00:00 s 60:00 min

Servicio de Digitalización de Documentos

2.a DD – VISIÓN GENERAL

00:10 s 60:00 min
 Contenido

 Descripción general
 Definiciones
 Servicios de digitalización
 Línea de Producción
 Actividades de una Línea de Producción
 Estación de Digitalización
 Auditoría de Calidad
 ¿Cómo preparar una propuesta de digitalización?
 Margen de Ganancia
00:50 s 60:00 min
 Descripción General
Estos servicios consisten en:

1. Transcripción de los datos claves de cada documento.

2. Digitalización de cada página contenida en los documentos.
3. Realizado por personal experto que garantiza la integridad de los
datos y la calidad de las imágenes.
4. El cliente podrá visualizar los documentos a través de SCAV.

Papel Se transcribe Se digitaliza

Imágenes se
consultan en
03:00 min 60:00 min
SCAV
 Descripción General
Antes de comenzar es necesario conocer algunas definiciones:
 Línea de Producción: Conjunto de estaciones de trabajo, organizadas en
secuencia para realizar el proceso de digitalización.
 Estaciones de trabajo: Unidad compuesta por personal y/o equipos donde
se realizan actividades específicas de la línea de producción.
 Estación de Digitalización: Estación de trabajo única que ejecuta todas las
funciones del proceso de digitalización.
 Páginas: Hojas de papel individuales con texto impreso en una o ambas
caras que conforman un documento.
 Documento: Conjunto de páginas agrupadas bajo datos comunes que
representarán un registro en la base de datos a entregar. Ejemplos de
documentos son cartas, contratos, expedientes, comprobantes contables,
etc.
07:00 min 60:00 min
 Línea de Producción

SELECCIÓN Y REGISTRO TRANSCRIPCIÓN DIGITALIZACIÓN ARCHIVADO

SELLADO PT2 PT3 PT4 PT5
PT1

08:00 min 60:00 min

13:00 min 60:00 min
 ¿Cómo se inicia un Proyecto de Digitalización?

Guía de
• Criterio de Selección Selección
• Campos por
Documentos
• Información por
Reunión entre el cliente y
campo
el Gerente de Proyectos

Guía de
Transcripción

17:00 min 60:00 min

 Guía de Transcripción
Guía de Selección LP-001

Registro (E2) Transcripción Digitalización

(E3) (E4)

Selección y
sellado(E1)

Actividades de una Línea de Producción Archivo (E5)

18:00 min 60:00 min
 Formularios utilizados

• Firma de cada operador que

manipule el documento.
• Se establecen responsables en caso
de errores.
• Se establecen responsabilidades
legales en caso de extravío de
documentos.
• El Registro de Control de Firmas
vincula los datos de cada operador
con su media firma.

20:00 min 60:00 min

 Estación de Digitalización

La estación de digitalización esta compuesta por:

No incluye:

22:00 min 60:00 min

 Estación de Digitalización
• Se cobra por día o por mes.
• Se acuerda con el cliente los documentos a digitalizar a través del
Criterio de Selección de Documentos (CSD).
• Se acuerda con el cliente la forma de archivar los documentos en las
carpetas a través del Criterio de Archivado de Documentos (CAD).
• No se establece producción para la estación, sólo se habla de
estimados.
• El cliente es responsable de cualquier otra actividad relacionada con
el manejo de la documentación y su impacto en la producción.

26:00 min 60:00 min

 Control de Calidad
Documento:
Coincide con el
Base de Datos Registro
Transcripción
(Se transcribe
nuevamente)
Listado de Imagen:
números Corresponde
aleatorios Legible
Posición Digitalización
Correcta (Digitaliza lote)

Ubicación:
Si esta
Muestra 10 % correctamente
Archivado
archivado
(Se revisa todo
5 % de Tolerancia por operario)
31:00 min 60:00 min
36:00 min 60:00 min
 Preparación propuesta de Digitalización
Masiva de Documentos
• Lista de precios que envía Grupo
Archicentro.
• Si usted no la posee, solicítela al
contacto@archicentro.com
• Modelo de Propuesta disponible
en nuestra Página Web.

Por razones de confidencialidad,

todos los modelos están
37:00 min 60:00 min colocados sin reflejar precios
 Se deben identificar las características de la oferta:
1. Páginas a digitalizar y Registros a transcribir
• ¿De cuántas páginas están compuestos cada tipo de documento?
• ¿Cuántos documentos se transcribirán?

2. Tiempo ¿En cuánto tiempo desea el cliente contar con sus documentos
digitalizados? De esto dependerá:
• Cantidad de Líneas de Producción requeridas para la ejecución del
trabajo.
• Tiempo de duración del proyecto.
• Espacio de trabajo disponible.

40:00 min 60:00 min

 1. Páginas y Documentos a Procesar

Los precios pueden incluir

o no el margen del Aliado,
varía por país.

41:00 min 60:00 min

 2. Tiempo

Indica la cantidad de páginas que

procesa cada Línea
semanalmente.
Indica el tiempo en semanas de
acuerdo al volumen de páginas y
cantidad de Líneas a utilizar.

Indica los recursos tecnológicos,

humanos, espacio etc., que se
requieren de acuerdo a la
cantidad de líneas seleccionadas
para ejecutar el proyecto.
43:00 min 60:00 min
 Modelo montaje de Propuesta

Coloque la cantidad
estimada de unidades a
procesar de acuerdo al
levantamiento de
información realizado en el
cliente.

44:00 min 60:00 min

 Modelo montaje de Propuesta

Modifique la cantidad de
Documentos, Páginas y
Líneas Producción

45:00 min 60:00 min

 Modelo montaje de Propuesta
Llene el Resumen de Costos una vez identificado:
 Cantidad de Líneas a utilizar
 Tiempo de ejecución
 Cantidad de páginas y registros

46:00 min 60:00 min

 Margen de Ganancia
Los precios están preparados para que el Aliado Comercial obtenga a
partir de un 35% de ganancia.
Ejemplo:
Facturación Facturación Diferencia a favor
Servicio Aliado GA Aliado Ganancia Aliado
($) ($) ($) (%)

Digitalización
(1.656.000 páginas a $ 57.960 37.674 20.286 35
0,035 c/u)

Transcripción
(500.000 registros a $ 46.000 29.900 16.100 35
0,92 c/u)

TOTALES 103.960 67.574 36.386 35

48:00 min 60:00 min

 Estación de Digitalización

Se deben identificar las características de la oferta:

1. Páginas a digitalizar y Registros a transcribir

• Ajustar la estimación de acuerdo al tipo de documento.
• Concientizar al cliente sobre las expectativas de ejecución.

2. Actividades adicionales a transcripción y digitalización

• Establecer con el cliente las actividades.
• Determinar su impacto en la producción.
• Establecer las responsabilidades.
50:00 min 60:00 min
 Estación de Digitalización
Páginas y Documentos a Procesar

No se aceptan fracciones, o es por día o es por mes

35000
30000
25000
20000
Precio por día
15000 Total
10000 Mensual
5000
0

53:00 min 60:00 min

58:00 min 60:00 min
 Información de Contacto GA

• Gerencia de Alianzas Comerciales:

Ulises Martorella / umartorella@archicentro.com
• Gerencia de Producto:
Natasha Estévez/nestevez@archicentro.com
• Gerencia de Adiestramiento y Certificación:
Nathaly Lacruz/ nlacruz@archicentro.com
• Presidencia:
Ing. Alejandro Celis / acelis@archicentro.com

60:00 min 60:00 min