ORGANIZACIÓN DE SISTEMAS CONTABLES

PARTE I

P RO F E S O R :

D R . A L B E RT O BU L E J E M A N T A R Í
 ORGANIZACIÓN EN GENERAL

Constituir las partes de un conjunto, asignar una

Concepto de especifica a cada una de esas partes, para
obtener los resultados determinados.
Organización Organizar una empresa es proveerla de todo
lo que es necesario par a su buen
funcionamiento:
se estudia los materiales a utilizar, utilés de trabajo,
capital a invertir, la distribución del
personal.
 ORGANIZACIÓN EN GENERAL

La organización puede ser considerada

La Organización como ciencia y arte.
como ciencia y arte Ciencia: principios y reglas para estable-
cimiento o reforma de las cosas.
Arte: Los medios o procedimientos para
la aplicación de aquellos principios.
 ORGANIZACIÓN EN GENERAL

ORGANIZACIÓN EN GENERAL

La marcha de todo negocio depende de

su organización y de ahí que deba ponerse mucha
atención en su Importancia planteamiento.
Es interesante sea establecido, en todos
los departamentos y secciones que las empresas
tengan creados
 ORGANIZACIÓN EN GENERAL

Es el conjunto de procedimientos y
recursos de que se sirve una ciencia o arte
Técnica de Organización para conseguir su objeto.
Gracias a la técnica se ha conseguido
excelentes resultados en la organización de los trabajos.
 ORGANIZACIÓN EN GENERAL

Son principios generales de toda

organización el orden, la clasificación y el
registro

Principios Generales La ordenación da lugar a la clasificación y

el registro.
La clasificación es el acto de agrupar las
cosas, funciones, hechos y resultados
 ORGANIZACIÓN EN GENERAL

-La base de toda buena organización es el

establecimiento de una metódica
Condición que debe simplificación en todos los sentidos y debe
observar las siguientes condiciones:
reunir toda Organización -Distribuir los elemento ejecutivos y auxiliares
-Fijar relaciones entre los diferentes
personales
-Determinar limites para desenvolverse
-Evitar que las cosas se repitan
-Llevar la contabilidad en forma estadística
 ORGANIZACIÓN EN GENERAL

En dos clases podemos clasificar la organización

en las empresas a saber Administrativa y
Contable
La organización administrativa se propone la
perfecta distribución del trabajo que haya
realizarse
Clases de Organización .
La organización contable es la disposición que se
da a la contabilidad para que del registro de las
diversas operaciones se obtengan los datos que se
necesitan
 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

-Administrar es cuidar, gobernar, dirgir o

regir.
-La administración es el conjunto de Concepto de
relaciones establecidas entre un sujeto Administración
director y la materia administrable, a fin de realizar
aquellos actos y trabajos que son necesarios para
conseguir un determinado objeto.
 
 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

La administración puede clasificarse en

económica y financiera.
La administración económica es el conjunto
Clasificación de la
coordinado de actos y trabajos encaminados a
Administración obtener, aumentar, conservar y aplicar las
riquezas
Las Finanzas se pueden definir como el hecho de
proveer los medios o recursos para asumir los
pagos de lo que se deduce que la Administración
Financiera comprende la solución de los
problemas de inversión, financiamiento y pago
de dividendos.
 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVAS

Son funciones administrativas los actos que

Funciones Administrativas producen la misma clase de resultados u
operaciones en la administración económica.
Estas funciones son:
a.- Funciones constructivas.
b.- Funciones gestoriales,.
c.- Funciones registradoras o de contabilidad.
d.- Funciones fiscales o inspectoras
 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

En toda organización hemos de

considerar los elementos u órganos
siguientes:
Órganos de la a.- El o los propietarios de la empresa.
Administración b.- El administrador
c.- Los agentes
d.- Los corresponsales.
e.- El patrimonio.
 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

-El don de mando, la suprema autoridad,

habrá de residir en los propietarios de la
empresa, en el Presidente del Directorio, el
Gerente o en el Administrador Sub-
Elementos Ejecutivos Gerentes.
-A las órdenes de este personal ejecutivo
están los demás empleados, que podemos
clasificar como sigue: empleados administrativos,
técnicos, inspectores
 ORGANIZACIÓN EN GENERAL

La separación de funciones es esencial en

toda buena organización ; como norma básica el Separación
de Funciones personal que atiende operaciones de
ordenación, ejecución y comprobación no debe ser el
mismo.
 ORGANIZACIÓN EN GENERAL

Dispone las cosas de

forma tal que todas las operaciones realizadas se hallen en
dependencias distintas, distribuyendo el trabajo con separación y
Orientación de la comprobación de las operaciones. para que se obtenga
Organización Administrativa la determinación perfecta de la responsabilidad, si la
hubiere, y se eviten posibles conflictos de ejecución en
las operaciones.
 ORGANIZACIÓN EN GENERAL

La organización de los servicios de las empresas

no pueden sujetarse a un plan general, por
diversas circunstancias.
En las pequeñas empresas, todos los servicios
Plan de Organización son encomendados a una sola persona
Administrativa En las grandes empresas, con el fin de poder
atender debidamente a las operaciones
diversas que la envergadura del negocio origina,
se establece una ordenada distribución de los
servicios clasificándolas por secciones, y cada
una de éstas en los correspondientes
departamentos
 ORGANIZACION CONTABLE

Es la disposición mas conveniente que debe

Concepto de Organización darse a la contabilidad para lograr los fines
esenciales de la misma y tiene por objeto
Contable metodizar todas las operaciones realizadas por
aquellos para que en todo momento puedan ser conocidos y
estudiados con suficientes
elementos de juicio.
 ORGANIZACION CONTABLE

Varias son las características que pueden

señalarse : método y orden
Es método en cuanto establece como condición
principal el registro de las operaciones en forma
debida y es orden porque dispone las cosas en la
Características forma que debe estar, es decir cada cosa en su
sitio y un sitio para cada cosa.
La finalidad es la simplificación de los trabajos,
pero teniendo presente que de las anotaciones
en libros y fichas se pueden obtener con la
mayor brevedad y el mínimo esfuerzo los datos
que se necesitan para el estudio y comprobación
 ORGANIZACION CONTABLE

Teniendo la empresa una buena organización

contable se logra conocer con el menor esfuerzo
Importancia y la mayor rapidez el volumen de las compras y
ventas, la situación de cada uno de los clientes y
proveedores, la importancia de los gastos
generales y en general la marcha y situación
económica y financiera de la empresa.
 
 ORGANIZACION CONTABLE

Toda organización contable debe reunir las

condiciones siguientes:
Exactitud: para tener el convencimiento de la
evidencia de los cálculos, del registro .
Claridad: en la descripción de los hechos, para
Condiciones que debe evitar dudas
Veracidad:, consecuencia de la exactitud, ha de
reunir demostrar la buena fe con que se ha procedido.
Sencillez :por ser la formas rápida de comprender
Comprobación :para descubrir y evitar errores
Metodización : libros auxiliares conforme principal
Sintetización: de los datos que permita el perfecto
estudio de la empresa.
 ORGANIZACION CONTABLE

La organización contable puede ser de

centralización y de servicios autónomos.
La centralizadora es la que reduce al mínimo las
Clase Organización atribuciones de cada sección, limitándolas a un
Contable trabajo puramente estadístico.
La organización de secciones autónomas es la que
concede la mayor amplitud de acción a cada dpto,
dejando que se desemvuelvan con independencia
 ORGANIZACION CONTABLE

El elemento personal está representado por

el jefe de contabilidad, los contadores y los Elementos
de la Organización auxiliares.
Contable El elemento material esta constituido por el
conjunto de instrumentos contables .
El elemento formal esta constituido por las
normas que expresan la relación entre
personal y materiales.
 ORGANIGRAMA

Es la representación grafica de la estructura

empresarial, demuestra los órganos
existentes, la ubicación de ellos y la
Concepto de Organigrama relación que existe dentro de los mismos.
los organigramas, representan un aspecto
estático, pues el aspecto dinámico se da por medio de
los manuales de funciones.
 ORGANIGRAMA

La finalidad de los organigramas, según los

casos, puede ser informativa o analítica. En
efecto, los organigramas sirven, en primer lugar,
como medio capaz de proporcionar Finalidad de los información
de base sobre la estructura de Organigramas la
organización.
En segundo lugar pueden ser elaborados y
utilizados como instrumento para el
análisis estructural y revelan las posibles
anomalías de la organización.
 ORGANIGRAMA

Los organigramas, en su versión

convencional o clásica presentan limitaciones
no proporciona una idea clara de su funcionamiento a
diferencia de otras formas
representación como el cuadro lineal de
INCONVENIENTES Y de responsabilidades, que permiten apreciar
LIMITACIONES el grado de concentración de las decisiones y
el sistema de dirección aplicado. A pesar de sus
inconvenientes y limitaciones se le reconoce a los organigramas el valor de
instrumento auxiliar capaz de sintetizar
información utilizable para diversos fines.
 ORGANIGRAMA

Se puede mencionar las siguientes:

-Conocimiento de la estructura
-Posibilidad de revisión de los puestos de VENTAJAS
DEL trabajo cuando sea conveniente.
ORGANIGRAMA -Estudio de la anomalías detectadas en el
funcionamiento de una empresa.
-Posibilidad de trazar un plan de reforma de
esas anomalías con visión de conjunto de toda la
actividad empresarial.
 ORGANIGRAMA

La confección de organigramas ha de
ajustarse a ciertos requisitos:
REQUISITOS - Claridad del esquema
FUNDAMENTALES Debe ser la más clara y precisa
- Uniformidad gráfica
Para facilitar el manejo e interpretación
de haber uniformidad en la confección
-Actualidad
Solo es útil si refleja la realidad actual
 ORGANIGRAMA

El organigrama se representan como un

conjunto de figuras geométricas, enlazadas entre si por una serie de
líneas.
La figura: representa elementos orgánicos
ELEMENTOS GRAFICOS o puestos de trabajo, se utiliza un único tipo
de figura, generalmente el réctangulo
La línea: representan las relaciones trabajo entre las
mismas.
El trazo fino continuo: unidades de apoyo
Los trazos discontinuos: relaciones que no
suponen subordinación.
 ORGANIGRAMA

Existen n° clasificaciones y tipos de

organigrama, algunos resultan utilizables para propósitos
específicos, por lo que parece oportuno limitarnos a
dejar constancia de las clasificaciones más CLASES DE
ORGANIGRAMA frecuentes:
Organigramas Radiales, Circulares
Organigramas de estructura lineal y apoyo
Organigrama de Trazado Mixto.
Organigramas de estructura funcional
Organigramas horizontales
ORGANIGRAMA
ORGANIGRAMA
ORGANIGRAMA
ORGANIGRAMA
ORGANIGRAMA
ORGANIGRAMA
ORGANIGRAMA
 ORGANIGRAMA

Es un instrumento normativo y operativo

de la entidad, y tiene por finalidad descri- bir la
estructura orgánica, así como las
MANUAL DE funciones especificas, responsabilidades
ORGANIZACIÓN Y y atribuciones de cada órgano, precisa las
FUNCIONES líneas de autoridad, puesto de trabajo de
cada dependencia .
 GENERALIDADES DE LA ORGANIZACION CONTABLE

La contabilidad como instrumento de

la administración económica, tiene que cumplir
misiones distintas, encaminadas a registrar los
hechos FUNCION CONTABLE administrativos y a ofrecer
todos los datos que precisan para conocer la
situación y marcha de las empresas y la
acertada o desacertada gestión de sus
administradores.
 GENERALIDADES DE LA ORGANIZACION CONTABLE

Clasificaremos las funciones de la

contabilidad como sigue :
CLASES DE FUNCIONES Generales.
Histórica: registro de hechos y comprobar
Estadística: conoce con estados especiales
Económica:situación económica, gastos,venta
Financiera:medios que dispone atender oblig.
Juridica: la constitución, responsabilidad en
operaciones concertadas, derechos con tercero
 GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIÓN CONTABLE

Clasificaremos las funciones de la

contabilidad como sigue :
CLASES DE FUNCIONES Particulares.
De Gestión: fijar los pormenores para acertada
dirección de los negocios, orientación trabajos
registrar libros las operaciones.
De Control: comprobación de las anotaciones
De Arbitraje: facilita la resolución de dudas
De liquidación:liquidación empresa convenido
 GENERALIDADES DE LA ORGANIZACION CONTABLE

La contabilidad se ha llegado a convertir

en un factor impresindible en los negocio
IMPORTANCIA DE LA por reconcerle los beneficios morales y
CONTABILIDAD materiales que reporta una buena admi-
nistración de los negocios
Permite un perfecto conocimiento de los
situación económica y financiera de toda
la empresa.
 GENERALIDADES DE LA ORGANIZACION CONTABLE

Se clasifica en dos:
Contabilidad General o Sintética
Nos da conocer los cambios patrimonio, los
CLASES DE beneficios o perdidas por el capital.
CONTABILIDAD Contabilidad Auxiliar o Analítica
Es la que describe las operaciones realizadas
en los libros auxiliares, que proporciona los
datos que convenga, con justificación, en el
menor tiempo y al menor costo.
 GENERALIDADES DE LA ORGANIZACION CONTABLE

En las grandes empresas son necesarios

además de los libros principales, otros auxi-
liares que agrupen las transacciones y faci-
RELACION ENTRE LA liten las anotaciones de la contabilidad; el
CONTABILIDAD Y LA Contador al no poder presenciar todas las
ORGANIZACIÓN operaciones para registrarlas , necesita que
ADMINISTRATIVA la disposición administrativa del negocio
esté de tal modo ligada que le sea posible
conocer con exactitud todos los datos para
registrarlos ordenadamente.
 GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIÓN CONTABLE

Una operación esta comprobada cuando

existe la evidencia de que se realizó, la misma que
solo puede tenerse cuando exista un docto firmado
que lo sustente,
COMPROBANTES con quien hizo la operación, ejemplo las
facturas, boletas de ventas, recibos de caja,
orden de compra, contratos, letras, guías
de remisión, etc,
 GENERALIDADES DE LA ORGANIZACION CONTABLE

Comprende el plan de organización y todos

los procedimientos y medidas, dispuestos, que se
adopten dentro de un negocio para:
SISTEMA DE CONTROL -Salvaguardar sus activos
INTERNO -Constatar la exactitud de los datos
-Mejorar su eficiencia de operación
-Estimular la aplicación de las normas
administrativas establecidas.
El control interno debe ser aplicado con
amplitud a todas las áreas de la empresa.
 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LOS DPTOS ADMINISTRATIVOS

Dado el contenido de la asignatura , solo

nos limitaremos a dar una liguera idea de
GENERALIDADES algunos de los dptos, que se considera de
mayor importancia, que puedan crearse
en una empresa.
ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LOS DPTOS ADMINISTRATIVOS

Es la distribución de los servicios relaciona-

ORGANIZACIÓN dos con las entradas y salidas del mercade-
ADMINISTRATIVA rías y se pueden clasificar en:
DEL DPTO DE -Recepción
ALAMCEN -Deposito o almacenamiento
-Salidas o ventas
Los servicios mencionados, se encargan a
varios dependientes o uno, según tamaño.
del negocio.
 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LOS DPTOS ADMINISTRATIVOS

Tiene por objeto la distribución de todos

los servicios relativos a cobros y pagos.
ORGANIZACIÓN Los servicios que comprende: cobros, pa-
ADMINISTRATIVA gos, depósitos y operaciones de efectivo DEL
DPTO DE CAJA El jefe superior es el cajero, que puede
tener a su cargo uno o varias encargados
según la importancia de la empresa.
 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LOS DPTOS ADMINISTRATIVOS

Tiene por objeto la distribución de servicios

ORGANIZCION realizadas con los clientes, proveedores, ban-
ADMINISTRATIVA DE cos y general con quienes sostenga
LA SECCION CUENTA relaciones comerciales.
CORRIENTE Esta a cargo del jefe de sección, teniendo a
su ordenes empleados para que el servicio
se desarrolle normalmente.
 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LOS DPTOS ADMINISTRATIVOS

Tiene por objeto la distribución de los tra-

ORGANIZACIÓN bajos, entre los diferentes empleados del
ADMINISTRATIVA dpto, para que rinda las metas deseadas.
DEL DPTO DE El jefe es el Contador General, que puede
CONTABILIDAD tener a sus ordenes empleados para los
diversos servicios: costos, liquidación de
impuestos, analista de cuentas, etc.