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4.C SCAV – HACIENDO LA DEMOSTRACIÓN

00:10 s 60:00 min
 Para realizar una presentación de servicios se requieren los
siguiente elementos de apoyo gráfico:

Presentación Grupo Archicentro Presentación filosofía SCAV

DEMO SCAV

01:10 min 60:00 min

 1. Presentación de la Empresa:
Grupo Archicentro es una empresa venezolana con más de 30 años de
experiencia en el manejo de información, estos años nos han permitido
ofrecer tres servicios y un software de Gestión Documental
denominado SCAV, lo cual permite trabajar en un ambiente de
verdaderas oficinas sin papeles.
Permítanme mostrarles una presentación de la empresa, la cual habla
de los servicios que les comento.

 Mostrar presentación Grupo Archicentro.

02:10 min 60:00 min

 2. Presentación Filosofía SCAV:
La siguiente es la presentación del producto SCAV.

03:10 min 60:00 min

 3. Presentación DEMO SCAV:
CLAVE DE USUARIO: Usuario: ADMINISTRADOR, Clave: ADMIN.

El sistema solicita una clave de acceso.

Esta clave protege al sistema con 3
niveles de seguridad

 El primer nivel determina a que

Catálogos se puede acceder

 El segundo nivel determina el módulo

al cual se puede acceder

 El tercero se refiere a la
confidencialidad

04:10 min 60:00 min

 Consulta de catálogos: Utilizando la barra de consulta se
realiza una búsqueda por término o por la combinación de
términos. Hacer clic aquí

 Se hace una consulta a través del

campo “PALABRAS CLAVES” y se coloca la
palabra PROOPUESTA (mal escrita)

 La palabra es rechazada por no existir

en el TESAURO. Para esto el botón debe
indicar TODO

 Se busca en el tesauro por la letra P, y

se atrapa la palabra correcta

05:10 min 60:00 min

 El sistema muestra las fichas que contienen la palabra
correcta, encontrando 1/855 documentos:

 Haciendo uso de las flechas se

muestran las diferentes fichas
encontradas

 Se observa que el emisor CELIS

ALEJANDRO aparece repetidas veces

 Se destaca la posibilidad de incluir

términos para restringir más la búsqueda

06:10 min 60:00 min

 Queremos hacer notar que podemos filtrar más la
búsqueda.

 Colocamos en el campo Emisor el

signo de ≠ (diferente) de CELIS

 En el campo Palabras Claves

colocamos Propuesta,SCAV

07:10 min 60:00 min

 El sistema muestra las fichas que contienen los términos
colocados arrojando ahora 1/73 documentos:

 Con el uso de las flechas se destaca

que CELIS ALEJANDRO no aparece en el
campo Emisor

Se selecciona una ficha que tiene una

IMAGEN como elemento asociado
(registro 17/73)

08:10 min 60:00 min

 A partir de ahora se comienza a mostrar cada uno de los
elementos que se pueden. Asociar a SCAV (Imagen, flujo de trabajo,
texto, página Web y Multimedia)
ELEMENTO IMAGEN

Podemos ver que esta imagen tiene

anotaciones y está resaltada, pero es
importante destacar, que la imagen
original no está siendo modificada ni
alterada

La interfase dispone de una serie de

herramientas gráficas para colocar notas,
resaltados, rayas, etc., sin embargo estos
elementos están siendo colocados en
una plantilla sin modificar la imagen
original. Las imágenes pueden ser
visualizadas e impresas con las notas o
sin las notas.
09:10 min 60:00 min
 Flujo de Trabajo (Haciendo click en el mismo registro 17/73)

Esta imagen podría estar inmersa en lo que se denomina FLUJO DE

TRABAJO, esta herramienta para control de procesos permite visualizar el
camino que los documentos recorren en la organización, mostrando inclusive
las caras de las personas que participan en ellos, esto permite identificar
cuellos de botella e indicadores de gestión.
La línea azul indica el camino que el
documento ha recorrido en la
organización y la línea roja el camino
que le falta por recorrer

Si nos detenemos en esta estación

puede verse que no tiene fecha de
salida ni respuesta. Esto indica que el
documento está detenido en esta
estación

10:10 min 60:00 min

 Flujo de Trabajo
Comentar algunos ejemplos en clientes.

En Central Banca Universal se usa para

controlar todo el proceso de Solicitud de
Créditos desde la Agencia, pasando por
todas las instancias hasta realizar el
depósito en cuenta

También en Hidrocapital todo el proceso

de pagos se realiza con la herramienta,
más de 300 cheques por día

En el caso de Totto Colombia todo el

proceso de pagos se realiza a través de
SCAV

11:10 min 60:00 min

 Elemento Archivo Electrónico(Pasando al siguiente registro 18/73)
Otro elemento que maneja el sistema es el archivo electrónico, igual
al caso de la imagen, este archivo una vez que es ingresado a SCAV es
encriptado, no puede ser modificado. Si yo deseo abrir este documento el
SCAV me lo trae desde la aplicación donde se creó, por ejemplo: Word,
Excel, Power Point, PDF, Autocad, etc.
Una vez iniciada la aplicación puedo revisarlo,
modificarlo e inclusive firmarlo

Si un documento ha pasado por varios

manos, quedan registradas las modificaciones
realizadas por cada uno, con nombre y fecha.
Esto es muy utilizado, por ejemplo, en los
bufetes de abogados donde un documento es
preparado por un abogado y pasa por varias
revisiones y por diferentes profesionales
hasta llegar a manos de quien lo firma

12:10 min 60:00 min

 Elemento Texto (Pasando al siguiente registro 19/73)

SCAV es un correo electrónico, permite enviar y recibir correos y

conectarse a las plataformas de correo electrónico más comunes como
Outlook-Exchange, Notes Mail, Groupwise, Eudora, etc. Mucha
información importante es recibida a través de correo electrónico, esto
genera problemas al consultar la información, si el usuario no se
encuentra, nadie puede ver el correo, adicionalmente si se trabaja con
un servidor de correos, éstos son borrados periódicamente, si no se
tuvo la precaución de respaldarlo, la información se pierde

13:10 min 60:00 min

 Elemento Texto (Pasando al siguiente registro 19/73)

Debido a estos problemas, algunas organizaciones imprimen los

correos, guardándolos en los expedientes respectivos, ésta puede ser una
práctica peligrosa ya que es muy sencillo falsificar la información de un
correo impreso mediante un procesador de palabras, imprimiendo un
ejemplar similar con información diferente, hay que recordar que en los
correos impresos no hay firmas ni sellos, por tanto es imposible
determinar su veracidad.
Graffiti compró el sistema precisamente para
manejar los correos electrónicos, porque su
proceso de compra de mercancía es a través de e-
mails, todo lo que son facturas, órdenes de
compra, etc., lo reciben por correo. Ellos guardan
los correos en SCAV en vez de imprimirlos

14:10 min 60:00 min

 Elemento Multimedia (Pasando al siguiente registro 20/73)

VOZ: No hacer ningún comentario y poner a correr el audio.

Esta es una llamada de un

Help Desk, es muy utilizado en
Bancos, Movilnet y Cantv
entre otros, para evaluar la
calidad de la atención a los
clientes, también para
escuchar directamente del
cliente su necesidad y poder
resolver el problema de
manera más acertada

15:10 min 60:00 min

 Elemento Multimedia (Pasando al siguiente registro 73/73)

VIDEO: No hacer ningún comentario y poner a correr el video.

Al terminar el video.

Este es un buen resumen de las

funcionalidades del SCAV, nótese que
este video fue realizado en el año 1997,
ya desde entonces SCAV disponía de
todas estas funcionalidades

17:10 min 60:00 min

 Elemento Página Web (Pasando al siguiente registro 21/73)

El SCAV posee su propio browser para ver

páginas Web, podemos asociar la
dirección de una página Web

También podemos guardar una página

Web en el momento que se consultó
para sustentar una decisión o acción
tomada. Por ejemplo, en los
departamentos de comunicaciones lo
utilizan para guardar reseñas de eventos
o artículos publicados sobre la empresa

16:10 min 60:00 min

22:10 min 60:00 min
 Generando documentos
¿Cómo se ingresa un documento a SCAV?

Hacer clic aquí

 Se decide si el documento es
CONTROLADO o NO-CONTROLADO.

 NO-CONTROLADO: es correo local o e-

mail.

 Un documento CONTROLADO va
asociado a un catálogo.

 Se genera el número de control y se

llena con los datos de algunos de los
presentes.

23:10 min 60:00 min

 Generando documentos
Haciendo clic en cada uno de los íconos, se comienzan a asociar los
Elementos (imagen, archivo, texto, multimedia, página Web y Flujo
de trabajo.

24:10 min 60:00 min

 Generando documentos
Asociando elementos. IMAGEN.

Se le asocia al documento una

IMAGEN, cabe destacar que el
SCAV controla cualquier tipo de
scanner de bajo o alto
rendimiento

La imagen puede ser asociada:

 Directamente con el Scanner
portátil
 Buscando una imagen en el
disco local

25:10 min 60:00 min

 Generando documentos
Asociando elementos. ARCHIVO ELECTRÓNICO.

Se asocia al documento un ARCHIVO

ELECTRÓNICO, cabe destacar que se
pueden asociar archivos de cualquier
aplicación (Excel, Word, Power Point,
Project, Pdf, etc.)

Se busca en el disco local el

elemento a asociar, quedando
registrados datos como: fecha, hora
y usuario que asoció el archivo

26:10 min 60:00 min

 Generando documentos
Asociando elementos. TEXTO.

Luego se asocia el elemento de

TEXTO

27:10 min 60:00 min

 Generando documentos
Asociando elementos. MULTIMEDIA.

Los elementos Voz y Video pueden ser

asociados:
• Directamente con la cámara y micrófono
 Buscando ambos elementos en el disco
local de su máquina

28:10 min 60:00 min

 Generando documentos
Asociando elementos. PÁGINA WEB.

Se le asocia una PAGINA WEB

29:10 min 60:00 min

 Generando documentos
Asociando elementos a un FLUJO DE TRABAJO.

Por último se envía a un FLUJO DE

TRABAJO

También podemos enviar copia de

este documento a otro usuario que
no participe en el flujo de trabajo,
simplemente a manera de
información. Con sólo agregar su
dirección de correo electrónico lo
recibirá con todos los anexos como
“attachments”

30:10 min 60:00 min

35:10 min 60:00 min
 Buzón
El documento enviado llega al Buzón en el catálogo Demostración,
podemos ver que se ilumina indicando que tengo un correo nuevo.
Podemos ver que al hacer clic sobre el
mensaje se iluminan los íconos de
elementos que asociamos al
documento.

También se ilumina el icono de FLUJO

DE TRABAJO, eso quiere decir que
tengo una tarea a realizar con ese
documento y que debo dar una
respuesta

36:10 min 60:00 min

 Buzón
¿Cómo contesto el FLUJO DE TRABAJO?

Antes de contestar se muestra la

pantalla del flujo para que el cliente
verifiqué que está detenido en esta
estación y que coincide con la hora y el
día de la presentación

Luego se contesta el flujo de trabajo

37:10 min 60:00 min

 Buzón
¿Cómo contesto el FLUJO DE TRABAJO?

Se hace notar que después de

contestado el documento pasó a la
siguiente estación y se destaca
nuevamente que la fecha y hora
coinciden

38:10 min 60:00 min

 Módulo de administración

¿Cómo creamos flujos de trabajo y catálogos en el

SCAV

Ingrese al Módulo de Administración

colocando la misma clave
Usuario: administrador
Clave: ADMIN

39:10 min 60:00 min

 Creación de Catálogos

Desde esta interface se crean los

Catálogos a la medida, colocando los
diferentes campos de datos y
asignándoles propiedades

 Tamaño del campo

 Nombre del campo, ejemplo: Fecha del documento
 Si va validado contra un TESAURO.
 Se determina si va o no a ser un campo de consulta.
 Se determina si va o no a ser un campo de
ordenamiento.
 Se determina si va a tener múltiples valores

40:10 min 60:00 min

 Creación de Catálogos

Una vez terminemos de diseñar el catálogo le

daremos forma a la pantalla de consulta

41:10 min 60:00 min

 ¿Cómo se crea un Flujo de Trabajo?

Ahora veremos lo fácil que es crear un

flujo de trabajo, una vez que se tienen
definidos los procedimientos en
determinado proceso

Desde esta interfase gráfica, el administrador

de SCAV dibuja manualmente el proceso tal
como se necesita

42:10 min 60:00 min

 ¿Cómo se crea un Flujo de Trabajo?
Se dibuja el proceso determinando el tipo
de estación:
 Usuario
 Grupo
 Rol
 Fin del flujo

Luego se selecciona los responsables,

asignándoles:
 Tarea a realizar
 Tiempo

Es importante que el ejemplo a mostrar sea

estructurado y siempre mantenga el mismo
orden

43:10 min 60:00 min

47:10 min 60:00 min
 Relaciones entre catálogos
¿Cómo se puede buscar información en varios catálogos debido a
diferencia en los datos que éstos poseen? Veamos el ejemplo de un caso
real.
En la Escuela Básica de las Fuerzas Armadas (ESCUBAFAN),
cuando un cadete comete una falta, se genera lo que ellos
llaman una NOVEDAD.

Hacemos una consulta de la palabra

NOVEDAD en el campo Palabras Claves
del catálogo DEMOSTRACIÓN

48:10 min 60:00 min

 Relaciones entre catálogos

La Novedad es enviada al Comandante

 El Comandante decide abrir el anexo

para saber cuál fue la falta cometida.

 Sin embargo desea consultar otra

información que le permita determinar
una sanción

49:10 min 60:00 min

 Relaciones entre catálogos

 Directamente desde la ficha, puede

ir a otro catálogo para ver por ejemplo
los datos personales del Cadete

 En el otro catálogo visualiza datos

como su ubicación táctica , Nº de
Matrícula, edad y su foto

50:10 min 60:00 min

 Relaciones entre catálogos

 Por cédula de identidad existe otra

relación ahora con el catálogo Datos
Complementarios

 El Comandante continúa indagando ya

que necesita saber si este Cadete no tiene
familiares políticos influyentes

51:10 min 60:00 min

 Relaciones entre catálogos
Se muestra esto para que el cliente vea como podemos crear verdaderos sistemas de
información, el Comandante puede consultar toda esta información sin tener que
moverse de su puesto de trabajo, ni preguntarle a nadie, además de que le permite
tomar su decisión en menor tiempo.

52:10 min 60:00 min

57:10 min 60:00 min
 Información de Contacto GA

• Gerencia de Alianzas Comerciales:

Ulises Martorella / umartorella@archicentro.com
• Gerencia de Producto:
Natasha Estévez/nestevez@archicentro.com
• Gerencia de Adiestramiento y Certificación:
Nathaly Lacruz/ nlacruz@archicentro.com
• Presidencia:
Ing. Alejandro Celis / acelis@archicentro.com

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