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SENA REGIONAL BOGOTA-CUNDINAMARCA

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

GUIA DE APRENDIZAJE 4
Esta guía lo ayudará y orientará en el proceso auto formativo que le permitirá conocer e
incrementar sus conocimientos en cuanto a soportes contables de la empresa. Es por eso
que se ha desarrollado un resumen para que el aprendiz estudie el tema, pero donde él
también debe poner de su empeño por medio de la investigación para conocer a fondo del
tema.
Recuerde que todo método de enseñanza-aprendizaje requiere de técnicas y métodos de
estudio, además de dedicación disciplina y responsabilidad.

Objetivos:
 Identificar los diferentes tipos de soportes contables de la empresa.
 Diligenciar los soportes contables que se emplean en una empresa.
 Reconocer la importancia de los soportes como prueba de registro de transacciones.

Fuentes:
 Decreto 410 de 1971-Código de Comercio.
 Contabilidad Universitaria-Coral & Gudiño.
 Estatuto Tributario.
 Contabilidad General-Hernando Díaz.

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Guía elaborada por: Liceth Paola Peña. Gloria Martínez.
Deyanira Ruiz. Juan Carlos Garzón. Diego Bustos
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SOPORTES CONTABLES
Los soportes contables son los medios escritos con los cuales puede justificarse una
transacción u operación comercial realizada por el ente económico o la empresa.
Los soportes son de gran importancia no solo por la comprobación o justificación de la
transacción sino que además se constituyen en un elemento esencial para el registro en la
contabilidad. Son una prueba integra y verificable por terceras personas.

Recibo de caja
Este comprobante se utiliza para dar ingreso a Caja de todos los dineros recaudados por
cualquier concepto, ya sea en dinero en efectivo, cheques o comprobante de venta con
tarjetas débito y crédito. Este documento, para efectos de control, debe elaborarse en original
y una copia. El original deberá ser entregado al cliente o persona que efectúe el pago y la
copia queda en el registro en contabilidad.
Ejemplo, American Electric Ltda. Recibe la cancelación de la factura N° 5555 el 18 de enero
de 2010, a nombre de Juan Garzón, por valor de $2’800.000, de los cuales recibe $2’000.000
con cheque N° 5656565 de BanCoñac y el saldo en efectivo.

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Recibo de caja menor


El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías
mínimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello se establece un fondo denominado
caja menor, cuyo monto se fija de acuerdo con las necesidades de la empresa.
Ejemplo, American Electric Ltda. el 18 de enero de 2010 paga $95.000 por concepto de
cafetería a la Panadería dulce.

Comprobante de egreso
Estos comprobantes se utilizan como prueba de los desembolsos o pagos a favor de
terceros. Como medida de seguridad y por control interno es aconsejable que todos los
desembolsos se efectúen con cheque, con excepción de los pagos de menor cuantía, para
los cuales se utilizará la caja menor. A estos comprobantes deberá anexarse los
comprobantes que justifiquen dicho pago. Por lo general se elabora en general y dos copias,
una para el beneficiario del pago, para contabilidad y para el archivo consecutivo.
Ejemplo, El 19 de enero de 2010 American Electric Ltda. paga a Samsun Ltda. $820.000
según factura 890, con cheque 1234567 de BanCoñac.

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Factura de venta
La factura de venta es el documento que expide quien vende bienes o presta servicios. La
factura es el soporte esencial para la contabilidad del empresario; la deben expedir los
comerciantes, los profesionales liberales y quienes estén obligados. La factura debe
elaborarse en original y copia, el original debe entregarse al cliente.
Ejemplo, El 20 de enero American Electric Ltda. vende mercancía de contado por
$8’160.000, IVA incluido, a Sansum Ltda. según factura N° Z1-4567.

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Notas crédito
Este documento se utiliza para efectuar abonos en la cuenta de los clientes por valores y
conceptos como; devoluciones de mercancías u omisiones en liquidaciones. Se elabora por
lo general en original y una copia, el original para el cliente.
Ejemplo, El 21 de enero de 2010 American Electric Ltda. recibe una devolución de
mercancías de Sansum Ltda. por $690.000 según factura N° Z1-4567.

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Nota débito
Es un comprobante que emiten las empresas para cargar a la cuenta de los clientes, valores
como intereses de financiación, sobregiros, entre otros conceptos adicionales a las ventas y
servicios prestados.
Ejemplo, el 31 de enero de 2010 American Electric Ltda. envía nota débito a Juan Garzón por
$60.000 de intereses de la mercancía vendida a crédito según factura N° 1234.

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Nota de contabilidad
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un
soporte contable específico, como es el caso de los asientos de corrección, depreciaciones,
amortizaciones, ajustes y cierre además de las compras al régimen simplificado.
Ejemplo, el 1 de enero de 2010 el socio Diego Bustos hace un aporte de un carro por valor
de $30’0000.000 en la constitución de la empresa American Electric Ltda.

Comprobante de contabilidad
El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro
de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y
cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante
se anexarán los documentos que los justifiquen.
Los comprobantes de contabilidad deben estar debidamente soportados, numerados en
forma consecutiva, en español, deben indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de la
operación. Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos,
máximo por operaciones de un mes. Estos documentos son los soportes de los registros en
los libros.
El comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus
libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su exactitud.
Su procedimiento es el siguiente:
Clasificación, análisis y codificación de los soportes.

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Preparación del comprobante de contabilidad, teniendo en cuenta los siguientes pasos:


• Escribir el código de la cuenta principal, en orden consecutivo; en el detalle, el nombre
de la cuenta.
• Escribir el código de la subcuenta y el nombre en el detalle; renglón seguido la razón
del asiento con el nombre y número del soporte que respalda la transacción. El valor
corresponde al movimiento débito o crédito se escribe frente de la subcuenta en la
columna de parciales.
• Al final de cada cuenta principal, se suman los débitos y los créditos de la columna de
parciales; los valores se registran al frente, en la columna del Debe o Haber, que
corresponda.
Traslado a libros mayores y auxiliares:
• La columna de parciales se traslada a los libros auxiliares.
• Las columnas Debe y Haber se trasladan al libro diario columnario.
Ejemplo, Dos socios constituyen la empresa American Electric Ltda. el 1 de enero de 2010,
en Bogotá, con los siguientes datos:
℘ El socio Diego Bustos aporta una camioneta por valor de $30’000.000 según nota de
contabilidad 1.
℘ La socia Paola Peña aporta un cheque por $10’000.000 de BanCoñac, según recibo
de caja 1 y un terreno avaluado en $20’000.000 según nota de contabilidad 2.

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Trabajo a entregar.
• ¿Quiénes están obligados a expedir factura?
• ¿Qué requisitos debe reunir la factura?
• ¿Qué obligaciones deben cumplir las personas o entidades que elaboren facturas?
• ¿En qué casos no se requiere la expedición de factura?
• ¿Qué son títulos valores?
• ¿Qué es una remisión?
• ¿Qué es una entrada al almacén?
• ¿Qué son notas débito y crédito bancarias?
• ¿Qué es una consignación bancaria?
• ¿Qué es un cheque?
• ¿Qué es una letra de cambio?
• ¿Qué es un pagaré?

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