SOPORTES CONTABLES

CONCEPTO: Los soportes de contabilidad son los documentos

que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de
una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado
en el momento de elaborarlos. Se elaboran en original y tantas
copias como las necesidades de la empresa lo exijan.
 
CLASIFICACION
Externos e Internos
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la
empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.:
facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la
empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la
misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas,
vales.
 SOPORTES CONTABLES
REQUISITOS
Todos los soportes contables, para su justificación
deben contener la siguiente información general:
 Nombre o razón social de la empresa que lo emite.
 Nombre, número y fecha del comprobante.
 Descripción del contenido del documento.
 Firmas de los responsables de elaborar, revisar,
aprobar y contabilizar los comprobantes.

CONSERVACIÓN
Los documentos comerciales deben ser conservados
por diez años contados desde la fecha de emisión del
documento
 Recibo de caja o Comprobante de
ingreso

 El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el

cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la
empresa. El original se entrega al cliente y las copias se
archivan una para el archivo consecutivo y otra para
anexar al comprobante diario de contabilidad.

 El recibo de caja se contabiliza con un débito a la

cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su
contenido o concepto del pago recibido
 Recibo de consignación bancaria
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes
para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia
con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la
contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de

bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.  

La Institución Educativa Técnica Nacionalizado el día 11 agosto consigna el banco

Agrario de Colombia a la cuenta corriente No. 1230020-7 la suma de
quinientos mil pesos (500.000)
 FACTURA DE COMPRAVENTA
La factura comercial es un soporte contable que
contiene además de los datos generales de los
soportes de contabilidad, la descripción de los
artículos comprados o vendidos, los fletes e
impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor se denomina
factura de venta, y del comprador factura de
compra. Generalmente, el original se entrega al
cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo
consecutivo y otra para anexar al comprobante
diario de la contabilidad.
 Factura de Venta *(Articulo 617 del Estatuto Tributario literal a.) ©

C
[NOMBRE DEL QUE VENDA EL PRODUCTO O PRESTE EL SERVICIO] *(Artículo 617 del Estatuto o
Tributario literal b.) p
y
[DIRECCIÓN COMPLETA] *(Aunque no es un requisito legal, es de gran N.° DE FACTURA r
importancia) *(Articulo 617 del Estatuto i
Tributario literal d.) g
[NÚMERO DE TELÉFONO] [NÚMERO DE FAX] *(Aunque no es un requisito legal, FECHA: día/mes/año h
es de gran importancia) *(Artículo 617 del Estatuto t
Tributario literal e.)
E
n
Facturar a: *(Artículo 617 del Estatuto Tributario literal c.) v
Nombre i
Nit. s
Dirección GRAN CONTRIBUYENTE i
Ciudad *(Artículo 617 del Estatuto Tributario literal i.) o
Teléfono n

S
B
CANTIDAD DESCRIPCIÓN PRECIO MONTO S
UNITARIO .
.
*(Artículo 617 del Estatuto Tributario literal f.)
2
0
0
4
.

A
l
l

r
SUBTOTAL i
g
*(Artículo 617 del Estatuto Tributario literal b.) IVA h
*(Artículo 617 del Estatuto Tributario literal g.) TOTAL t
s

NOMBRE DE LA EMPRESA QUE IMPRIME LA FACTURA NIT. Dirección. Teléfono *(Articulo 617 del r
E.T. literal h. Recuerde que si es en computador debe ir el nombre del software) e
Resolución DIAN No. 00000000000 de día/mes/año autoriza factura desde No. xxxx hasta No. xxxx s
*(Aunque no se nombre en el artículo 617 del Estatuto Tributario es indispensable para iniciar la e
facturación) r
v
*Lo resaltado en color rojo no debe ir impreso en la factura. e
d
.
 CHEQUE
 Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada “girador”,
ordena a un banco llamado “girado” que pague una determinada suma
de dinero a la orden de un tercero llamado “beneficiario”.

COMPROBANTE DE PAGO

 Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte

de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de
dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora
por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de
contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.

 Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque,

ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables
deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente
las transacciones que diariamente se realizan en una empresa
 NOTA DÉBITO
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus
clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la
liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por
mora en el pago de sus obligaciones.

Ejemplo: Por error se liquido un menor valor correspondiente a la pensión

del estudiante Enrique Pérez.
 Nota crédito:
• Es el comprobante que una empresa envía a
su cliente , con el objeto de informar la
acreditación en su cuenta un valor
determinado, por el concepto que se indica en
la misma nota. Algunos casos en que se
emplea la nota crédito pueden ser por: avería
de productos vendidos, rebajas o disminución
de precios, devoluciones o descuentos
especiales, o corregir errores por exceso en la
facturación. La nota crédito disminuye la
deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
 COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier
operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de
la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante
se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
 
EJEMPLO: A la Institución le fueron consignados la suma de 5.000.000 por concepto
de transferencias del Municipio. Recibió por matriculas y pensión la suma de
1.300.000.
  RECIBO DE CAJA MENOR
• El recibo de caja menor es un soporte de los
gastos pagados en efectivo, por cuantías
mínimas que no requieren el giro de un
cheque, para ello se establece un fondo
denominado caja menor
 TEST
1. Documento informativo que no genera registro contable.
a. Comprobante de Egreso
b. Nota Crédito
c. Cotización
d. Factura.

2.Los documentos Comerciales le permiten a la empresa:

• Registrar la información Contable
• Soportar las transacciones.
• Respaldar la información Contable
• Modificar la factura.
3. En la venta de mercancías el documento soporte es:
a. Comprobante de Egreso
b. Remisión
c. Cotización
d. Factura de venta.

4.El documento soporte de todos los dineros recaudados por

la empresa es:
 a. Comprobante de consignación
b. Comprobante de Egreso
c. Nota Débito Comercial
d. Comprobante de Ingreso
5. El proceso de una transacción comercial en una venta de
mercancías es:
a. El pedido, la remisión, la factura
b. Cotización, remisión, pedido, factura
c. Factura y remisión
d. Cotización, la remisión, la factura.

6.Valor de la cuota inicial de un vehículo según factura 2345

por $10.000.000. Menos la retención en la fuente por el 3,5%.
La anterior información es el concepto de:
a. Una factura
b. Comprobante de Egreso o pago
c. Consignación
d. Nota de contabilidad.
7.Respalda o garantiza un pago:
a. Comprobante de depósito
b. Comprobante de pago
c. Comprobante de venta con tarjeta de crédito
d. El pagaré.

8. La factura cambiaria como título valor debe contener:

a. La mención de ser “Factura cambiaria de compraventa “
b. No incluye el nombre y domicilio del comprador
c. No especifica características del título
d. No es necesario él numero de orden del titulo
9.Documento que elabora la empresa cuando concede
descuentos y rebajas que no están liquidados en la factura o
cuando los clientes hacen devoluciones
a) Nota de contabilidad
b) Nota débito
c) Nota crédito
d) Nota contable

10. El soporte interno que se utiliza para registrar de forma

ordenada y resumida las transacciones comerciales que realiza
una empresa, se denomina:
a) Nota de Contabilidad
b) Nota Débito
c) Comprobante de Contabilidad
d) Comprobante de Ingreso
11.El soporte contable de los gastos pagados en efectivo, o con
el giro de un cheque es:
a. Comprobante de egreso
b. Recibo de caja
c. Comprobante de contabilidad
d. Recibo de caja menor
12. Documento soporte que se utiliza para informar a los
clientes que hubo un error en la liquidación de la factura,
aumentándole el saldo de la cuenta clientes:
a. Nota crédito
b. Nota débito
c. Consignación bancaria
d. Recibo de caja
13.Soporte de los gastos menores pagados en efectivo y que no
requieren el giro de un cheque:
a. Cheque
b. Recibo de caja
c. Comprobante de egreso
d. Recibo de caja menor

14.El objetivo principal del comprobante diario de contabilidad

es:
a. Registrar el pago del IVA al finalizar el periodo contable
b. Resumir las transacciones contables por cuentas principales
c. Registrar el saldo de la mercancía
d. Aumentar el saldo de las cuentas
 ACTIVIDAD No 4
• 1. Elaborar un recibo de caja con la siguiente
información:
• Con fecha abril 10 2015 Lava-Remington Ltda,
cancela a Talleres la Unión $200.000 en
efectivo, por concepto de mantenimiento a la
maquina Numero: JT1234
• 2. Elaborar un recibo de caja menor con la
siguiente información: El gerente de Lava-
Remington Ltda, el 30 de junio 2015 ordena se le
pague al señor Alfredo Ramírez Ochoa $30.000
por concepto de suscripción prensa y revistas.
• 3.Diligenciar un comprobante de pago con la
siguiente información: Se gira cheque No 872389
de Bancolombia por $1.000.000 para cancelar
factura 2030 correspondiente a una compra de
insumos de lavandería a crédito, la transacción
se realiza el 20 de agosto del 2015 a favor de
Almacenes TIO S.A NIT 98724358
4. Elaborar una factura: Lava-Remington Ltda presta
servicios de lavandería al Hotel Nutibara según
factura 0345 por 458.000 mas IVA 16%, a 30 días
de plazo.
5. Realizar una consignación en efectivo por
100.000 al sr Hernán Perea, cuenta corriente
36736790234 Bancolombia.
6. Se le cobran intereses al sr Carlos Pérez por
incurrir en mora en el pago de sus obligaciones, la
empresa Lava-Remington Ltda emite una nota
debito por el valor de $ 15.000. Intereses que son
un ingreso financiero para la empresa.
• 7.Se le hace corrección factura 5058 por
cobrar, a el señor Juan García con c.c 78.
679.733, por valor de $50.000 IVA incluido.
Afectando cuentas por cobrar (crédito) vs IVA
16% por pagar (debito) y devolución en ventas
(debito).
• Realice el libro diario para cada una de las
anteriores transacciones.