir los productos de forma
correcta, clara y coherente, evitando abreviaturas y respetando los niveles de
clasificación y la gestión de la categoría.
Además de categorizar correctamente los productos, cuyo registro debe ir
hasta el nivel de SKU, los campos como Código de barras e Imagen del
producto son importantes para que el empleado de campo pueda garantizar
que la información recolectada se refiere efectivamente al producto correcto,
por eso listamos algunas buenas prácticas para realizar un registro de
productos correcto.
 REGISTRO DE
PRODUCTOS
Código de barras
Es una representación gráfica de datos numéricos o alfanuméricos, utilizados para la
identificación universal del producto, y para la identificación de los productos en
Involves Stage.

Imagen del producto

Así como el código de barras, ayuda en la identificación del producto, garantizando que
se recolecten los datos correctos del producto.

Planogramas
Es un diseño gráfico de cómo deben exponerse los productos en el punto de venta, así
como cuál debe ser su ubicación en la góndola. La representación puede variar de
acuerdo con las estrategias, con la gestión de la categoría del producto, políticas de la
red o cadena y acuerdo entre las partes.

Las zonas de alta rotación o zonas caliente con ubicaciones en las que el producto tiene
mejor salida y recurrencia de ventas pueden influir en el desarrollo de planogramas,
además de otros factores.

Un dato de mucha importancia que puedes usar en Involves Stage.

RECOMENDACIONES
 RECOMENDACIONES

Recomendaciones para un enfoque Data Driven para el Back Office:

A pesar de toda la atención que se requiere para insertar informaciones en Involves

Stage, sabemos que los ajustes son bienvenidos y necesarios y, por eso, es muy
importante realizar un mantenimiento de estos datos. Así que para este momento
reservamos algunos consejos valiosos para mejorar tus rutinas y para estimular el
pensamiento Data Driven:

✔ Es imprescindible definir una frecuencia de revisión de los datos en Involves Stage,

principalmente de los registros de PDVs. 30 días es un periodo prudente para
mantener el nivel de fiabilidad de los datos;
✔ Desactivar los PDVs que no han sido visitados durante los últimos 60 días;
✔ Validar si no hay más de un PDV con el mismo Núm. de Identificación Empresarial;
✔ Validar si todas las alertas de operación de check-in inválido han sido analizadas
durante los últimos 30 días;
✔ Realizar una comparación entre PDVs activos vs Encuestas realizadas en el último
ciclo (esta comparación se puede realizar a cada 60 días);
✔ Utilizar la función Validación de respuestas para validar los precios de los productos;
 CONCLUSIÓN

Parece obvio que el objetivo de los recursos disponibles en la herramienta sea agregar
inteligencia a las operaciones de Trade Marketing, a nuestra experiencia como Involves
y como creadores de nuestra metodología, pero no siempre podemos llegar a ese nivel
debido a la inserción de datos inconsistentes.

Las instrucciones contenidas este e-book tienen la intención de garantizar el éxito de la

operación y que la formación del Líder de Proyecto también sea exitosa.

Esperamos que esta información represente un alto valor para ti.